Bestuursrapportage concept berap (versie ab).docx

Transcriptie

1 Bestuursrapportage concept berap (versie ab).docx 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Bestuurlijke samenvatting...3 Leeswijzer... 4 Hoofdstuk 1 De paragrafen...5 Paragraaf 10 Bedrijfsvoering... 5 Hoofdstuk 2 Belastingopbrengsten Waterschapsbelastingen Gemeentebelastingen Hoofdstuk 3 Financiële rapportage Bijlage Programma 1 Heffing en inning van belastingen en uitvoering wet WOZ Bijlage Programma Gegevensbeheer, een tussenbericht Bijlage Transitieplan WOZ, eindrapportage

3 Bestuurlijke samenvatting De bestuursrapportage is een rapportage aan het GBLT-bestuur over de realisatie van de plannen uit de begroting. Ze bevat ook een totaaloverzicht over de belastinguitvoering van de deelnemende waterschappen en gemeenten. De bestuursrapportage wordt vastgesteld door het algemeen bestuur en gebruikt om de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling te informeren over de bedrijfsvoering. De bestuursrapportage is zowel beleidsinhoudelijk als financieel van karakter en verslaat het tweede kwartaal Over de prestaties voor de individuele opdrachtgevers en de verwachte belastingopbrengsten wordt aan elk van hen separaat gerapporteerd in de voortgangsrapportages. De eerste voortgangsrapportage van 2016 verschijnt gelijktijdig met deze bestuursrapportage. Na een goed eerste kwartaal, waarin de planning vooral is gericht op de tijdige verzending van WOZ beschikkingen en de aanslagoplegging voor de gemeenten, is ook het tweede kwartaal goed verlopen. De doelstelling om eind juni de waterschapsbelasting voor minstens 98% op te leggen krijgt dan de volle aandacht. In normale jaren is dit een druk seizoen en nu nog meer dan anders. Het oplossen van uitval en terugdringen van werkvoorraden is versneld opgepakt om zeker te zijn dat de laatste aanslagen 2013 en 2014 tijdig worden opgelegd. Het programma gegevensbeheer heeft de eerste successen opgeleverd en het transitieplan WOZ komt in beheerfase. Hieronder volgt een korte typering van de stand van zaken om vervolgens te verwijzen naar de betreffende paragrafen voor detail. De gemeentelijke belastingheffing is eind juni voor 95% opgelegd. De onroerendzaakbelasting levert daarin het grootste aandeel met 99% opgelegd. De werkzaamheden voor de waardering hebben enige hinder ontvangen van late oplevering software, maar een afwikkeling volgens schema, de zogenaamde WOZ-tijdlijn, ligt in het verschiet. De waterschapbelastingen zijn eind juni voor 96% opgelegd, een fractie minder dan gepland. Het nieuw samengestelde managementteam heeft in het tweede kwartaal alle werkvoorraden onder het vergrootglas gehouden. Dat heeft geleid tot een versnelling van activiteiten en het bijschakelen van uitvoerende capaciteit voor het opwerken van data en het oplossen van klantresponse. Opwerken van data leidt tot een kettingreactie van nagekomen aanslagen oude over oude belastingjaren, boze klantenreacties, bezwaren, kwijtscheldingsverzoeken en oninbare debiteuren. Met deze extra inzet wordt in 2016 een verhoogde belastingopbrengst en ontvangst verwacht. Dat positieve effect is nog niet goed te becijferen en per opdrachtgever verschillend. De prognose wordt nog niet bijgesteld. Voor zover beschikbaar worden de effecten toegelicht in de voortgangsrapportages. Bovengenoemde extra werkzaamheden worden uitgevoerd met ingehuurde capaciteit. Dat kan binnen de beschikbare deelnemer bijdragen door onderbesteding op andere budgetten. We houden de vinger aan de pols en informeren het bestuur, indien nodig met een extra rapportage. Uitgangspunt is volledige belastingheffing. De management control op werkvoorraden was een van de aanbevelingen om de beheersing te verbeteren. De directie heeft in het 2e kwartaal inzichtelijk gemaakt hoe alle aanbevelingen worden opgevolgd en verantwoord. De nieuwe manager voor de beheersing van het belastingproces is aangetrokken. De kwaliteitsverbetering in het WOZ proces is in het eerste kwartaal gehonoreerd met een voldoende door de Waarderingskamer. Een goede beoordeling kan alleen verkregen worden met aanhoudend verbeterde prestaties. De kwaliteitsbepalende taken in dit proces gaan we uitvoeren met eigen medewerkers. Daarvoor is een capaciteitsuitbreiding wenselijk en kosteneffectief. Deze kan gefinancierd worden door budgetten anders te labelen. Voor 2016 en 2017 kan dat door herbestemmen van beschikbare middelen. Het programma gegevensbeheer heeft in het tweede kwartaal een doorstart gekregen. De programmaleiding is versterkt en de afstemming met de software leverancier robuuster opgezet, dit laatste in nauwe samenwerking met de andere belastingkantoren. Dat blijft niet zonder vrucht. Een 3

4 tweetal mijlpalen zijn intussen opgeleverd en in productie, vertraagd maar succesvol. Het betreft de toelevering van kadastergegevens (MO-converter) en de aansluiting op de LV-WOZ. Een project datakwaliteit is gedefinieerd en gestart met als doel de verwerking van data uitval en het inrichten van permanent beheer. Eerder is al gemeld dat het programma zal doorlopen tot in In het jaarplan 2016 voor de bedrijfsvoering is een prominente plaats uitgeruimd voor de verbetering van de primaire processen met de lean-6-sigma methode. Sleutelmedewerkers uit alle geledingen hebben de theoretische opleidingen afgerond en beginnen aan hun praktijkopdracht, onze procesverbeteringen. De bedoeling is dat door deze aanpak het gehele bedrijf wordt doordrenkt met deze methodologie. Leeswijzer GBLT kent één programma. Het heffen en innen van belastingen en het uitvoeren van de wet WOZ. Voor de inhoud van dit programma verwijzen wij u naar bijlage 1. Naast het programma heffing en invordering van belastingen en uitvoering van de wet WOZ en de exploitatiebegroting bestaat de begroting uit een aantal paragrafen. Niet alle paragrafen zijn relevant voor de bestuursrapportage. In deze bestuursrapportage wordt in hoofdstuk 1 daarom alleen ingegaan op de paragraaf 10 bedrijfsvoering. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de belastingopbrengsten 2016 en in hoofdstuk 3 is financiële rapportage van GBLT weergegeven. 4

