Opgesteld door: Registratienummer collegebesluit:

Transcriptie

1 Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders nieuwkoop Raadsvoorstel Portefeuillehouder: F. Buijserd Opgesteld door: III G Marga van Aalderen, afdeling Bedrijfsvoering Besluitvormende vergadering: 24 maart 2016 Registratienummer collegebesluit: Raadsnummer: Titel I onderwerp: Opheffen gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden en aansluiten bij Erfgoed Leiden en omstreken. Samenvatting: In september 2015 hebben de colleges van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem het voornemen om de gemeenschappelijke regeling (GR) Streekarchief Rijnlands Midden op te heffen en een dienstverleningsovereenkomst (DVO) aan te gaan met Erfgoed Leiden en omstreken (ELo) vastgesteld. Na het besluit van de colleges van de drie gemeenten ( ), is de aangestelde ambtelijke werkgroep aan de slag gegaan met de uitwerking van het voornemen. In dit voorstel wordt de gemeenteraad gevraagd de GR Streekarchief Rijnlands Midden op te heffen en kennis te nemen van de DVO die het college, na positief besluit van de gemeenteraad, afsluit met ELo. Voorgesteld besluit: Het college van burgemeester S wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. De gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden per 1 januari 2017 op te heffen; 2. Kennis te nemen van de dienstverleningsovereenkomst met Erfgoed Leiden en omstreken; 3. In te stemmen met de voorgestelde begrotingswijziging (2016, nummer 8) om de incidentele middelen, , die nodig zijn om de ontvlechting van de GR en aansluiting met Erfgoed Leiden en omstreken te realiseren, beschikbaar te stellen. burgemeester en wethouders van Nieuwkoop I F. Buijserd burgemeester 1

2 Pagina 2 van 9 TOELICHTING Inleiding / aanleiding In september 2015 hebben de colleges van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem het voornemen vastgesteld om de gemeenschappelijke regeling (GR) Streekarchief Rijnlands Midden op te heffen en een dienstverleningsovereenkomst (DVO) aan te gaan met Erfgoed Leiden en omstreken (ELo). Voorafgaand aan dit voornemen is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de toekomst van het Streekarchief Rijnlands Midden, vanwege de reeds lang slepende huisvestingsproblemen, maar ook naar de toekomstbestendigheid van de organisatie. De conclusie uit het onderzoek was dat geschikte huisvesting zonder nieuwbouw niet mogelijk is binnen de huidige financiële kaders en de organisatie niet toekomstbestendig is in haar huidige samenstelling. De afgelopen maanden hebben er gesprekken plaatsgevonden met het Streekarchief Rijnlands Midden en Erfgoed Leiden en omstreken om dit voornemen verder uit te werken. Aan de colleges en raden van Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem wordt middels dit voorstel gevraagd in te stemmen met het opheffen van de huidige GR en kennis te nemen van de opgestelde DVO met Erfgoed Leiden en omstreken. Beoogd (maatschappelijk) effect Een toekomstbestendige, toegankelijke dienstverlening op archiefgebied, die voldoet aan de archiefwet, zowel voor de gemeentelijke organisatie Nieuwkoop als voor haar burgers. Dit houdt in dat archiefstukken van de gemeente van 20 jaar en ouder op de juiste manier bewaard worden, toegankelijk zijn voor het publiek en dat er toezicht plaatsvindt vanuit de archivaris op vorming van nieuwe archieven. Kader I eerdere besluiten I voorgeschiedenis - Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden 2006 Het Streekarchief Rijnlands Midden is in 2006 opgericht als een gemeenschappelijke