Toonaangevend in belastingen

Transcriptie

1 Bestuursrapportage GBLT Toonaangevend in belastingen BERAP vastgesteld ab.doc

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Opbouw van de bestuursrapportage... 3 Economische situatie... 3 Financiële effecten Programma 1 - Heffing en inning van belastingen... 5 Paragrafen... 6 Paragraaf 6 - waterschapsbelastingen... 6 Paragraaf 10 - bedrijfsvoering... 8 Belastingopbrengsten Financiële rapportage INK prestatie-indicatoren Prestatie-indicatoren en operationele afspraken deelnemers Lijst met gebruikte afkortingen

3 Inleiding De bestuursrapportage van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus Tricijn (hierna GBLT) is een rapportage aan het bestuur die gaat over de realisatie van de plannen uit de begroting en de prestatie op het gebied van de heffing en inning van de belastingen voor en namens de opdrachtgevers. De bestuursrapportage, die vastgesteld wordt door het algemeen bestuur, is ook bedoeld om de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling te informeren over de bedrijfsvoering. Over de voor de deelnemers individueel geleverde prestaties wordt periodiek aan hen gerapporteerd. De bestuursrapportage is zowel beleidsinhoudelijk als financieel van karakter en verslaat de eerste acht maanden van Opbouw van de bestuursrapportage De rapportage is opgebouwd in overeenstemming met de opbouw van de programmarekening en heeft daarmee aansluiting met de RBVW (Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen) en titel IV van de Waterschapswet de financiën van een waterschap samen ook wel BBVW genoemd. Door de overeenkomsten met het door de gemeenten gehanteerde BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is de rapportage ook voor gemeenten meer herkenbaar. Economische situatie GBLT is een uitvoeringsorganisatie en daarom beleidsarm. Dat houdt niet in er geen aandacht is voor economische en maatschappelijke ontwikkelingen waar de deelnemers nadrukkelijk mee te maken hebben. Volgens de jongste berekeningen, d.d. 22 augustus 2012, van het Centraal Planbureau (CPB) komt het begrotingstekort volgend jaar uit op 2,7%. Dat is 0,2%-punt gunstiger dan de uitkomst waar de vijf partijen van de Kunduz-coalitie bij de presentatie van hun bezuinigingen in het Lenteakkoord op uitkwamen. Het door het CPB genoemde percentage ligt 0,3%-punt onder de Europese norm van 3%. Uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek blijkt dat de Nederlandse Economie in zowel het eerste als in het tweede kwartaal van dit jaar een lichte groei heeft doorgemaakt. Dit betekent echter niet dat Nederland niet meer in een economische crisis verkeert. Zo is het aantal faillissementen dat wordt uitgesproken ongekend hoog, blijft de werkeloosheid stijgen en aan het kwakkelen van de onroerendgoedmarkt lijkt geen eind te komen. Dit brengt risico s ten aanzien van het innen van de gegenereerde belastingopbrengsten met zich mee. GBLT zal door het uitvoeren van een voortvarend invorderingsbeleid de risico s beperken. De in het Lenteakkoord aangekondigde bezuinigingen lijken, onder meer door de verkiezing van een nieuwe Tweede Kamer en het vervolgens formeren van een nieuwe kabinetscoalitie, onder druk te staan. Dat er bezuinigd moet gaan worden is een zekerheid, maar de wijze waarop die bezuinigingen moeten gaan plaatsvinden lijkt, gezien de ontwikkelingen in politiek Den Haag, nog allerminst vast te staan. GBLT blijft zich inspannen om ten behoeve van de deelnemers de kosten zo laag mogelijk te houden. Financiële effecten 2012 In verband met per einde van het verslagjaar te verwachten voordelen, werd in de vorige rapportage voorgesteld de begroting 2012 te wijzigen. Deze wijziging is door het algemeen bestuur van GBLT bekrachtigd. Dit leidt tot een lagere bijdrage van de deelnemers die na het tot stand komen van de jaarrekening met de deelnemers zal worden verrekend. De verhoging van het algemene BTW tarief van 19% naar 21% zal, gezien het tijdstip van invoering (per 1 oktober 2012), een beperkt effect hebben op de exploitatiekosten voor 2012 en wordt binnen de begroting opgevangen. 3

4 De effecten op de invorderopbrengsten door de productiestop, die het gevolg is van de implementatie van de nieuwe belastingapplicatie, zijn op het moment van het schrijven van deze rapportage nog niet bekend. 4

5 Programma 1 - Heffing en inning van belastingen GBLT kent één programma, de heffing en inning van belastingen. Het programma kent op hoofdlijnen de volgende activiteiten. Heffing, inclusief het gegevensbeheer Inning Heffing, inclusief het gegevensbeheer Deze activiteit heeft betrekking op het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en inning voor alle deelnemers in GBLT. De volgende werkzaamheden worden daarvoor uitgevoerd: verwerken van gegevens uit de administratie van het Kadaster verwerken van gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens (GBA) verwerken van mutatieleveringen uit andere bronnen verwerken van waardeleveringen in het kader van de WOZ verzenden van belastingaanslagen onderhouden van schriftelijk en mondeling klantcontact over de verzonden aanslagen Inning Deze activiteit heeft betrekking op alle werkzaamheden in het kader van de inning en de (dwang)invordering van belastinggelden. Tot dit procesonderdeel behoort de incasso, het voeren van een volledige en accurate administratie en het uitvoeren van dwanginvorderingswerkzaamheden. De volgende werkzaamheden vallen hieronder: bewaken van de debiteurenadministratie behandeling van verzoeken om kwijtschelding van belastingen verzenden van aanmaningen en dwangbevelen indien aanslagen onbetaald blijven het treffen van andere invorderingsmaatregelen het beoordelen van oninbaarheid van aanslagen onderhouden van schriftelijk en mondeling klantcontact over invorderingsactiviteiten 5

