TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ. 24 oktober 2013 (startgesprek) 18 november 2013 (onderzoek)

Transcriptie

1 TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ Gemeente: Almere Datum: Datum rapport: 24 oktober 2013 (startgesprek) 18 november 2013 (onderzoek) 20 december 2013 (concept) 21 februari 2014 (definitief) Inleiding Dit rapport is de weergave van het onderzoek dat de Waarderingskamer heeft uitgevoerd in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). De Waarderingskamer ziet er op toe dat de uitvoeringsprocessen bij gemeenten waarborgen dat WOZ-beschikkingen genomen worden die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Wij streven ernaar dat gemeenten de uitvoeringsprocessen borgen met interne beheersingsmaatregelen. Het uitgevoerde onderzoek heeft betrekking op onderdelen van de interne beheersing. De normen en criteria die de Waarderingskamer bij de beoordeling hanteert zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Doelstelling Het doel van ons onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Daarvoor beoordelen wij de interne beheersing van minimaal vier onderdelen van het WOZ-proces. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een algemeen oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door de gemeente. Leeswijzer PAGINA 1 VAN 13

2 In de samenvatting is de beoordeling en het hieruit afgeleide eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces opgenomen. Tevens zijn in dit hoofdstuk de verbeterpunten benoemd. In bijlage 1 is per beoordelingscriterium ons oordeel weergegeven. Per beoordelingscriterium geven wij het oordeel "kan worden verbeterd" (rood), "naar behoren" (oranje) of "goed" (groen). 2

3 1. Samenvatting De Waarderingskamer heeft bij de gemeente Almere een onderzoek uitgevoerd naar de getroffen interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. De interne beheersingsmaatregelen van de gemeente hebben ten doel te waarborgen dat zij WOZ-beschikkingen neemt die voldoen aan de door de Waarderingskamer gestelde kwaliteitseisen. Ons onderzoek heeft zich toegespitst op de inrichting, naleving en het effect van de getroffen interne beheersingsmaatregelen. In onderstaande tabel zijn de beoordelingen, die aan het proces zijn gegeven, en het daaruit voortvloeiende eindoordeel weergegeven. PROCES 1. Bijhouding objectkenmerken, verwerking mutaties en bewaking volledigheid en juistheid 2. Modelmatige waardebepaling en kwaliteitsbewaking woningen 3. Modelmatige waardebepaling en kwaliteitsbewaking courante niet-woningen BEOORDELING INTERNE BEHEERSING Kan worden verbeterd Naar behoren Goed 4. Bezwarenafhandeling Eindoordeel Conclusie en adviezen Bij de processen rond de (modelmatige) waardebepaling en kwaliteitsbewaking van de woningen, de (modelmatige) waardebepaling en kwaliteitsbewaking van de courante nietwoningen en de bezwarenafhandeling is naar onze mening sprake van een niveau aan interne beheersingsmaatregelen van "goed" en "naar behoren" niveau van interne beheersingsmaatregelen. Het ligt voor de hand om in het kwaliteitsplan alle uit te voeren interne controles, inclusief een verwijzing naar conclusies en eventuele verbetermaatregelen, op te nemen. In positieve zin viel bij de twee waardebepalingsonderwerpen (onderwerp 2 en 3) het duidelijke onderscheid tussen individuele controles (inclusief een intercollegiale toets) door de taxateurs en algemene controles door de senior taxateurs op. Dit deel van de beheersing van het WOZ-proces kan verder worden geoptimaliseerd door de inhoud van de minimaal uit te voeren controles verder vast te leggen. Daarbij adviseren wij de gemeente ook om nog eens te onderzoeken of deze controles in overeenstemming zijn met de beoordelingsprotocollen van de Waarderingskamer. 3