regeling (GR), hierin werken de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem samen. Organisatorisch maakt de GR gebruik van de faciliteiten van de gemeente Alphen aan den Rijn, bijvoorbeeld op het gebied van ICT en personeelsondersteuning. Het Streekarchief Rijnlands Midden zorgt dat de archieven van de deelnemende gemeenten in goede, geordende en toegankelijke staat blijven. -Archiefwet 1995 Overheden hebben vanuit de Archiefwet 1995 de wettelijke plicht om hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Deze wettelijke plicht bestaat uit een bestuurlijke verantwoordelijkheid, in de wet benoemd als 'zorg' en een ambtelijke verantwoordelijkheid, in de wet aangeduid als 'beheer'. Participatie I betrokken partijen I personen De gemeenten Nieuwkoop, Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem zijn nauw betrokken in dit proces door hun vertegenwoordiging en rol in de projectgroep. Bestuurlijk heeft er afstemming plaats gevonden in de Archiefcommissie, die tevens, samen met de gemeentesecretarissen, opdrachtgever voor het onderzoek is. Uiteraard heeft er ook overleg plaatsgevonden met de directie van het Streekarchief Rijnlands Midden. Betrokkenheid gemeenteraad Behalve de informatie die u heeft ontvangen via de brief aan de raad ( ), heeft er ook een werkbezoek aan Erfgoed Leiden en omstreken plaats gevonden. Bij dit bezoek waren raadsleden en bestuurders van de gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem aanwezig. De

3 Pagina 3 van 9 reacties van de gemeenteraad zijn meegenomen in de gesprekken met ELo en zijn verwerkt in de DVO. Betrokkenheid externe klanten Jaarlijks bezoeken 500 mensen het Streekarchief. De helft daarvan is afkomstig uit de Rijnstreek (Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem). De andere helft is afkomstig uit Nederland en zelfs daarbuiten. Slechts een klein deel van deze groep bezoekt het archief regelmatig. Dit zijn: 1. Commerciële partijen zowel uit de Rijnstreek, als daarbuiten (veelal aannemers en architecten). 2. De historische verenigingen in het werkgebied van het Streekarchief. Deze laatste zijn betrokken in het proces, aangezien voor hen een verplaatsing van de archiefdiensten het meest te merken zal zijn. De historische verenigingen uit Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem zijn op 3 december tijdens een bijeenkomst geïnformeerd over het voornemen van de colleges en gevraagd hun input te leveren ten aanzien van de gewenste dienstverlening voor de toekomst. Uit alle drie gemeenten waren vertegenwoordigers van historische verenigingen aanwezig. Voor de historische verenigingen speelt de afstand tot het archief. Voor Nieuwkoop geldt dat de reistijd naar Leiden gemiddeld de helft meer is dan ten opzichte van Alphen aan den Rijn (ongeveer 30 minuten met eigen vervoer). Behalve de afstand leeft er ook angst dat de dienstverlening aan hen achteruit gaat. Voor het behoud van de dienstverlening in het algemeen, maar ook aan de verenigingen, zijn specifieke afspraken opgenomen in de DVO. Een van deze specifieke afspraken is dat de historische verenigingen een vast contactpersoon binnen ELo krijgen, waar zij bij vragen contact mee op kunnen nemen. De verenigingen zijn op 22 januari in de gelegenheid gesteld om op werkbezoek te gaan bij Erfgoed Leiden en omstreken. Hier hebben 7 verenigingen gebruik van gemaakt uit de gemeente Alphen en Kaag en Braassem. De historische verenigingen uit de gemeente Nieuwkoop waren ook uitgenodigd, maar waren niet aanwezig. Het was een goede bijeenkomst, waarbij de verenigingen