2013 Voorwaarden Aon WIA Casemanagement

Transcriptie

1 2013 Voorwaarden Aon WIA Casemanagement Aon Hewitt

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Definities Overeenkomst Implementatie van de dienstverlening Verzuimdossiers vanaf 42 weken... 3 Kwartaalbestand ziek- en hersteldmeldingen uiterlijk 42 weken WIA Risicoinschatting - Beoordeling ziekmeldingen... 3 Periodieke advisering WIA risicodossiers... 3 Signalering WIA aanvraag WIA dossiers... 4 WIA Beschikkingen... 4 Bezwaar en beroep... 5 Herbeoordelingen... 5 Monitoring en re-integratiebegeleiding WGA gerechtigden Cofinanciering Rapportages Helpdesk... 8 Oktober 2012

3 1 Definities De werkgever De werkgever die de verzekeringsovereenkomst is aangegaan. Aon Hewitt Verzekeringsmakelaar en adviseur voor de WGA Eigenrisicodragersverzekering Aon WIA Casemanagement De dienstverlening vanuit Aon Hewitt die het WIA Casemanagement uitvoert. WIA Casemanager De medewerker vanuit Aon WIA Casemanagement die de dienstverlening in de praktijk uitvoert. De WGA ERD verzekeraar Aevitae B.V. gevolmachtigde voor WGA ERD verzekeraars en uitvoerder van de verzekeringsovereenkomst. 2 Overeenkomst Deze voorwaarden voor Aon WIA Casemanagement zijn onlosmakelijk verbonden aan de Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt WGA Eigenrisicodragersverzekering. Deze voorwaarden geven invulling aan artikel 8 van de genoemde voorwaarden. Aanpassingen in de dienstverlening van Aon WIA Casemanagement gedurende de looptijd van de overeenkomst zullen door middel van een addendum worden vastgelegd. 3 Implementatie van de dienstverlening 3.1 De dienstverlening van Aon WIA Casemanagement heeft betrekking op medewerkers die op of na de ingangsdatum van de verzekering ziek zijn geworden. Indien de werkgever reeds eerder een WGA Eigenrisicodragersverzekering had zullen ziektegevallen met een eerste ziektedag voor de ingangsdatum van de verzekering door de oude WGA ERD verzekeraar behandeld worden. Voor de werkgevers die per de ingangsdatum van de verzekering voor het eerste Eigenrisicodrager voor de WGA zijn geworden gaat de dienstverlening van Aon WIA Casemanagement in voor die medewerkers in de periode van zes maanden voor de ingangsdatum van de verzekering ziek zijn geworden. 3.2 Aon Hewitt wijst een WIA Casemanager toe aan de werkgever voor de uitvoering van de dienstverlening. 3.3 De werkgever zorgt voor een centraal aanspreekpunt voor de WIA Casemanager. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 1