5 Hoofdstuk 1 De paragrafen Paragraaf 10 Bedrijfsvoering Klantcontact Onderstaande tabel geeft de door GBLT verzonden documenten in de eerste halfjaar weer in vergelijking met dezelfde periode in 2015 en 2014, alsmede de naar aanleiding daarvan ontvangen en beantwoorde telefoontjes en de telefonische bereikbaarheid verzonden aanslagbiljetten verzonden overige documenten totaal verzonden documenten Beantw oorde telefoontjes % bereikbaarheid 95% 95% 87% % beantw oord t.o.v. verzonden 7,5% 6,6% 7,2% In 2015 heeft gedurende het eerste halfjaar de focus gelegen op het verzenden van aanslagen. Daardoor werden in die periode minder overige documenten verzonden. Er wordt continue gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit. De GBLT Academie zorgt voor de inhoudelijke kennis en alle medewerkers van de Front Office hebben onlangs de training Weerbaar en klantgericht aan de telefoon gevolgd. Dit heeft effect op de efficiëntie. We zien dat het aantal beantwoorde telefoontjes dit jaar hoger is dan de vorige jaren en de bereikbaarheid is gelijk gebleven aan het jaar 2015 en sterk verbeterd ten opzichte van Het percentage beantwoorde telefoontjes ten opzichte van de verzonden document is gestegen. Dit heeft vooral te maken met de toetreding van nieuwe gemeenten en de aanslagen die verstuurd zijn voor oudere belastingjaren. GBLT is per 1 januari 2016 gestart met het gebruik van de Berichtenbox van Mijn Overheid. Dit heeft ook tot een verhoogd telefoonaanbod geleid. Het in gebruik nemen van het nieuwe Online Contact Center systeem werpt zijn vruchten af. Ruim 26% van de aangeboden gesprekken wordt afgehandeld door de IVR (Interactive Voice Response) of via andere kanalen waar geen medewerker aan te pas komt. De volgende grafiek geeft de bereikbaarheidspercentages over de rapportageperiode in vergelijking met de twee voorgaande jaren weer. 5

6 De maanden mei en juni laten een lagere bereikbaarheid zien ten opzichte van Dit heeft vooral te maken gehad met de aanslagoplegging van oudere belastingjaren, waardoor er meer reacties zijn geweest. Klachten In het eerste half jaar van 2016 zijn in totaal 60 formele klachten afgehandeld, het eerste half jaar van 2015 waren dat er 100. Het aantal gegrond verklaarde klachten is 37, ten opzichte van 47 in ongegrond gegrond t ot aal per bejegening kwijt schelding communicat ie overig deelnemer wat erschap Drents Overijsselse Delta Rijn en IJssel Vechtstromen Vallei en Veluw e Zuiderzeeland gemeent e Bunschoten Dalfsen Dronten Leusden Nijkerk Zw olle t ot aal Naar aanleiding van de evaluatie over de klachten bejegening en communicatie, is besloten om de training Weerbaar en klantgericht aan de telefoon door alle medewerkers van de Front Office en de Flexibele schil te laten volgen. De aankomende maanden zal blijken of dit een positief effect heeft op de communicatie met en de bejegening van de belastingbetalers. Transitieplan WOZ GBLT wil naar een beheersbare situatie toewerken bij de uitvoering van de WOZ. In die situatie is het proces waarderen onder controle. Dat houdt in dat waarderen plaatsvindt conform de eisen van de Waarderingskamer, de aanslagen en beschikkingen tijdig worden opgelegd, betalingen aan gemeenten conform afspraak worden afgedragen, omgeven door voldoende risicomanagement en voorzien van (bestuurlijke)stuurinformatie, waaronder forecast en (verantwoordings-)rapportages. Daarvoor is het nodig dat de systemen goed functioneren, de basisbestanden op orde zijn (kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens), dat de processen aangepast en aantoonbaar werkend zijn en dat medewerkers zijn toegerust op hun taken. Om deze situatie te bereiken is door het bestuur in 2015 een budget van beschikbaar gesteld waarvan voor de 20% controle van objectkenmerken. In bijlage 3 is een eindrapportage opgenomen over de activiteiten die met deze middelen zijn gefinancierd. De meeste doelstellingen uit het Transitieplan zijn gerealiseerd, waaronder de verbetering van het algemene oordeel van de Waarderingskamer. Enkele doelstellingen werden echter nog niet (volledig) gerealiseerd. Zo is er een operationele procesachterstand geconstateerd van onder andere bezwaar en beroep en is er nog geen analyse uitgevoerd op het gebruik van Ortax en Key2Belastingen. De gegevens over de waardeontwikkeling werden, in plaats van half oktober, begin november aan de gemeenten geleverd. Eén van de maatregelen die is genomen is het afsplitsen van de WOZ taak van de afdeling Heffen naar een aparte afdeling Waarderen en het aanstellen van een manager die verantwoordelijk is voor de operationele uitvoering van de WOZ taak. De transitie wordt vervolgd in de jaren 2016 en Het transitieproces WOZ is nooit helemaal af. Het beoogde doel, een goede beoordeling door de Waarderingskamer is nog niet binnen. De verwachtingen 6