zijn geïnformeerd over de dienstverlening die ELo biedt in het algemeen, en de dienstverlening aan de historische verenigingen in het werkgebied in het bijzonder. Ook zijn zij rondgeleid door de archieven en zijn een aantal stukken uitgelicht die betrekking hebben op onze gemeente, die door historische banden in de regio, al zijn opgenomen in de archieven van ELo. De ELo onderzoekt de mogelijkheid om servicepunten te openen in aangesloten gemeenten. Dit zou inhouden dat daar 1 à 2 keer per week een (vrijwillige) medewerker van ELo aanwezig is om mensen te helpen met het vinden van stukken via de website en het opvragen van stukken, zodat deze op een gewenst moment aanwezig zijn in de studiezaal van ELo. Op dit moment is het nog niet zeker of deze dienstverlening zal worden geboden en dit onder de vaste prijs kan vallen of dat dit wordt gezien als een nieuwe dienst waar een aanvullende vergoeding voor noodzakelijk is. Duurzaamheidsaspecten nvt Varianten met argumenten voor en tegen Variant aansluiting bij Erfgoed Leiden en omgeving (ELo) Deze variant houdt in dat de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden wordt opgeheven. Er wordt een samenwerking aangegaan met ELo op basis van een DVO. De frontoffice zal wordt gehuisvest in Leiden, het contract met het Gouwedepot wordt overgenomen en de complete huidige dienstverlening en service inclusief het huidige personeel wordt overgenomen. Waarom is voor deze variant gekozen? ELo levert een goede dienstverlening aan zowel de burger als de overheid. Daarnaast hebben zij, in tegenstelling tot het huidige Streekarchief, voldoende wettelijk goedgekeurde opslagcapaciteit voor de gemeentelijke archieven (inclusief Gouwedepot). De overgang naar Leiden levert voordelen op als het gaat om digitalisering van bestaande archieven, maar ook in de ontwikkeling van een e- depotvoorziening voor de toekomstige archieven. De ELo doet mee aan grootschalige 3

4 Pagina 4 van 9 digitaliseringsprojecten en na aansluiting bij de ELo zullen de archieven van onze gemeente ook meegenomen worden in deze projecten. Het is een grote organisatie waardoor deze minder kwetsbaar is in de personele bezetting. Tevens wordt een financieel voordeel gerealiseerd door het aangaan van een DVO met ELo voor de gemeente Nieuwkoop van C ,-. Als nadeel kan genoemd worden de afstand naar Leiden voor de burger, maar de extra reistijd is beperkt en door verdere digitalisering door de ELo kan steeds meer informatie thuis digitaal via internet bekeken worden. ELo heeft als kader voor haar bereik het Rijnland, waarbinnen de gemeenten Nieuwkoop, Kaag en Braasem goed passen. Er komt meer informatie beschikbaar omdat bij de ELo al archieven aanwezig zijn die te maken hebben met onze gemeente. Variant Streekarchief Rijnlands Midden behouden Deze variant houdt in dat de gemeenschappelijke regeling niet wordt opgeheven en het Streekarchief Rijnlands Midden onze archieven blijft beheren. Er moet dan wel een oplossing gevonden worden voor de huisvesting van de Frontoffice binnen de financiële kaders van de huidige begroting aangezien de huidige locatie is afgekeurd door de Provincie op basis van de eisen uit de archiefwet. Waarom valt deze variant af? Deze variant houdt in dat er een frontofficelocatie voor het Streekarchief Rijnlands Midden moet komen die voldoet aan de wettelijke eisen. Het aanpassen van de huidige locatie is geen optie in verband met hoge renovatie kosten. De voorzieningen moeten elders gehuisvest worden. De projectgroep heeft hiertoe bij de vastgoedafdeling van alle drie de gemeenten