Eindadvies gezamenlijke Werkgroep Reductie Tenderkosten DBFM

Transcriptie

1 Eindadvies gezamenlijke Werkgroep Reductie Tenderkosten DBFM Oktober 2015

2 Inhoudsopgave I. Inleiding... 2 II. Samenvatting... 3 III. Nadere analyse: Inzicht in het tenderproces... 4 IV. Gezamenlijk beeld van tenderkosten... 5 V. Advies van de werkgroep...7 Advies 1: Breng classificatie aan in DBFM-projecten op basis van risicoprofiel Advies 2: Aanscherping van de uitvraag, passend bij het risicoprofiel van een project Advies 3: Optimaliseren doorlooptijd tenderproces Advies 4: Maatregelen direct toepassen en implementeren

3 Inleiding Sinds de crisis moeten bedrijven nadrukkelijker nadenken over de vraag of het rendabel is om op een tender in te schrijven. Dit geldt zeker ook voor de DBFM-aanbestedingen, waar de transactiekosten hoog zijn. In het huidige aanbestedingstraject werken drie partijen, na een selectieperiode, in concurrentie aan een uitgewerkte bieding. Eén van deze partijen zal het werk verwerven. Met name voor de partijen die het project niet verwerven, de nummers 2 en 3, zijn de met een inschrijving gemoeide transactiekosten vaak hoog. Hoog in relatie tot het werk dat in de aanbestedingsfase moet worden verricht en, omdat er geen zicht en geen zekerheid is wanneer deze kosten bij andere toekomstige projecten kunnen worden terugverdiend. Dit zet de rentabiliteit en het business-model dat door bedrijven voor DBFM-projecten wordt gehanteerd, onder druk. De hoogte van de transactiekosten kunnen voor inschrijvende bouwbedrijven een mogelijke drempel gaan vormen om in te schrijven op DBFM-projecten van Rijkswaterstaat. Reeds nu al zien we dat het aantal inschrijvers bij RWS-projecten afneemt. Illustratief hiervoor is bijvoorbeeld het sluizenprogramma, waarbij het aantal inschrijvende partijen onder het vooraf verwachte aantal inschrijvers zit. Eén en ander is voor Bouwend Nederland en de bij de branchevereniging aangesloten bouwbedrijven aanleiding geweest om met Rijkswaterstaat in overleg te treden. Een overleg dat tot doel heeft gehad om te analyseren hoe de drempel van transactiekosten bij DBFM-projecten kan worden verlaagd, opdat er nog voldoende partijen zich aanmelden bij de DBFM-aanbestedingen. Want het is in het belang van Rijkswaterstaat dat er een gezonde concurrentie bij de aanbesteding van haar projecten blijft, zonder dat er sprake is van (te) hoge transactiekosten. Vertegenwoordigers vanuit Rijkswaterstaat en vanuit Bouwend Nederland hebben gezamenlijk aangegeven te willen streven naar een snel en efficiënt tenderproces met een gezonde balans tussen tenderkosten en tendervergoeding. Er is een werkgroep van Bouwend Nederland en Rijkswaterstaat samengesteld die de volgende vragen heeft meegekregen: 1. Geef elkaar inzicht in het tenderproces en de bij de diverse stappen behorende tenderkosten. 2. Inventariseer waar de uitvraag van producten in het tenderproces scherper kan, passend bij het risicoprofiel van het project. 3. Formuleer een schets van een geoptimaliseerde tenderfase met een bij het project passende uitvraag. In dit eindadvies presenteert de werkgroep haar conclusies en aanbevelingen. Samenstelling werkgroep Namens Rijkswaterstaat Ferdinand Bockhoudt Marc Bollen Rob Peters Frits Houtman Namens Bouwend Nederland Frits VerheesM Kitting Lee Rogier Wolfert Richard Rijper PAGINA 2 VAN 15

