Inhoudsopgave. Bijlagen

Transcriptie

1 Jaarverslag

2 Inhoudsopgave Leeswijzer 3 Voorwoord 4 1. Algemene gegevens, missie en visie 5 2. Structuur van de organisatie 5 3. Kerngegevens 6 4. Samenwerkingsrelaties 6 5. Gevoerd beleid en resultaten Organisatieontwikkeling Kernactiviteiten Innovatie ICT Kwaliteit Overig Risicomanagement Medewerkers Kwaliteit van de medewerkers Beschikbaarheid van het personeel Kwaliteit van het personeel Risico s en toekomst op het gebied van medewerkers Topcare en onderzoek Financieel beleid Maatschappelijke aspecten van ondernemen Verslag raad van toezicht Medezeggenschap Cliëntenraad Ondernemingsraad Vooruitblik komende jaren 29 Bijlagen 1. Organogram Afkortingenlijst Samenstelling raad van toezicht Samenstelling cliëntenraden en adviesaanvragen Samenstelling ondernemingsraad en zijn commissies en adviesen instemmingsaanvragen 41 2

3 Leeswijzer Het jaarverslag 2013 wordt voorafgegaan door een voorwoord van de raad van bestuur, waarin zij beknopt ingaat op de gebeurtenissen en resultaten in het verslagjaar. Het jaarverslag is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1 t/m 4: weergave van de algemene gegevens van Topaz. Hoofdstuk 5 en 6: beleidsinhoudelijke resultaten Hoofdstuk 7 en 8: ontwikkelingen rondom de medewerkers, scholing en onderzoek. Hoofdstuk 9 en 10: uitkomsten van het financieel beleid en maatschappelijk ondernemen. Hoofdstuk 11 en 12: verslaglegging van de raad van toezicht, cliëntenraad en de ondernemingsraad. Hoofdstuk 13: doorkijk naar de komende jaren. Via DigiMV zijn de kerngegevens aangeleverd. Dit bevat vragenlijsten waarin de kern- en productiegegevens van Topaz zijn vastgelegd. DigiMV wordt jaarlijks geregistreerd bij het CIBG. Topaz registreert en publiceert de uitkomsten van de metingen Normen Verantwoorde Zorg en cliënttevredenheid zoals landelijk voorgeschreven. Deze zijn te raadplegen via de website Wij houden ons aanbevolen voor uw vragen en opmerkingen bij dit verslag. Deze kunnen gericht worden aan mevrouw drs. A. de Graaf, secretaris raad van bestuur Topaz, a.degraaf@topaz.nl. 3

4 Voorwoord In 2013 krijgen de contouren van de grote hervorming van de langdurige zorg geleidelijk aan steeds meer vorm. Topaz onderschrijft het streven van het kabinet om ouderen en mensen met een beperking zolang mogelijk thuis te laten wonen. In de komende jaren willen wij onze expertise en infrastructuur graag inzetten om te helpen dit mogelijk te maken. Met de realisatie van Topaz Revitel, zorg- en revalidatiehotel en projecten als Topaz thuis en verwachten wij aan te sluiten bij nieuwe vragen en wensen van ouderen en mantelzorgers. Met de start van het kenniscentrum versterken wij onze mogelijkheden om de beste werkwijzen in te voeren en systematisch te werken aan onderzoek en scholing. Met de aanpassing van onze bestuurs- en managementstructuur anticiperen wij reeds op de grote gevolgen voor de eigen organisatie. In de samenwerking met (nieuwe) partners in de wijken en regio willen wij flexibel en snel kunnen reageren om onze expertise in te zetten. Inzet van expertise voor mensen die thuis blijven wonen, kennis ontwikkeling en kennis delen met partners in de keten wordt steeds belangrijker. Topaz was mede initiatiefnemer en oprichter van stichting Topcare. Hiermee willen wij een krachtige bijdrage leveren aan het bieden van de best mogelijke zorg voor verschillende doelgroepen. Ons strategisch vastgoedplan, dat rekening houdt met de afbouw van intramurale capaciteit en het inzetten van expertisecentra, is zeer positief ontvangen door kredietverleners en tot onze grote vreugde hebben wij met de Bank Nederlandse Gemeenten een meerjaren kredietfaciliteit kunnen afsluiten voor de realisatie van onze plannen voor nieuwbouw en renovatie. Alle medewerkers en vrijwilligers verdienen een groot compliment voor de collegialiteit en dagelijkse samenwerking met onze cliënten. Ik ben dankbaar voor het ervaren vertrouwen in een jaar van grote veranderingen in de organisatie en voor de steun en het klankborden met zowel de raad van toezicht, als de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Na vijf jaar als eenhoofdig bestuurder gewerkt te hebben, is het heel prettig om vanaf 1 oktober 2013 samen te werken met mijn nieuwe collega bestuurder Joost Smit. Wij zijn klaar voor de uitdagingen van de komende jaren en hopen samen met alle medewerkers en vrijwilligers veel moois te mogen brengen voor onze cliënten en mantelzorgers. Diny de Bresser Voorzitter raad van bestuur 4

5 1. Algemene gegevens, missie en visie Stichting Topaz levert een breed pakket aan AWBZ-zorg en diensten in Zuid-Holland Noord. De stichting heeft ten doel het bieden van verzorging, verpleging, behandeling, reactivering, begeleiding, dienstverlening en huisvesting. Tot de stichting behoren de volgende locaties: verpleeg-, behandel- en huntingtoncentrum Topaz Overduin (Katwijk) verpleeg- en behandelcentrum Topaz Overrhyn (Leiden) verpleeg- en behandelcentrum Topaz Zuydtwijck (Leiden) woonzorgcentrum Topaz Foreschate (Voorschoten) woonzorgcentrum Topaz Groenhoven (Leiden) woonzorgcentrum Topaz Haagwijk (Leiden) woonzorgcentrum Topaz Munnekeweij (Noordwijkerhout) woonzorgcentrum Topaz Vlietwijk (Voorschoten) Onder de erkenning van Topaz valt eveneens de verpleegunit van de Robijnhof te Leiden. Eind 2013 heeft Topaz ook de erkenning voor Topaz Revitel, revalidatie- en zorghotel verkregen. Deze locatie zal in januari 2014 daadwerkelijk in gebruik genomen worden. Missie en visie De missie en visie van Topaz vormen het vertrekpunt voor al het beleid van Topaz. Het geeft aan waar de organisatie voor staat en van daaruit wordt het beleid voor de toekomst geformuleerd. De missie van Topaz luidt: Waarde-vol leven met Topzorg. Zorg en behandeling zijn op topniveau geregeld, maar op de achtergrond, zodat mensen zolang mogelijk hun eigen leven kunnen leiden, betekenisvol kunnen zijn voor hun omgeving en waardering vinden. Deze missie wordt vertaald in een visie waarin kernelementen van het zorgaanbod staan beschreven en waar nadrukkelijk ook de naasten van de cliënt zijn betrokken: een vertrouwde omgeving met kwalitatief hoogwaardige en liefdevolle zorg, persoonlijke ontmoetingen en betekenisvolle ervaringen, die kleur geven aan het leven met uw naasten. De kernwaarden van Topaz moeten de medewerkers in staat stellen de missie en visie te realiseren. De kernwaarden zijn welkom, vakmanschap en originaliteit. Belevingsgerichte zorg is het uitgangspunt van het handelen van de medewerkers van Topaz. 2. Structuur van de organisatie Topaz is een stichting en kent een besturingsmodel met een raad van toezicht en een raad van bestuur. Topaz heeft een structuur die uitgaat van integraal en resultaatverantwoordelijk gebiedsmanagement. In bijlage 1 is het organogram opgenomen. De locaties worden aangestuurd door gebiedsmanagers. Extramurale verpleging en verzorging levert Topaz vanuit de locaties aan mensen die in de nabijheid wonen. Topaz heeft op centraal niveau een ondernemingsraad. Elke locatie heeft een eigen cliëntenraad en op centraal niveau is er een centrale cliëntenraad waarin alle lokale cliëntenraden vertegenwoordigd zijn. 5

