OPDRACHT. 1) Voorstel verdeelsleutel liquidatieplan. datum Opdrachtgever projectgroep

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "OPDRACHT. 1) Voorstel verdeelsleutel liquidatieplan. datum Opdrachtgever projectgroep"

Sebastiaan Jonker
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 OPDRACHT datum Opdrachtgever projectgroep betreft 28 oktober 2015 Archiefcommissie en gemeentesecretarissen Rijnstreek Eveline Extra, senior beleidsadviseur kunst en cultuur (Alphen aan den Rijn Marga van Aalderen, teamleider DIV (Nieuwkoop) Martijn Roelands, concerncontroller (Nieuwkoop) Wim Ranselaar, teamleider DIV (Kaag & Braassem) Bestuursopdracht Streekarchief Aanleiding Op 15 september 2015 hebben de 3 colleges van Alphen aan den Rijn, Kaag en Braassem en Nieuwkoop besloten over het voornemen om de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden op te heffen en over het voornemen om een dienstverleningsovereenkomst aan te gaan met Erfgoed Leiden en omstreken. Dit was bestuurlijk, maar ook voor de projectgroep, een belangrijke stap voor de verdere uitwerking van het proces. In deze memo informeren wij u over de voortgang van de opdracht en vragen wij de archiefcommissie in te stemmen met de verdeelsleutels voor het verdelen van de te verwachte frictiekosten (vast te leggen in het liquidatieplan) en het betrekken van de huidige gebruikers van het Streekarchief. Reacties naar aanleiding van de voornemens De colleges van Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop en Kaag en Braassem hebben conform het voorstel van de projectgroep ingestemd met de voornemens. De raden van de gemeentes zijn door de colleges geïnformeerd over het voornemen. In Alphen aan den Rijn zijn er artikel 40 vragen door een van de fracties gesteld en zal het voornemen op 12 november aanstaande in de raadscommissie worden behandeld. Ook wordt er voor de raadsleden van de gemeente Alphen aan den Rijn een werkbezoek geregeld. Indien gewenst kunnen raadsleden van de gemeenten Nieuwkoop en Kaag en Braassem ook aansluiten. Besluiten archiefcommissie De projectgroep is bezig met de verdere uitwerking van het voorstel tot opheffing van de GR en het vormgeven van de DVO met ELo. In het eerste kwartaal 2016 wordt het definitieve opheffingsbesluit voorgelegd aan de colleges en gemeenteraden van de 3 gemeenten. Onderdeel van dit besluit is het liquidatieplan van de GR en de concept DVO met ELo. Ter voorbereiding op dit besluit, wordt de archiefcommissie verzocht in te stemmen met: 1) Voorstel verdeelsleutel liquidatieplan Het liquidatieplan leidt tot inzicht in de juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden. Naast een inventarisatie van de te verwachten kosten en opbrengsten wordt in het liquidatieplan ook een systematiek vastgesteld om de kosten en opbrengsten te verdelen.