een uitvraag gedaan om een passend pand te vinden op basis van de nodige specificaties. Uit deze uitvraag blijkt dat er geen geschikte locaties zijn die voldoen aan het financiële kader (de totale kosten van het Streekarchief mogen jaarlijks niet hoger worden dan de huidige begroting van 2016). Er dient dan rekening gehouden te worden met commerciële, kostendekkende huurprijzen die substantieel hoger zullen liggen dan de huurprijs van de huidige locatie aan het burgemeester Visserpark. Verder zijn bij deze variant hoge kosten nodig om het eventuele pand naar wens in te richten. Door de kleine personele bezetting is het Streekarchief kwetsbaar en dit kan gevolgen hebben voor de dienstverlening. Daarnaast is het Streekarchief afwachtend op het gebied van digitalisering en het volgen van nieuwe ontwikkelingen. De kosten voor deze variant komen totaal dan hoger uit dan de huidige totaal jaarlijkse kosten van C ,-. In vergelijking met de offerte van ê ,- van Leiden zou deze variant in elk geval al ë ,- op jaar basis meer kosten voor de drie gemeenten. Daarnaast is deze variant alleen mogelijk als alle drie de gemeenteraden hiertoe besluiten. Bij besluit tot opheffing door 2 van de 3 aangesloten gemeenten wordt de gemeenschappelijke regeling ontbonden op basis van de afspraken in de GR. Het is niet waarschijnlijk dat alle drie gemeenteraden hiertoe zullen besluiten. Nieuwkoop zal dan zelfstandig haar archieven moeten beheren en beschikbaar stellen. Zij moet ook zelf een archivaris aanstellen. Of zij kan zich alsnog aansluiten bij de ELo. Variant zelfstandig beheer archieven In deze variant gaat de gemeente Nieuwkoop zelf het beheer uitvoeren op de gemeentelijke archieven. Zij zal de archieven ouder dan 20 jaar openbaar toegankelijk moeten maken en een archivaris aan moeten stellen. Waarom valt deze variant af? De kosten voor het zelfstandig beheren van de archieven zijn aanzienlijk hoger dan aansluiting bij de ELo. Er moet een archivaris aangesteld worden, er moet een goedgekeurd archiefruimte zijn voor minimaal 578 strekkende meter archief (staat nu bij Streekarchief), er is een medewerker nodig de toegang regelt voor burgers tot de archiefstukken. Daarnaast moeten ook educatieve en voorlichtingswerkzaamheden verricht worden, zo ook ondersteuning van o.a. historisch verenigingen (zie ook bijlage DVO, in het addendum staan alle werkzaamheden die het huidige Streekarchief uitvoert). Andere mogelijkheid is om alle archiefstukken te digitaliseren en alleen digitaal beschikbaar te stellen aan de burgers. De kosten van zo'n digitaliseringproject zullen aanzienlijk zijn en alleen de toegang regelen. Andere werkzaamheden zullen alsnog uitgevoerd worden, inclusief opslag in een goedgekeurde archiefruimte.

5 Pagina 5 van 9 Voorgesteld besluit 1. De Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden per 1 januari 2017 op te heffen; 2. Kennis te nemen van de dienstverleningsovereenkomst met Erfgoed Leiden en omstreken; 3. In te stemmen met de voorgestelde begrotingswijziging (2016, nummer 8) om de incidentele middelen, C , die nodig zijn om de ontvlechting van de GR en aansluiting met Erfgoed Leiden en omstreken te realiseren, beschikbaar te stellen. Kanttekeningen I risico's en beheersmaatregelen 1. In de GR van de het Streekarchief is het volgende opgenomen over het beëindigen; Artikel De regeling kan worden gewijzigd of opgeheven, indien tenminste tweederde van het aantal deelnemende gemeenten daartoe besluit. 