6 3. Kerngegevens Topaz biedt alle vormen van intramurale en extramurale AWBZ-zorg. De stichting heeft een toelating voor de AWBZ-functies huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en verblijf. Topaz biedt zorg aan de volgende doelgroepen: cliënten met een somatische aandoening of beperking cliënten met een psychogeriatrische aandoening of beperking cliënten met een psychiatrische aandoening 1 cliënten met psychosociale problemen cliënten met de ziekte van Huntington cliënten voor geriatrische revalidatie Verder zijn de volgende kerngegevens van belang. Jaaromzetbegroting (miljoenen) 78,84 Aantal cliënten dagbehandeling 343 Aantal cliënten intramuraal Aantal cliënten VPT 41 Aantal cliënten extramuraal 404 Aantal medewerkers 1968 Aantal vrijwilligers Samenwerkingsrelaties Het werkgebied Zuid-Holland Noord valt volledig onder de regio van het Zorgkantoor van Zorg en Zekerheid. De samenwerking met het zorgkantoor is goed en binnen de context van het offerteen aanbestedingstraject hebben wij ook voor 2013 goed werkbare en realistische afspraken kunnen maken met elkaar. Topaz richt zich voornamelijk op zware zorg, zowel intramuraal als in de thuissituatie. Door haar omvang is Topaz in staat differentiatie in haar aanbod en een continuïteit aan haar cliënten te bieden. Topaz kiest ervoor een sterke ketenspeler te zijn, zowel met betrekking tot patiëntenlogistiek als met betrekking tot het leveren van aanvullende deskundigheid. In 2013 heeft Topaz geparticipeerd in de volgende samenwerkingsverbanden. Ketenzorg Huntington West Nederland met LUMC en Rivierduinen (GGZ Duin- en Bollenstreek). Huntington Netwerk Nederland. Dit is een landelijk samenwerkingsverband van de patiëntenvereniging Huntington en 7 VVT-instellingen die Huntingtonzorg leveren, met als doel de kwaliteit van zorg en behandeling aan Huntingtoncliënten te verbeteren. Mede oprichter van Stichting Topcare in mei 2013 Ketenzorg Dementie Zuid-Holland Noord. Het doel van dit samenwerkingsverband is om in de regio overeenkomstig de vraag van de cliënt een geïntegreerd zorgaanbod voor alle stadia van dementie te kunnen leveren dat voldoet aan de kwaliteitseisen. Deelnemers aan deze keten zijn naast Topaz, Activite, Alzheimer Nederland, Buurtzorg Nederland, DSV, Florence, Marente, Rijnland Zorggroep en Rivierduinen. Samenwerking met het LUMC en het Rijnlands Revalidatiecentrum in het kader van de geriatrische revalidatie in Topaz Revitel. CVA Ketenzorg Zuid-Holland Noord in Topaz Overrhyn, samenwerking met het LUMC, het Rijnlands Revalidatiecentrum. 1 Topaz richt zich niet primair op cliënten met psychiatrische aandoeningen, maar wel als bijkomend ziektebeeld bij diverse doelgroepen. 6

7 Netwerk Palliatieve zorg Zuid-Holland Noord. Het netwerk heeft als doel de zorg voor mensen in de laatste levensfase zo goed mogelijk te organiseren. Door samen te werken, willen zorgaanbieders de kwaliteit van zorgverlening in de regio verbeteren. Topaz participeert in het regionale project MOVIT dat in Zuid-Holland Noord onderdeel uitmaakt van het Nationaal programma Ouderenzorg. In dit project participeren V&Vinstellingen, huisartsen en apothekers uit de regio. Per woonzorgcentrum wordt in een lokale multidisciplinaire werkgroep onderzocht hoe door het werken met preferente huisartsen de kwaliteit van zorg verbeterd kan worden. Stichting Groot Hoogwaak voor (para-)medische zorg in de PG-unit. Aanvullende verpleeghuiszorg in twee woonzorgcentra van Libertas Leiden, drie woonzorgcentra van Activite in de Duin- en Bollenstreek, vier woonzorgcentra van DSV en in de woonzorgcentra Roomburg, Groot Hoogwaak en t Huis op de Waard. Rivierduinen in het kader van zorg aan cliënten van Topaz met psychiatrische problematiek. Dit betreft zowel mensen die in het woonzorgcentrum wonen als in een verpleeg- en behandelcentrum (pg-plus, sociale geriatrie). Samenwerking met apotheek Noord Hofland voor de levering van medicijnen voor alle cliënten in de verpleeg- en behandelcentra van Topaz. Transmuralis, het samenwerkingsverband tussen verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg, ziekenhuizen, revalidatiezorg, GGZ en huisartsen in Zuid-Holland Noord. Gemiva SVG groep voor realisatie van werkgelegenheid voor mensen met een verstandelijke beperking. Opleiden en onderzoek: Universitair Netwerk Verpleeghuizen Zuid-Holland. Dit is een samenwerkingsverband van diverse instellingen voor verpleging en verzorging en het LUMC, die wetenschappelijk onderzoek in de verpleeghuizen uitvoert. Care2Care, het mobiliteitspunt voor de zorg- en welzijnsector in de regio Rijnstreek. Samenwerking met de ZAL (zorgacademie Leiden), van LUMC, Hogeschool Leiden en ROC leiden m.b.t. o.a. bijscholing verpleegkundigen niveau 4. Samenwerking Hogeschool Leiden in opleiding HBO-V m.b.t. stagiairs; onder andere tot uiting komend in het ZIC (Zorginnovatiecentrum) al waar het lopen van stage en het doen van praktijkonderzoek is samengebracht. HBO P&A voor P&O stagiairs. Samenwerking met contractactiviteiten van de Hogeschool Leiden m.b.t. modulen in MDprogramma van Topaz. HBO HRM voor HRM stagiairs en afstudeerders. Samenwerking ROC ID college, ROC Mondriaan en ROC Leiden bij het opleiden van BBL en BOL op alle niveaus Het RINO met betrekking tot de opleidingen voor gezondheidszorgpsycholoog. Samenwerking met het LUMC in het kader van de opleiding tot specialist ouderengeneeskunde. 5. Gevoerd beleid en resultaten 5.1 Organisatieontwikkeling Lijnorganisatie primair proces Topaz heeft het in 2012 opgestelde strategisch beleid uitgewerkt in een beleidsnotitie inzake besturing en organisatie. Er is gekozen voor 3 managementlagen; operationeel, tactisch en strategisch. Door de inperking tot 3 managementlagen blijven de lijnen tussen bestuur, management en primair proces kort en dat is nodig om met de benodigde flexibiliteit en daarbij passende cultuur snel in te kunnen spelen op veranderende vragen uit de markt en externe beleidswijzigingen. In 2013 heeft de invoering van de nieuwe functies van gebiedsmanagers en teammanagers plaatsgevonden en is raad van bestuur uitgebreid naar twee leden. Daarnaast zijn de plannen voor de Verpleegkundige adviesraad (VAR) en eerste geneeskundige uitgewerkt. 7