4 3.4 De werkgever draagt zorg voor het opnemen van de samenwerking met Aon WIA Casemanagement in het verzuim en/of WIA beleid en informeert de betrokken partijen in de organisatie. 3.5 De werkgever stuurt bij aanvang van de dienstverlening een excelbestand (format Aon WIA Casemanagement) met daarin de medewerkers die in de periode vanaf 2007 vijf jaar voorafgaand aan de ingangsdatum een WGA beschikking hebben ontvangen. 3.6 Indien overeengekomen is dat inlooprisico's zijn meeverzekerd gelden de volgende aanvullende bepalingen: De werkgever informeert uiterlijk binnen 1 maand na aanvang van de dienstverlening alle medewerkers in- en uitdienst met een WIA beschikking vanaf 2007 (<35%, IVA en WGA) over de samenwerking met Aon WIA Casemanagement. Indien de werkgever betreffende (ex) medewerkers niet informeert kan Aon WIA Casemanagement de dienstverlening voor deze (ex) medewerkers mogelijk niet actief opstarten. Aon WIA Casemanegement reikt voor het informeren van de werknemers een voorbeeld brief aan en informerende brochure Aon WIA Casemanagement stuurt uiterlijk binnen drie weken een introductiebrief naar de (ex) medewerkers met een WIA beschikking, nadat de werkgever de (ex) medewerkers over de samenwerking met Aon WIA Casemanagement heeft geïnformeerd De ewerkgever stuurt bij aanvang van de dienstverlening een excelbestand (format Aon WIA Casemanagement) met daarin opgenomen alle ziekmeldingen zoals deze bij de WGA ERD WGA ERD verzekeraar als inlooprisico zijn gekenmerkt en daarbij vermeld de huidige status en /of herstel datum. Tevens vult <Werkgever> deze lijst aan met werknemers die per datum van aanlevering van deze lijst 29 weken of langer ziek zijn. Ook vermeld <Werkgever> medewerkers die korter dan 4 weken geleden hersteld zijn gemeld en langer dan 29 weken ziek zijn geweest Bij aanvang van de dienstverlening Aon WIA Casemanagement levert de werkgever binnen 3 weken alle door het UWV afgegeven WIA beschikkingen (inclusief wijzigingen) aan vanaf Hierbij behoren naast WGA beschikkingen ook alle IVA en <35% beschikkingen van medewerkers in- en uitdienst. De werkgever geeft aan welke WIA beschikkingen tot het inlooprisico van het eigenrisicodragerschap behoren. De werkgever informeert de WIA Casemanager welke beschikkingen reeds zijn doorgestuurd aan de WGA ERD verzekeraar Aon WIA Casemanagement geeft binnen twee weken na ontvangst van de beschikking aan van welke WIA beschikkingen het re-integratiedossier gewenst is en verzoekt de werkgever om een update van de huidige status met betrekking tot de re-integratie op basis van het WIA inventarisatieformulier De Werkgever is verantwoordelijk voor het opstellen en inregelen van een ZBO procedure. Hierin staat de procedure voor het opleggen van sancties aan uitkeringsgerechtigden beschreven, is een onafhankelijke klachtencommissie benoemd en een bezwaarprocedure voor de werknemer opgenomen met betrekking tot een opgelegde sanctie. Indien <Werkgever> deze ZBO procedure niet heeft ingeregeld kan de WIA Casemanager de dienstverlening mogelijk niet of niet volledig verder voortzetten, als een uitkeringsgerechtigde niet meewerkt aan re-integratie. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 2

5 4 Verzuimdossiers vanaf 29 weken Kwartaalbestand ziek- en hersteldmeldingen vanaf 29 weken. 4.1 De werkgever stuurt elk kwartaal een bestand met ziek- en hersteldmeldingen met een duur van 29 weken en langer naar Aon WIA Casemanagement. De werkgever levert deze ziek- en hersteldmeldingen aan op basis van het standaard format (MS Excel) van Aon WIA Casemanagement. Aon WIA Casemanagement stuurt de ziek- en hersteldmeldingen die zij van de werkgever ontvangt door naar de WGA ERD verzekeraar. Aon WIA Casemanagement signaleert aan de WGA ERD verzekeraar de ziekmeldingen die later dan 42 weken voor het eerst door de werkgever zijn gemeld. 4.2 Indien de werkgever niet tijdig per kwartaal een bestand met ziek- en hersteldmeldingen aanlevert, zal Aon WIA Casemanagement de werkgever rappelleren. Bij het derde rappel zal de WGA ERD verzekeraar geïnformeerd worden. WIA Risicoinschatting - Beoordeling ziekmeldingen 4.3 Aon WIA Casemanagement zal iedere aangeleverde ziekmelding binnen een week beoordelen op het risico voor instroom in de WIA op basis van de aangeleverde informatie in het kwartaalbestand. De werkgever wordt geïnformeerd over de WIA risico-inschatting door middel van aanlevering van een overzicht van de WIA risico dossiers en het verzoek tot invullen van een verzuiminventarisatieformulier. De werkgever zorgt binnen twee weken voor het digitaal aanleveren van ingevulde verzuiminventarisatieformulieren aan de WIA Casemanager. Periodieke advisering risicodossiers 4.4 De uitvoering van de re-integratiebegeleiding gedurende de verzuimperiode is de verantwoordelijkheid van de werkgever. De WIA Casemanager neemt in deze periode geen activiteiten over en heeft geen contact met medewerkers. De WIA Casemanager heeft een adviserende rol richting werkgever. 4.5 De WIA Casemanager neemt binnen twee weken na ontvangst van het kwartaalbestand ziek- en hersteldmeldingen contact op met de werkgever om de risicodossiers met de werkgever te bespreken. De werkgever zorgt dat uiterlijk een week voorafgaand aan de bespreking de verzuiminventarisatieformulieren ingevuld zijn aangeleverd aan de WIA Casemanager. De werkgever zorgt voor aanwezigheid van informatie en/of kennis over de te bespreken risicodossiers. 4.6 De WIA Casemanager rapporteert binnen een week na het overleg over de besproken adviezen en gemaakte afspraken. Signalering WIA aanvraag 4.7 De WIA Casemanager zal op basis van de gegevens in de aangeleverde ziek- en hersteldmeldingen aan de werkgever signaleren dat de werknemer een WIA uitkering moet Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 3

