n *** **» "* "«- * ^ K Ä

Transcriptie

1 J^RHC Rijnstreek en erwaard Aan de gemeenteraad van Postbus AA IJSSELSTEIN, 17april 2013 REG.N1L: GEMEENTE IJSSELSTEIN ino, 1 9 APR RAPPEL: OB CL.NR.: TA/TK Postbus AA De Bleek GV T F E rhc@woerden.nl W Betreft: begroting RHC SEKT. AFD./AM8T. KOPfE X Geachte damesenheren, Hierbij doeiku,conform artikel 7 van degemeenschappelijke regeling Regionaal Histonsch Centrum Rijnstreek en erwaard de ontwerpbegrotingzh"ul 2014 n *** **» "* "«- * ^ K Ä De begrotingkomt op 17 juni ter vaststelling aan deordein devergadering vande Archiefcommis S1 e (hetbestuur van het Regionaal Historisch Centrum). Hoogachtend, ] namensde Archiefcommissie j.f. van Rooijen, secrf secretaris ' ' Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

2 MEMO Bij de begroting 2014 De begroting 2014 komt in grote lijnen overeen met hetgeen eerder voor dit jaar inde meerjarenraming stond vermeld. Dit betekent dat er geen ruimte is voor bijzondere nieuwe ontwikkelingen enin het kader van debezuinigingen soberheid wordt betracht. In 2014 is voorzien in een eenmalige kostenpost voor de website en automatisering. Het RHC kan geen reserveringen opbouwen voor dergelijke investeringen, waardoor deze uitgave een stempel drukt op de begroting. Dewebsite en automatisering zijn bij het RHC met elkaar vervlochten, waarbij de digitale ontsluiting van dearchieven en collecties zodanig gebeurt datde databestanden ook geschikt zijn voor presentatie aan het publiek. In deafgelopen jaren is ernaar toegewerkt omde gegevens om te kunnen zetten in standaard automatiseringpakketten. Datis goedkoper, kwalitatief beter en minder foutgevoelig dan dehuidige maatwerkoplossing. Bovendien bereikt hetrhc hiermee desituatie dat ermet scans van archiefstukken gewerkt kan worden. Deaanschaf van depakketten en dehieraan gekoppelde vernieuwing van dewebsite kost ,-,welk bedrag voor ,- gedekt wordt uit devoorziening semi-statische archiefbewerking. Dit is inclusief dekosten van deafronding van het "DTB-project" betreffende de doop-,trouw- enbegraafboeken vanvóór de invoering van deburgerlijke stand, dieal wel in de meerjarenraming was voorzien. Daarnaast isin 2012/13 duidelijk geworden dat archiefdiensten zichmoeten indekken voor de aanspraak op auteursrecht. In het geval vanhet RHC gaat datmet nameom dekranten en foto's, die (helaas) afgeschermd moeten worden. Dit vergt een eenmalige investering van 7.500,-, die zich echter albinnen twee jaar terugverdient. Enigalternatief isnamelijk omeen dureregeling te treffen met delira, waarbij jaarlijks eenbijdrage betaald zou moeten worden voorhet volledig tonen van alle documenten. De salariskosten stijgen in de begroting iets sterker dan in demeerjarenraming voorzien. De gemeentebegroting van gaat uitvan 2%stijging in 2014,dat is 0,5%meer dan inde meerjarenraming. Als er in 2014 geen nieuwe bijzondere projecten gaan lopen, waarbij buiten de doelstelling vanhet RHC werkzaamheden inhet semi-statisch archief worden verricht die extra geld genereren, danwordt hettijdelijk contract met dehuidige medewerkster nietverlengd. De voorziening semi-statische archiefbewerking dekt dan in de nasleep de eventuele financiële verplichtingen indit kader. Dat zal dus niet leidentot een hogere bijdrage van de deelnemers. Het legestarief voor onderzoek aan derden isvanaf 2012 meermarktconform aangepast, zodat hiermee hogere inkomsten worden gegenereerd. Ophettotaal blijft dit echter een bescheiden bedrag, mede omdat de dienstverlening op destudiezaal van het RHC op grond vande Archiefwet kosteloos moet geschieden. Het bovenstaande betreft een toelichting opdealgemene lijn. Hoedeverrekening van dekosten inde door dediverse deelnemers verschuldigde bijdrage uitpakt, kan inde marge per afzonderlijke deelnemer soms iets verschillen. Dat zit voor 2014niet zozeer inde inwonertallen (diebleven nagenoeg gelijk) maar meer in deverhouding van dearchiefmeters, deandere component waarop de verdeelsleutel is gebaseerd.