2 Voorgesteld wordt om alle rechten en verplichtingen van de regeling na opheffing over te dragen aan de deelnemers aan de regeling, naar evenredigheid van de grootte van hun bijdrage aan de regeling in de begroting Dit leidt tot de volgende verdeelsleutel: Gemeentelijke bijdrage Alphen aan den Rijn ,3% Kaag en Braassem ,3% Nieuwkoop ,4% Totaal ,0% Deze verdeelsleutel is een combinatie van een verdeling op inwoner en op huidige gebruikte strekkende meters. 2) Input ophalen bij gebruikers van het Streekarchief Een van de stappen die genomen wordt om de DVO met ELo op te stellen is het in beeld brengen van de huidige dienstverlening. Behalve de input van het Streekarchief Rijnlands Midden en de DIVafdelingen van de betrokken gemeenten, is het voorstel om ook een bijeenkomst te beleggen met een gebruikersgroep van het archief. Deze bijeenkomst zal dan eind november 2015 plaatsvinden. Doel van de bijeenkomst is om de gebruikers al in een vroeg stadium te betrekken, draagvlak te creëren en hen te vragen wat voor hen belangrijke voorwaarden zijn in de dienstverlening. Daarmee voor de inwoners van de gemeenten een zo goed mogelijke DVO af te spreken met ELo. De uitkomst van de bijeenkomst kan ingezet worden bij de onderhandelingen met ELo in december. Als gebruikersgroep wordt dan gedacht aan; - een vertegenwoordiging van de historische verenigingen uit de regio, - historici - overige frequente bezoekers van de het Streekarchief. Wij schatten in dat deze bijeenkomst een beperkte tijdsinvestering vergt en niet leidt tot vertraging in het proces. 3) Voorstel om de huur op de zeggen Burgemeester Visserpark, onder voorbehoud van definitieve besluitvorming Het streven is om op de GR op te heffen en de DVO met Leiden in te laten gaan. Definitieve besluitvorming hierover vind plaat in het eerste kwartaal Er geldt een opzegtermijn van 1 jaar voor de huidige locatie aan het burgemeester Visserpark. Het voorstel is om deze voor op te zeggen per , onder voorbehoud van de definitieve besluitvorming. aan de hand van stappenplan Om de voortgang van het proces te bewaken, werkt de projectgroep samen met ELo aan de hand van een stappenplan. In dit plan is het project verdeeld in categorieën: - Opheffingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling - Overname personeel - Opstellen DVO - Verhuizing voorbereiden - Communicatie. blad 2 van 7

3 Het is een dynamisch stappenplan, wat dus continue wordt aangevuld en bijgewerkt. In de bijlage is het plan opgenomen, waarin de stand van zaken zichtbaar is. Besluitvorming vorming: De archiefcommissie wordt gevraagd akkoord te gaan met: - De voorgestelde verdeelsleutel voor het liquidatieplan - Input ophalen bij de gebruikers van het Streekarchief - Voor de huur van het burgemeester Visserpark pro-forma te beëindigen per onder voorbehoud van definitieve besluitvorming. blad 3 van 7

4 Bijlage Stappenplan van voornemen tot opheffing Streekarchief en aansluiting ELo Betrokkenen: Functie/rol Contactinfo Ariela Netiv Directeur ELo gemeentearchivaris Cor de Graaf Adj. directeur adj. gemeentearchivaris ELo Ike Ruiter Stafmedewerker ELo Marian Brandt HR-adviseur ELo Ellen Gehring Applicatiespecialist ELo Michiel van Halem Archivist digitale bestanden ELo Wim Nijbroek Financieel adviseur ELo Eveline Extra Senior adviseur Kunst en Cultuur (Projectleider Streekarchief) Alphen aan den Rijn Willem Hoekstra Senior adviseur P&O Alphen aan den Rijn Wendy Nieuwenhuizen Juridisch adviseur P&O Alphen aan den Rijn (ma-di-do) Grazyna Olszak Financieel adviseur Alphen aan den Rijn Marga van Aalderen Teamleider DIV Nieuwkoop Martijn Roelands Controller Nieuwkoop Wim Ranselaar Teamleider DIV Kaag en Braassem (071) Guadelupe Rivero Teamleider DIV Alphen aan den Rijn Arjan van t Riet Waarnemend Archivaris Streekarchief en medewerker Streekarchief avantriet@alphenaandenrijn.nl blad 4 van 7