7 van diezelfde Waarderingskamer staan intussen ook niet stil, zo blijkt uit een gepubliceerde waarderingsinstructie. De activiteiten om aantoonbaar te verbeteren gaan daarom onverkort door. Tegelijk is het ook goed om te onderkennen dat de projectfase van het transitieplan WOZ is afgerond. De resterende en blijvende activiteiten voor het optimaliseren van de waarderingen zullen in de beheerfase worden voortgezet met de reguliere middelen. Formatie WOZ Eén van de leerervaringen van het transitieplan WOZ is, dat de afdeling in het verleden met een te krappe vaste formatie heeft gewerkt, anticiperend op toekomstige volumegroei. Gemeend is dat met inhuur van tijdelijke capaciteit de piekbezetting kon worden opgevangen. Dat heeft de kwaliteit van de uitgevoerde waarderingen geen goed gedaan. Intussen is er een voornemen om het de afdeling uit te breiden van ruim 18 naar ruim 23 fte om daardoor de consistentie van het opgeleverde werk te vergroten. Bijkomend voordeel is dat daardoor ook de kennis binnen het team kan worden vergroot door het inbrengen van nieuwe vaardigheden. De toename van 3 fte kan gefinancierd worden door inzet van bestaande budgetten voor inhuur. Een extra uitbreiding van 2 fte kan worden gefinancierd door inzet van de gereserveerde middelen voor kwaliteitsgroei. Daarvoor zal tegelijk met deze rapportage een bestuursvoorstel worden aangeboden. Programma Gegevensbeheer. In 2015 is, na een financiële injectie van de deelnemers, het Programma Gegevensbeheer gestart. Het doel van het programma is om het gegevensbeheer op een hoger plan te brengen. Dat omvat drie hoofdlijnen; aansluiten op het landelijk stelsel van (beschikbare) basisregistraties, verwerken van de uitval van gegevens en het inrichten van een toekomst vast beheerproces. De eerste helft van 2016 is ten behoeve van het programma een nieuwe planning opgesteld, omdat de oplevering van software behoorlijk vertraagd is. Concreet betekent dit dat: de relatie met de leverancier uitgelijnd wordt in samenwerking met andere belastingkantoren; de programmaleiding is vernieuwd; een project datakwaliteit gedefinieerd en opgestart is om daadwerkelijk de data op te werken. Intussen zijn delen van de noodzakelijke software geleverd en in gebruik genomen. Zo werd de gemeente Dronten aangesloten op de LV-WOZ. De doelstellingen van het programma zijn te realiseren, maar we verwachten dat deze niet in 2016 geheel worden afgerond. Dat betekent dat het programma en een deel van de bestedingen doorlopen tot in Na deze tranche zal waarschijnlijk een vervolg worden opgestart voor nieuwe basisregistraties zoals de BRP. In bijlage 2 is een tussenrapportage opgenomen over de voortgang van het programma en de besteding van de extra toegekende middelen (begrotingswijziging 2015). Interne beheersing In het voorjaar heeft Deloitte een onderzoek gedaan naar de interne beheersing. Aanleiding voor het onderzoek was verjaring van belastingaanslagen 2013 voor de waterschappen, maar de strekking van het onderzoek is breder. De directie heeft de uitkomsten van het onderzoek, voorzien van een reactie, voorgelegd aan het dagelijks bestuur op 30 maart Diezelfde dag is ook het algemeen bestuur geïnformeerd. De directie heeft in de initiële reactie aan het bestuur aangegeven dat de aanbevelingen stroken met de eigen analyse en dat bestaande plannen een groot deel van de aanbevelingen afdekken. In de brief staan drie aanvullende maatregelen om de besturing van de organisatie te verbeteren. Deze drie maatregelen liggen op schema of zijn afgerond en werkzaam. Het algemeen bestuur heeft gevraagd om inzicht in de behartiging van de overige aanbevelingen. Afgesproken is om de rapportage daarover te herhalen tot aan de jaarrekening ICT Een onderzoek naar de ontwikkeling en bezetting binnen het cluster Informatie & Automatisering (I&A) is door bureau M&I Partners afgerond. In het eindrapport wordt geadviseerd de ingeslagen koers van het geleidelijk uitbesteden van ICT-services voort te zetten en acties te ondernemen die geleidelijke verdere uitbesteding, van onder andere helpdesk en technisch beheer, mogelijk maken. Daarmee komt 7