3 Toelichting bij de begrotingsposten: Baten: Dit zijn dedoor dedeelnemers aan degemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd opinwonertal en aantal beheerde meters archief, (zie bijlage voor deberekening) Verschillen tussen de geraamde bijdrage en dewerkelijk te betalen bijdrage worden inhet jaar,volgend ophet begrotingsjaar, door de gemeente met deandere deelnemers verrekend. Ditzijn de inkomsten uit verhuur van archiefruimte aan de landelijke Generale Synodevan Christelij k-gereformeerde Kerk. Inkomsten uit legesvoor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de leveringvan reproducties uit de archieven encollecties. Voorts worden werkzaamheden dienietbehoren tot de kerntaak van hetrhcdoorberekend aan dedeelnemers en als "overige inkomsten"geboekt. Dit betreffen inkomsten uit debewerking van het semi-statische archiefvan Bodegraven- Reeuwijk. Lasten: 01a. 01b. 01c a. 08b. 08c a. 11b. 13. De totale formatie omvat 7,0 fte.erisrekening gehouden met een stijging van 2%ten opzichte van de (bijgestelde) salariskosten van Kosten dievoortvloeien uit het dienstverband van de medewerkster met een tijdelijke aanstelling, gedekt uit de extra inkomsten uitwerkzaamheden voor semi-statische archieven. Demateriële verzorger wordt opbasis van detachering tewerkgesteld vanuit DeSluis. Depost is gebaseerd op dereiskosten bij dehuidige personele bezetting. Ditbetreft dedoor deafdeling Personeel, Organisatie en Automatisering van de gemeente doorberekende kosten van die afdeling Hosting en standaard onderhoud van dewebsite. Eenmalige aanpassing websiteen overgang naar standaardpakketten voor data, archievenoverzicht e.d. Kosten kunnen tot worden gedekt uit inkomsten semi-statisch archiefbewerking. Aanpassing website voortvloeiend uit wet Auteursrecht, waarbij documenten en collecties die onder auteursrecht vallen kunnen worden afgeschermd. Public relations,waaronder ook attenties voor vrijwilligers werkzaam bij hetrhc. Deze kosten worden doorbelast op basisvan het aantal fte's enbetreft zaken alswervingen selectie, salarisadministratie, bedrijfsgezondheidszorg, arbeidsvoorwaarden etc. Deze kosten worden doorbelast opbasis van het aantal vierkante meters studiezaal en administratieve ruimtes inhet Stadhuis te De door de gemeente doorberekende kosten van dearchiefbewaarplaats worden alleen doorbelast aan de deelnemers diehun archieven hier hebben ondergebracht. Usselstein,en beschikken zelf over wettelijk goedgekeurde archiefbewaarplaatsen; veel geraadpleegde archieven uit diegemeentes zijn in geplaatst, waartegenover weinig geraadpleegde archieven vande andere deelnemers naar debewaarplaatsen in Usselstein, en zijn overgebracht. Vanaf 2013 moet er extra ruimte worden bijgehuurd, omdat er geen plankruimte meer over isin dearchiefbewaarplaats te.

4 Berekening bijdrage deelnemers begroting 2014 Salarissen en overhead Totale kosten salarissen en overhead - onttrekkingen voorzieningen -overige inkomsten : totaal aantal inwoners = bedrag per inwoner: = : = 3,0023 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van ] Deelnemer Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Inwonertal Bedrag per inwoner 3,0023 3,0023 3,0023 3,0023 3,0023 3,0023 3,0023 3,0023 Aandeel kosten salarissen en overhead , , , , , » , ,- Depotkosten Totale depotkosten - huurinkomsten : totaal aantal gebruikte meters = bedrag per meter = : 3073 = 15,4735 per meter Deelnemer Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Metertal Bedrag per meter 15, , , , ,4735 Aandeel depotkosten 8.882, ," ,» , ,-- Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Aandeel kosten salarissen en overhead , ,» ," , ," ," ," Aandeel depotkosten 8.882,» 5.617," ," ,-- Totaal ," , , , ," ," ,--