6 Paragrafen De begroting en het jaarverslag herbergen naast het programma heffing en invordering en exploitatieoverzichten, een aantal verplicht op te nemen paragrafen. Deze paragrafen geven een dwarsdoorsnede van het jaarverslag en de begroting, bezien vanuit een bepaald perspectief. Doel van de paragrafen is om inzicht te geven in aspecten die op het programma betrekking heeft. Via de paragrafen kan het algemeen bestuur ook uitgangspunten vaststellen ten aanzien van beheersmatige aspecten. Het gaat vooral om de beleidslijnen van het beheersproces, waarbij sprake kan zijn van een grote financiële impact, een grote politieke betekenis of een aanzienlijk belang voor de realisatie van het programma. Daarnaast zijn de paragrafen bedoeld om het bestuur een instrument te geven om uitvoering van de gestelde kaders te kunnen controleren. Thema s van de paragrafen: De volgende paragrafen dienen volgens artikel 4.11 van het Waterschapsbesluit verplicht in de begroting en het jaarverslag te worden opgenomen, tenzij het desbetreffende aspect niet aan de orde is. 1. ontwikkelingen sinds het vorige begrotingsjaar 2. uitgangspunten en normen 3. incidentele baten en lasten 4. kostentoerekening 5. onttrekkingen aan overige bestemmingsreserves en voorzieningen 6. waterschapsbelastingen 7. weerstandsvermogen 8. financiering 9. verbonden partijen 10. bedrijfsvoering 11. EMU saldo 12. Topinkomens Niet alle paragrafen zijn relevant voor GBLT of er zijn geen afwijkingen te melden. In deze bestuursrapportage wordt daarom alleen ingegaan op paragraaf 6 waterschapsbelastingen en paragraaf 10 bedrijfsvoering. Paragraaf 6 - waterschapsbelastingen De paragraaf waterschapsbelastingen gaat voor GBLT in op de opbrengst aan invorderkosten. Deze opbrengst ontstaat doordat aan belastingschuldigen kosten in rekening worden gebracht voor het verzenden van onder meer aanmaningen en dwangbevelen, wanneer belastingaanslagen niet tijdig zijn voldaan. Beschrijving van de soorten waterschapsbelastingen en de beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid, vindt plaats in de begrotingen van de deelnemers, eveneens in de paragraaf waterschapsbelastingen. In diezelfde begrotingen wordt ingegaan op de kostendekkendheid van de op te leggen belastingen en worden de tarieven voor de belastingen vastgesteld. De waterschappen hebben daarvoor diverse gegevens (kerncijfers) nodig. Deze kerncijfers worden in samenspraak met de deelnemers, actueel, juist, tijdig en volledig aangeleverd. GBLT neemt hierin het initiatief. In het tweede kwartaal van het jaar worden de kerngegevens opgeleverd ten behoeve van de belastingprognoses T+1. Deze kerngegevens worden, aan de hand van de werkelijke belastingopbrengsten van het lopende jaar, in september (T) nog een keer geanalyseerd en beoordeeld. Bij het schrijven van deze bestuursrapportage werd, zowel vanuit historisch als toekomstig perspectief, een onderzoek uitgevoerd naar de ontwikkeling van de WOZ waarden in het gebied van GBLT. Het 6

7 onderzoek is inmiddels afgerond en de uitkomsten zullen separaat met de waterschappen worden gedeeld en kunnen mede dienen voor het vaststellen van de in hun begrotingen op te nemen waarden voor de jaren 2013 en verder. 7

8 Paragraaf 10 - bedrijfsvoering In deze paragraaf worden relevante ontwikkelingen in de bedrijfsvoering beschreven. De bestaansredenen (missie) van de organisatie zijn gedefinieerd en daarop is een visie ontwikkeld die de kracht van GBLT schetst. De strategie die daarbij met het oog op de toekomstige ontwikkelingen zal worden gevolgd, wordt voortdurend met het bestuur en daardoor met de deelnemers in de afgestemd. De missie, de visie en strategie zijn in de begroting vastgelegd. INK als sturingsinstrument De organisatie is transparant en de sturing op de bedrijfsprocessen vindt plaats via korte communicatie lijnen. De organisatie kent een platte structuur. De organisatie is er één waar openheid, zeggen wat we doen en doen wat we zeggen belangrijke leidende beginselen zijn, in zowel de relatie met de opdrachtgevers, de belastingbetalers, als binnen de organisatie zelf. Voor GBLT is er voor gekozen om de organisatie door middel van het INK managementmodel, als hulpmiddel bij de begrips-, oordeels- en besluitvorming, aan te sturen. In fase 1 van het ontwikkelmodel staat kwaliteit op de werkplek centraal. De goed opgeleide medewerkers van GBLT zijn er op gericht zijn de opgedragen taken (heffen en innen van belastingen) zo goed mogelijk uit te voeren. In de tweede fase wordt door zelfevaluatie uit te voeren (regelmatige positiebepaling) ervaren hoe de stand van zaken is met betrekking tot de ontwikkeling van de organisatie en op welke onderdelen de organisatie moet veranderen, verbeteren of vernieuwen. In 2011 heeft de eerste INK positiebepaling voor GBLT plaatsgevonden. De volgende positiebepaling zal in 2013 plaatsvinden. Naar aanleiding van de positiebepaling in 2011 zijn plannen ontwikkeld die er op gericht zijn de organisatie te verbeteren, te versterken. Een bundeling van deze verbeterpunten komt tot uiting in het project GBLT NeXt. Daarnaast is besloten, met in achtneming van fase 3 (Plan, Do, Act, Check) in het model het lean model te betrekken. Hierbij is de organisatie alert op het toevoegen van waarde voor de klant. Missie en visie verder concretiseren Om de missie en visie, zoals deze zijn vastgesteld, verder te concretiseren worden in 2012 de zogenaamde succesbepalende factoren (SBF s) doorontwikkeld. De verwachting is dat in het laatste kwartaal van dit jaar de nieuw ontwikkelde SBF s en de daarbij behorende indicatoren zodanig SMART zijn geformuleerd dat de prestaties van de organisatie met ingang van 2013 objectief meetbaar zullen worden of blijven. Strategische groei De uitvoering van de integratie van gemeentelijke belastingtaken van de gemeenten Dronten, Nijkerk en Leusden in de belastingorganisatie van GBLT bevindt zich in een afrondend stadium. Medio november komen de gemeentelijke medewerkers over en de organisatie bereidt zich voor op de uitvoering van de gemeentelijke belasting- en WOZ-taken. In het voorjaar van 2012 heeft het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle positief besloten om de onderhandelingen aan te gaan om voor de heffings- en inningstaken aan te sluiten bij GBLT. In het najaar van 2012 vindt definitieve besluitvorming plaats op basis van de verdere uitwerking van een aantal concrete punten. Deze uitwerking vindt in onderlinge afstemming met GBLT plaats. 8

