Model. Marktconsultatie. Formule Rotterdamse Groene Gebouwen cluster zwembaden. Versie 1 Juni 2011

Transcriptie

1 Model Marktconsultatie Formule Rotterdamse Groene Gebouwen cluster zwembaden Versie 1 Juni 2011 Versie 1 juni van 12

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Aanleiding voor de marktconsultatie 3 Doel consultatie 4 Procedure consultatie 4 Disclaimer 4 Projectbeschrijving 4 De werking van een OEPC 6 De aanbestedingsprocedure 8 Vragenlijst 9 Bijlage 1 Uitnodigingsbrief Marktconsultatie 12 Versie 1 juni van 12

3 Inleiding In dit document wordt de Marktconsultatie beschreven, die is uitgevoerd door de gemeente Rotterdam, voordat werd gestart met de aanbestedingsprocedure Rotterdamse Groene Gebouwen (RGG) pilot zwembaden ( ), gericht op de gunning van een Onderhoud en Energie Prestatie Contract (OEPC). Het document moet gelezen worden als voorbereidend document op een eventuele aanbesteding en is daarom ook in de toekomende tijd geschreven. Elementen van dit document kunnen met eventuele noodzakelijke aanpassingen desgewenst gebruikt worden door andere (publieke) vastgoedbezitters, indien zij een soortgelijke aanbestedingsprocedure willen gaan starten, maar nog niet zeker zijn van de vraag of marktpartijen kunnen voorzien in hun specifieke behoefte. Een marktconsultatie kan bijdragen aan de optimalisatie van het besluitvormingsproces om tot een juiste aanbesteding(svorm) te komen en om de haalbaarheid van het project te toetsen. Het document Marktconsultatie is onderdeel van een set documenten, die als instrumentarium kunnen worden gebruikt door andere vastgoedbezitters om soortgelijke aanbestedingsprocedures voor te bereiden en daadwerkelijk uit te voeren. Aanleiding voor de Marktconsultatie Het Rotterdam Climate Initiative (RCI) zet zich in voor het beperken van de klimaatverandering door het terugdringen van de uitstoot van broeikasgassen. Om dit te realiseren heeft het RCI als doelstelling de CO 2 -uitstoot van de stad Rotterdam in 2025 met 50% te hebben gereduceerd ten opzichte van De gemeente Rotterdam is als mede initiatiefnemer van het RCI verantwoordelijk voor het reduceren van de eigen CO 2 -uitstoot. De CO 2- uitstoot wordt voor een aanzienlijk deel veroorzaakt door het energieverbruik van het gemeentelijke vastgoed. Het Ontwikkelingsbedrijf Rotterdam (OBR) is als eigenaar van het gemeentelijke vastgoed (ca objecten) op zoek naar effectieve en efficiënte methoden om het energieverbruik van de gebouwen te reduceren. Eén van de instrumenten die het OBR hierbij inzet is het zogenaamde Onderhoud en Energie Prestatie Contract (OEPC). De aanbesteding van energiebesparende maatregelen en het uitbesteden van onderhoud op basis van een OEPC door een publieke vastgoedorganisatie is momenteel uniek in Nederland. Het OBR is voornemens het OEPC als eerste toe te passen op een cluster van gemeentelijke zwembaden. De aanbesteding van het cluster zwembaden vormt daarmee een pilot binnen het programma Rotterdamse Groene Gebouwen (RGG). De zwembadgebouwen zijn grootverbruikers in energie en water waardoor de verwachting is dat aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd. Bij een succesvolle toepassing van het OEPC-model is het OBR voornemens meerdere clusters van gemeentelijke gebouwen middels een OEPC te verduurzamen. Het ontwikkelen van een efficiënte en geaccepteerde werkwijze (aanbestedingsprocedure, contractdocumenten) die standaard kan worden toegepast is een belangrijke nevendoelstelling van de pilot. Om dit te bereiken wil Versie 1 juni van 12