2. Wijziging of opheffing van de regeling als in het eerste lid bedoeld, zal ingaan op 1 januari van het jaar, onmiddellijk volgende op dat, waarin de opheffing de goedkeuring van Gedeputeerde Staten heeft verkregen. Uit deze bepaling is op te maken dat, wanneer een van de deelnemende gemeenten besluit de huidige GR niet op te heffen, maar de overige twee dit wel besluiten, deze alsnog wordt opgeheven. Dit is een risico in het besluitvormingsproces binnen de drie gemeenten. Indien dit zich voordoet zal er vervolgens een besluit genomen dienen te worden over hoe hiermee omgegaan wordt. Indien Nieuwkoop als enige gemeente niet besluit tot opheffing van de GR, kan zij: 1) zelfstandig als onderdeel van de gemeente een organisatie voor de uitvoering van de archiefwet in stand houden, waarbij de kosten volledig voor rekening van onze gemeente komen; 2) zich alsnog aansluiten bij Erfgoed Leiden en omstreken. Indien één van de gemeenten niet besluit tot opheffing van de GR, zullen de andere twee gemeenten opnieuw met Leiden moeten overleggen over de samenwerking en eventuele kosten. 2. Financieel (ivm nacalculatie) De berekende aansluitingskosten en de kosten voor ontvlechting van de GR zijn deels op basis van reeds bekende kosten en deels op basis van inschatting. De uiteindelijke kosten zullen na afronding worden berekend en op basis van naculculatie doorberekend worden aan de gemeenten Nieuwkoop, Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem. Dit kan zowel een positief als negatief resultaat tot gevolg hebben. Financiële en juridische gevolgen 1. Personele consequenties Er zijn geen personele consequenties voor de gemeente Nieuwkoop, wel voor de GR. Een van de voorwaarden voor de overgang naar Erfgoed Leiden en omstreken is dat het personeel van de huidige GR haar baan kan behouden. Dit is vanaf de eerste gesprekken aan de orde geweest en als voorwaarde in de offerte-uitvraag opgenomen. Het gaat hierbij om 4 medewerkers die in vaste dienst zijn van de gemeente Alphen aan den Rijn en zijn gedetacheerd bij de gemeenschappelijke regeling. Uitgangspunten hierbij zijn; - mens volgt werk, waarbij de rechtpositie behouden blijft; - men wordt een gelijke of passende functie geboden op (minimaal) hetzelfde salarisniveau. De P&O-afdelingen van de gemeente Alphen aan den Rijn (huidige werkgever) en Erfgoed Leiden en omstreken hebben een pakketvergelijking gemaakt, waarbij de verschillen in de arbeidsvoorwaarden in kaart zijn gebracht. Doordat het beide gaat om arbeidsvoorwaarden conform de CAR-UWO, zitten de weinige verschillen die er zijn, in de secundaire arbeidsvoorwaarden. Hiervoor zal in een sociaal 5

6 Pagina 6 van 9 plan, waar nodig, een compensatie opgenomen worden voor de medewerkers (circa C ). Deze kosten zijn opgenomen in het liquidatieplan. 2. Financiële consequenties Structurele lasten De totale kosten voor het huidige Streekarchief in 2016 zijn ë , waarvan ë wordt gedekt uit de bijdragen van de 3 gemeenten. De overige opbrengsten komen voornamelijk uit leges voor fotokopieën en brieven. De bijdragen van de gemeenten zijn: Bijdrage gemeente totaal Alphen aan den Rijn C Kaag en Braassem e Nieuwkoop ê Totaal C In het besluit over het voornemen om de GR op te heffen ( ) was een eerste schatting op genomen van C per jaar voor de 3 gemeenten samen. De verdere gesprekken met ELo over de verwachte dienstverlening en de kosten daarvan, hebben niet geleidt tot een verdere stijging van de kosten. Onderstaand overzicht geeft de kosten weer voor de 3 gemeenten samen vanaf 2017: Kostensoort Bedrag Vaste bijdrage voor de dienstverlening Formatiekosten Bijdrage aan het Gouwedepot Overhead Bureaukosten Diverse bedrijfsvoeringskosten w.o.: Vervoer Gouwedepot Hosting Digitale opslag Verpakkingsmaterialen Restauratie Digitalisering Scanning on demand voor gemeenten Onvoorzien Totaal Verdeelsleutel structurele lasten Het bedrag van C is voor de dienstverlening aan Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop gezamenlijk. Er doen zich twee vragen op: 1. Hoe moeten de kosten over de drie gemeenten worden verdeeld? 