8 Raad van bestuur De keuze voor een tweehoofdig bestuur is ingegeven door de hoeveelheid aan externe veranderingen vanwege de transformatie van de langdurige zorg en de afbouw van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. Topaz anticipeert op deze grote veranderingen door de samenwerking met nieuwe partners in te vullen en door veel aandacht te geven aan interne organisatieontwikkeling. Om deze omslag goed te kunnen realiseren heeft Topaz er voor gekozen de raad van bestuur van een eenhoofdige naar een tweehoofdige raad uit te breiden. Topaz heeft extern geworven en per 1 oktober 2013 is de heer J. Smit gestart als lid van de raad van bestuur. Gebiedsmanagers Topaz heeft haar werkgebied ingedeeld in 6 gebieden (Voorschoten, Leiden Centrum Zuid, Leiden Noord, Leiden Zuydtwijck, Katwijk en Noordwijkerhout). De locaties en extramurale teams die in een gebied werkzaam zijn, worden nu aangestuurd door een gebiedsmanager en niet meer door een manager per locatie. Na een zorgvuldige selectieprocedure, ondersteund door een onafhankelijk extern bureau, zijn vier gebiedsmanagers uit eigen geledingen benoemd en werd een gebiedsmanager extern aangetrokken. Eind 2013 was er nog een vacature op interim basis ingevuld. De werving voor deze functie start begin Teammanagers De afspraak dat de gebieden twee managementlagen kennen, betekende een managementlaag minder in de verpleeg- en behandelcentra; de functie van zorgmanager en afdelingshoofd zijn geïntegreerd in de functie van teammanager. Daarmee is de managementstructuur van het primaire proces in alle gebieden gelijk getrokken. Na een zorgvuldige procedure zijn tweeëntwintig teammanagers intern benoemd uit de groep van voormalig zorgmanagers en afdelingshoofden. Acht afdelingshoofden zijn niet benoemd in de nieuwe functie en hebben de overstap gemaakt naar de functie van verpleegkundige of een andere passende functie binnen de organisatie. Verpleegkundigen Om aan de zwaardere zorgvraag van onze cliënten te kunnen voldoen, heeft Topaz ervoor gekozen om meer verpleegkundigen te werven en de eigen medewerkers naar dit niveau op te leiden. Zij brengen meer inhoudelijke kennis en kunnen hun collega s coachen bij complexe cliëntsituaties. Het aantrekken van de extra verpleegkundigen was mede mogelijk door de intensiveringsmiddelen die door de overheid beschikbaar zijn gesteld. In 2012 en 2013 heeft Topaz ruim 31 fte aan verpleegkundigen extra aangesteld. Ondersteunende diensten Niet alleen in het primaire proces maar ook bij de ondersteunende diensten zijn veranderingen doorgevoerd. Het betreft de volgende diensten: Behandeldienst De behandeldienst heeft in 2013 intensief gewerkt aan het verbeteren van de eigen dienst met betrekking tot de multidisciplinaire samenwerking en het versterken van innovatievermogen. De behandeldienst heeft veel expertise in huis. Ze wil deze verder ontwikkelen en zichtbaar maken. De planvorming wordt begin 2014 afgerond. CSB Het CSB is het logistieke knooppunt voor klanten geworden en een kennispunt met betrekking tot interne en externe ontwikkelingen op het gebied van de klantvraag. Hierbij kan de vergelijking gemaakt worden met een luchthaven, het CSB is een logistiek knooppunt voor klanten en heeft een duidelijk overzicht op de zaken die intern en extern spelen. De kernactiviteiten van het CSB zijn gericht op goede advisering, kennis en expertise over het aanbod, een optimaal cliëntproces en een goed administratief proces. Om het cliëntproces te optimaliseren, wordt gewerkt vanuit 2 subgebieden: Katwijk/ Noordwijkerhout/Voorschoten en Leiden. Binnen de gebieden worden de nieuwe kernactiviteiten uitgevoerd en zorgen de zorgadviseurs dat de samenwerkingsrelaties met de belangrijkste partners stevig zijn. 8

9 Het CSB heeft een definitieve centrale plek binnen de organisatiestructuur gekregen, ressorterend onder de manager MCC. Kenniscentrum Topaz wil topzorg leveren en heeft daarom in 2013 een kenniscentrum opgericht, waar beleidsmedewerkers en onderzoekers werkzaam zijn. De kwartiermaker en de medewerkers werken aan het realiseren van de vijf doelstellingen van het kenniscentrum: Kennis delen voor betere zorg. Het bieden van cursussen of korte opleidingen aan medewerkers met ambitie. Onderzoek (laten) uitvoeren. Topzorg kunnen leveren door aan te sluiten bij de nieuwste onderzoeksresultaten én door de eigen behandelmethoden kritisch tegen het licht te houden. Beleid implementeren. Projecten faciliteren op het gebied van kwaliteitsverbetering van de zorg en innovatie. Om voorbereid te zijn op de toekomst en te anticiperen op de externe ontwikkelingen heeft Topaz niet alleen de structuur aangepast maar ook initiatief genomen om de werkwijze aan te passen. Deze onderdelen zullen in het hoofdstuk kwaliteit nader omschreven worden. 5.2 Kernactiviteiten De basis voor Topaz is topzorg voor alle cliënten die hun zorgvraag aan Topaz hebben toevertrouwd. Daarbij hebben we vier aandachtsgebieden, te weten specialistische zorg, zorg thuis, expertise en revalidatie Specialistische zorg Topcare Huntington Topcare is een stichting waarvan Topaz een van de vijf initiatiefnemers is. Topcare staat voor het streven om vanuit de praktijk, de zorg en behandeling van chronisch zieke mensen in Nederland te verbeteren. Met Topcare wil Topaz uitblinken in de zorg voor haar cliënten, in eerste instantie voor cliënten met de ziekte van Huntington. Naast een aantal scholingen (zoals het doen van wetenschappelijk literatuuronderzoek en wetenschapsposters maken), is in 2013 ook daadwerkelijk onderzoek uitgevoerd: uit het valincidentenonderzoek bleek onder meer dat patiënten met de ziekte van Huntington weliswaar vaak vallen, maar dat zij daaraan relatief weinig letsel overhouden. Deze uitkomst ondersteunt het nonfixatiebeleid van Topaz. Uit ander onderzoek is gebleken dat patiënten met de ziekte van Huntington door de jaren heen steeds ouder zijn bij opname in Topaz Overduin. Waarschijnlijk lukt het steeds beter om met de ondersteuning vanuit Topaz Overduin langer thuis te blijven wonen. Die trend wil Topaz doorzetten de komende jaren. Topcare audit Organisaties die deelnemen aan het Topcare-initiatief moeten binnen vijf jaar uit kunnen groeien tot een volwaardige Topcare-organisatie. Om na te gaan of Topaz Overduin al Topcare waardig is, heeft op 14 juni een proef-audit plaatsgevonden. Uit de audit kwam onder andere naar voren dat Topaz Overduin op vrijwel alle punten aan de gestelde criteria voldoet. Het oordeel van de auditcommissie was als volgt. De cliënten met de ziekte van Huntington hebben de meest complexe zorg nodig. Ervaren en enthousiaste medewerkers van Topaz Overduin bieden die zorg en behandeling multidisciplinair op een methodische wijze. Overduin werkt in een goed functionerende, uitgekristalliseerde keten, zodat cliënten in alle fasen van de ziekte passende zorg ontvangen. 9