8 ruimte vrij voor een nadrukkelijker focus op wat echt belangrijk is voor de dienstverlening van GBLT, een beter informatie- en datamanagement en een betere aansturing van softwareleveranciers. Vooral met Centric moet worden nagegaan hoe de ontbrekende kernfunctionaliteit op zo kort mogelijke termijn, tegen voor GBLT aanvaardbare voorwaarden, kan worden toegevoegd. Het onderzoek is een belangrijke bijdrage voor een op te stellen ICT-visie voor GBLT, waarin een samenhangende koers wordt uitgezet. De visie wordt in het eerste kwartaal van 2017 aangeboden aan het bestuur. Invorderopbrengsten In de jaarrekening 2015 is een bedrag van ruim 2,9 mln. aan nog te realiseren invorderopbrengsten opgenomen voor de heffingsjaren 2015 en ouder. In onderstaande tabel wordt aangegeven op welke wijze dit bedrag is opgebouwd. bedragen in x1.000 t /m belast ingjaar belast ingjaar Tot aal in rekening gebrachte, maar nog te innen invorderopbrengst nog in rekening te brengen en te innen invorderopbrengst Tot aal nog t e innen invorderopbrengst Na het versturen van aanmaningen, dwangbevelen en door het betekenen van hernieuwde bevelen voor de verschillende belastingjaren, met de daaruit voortkomende vervolgacties op het gebied van de dwanginvordering, hebben wij van dit bedrag ultimo juni 2016 ongeveer 70% ontvangen ( ). De verwachting is dat het bedrag dat op de balans is opgenomen wordt overschreden, hetgeen een positief effect zal hebben op het resultaat. Het totaal aantal te verzenden aanmaningen en dwangbevelen voor de belastingjaren 2015 en ouder is ruimschoots geëffectueerd. Inmiddels is er ook gestart met het versturen van invorderingsdocumenten voor belastingjaar 2016, voor de aanslagen waarvan de vervaldatum is verstreken. In de maanden mei en juni zijn totaal aanmaningen voor heffingsjaar 2016 verstuurd. Begin juli zijn de eerste dwangbevelen voor belastingjaar 2016 verstuurd. De werkzaamheden ten aanzien van de inning van nog niet betaalde belastingaanslagen bij de externe partij gaan onverminderd voort. In de volgende tabel wordt in aantallen en geld inzichtelijk gemaakt hoe de voortgang verloopt. Werkelijk aant al overgedragen Tot aal overgedragen bedrag Nog t e innen per percent age nog t e innen overgedragen in % overgedragen in % Tot aal % Op basis van de maandelijkse monitoring, kan een voorzichtige prognose worden afgegeven voor de nog te ontvangen bedragen van de aangeleverde en nog in behandeling zijnde vorderingen voor het einde van De bestanden die in 2015 zijn aangeleverd, bestonden voornamelijk uit vorderingen voor het belastingjaar 2014 en ouder. Als gevolg van de verplichte Europese aanbesteding was het niet mogelijk om deze vorderingen eerder over te dragen aan een externe partij en het dwanginvorderingstraject te starten. Hiervan moet nog 41% worden geind. Gezien de ouderdom van deze vorderingen en de verschillende invorderingsacties die al zijn uitgevoerd die zouden moeten leiden tot (volledige) betaling, zal naar verwachting uiteindelijk nog een bedrag van ruim 4 mln. worden geincasseerd. De verwachting is dat voor 30% van deze belastingaanslagen de invordering in 2017 nog zal moeten worden voortgezet. 8

9 De bestanden die tussen januari en juni 2016 zijn aangeleverd, bestaan voor meer dan 50% uit vorderingen van belastingjaar Hiervan is de verwachting dat 75% (volledig) zal worden geind. Begin juli zijn de laatste vorderingen van belastingjaar 2015 overgedragen aan het externe deurwaarderskantoor. Hiervan is ook aannemelijk dat de invordering ook nog in 2017 zal doorlopen. In augustus 2016 worden de eerste vorderingen van 2016 overgedragen aan het externe deurwaarderskantoor. Verbeteren van de prognose nog op te leggen aanslagen De accountant heeft bij het controleren van de jaarrekening 2015 van GBLT de prognose van GBLT voor nog op te leggen aanslagen bijgesteld. Dit geldt vooral voor de waterschapbelastingen. Om te voorkomen dat dit weer gebeurt, wordt in juli gestart met een project om protocollen per belastingsoort op te stellen waarin de systematiek vastgesteld wordt voor het maken van de prognoses. Hiervoor is externe ondersteuning ingehuurd. De protocollen worden afgestemd met de accountant. 9

10 Hoofdstuk 2 Belastingopbrengsten Waterschapsbelastingen In de hierna volgende tabel zijn de tot en met 30 juni 2016 gegenereerde opbrengsten voor het belastingjaar 2016 voor de waterschapsdeelnemers weergegeven. In de eerste helft van het jaar is de prioriteit uitgegaan naar het opleggen van de kohieren voor het belastingjaar 2016 conform onze productieplanning. In de tweede helft van het jaar wordt de prioriteit gegeven aan het opwerken van bestanden naar volledige aanslagoplegging voor objecten die nog niet in de aanslag zijn betrokken. De realisatiecijfers betreffen het netto opgelegde bedrag (= oplegging minus verminderingen naar aanleiding van bezwaarschriften). De verschillen tussen de kerncijfers voor de begroting en de uiteindelijke realisatie zullen in de voortgangsrapportages aan de deelnemers worden toegelicht. bedragen in x Kerncijfers Realisat ie Verschil procent ueel begrot ing t ot en met t ussen opgelegd jun-16 realisat ie t.o.v. en kerncijfers kerncijfers begrot ing begrot ing zuiveringsheffing w oonruimten % bedrijfsruimten % t ot aal zuiveringsheffing % wat ersyst eemheffing verontreinigingsheffing w oonruimten % verontreinigingsheffing bedrijfsruimten % ingezetenen % gebouw d % ongebouw d % ongebouw d natuurterreinen % t ot aal wat ersyst eemheffing % t ot ale belast ingo pbrengst % Zuiveringsheffing en verontreinigingsheffing woonruimten en watersysteemheffing ingezetenen De aanslagen 2016 zuiveringsheffing woonruimten en watersysteemheffing ingezetenen, waarvan de bewoner niet de eigenaar van de onroerende zaak is, zijn in de maanden januari t/m maart opgelegd. De aanslagen zuiveringsheffing woonruimten en watersysteemheffing ingezetenen, waarvan de belastingplichtige tevens de eigenaar van de onroerende zaak is, zijn gecombineerd opgelegd met de watersysteemheffing (gebouwd/ongebouwd) in de maanden april tot en met juni. Eind juni is ongeveer 97% van de geprognotiseerde belastingopbrengst opgelegd. Zuiveringsheffing en verontreinigingsheffing bedrijfsruimten Het merendeel van de voorlopige aanslagen voor bedrijfsruimten en de forfaitaire aanslagen is in de maand januari opgelegd. Alleen de aanslagen ten behoeve van de forfaitaire bedrijfsruimten zijn definitief. De voorlopige aanslagen voor de machtigings- en aangiftebedrijven worden voor het overgrote deel in 2018 definitief vastgesteld. De nog te realiseren aanslagen hebben voornamelijk betrekking op nog op te nemen nieuwe bedrijven die nog een aanslag 2016 moeten ontvangen. Deze worden in de maandelijkse aanslagkohieren geleidelijk gerealiseerd. Naar aanleiding van een uitgevoerde bestandsvergelijking met andere belastingsoorten en de waterbank moet, GBLT breed, van nog circa bedrijven worden beoordeeld of deze belastingplichtig zijn voor de zuiveringsheffing. In de voortgangsrapportages ten behoeve van de individuele deelnemers zal hier specifieker op worden ingegaan. 10