6 aanvragen bij UWV. De WIA Casemanager zal de werkgever adviseren indien het zinvol is uitstel van een WIA beoordeling aan te vragen. 4.8 De werkgever informeert de betreffende medewerker uiterlijk bij de WIA aanvraag over de samenwerking met Aon WIA Casemanagement. 5 WIA dossiers WIA Beschikkingen 5.1 De werkgever voorziet iedere WIA beschikking van een dagstempel met datum ontvangst en stuurt iedere WIA beschikking van het UWV (nieuwe en wijzigingen) door naar de WIA Casemanager uiterlijk binnen drie werkdagen na ontvangst van UWV. 5.2 De werkgever stuurt bij nieuwe initiële WIA beschikkingen tevens binnen drie werkdagen na ontvangst van de beschikking het re-integratiedossier op.. Aon WIA Casemanagement rappelleert de werkgever maximaal drie keer en informeert de WGA ERD verzekeraar indien na het derde rappel geen informatie wordt ontvangen. 5.3 De WIA Casemanager controleert binnen drie werkdagen de beschikking administratief en inhoudelijk en informeert de werkgever per over de bevindingen en mogelijkheden voor bezwaar. De WIA Casemanager beoordeelt en informeert tevens over de toerekenbaarheid van de beschikking aan de werkgever. 5.4 De WIA Casemanager zorgt binnen twee werkdagen na ontvangst van werkgever voor doorzending van de WIA beschikking per naar de WGA ERD verzekeraar. De WIA Casemanager informeert de WGA ERD verzekeraar over de bevindingen van de controle en inschatting van de toerekenbaarheid van de uitkering aan de werkgever. 5.5 De WIA Casemanager informeert de WGA ERD verzekeraar op het moment dat haar adviezen omtrent re-integratie niet worden opgevolgd door de klant. 5.6 De WIA Casemanager checkt (indien van toepassing) of een WIA beschikking op de inlooplijst bij de ERD polis is opgenomen. Indien dit niet het geval is signaleert de WIA Casemanager dit per e- mail aan de WGA ERD verzekeraar. De WGA ERD verzekeraar informeert Aon WIA Casemanagement indien dit gevolgen heeft voor de dekking van een eventuele uitkering. Aon Hewitt neemt hierover contact op met de werkgever. 5.7 De werkgever informeert Aon WIA Casemanagement over de datum uitdienst indien het dienstverband van medewerker met een WIA beschikking (zowel <35%, WGA als IVA) wordt ontbonden. Werkgever zorgt dat de (ex) medewerker geïnformeerd is over de samenwerking met Aon WIA Casemanagement en informeert Aon WIA Casemanagement hierover. Na uitdiensttreding draagt Aon WIA Casemanagement zorg voor introductie van de WIA Casemanager bij de ex-medewerker met een WGA uitkering. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 4