4 Samenvatting De werkgroep constateert dat: Het doorlopen van volledige tendertrajecten tot aan definitieve inschrijving door drie bedrijven/consortia een flinke financiële belasting met zich meebrengt. Zowel intern (eigen uren personeel) als extern (inhuur financiële adviseurs, modelauditors, ingenieursdiensten, verkeerskundigen, constructeurs, etc.). In de 1e dialoogfase gemiddeld 10% van de kosten worden gemaakt waarbij 70% van de benodigde informatie en invulling van de door opdrachtgever gevraagde risicobeheersing wordt geleverd. In de 2e dialoogfase zitten de resterende 90% van de kosten, terwijl deze fase maar 30% aanvullende informatie biedt voor de opdrachtgever. Markt en Rijkswaterstaat de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd hebben over de DBFMtendertrajecten. Dit heeft zich echter niet vertaald in een efficiënter en korter tenderproces. Het streven zou moeten zijn dat de tenderinspanning voor de laatste 3 partijen ca. 1% van de contractwaarde bedraagt. De werkgroep trekt daaruit de volgende conclusies: De 1e dialoogfase voldoet voor zowel markt als Rijkswaterstaat. Het risicoprofiel van het project moet bepalend zijn hoe de 2e dialoogfase efficiënter ingericht kan worden. Op basis daarvan is winst te behalen door de 2e dialoogfase te verkorten en dialoogproducten meer op maat uit te vragen, passend bij het risicoprofiel van het project. Dit kan worden bereikt door dialoogproducten te schrappen, af te slanken en/of door te schuiven naar de fase nadat de geselecteerde inschrijver is aangewezen. De werkgroep geeft op basis van bovenstaande constateringen en conclusies het volgende advies: Breng een classificatie qua risicoprofiel aan in DBFM-projecten. Slank de dialoogproducten af, op basis van de classificatie van het project. Schrap in de dialoogproducten het belevingsdeel van het plan verkeershinder en verwerk wat inmiddels hiervoor door de markt is aangeboden als eisen in het contract. Verkort de 2e dialoogfase door een maximaal aantal dialoogronden vast te stellen, waarbij ook het aantal specialistische overleggen navenant wordt gemaximeerd. Wijs de projecten SAA-A6, Sluis Eefde, N18 en A1/A27 aan als pilotprojecten om bovenstaande te implementeren. Dit betreft projecten waar de aanbesteding gestart is, resp. binnenkort van start zal gaan. Laat nader onderzoek verrichten en advies uitbrengen naar het dialoogproduct Convergentiefase Tunnels. Laat na de evaluatie van de resultaten met deze nieuwe dialoogproducten nader onderzoek verrichten en advies uitbrengen over een mogelijke Next Step Concurrentie Gerichte Dialoog, waarin nadruk komt te liggen op compliance en validatie van het aanbiedingsontwerp. PAGINA 3 VAN 15

5 Het doorvoeren van deze stappen kent enkele cruciale voorwaarden om succesvol te worden: Minder uitvraag door RWS in de tenderfase schept de verwachting dat de markt in de fase tussen aanwijzing geselecteerde inschrijver en contract-close (of aanvangsdatum) haar verantwoordelijkheid neemt; Minder uitvraag in de praktijk zal vragen om volwassenheid van de markt in de uitvoering van DBFM-projecten, opdat de beheerslast door Rijkswaterstaat niet behoeft te worden verzwaard. Het mag niet zo zijn dat verlichting aan de voorkant (minder uitvraag), leidt tot verzwaring (meer toezicht/handhaving en meer discussies, claims) aan de achterkant als gevolg van een afgeslankte uitvraag aan de voorkant Nadere analyse: Inzicht in het tenderproces Belangen van de markt Bedrijven worden, mede gedwongen door de huidige financiële situatie, steeds selectiever in hun inschrijvingen. Dit vindt onder andere zijn weerslag in recente aanbestedingen rond DBFM-aanbestedingen. Deze worden gekenmerkt door relatief lange tendertijden en hoge risicoprofielen. Van de drie partijen die in concurrentie tot een bieding komen, vormen vooral voor de partijen die eindigen als nummer 2 en 3 de hoge at risk kosten reden om bij een volgende aanbesteding deelname te heroverwegen. Rijkswaterstaat merkt dat momenteel al in de aanbesteding van het sluizenprogramma (5 DBFM-projecten). Waar zich bij sluis Limmel nog 9 inschrijvers aanmelden, waren dit er bij sluis IJmuiden 5 en bij de 3e kolk Beatrixsluis nog maar 3. Als deze trend zich doorzet, komt de vraag op of er bij de volgende aanbesteding (Sluis Eefde) voor Rijkswaterstaat zich genoeg partijen zullen inschrijven om met concurrentie te kunnen aanbesteden. Gezien het karakter van DBFM-projecten (gesloten contract, sturing op output, lange looptijd) is het verstandig en noodzakelijk dat bij gunning zowel opdrachtgever als opdrachtnemer weten waar zij financieel en qua risico s aan toe zijn. Dit leidt tot een dilemma voor de markt. Om tot een verantwoorde invulling van de bieding te komen, moeten opdrachtnemers veel in korte tijd investeren, hetgeen in hoge at-risk -tenderkosten resulteert. De enige beheersing op die hoge at risk -tenderkosten is het snijden in die tenderkostenkant. Maar dat beïnvloedt direct het leveren van een onderbouwde bieding. De opdrachtnemers zien de uitvraag daarom graag dichterbij de core-business van de markt komen: Ontwerpen, Plannen, Faseren en Prijzen. Immers, de markt voelt zich verantwoordelijk voor het afgeven van een verantwoorde prijs voor hetgeen de opdrachtgever uitvraagt en zal daarvoor een oplossing ontwerpen, deze uitplannen en faseren. Van de markt mag dus verwacht worden dat naast prijzen, processen als ontwerpen, plannen en faseren tot de core-business van de markt mogen worden gerekend. De opdrachtnemers zien een groot belang om in samenwerking met de opdrachtgever te komen tot een adequate uitvraag voor DBFM-projecten; hoe kunnen de tenderkosten gereduceerd worden door aanpassing van de uitvraag door de opdrachtgever, waardoor een significante verlaging van de tenderkosten kan worden bereikt. PAGINA 4 VAN 15