2. Hoe wordt omgegaan met de inbreng aan strekkende meters (via het Gouwedepot), de daadwerkelijk benodigde strekkende meters en verschillen daartussen? Het Streekarchief Rijnlands Midden hanteert twee sleutels om de kosten te verdelen: aantal inwoners en strekkende meter archiefplank in gebruik. Dat geeft het volgende beeld: Gemeente Inwoners per Verdeelsleutel Alphen aan den Rijn ,070 Kaag en Braassem ,1^0 Nieuwkoop ,9 0 7o Totaal ioo,oy 0 Gemeente Gebruikte meters Verdeelsleutel Alphen aan den Rijn ,6 0 Zo 6

7 Pagina 7 van 9 Kaag en Braassem ,6 0 7o Nieuwkoop ,8 0 7o Totaal ,0 0 /» Bovenstaande overzichten laten zien dat de verdeelsleutels van gebruikte meters en inwoners vrijwel overeen komen. Het nadeel van deze methode is dat de gemeentelijke bijdrage niet alleen afhankelijk is van het eigen gebruik van Streekarchief, maar ook van dat van anderen. Voorgesteld wordt om de kosten te verdelen op basis van het aantal inwoners per om daarmee te komen tot een vaste prijs bijdrage aan ELo per gemeente. Dus later niet nacalculeren of opnieuw de verdeelsleutel vaststellen op basis van gewijzigde inwoneraantallen. Gemeente Verdeelsleutel Bijdrage Alphen aan den Rijn 67,00/ Kaag en Braassem 16,10/ Nieuwkoop 16,9 0 Zo Totaal 100,0 o Zo Autonome ontwikkeling van het archief kan nog worden opgevangen binnen de ingebrachte strekkende meters vanuit het Gouwedepot (4.000) en van de gecontracteerde frontofficemeters (1.450). Op dit moment is er namelijk ongeveer m1 plankruimte in gebruik. Wanneer de ingebrachte strekkende meters vol zijn, rekent ELo C 20,- per strekkende meter extra. Evenals de gemeentelijke bijdrage wordt voorgesteld de beschikbare plankruimte per gemeente vast te stellen aan de hand van dezelfde verdeelsleutel inwoners. Uit onderstaand overzicht is bijvoorbeeld af te lezen dat gemeente Nieuwkoop 921 m1 plankruimte heeft, daarvan is er 578 in gebruik en 343 m1 is nog beschikbaar. Wanneer Nieuwkoop de volledige 921 m1 heeft gevuld, dan zal de bijdrage van verhogen met C 20,- per ml. Bij de huidige GR geldt ook dat overgebrachte meters de jaarlijkse bijdrage verhogen. Gemeente Verdeelsleutel Plankruimte via verdeling Plankruimte in gebruik Plankruimte beschikbaar Alphen aan den Rijn 67,0 0 Zo Kaag en Braassem 16,1 0 Zo Nieuwkoop 16,9 0 Zo Totaal Incidentele lasten Incidentele kosten zijn te verdelen in aansluitingskosten en ontvlechtingskosten. Waarbij de scheidslijn niet altijd even duidelijk is. Daar wordt een eenvoudige keuze in voorgesteld. De aansluitingskosten worden op nacalculatiebasis verrekend met ELo, en op dit moment als volgt ingeschat: Conversie de Ree naar Memorix Extra systeembeheer Aanpassing huisvestingskosten (vaste kosten) Aanpassingen ICT (vaste kosten) Verhuizing Microfiches vervangen Inrichting Bibliotheek Kosten bijwerken archieven (afhankelijk van overdracht) Pm Onvoorzien Totaal aansluitingskosten Voorgesteld wordt om de aansluitingskosten te verdelen op basis van de verdeelsleutel inwoners. 7