9 Voorts vinden er gesprekken plaats met andere belastingkantoren en gemeenten om haalbaarheidsonderzoeken te initiëren om de strategische groei en - doelstellingen waar te maken. Uitdagend daarbij is veelal de balans tussen de financiële voordelen (die in de regel substantieel en relatief makkelijk zijn te schetsen) en de culturele, bestuurlijke en personele aspecten van samenwerking tussen de verschillende bestuurslagen in een uitvoeringsgerichte organisatie. Fase II organisatieontwikkeling: GBLT NeXt De projectgroep heeft het transitieplan in mei opgeleverd. Als reactie op het transitieplan heeft de directie in een veranderplan beschreven welke keuzes zij maakt uit het transitieplan en welke kaders zij daarbij aangeeft. Op 9 juli is dit plan aan het bestuur gepresenteerd. In vervolg daarop zijn voorbereidingen getroffen voor de sollicitaties en plaatsing van afdelingsmanagers, coördinatoren en overige medewerkers, volgens de nieuwe organisatiestructuur. Nadat deze fase is gerealiseerd, zal worden begonnen met de uitvoering van genoemde randvoorwaarden en de opstart van opleidingen en trainingen voor bij- en omscholing. Sectorale arbeidsvoorwaardenregeling waterschapspersoneel De oude sectorale arbeidsvoorwaardenregeling voor het waterschapspersoneel (SAW) kende een looptijd tot 1 januari Over nieuwe voorwaarden is onderhandeld tussen bonden en werkgevers. Het eindresultaat van die onderhandelingen is inmiddels bekend en zal nog, met een aantal specifieke punten voor GBLT, aan het dagelijks bestuur voorgelegd worden. Kort weergegeven komt dat op het volgende neer: 1. Per 1 januari 2012 wordt het individuele keuzebudget (IKB) verhoogd met 1%; 2. Per 1 januari 2013 wordt het IKB nogmaals verhoogd met 1%; 3. Per 1 januari 2013 wordt, grotendeels door het anders aanwenden van bestaande middelen, het individuele keuzebudget (IKB) met gemiddeld 2,2% versterkt. Door deze aanwending van bestaande middelen eindigen per 1 januari 2013 de regeling tegemoetkoming ziektekosten, de lokale feestdag, de regeling betaald ouderschapsverlof en voor de uurwaarde van meer- en minderwerk wordt aangesloten bij de SAW definities. Daarnaast zijn afspraken gemaakt die tijd- en plaatsonafhankelijkheid mogelijk maken. Deze afspraken zijn gebaseerd op moderne arbeidsrelaties, met als basis resultaatgerichte afspraken tussen leidinggevende en medewerker in reguliere gesprekscycli. Het financiële effect van het eindresultaat past binnen de uitgangspunten die zijn bepaald bij het opstellen van de begrotingen 2012 en Ziekteverzuim In de eerste maanden van dit jaar kampte de organisatie met veel kortdurend ziekteverzuim. Door actieve sturing door het management is dat in het tweede kwartaal met 60% verminderd. Het verzuimpercentage voor kort en middellang verzuim (tot 6 weken) is daardoor gedaald van 4,4% naar 2,4%. In de periode van 1 april 2012 tot en met 31 augustus 2012 kampte de organisatie daarnaast met meer langdurig zieken. Het totale ziekteverzuimpercentage komt 0,2% hoger uit dan de geldende norm van 5%. Klantcontact Vanwege het stoppen met meeliften Vitens is het aantal verzonden aanmaningen en dwangbevelen hoger dan andere jaren. Dit leverde extra telefonische reacties op. Op beide locaties werden in de rapportageperiode ruim telefoontjes ontvangen tegen ruim in dezelfde periode vorig jaar. Van dit enorme aanbod aan inkomende gesprekken kon iets meer dan 50% worden beantwoord. Om de voortdurend hoge aantallen telefoontjes beter te kunnen afhandelen is (tijdelijk) extra capaciteit ingehuurd, om de capaciteit en bezetting te vergroten. Door enorme inspanning van de gehele organisatie en grote inzet van de medewerkers zijn tegelijkertijd de grote aantallen schriftelijke reacties beantwoord, waardoor achterstanden grotendeels zijn weggewerkt. 9