6 Belangen van Rijkswaterstaat Voor Rijkswaterstaat is het van belang dat de markt comfort biedt, op de voor Rijkswaterstaat belangrijke onderwerpen, zoals doorstroming/ minimale hinder, veiligheid, behoud van haar imago en het binnen de afgesproken tijd/scope/geld realiseren wat is afgesproken en daarmee maximale waarde halen uit overheidsmiddelen. Daarbij gebruikt Rijkswaterstaat de concurrentiegerichte dialoog om de beste partner te kiezen. Rijkswaterstaat verlangt van de potentiële opdrachtnemers zekerheid. Zekerheid over de prijs (kan het hiervoor worden gemaakt?), zekerheid over het voldoen aan de eisen (kan je het aantonen?) en zekerheid over het verloop van het proces (wordt de kwaliteit geboden die is beloofd?). Of dat bewaarheid wordt, wordt uiteindelijk zichtbaar tijdens de uitvoering. Het is voor RWS echter van belang dat reeds in de aanbesteding vertrouwen ontstaat dat die zekerheid geleverd wordt geleverd, door (een deel van) die zekerheid aantoonbaar uit te vragen. Gezamenlijk beeld van tenderkosten De marktpartijen hebben inzicht gegeven in de tenderkosten die zij gemiddeld hebben gemaakt bij de DBFM-tenders in de afgelopen jaren. Het betreffen hier de kosten die at risk zijn gemaakt per consortium. Omvang project 1 e fase dialoog 2 e fase dialoog tot def. inschrijving Totale kosten per consortium Groot DBFM project (500 miljoen) Interne kosten 0,3 0,5 miljoen Interne kosten 2,5 3,8 miljoen Interne kosten 2,8 4,3 miljoen Externe kosten 0,2 0,4 miljoen Externe kosten 4,2 5,5 miljoen Externe kosten 4,4 5,9 miljoen Totale kosten at risk 0,5 0,9 miljoen 6,7 9,3 miljoen 7,2 10,2 miljoen Klein DBFM project (100 miljoen euro) Interne kosten 0,1 0,3 miljoen Interne kosten 1,4 1,9 miljoen Interne kosten 1,5 2,2 miljoen Externe kosten 0,1 0,3 miljoen Externe kosten 1,4 2,6 miljoen Externe kosten 1,5 2,9 miljoen Totale kosten at risk 0,2 0,6 miljoen 2,8 4,5 miljoen 3,0 5,1 miljoen Op basis van de verkregen informatie constateert de werkgroep dat het doorlopen van het volledige tendertrajecten tot aan de inschrijving, voor de laatste drie bedrijven/consortia een flinke financiële belasting met zich meebrengt. Zowel interne kosten (eigen uren personeel) als externe kosten (inhuur financiële adviseurs, modelauditors, ingenieursdiensten, verkeerskundigen, constructeurs, etc.). In de 1 e dialoogfase wordt gemiddeld 10% van de kosten gemaakt, waarbij 70% van de benodigde informatie en invulling van de door opdrachtgever gevraagde risicobeheersing wordt geleverd. In de 2 e dialoogfase zitten de resterende 90% van de kosten, terwijl deze maar 30% aanvullende informatie biedt voor de opdrachtgever. De belangrijkste oorzaken / categorieën die deze kosten beïnvloeden zijn: PAGINA 5 VAN 15

