Nr Houten, 21 maart Onderwerp: Gefaseerde doorontwikkeling van het Streekarchivariaat tot een Regionaal Historisch Centrum

Transcriptie

1 Nr Houten, 21 maart 2006 Aan de gemeenteraad Onderwerp: Gefaseerde doorontwikkeling van het Streekarchivariaat tot een Regionaal Historisch Centrum Beslispunten: 1. In te stemmen met de ontwikkeling van het Streekarchief naar een Regionaal Historisch Centrum in twee fasen vanaf 1 juli De financiële consequenties over 2006 binnen de huidige begroting te dekken en de financiële consequenties vanaf 2007 te verwerken in de ontwerp begroting 2007 en de meerjarenbegroting Inleiding: Regionaal Historisch Centrum Een Regionaal Historisch Centrum is (in het meest optimale scenario) een samenwerkingsverband tussen archiefinstellingen, bibliotheken, documentatie- en informatieinstellingen en musea, met als oogmerk de publieksfunctie te versterken, nieuwe doelgroepen te bereiken, digitalisering te stimuleren, informatie te leveren uit archiefbronnen ter ondersteuning van activiteiten als publicaties, tentoonstellingen, educatieve projecten en wetenschappelijke studies (uit Archieven in de Etalage Ministerie van OCW, maart 2000.) De Provincie Utrecht heeft het beleid van OCW onder andere vertaald in beleid om te komen tot een sluitend net van regionale historische centra. Op basis van dit beleid is in de provincie een aantal onderzoeken uitgevoerd naar de vorming RHC s in de provincie (zie bijlagen). Voordat in dit voorstel verder wordt gegaan op de doorontwikkeling van het huidige streekarchief naar een RHC zal eerst een toelichting worden gegeven op het wettelijk kader en de totstandkoming van de huidige samenwerking binnen het Streekarchief. Wettelijk kader De gemeente Houten valt onder de werking van de Archiefwet. Deze wet verplicht overheidsinstellingen de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Immers als de archieven niet op orde zijn komt de bedrijfsvoering in gevaar, kan er geen verantwoording worden afgelegd en is in een later stadium (historisch, sociaal of demografisch) onderzoek niet meer mogelijk. Daarnaast verplicht de Archiefwet overheidsinstellingen om de archieven die ouder zijn dan 20 jaar en voor blijvende bewaring in aanmerking ook toegankelijk te maken voor het publiek. Zoals hieronder wordt toegelicht wordt, door de huidige constructie waarmee binnen het Streekarchief wordt gewerkt, niet aan alle wettelijke taken worden voldaan. Streekarchief Houten heeft in het verleden samenwerking gezocht met een aantal gemeenten om samen te komen tot een Streekarchief om de zorg voor de archieven op een goede en efficiënte wijze te regelen. Deze samenwerking heeft in 1996 geleid tot de oprichting van het Streekarchivariaat Kromme- Rijngebied Utrechtse Heuvelrug. Sinds de start zijn bij de deelnemende gemeenten veel achterstanden weggewerkt. Daarnaast is er een centrale studiezaal in Wijk bij Duurstede waar onder andere de gegevens voor stamboomonderzoek van alle deelnemende gemeenten beschikbaar zijn. Dit zijn de meest gebruikte archieven. Het Streekarchief heeft ook nog een aantal andere taken die voortkomen uit wet en regelgeving. De belangrijkste zijn; Beheer van de oude archieven waar onder archiefbewerking, collectiebewerking, acquisitie, depotbeheer en conservering en restauratie; Toezicht en advisering; Dienstverlening (het verstrekken van informatie en het begeleiden van bezoekers)

