DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST INZAKE HET BEHEER VAN HET ARCHIEF VAN DE GEMEENTE NIEUWKOOP

Transcriptie

1 DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST INZAKE HET BEHEER VAN HET ARCHIEF VAN DE GEMEENTE NIEUWKOOP De gemeente Leiden, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door haar wethouder,., ter uitvoering van het tot aangaan van deze overeenkomst strekkende besluit van de raad van de gemeente Leiden d.d., verder te noemen de dienstverlenende gemeente, en de gemeente Nieuwkoop, hierbij krachtens artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door haar gemandateerd burgemeester Frans Buijzerd, ter uitvoering van het tot aangaan van deze overeenkomst strekkende besluit van het college van de gemeente Nieuwkoop d.d.., verder te noemen de afnemende gemeente, komen ter uitvoering ten behoeve van het beheer van de archieven van de gemeente Nieuwkoop het volgende overeen: Hoofdstuk I. Dienstverlening en werkzaamheden Artikel 1 Met ingang van 1 januari 2017 gaat de gemeente Nieuwkoop een dienstverleningsovereenkomst aan met Erfgoed Leiden en Omstreken, onderdeel van de gemeente Leiden. 1. De dienstverlenende gemeente verbindt zich ten behoeve van de afnemende gemeente tot het verrichten van de volgende diensten: a. het beheer van het naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte archief, inclusief het ter beschikking stellen ter raadpleging; b. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; c. de ontsluiting van de archiefbescheiden voor zover deze openbaar toegankelijk zijn; d. de dienstverlenende gemeente verbindt zich ten behoeve van de afnemende gemeente aan de werkafspraken uit het addendum van deze overeenkomst. Hoofdstuk II. Overname archieven Artikel 2 1. De afnemende gemeente draagt per 1 januari 2017 alle archieven die geplaatst zijn in de depots van het Streekarchief Rijnlands Midden over aan de dienstverlenende gemeente. 2. De archieven die op het moment van ingaan van deze overeenkomst nog niet voldoen aan de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat dienen binnen een periode van ten hoogste drie jaren in deze staat te worden gebracht. De afnemende gemeente maakt hiervoor, indien nodig, afspraken met de gemeentearchivaris of een derde partij en draagt hiervoor budget aan. 3. Toekomstige archieven draagt de afnemende gemeente over in goede, geordende en toegankelijke staat, tenzij vooraf met de archiefdienst afspraken zijn gemaakt omtrent de bewerking en de daaraan verbonden kosten. 4. De opname van particuliere archieven door de dienstverlenende gemeente is toegestaan tot een maximum van 2 meter per jaar, overschrijding hiervan geschiedt in overleg met de afnemende gemeente. Hoofdstuk III. Extra werkzaamheden Artikel 3 1. Op verzoek van de afnemende gemeente kunnen door de dienstverlenende gemeente werkzaamheden worden verricht niet behorende tot de in de addendum overeengekomen dienstverlening en werkzaamheden. 2. De dienstverlenende gemeente brengt hiervoor een aanvullend, vooraf geoffreerd, nader tussen de partijen overeen te komen, tarief in rekening.

2 3. Factuur voor aanvullende werkzaamheden wordt, na de uitvoering hiervan, verzonden en zal binnen 30 dagen worden voldaan door de afnemende gemeente. Na het verstrijken van deze termijn en na een nadere ingebrekestelling zijn de afnemende gemeenten, over het voor die datum te betalen bedrag de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW verschuldigd met ingang van de dag volgend op de hiervoor genoemde datum. Hoofdstuk IV Overname personeel Artikel 4 1. De dienstverlenende gemeente neemt het personeel dat vast in dienst is van de gemeente Alphen aan den Rijn en belast met de taken rondom de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Rijnlands Midden over in vaste dienst waarbij een passende of gelijke functie wordt geboden op het oude functionele schaalniveau op bezoldiging. 2. De dienstverlenende gemeente committeert zich aan het opgestelde sociaal plan ten behoeve van de overgenomen personeelsleden Hoofdstuk V Overname contract depot Gouda Artikel 5 De dienstverlenende gemeente neemt het lopende huurcontract met de gemeente Gouda voor het Gouwedepot, gelegen in de gemeente Zuidplas, over, en stemt daarmee in met de gestelde condities in het huurcontract zoals afgesloten d.d. 25 augustus 2014 en committeert zich daaraan. Hoofdstuk VI Incidentele financiële aspecten Artikel 6 De afnemende gemeente is éénmalig aan de dienstverlenende gemeente een vergoeding van excl. BTW verschuldigd voor de incidentele kosten die verband houden met de overname van de dienstverlening van het Streekarchief Rijnlands Midden zoals genoemd in het addendum van deze overeenkomst. Betaling geschiedt vooraf. Er volgt een nacalculatie waarin de werkelijke kosten zijn verrekend. Hoofdstuk VII Structurele financiële aspecten Artikel 7 1. De afnemende gemeente is jaarlijks aan de dienstverlenende gemeente een vergoeding verschuldigd, voor de uitvoering van de diensten en werkzaamheden zoals genoemd in het addendum 1 bij deze overeenkomst. 2. Specificatie van de vergoeding voor de diensten en werkzaamheden is opgenomen in het eerste addendum van deze overeenkomst. 3. Indien het aangeboden archief de bij de dienstverlenende gemeente ingekochte plankmeters en de beschikbare plankmeters in het depot in Gouda overstijgt, worden extra depotmeters ingekocht bij dienstverlenende gemeente tegen een meterprijs van 20,00 per jaar. Deze plankmeters zijn opgenomen in het addendum Genoemde bedragen in het addendum, voor de diensten als bedoeld in artikel 1, worden na 2017 jaarlijks geïndexeerd. Voor de prijsindexering wordt het jaarlijks door het CBS vastgestelde inflatiepercentage gehanteerd, voor de loonindexering wordt de CAR-UWO gehanteerd. 5. De dagelijkse leiding over de werkzaamheden voortvloeiende uit de onder artikel 1bedoelde diensten, berust bij de Directeur van Erfgoed Leiden en Omstreken. Artikel 8 1. Dienstverlenende gemeente factureert het jaarbedrag in januari van het betreffende jaar inclusief BTW. 2. Afnemende gemeente verbindt zich om het in het vorig artikel bedoelde jaarbedrag binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur aan de dienstverlenende gemeente te voldoen. Na het verstrijken van deze termijn en na een nadere ingebrekestelling zijn de afnemende gemeenten, over het voor die datum te betalen bedrag de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 BW verschuldigd met ingang van de dag volgend op de hiervoor genoemde datum.