7 Strijdigheid in aanbestedingsdocumenten Aanpassing in aanbestedingsdocumenten tijdens de aanbesteding Hoog detail niveau van de Outputspecificatie Tussentijdse wijzigingen en aanpassingen tijdens het tenderproces Dialoogproducten met geringe toegevoegde waarde Drie kostenopdrijvende dialoogproducten (BasisManagementPlan, RisicoBeheersPlan, PlanBeperkingVerkeershinder). Doorlooptijd van de 2e fase dialoog De tenderkosten liggen per consortium tussen de 1,5% tot 5% van de contractsom. Het streven zou moeten zijn dat de tenderinspanning voor de laatste drie partijen ca. 1% van de contractsom bedraagt. De werkgroep is van mening dat, indien de bovengenoemde problematiek wordt aangepakt, een totale tenderkostenbesparing (bij de marktpartijen en RWS) in het komende DBFM-programma (zie onderstaande tabel, bron: inkoopplanning Rijkswaterstaat versie oktober 2014) mogelijk is van ca. 115 miljoen euro. Project Omvang (mln. ) Contractvorm Planning Tenderperiode N18 Groenlo - Enschede 100+ DBFM Q Q A27 / A1 Utrecht-Noord 100+ DBFM Q Q Blankenburgverbinding (NWO) 500+ DBFM Q Q A6 Almere (SAA) 100+ DBFM Q Q Afsluitdijk 500+ DBFM Q Q Sluis Eefde DBFM Q Q A13/A DBFM Q Q ViA15: A15 - A DBFM Q Ring Utrecht A27/A D&C / DBFM Q A9 Amstelveen (SAA) 500+ DBFM Q /19 A27 Houten-Hooipolder 500+ D&C / DBFM Q /19 PAGINA 6 VAN 15

8 Advies van de werkgroep In de werkgroep zijn richtingen besproken waarmee een verbeterde balans gevonden kan worden tussen de werklast voor met name de opdrachtnemer (daarmee de tenderkosten) en de kwaliteit (comfort, zekerheid en beheerst proces) van het tenderproces en de biedingen voor met name de opdrachtgever, in deze RWS. De werkgroep komt tot de volgende adviezen: Advies 1: Breng classificatie aan in DBFM-projecten op basis van risicoprofiel De werkgroep is tot het inzicht gekomen dat het noodzakelijk is om DBFM-projecten te onderscheiden naar risicoprofiel. Er worden projecten onderscheiden met een hoog (A+ projecten), gemiddeld (A projecten) en laag (A- projecten) risicoprofiel. De toedeling van projecten aan een risicoprofiel geschiedt op basis van de karakteristieken van de projecten. Zie onderstaande tabel: Type DBFM project Karakteristieken Risico-profiel A+ Complexe projectscope Projectomvang ca miljoen euro Complexe omgeving (veel en/of grote invloed stakeholders) Hoog A Complexe projectscope Projectomvang ca miljoen euro Complexe omgeving (veel en/of grote invloed stakeholders) A- Eenvoudige projectscope Projectomvang ca miljoen euro Overzichtelijke omgeving (beperkte invloed stakeholders) Medium Laag Het risicoprofiel dat hoort bij een project bepaalt op haar beurt de mate waarin dialoogproducten worden a) geschrapt, b) afgeslankt of c) doorgeschoven naar de fase nadat de geselecteerde inschrijver is aangewezen (preferred bidder fase). Advies 2: Aanscherping van de uitvraag, passend bij het risicoprofiel van een project Vanuit de markt is aangegeven dat het BasisManagementPlan, Plan Verkeershinder en het Risicobeheersplan in de 2e fase de meeste kosten met zich meebrengen. De werkgroep concludeert dat in de afgelopen jaren door zowel Rijkswaterstaat als door de bedrijven de nodige ervaring is opgebouwd over dialoogproducten in de DBFM-aanbestedingen. Op basis daarvan acht de werkgroep het mogelijk de uitvraag bij te stellen, passend bij het risicoprofiel van het project. PAGINA 7 VAN 15

9 De werkgroep heeft hiertoe een overzicht samengesteld van negen dialoogproducten die door Rijkswaterstaat in de DBFM-aanbestedingen worden uitgevraagd. Na zorgvuldige afweging is gekeken of en zo ja, hoe hierin kan worden geschrapt, afgeslankt en/of doorgeschoven naar de fase na aanwijzing geselecteerde inschrijver (preferred bidder fase). De werkgroep heeft de inschatting gemaakt dat het doorvoeren van deze wijzigingen ten opzichte van de bestaande situatie een besparing aan tenderkosten kan opleveren van 2 tot 3 miljoen euro per project, per consortium (afhankelijk van de classificatie). Hieronder treft een verkorte weergave van het advies aan. Daarna volgt een nadere toelichting op de diverse dialoogproducten. In de bijlage treft u een totaaloverzicht aan. Dialoogproduct Schrappen Afslanken Doorschuiven naar PB 1. Risicobeheersplan Minder risico s uitvragen (maar minimaal 3) 2.Plan Verkeershinder Belevingsdeel schrappen; eerder aangeboden maatregelen opnemen in eisen Alleen nog VVU-getal; beperkte onderbouwing obv basisfaseringsplan; 3. Basismanagementplan Afhankelijk van classificatie (risicoprofiel): o Beperkt BMP(projectvisie + deelplannen PMS, overdracht areaal, V&V en driehoek BG-ON-OG) o PvA opstartfase ( deelplannen PMS, overdracht areaal, V&V en driehoek BG-ON-OG) o Producten van plank (aantoonbaar bewezen goed functionerende systemen) 4. Plan Vormgeving Afhankelijk van classificatie: o Plan van Aanpak Vormgeving + Uitwerking enkele beeldbepalende voorbeelden o Plan van aanpak Vormgeving + door geselecteerde inschrijver uitgewerkte beeldbepalende voorbeelden o Verklaring betrokkenheid architect en landschapsarchitect bij opstellen tenderontwerp + na PSU presentatie tenderontwerp. Eisen afleiden tussen PB en CC Onderbouwing van VVU getal Volledig BMP;alleen voor A+ en A- projecten 5. Basis ProjectPlanning Blijft zoals nu Blijft zoals nu Blijft zoals nu PAGINA 8 VAN 15