2 - 2 - De deelnemende gemeenten bepalen tot nu toe zelf welke projecten worden uitgevoerd. De daadwerkelijke tijdsbesteding was de grondslag voor de gemeentelijke bijdrage. Het Streekarchief was een soort onderaannemer van de gemeenten. Hierdoor beschikt het Streekarchief niet over de middelen om bijvoorbeeld de toezicht en advies taak uit te voeren en ontstaat een spanningsveld doordat de controle gedeeltelijk het werk van de medewerkers van het Streekarchief in de regio betreft. Op dit moment wordt dan ook niet aan alle wettelijk gestelde eisen voldaan. Dit heeft met name betrekking op de taken toezicht en advisering, acquisitie en depotbeheer (capaciteit). De gemeente Houten heeft de afgelopen jaren in het Streekarchief feitelijk voor een dubbeltje op de eerste rij gezeten. De bijdrage is nog steeds gebaseerd op de situatie uit de beginperiode. Door de groei van Houten zijn de archieven aanzienlijk toegenomen waardoor er veel meer tijd en geld nodig is voor het beheer en de ontsluiting van deze archieven. Houten betaalde in aan het Streekarchief. Dat is omgerekend 0.42* per inwoner. Het landelijk gemiddelde lag in 2003 op De kosten in de eerste fase van de doorontwikkeling van het RHC stijgen in de periode 2007 tot en met 2009 naar 0,94 per inwoner. Aangezien de archieven van de uitgroei van Houten zeer interessant zijn voor onderzoek in de toekomst (zowel door inwoners die op zoek gaan naar het ontstaan van hun Houten of de wijk waarin ze wonen, als voor bijvoorbeeld historisch-, sociaal- en demografischonderzoek) is het van belang dat deze archieven goed beheerd en ontsloten worden. Het gaat om het cultureel erfgoed van de gemeente Houten. De archieven van de eerste uitgroei van Houten ( ) moeten de komende jaren openbaar worden gemaakt. Bovendien zal in de periode tot 2010 ook begonnen worden met de bewerking en ontsluiting van de tweede uitgroei en het reguliere archief. Het streekarchief voert in de periode 2006 tot 2010 een project uit waardoor deze archieven kunnen worden overgedragen aan het RHC. Beoogd effect: Gefaseerde ontwikkeling Bij het uitwerken van de voorstellen om te komen tot een RHC is na ambtelijk overleg en besluitvorming in de Archiefcommissie (waarin bestuurders van de betrokken gemeenten zitting hebben) besloten om vanwege de extra kosten die de doorontwikkeling met zich mee brengt gefaseerd over te gaan naar een RHC. De hoge kosten voor Houten komen voornamelijk voort uit de toepassing van een objectieve verdeelsleutel die landelijk wordt toegepast en door de substantiële groei van de archieven door de uitgroei van Houten. Omdat Houten de afgelopen jaren in verhouding weinig heeft betaald nemen de kosten voor Houten de komende jaren toe. Door de keuze voor een gefaseerde overgang blijft de kostentoename de komende jaren redelijk beperkt. Doordat het Streekarchief en de daarbij behorende organisatie en infrastructuur al bestaat is het mogelijk voor een gefaseerde aanpak te kiezen. In 2010 is er sprake van een RHC dat in ieder geval voldoet aan de eisen die wet- en regelgeving aan het archiefbeheer stelt. Het beleidsplan voor de periode na 2010 dat in de komende periode wordt uitgewerkt vormt voor de deelnemende gemeenten weer een nieuw keuzemoment over de voortzetting en de invulling van de doorontwikkeling van het RHC. Overgangsfase 2006 tot 2010 In de periode wordt enerzijds op basis van de huidige samenwerkingsvorm een aantal projecten uitgevoerd, daarnaast wordt een aantal nieuwe taken al door het Streekarchief opgepakt. Voor Houten komt dit op het volgende neer; 1. Het starten met de inventarisatie van het archief van het Gemeentebestuur Houten ; 2. Het oppakken van een aantal kerntaken door het streekarchief. Daarbij wordt vooral gedacht aan regulier toezicht en advies op digitaliseringactiviteiten. Dit is vooral van belang aangezien de plannen om te komen tot digitalisering van documentstromen in Houten de komende jaren worden gerealiseerd; 3. Een van de projecten die in samenwerking met het Streekarchief worden opgepakt is het digitaal ontsluiten van de foto- en kaarten collectie van de afdeling Samenleving. Dit zal een van de taken zijn waarvoor per 1 juli 2006 een nieuwe medewerker voor digitale dienstverlening dient te worden benoemd; 4. Het probleem van de beperkte depotcapaciteit in Houten op te lossen door de nieuw te bouwen depotruimte in Wijk bij Duurstede waar de oudere archieven worden opgeslagen en toegankelijk zijn voor onderzoekers.