4 het OBR samen met marktpartijen verder invulling geven aan de succesvolle toepassing van het OEPC-model. Deze marktconsultatie vormt hiervoor de eerste stap. Partijen worden uitgenodigd om op basis van de toelichting op het project de bijgevoegde vragen in te vullen en te retourneren. Doel van de consultatie Het doel van deze markconsultatie is tweeledig: 1. Het OBR wil voorafgaande aan het aanbestedingstraject marktpartijen informeren over het project, de principes van het OEPC en de vormgeving van de aanbestedingsprocedure. 2. Daarnaast wenst het OBR inzicht te krijgen in de haalbaarheid van het project en mogelijke optimalisaties in de scope en aanbestedingsprocedure die de interesse van marktpartijen in het project kunnen vergroten. Procedure consultatie Deze marktconsultatie is op.(ddmm) gepubliceerd. De marktconsultatie bestaat uit de schriftelijke beantwoording van een aantal vragen. De ingevulde vragenlijst kunnen de marktpartijen tot uiterlijk..(ddmm) per retourneren aan p/a [ adres] Het OBR zal na evaluatie van de schriftelijke consultatie aangeven of het geven van een mondelinge toelichting door marktpartijen tot de mogelijkheden behoort. Het OBR streeft ernaar de uitkomsten van de marktconsultatie uiterlijk 26 februari bekend te maken. Disclaimer Deelname aan deze marktconsultatie is geheel vrijblijvend. De uitkomst van de consultatie zal actief bekend worden gemaakt onder de marktpartijen die binnen de gestelde termijn een ingevulde vragenlijst hebben geretourneerd en zal tevens bekend worden gemaakt aan derden die zich hiervoor melden. De gemeente Rotterdam/OBR verplicht zich met deze marktconsultatie niet tot het daadwerkelijk realiseren van het project, in welke vorm dan ook. Aan informatie over het project die door de gemeente Rotterdam/OBR ter beschikking wordt gesteld kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend. Versie 1 juni van 12

5 Projectbeschrijving Het OBR is eigenaar van de gemeentelijke zwembaden in Rotterdam. De zwembaden worden geëxploiteerd door de dienst Sport en Recreatie. Om het energie- en waterverbruik van de zwembaden te reduceren wenst het OBR een opdrachtnemer te selecteren die een optimale reductie van het energieverbruik realiseert en garandeert gedurende de contractperiode. Daarnaast gaat het OBR ervan uit de beheer- en onderhoudsdiensten van de elektrotechnische- en werktuigbouwkundige installaties gedurende de contractperiode aan de opdrachtnemer uit te besteden. Ook kunnen eventuele benodigde bouwkundige werkzaamheden aan bijvoorbeeld daken en gevels in het contract worden opgenomen indien deze significante reductie in energieverbruik ten gevolge hebben. Tot slot wil de gemeente via het OEPC-model tevens het binnenklimaat van de zwembaden verbeteren. Nut en noodzaak hiervan wordt momenteel door de gemeente onderzocht. Marktpartijen wordt tijdens de aanbestedingsprocedure verzocht een analyse/plan van aanpak op te stallen op basis waarvan besloten wordt welke energiereductie en onderhoudsmaatregelen in het contract opgenomen worden. Indien deze maatregelen niet binnen de contractperiode kunnen worden terugverdiend kan hier eventueel een aanvullende financiële vergoeding voor worden opgenomen. De definitieve scope van werkzaamheden en contractuele voorwaarden wordt in de dialoogfase van het aanbestedingstraject vastgesteld. De voorlopige scope van het project RGG - cluster zwembaden is als volgt: Scope gebouwen Min. 8, max. 13 zwembad/sportcomplexen Scope energie Reductie van gas-, elektra- en waterverbruik Scope dienstverlening 1. Realiseren en onderhouden energiebesparende maatregelen 2. Beheer en onderhoud (overige) E- en W-installaties 3. Eventuele bouwkundige maatregelen 4. Verbeteren binnenklimaat Contractperiode Energie- en waterverbruik Ca. 10 jaar Jaarlijkse verbruiksgegevens elektriciteit, gas en water in jaar x. Versie 1 juni van 12