10 Dialoogproduct Schrappen Afslanken Doorschuiven naar PB 6. Faseringsplan Terugbrengen tot Basisfaseringplan bij Plan Verkeershinder 7. Financieringsplan Bij projecten met een gemiddeld resp. laag risicoprofiel een compacte versie van het financieringsplan (alleen kostennota en raming) Nadere uitwerking basisplan 8. DUBOCalc Blijft verplicht Blijft verplicht Blijft verplicht 9. Product Convergentiefase Tunnel Nog te beschouwen (bv. uitwerking convergentiefase geen onderdeel van aanbesteding) Nog te beschouwen Nog te beschouwen (bv. uitwerking convergentiefase wordt onderdeel van de preferred bidderfase) 1. Risicobeheerplan Gebleken is dat het Risicobeheerplan een effectief EMVI-dialoogproduct is, waar de markt zich mee kan onderscheiden. Wel is gebleken dat partijen de verschillen uit de 1 e fase in de 2 e fase (in het voortborduren op en verdiepen van het eerder aangeboden comfort) rechttrekken. Om het risicobeheerplan onderscheidend te laten blijven is het daarom van belang nieuwe risico s in de 2 e fase te blijven toevoegen. Afhankelijk van het risicoprofiel van het project heeft Rijkswaterstaat behoefte aan meer (of minder) comfort, hetgeen zich vertaald naar meer (of minder) uitgevraagde risico s. Wel is gebleken dat het uitwerken van het aangeboden comfort in eisen kostenintensief is. Dit uitwerken kan ook goed gebeuren in de fase na aanwijzing van geselecteerde inschrijver. Op deze wijze worden de nummers 2 en 3 van de laatste drie partijen niet met deze kosten belast. 2. Plan Verkeershinder Het minimaliseren van hinder is een belang van Rijkswaterstaat en (hoewel lang niet altijd onderscheidend), blijft de noodzaak voor een (afgeslankt) EMVI-dialoogproduct. Met het meegegeven VVUmodel kan opdrachtnemer zijn VVU-getal bepalen. Dit VVU-getal (de aangeboden maximale verkeershinder) gebruikt RWS om aan de omgeving te laten zien dat de hinder beheerst/beperkt is. PAGINA 9 VAN 15