7 Bezwaar en beroep 5.8 Na akkoord en op basis van een machtiging van werkgever zet de WIA Casemanager eventueel proforma bezwaar op en stuurt deze op naar UWV. 5.9 Indien de werkgever het advies van de WIA Casemanager met betrekking tot bezwaar niet opvolgt, waardoor er risico op toename van schadelast ontstaat of de mogelijkheid van beperking schadelast niet wordt benut, informeert de WIA Casemanager de WGA ERD verzekeraar Indien de werkgever zelf bezwaar indient, informeert de werkgever Aon WIA Casemanagement hierover. Aon WIA Casemanagement informeert de WGA ERD verzekeraar over het door de werkgever ingezette bezwaar Indien nodig schakelt Aon WIA Casemanagement, afhankelijk van de benodigde gronden van het bezwaar, een medisch adviseur en/of een arbeidsdeskundige in voor het opstellen van argumentatie. De kosten hiervoor zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord aan werkgever voorgelegd. De Aon WIA Casemanagement zorgt voor indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen. Na akkoord van werkgever en op basis van een ondertekende machtiging zorgt Aon WIA Casemanagement voor indienen van het bezwaarschrift en het bewaken van de verdere procedure Bij complexe bezwaarprocedures op basis van meerdere gronden en/of samenloop met arbeidsrecht zet Aon WIA Casemanagement eventueel een jurist in. De kosten voor inzet van een jurist voor een bezwaarprocedure zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord voorgelegd. Aon WIA Casemanagement zorgt voor indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen. Na akkoord van werkgever zet Aon WIA Casemanagement de jurist in Voor beoordeling van de mogelijkheid tot beroep en het inzetten van een beroepsprocedure zet Aon WIA Casemanagement een jurist in. De kosten hiervoor zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord aan werkgever voorgelegd. De WIA Casemanager zorgt voor indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen. Na akkoord van de werkgever en op basis van een ondertekende machtiging zorgt Aon WIA Casemanagement voor inschakelen van de jurist en het bewaken van de verdere procedure Indien UWV bij succesvol bezwaar en/of beroep een vergoeding voor de kosten van het bezwaar en/of beroep aan de werkgever toekent zal deze in mindering worden gebracht op de kosten van het bezwaar indien deze voor vergoeding door de WGA ERD verzekeraar in aanmerking komen Indien het UWV niet conform wet- en regelgeving binnen de gestelde termijnen handelt, zal de WIA Casemanager mogelijk gebruik maken van de Wet Dwangsom en een melding te late beslissing opstellen richting het UWV. Indien UWV besluit alsnog niet tijdig een beslissing te nemen zullen zij op basis van de Wet Dwangsom een boete moeten betalen. Deze dwangsom komt ten goede van de werkgever onder aftrek van maximaal EUR 250 voor gemaakte kosten door Aon Hewitt Herbeoordelingen 5.16 Aon WIA Casemanagement bewaakt dat WGA gerechtigden met een WGA % beschikking minimaal jaarlijks worden herbeoordeeld door het UWV. Indien nodig zorgt de WIA Casemanager, na toestemming op basis van machtiging van werkgever, voor de aanvraag van een herbeoordeling bij UWV. Als voor de herbeoordeling aanlevering van medische argumentatie Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 5

8 noodzakelijk is, zal de WIA Casemanager hiervoor een medisch adviseur inzetten. De kosten voor inzet van een medisch adviseur zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord aan werkgever voorgelegd. De WIA Casemanager zorgt voor het indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen 5.17 Aon WIA Casemanagement controleert dat UWV een herbeoordeling uitvoert bij overgang van de WGA gerechtigde van de loongerelateerde uitkering naar een loonaanvulling of vervolguitkering. Indien UWV deze herbeoordeling niet op eigen initiatief uitvoert, zal de WIA Casemanager, op basis van een machtiging van werkgever, deze namens de werkgever bij UWV aanvragen en bewaken Aon WIA Casemanagement bewaakt dat een herbeoordelingsprocedure in gang wordt gezet bij structurele wijzigingen in verdiencapaciteit van de WGA gerechtigde. Indien hiervoor een medische onderbouwing benodigd is, zal Aon WIA Casemanagement in afstemming met werkgever de WGA gerechtigde oproepen bij een medisch adviseur. De kosten voor inzet van een medisch adviseur zijn voor rekening van de werkgever en worden vooraf voor akkoord aan de werkgever voorgelegd. De WIA Casemanager zorgt voor indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen Indien het UWV niet conform wet- en regelgeving binnen de gestelde termijnen handelt, zal de WIA Casemanager mogelijk gebruik maken van de Wet Dwangsom en een melding te late beslissing opstellen richting het UWV. Indien UWV besluit alsnog niet tijdig een beslissing te nemen zullen zij op basis van de Wet Dwangsom een boete moeten betalen. Deze dwangsom komt ten goede van de werkgever onder aftrek van maximaal EUR 250 voor gemaakte kosten door Aon Hewitt. Monitoring en re-integratiebegeleiding WGA gerechtigden WGA gerechtigde uit dienst 5.20 De WIA Casemanager heeft minimaal twee keer per jaar telefonisch contact met een exmedewerker met een WGA beschikking om de (on)mogelijkheden voor arbeid en/of reintegratieactiviteiten te evalueren De WIA Casemanager beoordeelt of bij wijzigingen in de medische situatie een toetsing van de belastbaarheid door een medisch adviseur gewenst is en zet deze in overleg met de werkgever in. De kosten voor inzet van een medisch adviseur zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord aan werkgever voorgelegd. De WIA Casemanager zorgt voor het indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen De WIA Casemanager legt de afspraken over re-integratie met een WGA gerechtigde uit dienst vast in een plan van aanpak / re-integratieovereenkomst welke ondertekend wordt door de WGA gerechtigde. De werkgever ontvangt een kopie van deze re-integratieovereenkomst De WIA Casemanager informeert de werkgever over de status van WGA gerechtigden uit dienst tijdens de periodieke kwartaalbesprekingen De WIA Casemanager bewaakt dat de WGA gerechtigde de afspraken in de reintegratieovereenkomst nakomt. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 6