6 De werking van een (O)EPC Het principe van Energie Prestatie Contracten (EPC s) wordt in het buitenland reeds in verschillende vormen succesvol toegepast. De gemeente Rotterdam gaat er bij het onderhavige project en daarbij te hanteren OEPC-model in de basis van uit dat reductie van energieverbruik de toekomstige financiële middelen genereert om de benodigde investeringen in energiebesparende maatregelen (hardware) en diensten (onderhoud, reparatie) te kunnen financieren. Het verschil tussen een EPC en OEPC is, dat bij een OEPC ook al het overige onderhoud wordt uitbesteed. Al het overige onderhoud wordt betaald uit de meer jaren onderhouds budgetten. De opdrachtnemer binnen een (O)EPC wordt ook wel Energy Service Company (ESCo) genoemd. De voor deelname aan het aanbestedingstraject geselecteerde ESCo s maken een analyse van de beschikbare data en stellen op basis daarvan energiebesparende maatregelen met een plan van aanpak en een Meer Jaren Onderhoud Planning voor. De opdrachtgever selecteert vervolgens de ESCo met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving en sluit hiermee het OEPC. De ESCo pleegt de benodigde investeringen en garandeert in het OEPC een bepaalde energiebesparing gedurende de overeengekomen contractperiode. De opdrachtgever gebruikt (een deel van) de financiële besparingen om de ESCo op periodieke basis te betalen voor de geleverde energieprestatie. De daadwerkelijk geleverde prestatie wordt met een monitoringsysteem vastgelegd. Indien de afgesproken energiereductie niet wordt behaald houdt de opdrachtgever een korting in op de periodieke betaling. Na afloop van het contract komen de financiële voordelen van de energiereductie volledig ten goede van de opdrachtgever. Versie 1 juni van 12

7 Onderstaande figuur 1. Geeft een schematisch overzicht van de werking van een EPC. Figuur 1. Werking EPC De periodieke vergoeding aan de ESCo bestaat onder meer uit betalingen voor investering in hardware, beheer en onderhoud, monitoring en rapportage, risicobeheer en financieringskosten. De opdrachtgever kan naast de gegarandeerde energieprestatie tijdens de contractperiode tevens aanvullende garanties van de ESCo verlangen, zoals kwaliteit van de te installeren hardware en vervangingsinvesteringen en de conditie waarin energiebesparende maatregelen en installaties na afloop van de contractperiode worden overgedragen. Ook kunnen ten aanzien van het beheer- en onderhoud aan de installaties en eventuele (grootschalige) renovatiewerkzaamheden garanties voor de beschikbaarheid/openstelling van de zwembaden worden verlangd. Vanzelfsprekend voldoet de ESCo tijdens de contractperiode aan de eisen die gesteld worden op het gebied van wet- en regelgeving, met name ten aanzien van de veiligheid en gezondheid van medewerkers en bezoekers van de zwembaden. In het OEPC worden duidelijke afspraken gemaakt over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en ESCo, de wijze van prestatiemeting- en afrekening en het gebruik van de objecten door de exploitant. Tijdens de aanbestedingsprocedure wordt dit uitgangspunt gezamenlijk uitgewerkt. Versie 1 juni van 12