3 - 3 - Vanaf 2010 Vanaf 2010 behelzen de taken van het dan gevormde RHC op hoofdlijnen; 1. Ten aanzien van de dienstverlening aan het publiek wordt een grote stap voorwaarts gezet. De toegankelijkheid wordt door de centrale huisvesting aanzienlijk bevorderd. Voorts wordt, ook in de overgangstijd, de hoognodige digitale toegankelijkheid op het landelijk gangbare niveau gebracht. Teksten en afbeeldingen zullen ter beschikking van alle internetgebruikers worden gesteld. De archiefdienst zal een groter en jonger publiek actief gaan bereiken door middel van participatie in de culturele activiteiten in de deelnemende gemeenten. Samenwerking met lokale musea of oudheidkamers, bibliotheken en cultuurhistorische organisaties zal het archief veel beter zichtbaar voor de inwoners maken en de drempel voor het gebruik van de archieven en collecties verlagen. Door digitale ontsluiting via internet van veel geraadpleegde archieven zal de afstand tot de centrale huisvesting in Wijk bij Duurstede geen drempel vormen. 2.Ten aanzien van de oudere, aan het Streekarchief overgedragen archieven wordt het beheer op een aanvaardbaar peil gebracht. Archieven en collecties (waarvan sommige van zeer grote culturele waarde zoals, de weliswaar jonge, maar voor de Houtense geschiedenis zeer interessante archieven van de uitgroei) worden beter toegankelijk gemaakt voor belangstellenden; 3. Er wordt een actief acquisitiebeleid ontwikkeld, waardoor belangrijke lokale en regionale particuliere documenten(van onder andere Houtense kerken, scholen, bedrijven, families en dergelijke) niet verloren gaan; 4. Ten aanzien van de jongere, nog niet aan het RHC overgedragen archieven van de gemeenten wordt de taak toezicht en advisering op passende wijze vervuld. Dat impliceert: geregelde inspectie, goedkeuring van selectie- en vernietigingslijsten en advisering in het bijzonder over digitale bestanden. Dit zal de kwaliteit van de Houtense archieven verder verbeteren en op deze wijze blijft er een nauwe functionele relatie bestaan tussen de gemeenten en het Streekarchief. De verantwoordelijkheden zijn echter beter gescheiden dan nu het geval is; 5. Weliswaar is met de beperkte middelen in deze nieuwe opzet niet het hoogste ambitieniveau, zoals dat voor Regionale Historische Centra geldt, te realiseren, maar een belangrijke stap in die richting kan wel worden gezet. Nog tijdens de overgangsperiode zal in een beleidsplan een reeks concrete activiteiten worden aangegeven, die vanaf 2010 zullen plaatsvinden. Argumenten: 1. De acties moeten worden uitgevoerd i.v.m. wettelijke verplichtingen volgend uit de archiefwet want; Het Streekarchief is thans onvoldoende toegerust om alle wettelijk voorgeschreven taken van een archiefdienst adequaat te kunnen uitvoeren. De tekortkomingen doen zich vooral voor bij de beheerstaak ten aanzien van de oudere en particuliere archieven, de inspectie- en adviestaak ten aanzien van de jongere gemeentelijke archieven De huidige personeelsformatie van 3,75 fte en het materiële budget van zijn volstrekt ontoereikend om de wettelijke archieftaken te kunnen uitvoeren voor een gebied met een inwoneraantal van en een rijk historisch verleden, dat zijn neerslag vindt in de archieven. Een landelijk onderzoek uit 2003 laat zien dat het Streekarchief wat betreft de kosten per inwoner ver onder het landelijk gemiddelde zit ( 1,47 in plaats van 3,20 per inwoner). Houten zit hier met de huidige bijdrage aan het Streekarchief nog verder onder ( 0.42 per inwoner) Een ander knelpunt doet zich voor wat betreft de depotcapaciteit. Na de opheffing van de archiefbewaarplaatsen in de gemeentehuizen