10 De websites van GBLT werden in de rapportageperiode maal bezocht (2011: ) Om structurele verbeteringen door te voeren is na een aanbesteding, een gebruiksvriendelijk systeem aangeschaft voor zowel de klant als voor de medewerker dat het mogelijk maakt om op eenvoudige wijze veel handelingen te verrichten die geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd in de nieuwe belastingapplicatie (Key2GH) worden verwerkt. Alle relevante en actuele informatie rondom een aanslag zijn voor de klant en de medewerker direct inzichtelijk. De implementatie van het systeem is gestart en de eerste fase zal op 1 november gereed zijn. Daarna volgt, passend in de lean gedachte, een doorontwikkeling waarbij processen continue worden verbeterd. Implementatie belastingapplicatie Met ingang van 2013 zal GBLT ook diensten uitvoeren voor de gemeenten Dronten, Leusden en Nijkerk. Een belangrijke voorwaarde om de samenwerking tot een succes te maken zijn aantoonbaar goed werkende informatiesystemen. De keuze is, na een Europese aanbestedingsprocedure, gevallen op het door Centric aangeboden Key2GH belastingpakket. De implementatie van het pakket is in augustus 2011 projectmatig opgepakt waarbij een Stuurgroep Implementatie Nieuwe Belastingsysteem, met daarin vertegenwoordigers van Centric en GBLT, leiding geeft. Volgens planning zou begin augustus 2012 de conversie van het oude belastingsysteem IBS naar Key2GH plaatsvinden. De Stuurgroep heeft op 6 augustus jl. echter geconstateerd dat er nog een aantal blokkerende en belemmerende fouten aanwezig waren waardoor de conversie niet mogelijk was. Door Centric is de garantie afgegeven dat deze fouten vóór de eindconversie zouden zijn opgelost. Mede op basis van deze toezegging werd besloten te starten met de eindconversie gericht op de ingebruikname van het nieuwe pakket per 7 september. Op 6 september bleek echter dat het belastingsysteem nog niet voldeed aan de vooraf gestelde criteria. De in productie name werd derhalve uitgesteld. De stuurgroep heeft aangegeven een GO te geven, onder voorwaarde van een goedkeurende verklaring van de EDP-audit die wordt uitgevoerd en het oplossen van de blokkerende vraagstukken die verband houden met de processen die als eerste worden opgestart in het productieproces. Op maandag 24 september heeft de Stuurgroep, na advies van de projectleiders en de accountant, een 'GO' gegeven voor de in productie name. Daarna zijn de automatische incassomachtigingen verwerkt. Benchmark In de maanden maart en april van dit jaar heeft GBLT deelgenomen aan de voorbereiding van een benchmark van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB). De deelname leverde echter niet het gewenste resultaat op omdat door de aard van de belastingheffing, en inning van de deelnemende samenwerkingsverbanden (die voornamelijk gemeentelijke belastingen uitvoeren) de resultaten niet met elkaar te vergelijken waren. In 2013 neemt GBLT deel aan een doorontwikkeling van de benchmark, waardoor in de toekomst (2014) de resultaten wel kunnen worden gemeld. Basisregistraties Met betrekking tot het gebruik van de basisregistraties is het project Slim Heffen en Innen gestart. Het project heeft tot doel om vanaf 2014 alle aanslagen door middel van de basisregistraties op te leggen. Door in het proces gebruik te maken van de basisregistraties zijn voordelen te realiseren. Concreet zijn dit de volgende voordelen: eenduidigheid omdat, alle overheden dezelfde gegevens gebruiken naar de belanghebbenden. uniforme werkwijze omdat, de basisregistraties leidend zijn moeten wijzigingen in gegevens door de eigenaar van de basisregistratie worden aangepast. Kostenreductie door minder bezwaren, doordat de betrouwbaarheid van de gegevens wordt vergroot. 10

11 Digitale aangifte Vanuit de ambitie om steeds meer digitaal te werken en het oogpunt van kostenbesparing is in 2012 besloten om voor de aangiftebedrijven van de vestiging Zwolle, in navolging van de vestiging Harderwijk, geen papieren aangiften meer te versturen. De bedrijven hebben een brief ontvangen waarin wordt aangegeven dat ze hun aangifte digitaal kunnen doorgeven. De verwachting is dat 70% van de bedrijven de aangifte digitaal zullen indienen. Het streven blijft er op gericht om te komen tot 100% digitaal ingediende aangiften Ontwikkelingen op het gebied van kwijtschelding Kleine ondernemers Wettelijk is het mogelijk dat, indien de waterschappen daartoe uiteraard besluiten, kleine ondernemers in aanmerking komen voor kwijtschelding van hun privébelastingschulden. GBLT heeft de waterschappen geadviseerd de besluitvorming over dit onderwerp uit te stellen totdat hiervoor landelijk beleidsregels zijn vastgesteld. Rekening houden met de kosten van kinderopvang bij de kwijtschelding Door de Unie van Waterschappen is geadviseerd terughoudend met de geboden verruimingsmogelijkheden op het gebied van de kosten van kinderopvang om te gaan, omdat onder meer de financiële consequenties per waterschap nog niet bekend zijn. GBLT inventariseert op welke wijze de waterschappen invulling willen geven aan de mogelijkheid om rekening te houden met de kosten voor kinderopvang. Daarnaast wordt gekeken naar het beleid dat de gemeenten in het beheersgebied hierin voeren (in verband met mogelijke toekomstige samenwerking). Wanneer de uitkomst van de inventarisatie bekend is zullen de waterschappen over dit onderwerp worden geadviseerd. Invoering huishoudtoets in de kwijtschelding Het invoeren van de huishoudtoets gaat per 1 januari 2013 niet door. Hierdoor hoeft het inkomen van de inwonende meerderjarige kinderen niet te worden meegenomen bij het bepalen van het inkomen van de aanvrager en dat van de eventuele partner of echtgenoot. Overheidsvordering De overheidsvordering is een sterk vereenvoudigd derdenbeslag dat kan worden uitgevoerd op de bestedingsruimte betaalrekeningen van natuurlijke personen. Voordat de lokale overheden gebruik mogen maken van dit instrument overheidsvordering wordt, omwille van de zorgvuldigheid, een pilot uitgevoerd. GBLT heeft zich voor deze pilot, die ongeveer 8 maanden gaat duren, aangemeld. In verband met de implementatie van Key2GH kan het eerste bestand voor de overheidsvordering op z n vroegst in november worden aangeleverd. Invordermatrix Met de invoering van een invordermatrix bereikt GBLT het volgende: Uniformiteit van uitvoering van werkzaamheden binnen de (nu nog) twee afdelingen Invordering Uitstraling extern en intern: één dienst, één gedachte, één methode Duidelijkheid naar de medewerkers toe over de te verrichten werkzaamheden Effectief en efficiënt invorderingsproces Onderscheid behandeling particulieren ondernemers Behandeling in één belastingsysteem De procedures worden volgens de matrix ingericht in het nieuwe belastingpakket Key2GH Interne controle Van het voor 2012 vastgestelde interne controleplan zijn de voor de eerste acht maanden geplande controles grotendeels uitgevoerd. De resultaten hiervan worden verwerkt en meegenomen bij de 11