4 De belangrijkste aandachtspunten die voortkomen uit het onderzoek liggen op het terrein van de bijhouding van de objectkenmerken (onderwerp 1). Wij adviseren de gemeente Almere om aandacht te besteden aan het beheersen van de juiste, volledige en tijdige verwerking van de omgevingsvergunningen in de WOZ-administratie. De huidige beheersingsmaatregelen vonden wij lastig te doorgronden. Daarnaast is het van belang dat de gemeente ten minste één keer per jaar zelf onderzoek gaat doen naar de mate waarin de geregistreerde objectkenmerken overeen komen met de werkelijkheid. Op basis van dit onderzoek kunnen (indien nodig) gerichter verbetermaatregelen worden genomen dan nu het geval is. Met betrekking tot de bezwarenafhandeling (onderwerp 4) was het jammer dat dit jaar de analyse van de afhandeling van de WOZ-bezwaarschriften niet, of beperkt, is uitgevoerd. We hebben wel de indruk dat medewerkers, doordat ze dagelijks betrokken zijn bij de WOZuitvoering, de belangrijkste signalen die voortkomen uit de bezwaarschriften zullen herkennen. Of dit ook het geval is konden wij niet verifiëren. Overigens vinden wij het werken in koppels (van taxateurs en bezwarenafhandelaars) een goed ingebedde maatregel die de beheersing van de kwaliteit van de WOZbezwarenafhandeling ten goede komt. Voor de volledigheid merken wij op dat de aspecten rond de beheersing van de verandering van de automatiseringsomgeving van de afdeling Burgerzaken en Belastingen buiten de reikwijdte van het toezicht van de Waarderingskamer vallen. 4

5 Bijlage 1: Individuele resultaten beoordelingscriteria Bijhouding objectkenmerken Inrichting Naleving In het werkproces is opgenomen dat er maandelijks controles worden uitgevoerd die betrekking hebben op het volledig, juist en tijdig verwerken van de omgevingsvergunningen. In de PMA is een controle opgenomen waarbij wordt beoordeeld of de geregistreerde objectkenmerken van de verkochte woningen actueel en juist zijn. In de PMA is een controle opgenomen waarbij wordt beoordeeld of de geregistreerde objectkenmerken van de niet-woningen waarvan het verkoopcijfer of het huurgegeven wordt geanalyseerd actueel en juist zijn. In het werkproces zijn maatregelen opgenomen die waarborgen dat jaarlijks van 20% van de objecten de kenmerken worden gecontroleerd. In het werkproces is opgenomen dat de signalen uit bezwaarschriften systematisch worden gebruikt om de kwaliteit van de WOZ-objectkenmerken te In het werkproces is opgenomen dat ten minste één keer per jaar een controle wordt uitgevoerd waarbij de juistheid van de geregistreerde WOZ-objectkenmerken systematisch wordt onderzocht. Deze controle is overeenkomstig met of gelijkwaardig aan het Beoordelingsprotocol objectkenmerken. De maandelijkse controles die betrekking hebben op het volledig, juist en tijdig verwerken van de maandelijkse omgevingsvergunningen zijn waarneembaar en/of aannemelijk voor de laatste drie maanden. De controles in de PMA die betrekking hebben op juistheid van de objectkenmerken van woningen zijn waarneembaar en/of aannemelijk voor de laatste drie maanden. 5