van Amerongen, Doorn, Driebergen- Rijsenburg, Leersum en Maarn zijn de oudere archieven naar Wijk bij Duurstede overgebracht. Voor zover de ruimte dat toelaat, vervult deze gemeentelijke archiefbewaarplaats sinds 1996 tevens de rol van gemeenschappelijk depot voor het Streekarchief. Het Wijkse depot is thans vrijwel volledig bezet en ook de depots in Bunnik, Houten en Rhenen bieden op termijn geen oplossing voor het ruimteprobleem. Uit een eerste verkennend onderzoek is gebleken dat het bijbouwen van een nieuwe archiefbewaarplaats van 400 m 2 in Wijk bij Duurstede (dus met gebruikmaking van het huidige depot, de studiezaal en de kantoorruimte daar) hoogstwaarschijnlijk de beste en goedkoopste optie is. Dit nieuwe, gezamenlijke depot moet op 1 januari 2010 gereed zijn en zal dan alle historische archieven en collecties uit en van de deelnemende gemeenten kunnen huisvesten tot het jaar 2045.

4 Voor Houten levert de verdergaande samenwerking concreet de volgende voordelen op; 2.1. Het starten met inventarisatie van het archief van 1982 tot en met 2005 waardoor tijdig kan worden voldaan aan de wettelijke termijn van openbaar maken; 2.2. Het oplossen van het gebrek aan geschikte depotcapaciteit dat in de komende jaren zal ontstaan; 2.3. Ondersteuning door het Streekarchief bij het digitaal ontsluiten van de fotocollectie van de gemeente Houten; 2.4. Advies en inspectie door het Streekarchief bij uitvoering van de digitaliseringsplannen; 2.5. Beter beheer, ontsluiting en toegankelijkheid van de Houtense archieven; 2.6. Actievere rol van het Streekarchief bij de verwerving van archieven van belangrijke Houtense verenigingen, kerken etc. Kortom een betere waarborging van het Houtens cultureel erfgoed. 3. De ontwikkeling van het Streekarchief naar een Regionaal Historisch Centrum moet nu worden vormgegeven want; 3.1. De provincie Utrecht stimuleert de omvorming van archiefdiensten tot Regionale Historische Centra en is bereid om daarvoor een éénmalige subsidie per dienst van maximaal te verstrekken. Voorwaarden zijn wel dat sprake moet zijn van een substantiële verbetering van de kwaliteit van de archiefzorg en een uitbreiding van de publieksactiviteiten op cultuurhistorisch gebied. Bovendien moet de besluitvorming in 2006 plaatsvinden Uit de consultatie eind 2004 van organisaties en personen die werkzaam zijn op het gebied van cultuur, geschiedenis en educatie in de regio Zuidoost Utrecht - het Erfgoedhuis Utrecht, historische verenigingen, musea, oudheidkamers, bibliotheken en gemeentelijke beleidsmedewerkers - bleek dat een actievere rol en meer samenwerking worden toegejuicht Er is een toenemende vraag van, deels nieuwe, publieksgroepen naar historische informatie over de eigen familie en woonomgeving via internet. Met de voorgestelde uitbreiding van de personeelsformatie en het materiële budget kan worden tegemoetgekomen aan deze vraag. Communicatie: Zal zoveel mogelijk centraal door het Streekarchief verzorgd worden. Financiën: Voor Houten nemen de kosten voor deelname aan het Streekarchief / RHC de komende jaren aanzienlijk toe. Dit wordt veroorzaakt door de groei van het archief door de groei van de gemeente, de inhaalslag die moet worden gemaakt om aan de wettelijke taken te voldoen en door de toepassing van een nieuwe verdeelsleutel op basis van het inwoneraantal van de deelnemende gemeenten. Het feit dat Houten de afgelopen jaren erg weinig heeft betaald voor deelname aan het Streekarchief zorgt natuurlijk ook voor een kostenstijging. De gemiddelde bijdrage per inwoner van het totale verzorgingsgebied van het Streekarchief bedraagt 1.47, voor