11 Het verschil in de verontreinigingsheffing bedrijfsruimten wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door bronneringen die lozen op oppervlaktewater. Bronneringen krijgen een aanslag wanneer een melding van een lozing wordt doorgeven via het waterschap. Watersysteemheffing gebouwd, ongebouwd en natuurterreinen De aanslagen 2016 voor de watersysteemheffing gebouwd, ongebouwd en natuurterreinen zijn opgelegd in de periode april tot en met juni. De grondslag voor de watersysteemheffing gebouwd is de WOZ waarde. De bestanden met WOZ waarden zijn door de 93 gemeenten geleverd, ingelezen en verwerkt in het belastingsysteem. Circa 95 % van de geprognotiseerde belastingopbrengst is gerealiseerd. Eind april 2016 heeft de conversie naar een nieuw datamodel plaatsgevonden ten behoeve van de wijze waarop gegevens worden vastgelegd en uitgewisseld met basisregistraties (RSGB en Stuf 3.10). Ten gevolge van deze conversie zijn objecten geblokkeerd en de WOZ waarden niet gekoppeld. Daarnaast hebben gemeenten in hun Stuf-WOZ leveringen ook objecten geblokkeerd aangeleverd. Van deze objecten moet de waarde nog door de gemeenten worden vastgesteld. In de tweede helft van het jaar worden de geblokkeerde objecten opgewerkt. In de eerste bestuursrapportage is melding gemaakt van een mogelijk risico op het gebied van tijdige aanslagoplegging voor vier gemeenten, waarbij foutieve bestanden werden aangeleverd via de LV WOZ. Na de nodige testinspanningen zijn deze gemeenten in het laatste kohier van juni verzonden. Aanslagoplegging voorgaande belastingjaren Bij de controle van de jaarcijfers 2015 heeft de accountant een aantal onzekerheden en fouten geconstateerd. In de voortgangsrapportage per deelnemer wordt hier apart op ingegaan. Er is een extra inspanning gedaan op het gebied van bestandscontroles. Dit heeft voor de heffingsjaren 2013 tot en met 2015 geresulteerd in belastingopbrengsten die worden weergegeven in de volgende tabel. bedragen in x inschat t ing Realisat ie inschat t ing Realisat ie inschat t ing Realisat ie bij de 2013 bij de 2014 bij de 2015 jaarrekening periode jaarrekening periode jaarrekening periode no op t e 1-jan-16 no op t e 1-jan-16 no op t e 1-jan-16 leggen t /m leggen t /m leggen t /m jun jun jun-16 zuiveringsheffing woonruimten bedrijfsruimten t ot aal zuiveringsheffing wat ersyst eemheffing verontreinigingsheffing woonruimten verontreinigingsheffing bedrijfsruimten ingezetenen gebouwd ongebouwd ongebouwd natuurterreinen t ot aal wat ersyst eemheffing t ot ale belast ingopbrengst

12 Gemeentebelastingen In de hierna volgende tabel zijn de tot en met 30 juni 2016 gegenereerde opbrengsten voor het belastingjaar 2016 voor de gemeentedeelnemers weergegeven. In totaliteit is 95% van de begrote belastingopbrengsten opgelegd. De realisatiecijfers betreffen het netto opgelegde bedrag (= oplegging minus verminderingen naar aanleiding van bezwaarschriften). De verschillen tussen de kerncijfers en de uiteindelijke realisatie zullen in de voortgangsrapportages per deelnemer worden verklaard. Voor de gemeente Dronten zijn de verschillen opvallend. Daarom is in samenwerking tussen GBLT en Dronten een kortlopend traject gestart, waarin extra analyses zullen worden uitgevoerd. bedragen x Begrot ing Realisat ie Verschil pro cent ueel t ussen opgelegd t ot en met realisat ie t.o.v. 30-jun-16 en kerncijfers kerncijfers begrot ing begrot ing o nroerendzaakbelast ing eigenaar w oningen % eigenaar niet w oningen % gebruiker niet w oningen % totaal onroerendzaakbelasting % o verige belast ingen rioolheffing % afvalstoffenheffing/reinigingsheffing % diftar % hondenbelasting % toeristenbelasting % overige heffingen % totaal overige belastingen % totale belastingopbrengst % De volgende algemene opmerkingen kunnen worden gemaakt: Onroerendzaakbelastingen Het opgelegde bedrag aan onroerendzaakbelastingen komt per rapportagedatum 0,955 mln. lager uit dan de 6 gemeentelijke begrotingen. Nog niet alle aanslagen zijn, in verband met (proces)blokkades, opgelegd. Overige belastingen Diftar De wijze van aanslaan Diftar voor de gemeente Nijkerk is gewijzigd vanaf Deze wijziging houdt in, dat in plaats van ieder kwartaal een aanslag op het daadwerkelijk aantal ledigingen wordt overgegaan naar één jaaraanslag op het aantal ledigingen. De jaaraanslag voor het heffingsjaar 2016 wordt in januari 2017 opgelegd. Voor de gemeente Dalfsen wordt dezelfde wijze van aanslagoplegging gehanteerd. De kohieren met betrekking tot wijzigen in het huishouden (onder andere uithuizingen en beëindigingen belastingplicht) ondervinden problemen in verband met bestandsuitwisseling met de afvalverwerker en het ontbreken van een functionaliteit in het belastingpakket Key2Belastingen. In november (week 47) vindt een upgrade plaats naar een hogere release. In deze release wordt de functionaliteit beschikbaar gesteld en kunnen de aanslagen worden opgelegd. Het ontbreken van deze functionaliteit is tijdens het project aansluiten Bunschoten en Dalfsen onvoldoende onderkend. De primaire kohieren worden in januari 2017 opgelegd. Dit houdt in, dat de merendeel van de begrote opbrengsten voor het heffingsjaar 2016 in januari 2017 worden gerealiseerd. Toeristenbelasting De toeristenbelasting voor de gemeenten Dronten, Leusden, Nijkerk en Dalfsen wordt eind juli opgelegd. 12