11 RWS wil zien dat de aangeboden maximale verkeershinder past op het (basis)faseringsplan van de opdrachtnemer. Hiertoe wordt de markt wordt gevraagd het voor een aantal kenmerkende faseringen de VVU s aan de hand van het (basis)faseringsplan te onderbouwen. De uitvraag ten aanzien van verkeershinder wordt afgeslankt door het onderdeel verkeerhinderbeleving als EMVI-product te schrappen. Gebleken is dat dit onderdeel nog nauwelijks onderscheidend is. De in de afgelopen tenders door de markt aangeboden maatregelen zullen als eisen worden opgenomen in het contract. 3. BasisManagementPlan (BMP) Aangezien dit dialoogproduct aanzienlijke financiële inspanning kost, zal dit plan worden afgeslankt afhankelijk van het risicoprofiel van het project. De ervaring leert dat voor projecten met een hoog risicoprofiel partijen meestal als consortium inschrijven. Omdat juist dan vragen als wat worden de kernwaarden van het consortium? en welk managementsysteem kiest men? beantwoord moeten worden, geeft het Rijkswaterstaat zekerheid als een BasisManagementPlan wordt uitgevraagd met daarin een projectvisie en een uitwerking van de processen, die nodig zijn voor een vloeiende start (deelplannen PrestatieMeetSysteem, overdracht areaal, Validatie & Verificatie en driehoek BG-ON-OG). Aan de andere kant zie je bij projecten met een laag risicoprofiel dat partijen veelal in hun eentje inschrijven. Vrijwel alle Nederlandse partijen hebben ervaring met de onderdelen van het BasisManagementPlan en systemen als PrestatieMeetSysteem, managementsysteem, enz., gebouwd. Het is voor Rijkswaterstaat voor projecten met een laag risicoprofiel voldoende als partijen aanbieden met eerder aantoonbaar goed functionerende systemen. Dit vraagt van de markt dat zij in de lopende DBFMprojecten blijvend laten zien dat hun systemen als PrestatieMeetSysteem, managementsysteem, enz. aantoonbaar goed functioneren. Voor projecten met een hoog risicoprofiel wordt de uitvraag afgeslankt tot een beperkt BasisManagementPlan, waarin een projectvisie en de deelplannen nodig voor een vloeiende opstart (deelplannen PrestatieMeetSysteem, overdracht areaal, Validatie & Verificatie en driehoek BG-ON-OG) gevraagd worden. Voor projecten met een gemiddeld risicoprofiel wordt de uitvraag afgeslankt tot een Plan van Aanpak opstartfase, waarin alleen de deelplannen nodig voor een vloeiende opstart (deelplannen PrestatieMeetSysteem, overdracht areaal, Validatie & Verificatie en driehoek BG-ON-OG) gevraagd worden. Voor zowel DBFM-projecten met een hoog als gemiddeld risicoprofiel wordt het beperkt BasisManagementPlan respectievelijk Plan van Aanpak-opstartfase in de fase na aanwijzing van geselecteerde inschrijver aan deze inschrijver (de preferred bidder ) gevraagd dit verder uit te werken tot een volwaardig BasisManagementPlan. Op deze wijze worden de nummers 2 en 3 van de laatste drie partijen niet met deze kosten belast. PAGINA 10 VAN 15

12 4. Plan Vormgeving Dit plan zal worden afgeslankt, afhankelijk van het risicoprofiel van het project. Voor projecten met een hoog risicoprofiel (complexe omgeving) blijft het nodig om enkele (max 3) beeldbepalende voorbeelduitwerkingen van vormgeving uit te vragen. Dit wordt naast het Plan van Aanpak Vormgeving uitgevraagd. Beide worden beoordeeld door het Q-team en beide zijn geldigheidsproducten. Voor projecten met een gemiddeld risicoprofiel wordt de uitvraag afgeslankt tot het uitvragen van een Plan van Aanpak Vormgeving als geldigheidsproduct. Na Financial Close zal van de geselecteerde inschrijver verlangd worden dat hij enkele beeldbepalende voorbeelduitwerkingen (max 3 en op basis van het Esthetisch PvE) presenteert aan het Q-team, die het ook toetst. Voor projecten met een laag risicoprofiel wordt de uitvraag teruggebracht tot een verklaring, waarin marktpartijen verklaren dat bij opstellen van het tenderontwerp een architect en landschapsarchitect betrokken zijn geweest. Aan de (landschaps-)architect worden enkele (ervarings-)eisen gesteld. Na Financial Close of uiterlijk 4 weken na de PSU zal van de geselecteerde inschrijver verlangd worden dat hij zijn tenderontwerp (dat voldoet aan het Esthetisch PvE) presenteert aan de Opdrachtgever / het Q-team / Welstand. Het Q-team toetst of het tenderontwerp voldoet aan het Esthetisch PvE. 5. Basisprojectplanning Dit plan is een product van het primaire proces van de opdrachtnemer (plannen) en nodig voor een robuuste prijsbepaling. Uitvragen van dit plan aan de markt werkt derhalve niet kostenverhogend. Of omgekeerd: het niet uitvragen van dit plan leidt niet tot tenderkostenreductie. Voorgesteld wordt dit dialoogproduct in stand te laten. 6. Faseringplan Dit plan is een product van het primaire proces van de opdrachtnemer (faseren) en nodig voor een robuuste prijsbepaling. Uitvragen van dit plan aan de markt werkt derhalve niet kostenverhogend. Of omgekeerd: het niet uitvragen van dit plan leidt niet tot tenderkostenreductie. De mate waarin een gedetailleerde uitvraag van het Faseringsplan wordt gedaan is echter wel bepalend. Die is nu qua uitwerkingsniveau hoger dan wat nodig is voor marktpartijen om een robuuste prijsbepaling te maken. In zoverre is het Faseringsplan wel kostenverhogend. Voorgesteld wordt om in de tender een basisfaseringsplan uit te vragen (= gelijk aan wat markt al maakt). In de fase na aanwijzing van geselecteerde inschrijver kan de Geselecteerde Inschrijver dit plan verder uitwerken tot op maatregelniveau. Op deze wijze worden de nummers 2 en 3 van de laatste drie partijen niet met deze kosten belast. PAGINA 11 VAN 15