6 Effect De controles in de PMA die betrekking hebben op juistheid van de objectkenmerken van niet-woningen zijn waarneembaar en/of aannemelijk voor de laatste drie maanden. Er kan worden aangetoond dat de 20% norm afgelopen jaar is gerealiseerd. De resultaten van de controle waarbij signalen uit bezwaarschriften worden gebruikt om de juistheid van de geregistreerde WOZ-objectkenmerken te verbeteren zijn waarneembaar. De conclusies uit de resultaten van de controle waarbij signalen uit bezwaarschriften worden gebruikt om de juistheid van de geregistreerde WOZobjectkenmerken te verbeteren zijn waarneembaar. De resultaten van de jaarlijkse controle waarbij de juistheid van de geregistreerde WOZ-objectkenmerken wordt beoordeeld zijn waarneembaar. De conclusies die worden getrokken uit de jaarlijkse controle van de geregistreerde WOZ-objectkenmerken en de (eventuele) verbetermaatregelen die worden genomen, zijn waarneembaar. De conclusies naar aanleiding van alle controles sluiten aan op het onderzoek. De maatregelen naar aanleiding van de alle controles sluiten aan op de conclusies. De maatregelen die naar aanleiding controles (zullen) worden uitgevoerd zijn adequaat en realistisch. Niet beoordeeld Controle wordt nog niet uitgevoerd Controle wordt nog niet uitgevoerd Modelmatige waardebepaling en kwaliteitsbewaking woningen Inrichting De kwaliteitsbewaking van de woningen is zodanig gepland dat jaarlijks uiterlijk drie maanden na de waardepeildatum op basis van het taxatiemodel een eerste inschatting beschikbaar is van de waardeontwikkeling ten opzichte van de voorgaande waardepeildatum. 6

7 De kwaliteitsbewaking van de woningen is zodanig gepland dat jaarlijks op 1 december 90% van de taxaties van woningen is getaxeerd en gecontroleerd. De kwaliteitsbewaking van de woningen is zodanig ingericht dat jaarlijks ten minste 90% van alle verkoopprijzen van woningen die zijn gerealiseerd in de periode van één jaar voor de waardepeildatum en een half jaar na de waardepeildatum kunnen worden betrokken bij de kwaliteitsbewaking. voert de gemeente individuele controles naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau. voert de gemeente individuele controles naar de onderlinge waardeverhoudingen. voert de gemeente individuele controles naar de waardeontwikkeling ten opzichte van de vorige waardepeildatum. voert de gemeente individuele controles uit naar de onderbouwing van de vastgestelde waardes. Deze controles zijn overeenkomstig met of gelijkwaardig aan het Beoordelingsprotocol taxaties woningen. voert de gemeente ten minste één keer per jaar een algemene controle uit naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau. voert de gemeente ten minste één keer per jaar een algemene controle uit naar de onderlinge waardeverhoudingen. Deze controle is overeenkomstig met of gelijkwaardig aan het Beoordelingsprotocol taxaties woningen. 7

8 Naleving voert de gemeente ten minste één keer per jaar een algemene controle uit naar de waardeontwikkeling ten opzichte van de vorige waardepeildatum. Deze controle is overeenkomstig met of gelijkwaardig aan het Beoordelingsprotocol taxaties woningen. voert de gemeente ten minste één keer per jaar een algemene controle uit naar de onderbouwing van de vastgestelde waardes. Deze controle is overeenkomstig met of gelijkwaardig aan het Beoordelingsprotocol taxaties woningen. In het werkproces is opgenomen dat signalen uit bezwaarschriften systematisch worden gebruikt om de kwaliteit van de taxaties van de woningen te De gemeente kan aantonen dat uiterlijk drie maanden na de laatste waardepeildatum een eerste inschatting van de waardeontwikkeling ten opzichte van de voorgaande waardepeildatum beschikbaar was. Bij de voorgaan herwaardering was op 1 december 90% van de taxaties van woningen is getaxeerd en gecontroleerd. De gemeente kan aantonen dat bij de vorige herwaardering ten minste 90% van alle verkoopprijzen van woningen die zijn gerealiseerd in de periode van één jaar voor de waardepeildatum en een half jaar na de waardepeildatum kunnen zijn betrokken bij de kwaliteitsbewaking. De resultaten van individuele controles naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau zijn inzichtelijk en/of het is aannemelijk dat ze zijn uitgevoerd. De resultaten van individuele controles naar de onderlinge waardeverhoudingen zijn inzichtelijk en/of het is aannemelijk dat ze zijn uitgevoerd. 8