3 Hoofdstuk VIII Jaarverslag Artikel 9 1. De gemeentearchivaris van Leiden brengt in zijn functie van gemeentearchivaris van Nieuwkoop jaarlijks voor 1 april verslag uit aan burgemeester en wethouders van de afnemende gemeenten ter zake van de in artikel 1 bedoelde diensten. 2. Naar aanleiding van dit jaarverslag vindt minimaal éénmaal per jaar overleg plaats over de voortgang. 3. Het KPI verslag in het kader van het interbestuurlijk toezicht als bedoeld in de Archiefwet 1995, wordt, in tegenstelling tot het jaarverslag, jaarlijks opgesteld naar afspraak met de afnemende gemeente. Hoofdstuk IX Looptijd en Beëindiging Artikel De overeenkomst treedt in werking op 1 januari De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 3. De overeenkomst kan door beide partijen worden opgezegd, mits hierbij een opzegtermijn in acht wordt genomen van tenminste twee jaar, behoudens in gevallen van bewezen wanprestatie en/of grove nalatigheid. 4. Indien de overeenkomst wordt opgezegd zullen partijen nader overleg voeren om vast te stellen in hoeverre de dienstverlenende gemeente in redelijkheid aanspraken kan maken op een desintegratievergoeding in verband met eventuele loon- en/of wachtgeldaanspraken van mede ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst in dienst genomen personen. Artikel Zodra wijziging in de dienstverlening optreedt of op enige andere wijze het evenwicht tussen de wederzijdse prestaties van partijen ernstig wordt verstoord, zal de partij die zich in haar belangen geschaad acht, op de andere partij een beroep kunnen doen, teneinde in gezamenlijk overleg te bezien of en zo ja in hoeverre het nodig is deze overeenkomst te wijzigen c.q. aan te vullen. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 zal jaarlijks binnen twee maanden na het uitbrengen van het in artikel 9 lid 1 bedoelde jaarverslag door partijen worden bezien of deze overeenkomst wijziging of aanvulling behoeft. Hoofdstuk X Geschillenbeslechting Artikel 12 In alle gevallen waarin tussen partijen verschil van mening ontstaat omtrent de uitleg tot toepassing van de bepalingen van deze overeenkomst, zal het geschil in eerste instantie ter beoordeling worden voorgelegd aan de interbestuurlijk toezichthouder van Zuid-Holland. Aldus opgemaakt in Leiden op..(datum). de wethouder van Leiden de burgemeester van Nieuwkoop...