13 7. Financieringplan Dit zijn product uit het primaire proces van de opdrachtnemer (prijzen) en nodig voor een robuuste prijsbepaling. Uitvragen van deze producten aan de markt werkt derhalve niet kostenverhogend. Of omgekeerd: het niet uitvragen van deze producten leidt niet tot tenderkostenreductie. Wel wordt geadviseerd om het dialoogproduct Financieringsplan bij projecten met een gemiddeld/laag risicoprofiel af te slanken tot het uitvragen van een kostennota en raming. 8. CO2-ladder/DuBoCalc Dit dialoogproduct zal gehandhaafd blijven. Dit product is de invulling van RWS-beleid om rond duurzaamheid gemaakte afspraken te handhaven. 9. Product Convergentiefase Tunnel Dit onderdeel wordt gezien als een special en vergt nadere bestudering. De werkgroep adviseert wat dit dialoogproduct betreft opdracht te geven tot een nadere uitwerking. Advies 3: Optimaliseren doorlooptijd tenderproces Momenteel is de doorlooptijd van DBFM-tenders als volgt ingericht: Eerste dialoogfase (4 maanden; start meestal na kerstvakantie of na zomervakantie): Minimaal 2 dialoogrondes; Dialoogfrequentie: 4 weken = 8 weken; Termijn voor beoordeling / bezwaar: 4+2 weken = 6 weken Vakantie (2 weken) Totaal: = 16 weken (= 4 maanden; bruto tijd) Tweede dialoogfase + inschrijvingsfase (11 maanden; start meestal in Q1): 6 dialoogrondes; dialoogfrequentie: 5 weken = 30 weken Bieding maken: 4 weken Beoordeling/ bezwaar kwalitatief deel: weken Beoordeling/ bezwaar kwantitatief deel: 2+ 2 weken (zomer)vakantie (4 weken) Totaal: = 48 weken (= 11 maanden; bruto tijd) De werkgroep ziet verschillende mogelijkheden om tot optimalisatie te komen in de doorlooptijd van de tenders ten opzichte van bovenstaande standaard, gebaseerd op het risicoprofiel van het project. Zoals aangegeven in het eerste advies van de werkgroep worden projecten onderscheiden met een hoog (A+ projecten), gemiddeld (A projecten) en laag (A- projecten) risicoprofiel. De toedeling van projecten aan een risicoprofiel geschiedt op basis van de karakteristieken van de projecten. Deze indeling is navenant bepalend voor de doorlooptijd van de tenders. Hierbij gaat de werkgroep er vanuit dat er geen aanpassing plaatsvindt van de Eerste fase dialoog. Die blijft vier maanden. De volgende tabel laat zien wat de tijdswinst is voor elk type project. PAGINA 12 VAN 15

14 Classificatie Huidige doorlooptijd 2 e fase + inschrijvingsfase* Voorstel werkgroep* Tijdwinst in 2 e fase t.o.v. huidig Huidig aantal dialogen 2 e fase Voorstel werkgroep aantal dialogen 2 e fase Aantal dialogen minder A+ 11 (9) maanden 9 (7) maanden -2 maanden (-18%) (-17%) A 11 (9) maanden 8 (6) maanden - 3 maanden (-27%) (-33%) A- 11 (9) maanden 7 (5) maanden - 4 maanden (-36%) (-50%) *) vermeld zijn de bruto tijden (tussen haakjes staan de netto tijden) Verschil tussen bruto-netto komt voort uit vakanties (zomer en kerst) en inefficiënte werkwerken (Pasen, Pinksteren, Hemelvaart, 5 mei, Koningsdag, etc.): bedraagt ca. 2 maanden Deze vermindering in dialoogrondes en tijd zal volgens de werkgroep leiden tot aanzienlijke kostenverlaging voor zowel de markt als Rijkswaterstaat. Advies 4: Maatregelen direct toepassen en implementeren De maatregelen kunnen direct doorgevoerd worden in de praktijk van DBFM-projecten. De werkgroep stelt voor, na consultatie van de PPS-directeuren in Bouwend Nederland en de inkoopdirectie van RWS (GPO) de volgende projecten als eerste op te pakken: SAA-A6 (Type A) A1/A27 (Type A) Sluis Eefde (Type A-) N18 (Type A-) Op basis van de ervaringen met het geoptimaliseerde tenderproces in deze DBFM-tenders en op basis van nader onderzoek naar het Dialoogproduct Convergentiefase Tunnel zouden ook de komende A+-projecten volgens deze aanpak kunnen worden ingericht (Blankenburgtunnel, A13/A16, Via 15 etc.). In het vervolg hierop zouden de lesson learned kunnen worden gebruikt om als markt en Rijkswaterstaat gezamenlijk onderzoek te verrichten en advies in te winnen voor een Next Step Concurrentie Gerichte Dialoog, waarin nadruk komt te liggen op compliance en validatie van het aanbiedingsontwerp. PAGINA 13 VAN 15