12 totstandkoming van de veelal nieuwe werkprocedures die ontstaan na het in gebruik nemen van Key2GH en de uitvoering van GBLT NeXt. Bevindingen die gelijk aandacht vragen worden uiteraard direct opgelost. Nieuwe bankier voor het verwerken van betalingen I.v.m. het feit dat de NWB stopt met het verzorgen van het betalingsverkeer krijgt GBLT met ingang van 2013 een nieuwe huisbankier. Na een Europese aanbesteding is de opdracht gegund aan de Deutsche Bank. Deze bank voldeed aan alle gestelde eisen en deed de economisch meest voordelige aanbieding. De kosten die in verband met het betalingsverkeer zullen moeten worden vergoed kunnen binnen de begroting 2013 worden opgevangen. Met ingang van 2014 zullen echter hogere kosten in de begroting moeten worden opgenomen. De verwachting is dat over de periode 2013 tot en met 2016 in totaal ongeveer ,-- meer zal moeten worden betaald dan in de meerjarenraming is opgenomen. Deze toename wordt vooral veroorzaakt door een hogere automatische incassograad dan aanvankelijk werd verwacht. Toekomstige ontwikkelingen GBLT blijft sterk in ontwikkeling. Directie en management remmen het tempo van veranderingen bewust af om zo de organisatie meer de tijd te geven voor de acceptatie van de wijzigingen. Een verschuiving van focus, van verandering naar kwaliteit, is een logische stap in de organisatie ontwikkeling en past goed binnen de lean filosofie. De belangrijkste ontwikkelingen die in 2012 (en het voorjaar van 2013) plaatsvinden zijn: 1. Implementatie Key2GH 2. Optimaliseren Frontoffice (DMS en E-loket) 3. Integratie gemeentelijke werkprocessen en medewerkers in GBLT-organisatie 4. GBLT NeXt (zie elders in deze rapportage). 12

13 Belastingopbrengsten In de hierna volgende tabel zijn de tot en met 31 augustus 2012 gegenereerde opbrengsten voor het belastingjaar 2012 voor de deelnemers weergegeven en wordt een prognose voor het einde van het belastingjaar gegeven. Bedragen in Financiële opbrengst belastingjaar 2012 Jaarrekening Begroting Stand per Stand per Prognose per per eind 31-mrt jul-12 belastingjaar zuiveringsheffing woonruimten bedrijfsruimten totaal zuiveringsheffing watersysteemheffing verontreinigingsheffing woonruimten verontreinigingsheffing bedrijfsruimten ingezetenen gebouwd ongebouwd natuurterreinen totaal watersysteemheffing totale bruto belastingopbrengst kwijtschelding oninbaar totale netto belastingopbrengst Zuiveringsheffing woonruimten De afwijking in de zuiveringsheffing woonruimten ten opzichte van de begrotingen is groot. Met betrekking tot die afwijking is een interne analyse uitgevoerd, waarover in de eerste bestuursrapportage en aan de deelnemende waterschappen is gerapporteerd. De methodiek analyse is getoetst door onze accountant (Deloitte). Het algemeen bestuur op is 9 juli jl. geïnformeerd over die toetsing. Samenvattend kan worden geconcludeerd dat de methodiek van de door GBLT uitgevoerde analyse wordt ondersteund. Op basis van de analyse zal GBLT er in ieder geval voor zorg dragen dat zomerhuisjes en recreatiewoningen op de juiste wijze in de nieuwe belastingapplicatie zullen worden verwerkt, zodat correcte aanslagen kunnen worden opgelegd. Daarnaast zal een plan van aanpak worden opgesteld op basis waarvan voor ieder waterschap zal worden onderzocht of de aanslagoplegging optimaal heeft plaatsgevonden. Het resultaat van de hiervoor omschreven acties wordt gerapporteerd bij de jaarrekening. Zuiveringsheffing bedrijfsruimten De realisatie zuiveringsheffing voor bedrijven komt ongeveer 2,2% ( 1,5 mln.) lager uit dan begroot. Dit is te wijten aan de gevolgen van de economische crisis, zoals lagere productie en bedrijfsfaillissementen waardoor minder Ve s worden geloosd en dus de opbrengst daalt. Op basis van de bestanden van Vitens werden in sommige gevallen bedrijfsruimten als woonruimten aangeslagen. Voor deze aanslagen zal worden bezien of zij in het eigen systeem in de heffing zijn betrokken, dan wel nog aangeslagen moeten worden. 13

14 Verontreinigingsheffing woonruimten en bedrijfsruimten De heffing voor directe lozers op oppervlaktewateren komt in totaliteit ongeveer 5,3% ( ,--) lager uit dan door de waterschappen begroot, maar is ongeveer 3,7% ( ,--) hoger dan hetgeen in 2011 werd gerealiseerd. Aandachtspunt is dat nog niet alle waterschappen de directe lozers, zoals afgesproken in de SLA, hebben aangeleverd, hoewel zij daar in hun begrotingen wel inkomsten voor hebben geraamd. Een andere oorzaak is gelegen in de technische onmogelijkheid om in oude belastingpakket een onderscheid aan te brengen tussen de zuiveringsheffing en de verontreinigingsheffing. Eerst na het opleggen van de definitieve aanslagen in 2013 kan dit (boekhoudkundig) worden gecorrigeerd. De opbrengst zuiveringsheffing voor bedrijfsruimten daalt daardoor gelijk met het bedrag van de stijging in de opbrengst verontreinigingsheffing voor bedrijfsruimten. Watersysteemheffing ingezetenen De watersysteemheffing ingezetenen komt ongeveer 0,4% ( ,--) lager uit dan werd begroot. De oorzaak hiervan is gelegen in het primair volgen van de GBA-basisadministratie. In de uitgevoerde analyse bleek onder meer dat nieuw opgevoerde bedrijven ten onrechte als woonruimte werden geadministreerd. Hierdoor werden de belastingplichtigen ten onrechte voor de watersysteemheffing ingezetenen aangeslagen. Watersysteemheffing gebouwd, ongebouwd en natuurterreinen De laatste bulkrun aanslagen watersysteemheffing gebouwd, ongebouwd en natuurterreinen is met dagtekening 31 juli 2013 verzonden. De te verwachten opbrengst komt voor alle deelnemers gezamenlijk ongeveer 0,6% ( ,--) lager uit dan verwacht. Daarvan is het grootste deel toe te rekenen aan de watersysteemheffing gebouwd. De waardedaling van de onroerende zaken bij de 8 waterschappen is gezamenlijk 0,3% (1,4 mld.) groter dan bij de begrotingen werd ingeschat. De feitelijke waardedaling over het gehele gebied bedroeg over 2010 totaal 2,3%. Al eerder in deze rapportage is aangegeven dat GBLT momenteel een onderzoek uitvoert naar de ontwikkelingen ten aanzien van de WOZ waarden binnen het werkgebied. De verwachtte opbrengst voor de watersysteemheffing ongebouwd is met ongeveer 0,4% ( ,--) lager dan begroot. Voor de natuurterreinen wordt uiteindelijk voor 1,2% ( ,--) minder aangeslagen dan in de begrotingen werd geraamd. 14