13 Hoofdstuk 3 Financiële rapportage Op deze pagina treft u de financiële gegevens op hoofdlijnen aan. GBLT werkt met een begroting, na wijziging door toetreding van de gemeenten Bunschoten en Dalfsen, van ruim 20 mln., welk bedrag volledig wordt gebruikt voor het proces van heffen en innen van belastinggelden voor de deelnemers. De deelnemers dragen voor een bedrag van ruim 17,3 mln. bij aan GBLT. Daarnaast is ongeveer 3,2 mln. begroot voor in rekening gebrachte (wettelijke) kosten van (dwang)invorderingsmaatregelen in verband met het niet tijdig betalen van belastingaanslagen. Onderstaande tabel geeft de lasten en baten per 30 juni 2016 ten opzichte van de begroting na wijziging op hoofdlijnen weer. Verder wordt in de laatste kolom de prognose voor het eind van het boekjaar getoond. bedragen in x Wijziging realisat ie pro gnose Begro t ing 2016 einde 2016 t ot en met boekjaar 30-jun-16 LASTEN 1 Rente en afschrijvingen Personeelslasten Goederen en diensten van derden Bijdragen aan derden Toevoegingen voorzieningen/onvoorzien TOTAAL LASTEN BATEN 1 Financiële baten Personeelsbaten Goederen en diensten aan derden Bijdragen van derden Waterschaps- en gemeentebelastingen Interne verrekeningen TOTAAL BATEN In het eerste half jaar van 2016 lijkt er sprake van onderbesteding, maar dat is niet een juiste interpretatie van de werkelijkheid. Bij de teams van waarderen, heffen en innen wordt ingehuurd en uitbesteed om de capaciteit aan te vullen en zo de belastingopbrengsten oude jaren veilig te stellen. Dat betekent ook dat de beschikbare ruimte op overige budgetten daarvoor wordt ingezet. De verplichtingen daartoe zijn aangegaan. In de gepresenteerde prognose wordt dat effect zichtbaar door besteding conform budget (personeelslasten en diensten derden). De post onvoorzien is nog niet aangewend. Aan het eind van 2016 loopt de voorziening af voor de personele gevolgen van de samenvoeging van de organisaties Lococensus en Tricijn. Gedurende dit jaar worden nog afspraken met betreffende medewerkers afgerond. De geraamde invorderopbrengsten (5 waterschaps- en gemeentebelastingen) worden deels in 2016 en deels in 2017 gerealiseerd, omdat sommige invorderingsacties pas in 2017 kunnen worden opgestart vanwege het verlopen van termijnen tegen het einde van Er zijn nog geen aanwijzingen dat een significante afwijking van de begroting zal optreden. 13

14 Bijlage 1 Programma 1 Heffing en inning van belastingen en uitvoering wet WOZ GBLT kent één programma, de heffing en inning van belastingen en de uitvoering van de Wet WOZ voor lokale overheden. Het programma kent op hoofdlijnen de volgende activiteiten. Waarderen Heffing, inclusief het gegevensbeheer Inning Waarderen Deze activiteit heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van deelnemende gemeenten en, indirect, voor de in het GBLT deelnemende waterschappen. De volgende werkzaamheden vallen hieronder: verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van basisgegevens ten behoeve van de uitvoering van de wet waardering onroerende zaken bepalen van de WOZ-waarden Heffing, inclusief het gegevensbeheer Deze activiteit heeft betrekking op het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en inning voor alle deelnemers in het GBLT. De volgende werkzaamheden worden daarvoor uitgevoerd: verwerken van gegevens uit de Basisregistratie Kadaster (BRK) verwerken van gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens (BRP) verwerken van mutatieleveringen uit andere bronnen verwerken van leveringen van waarden in het kader van de WOZ van nog niet aangesloten gemeenten Inning Deze activiteit heeft betrekking op alle werkzaamheden in het kader van de inning en de (dwang)invordering van belastinggelden. Tot dit procesonderdeel behoort de incasso, het voeren van een volledige en accurate administratie en het uitvoeren van dwanginvorderingswerkzaamheden. De volgende werkzaamheden vallen hieronder: bewaken van de debiteurenadministratie behandeling van verzoeken om kwijtschelding van belastingen verzenden van aanmaningen en dwangbevelen indien aanslagen onbetaald blijven het treffen van andere invorderingsmaatregelen het beoordelen van oninbaarheid van aanslagen 14