15 BIJLAGE: UITWERKING DIALOOGPRODUCTEN PER PROJECTCLASSIFICATIE Dialoogproduct Belang opdrachtgever A + project A project A - project 1. Risicobeheersplan 1e fase dialoog 2 e fase dialoog Comfort en zekerheid: risico-mitigatie; link tussen visie (streven) en toepassing op projectlocatie (verplichting) ca. 6 risico s in 1e fase dialoog Verder concretiseren ca. 3 risico s erbij in 2 e dialoog Eisen afleiden tussen PB en CC ca. 4 risico s in1e fase dialoog Verder concretiseren ca. 2 risico s erbij in 2 e dialoog Eisen afleiden tussen PB en CC ca. 3 risico s in 1 e fase dialoog Verder concretiseren ca. 1 risico erbij in 2 e dialoog Eisen afleiden tussen PB en CC 2. Plan Verkeershinder Comfort en beheerst proces: zicht op verwachte hinder o.b.v. fasering. VVU model meegeven Alleen VVU getal Basisfaseringsplan VVU model meegeven Alleen VVU getal Basisfaseringsplan VVU model meegeven Alleen VVU getal Basisfaseringsplan 3. Basismanagementplan Zekerheid en beheerst proces: beheerst werken; vereiste voor rechtmatige betaling. Beperkt BMP/PvA opstartfase projectvisie + deelplannen PMS, overdracht areaal, V&V en driehoek BG-ON-OG); Volledig BMP door GI tussen PB en CC Beperkt BMP/PvA opstartfase (projectvisie + deelplannen PMS, overdracht areaal, V&V en driehoek BG-ON-OG) Volledig BMP door GI tussen PB en CC Producten van de plank Inbreng van kant-en-klare en te certificeren systemen van moederbedrijf, zoals PMS, enz 4. Plan Vormgeving Gerealiseerd project is zorgvuldig ingepast, voldoet aan de gestelde esthetische eisen, heeft voldoende draagvlak bij omgevingspartijen en draagt bij aan een positief imago van RWS. Plan van aanpak vormgeving (geldigheidsproduct) Uitgewerkte beeldbepalende voorbeelden (max 3) vragen, die voldoen aan het Esthetisch PvE (geldigheidsproduct) Beoordeling door Q-team Plan van aanpak vormgeving (geldigheidsproduct) Beoordeling PvA vormgeving door Q-team Uitgewerkte beeldbepalende voorbeelden (max 3) die voldoen aan het Esthetisch PvE alleen door de geselecteerde inschrijver na Financial Close en presentatie aan Q-team/welstand etc. Toetsing uitgewerkte voorbeelden door Q-team Verklaring betrokkenheid architect en landschapsarchitect bij opstellen tenderontwerp. 4 weken na PSU presentatie tenderontwerp dat voldoet aan het Esthetisch PvE, aan opdrachtgever, Q-team. Toetsing tenderontwerp door Q- team EINDADVIES GEZAMENLIJKE WERKGROEP REDUCTIE TENDERKOSTEN DBFM - [SELECTEER DATUM] 14

16 Dialoogproduct Belang opdrachtgever A + project A project A - project 5. Basis ProjectPlanning Standaardproduct v/d markt Standaardproduct v/d markt Standaardproduct v/d markt 6. Faseringsplan Onder plan verkeershinder brengen Onder plan verkeershinder brengen Onder plan verkeershinder brengen 7. Financieringsplan (compacte versie) Kostennota en kostenraming isoleren van financieringsplan Kostennota en kostenraming isoleren van financieringsplan Kostennota en kostenraming isoleren van financieringsplan 8. DUBOCalc cq. CO2- ladder 9. Product Convergentiefase Tunnel Voldoen aan EU-regelgeving Verplicht Verplicht Verplicht Nog te beschouwen Nog te beschouwen Nog te beschouwen PB: Preferred Bidder fase, CC: ContractClose, GI: Geselecteerde Inschrijver EINDADVIES GEZAMENLIJKE WERKGROEP REDUCTIE TENDERKOSTEN DBFM - [SELECTEER DATUM] 15