15 Financiële rapportage Op deze pagina treft u de financiële gegevens op hoofdlijnen aan. GBLT werkt met een begroting van ruim 25 mln. In dit bedrag zit circa 5 mln. voor het afnemen van gegevens. Het begrotingsbedrag wordt volledig gebruikt voor de heffing en de inning van belastinggelden. De deelnemers dragen daarvoor een bedrag van ruim 20 mln. bij aan GBLT. Verder is ruim 5 mln. begroot voor in rekening gebrachte (wettelijke) kosten van aanmaningen en dwangbevelen in verband met het niet tijdig betalen van belastingaanslagen. bedragen in x begroting begroting realisatie percentage prognose uitputting realisatie gewijzigd t/m van de aug-2012 begroting einde jaar 1. Rente en afschrijving % ongewijzigd 2. Personeelslasten % ongewijzigd 3. Goederen en diensten % ongewijzigd 4. Bijdragen aan derden % ongewijzigd 5. Toevoegingen voorzieningen/onvoorzien % ongewijzigd Totale lasten % ongewijzigd 1. Financiële baten % ongewijzigd 2. Personeelsbaten % ongewijzigd 3. Goederen en diensten aan derden % ongewijzigd 4. Bijdragen van derden % ongewijzigd 5. Waterschapsbelastingen % ongewijzigd 6. Interne verrekeningen % ongewijzigd Totale baten % ongewijzigd Resultaat 228 De verwachting is dat de exploitatie van GBLT binnen de gewijzigde begroting blijft. Bij deze verwachting past een opmerking ten aanzien van de lasten en één met betrekking tot de baten. Lasten In de begroting is 2% van het totaal als onvoorzien opgenomen. Van dit bedrag wordt dit jaar ,-- gereserveerd voor het compenseren van waterschap Zuiderzeeland in verband met de compensatieregeling ter zake van de invoering van de nieuwe verdeelsleutel vanaf Zie ook Berap In de resultaatbestemming over 2012 zal aan ieder deelnemend waterschap met uitzondering van Zuiderzeeland ten laste worden gebracht van het resultaat. Dit is in conform het besluit van het Algemeen Bestuur van 16 april Medio 2011 is door de Tauw BV een fout gemaakt bij het berekenen van de verdeling binnen de categorie natuurterreinen voor de aanslagen de watersysteemheffing van het waterschap Groot Salland. Het gevolg van deze fout was dat de watersysteemheffing tot een te laag bedrag is opgelegd. Deze fout werd geconstateerd nadat de aanslagen waren opgelegd en kon daarom niet worden hersteld. Tauw BV heeft erkend dat zij deze fout gemaakt heeft en heeft de aansprakelijkheid voor een deel op zich genomen. Voor het resterende deel ( ) heeft het dagelijks bestuur ingestemd met het voorstel van het waterschap om 50% van het overblijvende bedrag voor haar rekening te nemen. Hierbij is geen uitspraak gedaan over een eventuele formele aansprakelijkheid van GBLT. Het desbetreffende bedrag wordt eveneens ten laste gebracht van de post onvoorzien. 15

16 Baten Er is een risico ten aanzien van de opbrengst waterschapsbelastingen (voor GBLT gaat het daarbij om invorderopbrengsten). Er is voor ruim 5 mln. aan die opbrengst begroot. Tot en met 31 juli 2012 is 41% hiervan (ongeveer 2,1 mln.) gerealiseerd. Vanaf de productiestop (medio juli) tot de ingebruikname van Key2GH (medio september) kunnen de ontvangen betalingen niet worden verwerkt, waardoor op de rapportagedatum geen zekerheid is over de totale invorderopbrengst. Genoemde opbrengst heeft voornamelijk betrekking op onbetaalde aanslagen waarvan de laatste vervaldag eerder dit jaar is verstreken. Voor die aanslagen werden inmiddels aanmaningen en dwangbevelen verzonden, waarbij aan de belastingschuldigen kosten in rekening werden gebracht. De dwanginvordering voor de in de periode maart tot en met juli verzonden aanslagen moet voor het merendeel nog gaan plaatsvinden. Ook voor aanslagen die na het in productie gaan van de nieuwe belastingapplicatie worden opgelegd is dit het geval. Hierdoor moet er rekening worden gehouden, met het feit dat een deel van de begrote opbrengst pas in 2013 wordt gerealiseerd. Dit zal waarschijnlijk leiden tot een balanspost ultimo In de jaarrekening zal hierop worden teruggekomen. 16