10 Dementie Dementie is één van de specialismen van Topaz. In 2013 is gestart met het herijken van de visie op dementie. Naast het geven en ontwikkelen van goede zorg, heeft Topaz meegedaan aan de campagneweek DementieEnDan waarbij de focus lag op wat er nog wél kan wanneer iemand dementie heeft. Voor Topaz hebben we ervoor gekozen de campagneweek in het teken te zetten van kunst. Kunst die onze bewoners met dementie en bezoekers van de OCD s en dagbehandeling maakten onder begeleiding van kunstenaars en medewerkers van de activiteitenbegeleiding. In Leiden is deze kunst tentoongesteld tijdens de jaarlijkse kunstroute, waardoor we het thema dementie en wat mensen met deze ziekte nog wel kunnen, ook bij het grote publiek onder de aandacht konden brengen. Daarnaast is een van de locaties (Topaz Vlietwijk) decor geweest voor de opname van de documentaire van Ireen van Ditshuyzen over de vele nieuwe inzichten en initiatieven in de zorg voor dementerenden. Naast activiteiten die met de cliënten gedaan zijn, heeft muziektheater De Veenfabriek een speciale voorstelling rond het thema dementie gegeven. Het bijzondere aan deze voorstelling was dat daarin een paar cliënten van het Ontmoetingscentrum Dementie Munnekeweij hebben meegedaan. Mooie activiteiten om weer op een hernieuwde manier naar cliënten met dementie te kijken Topaz thuis Topaz wil graag aansluiten bij de behoefte van de ouderen om zo lang mogelijk thuis te blijven wonen. Dit is een belangrijke pijler uit de strategienota en afgelopen jaar is hard gewerkt aan het vormgeven hiervan. Bij het ontwikkelen van dit nieuwe product is Topaz ondersteund door een extern begeleider vanuit In voor zorg. Op een aantal plekken levert Topaz al zorg aan huis: in Noordwijkerhout, Voorschoten Leiden- Noord en Leiden Centrum-Zuid. Dit zal verder uitgebreid worden. Topaz gaat zich voornamelijk richten op het leveren van specialistische thuiszorg aan cliënten met een complexe zorgvraag, waar (wijk)verpleegkundigen nauw samenwerken met andere medewerkers in het team, met de behandelaren van Topaz en met collega s in de wijk. Een van de onderdelen van specialistische zorg aan huis is dat cliënten ook ongeplande zorg ontvangen. Topaz heeft in het kader van de ongeplande zorg een overeenkomst gesloten met Eurocross met betrekking tot de alarmering. Deze organisatie plaatst de alarmeringsapparatuur bij de mensen thuis en heeft een alarmcentrale die 24 uur per dag bemand is. De medewerkers van de alarmcentrale beantwoorden als eerste de oproepen van de cliënten waarna ze Topaz inschakelen. Topaz gaat werken met vaste, kleine wijkgerichte teams, die zorg- en diensten verlenen aan een vaste groep cliënten. Zo worden we een vertrouwd gezicht voor hen. Deze teams zullen zelforganiserende teams zijn. Dit betekent dat taken door het team zelf verdeeld en uitgevoerd zullen worden. In 2013 heeft Topaz gewerkt aan de planvorming, de ontwikkeling van communicatiemateriaal, het werven van de wijkverpleegkundigen en het daadwerkelijk gaan leveren van zorg aan huis. Tevens worden de eerste ervaringen opgedaan met het inzetten van domotica (huisautomatisering) en beeldzorg (zorg of behandeling op afstand) bij de mensen thuis vanuit de locatie Topaz Vlietwijk. Het is de bedoeling dat deze techniek ook in de andere gebieden ingezet gaat worden. Op 31 december 2013 had Topaz 404 extramurale cliënten in zorg. Ontmoetingscentrum Dementie (OCD) De zorg voor mensen met dementie is voor familieleden en vrienden niet makkelijk. Om deze reden heeft Topaz de afgelopen jaren in Topaz Overrhyn en Topaz Vlietwijk ontmoetingscentra opgezet waar mensen met dementie én hun naasten terecht kunnen voor begeleiding en ondersteuning. In 2013 zijn ook Topaz Munnekeweij en Topaz Foreschate gestart met een Ontmoetingscentrum Dementie (OCD). 10

11 In een ontmoetingscentrum leert de zorgvrager samen met zijn partner, familie en andere mensen die voor hen zorgen, omgaan met de gevolgen van de ziekte. Op die manier kunnen mensen zo lang mogelijk op een prettige manier thuis blijven wonen. In Topaz Munnekeweij heeft Topaz een centrum voor mensen met beginnende geheugenproblemen en in Topaz Overrhyn een centrum plus voor mensen die in het volgende stadium van dementie zijn terechtgekomen en in Topaz Vlietwijk een combinatie, dus een groep voor mensen met beginnende dementie en een groep voor mensen met gevorderde dementie Revalidatie Topaz heeft ervoor gekozen om revalidatie te centreren op één plek en van daaruit de revalidatieketen te ontwikkelen. In 2013 heeft Topaz de gelegenheid gekregen om dit te realiseren in een nieuw gebouw nabij het LUMC en het centraal station van Leiden. Het feit dat hotel Fitland en ROC Leiden ook in dit pand gevestigd zijn, biedt mooie mogelijkheden voor synergie. Het jaar 2013 stond in het teken van de voorbereidingen en uitvoering van deze nieuwbouw. Er is gekozen voor het concept van een revalidatie- en zorghotel. Dit combineert het comfort van een hotelaccommodatie met het maatwerk van professionele geriatrische revalidatiezorg. In het hotel zal de samenwerking met het Leids Universitair Medisch Centrum en het Rijnlands Revalidatiecentrum, die reeds in de afgelopen jaren bij de proeftuin was opgebouwd, verder worden uitgebreid. Al deze kennis en ervaring zorgen ervoor dat de cliënten een optimaal aanbod ontvangen en snel weer naar huis kunnen. Het nieuwe hotelconcept op een nieuwbouwlocatie vroeg een intensieve voorbereiding. Nadat de visie op het revalideren in een gastvrije hotelomgeving gereed was, kon verder invulling gegeven worden aan o.a. de inrichting van het pand, het werven en trainen van de medewerkers (eerst intern en daar waar de deskundigheid nog niet intern beschikbaar was ook extern) en voorlichtingsmateriaal. Tijdens de open dagen half november heeft Topaz al veel positieve reacties gekregen. In januari 2014 wordt het revalidatiehotel daadwerkelijk in gebruik genomen. Het hotel heeft de naam Topaz Revitel gekregen. Revitel is samengesteld uit de woorden revalidatie & vitaal (energiek, levendig) & hotel. Gevolgen concentratie revalidatiezorg in Topaz Revitel voor Topaz Overrhyn en Topaz Zuydtwijck Door zorg aan specifieke doelgroepen te concentreren, wordt meer kennis en ervaring bij elkaar gebracht en de expertise vergroot. Revalidatiezorg afkomstig uit Topaz Overrhyn en Topaz Zuydtwijck zal naar Topaz Revitel verhuizen en een deel van langdurige somatische zorg wordt vanuit Topaz Zuydtwijck aan die van Topaz Overrhyn toegevoegd. Naast de medewerkers die in Topaz Revitel hun werkplek vinden, kunnen ook medewerkers in Topaz Zuydtwijck van afdeling veranderen. Een afbouw van capaciteit vraagt echter ook om een afbouw van medewerkers. De medewerkers die binnen Zuydtwijck geen werkplek vinden, zullen in ieder geval hun baan niet kwijtraken. Topaz wil ze graag behouden en er is voor hen op een van de andere locaties of in de wijkteams een nieuwe werkplek gezocht en gevonden. 5.3 Innovatie De vele en elkaar snel opvolgende veranderingen in de omgeving van Topaz vragen een innovatieve organisatie. Het kenniscentrum speelt hier een belangrijke rol in. Van de medewerkers verwachten we dat ze creatief zijn (een van de kernwaarden van Topaz) en/of openstaan voor vernieuwingen. Alleen op die manier zullen we aansluiting houden bij de ontwikkelingen in de maatschappij. In feite zit dit al in vele kleine dingen die binnen Topaz gedaan worden, zoals de communicatietafel die door een helpende van Munnekeweij is ontworpen en gerealiseerd. Hieronder wordt een overzicht van de grote vernieuwende projecten gegeven. 11