8 Voor meer achtergrondinformatie over het OEPC en het programma Rotterdamse Groene Gebouwen kunt u de volgende websites raadplegen: De aanbestedingsprocedure Het College van B&W van de gemeente Rotterdam is aanbestedende dienst. De gemeente wordt in deze vertegenwoordigd door het OBR. Het project wordt Europees aanbesteed met toepassing van de procedure van Concurrentiegerichte Dialoog. Gezien de technische-, financiële- en juridische complexiteit van het project waarbij op basis van een gevraagde prestatie gezocht wordt naar de best passende oplossingen, is het OBR voornemens gebruik te maken van de procedure van Concurrentiegerichte Dialoog. Dit houdt in dat de aanbestedende dienst na aanmelding van geïnteresseerde marktpartijen op basis van vooraf bekendgemaakte selectiecriteria een selectie zal maken van een nader te bepalen aantal partijen die worden uitgenodigd voor het voeren van dialoog. Met deze partijen wordt gezamenlijk gezocht naar: Optimalisatie van uitvraag en scope van het project; Een efficiënte verdeling van taken, verantwoordelijkheden en risico s; Formuleren van duidelijke en acceptabele contractvoorwaarden op basis van het conceptcontract; Oplossingsrichtingen die zo goed mogelijk aansluiten bij de gevraagde prestaties en wensen van de opdrachtgever. Aan het einde van de dialoogfase worden de gegadigde opdrachtnemers uitgenodigd hun biedingen in te dienen. Op basis van de vooraf bekendgemaakte uitwerking van de gunningcriteria selecteert de aanbestedende dienst de gegadigde met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Met deze preferred bidder sluit de aanbestedende dienst het EPC. De geselecteerde ESCo voert vervolgens de afgesproken (energiebesparende) maatregelen uit waarna de afgesproken energiereductie wordt gegarandeerd. Versie 1 juni van 12

9 Vragenlijst U wordt gevraagd in te gaan op onderstaande vragen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling de vragen inhoudelijk verregaand uit te werken aangezien de inhoud ervan openbaar zal worden gemaakt. Onderdeel A. Algemene gegevens De aanbestedende dienst wenst in algemene zin inzicht te krijgen in het profiel van geïnteresseerde marktpartijen. U wordt gevraagd de volgende bedrijfsgegevens in te vullen: Naam bedrijf: Contactpersoon: Adresgegevens: Branche/sector: Omzet (2008): Onderdeel B. Kennis en ervaring De aanbestedende dienst wenst inzicht te krijgen in de vorm en mate waarin geïnteresseerde marktpartijen kennis en ervaring met energie/waterbesparing en prestatiecontracten hebben opgedaan. 1. Heeft uw bedrijf ervaring opgedaan met (prestatie)contracten die gericht zijn op het realiseren van energie/waterbesparing? Zo, ja, in welke vorm/hoedanigheid? 2. Beschikt uw bedrijf over kennis en ervaring met betrekking tot het energiezuiniger maken van zwembad/sportcomplexen? Zo ja, in welke vorm/hoedanigheid? 3. Heeft uw bedrijf ervaring met het terugverdienen van de investeringen in energiebesparende maatregelen (hardware) en diensten (onderhoud, reparatie) voor opdrachtgevers? 4. Heeft uw bedrijf ervaring met het financieren van dergelijke investeringen? Onderdeel C. Toepassing van het OEPC De aanbestedende dienst wenst inzicht te krijgen in hoeverre geïnteresseerde marktpartijen, op basis van de verstrekte projectinformatie, het project geschikt achten via een OEPC te realiseren. Tevens kunnen marktpartijen aangeven wat in hun ogen de belangrijkste voorwaarden zijn om tot een succesvolle contractvorming te komen. Versie 1 juni van 12