5 Besluitvorming voornemen aansluiten Vaststellen voornemen Gemeenten 15 september 15 opheffen GR en voornemen aansluiten bij ELo (Eveline, Marga en Frank) Raden informeren via brief aan de raad Gemeenten en ELo (Eveline, Marga, Frank en Ariela) 15 september 15 Opheffingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling Voorstel verdeelsleutel frictiekosten aan de Archiefcommissie Gemeenten (Martijn en Grazyna) 4 november 15 Werkvoorraad in beeld brengen Gemeenten (Eveline en Marga) november 15 loopt Voorstel aan de Gemeenten archiefcommissie over het wegwerken van de werkvoorraad (Eveline en Marga) archiefcommissie Pakketvergelijking personeel Gemeenten en ELo 1 januari 16 loopt en sociaal Plan (Willem, Marian, Martijn) Juridische stappen opheffen GR Gemeenten 4 november 15 in beeld brengen (Ella Khandekar en Eveline) Eenmalige frictiekosten Gemeenten Januari 16 in / inzichtelijk (Martijn en Grazyna) voorstel Budget voor frictiekosten Gemeenten Januari 16 in / (eenmalig voor opheffing en verhuizing) (Eveline, Grazyna, Martijn en Wim) voorstel College en raadsvoorstel Gemeenten opheffen GR en aansluiting ELo (Eveline, Martijn en Wim) archiefcommissie Februari 16 colleges Maart 16 raden Overname personeel Opstellen Sociaal Plan: Gemeenten en ELo Januari 16 loopt - Rechtspositievergelijking - Plaatsingsvolgorde - Functieprofielen vergelijken - Salarislasten - Enz (Willem, Marian, Eveline) Sociaal Plan in de OR Alphen Gemeente Alphen aan den blad 5 van 7

6 aan den Rijn Rijn (Willem en Eveline) Kennismaking personeel Eveline / Arjan met Ike Streekarchief Rijnlands Midden met ELo Ruiter Opstellen DVO Frictiekosten voor de Gemeenten verhuizing in beeld brengen (Martijn en Grazyna) (onderdeel liquidatieplan) Takenpakket dienstverlening Gemeenten en ELo samenstellen (Marga, Guadelupe, Arjan en Cor) Betrekken Gemeenten doelgroepen/gebruikers bij (Martijn, Eveline en Wim samenstelling takenpakket Prijsafspraken maken over Gemeenten en ELo takenpakket in DVO (Eveline, Martijn, Marga en ELo) Personele dingen opnemen in Gemeenten de DVO (Willem en Eveline) Contractovername Gouwedepot Gemeenten opnemen in de DVO (Ella Khandekar, Eveline en inkoop Alphen) Werkafspraken maken en Eveline, Martijn, Marga en indien van toepassing in DVO; ELo - educatie - overname meubilair/facilitaire zaken - inspectie - enz November 15 loopt November / december loopt 15 December 15 / December 15 / December 15 loopt Indien in DVO : / December 15 Anders 1 ste kwartaal 16 Verhuizing voorbereiding Exacte beschikbare en gemeenten November 15 loopt gebruikte meters in beeld brengen (onderdeel takenpakket DVO) (Marga, Guadelupe en Arjan) ICT voorbereiding Later 16 / - Conversie De Ree Memorix - Websites aanpassen: * informatie op website ELo * Informatie op gemeentelijke websites Aanpassingen werkplekken ELo Later 16 / blad 6 van 7

7 Werkvoorraad archiefbewerking Eveline en Marga monitoren, 16 / zo ver mogelijk wegwerken conform voorstel in archiefcommissie uitvoering Streekarchief Archiefbewaarplaats Alphen Later 16 / voorbereiden voor verhuizing Definitieve frictiekosten Gemeenten 16 / verhuizing in beeld (Grazyna, Martijn en Wim) Communicatie Persbericht bij besluitvorming Gemeenten 15 september 15 voornemen (Eveline met communicatieafdelingen) Communicatieplan opstellen Gemeenten en ELo (Eveline met communicatie en ELo) Januari 16 loopt Persbericht bij definitief besluit Gemeenten (Eveline met communicatieafdelingen) Uitvoeren communicatieplan Gemeenten en ELo Vanaf januari 16 / blad 7 van 7

Vergelijkbare documenten

Liquidatieplan De juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van het Streekarchief Rijnlands Midden

1 Liquidatieplan De juridische, financiële en administratieve consequenties van de opheffing van het Streekarchief Rijnlands Midden 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Status liquidatieplan 1.2 Afbakening