12 5.3.1 Onder deze naam is Topaz aan de slag gegaan om kwetsbare ouderen en Huntington cliënten en hun mantelzorgers te ondersteunen, zodat zij langer thuis kunnen blijven wonen. Dat doet ze met de inzet van domotica en een digitaal kennisplein. Domotica In Topaz Vlietwijk en de zelfstandige woningen in de nabijheid van Vlietwijk was Topaz al in 2012 gestart met domotica. Daar is al veel ervaring opgedaan met technologische toepassingen om onder meer de vrijheid en veiligheid van bewoners te vergroten door het inzetten van huiselektronica. Dit zal voor de extramurale cliënten worden uitgebreid met het inzetten van beeldverbindingen. Daarmee kunnen mensen thuis gemakkelijk en snel om advies vragen en de verpleegkundige kan van afstand een inschatting maken of het nodig is om langs te komen. De bedoeling is dat dit in de toekomst ook in de nabijheid van andere locaties ingezet gaat worden. Digitaal kennisplein Ten tweede gaat Topaz een digitaal kennis- en behandelplein inrichten voor Huntington cliënten en de mensen om hen heen. Hierop kunnen zij ervaringen delen en vragen stellen aan specialisten, zorgverleners of ervaringsdeskundigen. Ook wordt het mogelijk om e-learning [leeractiviteiten waarbij je gebruikmaakt van een computer] en e-health-programma s [een vorm van online zorgverlening] aan te bieden. Zo wordt het mogelijk om over afstand meer zorg te bieden en contact te onderhouden. Onderzoek Topaz onderzoekt of mensen in de praktijk ook echt ervaren dat zij door middel van domotica en digitale kennis- en behandelpleinen meer mogelijkheden hebben voor zelfmanagement en langer thuis kunnen blijven wonen. Daarbij kijkt Topaz onder andere hoe mensen gebruikmaken van al deze technologische snufjes Klinimetrie Klinimetrie, oftewel het meten van klinische verschijnselen, is in 2012 en 2013 bij de afdeling fysiotherapie ingezet om de kwaliteit van de behandeling te verbeteren. Het gaat hierbij om allerlei metingen, zowel in het kader van diagnostiek (onderzoek) als voor het bepalen van het beloop van een aandoening, het vaststellen van effecten van therapie en/of het beëindigen van behandeling. Na de training van de gehele Topaz vakgroep fysiotherapie zijn een aantal klinimetrische basissets vastgesteld die in 2013 onder begeleiding van implementatiecoaches in de drie verpleeg- en behandelcentra onderdeel zijn geworden van de behandeling. Mede door constant nieuwe technologische ontwikkelingen en nieuwe inzichten (bijvoorbeeld door wetenschappelijk onderzoek) binnen de gezondheidszorg, is het toepassen van klinimetrie een dynamisch proces binnen het fysiotherapeutisch handelen en zal dit een constant aandachtspunt blijven in de werkwijze van de Topaz fysiotherapeuten Originaliteitsprijs: sporten en bewegen De jury, onder voorzitterschap van de CCR, kent jaarlijks de zogenaamde originaliteitsprijs toe aan een groep van medewerkers uit verschillende disciplines die een vernieuwend idee hebben ingediend. De realisatie van het winnende idee wordt gefinancierd door de Vrienden van Topaz. In 2013 waren er acht originele inzendingen voor de originaliteitsprijs. Zo was er een voorstel voor een reminiscentiekamer en een beweegtoestel op de binnenplaats van één van de locaties. Als winnaar is de sportdag voor cliënten uit de bus gekomen. Vanuit de gedachte dat sporten en bewegen goed is voor lichaam en geest, mensen uit de dagelijkse sleur haalt en aandoeningen en handicaps laat wegvallen, is een sportdag georganiseerd waar alle bewoners van de verpleeg- en behandelcentra tegen elkaar konden strijden. De sportdag was een groot succes; cliënten en medewerkers hebben met veel plezier aan deze dag meegedaan. De sportdag zal in het vervolg dan ook jaarlijks georganiseerd worden. De bedenkers van dit idee hebben de wisselbeker en een cheque ontvangen waarmee ze een stedentrip konden maken. 12

13 5.3.4 Verzorgend wassen In Topaz Zuydtwijck is in het afgelopen jaar na een proef op een tweetal afdeling gekozen voor het invoeren van het zogenaamde verzorgend wassen. Verzorgend wassen, of wassen-zonderwater, wordt gedaan met geïmpregneerde washandjes of -doekjes. Deze manier van wassen is minder belastend voor cliënten en beter voor de huid. Daarnaast wordt de wasbeurt door verzorgenden als minder tijdrovend en belastend ervaren. 5.4 ICT Informatie Strategie Plan (ISP) De laatste jaren heeft ICT steeds meer zijn intrede gedaan in de VVT sector en de verwachting is dat dit alleen maar toe gaat nemen. Vandaar dat het afgelopen jaar veel energie is gestoken in de totstandkoming van het ISP. In dit plan is beschreven welke zaken Topaz op ICT gebied belangrijk vindt en welke de komende jaren gerealiseerd worden binnen Topaz. Hierbij is aangesloten op de strategische ambities van Topaz en de mate waarin het huidige systeem voldoet aan de eisen die de organisatie daaraan stelt. Vanuit de ambities zijn projecten benoemd die in de tijd zijn uitgezet in een zogenaamde roadmap (is planning, financiële en organisatorische gevolgen). Belangrijke projecten waar de komende periode de focus opgelegd wordt, zijn: - Invoering van een Elektronisch Cliënten Dossier; - Infrastructuur en Wifi; - Het gebruik van mobiele apparaten (smartphones, tablets, laptops) en de integratie van bestaande technologie, b.v. van telefoons met het verpleegoproepsysteem, domotica; - Gebruik van ICT door en voor de cliënten; - Het verder verbeteren van de organisatie van de ICT dienstverlening. De eerste stappen in het realiseren van de roadmap zijn in 2013 al gezet. Bijvoorbeeld met de pilot met tablets en het breder gebruik van smartphones Tablets in de zorg In 2013 is Topaz gestart met twee pilots ten aanzien van het gebruik van tablets in de zorg. Doel van de pilot is om te beoordelen of Topaz hiermee de zorgverlening efficiënter kan inrichten en de indirecte tijd, die niet gedeclareerd kan worden, kan verkorten. - in de extramurale zorg kijkt Topaz onder andere of de beschikbaarheid van gegevens, het maken van foto s voor diagnosestelling van bijvoorbeeld wonden en het raadplegen van protocollen, kan bijdragen aan het verbeteren van het zorgproces. - intramuraal wordt bij de behandeldienst onderzocht of de tablets een toegevoegde waarde kunnen hebben bij zelfoefening door cliënten als communicatiehulpmiddel (o.a. instructie en voorlichting over bijvoorbeeld medicijngebruik) voor de cliënt. - voor de ICT-afdeling wordt de pilot gebruikt om te kijken naar het gebruik van bepaalde Apps op de tablets Digitale gegevensuitwisseling Het realiseren van een elektronisch voorschrijfsysteem is in 2013 gestart en wordt in 2014 afgerond. Hetzelfde geldt voor de digitale gegevensuitwisseling met het SCAL (Laboratorium voor medische diagnostiek) Tevredenheid gebruik computer Begin januari is een online tevredenheidonderzoek gehouden onder de computergebruikers van Topaz. Medewerkers waren redelijk tevreden. Wachttijd bij het bellen naar de helpdesk, opvolging van de meldingen en bedrijfszekerheid van computers en printers zijn de aandachtspunten voor de komende tijd. 13

14 5.4.5 ECD Om de kwaliteit van verslaglegging en daarmee de kwaliteit van zorg te verbeteren en efficiënter te maken, wil Topaz een elektronisch cliëntendossier gaan gebruiken. In 2013 is Topaz op basis van het programma van eisen voor het ECD op zoek gegaan naar een leverancier. Daarbij heeft een extern en onafhankelijk bureau de risico s in kaart gebracht die de invoering van dit ECD met zich mee zou kunnen brengen. Dit bleek voor de leverancier die Topaz op het oog had beheersbaar mits de uitkomsten van de technische testen positief waren. Deze technische testen vinden begin 2014 plaats. 5.5 Kwaliteit HKZ In 2013 heeft bij Topaz de driejaarlijkse HKZ hoofdaudit plaatsgevonden. Hierbij moest de organisatie voldoen aan de aangepaste norm van Tijdens de audit is onderzocht of Topaz een goede organisatie is, die de cliënten centraal stelt, continu werkt aan optimalisering van het aanbod, betrouwbare resultaten presenteert en voldoet aan de eisen die zijn gesteld door de zorgsector, financiers, cliënten en de overheid. Topaz heeft de audit goed doorstaan en mag de komende drie jaar het certificaat blijven voeren. Er zijn een paar aandachtspunten naar voren gekomen met betrekking tot medicatietoediening, de BOPZ en risicobepaling bij nieuwe projecten. Topaz heeft deze verbeterpunten opgepakt Benchmark CQ, ZI en bedrijfsvoering Eén keer in de drie jaar doet Topaz mee aan de landelijke benchmark. In de benchmark worden de uitkomsten van de cliënt- en medewerkerstevredenheidsmetingen en de bedrijfsvoering vergeleken met de uitkomsten in den lande en worden daar waar mogelijk verbanden gelegd tussen de drie verschillende onderdelen. Uit de benchmark 2013 komt naar voren dat Topaz het goed gedaan heeft: - voor wat betreft de bedrijfsvoering behoort Topaz tot de beste 33% van de Nederlandse VVT organisaties. Gezien het financiële meerjarenbeleid dat Topaz heeft opgesteld worden hier door Topaz geen problemen verwacht. - ook voor wat betreft de medewerkertevredenheid behoort Topaz tot de beste 33% van de Nederlandse VVT organisaties. Aandacht voor de tevredenheid van de medewerkers is een belangrijk item. In contact met elkaar zijn, weten wat er speelt en communicatie vraagt continue aandacht. - voor wat betreft de cliënttevredenheid behoort Topaz tot de middenmoot van de Nederlandse VVT organisaties. Hierbij kan nog een onderscheid gemaakt worden naar doelgroepen, te weten: psychogeriatrische, somatische zorg en zorg thuis. Evenals andere jaren scoort Topaz ook in 2013 beter op de psychogeriatrische zorg dan de somatische zorg en de zorg thuis. Van de cliënten met de ziekte van Huntington heeft Topaz een waardering van 8,2 gekregen Handboek Om de vindbaarheid van de documenten van Topaz te verbeteren, is een nieuwe versie van het digitale handboek geïntroduceerd waaraan een tweede zoekmethode is toegevoegd. Tevens is het documentenbestand geschoond Versterken teams Bij Topaz is in de afgelopen periode een viertal projecten in gang gezet met als doel de kwaliteit van zorg te verbeteren. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de uitkomsten van deze vier projecten. Ieder team topzorg In het project ieder team topzorg werd duidelijk dat vele punten voor verbetering van de zorg en service aan onze cliënten door teams zelf kunnen worden opgepakt, wanneer er goede afspraken worden gemaakt over wie wat doet en wanneer je goed communiceert met elkaar. 14