10 1. In hoeverre bent u van mening dat het project Rotterdamse Groene Gebouwen cluster Zwembaden zich leent voor realisatie op basis van een Onderhoud en Energieprestatiecontract? 2. Aan welke algemene randvoorwaarden dient volgens u minimaal te worden voldaan om een succesvol OEPC te sluiten? Onderdeel D. Optimalisatie van de projectscope De aanbestedende dienst wenst inzicht te krijgen in hoeverre mogelijke toekomstige ontwikkelingen/wijzigingen in de scope door marktpartijen in het OEPC kunnen worden meegenomen. 1. Het OBR onderzoekt momenteel de noodzaak tot het plegen van (toekomstige) grootschalige (gevel/dak)renovaties aan de zwembadcomplexen. Welke voor- en/of nadelen ziet u ten aanzien van het opnemen van deze werkzaamheden in de scope van het project? 2. Het OBR verwerft in de nabije toekomst enkele andere zwembaden binnen de gemeente Rotterdam. Het tijdpad hiervan is nog niet bekend. In hoeverre acht u het mogelijk om deze objecten in een later stadium onderdeel te laten uitmaken van het OEPC zwembaden? 3. Het OBR gaat een aantal zwembaden in de toekomst sluiten en slopen. Het tijdpad hiervan is nog niet bekend. In hoeverre acht u het mogelijk deze objecten (voor een deel van de looptijd) in het OEPC mee te nemen? 4. De gemeente Rotterdam hanteert als uitgangspunt dat al het Rotterdamse vastgoed op het stadsverwarmingsnet wordt aangesloten. In hoeverre ziet u kansen en risico s om de zwembaden, op termijn, op stadsverwarming aan te sluiten? 5. Bij de toepassing van een OEPC kan de financiering van de benodigde investeringen op verschillende manieren worden ingevuld. Het systeem is voor de opdrachtgever kostenneutraal als de ESCo de investering kan terugverdienen uit energiebesparingen in de contractperiode. In hoeverre bent u in staat om (een deel van) deze investeringen te (laten) financieren? Van welke factoren is dit afhankelijk? Onderdeel E. Optimalisatie van de aanbestedingsprocedure De aanbestedende dienst wenst de aanbestedingsprocedure effectief en efficiënt te laten verlopen. Dit houdt in dat de intensiteit en doorlooptijd van de procedure in verhouding tot de waarde van het contract moet staan. 1. Bent u in staat om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure die op basis van de Concurrentiegerichte Dialoog wordt ingericht? Versie 1 juni van 12

11 2. Welke randvoorwaarden heeft u (eventueel) nodig om te beslissen al dan niet deel te nemen aan de aanbesteding van het OEPC zwembaden? 3. Welke optimalisaties ziet u met betrekking tot het organiseren van een efficiënt en kwalitatief hoogwaardig aanbestedingsproces, waarbij de transactiekosten voor deelname voor zowel marktpartijen als aanbestedende dienst in verhouding staan tot de aard en omvang van het project? Onderdeel F. Overige vragen 1. Bent u bereid om naar aanleiding van deze consultatie in een gezamenlijke workshop of gesprek met de aanbestedende dienst de randvoorwaarden voor de aanbesteding te optimaliseren? Versie 1 juni van 12

12 Bijlage 1 Uitnodigingsbrief/ voor deelname aan de Marktconsultatie Geachte heer/mevrouw, De gemeente Rotterdam werkt aan een duurzame vastgoed portefeuille. Om de komende jaren het gemeentelijke vastgoed te verduurzamen en de CO2-uitstoot te verminderen is het programma Rotterdamse Groene Gebouwen gestart. In het programma Rotterdamse Groene Gebouwen wordt clustergewijs het eigen vastgoed van de gemeente Rotterdam duurzamer gemaakt door energiebesparende maatregelen te treffen. De Rotterdamse zwembaden zijn het eerste cluster dat als pilotproject start. De energiebesparing wordt gerealiseerd door een partij die hiervoor specifiek als opdrachtnemer verantwoordelijk is. Deze partij wordt een Energy Service Company (ESCo) genoemd. De ESCo sluit hiervoor een Energie Prestatie Contract (EPC) af met de gemeente Rotterdam. Ter voorbereiding op de aanbesteding van het EPC zwembaden organiseert de gemeente Rotterdam een marktconsultatie. De informatie voor deze marktconsultatie wordt op maandag 25 januari gepubliceerd op: Aanbestedingskalender: en Tenders Electronic Daily: In de verwachting u hiermee voorlopig voldoende geïnformeerd te hebben, Met vriendelijke groet, Versie 1 juni van 12