8 Pagina 8 van 9 Gemeente Verdeelsleutel Bijdrage Alphen aan den Rijn 67,0 0 7o Kaag en Braassem 16,10/ Nieuwkoop 16,9 0 Á Totaal 100,00/ De ontvlechtingskosten van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden bestaan uit een aantal zaken: 1. Kosten Sociaal Plan. 2. Compensatie voor de afbouw van de overheadkosten die Alphen toerekende aan het Streekarchief (hier gesteld op z0). 3. Diensten om ontvlechting mogelijk te maken, zoals advies en accountantskosten. 4. Fricties lopende contracten. Kosten Sociaal Plan Compensatie Alphen aan den Rijn voor afbouw overheadkosten Diensten ten behoeve van ontvlechting Fricties lopende contracten Totaal ontvlechtingskosten (excl. BTW) De archiefcommissie heeft al besloten om de ontvlechtingskosten te verdelen op basis van de gemeentelijke bijdrage aan Streekarchief Rijnlands Midden. Te weten: Gemeente Verdeelsleutel Bijdrage Alphen aan den Rijn 67,30/ Kaag en Braassem 16,30/ Nieuwkoop 16,4 0 Zo Totaal 100,00/ Financiering ontvlechtingkosten en aansluitingskosten Voor de financiering van de ontvlechtingskosten en aansluitingskosten is een begrotingswijziging opgesteld. De incidentele ontvlechtingskosten van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden bedragen C en aansluitingskosten voor aansluiting bij Erfgoed Leiden en omstreken bedragen C In totaal betekent dit voor 2016 C Het onderbrengen van het archief bij ELo Leiden levert m.i.v jaarlijks een structurele besparing op. In de meerjarenbegroting staat voor 2017 een bedrag van C en voor de jaren daarna C per jaar geraamd, dit is gebaseerd op het Streekarchief. In de begroting is in de jaarschijf 2018 en 2019 al een besparing ingeboekt van C M.i.v wordt de jaarlijkse bijdrage voor ELo Leiden C Dit resulteert in 2017 tot een voordeel van C Omdat er al een besparing is ingeboekt is voor de latere jaren geen voorstel tot begrotingswijziging gedaan. Per saldo worden incidentele exploitatiekosten in 2016 in ongeveer 4 jaar goedgemaakt. Begrotingswijziging (2016, nummer 8): 8

9 Pagina 9 van 9 Jaar Structurele doorwerking Nr. 8 Programma raming Mutatie Nieuwe raming Jaar+1 jaar+2 jaar+3 jaar+3 U Ruimtelijke ontwikkeling 2 Ruimtelijk beheer 3 Sociaal domein 4 Bestuur en diensterlening 5 Algemene dekkingsmiddelen Saldo I isten baten lasten baten lasten baten lasten baten lasten baten lasten baten lasten baten Mutaties reserves 1 Ruimtelijke ontwikkeling 2 Ruimtelijk beheer 3 Sociaal domein 4 Bestuur en diensterlening 5 Aķjemene dekkingsmiddelen o e Saldo ļ Samenvattend Voor de gemeente Nieuwkoop betekent het opheffen van de gemeenschappelijke regeling en het toetreden tot de dienstverlening in Leiden financieel het volgende: 1) De structurele lasten gaan vanaf 2017 ë bedragen. Dit is een daling van C ten opzichte van de huidige bijdrage voor het Streekarchief ). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Verder zal dit bedrag stijgen wanneer de ingekochte plankruimte vol is. Er kan de komende jaren nog 343 m1 archief worden overgedragen zonder dat dit financiële consequenties heeft. Daarna wordt er een bedrag van C 20 per m1 gerekend. 2) De incidentele lasten voor de aansluiting bij Erfgoed Leiden en omstreken en de ontvlechting van het Streekarchief bedragen voor de gemeente Nieuwkoop C Ter financiering van de kosten wordt een begrotingswijziging (2016, nummer 8) voorgesteld. Bijlagen Adviesrapport toekomst Streekarchief Rijnlands Midden; Aanvulling adviesrapport; Verslag bijeenkomst historische verenigingen; Concept-Dienstverleningsovereenkomst Erfgoed Leiden en omstreken; Concept-Liquidatieplan Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden; Advies meningsvormende raad 110 maart 2016 De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering. 9