15 Samenspel met mantelzorgers Uit het project samenspel met mantelzorgers is naar voren gekomen dat medewerkers en mantelzorgers voor een groot deel dezelfde dingen willen verbeteren. Het is vooral belangrijk dat je dit duidelijk maakt naar elkaar, hierover goede afspraken maakt en deze nakomt. Om de mantelzorgers een hart onder de riem te steken heeft Topaz op de Dag van de Mantelzorg twee mantelzorgboekjes met de titel Steun en toeverlaat uitgegeven. Een boekje voor alle mantelzorgers en één voor mantelzorgers van mensen met geheugenproblematiek/dementie. Beide boekjes bevatten veel tips en informatie voor mantelzorgers, zoals informatie over mantelzorg & werk, mantelzorg & vergoedingen en een overzicht van handige websites. Het boekje bevat voor mantelzorgers van cliënten met dementie ook nog eens verhalen van mantelzorgers. Ook heeft Topaz op de locaties bijeenkomsten voor familieraden, mantelzorgbijeenkomsten en familie-informatieavonden georganiseerd. Deze bijeenkomsten staan in het kader van informatieoverdracht en het delen van ervaringen. Daarnaast zijn er bijeenkomsten die in het kader staan van extra aandacht voor de mantelzorgers bijvoorbeeld in de vorm van een high tea of themamaaltijden voor de cliënt en zijn mantelzorger. Inzet van verpleegkundigen In het project de inzet van verpleegkundigen ervaren de teams dat een verpleegkundige veel kan betekenen voor de kwaliteit van de zorg wanneer er goed wordt samengewerkt, als de verpleegkundige coachend is en wanneer de leidinggevende ruimte geeft aan de verpleegkundige en het team. Belevingsgerichte zorg Aansluiten bij de beleving van de cliënt leidt tot cliënten die zichzelf gekend en gewaardeerd voelen. Alle leerelementen uit bovenstaande projecten zijn samengevoegd tot een programma onder de titel Samen Sterk Team dat in 2014 gaat starten. Hiermee geven we de komende jaren een impuls aan het verbeteren van de kwaliteit van zorg Veiligheid Er is een stuurgroep veiligheid onder voorzitterschap van de voorzitter raad van bestuur ingesteld, waarin met name aandacht is geweest voor veiligheidsbeleid op strategisch & operationeel niveau en het monitoren van risico s en beheersmaatregelen. Uit de pilots op operationeel niveau kwam naar voren dat medewerkers het prettig vonden om met de risico-inventarisaties te werken. De uitkomsten van deze inventarisaties bieden een mooie handreiking om met elkaar in gesprek te gaan over (potentieel) gevaarlijke situaties en hoe daar mee om te gaan. Gezien de complexiteit van het onderwerp zal de ontwikkeling en implementatie van het veiligheidsbeleid drie jaar in beslag nemen (eind 2015 gereed). Begin 2014 zal het beleid en het veiligheidmanagementsysteem vastgesteld worden. Tevens wordt volgend jaar op elke locatie minimaal 1 risico-inventarisatie gedaan en beheersplan opgesteld. Vooralsnog is er bij de stuurgroep met name aandacht geweest voor de procesmatige kant van het veiligheidsbeleid. De komende periode wordt meer gekeken naar de veiligheidscultuurkant en de verbinding met het kwaliteitsbeleid. 5.6 Overig Marketing- en communicatieplan Het marketing- en communicatieplan van Topaz, getiteld Stralend Bekend is in 2013 afgerond en gepresenteerd. Belangrijkste doelstelling van het plan is de identiteit en het imago van Topaz in één lijn te brengen. Het jaar 2013 stond met name in het teken van de beleidsvorming en herinrichting van de basis, zoals vernieuwing van de website, het verfrissen van de brochuremateriaal en de ontwikkeling 15

16 van een imagocampagne. Begin 2014 lanceert Topaz de nieuwe website. In de komende jaren wordt gewerkt aan het verhogen van de bekendheid van Topaz en het herkenbaar zijn van haar specialismen en expertise Gastvrijheid Gastvrijheid is een belangrijk aandachtsgebied van Topaz. Er zijn diverse activiteiten op dit onderdeel ondernomen, zoals het scholen van de medewerkers ten aanzien van gastvrij gedrag. Topaz heeft samen met de Club van Delft (een externe denktank) gekeken op welke wijze de organisatie de ambiance kan verbeteren. Er is een aantal adviezen gegeven om te komen tot een fingerprint voor de locaties ( het Topaz gevoel ). De volgende zaken pakt Topaz als eerste op. Een set verhuiskaarten voor nieuwe bewoners om familie en vrienden over hun nieuwe woning te informeren en uit te nodigen voor een kopje koffie met gebak. Entree / receptie wordt een gastvrije ontvangst, bv. door een koffiecorner Informele zorg Er werken ruim vrijwilligers bij Topaz en zij zijn buitengewoon belangrijk voor de cliënten. Daarnaast zijn er ook veel mantelzorgers actief die niet alleen voor hun eigen naaste allerlei activiteiten ondernemen, maar ook voor andere cliënten op de afdeling. De vrijwilligers bieden onze cliënten aandacht, gezelligheid, ondersteuning en ontspanning. Dit doen zij onder andere door koffie te schenken in de recreatiezaal, te assisteren bij afdelingsactiviteiten, cliënten te begeleiden bij doktersbezoek, werken in de bibliotheek, te assisteren bij kerkdiensten en het besturen van personenbusjes voor vervoer van cliënten van de dagbehandeling. Jaarlijks organiseert Topaz activiteiten om de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet. Het is altijd fijn als er nog meer vrijwilligers zich voor cliënten van Topaz willen inzetten en daarom heeft Topaz op verschillende vrijwilligersmarkten gestaan MOVIT Om de zorg voor ouderen met complexe hulpvragen te verbeteren, is in 2008 het Nationaal Programma Ouderenzorg gestart. Binnen de regio Zuid-Holland Noord is de medische zorg in de verzorgingshuizen als belangrijk thema benoemd. Dit leidde eind 2009 tot de start van het MO- VIT-project, waar ook de woonzorgcentra van Topaz aan deelnemen. MOVIT bestaat uit Lokale Werkgroepen, die bestaan uit: huisartsen, apothekers, specialisten ouderengeneeskunde en teamleiders en/of verzorgenden en verpleegkundigen. Een belangrijk resultaat van de afgelopen periode is dat de huisartsen nu ook deelnemen aan het MDO (multidisciplinair overleg). Daardoor kunnen wij de zorg aan onze cliënten beter afstemmen. Ook loopt de communicatie en samenwerking tussen huisartsen en de verzorgenden en verpleegkundigen nu veel beter. Nadat het MOVIT-project officieel in mei stopte, hebben wij als lokale werkgroep besloten om door te gaan. Sterker nog, we breiden de groep uit naar de extramurale zorg. Dankzij financiële ondersteuning van verzekeraar Zorg en Zekerheid kan MOVIT de lokale werkgroepen blijven ondersteunen Vastgoed Topaz heeft een meerjaren strategisch vastgoedplan. In 2013 is hiervan het volgende gerealiseerd: Topaz Revitel: In 2013 is de inbouw en de inrichting van het revalidatie- en zorghotel in de nieuwbouw LEVEL in Leiden gerealiseerd. Hier is ook bouwkundig de basis gelegd voor gastvrije zorg. Revitel wordt eind januari 2014 in gebruik genomen. Topaz Haagwijk Om aan de zwaardere zorgvraag van psychogeriatrische cliënten te kunnen voldoen, is een aantal aanpassingen van de locatie Haagwijk noodzakelijk. In 2013 zijn de plannen hiervoor ontwikkeld die in 2014 gerealiseerd worden. 16