15 Bijlage 2 Programma Gegevensbeheer, een tussenbericht. In 2015 is het programma gegevensbeheer gestart, na een financiële injectie van de deelnemers. Het doel van het programma was om het gegevensbeheer op een hoger plan te brengen. Dat omvat drie hoofdlijnen; aansluiten op het landelijk stelsel van (beschikbare) basisregistraties, verwerken van de uitval van gegevens en het inrichten van een toekomst vast beheerproces. De eerste helft van 2016 is het programma opnieuw gepland, omdat de oplevering van software behoorlijk vertraagd is. Voor het Programma Gegevensbeheer is een programmamanager aangetrokken, die in mei is begonnen. Deze heeft, samen met de nieuwe projectmanager het nieuwe deelproject Datakwaliteit opgezet, met als doel de eigen datakwaliteit te verhogen. Voortgang van de deelprojecten: Project LV-WOZ De aansluiting van de gemeente Dronten op de landelijke voorziening WOZ (LV-WOZ) is in volle gang. Het WOZ bestand van de gemeente is voor 97% gekoppeld met de gegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), terwijl 90% de minimumeis van de Waarderingskamer is. Bij het schrijven van deze bestuursrapportage werd door de Waarderingskamer groen licht gegeven voor de aansluiting in de productieomgeving van de LV WOZ. De randvoorwaarde om ook de andere 5 gemeenten aan te sluiten is eveneens dat de WOZ-bestanden voor minimaal 90% zijn gekoppeld aan de BAG. Voor de gemeenten Bunschoten en Dalfsen is bij toetreding afgesproken dat deze gemeenten de aansluiting zelf verzorgen. Voor de overige gemeenten is het voornemen dit werk uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf. Binnen de pilot Dronten zijn daarmee goede ervaringen opgedaan. Binnen het projectbudget is met deze uitbesteding rekening gehouden. Aansluitschema andere gemeenten: gemeente: aansluittoets: in productie: Bunschoten aug-16 aug-16 Dalfsen okt-16 nov-16 Leusden nov-16 dec-16 Nijkerk jan-17 feb-17 Zwolle feb-17 mrt-17 Landelijk zijn op dit moment ongeveer 40 gemeenten definitief aangesloten, en ongeveer 10 zijn er geslaagd voor de aansluittoets. Er zijn twee verplichtingen na aansluiting: Openbaarheid van WOZ-waarde woningen. In theorie vanaf 1 oktober In de praktijk vanaf het verzenden van de beschikkingen in februari Het dagelijks verzenden van mutatieberichten naar de LV WOZ en het correct reageren op terugmeldingen. Hiervoor is een actief beheer noodzakelijk. Binnen GBLT worden hiervoor de nodige voorbereidingen getroffen. Project Vicrea NIP Het project bestaat uit 4 onderdelen: De service-bus voor het berichtenverkeer tussen GBLT en de buitenwereld; Het gegevensmagazijn waarin basisgegevens kunnen worden opgeslagen; 15

16 Diensten voor de aangesloten waterschappen om gegevens uit het gegevensmagazijn te halen voor hun eigen gebruik; Het zoekprogramma Stroomlijn, om gegevens uit het gegevensmagazijn op te vragen. Dit project loopt sinds begin Alle hiervoor genoemde onderdelen zijn in bedrijf, maar bij ieder van die onderdelen is nog kwaliteitsverbetering mogelijk. Project BRK Behalve GBLT hebben ook onze collega-belastingkantoren problemen met een goede werking van de MO-converter (de tussenoplossing voor aansluiting op het Kadaster met BRK). De belastingkantoren hebben gezamenlijk een brief naar Centric gestuurd waarin zij hun ongenoegen hierover uiten en Centric manen de techniek met spoed goed werkend te maken. In de afgelopen maanden zijn verschillende verbeterde versies van de MO-convertor getest bij de GBLT. Met de versie van 24 juni 2016 lijken de gesignaleerde problemen verholpen te zijn, zodat in de komende tijd een ongestoorde stroom van kadastrale mutaties kan worden afgenomen. In eerste instantie ten dienste van het werk binnen de afdeling Waarderen voor de jaarlijkse hertaxatie. Voor een bijzonder probleem, namelijk de uitvoering van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) namens de gemeente Zwolle, is een (tijdelijke) oplossing gevonden in overleg tussen Centric en GBLT. De blijvende oplossing, in de vorm van een applicatie die een dagelijks berichtenverkeer van Basisregistratie Kadaster en onze belastingapplicatie mogelijk maakt, staat gepland voor de tweede helft van 2017 en de eerste helft van Tot die tijd blijven er zorgen bestaan over de stabiliteit van de tijdelijke oplossing, en de noodzakelijke grote ureninzet binnen GBLT om te testen en opgetreden fouten te herstellen. Daarom blijft dit voorlopig een apart project binnen het Programma Gegevensbeheer. Project RSGB-Stuf 3.10 De in de vorige rapportage genoemde migratie naar de productieomgeving heeft plaats gevonden en is goed verlopen, waardoor ook de aansluiting op de LV-WOZ niet in problemen is gekomen. Er staan nog een aantal meldingen open bij Centric. In de stuurgroep zijn afspraken gemaakt om die op te lossen. Wanneer deze meldingen zijn opgelost kan dit deelproject worden afgesloten. Project Datakwaliteit Na het aantreden van de nieuwe programmamanager en projectleider datakwaliteit is een overzicht gemaakt van knelpunten op het gebied van datakwaliteit en de activiteiten die binnen de verschillende afdelingen al ondernomen worden om die te verbeteren. Naar aanleiding daarvan is binnen het programma gegevensbeheer het project datakwaliteit gedefinieerd. Binnen dit project dienen achterstanden te worden weggewerkt en structurele verbeteringen te worden aangebracht, zodat de oorzaken voor het ontstaan van uitval en achterstanden kunnen worden weggenomen, met als resultaat een nauwkeurige aanslagoplegging met minder retour gekomen aanslagen. Daarnaast kunnen in het vervolgtraject burgers en bedrijven beter worden getraceerd wat het innen van openstaande vorderingen zal vereenvoudigen. In het deelproject is nu een lange lijst van aan te pakken onderwerpen benoemd. Vanaf juli zal, nadat prioriteitsstelling heeft plaatsgevonden, worden gewerkt aan oplossingen. Financiële verantwoording: Op de volgende bladzijde wordt een financiële verantwoording van het project gegeven. 16