9 De resultaten van individuele controles naar de waardeontwikkeling ten opzichte van de vorige waardepeildatum zijn inzichtelijk en/of het is aannemelijk dat ze zijn uitgevoerd. De resultaten van individuele controles naar de naar de onderbouwing van de vastgestelde waardes zijn inzichtelijk en/of het is aannemelijk dat ze zijn uitgevoerd. De resultaten van algemene controles naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau zijn inzichtelijk en/of aannemelijk. De resultaten van algemene controles naar de onderlinge waardeverhoudingen zijn inzichtelijk en/of aannemelijk. De resultaten van algemene controles naar de waardeontwikkeling ten opzichte van de vorige waardepeildatum zijn inzichtelijk en/of aannemelijk. De resultaten van algemene controles naar de naar de onderbouwing van de vastgestelde waardes zijn inzichtelijk en/of aannemelijk. Effect De eerste inschatting van de waardeontwikkeling ten opzichte van de voorgaande waardepeildatum was tijdig beschikbaar en bleek betrouwbaar, of er zijn maatregelen genomen om dit te Bij de vorige herwaardering zijn de WOZbeschikkingen tijdig (conform normatiek Waarderingskamer) verstuurd, of er zijn maatregelen genomen om dit te Bij de vorige herwaardering kan van 90% van de verkoopcijfers de aansluiting met de WOZ-waarde worden aangetoond, of kan van alle afwijkende verkoopcijfers de afwijking worden verklaard. De resultaten van individuele controles naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau leiden tot overtuigende ratio's/verklaringen of er zijn maatregelen genomen om de aansluiting te 9

10 De resultaten van individuele controles naar de onderlinge waardeverhoudingen zijn aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om ze te De waardeontwikkeling per WOZ-object is aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om de waardeontwikkeling te De onderbouwing van de vastgestelde WOZ-waarde per object is aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om de onderbouwing te De resultaten van algemene controles naar de aansluiting van WOZ-taxaties op het marktniveau leiden tot overtuigende ratio's/verklaringen of er zijn maatregelen genomen om de aansluiting te De resultaten van algemene controles naar de onderlinge waardeverhoudingen zijn aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om ze te De waardeontwikkeling voor alle WOZobjecten is aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om de waardeontwikkeling te De onderbouwing van de vastgestelde WOZ-waarde voor alle WOZ-objecten is aantoonbaar juist of er zijn maatregelen genomen om de onderbouwing te Waardebepaling en kwaliteitsbewaking courante nietwoningen Inrichting In het werkproces is opgenomen dat signalen uit bezwaarschriften systematisch worden gebruikt om de kwaliteit van de taxaties van de cnw's te In het werkproces is opgenomen dat voorafgaand aan het verzenden van de WOZ-beschikkingen van de cnw's er systematische individuele kwaliteitscontroles plaatsvinden om de kwaliteit van de beschikkingen te 10

11 Naleving Effect In het werkproces is opgenomen dat voorafgaand aan het verzenden van de WOZ-beschikkingen van de cnw's er een systematische overall kwaliteitscontrole (conform Beoordelingsprotocol CNW's) plaatsvinden om de kwaliteit van de beschikkingen te De analyse van de signalen vanuit bezwaarschriften, met betrekking tot de cnw's, is uitgevoerd. Op basis van de analyse van de signalen vanuit bezwaarschriften zijn conclusies getrokken en zijn, indien nodig, maatregelen geformuleerd. Uit vastleggingen kan worden waargenomen dat bij de cnw's systematische individuele kwaliteitscontroles worden uitgevoerd conclusies getrokken en zijn indien nodig verbeteringen doorgevoerd. Uit vastleggingen kan worden waargenomen dat bij de cnw's een systematische overall kwaliteitscontroles wordt uitgevoerd, zijn conclusies getrokken en zijn indien nodig verbeteringen doorgevoerd. De conclusies naar aanleiding van de analyse van de bezwaarschriften sluiten aan op het onderzoek. De maatregelen naar aanleiding van de analyse van de bezwaarschriften sluiten aan op de conclusies. De maatregelen die naar aanleiding van de analyse van de bezwaarschriften (zullen) worden uitgevoerd zijn adequaat en realistisch. De conclusies naar aanleiding van de systematische individuele kwaliteitscontroles sluiten aan op het onderzoek. De maatregelen naar aanleiding van de systematische individuele kwaliteitscontroles sluiten aan op de conclusies. Geen oordeel 11