17 Topaz Zuydwijck In deze locatie zal een lang gekoesterde wens gerealiseerd worden: het opheffen van de tweepersoonskamers van Zuydtwijck. Dit brengt een afbouw van het aantal pg-cliënten in Zuydtwijck met zich mee: van 120 naar 80. Topaz Overduin Volgens de planning in het strategisch huisvestingsplan van Topaz, zal in 2014 met de verbouw van Overduin gestart worden. In 2013 hebben de voorbereidingen hierop plaatsgevonden. 6. Risicomanagement In het kader van het risicomanagement zijn er zestien risicogebieden vastgesteld, die invloed kunnen hebben op de doelstellingen, zowel de lange als de korte termijn van Topaz. Voor 2013 is per risico een voorlopige inschatting gegeven van de kansen en de effecten van de risico s voor de organisatie. Hieruit is een top 5 afgeleid, te weten 1. ICT 2. Vastgoed & Huisvesting 3. Treasury 4. Organisatieontwikkeling & Cultuur 5. Zorgverzekeraars De top 5 is uitgewerkt op risicokaarten, die een beeld geven van de risico s en de genomen beheersmaatregelen en mogelijk aanvullende beheersmaatregelen. Deze risico s en beheersmaatregelen zijn in het MT geëvalueerd. Zowel ICT als Treasury zijn voldoende in control. Vastgoed & Huisvesting blijft hoog scoren i.v.m. het realiseren van de plannen uit het strategisch vastgoedplan. Het hiermee gepaard gaande financiële risico is hoog (vertraging, budgetproblemen etc). Ook de risicogebieden Organisatieontwikkeling & Cultuur en Zorgverzekeraars bleven in 2013 hoog scoren in het risicoprofiel vanwege de vele externe veranderingen en de hiermee gepaard gaande noodzakelijke cultuurverandering binnen Topaz. Daarnaast is er een risicogebied toegevoegd aan de bestaande risicogebieden, nl. (cliënt-) veiligheid. Veiligheid is een belangrijk issue binnen de zorg en verdient hoge prioriteit, zowel het beleid als de bedrijfsvoering. Monitoring vindt plaats in de stuurgroep Veiligheid onder voorzitterschap van de raad van bestuur. Dit betekent dat er een top 4 van risico s overblijft, te weten: - Vastgoed & Huisvesting - Organisatieontwikkeling & Cultuur - Zorgfinanciers - (Cliënt-)veiligheid Voor deze risicogebieden zijn risicokaarten opgesteld c.q. geactualiseerd. De beheersmaatregelen en de effecten daarvan worden gemonitord. 7. Medewerkers 7.1 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Strategische personeelsplanning In 2013 is binnen Topaz beleid strategische personeelsplanning ontwikkeld. Gezien de ontwikkelingen in de zorg, de vergrijzing, arbeidsmarktproblematiek en andere financieringsstromen zal er kritisch gekeken moeten worden naar de personele inzet en planning van Topaz. Naast de kwantitatieve wijzigingen, wordt ook kwalitatief een andere eis aan medewerkers gesteld. Dit wordt 17

18 mede veroorzaakt door de verschuiving van lichte naar zware zorg en het werken aan huis. Dit vraagt andere competenties. Strategische personeelsplanning heeft tot doel om op de korte en de lange termijn de juiste medewerker op de juiste plek te krijgen. Hierbij wordt rekening gehouden met de marktontwikkelingen, potenties van de medewerker en overige factoren. Het beleid wordt in 2014 geïmplementeerd Positionering verpleegkundigen In 2013 is het aantal verpleegkundigen opnieuw uitgebreid. Verpleegkundigen niveau 4 hebben in de periode september 2012 tot juni 2013 een bijscholing via de Zorg Academie Leiden gevolgd. In september 2013 is een bijscholing voor verpleegkundigen niveau 5 gestart. Dit betreft een maatwerk scholing. Daarnaast wordt door interne begeleiders aandacht besteed aan het positioneren van de verpleegkundigen in de teams Cultuur Begin 2013 heeft er onder de leidinggevenden van Topaz een cultuuronderzoek plaatsgevonden. Op basis van dit onderzoek is een voorstel aan het Topaz beraad gedaan hoe van de huidige cultuur naar de wenselijke cultuur, zoals beschreven in de strategienota, te komen. Er is een cultuurwerkgroep ingericht die dit verder gaat concretiseren Mobiliteitsbureau Om de geplande mobiliteit binnen de organisatie (o.a. door de opening van Topaz Revitel en de afbouw van Topaz Zuydtwijck) goed te begeleiden en uitvoering te geven aan het bewust personeelsbeleid is binnen PO&O gedurende een jaar een mobiliteitsbureau ingericht. Dit betekent het uitvoeren van een zodanig beleid dat medewerkers die hun eigen functie niet meer kunnen uitvoeren of medewerkers die een andere functie ambiëren, een passende functie binnen of buiten Topaz vinden. Er wordt binnen Topaz gestreefd naar meer vrijwillige mobiliteit door bijvoorbeeld het aangaan van een nieuwe uitdaging/ontwikkeling te stimuleren, maar ook naar een goede facilitering van noodzakelijke mobiliteit bijvoorbeeld als gevolg van ziekte, onvoldoende functioneren of organisatiewijziging. Door middel van mobiliteit wordt beoogd de betrokkenheid en inzetbaarheid van medewerkers te vergroten. Het mobiliteitsbureau ondersteunt in deze situaties Website; Werken bij Topaz In het najaar van 2013 is hard gewerkt aan het ontwerp en inrichting van de website in het verlengde van de nieuwe corporate site Met deze website profileert Topaz zichzelf als een moderne, innovatieve werkgever. De werving van potentiële medewerkers kan hiermee professioneler vorm gegeven worden. 7.2 Beschikbaarheid van het personeel Vacatures Gedurende het jaar zijn er vooral vacatures geweest voor verpleegkundigen niveau 4 en 5. Daarnaast zijn er wisselend vacatures gesteld voor andere zorgfuncties, behandelaren en enkele managementfuncties. Als gevolg van de ontwikkeling van Topaz Revitel, de afbouw van Topaz Zuydtwijck en de behoefte aan hoger geschoold zorgpersoneel heeft Topaz in het najaar van 2013 een periode gekend waarin een vacaturestop is afgekondigd voor enkele zorgfuncties. Eind 2013 was de boventalligheid nagenoeg opgelost, alleen enkele helpenden zochten nog een passende plek binnen Topaz. Topaz leidt zelf medewerkers op bijvoorbeeld voor de functie van verpleegkundige niveau 4 en 5, maar blijft ook nieuwe aanwas van buiten Topaz nodig hebben om kwalitatief en kwantitatief aan de zorgvraag te kunnen voldoen Gezond en vitaal werken; Vitaliteitsweek Voor de een betekent vitaliteit lekker in je vel zitten en energie hebben, voor de ander betekent het gezond eten en veel bewegen. Hoe je het zelf ook invult, vitaliteit is de sleutel tot dagelijks 18