17 bedragen in x budget uit gaven t ot aal beschikbaar (aangevraagd) budget uit eigen middelen 400 totaal budget Programma Gegevensbeheer Uitgaven totaal totaal tm juni totaal planning tm eind totaal uitgaven budget ruimt e 369 In onderstaande tabel zijn de uitgaven meer gespecificeerd weergegeven. bedragen in x t.m. planning jun-16 eind 2016 Programmamanager Projecten Implementatie RSGB-datamodel en StUF 3.10 pm. Aansluiten op de LV WOZ Implementatie integratie platform (Vicrea) Inrichten w erkprocessen Basisregistratie Kadaster Inrichten w erkprocessen KvK/NHR gegevens - pm. Datakw aliteit (start mei 2016) Lange termijn planning GBLT (nieuw) - pm. Kennisuitw isseling andere organisaties (nieuw) - pm. Overige activiteiten Inhuur gegevensbeheer afdeling heffen Opleidingen - 50 t ot aal

18 Bijlage 3 Transitieplan WOZ, eindrapportage. GBLT wil naar een beheersbare situatie toewerken bij de uitvoering van de WOZ. In die situatie is het proces waarderen onder controle. Dat houdt in dat waarderen plaatsvindt conform de eisen Waarderingskamer, de aanslagen en beschikkingen tijdig worden opgelegd, betalingen aan gemeenten conform afspraak worden afgedragen, omgeven door voldoende risicomanagement en voorzien van (bestuurlijke)stuurinformatie, waaronder forecast en (verantwoordings-)rapportages. Daarvoor is het nodig dat de systemen goed functioneren, de basisbestanden op orde zijn (kwaliteit en betrouwbaarheid van gegevens), dat de processen aangepast en aantoonbaar werkend zijn en dat medewerkers zijn toegerust op hun taken. Om deze situatie te bereiken is door het bestuur in 2015 een budget van beschikbaar gesteld waarvan voor de 20% controle van objectkenmerken. Het budget is vooral besteed aan de volgende zaken: het aanstellen van een interimmanager om de nul situatie te schetsen en orde op zaken te stellen rondom waarderingsproces; het aanstellen van een operationeel manager die tot taak had de achterstanden vanuit 2014 weg te werken, het reguliere WOZ proces voor 2015 in gang te zetten en de uitvoering van de 20% controle van objectkenmerken; inhuur externe capaciteit voor de uitvoering van de WOZ werkzaamheden. Voor 2015 werden de volgende doelstellingen benoemd (de doelstellingen 2016 en 2017 vallen buiten de scope van het project en worden hier niet benoemd). Bestaande achterstanden zijn weggewerkt en reguliere producties worden tijdig gerealiseerd; Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de nieuwe organisatiestructuur van het team WOZ zijn geïmplementeerd; Werkoverleggen en individuele gesprekken zijn ingeregeld; Budgetsturing en resultaatsturing zijn integraal onderdeel van proces; Er is een analyse uitgevoerd op het gebruik van Ortax, Key2Belastingen en het meldingssysteem Topdesk; Het Plan van Aanpak voor de uitvoering van de 20% controle van de objectkenmerken is gereed; Verbetering van de beoordeling van de Waarderingskamer naar voldoende waarbij de Waarderingskamer proactief wordt betrokken; Er wordt, door een externe partij, structureel kwaliteitscontrole uitgevoerd over de herwaardering en daarover wordt verantwoording afgelegd aan management, deelnemers en de accountant; Voor 15 oktober worden gegevens over waardeontwikkeling ten behoeve van gemeentelijke begrotingen geleverd; Een percentage van alle objecten is gecontroleerd conform nog te maken afspraken met de Waarderingskamer; Er wordt aantoonbaar juist en volledig aangeslagen, door uitvoering van controles en rapportage daarover conform het document aantoonbaar volledig en juist. Resultaat: De meeste doelstellingen uit het Transitieplan zijn gerealiseerd, waaronder de verbetering van het algemene oordeel van de Waarderingskamer. Enkele doelstellingen werden echter nog niet (volledig) gerealiseerd. Zo is er een operationele procesachterstand geconstateerd van ten aanzien van onder andere bezwaar en beroep en is er nog geen analyse uitgevoerd op het gebruik van Ortax en Key2Belastingen. De gegevens over de waardeontwikkeling werden begin november aan de gemeenten geleverd. De transitie wordt vervolgd in de jaren 2016 en Eén van de maatregelen die zijn genomen is afsplitsen van de WOZ taak van de afdeling Heffen naar een aparte afdeling en het aanstellen van een manager die verantwoordelijk is voor de operationele uitvoering van de WOZ. 18

19 Het transitieproces WOZ is nooit helemaal af. Het beoogde doel, een goede beoordeling door de Waarderingskamer is nog niet binnen. De verwachtingen van diezelfde Waarderingskamer staan intussen ook niet stil, zo blijkt uit een gepubliceerde waarderingsinstructie. De activiteiten om aantoonbaar te verbeteren gaan daarom onverkort door. Tegelijk is het ook goed om te onderkennen dat de projectfase van het transitieplan WOZ is afgerond. De resterende en blijvende activiteiten voor het optimaliseren van de waarderingen zullen in de beheerfase worden voortgezet met de reguliere middelen. Financiële verantwoording: In de tabel hieronder wordt de stand per heden afgezet tegen de oorspronkelijke begrotingswijziging. Beschikbaar budget inhuur managers (interim / operationeel) w egw erken achterstanden werkproces % controle objectkenmerken De conclusie is dat: De extra incidentele middelen zijn toegevoegd aan het budget van de afdeling Waarderen. De bestedingen zijn bewaakt maar niet uitsplitsbaar als projectgeld versus regulier budget. De activiteiten zijn grotendeels uitgevoerd en de kwaliteitsgroei is zichtbaar, zij het nog niet afgerond. Daarnaast zijn nieuwe doelstellingen geformuleerd en in uitvoering. De besteding van de incidentele middelen is afgerond en we sluiten het project af. 19