9 5.25 De WIA Casemanager informeert de werkgever indien WGA gerechtigde zich niet houdt aan de gemaakte afspraken en adviseert de werkgever over de mogelijkheid tot het opleggen van een sanctie De WIA Casemanager zorgt, indien van toepassing, voor inzet van interventies bij providers uit het providernetwerk van Aon WIA Casemanagement, WGA ERD verzekeraar of de werkgever. De kosten voor inzet van een interventie zijn voor rekening van werkgever en worden vooraf voor akkoord aan werkgever voorgelegd. De WIA Casemanager zorgt voor indienen van verzoek voor cofinanciering bij belanghebbende partijen. De interventie wordt na akkoord van de werkgever door Aon WIA Casemanagement ingezet en bewaakt. WGA gerechtigde in dienst 5.27 De WIA Casemanager heeft geen direct contact met WGA gerechtigden die in dienst zijn bij werkgever, tenzij op verzoek van werkgever 5.28 De WIA Casemanager evalueert minimaal twee keer per jaar telefonisch tijdens de periodieke besprekingen met de werkgever de WGA gerechtigden die in dienst zijn gebleven De WIA Casemanager adviseert werkgever indien er mogelijkheden zijn de restverdiencapaciteit te vergoten en/of verder te benutten De Werkgever draagt zelf zorg voor inzet van interventies bij re-integratiemogelijkheden van WGAgerechtigden in dienst. Op verzoek van de Werkgever kan de WIA Casemanager interventies inzetten. De kosten hiervoor worden op basis van een voorstel met dewerkgever afgestemd. 6 Cofinanciering 6.1 De WIA Casemanager zal tijdens de periodieke besprekingen van langdurig verzuim actief signaleren of er mogelijkheden zijn cofinancieringverzoeken in te dienen voor geplande reintegratieactiviteiten tijdens verzuimperiode. 6.2 Werkgever dient bij de WIA Casemanager een verzoek tot cofinanciering in voor reintegratieactiviteiten die de werkgever zelf coördineert. Een verzoek tot cofinanciering dient per mail ingediend te worden, voorafgaand aan inzet van de activiteit samen met de offerte van de gewenste provider en een aanvraagformulier cofinanciering. 6.3 De WIA Casemanager neemt zelf initiatief voor aanvraag van cofinanciering van activiteiten die door de WIA Casemanager zelf ingezet worden tijdens de WGA periode en kosten met zich meebrengen voor werkgever. 6.4 Het cofinancieringsonderzoek wordt uitgevoerd door de afdeling Claimdesk van Aon Hewitt. De WIA Casemanager is aanspreekpunt voor werkgever. 6.5 De WIA Casemanager koppelt de resultaten van het cofinancieringsonderzoek terug aan werkgever. 6.6 Bij toekenning van cofinanciering verloopt de financiële afhandeling rechtstreeks tussen werkgever en cofinancierder (belanghebbende partij). De WIA Casemanager zal werkgever eenmaal attenderen op het declareren van de afgesproken cofinanciering. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 7

10 7 Rapportages 7.1 De werkgever ontvangt een keer per kwartaal een overzicht van de lopende verzuimdossiers met de indicatie van het WIA risico. 7.2 De werkgever ontvangt een keer per kwartaal een overzicht van de lopende WIA dossiers per WIA beoordelingscategorie en de actuele status. 7.3 De werkgever ontvangt een keer per jaar een rapportage van de WIA in-, door en uitstroom en de financiële resultaten. 7.4 De werkgever ontvangt een keer per jaar een overzicht van de cofinancieringsverzoeken bij belanghebbende partijen. 7.5 Aon WIA Casemanagement informeert WGA ERD verzekeraar periodiek over de status van risico en WGA dossiers. 8 Helpdesk 8.1 De werkgever kan de WIA Casemanager altijd per telefoon of per mail vragen stellen over WIA (risico)dossiers. 8.2 Algemene vragen over verzuim en arbeidsongeschiktheid over dossiers die (nog) geen risico zijn, kunnen altijd door de werkgever aan de WIA Casemanager worden voorgelegd. Indien vragen zich niet lenen voor een kort telefonisch of schriftelijk antwoord zal de WIA Casemanager met werkgever contact opnemen en de benodigde tijdsinvestering en kosten overleggen. De WIA Casemanager zal in dat geval pas na schriftelijk akkoord de vraag in behandeling nemen. Behorend bij 2013 Verzekeringsvoorwaarden Aon Hewitt Eigenrisicodragerverzekering 8