19 succes. Vitale mensen halen meer uit zichzelf, zijn doelgerichter, zichtbaar beter in balans en succesvoller. Vitale medewerkers maken het verschil. Topaz wil graag dat medewerkers zich gezond en fit voelen. Dat is in de eerste plaats prettig voor de medewerker zelf, want als je je goed voelt en/of goed in je vel zit, dan heb je meestal ook plezier in je werk. En werkplezier straalt men uit, wat ook onze cliënten een goed gevoel geeft. Daarom heeft Topaz in 2013 voor het eerst een vitaliteitsweek georganiseerd. De week is positief geëvalueerd en zal in 2014 dan ook opnieuw georganiseerd worden Gezond en vitaal werken; Preventief medisch onderzoek Zoals hierboven genoemd is het, om goede zorg aan onze cliënten te kunnen bieden, van belang dat medewerkers van Topaz met plezier en fit naar het werk gaan. Je vitaal voelen en gezond zijn is van essentieel belang hiervoor. Topaz heeft hierom als een belangrijk aandachtspunt het bevorderen van de gezondheid van haar medewerkers. Als onderdeel hiervan heeft Topaz aan medewerkers de mogelijkheid geboden om deel te nemen aan een gezondheidsonderzoek, het Preventief Medisch Onderzoek, ofwel PMO. Het PMO bestond uit een vragenlijst en een individueel medisch onderzoek. Het doel is om inzicht te verschaffen in de gezondheid van de medewerkers door het vroegtijdig signaleren van een aantal mogelijke gezondheidsrisico s. Ook is bekeken of eventuele gezondheidsklachten door het werk veroorzaakt worden. Er wordt aandacht besteed aan de leefstijl, fysieke en mentale fitheid en risico s zoals werkdruk, fysieke belasting en RSI-klachten. 13% van de medewerkers heeft deelgenomen. Op basis van de resultaten wordt begin 2014 een advies aan de raad van bestuur voorgelegd Verzuim Beschikbaarheid van medewerkers wordt o.a. beïnvloed door verzuim. In 2013 hebben we opnieuw veel aandacht besteed aan het verzuim en met succes. Het verzuimpercentage over 2013 bedroeg exclusief vangnet en zwangerschap 4,14% bij een meldingsfrequentie van 1,19. Het verzuim is hiermee lager dan het branche gemiddelde van 5,58% exclusief. De meldingsfrequentie van Topaz ligt hoger dan het gemiddelde in de branche (1,07). Het verzuim is lager dan in Toen was het verzuim voor Topaz exclusief vangnet en zwangerschap 4,47%. We hopen de dalende lijn van het verzuim door te kunnen zetten in 2014, waarbij het streven een verzuim percentage van 4% is Vaccinatiegraad griepvaccinatie Het totaal aantal gevaccineerde medewerkers in 2013 incl. vaccinatie bij de huisarts is verder gedaald naar 194, dit betrof 10,78%. In 2012 was dit nog 14,83%, dit betrof 267 medewerkers. Er is binnen Topaz een dalende trend te zien m.b.t. het aantal medewerkers dat zich laat vaccineren tegen de griep. Landelijk wordt deze dalende trend van de vaccinatiegraad ook waargenomen Verloop personeel Het totale verloop is in 2013 gedaald naar 10,38% ( ,1 %). Landelijke gegevens 2013 voor de VVT zijn bij het schrijven van het jaarverslag nog niet beschikbaar. 7.3 Kwaliteit van het personeel Ontwikkelen van medewerkers Topaz heeft in 2013 inspanningen geleverd om medewerkers te trainen en te scholen op diverse terreinen om zo een bijdrage te leveren aan de professionele kwaliteit van het personeel. Vanuit de CAO VVT is hierbij de opdracht 2% van de loonsom aan scholing en ontwikkeling te besteden. Aan wettelijke verplichte scholing als bedrijfshulpverlening, trainingen m.b.t. fysieke belasting waaronder training ergocoaches, en het toetsen van BIG-vaardigheden is voldaan. Daarnaast is in groepen veel scholing gevolgd op het gebied van agressietraining en scholing EVV-er. Medewerkers van Topaz Overduin, Overrhyn, Haagwijk, Groenhoven en Foreschate hebben de opleiding schoonmaken in de gezondheidszorg gevolgd. 19

20 In 2013 is een cyclisch scholingsprogramma ontwikkeld voor alle zorgmedewerkers. De bedoeling van dit cyclisch scholingsprogramma is dat medewerkers zelf één of meerdere interessante bijscholingen kunnen kiezen. Deze onderwerpen zijn geïnventariseerd bij zorgmedewerkers, leidinggevenden en behandelaren. Uit deze inventarisatie is de volgende top 8 gekomen: 1. Ziektebeelden en omgaan met beperkingen. 2. Kennis van voeding. 3. Kennis van palliatieve zorg. 4. Kennis van medicatie en medicatietoediening. 5. Communicatie en bejegening. 6. Rapporteren. 7. Wonen, sfeer en ambiance. 8. Bijzondere opname psychiatrische ziekenhuizen (BOPZ). De lessen worden gegeven door Topaz-collega s die deskundig zijn op deze vakgebieden. Zij weten precies hoe het werkt binnen Topaz en kunnen tips en informatie op maat geven. In het najaar van 2013 is aan alle Helpenden het aanbod gedaan om zich als eerste in te schrijven voor een aantal van deze modulen. Uit de evaluatie is gebleken dat ongeveer 10% van de helpende heeft deelgenomen. De deelnemers zijn erg positief over het aanbod en voelden zich erkend door als eerste gebruik te mogen maken van dit nieuwe aanbod. Ook in 2013 hebben de leidinggevenden weer verschillende modulen uit het MD programma kunnen volgen. Zij konden o.a. kiezen tussen modulen situationeel leidinggeven, zorgmarketing, projectmanagement, resultaatgericht leidinggeven, timemanagement, personeelsmanagement, vergadertechnieken en teamcoaching. Daarnaast hebben 15 (team)managers een bachelor opleiding Management in de Zorg gevolgd. Tot slot zijn er door (groepen) individuen specifieke scholingen gevolgd, nodig voor de functie, zoals bij medewerkers van de behandeldienst, PO&O en Financiën en Facilitaire services. Hierbij is telkens in overleg met de manager bepaald welke opleidingen nodig zijn Opleidingshuis, beroepspraktijkvorming ZIC Topaz heeft sinds september 2013 samen met de opleiding tot Verpleegkundige van Hogeschool Leiden een Zorg Innovatie Centra (ZIC). Een ZIC bestaat uit studenten die op een of meerdere afdelingen van een zorgorganisatie leren samenwerken binnen een multidisciplinair team en samen met zorgprofessionals praktijkonderzoek uitvoeren. Het doel is een bijdrage te leveren aan cliëntgerichte zorg, door onderzoek te doen naar knel- en verbeterpunten vanuit de afdelingen. De studenten (stagiairs) doen ervaring op op het gebied van onderzoek, literatuurstudie en/of praktijkonderzoek en kwaliteitsbevordering. Vanaf september loopt de eerste groep HBO-V studenten (zowel derde als vierdejaars) drie dagen per week stage op afdelingen binnen Topaz Overduin, Overrhyn en Zuydtwijck. Daarbij komen zij een dagdeel per week bij elkaar voor terugkom-onderwijs. Zij worden begeleid door een docent Verpleegkunde van de Hogeschool Leiden. Samenwerking met opleidingen Ook in 2013 heeft Topaz met de drie ROC s in de regio samengewerkt. De EVV opleiding, die door ROC Mondriaan bij Topaz wordt verzorgd is opnieuw positief geëvalueerd. Daarnaast wordt er samengewerkt met de Hogeschool Leiden, waardoor er o.a. op het gebied van HBO V, HBO fysiotherapie en HBO HRM stagiaires en afstudeerders binnen Topaz actief zijn. Leerlingen Op 31 december 2013 volgden 98 BBL leerlingen een opleiding binnen Topaz. Dit is een daling ten opzichte van 2012 (127 BBL). Met 98 leerlingen zit Topaz weer op haar oude aantal BBL-ers. In 2012 waren er meer leerlingen i.v.m. extra BBL trajecten op kosten van de intensiveringmiddelen. 20