4 Addendum bij de DVO 1. Beschrijving van de diensten en werkzaamheden Omschrijving dienst/werkzaamheden Archieven worden bewaard in een goed gekeurde ruimte. Waarbij rekening gehouden wordt met frequent geraadpleegde archieven; deze dienen op locatie bij de studiezaal beschikbaar te zijn Verzorgen van conservering van archieven, indien noodzakelijk digitalisering Verzorgen van restauratie van archiefstukken die in slechte staat zijn, in combinatie met digitalisering. Inventarisatie archieven ten behoeve van toegankelijkheid collecties voor publiek. Verzorgen digitale toegankelijkheid via internet. Ontsluiten specifieke genealogische en historische bronnen via internet (o.a. doop-, trouw-, begraafregisters, bevolkingsregistraties) Overbrenging overheidsarchieven en archieven samenwerkingsverbanden zowel fysiek als digitaal Beoordelen en acquireren particuliere archieven indien aangeboden. Mogelijkheid tot schenking en bruikleen. Per jaar mag maximaal 2 meter archief zonder overleg geaccepteerd worden. In het kader van toezicht op archieven afnemende gemeentes adviseren en rapporteren aan bestuurders en beleidsmedewerkers Opstellen KPI s door afnemende gemeenten begeleiden en KPI verslagen opstellen Toezicht houden op selectie en vernietiging bij afnemende gemeenten, beoordelen vernietiglijsten en goedkeuring geven voor vernietiging Toezicht op en begeleiding van overbrenging gemeentelijke archieven Inspecteren en rapporteren over informatiehuishouding Adviseren over informatiehuishouding, verzorgen van informatiebijeenkomsten Toezicht houden op en advies geven over de archiefruimtes bij afnemende gemeenten Verstrekken van informatie aan burgers via de studiezaal Contacten onderhouden met en ondersteuning bieden aan culturele organisaties (bv. informatie voor publicaties) Het verzorgen van informatieve activiteiten voor scholen, waaronder rondleidingen en lesmateriaal. Algemeen lesmateriaal en lesmateriaal dat aansluit op de plaatselijke situatie. Aanbieden aan onderzoekers van vaardigheidstrainingen zoals genealogie, paleografie. Praktische ondersteuning werkgroepen en historische verenigingen Eigen tentoonstellingen en open dagen organiseren Meewerken aan het organiseren van tentoonstellingen van andere organisaties, materiaal beschikbaar stellen. Ondersteuning ambtenaren en bestuurders afnemende gemeenten bij onderzoek in archieven Schrijven van notities betreffende historische onderwerpen voor ambtenaren en bestuurders afnemende gemeenten Kostensoort Huurprijs Gouwedepot, later m- prijs, digitalisering Digitalisering Schenking: Huurprijs Gouwedepot, personeelskosten Bruikleen: Huurprijs Gouwedepot, inventarisatie eigenaar., personeelskosten

5 Verstrekken van gegevens voor toespraken voor ambtenaren en bestuurders afnemende gemeenten Leveren van dossiers op verzoek van afnemende gemeenten binnen kantooruren conform levertijden op website ELO. Zowel fysiek op te halen als digitaal beschikbaar stellen. In het kader van Calamiteiten 24/7 beschikbaarheid over overgedragen archief. Bij afnemende gemeenten contactgegevens beschikbaar van ELO hiervoor. Aanbieden aan burgers van scanning on demand. Hieraan zijn wel kosten voor de aanvrager (zie voor prijzende website van ELO) Beschikbaar stellen van beeldmateriaal (kaarten, foto s ed) bij voorkeur digitaal via de website soms fysiek. Bij digitaliseren kosten voor gemeenten of aanvrager. Ontsluiten en publiek beschikbaar stellen van digitaal krantenbestand. Digitaliseren archiefdelen en bedrijfsvoeringskosten bedrijfsvoeringskosten Kosten gemeenten en restant bedrijfsvoeringskosten 2. Kostenopbouw structurele lasten Nieuwkoop Vaste bijdrage voor de dienstverlening (op basis van inwoneraantallen) Formatiekosten Bijdrage aan het Gouwedepot Overhead Bureaukosten Diverse bedrijfsvoeringskosten w.o.: Vervoer Gouwedepot - Hosting - Digitale opslag - Verpakkingsmaterialen - Restauratie - Digitalisering - Scanning on demand voor gemeenten - Onvoorzien Totaal (exclusief BTW) Autonome ontwikkeling van het archief kan nog worden opgevangen binnen de ingebrachte strekkende meters vanuit het Gouwedepot (4.000) en van de gecontracteerde frontofficemeters (1.450). Op dit moment is er namelijk ongeveer m1 plankruimte in gebruik. Wanneer de ingebrachte strekkende meters vol zijn, rekent ELo 20,-- per strekkende meter extra. Evenals de gemeentelijke bijdrage wordt voorgesteld de beschikbare plankruimte per gemeente vast te stellen aan de hand van dezelfde verdeelsleutel inwoners. Uit onderstaand overzicht is bijvoorbeeld af te lezen dat gemeente Nieuwkoop 921 m1 plankruimte heeft, daarvan is er 578 in gebruik en 343 m1 is nog beschikbaar. Wanneer Nieuwkoop de volledige 921 m1 heeft gevuld, dan zal de bijdrage van ,-- verhogen met 20,-- per m1. Gemeente Verdeelsleutel Plankruimte via verdeling Plankruimte in gebruik Plankruimte beschikbaar Alphen aan den Rijn 67,0% Kaag en Braassem 16,1% Nieuwkoop 16,9% Totaal 100,0%

6 3. Kostenopbouw incidentele lasten Nieuwkoop Conversie de Ree naar Memorix Extra systeembeheer Aanpassing huisvestingskosten (vaste kosten) Aanpassingen ICT (vaste kosten) Verhuizing Microfiches vervangen Inrichting Bibliotheek Kosten bijwerken archieven (afhankelijk van overdracht) Pm Onvoorzien Totaal aansluitingskosten (exclusief BTW)