Houten is dit echter maar In de overgangsfase betaalt Houten in per inwoner en van 2007 tot en met per inwoner. In de nieuwe constructie betaalt Houten, net als de overige deelnemers aan het RHC per inwoner hetzelfde bedrag namelijk 2,43. Om een helder inzicht te krijgen in de financiële consequenties is in het onderstaande overzicht ook een berekening opgenomen wat de kosten zouden zijn indien Houten er voor kiest om met een minimaal scenario de taken van het Streekarchief in eigen beheer zou uitvoeren. In dit scenario zijn dus niet de taken opgenomen zoals die voor het RHC vanaf 2010 wel van toepassing zullen zijn (een groter en jonger publiek actief benaderen door middel van participatie in de culturele activiteiten en samenwerking met lokale musea of oudheidkamers, bibliotheken en cultuurhistorische organisaties). Bovendien profiteert Houten bij de keuze om zelfstandig verder te gaan niet van de eenmalige subsidie van de provincie van die beschikbaar is gesteld voor de vorming van RHC s. Houten zal in dit model zelfstandig de inspanningen moeten leveren om aan de eisen die de Archiefwet stelt te voldoen, het benodigde personeel dient direct te worden aangesteld omdat er in

5 - 5 - de huidige formatie geen capaciteit is voor de nieuwe taken. Bovendien moeten de kosten voor een nieuw depot direct gemaakt worden. Vandaar dat per 2007 direct met maximale kosten wordt gerekend. Periode Begroot Streekarchief / RHC Toename kosten Eigenbeheer Toename kosten * * Voor 2006 is in de begroting melding gemaakt van een risico van Door de gefaseerde overgang blijft de toename van de kosten voor 2006 echter beperkt. Kanttekeningen: Overhead De overheadkosten van de gemeente Wijk bij Duurstede worden berekend op basis van personeelsformatie, ruimtebeslag en aantal beeldschermen. Voor Houten zouden, indien de overheadkosten volledig worden doorberekend de kosten met toenemen. Het college van Burgemeester en Wethouders van Wijk bij Duurstede heeft inmiddels de Archiefcommissie laten weten deze overheadkosten niet te willen doorberekenen. Formele besluitvorming daaromtrent heeft echter nog niet plaatsgevonden. Mocht hier in de toekomst toch sprake van zijn dan zal dit in de plannen verwerkt worden en zal dit opnieuw ter besluitvorming worden voorgelegd. Huisvesting In de kosten voor huisvesting is voor wat de bouw van een nieuw depot betreft gewerkt met kengetallen. In januari 2006 een locatieonderzoek gestart naar de bouw van een nieuw depot in Wijk bij Duurstede. Dit onderzoek kan tot verandering in de berekende kosten voor de huisvesting leiden. Burgemeester en wethouders van Houten, de secretaris, de burgemeester, L.W.M. Jansen, loco C.H.J. Lamers

6 - 6 - Bijlagen die voor de leden van de raad ter inzage liggen op de gebruikelijke wijze: Bijlage 1 Onderzoeksrapporten Spanjersberg &Pe in twee delen; - Streekarchivariaat Kromme-Rijngebied Utrechtse Heuvelrug Van toen naar nu (deel 1, februari 2005) - Onderzoek Zuidoost Utrecht: Perspectieven van doorontwikkeling (deel 2, mei 2005) Meegezonden bijlagen bij dit voorstel: -

7 Nr De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 maart 2006, nr gelezen en besluit; 1. In te stemmen met de ontwikkeling van het Streekarchief naar een Regionaal Historisch Centrum in twee fasen vanaf 1 juli De financiële consequenties over 2006 binnen de huidige begroting te dekken en de financiële consequenties vanaf 2007 te verwerken in de ontwerp begroting 2007 en de meerjarenbegroting Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 9 mei De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, E.A. Scholten-Quispel C.H.J. Lamers