12 De maatregelen die naar aanleiding van de systematische individuele kwaliteitscontroles (zullen) worden uitgevoerd zijn adequaat en realistisch. De conclusies naar aanleiding van de systematische overall kwaliteitscontrole sluiten aan op het onderzoek. De maatregelen naar aanleiding van de systematische overall kwaliteitscontrole sluiten aan op de conclusies. De maatregelen die naar aanleiding van de systematische overall kwaliteitscontrole (zullen) worden uitgevoerd zijn adequaat en realistisch. Geen oordeel Geen oordeel Geen oordeel Bezwarenafhandeling Inrichting De afhandeling van de WOZbezwaarschriften is zodanig gepland dat op 1 december voor alle tijdig verzonden WOZ-beschikkingen een uitspraak is verzonden. De afhandeling van de WOZbezwaarschriften is zodanig ingericht dat alle uitspraken door ten minste twee personen worden gezien. De afhandeling van de WOZbezwaarschriften is zodanig ingericht dat alle opgestelde uitspraken waarbij de WOZ-waarde meer dan 20% in waarde wordt verminderd, door een leidinggevende moeten worden gefiatteerd. De afhandeling van de WOZbezwaarschriften is zodanig ingericht dat alle waardeverminderingen kunnen worden herleid tot gewijzigde objectkenmerken of een gewijzigde objectafbakening. Binnen de gemeente gelden er richtlijnen waar uitspraken op bezwaarschriften aan moeten voldoen. De resultaten van de WOZbezwarenafhandeling worden jaarlijks geanalyseerd. Op basis van deze analyse worden conclusies getrokken en eventueel verbetermaatregelen genomen. 12

13 Naleving Effect Bij aansturing van de WOZbezwarenafhandeling speelt het bedrag dat aan proceskostenvergoeding is uitgekeerd een rol. Op het moment van het onderzoek is de voortgang van de afhandeling van de WOZ-bezwaarschriften conform de planning of er zijn maatregelen genomen om dit te Uit een deelwaarneming blijkt dat bij het opstellen van de uitspraken op de WOZbezwaarschriften ten minste twee medewerkers betrokken zijn. Uit een deelwaarneming blijkt dat bij alle opgestelde uitspraken waarbij de WOZwaarde meer dan 20% in waarde wordt verminderd, door een leidinggevende is gefiatteerd. Uit een deelwaarneming blijkt dat bij alle opgestelde uitspraken dat de eigen richtlijnen van de gemeente (waarin staat waar de uitspraak op een bezwaarschrift aan moet voldoen) zijn toegepast. De resultaten van de analyse van de WOZ-bezwarenafhandeling zijn waarneembaar voor de laatste 2 jaar. Uit een deelwaarneming blijkt dat bij alle opgestelde uitspraken dat de eigen richtlijnen van de gemeente (waarin staat waar de uitspraak op een bezwaarschrift aan moet voldoen) zijn toegepast. Medewerkers kunnen de belangrijkste oorzaken van gehonoreerde bezwaarschriften benoemen. Medewerkers kunnen de belangrijkste verbetermaatregelen benoemen die naar aanleiding van de bezwarenafhandeling zijn genomen. Op basis van de jaarlijkse analyse van de bezwaarschriften zijn conclusies getrokken en zijn eventueel verbetermaatregelen genomen. Geen oordeel Geen oordeel 13