17 INK prestatie-indicatoren Hierna is een overzicht opgenomen van de voor INK prestatie-indicatoren. De verantwoording is in de volgende kleuren vermeld. Haalbaar/gehaald Niet gehaald/niet meer haalbaar Wordt vermoedelijk niet gehaald STAKEHOLDER: MEDEWERKERS Succesbepalende factor Prestatie-indicator Norm Goede en veilige werkomstandigheden Werkplekken aangepast aan nieuwe medewerker 100% Ingerichte en werkende BHV organisatie Wettelijke norm Aantal bedrijfsongevallen 0 RI&E en vervolgacties conform planning 100% Aantal consulten bij vertrouwenspersoon Nulmeting uitvoeren Ziekteverzuimpercentage < 5% 1 Verzuimfrequentie < 1,5 2 Toekomstgericht Resultaat medewerkertevredenheidsonderzoek Nulmeting uitvoeren 3 Mogelijkheid tot ontwikkeling Betrokkenheid en zeggenschap Aantal uitgevoerde PVB gesprekken Volgens planning Realisatie uitputting opleidingsbudget > 90% < 100% 4 Aantal interne verplaatsingen/promoties Frequentie werkoverleg Overleg vergaderingen met ondernemingsraad Artikel 24 overleg met ondernemingsraad Deelname aan verbetergroepen (INK) Nulmeting uitvoeren Maandelijks > 6 maal per jaar Wettelijke norm Volgens plan Toelichting op de niet gehaalde/niet meer haalbaar geachte normen: 1. Het ziekteverzuimpercentage komt uit boven de gestelde norm. In de paragraaf bedrijfsvoering is daarvoor een verklaring gegeven. 2. De verzuimfrequentie is relatief hoog, mogelijk onder invloed van de werkdruk die continu door diverse omstandigheden hoog lijkt. Het management heeft hier aandacht voor. 3. In verband met het project GBLT NeXt, de implementatie van Key2GH,de toetreding van een drietal gemeenten per 1 januari 2013 is besloten geen medewerkertevredenheidsonderzoek uit te voeren in Het opleidingsbudget is voor 32% gebruikt. De verwachting is dat de norm per einde jaar niet gehaald gaat worden. Dit betekent overigens niet dat er onvoldoende aandacht voor opleiding en training is. Veel in 2012 gevolgde opleidingen zijn gevolgd in het kader van de nieuwe belastingapplicatie Key2GH en het nieuwe DMS en E-loket van Bakerware. Deze opleidingen waren veelal opgenomen binnen de projectbegrotingen en/of opgenomen binnen de aanbesteding. Voor deze opleidingen en trainingen is geen beroep gedaan op dit budget. STAKEHOLDER: MAATSCHAPPIJ Succesbepalende factor Prestatie-indicator Norm Transparante organisatie Betrouwbare organisatie Verordeningen, beleidsregels, aankondigingen gepubliceerd Resultaten klanttevredenheidsonderzoek op website Controle jaarrekening door accountant Volgens wettelijk kader < 2 maanden na het onderzoek Goedkeurende controleverklaring 17

18 STAKEHOLDER: BESTUUR EN FINANCIERS Succesbepalende factor Prestatie-indicator Norm Dienstverlenend Bedrijfszeker Uitgevoerde controles op volledigheid/juistheid van de bestanden Aantal metingen/controles bij bedrijven Verzending aanslagen Tijdige bestuursrapportage Verordeningen, beleidsregels, aankondigingen gepubliceerd Volgens controlprotocol Volgens planning Volgens planning Volgens P&C cyclus Volgens wettelijk kader Processen vastgelegd in procesbeschrijvingen 100% 1 Processen uitgevoerd volgens procesbeschrijvingen 100% 1 INK wordt ingezet als sturingsmodel Positiebepaling 2011 Aantal lagere overheden waarmee een SWO is gesloten Volgens strategie Efficiënt Aanslagen onbestelbaar retour < 0,2% Bezwaar en beroepschriften gegrond verklaard < 0,5% Tijdige afhandeling van verzoekschriften Volgens wettelijke termijn Tijdige afhandeling van bezwaarschriften Volgens wettelijke termijn 2 Tijdige afhandeling van klachten Tijdig innen van opgelegde aanslagen < 6 weken Openstaand bedrag 6 maanden na lvvd < 0,5% Gemiddelde perceptiekosten voor deelnemers < 4,9% Toekomstgericht Uitgevoerd klanttevredenheidsonderzoek Nulmeting uitvoeren Toelichting op de niet gehaalde/niet meer haalbaar geachte normen: 1. De beschrijving (vastlegging) van de werkprocessen zal na het in productie nemen plaatsvinden van Key2GH en de reorganisatie plaatsvinden. Uiteraard zal dan ook de toetsing aan de procesbeschrijvingen kunnen plaatsvinden op de uitvoering van vastgelegde processen 2. In tegenstelling tot andere jaren is het niet mogelijk geweest om alle bezwaren binnen de wettelijke termijn af te handelen. Reden hiervoor waren de vele reacties van belastingplichtigen in verband met het stoppen van het meeliften met Vitens. STAKEHOLDER: BELASTINGBETALER Succesbepalende factor Prestatie-indicator Norm Telefonische bereikbaarheid Goede informatievoorziening Servicelevel telefonie > 80% beantwoord < 20 seconden Voor iedere bulkrun actuele info op website 100% Correcte bejegening Aantal (bejegenings)klachten 0 2 Juiste aanslag Tijdige afhandeling Aanslagen onbestelbaar retour < 0,2% Bezwaar en beroepschriften gegrond verklaard < 0,5% Verzoekschriften toegewezen < 1% Verzending aanslagen Tijdige afhandeling van verzoekschriften Volgens planning Volgens wettelijke termijn Tijdige afhandeling van bezwaarschriften Volgens wettelijke termijn 3 Tijdige afhandeling van klachten Tijdig innen van opgelegde aanslagen < 6 weken Openstaand bedrag 6 maanden na lvvd < 0,5% Klanttevredenheid Uitgevoerd klanttevredenheidsonderzoek Nulmeting uitvoeren 1 18

19 Toelichting op de niet gehaalde/niet meer haalbaar geachte normen: 1. Het servicelevel telefonie is/wordt niet gehaald. De verklaring hiervoor is op bladzijde 9 van deze rapportage gegeven. 2. Er werden 55 klachten ontvangen (waaronder 2 die door de Nationale ombudsman in behandeling zijn genomen). De klachten gaan met name over onjuiste bejegening, afhandeling van bezwaren, mogelijk onjuiste automatische incasso, minder goede communicatie, slechte bereikbaarheid, etc. In totaal werden 44 klachten, waarvan 12 bejegeningsklachten, (deels) gegrond verklaard en waren 6 klachten waren ongegrond. Er moeten nog 5 klachten worden afgehandeld. 3. Zie de geplaatste opmerking bij stakeholder bestuur en financiers (opmerking 2). 19