5 2014 Bijdragen deelnemers HoogheemraadschapDe Stichtse Rijnlanden 02 Verhuur archiefruimteaan derden 03 Leges,overige inkomsten 04 Voorziening semi-statisch archiefbewerking 01 a b c d e f g MEERJARENRAMING Ontwerp BATEN ,42.032,46.448,29.423, , , , , ,40.800,45.682,28.560, ,99.668, , , , ,- "~ 2.950, , ,41.488,46.480,29.042, , , , , , ,42.187,47.325,29.531, , , ,"~ 3.100, , Functie 01a 01b 01c a 08b a b a LASTEN Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel Materiële verzorger Reiskosten woon-werkverkeer Doorbelasting poa Reiskosten medewerkers Abonnementen/lidmaatschappen ,-p.m , 4.050, » 1.000," 900, , ,~ , 4.050, , 1.700, ,4.050, ,1.700, » 4.050, » 1.100,» 1.750,- Aankoop boeken envakliteratuur Kantoorbehoeften, archiefmateriaal Website, automatisering Digitalisering Vorming enopleiding Public relations Doorberekening gemeente hulpkostenplaats PenO Doorberekening gemeente werkruimtes Onvoorziene uitgaven Totaal overige kosten 400» 4.600» , 1.500, 500, » 400,4.800,22.500,5.000, ,14.900,- 450, 5.000, , 5.100, 1.600, 600, , ,24.500,5.200,1.700,600,15.500, , ,- 500,» ,- 500, ,- 550, ,- 550, ,- Doorberekening gemeente archiefbewaarplaats Huur extra archiefruimte elders Totaal depot-kosten GENERAAL , , , , , , , , , , , , , ,» , , , ,- Toelichting opde meerjarenraming Bij deberekening van dete betalen bijdragen van dedeelnemers isuitgegaan van stabiele inwonertallen en aantallen archiefmeters. Ander uitgangspunt isdat er geen veranderingen optreden ten aanzien van dehuisvesting van het RHC en debeschikbare archiefbewaarplaatsen inde diverse gemeentehuizen. Voor debelangrijkste post, de salarislasten, isrekening gehouden met eenjaarlijkse stijging van 1,5%. Derelatief wat sterkere stijging van dekosten van dewebsite worden veroorzaakt door de hogere hostingkosten die met de groei van beschikbare data gepaard gaan.nieuw isdepost digitalisering, als oplossing voor detoerekening van dealléén kosten van digitalisering van die bronnen die niet eenvoudig aan specifieke deelnemers van de gemeenschappelijke regeling zijn toete schrijven. De stijging in 2015van de post lidmaatschappen houdt verband met detoetreding tot BRAIN, de brancheorganisatie voor archieven. Aan de inkomstenkant loopt in2014deverhuur afvan archiefruimte, wegens beëindiging van het contract.

6 BATEN RHC Ol a 04b Bijdragen deelnemers RHC: Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Verhuur archiefruimte aan derden Leges, overige inkomsten Onttrekking voorziening semi-statisch archiefbewerking Onttrekking voorziening semi-statisch archiefbewerking ONTWERP < 2013 > , , , , , , , , , , ,- BEGROTING < 2014 > , , , , , , , , ,- p.m. e ïo.ooo, ,- RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Doorbelasting productiecentrum poa 04 Reiskosten medewerkers 05 Abonnementen/lidmaatschappen 06 Aankoop boeken en vakliteratuur 07 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 08a Website, automatisering 08b Aanpassing website 08c Maatregel wet auteursrecht 09 Vorming en opleiding 10 Public relations 11a Doorberekening gemeente hulpkostenplaats P en O 11b Doorberekening gemeente werkruimtes 12 Onvoorziene uitgaven Sub-totaal overige kosten LASTEN < 2013 > , , , , , ,- 900,- 400, , , ,- 500, , ,- 500, ,- < e e 2014 > ,- p.m , , , ,- 900,- 400, , , , , ,- 500, , ,- 500, , - 13a 13b Doorberekening gemeente archiefbewaarplaats Huur extra archiefruimte elders Sub-totaal depot-kosten , , , , , ,- GENERAAL , ,- Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie d.d. [17 juni 2013*] J.F. van Rooijen, secretaris. V.J.H. Molkenboer, voorzitter