20 Prestatie-indicatoren en operationele afspraken deelnemers In de gemeenschappelijke regeling is de bestuurlijke verhouding tussen GBLT en de deelnemende waterschappen geregeld. In een Service Level Agreement (SLA) is een nadere precisering gegeven van de aard van de werkzaamheden en de wijze waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd. De SLA bevat een lijst met prestatie-indicatoren die van belang zijn met het oog op (de kwaliteit van) de bedrijfsvoering. Over de in die lijst voorkomende indicatoren en afspraken en de daarbij behorende normen, wordt in de volgende twee tabellen gerapporteerd. PRESTATIE-INDICATOREN ( PARAGRAAF 5.2 SLA) Prestatie-indicator Door de Nationale ombudsman gegrond verklaarde klachten over de handelingen van één van de bestuursorganen van GBLT. Verzoekschriften worden tijdig afgehandeld. Norm 0 1 < 8 weken Bezwaarschriften worden tijdig afgehandeld. < 6 weken 2 Er wordt gestreefd naar een zo snelmogelijke inning van de aanslagen Openstaand bedrag 6 maanden na lvvd < 0,5% Als het oninbaar geleden bedrag zich (t.o.v. het netto opgelegde bedrag) bevindt binnen de uitvoeringstolerantie behoeft geen analyse aan het waterschap te worden verstrekt, tenzij daarom wordt verzocht. 1. Zuiveringsheffing woonruimten < 0,4% 2. Zuiveringsheffing bedrijfsruimten 0,7% 3. Verontreinigingsheffing woonruimten < 0,4% 4. Verontreinigingsheffing bedrijfsruimten 0,7% 5. Watersysteemheffing : o ingezetenen < 0,4% o gebouwd/ongebouwd/natuur < 0,2% Toelichting op de niet gehaalde normen: 1. Van de twee door de Nationale ombudsman in behandeling genomen klachten is er één gegrond verklaard. 2. Zie de geplaatste opmerking bij stakeholder bestuur en financiers (opmerking 2). OPERATIONELE AFSPRAKEN MET GBLT ( PARAGRAAF 5.3 SLA) Afspraak De ontwerpbegroting wordt tijdig aan de deelnemers verstrekt. < 1 mei 1 De door het algemeen bestuur vastgestelde begroting wordt aan de deelnemers verstrekt. < 1 juli 2 Een controleverklaring van de accountant omtrent de gegenereerde belastingopbrengsten wordt tijdig aan de deelnemers verstrekt. < 1 april Het conceptjaarverslag wordt, inclusief de jaarrekening en de controleverklaring van de accountant, aan de deelnemers verstrekt. < 1mei De concept belastingverordeningen of wijzigingen daarop worden aan de deelnemers verstrekt. < 15 september De financiële rapportage wordt tijdig aan de deelnemers verstrekt. < 10 werkdagen na afloop rapportagemaand 3 De ontvangen belastinggelden worden tijdig aan de deelnemers doorbetaald. De jaarproductie aanslagen zuiveringsheffing/verontreinigingsheffing woonruimten en watersysteemheffing ingezetenen wordt tijdig verzonden. De jaarproductie forfaitaire aanslagen zuiveringsheffing/verontreinigingsheffing bedrijfsruimten wordt tijdig verzonden. De jaarproductie voorlopige aanslagen zuiveringsheffing/verontreinigingsheffing bedrijfsruimten wordt tijdig verzonden. De jaarproductie aanslagen watersysteemheffing gebouwd, ongebouwd wordt tijdig verzonden. De definitieve aanslagen zuiveringsheffing/verontreinigingsheffing voor bedrijfsruimten worden tijdig opgelegd. Norm Wekelijks < 31 januari < 28 februari < 28 februari Maart t/m juni 4 Aantal definitief gemaakte voorlopige aanslagen < 31 december (T+1) = 98% Toelichting op de niet gehaalde normen/afspraken: 1. De ontwerpbegroting werd op 7 mei 2012 door het dagelijks bestuur behandeld en op 9 mei daaropvolgend, formeel aan de waterschappen verzonden. Ambtelijk werd de ontwerpbegroting ruim voor die tijd aan de waterschappen verstrekt. 5 20

21 2. In verband met de bestuurlijke agenda bij een aantal waterschappen, en de daarbij optredende onmogelijkheid hun eventuele zienswijze in te brengen bij het algemeen bestuur van het GBLT, werd de aanvankelijk geplande vergadering van het algemeen bestuur verschoven van de oorspronkelijk geplande datum (25 juni) naar 9 juli Hierdoor werd het feitelijk onmogelijk de vastgestelde begroting voor de in de SLA genoemde datum aan de waterschappen te verzenden. De door het algemeen bestuur in die vergadering vastgestelde begroting werd op 17 juli 2012 verzonden. 3. De financiële rapportage januari 2011 werd (één dag) te laat verzonden. 4. In verband met de implementatie van Key2 GH was besloten per waterschap voor één gemeente de aanslagen op te leggen met de nieuwe belastingapplicatie. In verband met onzekerheid ten aanzien van de tijdige werking van Key2GH is uiteindelijk besloten de aanslagen voor die gemeenten toch met behulp van het IBS systeem op te leggen. Dat gebeurde uiteindelijk met dagtekening 31 juli De overige aanslagen werden wel in de periode maart tot en met juni opgelegd. 5. Door de productiestop zal het niet mogelijk zijn 98% van de voorlopige aanslagen definitief op te leggen. Dit percentage zal voor de meetbedrijven wel worden gehaald. 21

22 Lijst met gebruikte afkortingen BBVW BBVW BHB CPB DMS E-loket GBA HWBP EDP-audit IKB ICTU INK LVLB P&C cyclus PVB-gesprekken RBVW RI&E SAW SLA SBF SMART SWO WOZ Besluit Begroting en Verantwoording Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen Bedrijfshulpverlening Centraal Planbureau Document Managementsysteem Elektronisch loket Gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens Hoogwaterbeschermingsprogramma Electronic Data Processing - beoordeling (controle op geautomatiseerde gegevensbestanden die een beoordeling omvat van de informatica-hulpmiddelen) Individueel KeuzeBudget ICT-Uitvoeringsorganisatie (stichting opgericht door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) Instituut Nederlandse Kwaliteit Landelijke Vereniging Lokale Belastingen Planning en controlcyclus Planning-, voortgang- en beoordelingsgesprekken Regeling Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschapspersoneel Risico-inventarisatie en -evalutie Sectorale arbeidsvoorwaardenregeling waterschappen Servicelevel agreement Succesbepalende factor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden Samenwerkingsovereenkomst Wet waardering onroerende zaken 22