Krachtig rapporteren vanuit de Payroll. Marleen Dolfeyn (KMO) Katrien Donné (Multi Country Business Unit) Gunther Verhelst (Large Enterprises)

Transcriptie

1 Krachtig rapporteren vanuit de Payroll Marleen Dolfeyn (KMO) Katrien Donné (Multi Country Business Unit) Gunther Verhelst (Large Enterprises)

2

3 Evolutie organisatie in tijd KMO Large Enterprise Internationaal Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering Payroll eblox Cubes Veel INPUT operationeel OUTPUT: schat aan gegevens Strategisch HR Benchmarks

4 Evolutie organisatie in tijd KMO Large Enterprise Internationaal Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering Payroll eblox Cubes Veel INPUT operationeel OUTPUT: schat aan gegevens Strategisch HR Benchmarks

5 Payroll waardeketting Loonvoorbereiding Persoonsgegevens Prestaties en afwezigheden Loon en voordelen Loonberekening Bruto Netto elementen Output Berekende gegevens Documenten Expertprocessen Complex en minder frequent Vb. eindejaarspremies, expats, bonussen Supportprocessen Administratie (afwezigheden, contracten, ) Rapportering aan management Rapportering aan externe instanties

6 Rapportering Operationeel: proces ondersteunend Analytisch: sturend Strategisch: benchmarking Doen Weten Sturen Het basismateriaal is ingevoerd, beheerd en exploiteerbaar in uw pakket

7 Praktisch Dubbel werk en administratie besparen Het reilen en zeilen van uw personeel opvolgen Vragen van medewerkers beantwoorden Controles op uw bedrijf en medewerkers uitvoeren Doelstellingen opvolgen Gefundeerde (financiële) beslissingen nemen Uw bedrijf vergelijken met de markt of de sector

8 Payroll Kleine en middelgrote ondernemingen E-Blox Grote ondernemingen Cubes Internationale ondernemingen Overzicht operationele rapportering

9 Welke gegevens zitten er in uw pakket? Vaste gegevens Persoons- en contractgegevens Adressen Loon en voordelen Vrije rubrieken Kalendergegevens Prestaties en afwezigheden Soorten uren en dagen Afwijkingen Verzuim Loongegevens Bruto Netto Patronale bijdragen Berekende gegevens Loonkost

10 Het standaardaanbod De top 5 bij onze klanten Basislijstjes (tellingen per afdeling, adresgegevens, verjaardagen, kinderen, kledingmaten en schoenen, ) Prestaties en afwezigheden (feestdagen, ADV, tijdskrediet, overuren, vakantie, ) Loonkostoverzichten (kosten van afwezigheid, kost per effectief gewerkt uur, jaarkost van specifieke profielen, ) Ziekte en verzuim (per afdeling, per leeftijdscategorie, in uren of dagen, kost, trends, ) Sectorspecifieke rapporten (sociale maribel, horeca extra s, )

11 Payroll Kleine en middelgrote ondernemingen Overzicht operationele rapportering

12 Rapportenbibliotheek Payroll Vaste gegevens

13 Overzicht bruto en uurlonen (hist)

14 Rapportenbibliotheek Payroll Uren en dagen

15 Overzicht schorsingen

16 Rapportenbibliotheek Payroll - Loongegevens

17 Overzicht loonkost

18 Rapportenbibliotheek Payroll - Andere

19 Rapportenbibliotheek Payroll - Maatwerk

20 Rapportenbibliotheek Export

21 E-Blox Grote ondernemingen Overzicht operationele rapportering

22 OVERZICHT RAPPORTERING Standaardrapporten eblox LARGE ENTERPRISES

23 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Standaardrapporten eblox : overzicht anciënniteit: xls export

24 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Standaardrapporten eblox : verzuim per werknemer: xls export

25 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Standaardrapporten eblox : verzuimstatistieken

26 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Standaardrapporten eblox : headcount : xls export

27 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Standaardrapporten eblox : controle (netto)lonen maand x en y

28 Cubes Internationale ondernemingen Overzicht operationele rapportering

29 OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Wat is Connect with Cubes? Rapporteringslaag over de lokale loonpakketten van verschillende landen (eblox in België, Heli in Nederland, ) Gegevens worden rechtstreeks geïmporteerd vanuit de lokale loonpakketten 3 rapporteringsmodules in Connect with Cubes Waarom Connect with Cubes? Uniforme rapportering over de landen heen Zelfde velden, lay-out en interpretatie van data Mapping van looncodes naar kost klassen Gebruik van verschillende munteenheden

30 Wat is Connect with Cubes Consultation module Report generator Transfer of data Organisation Wage codes Employee/Contract Calculated Results Connect Cubes Headcount Labour Cost Absences Predefined European Reports Consultation with Excel Local Payroll solutions Standardised Cubes Interface Customer Solutions 30

31 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering Vaste velden Vaste lay-out Zelf filtering kiezen

32 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : actieve contracten

33 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : actieve contracten: verschillende organisatieniveau s tot op werknemerniveau

34 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : Anciënniteitsrapport

35 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering: Aantal uren per maand per kost klasse Kost klasse = verzameling van looncodes van verschillende landen binnen hetzelfde thema. Bvb.: Kost klasse ziekte of overtime,

36 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering: Aantal uren per maand per kost klasse : tot op looncode niveau per jaar/kwartaal/maand

37 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : jaarlijke evolutie van loonkost per kost klasse

38 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Standaard Europese rapportering : gemiddelde kost per uur per kost klasse

39 Wat zijn kengetallen en stuurgetallen? E-Blox Cubes Overzicht analytische rapportering

40 Uitgangspunten Personeelsbeleid is performant als het actief bijdraagt tot de bedrijfsresultaten. HR heeft een onrechtstreekse impact Personeelsbeleid Personeelsprocessen Resultaten bij de medewerkers Operationele resultaten Financiële resultaten Bijdrage van HR: er voor zorgen dat medewerkers die dingen willen en kunnen doen die voor de organisatie belangrijk zijn HR moet zijn impact aantonen, meer dan alleen kosten In cijfers: de taal van de business

41 Verschillende soorten getallen Kengetal : beheersinformatie Geeft inzicht in huidige personeelsbeleid en maakt ontwikkelingen zichtbaar (analyse) Kan symptomen van slecht functioneren opsporen (signalisatie) Stuurgetal : bestuursinformatie Formuleert een doelstelling kwantitatief (planning) Beoordeelt de resultaten en het effect van het beleid (controle)

42 Wat kunnen HR ken- en stuurgetallen doen? Het complexe HR terrein in kaart brengen op een overzichtelijke, vereenvoudigde wijze. Het succes van het gevoerde personeelsbeleid en van de ingezette middelen (of een deelaspect) meten. Mogelijkheid bieden om de huidige HR situatie grondig te analyseren. Objectieve vergelijkingen doorvoeren : Tussen afdelingen/groepen/functies Historisch (voor en na) Extern Informatie delen met anderen : Meten is weten Resultaten pushen : What gets measured gets done

43 Eenvoudige en moeilijkere indicatoren Ruwe cijfers : sommen en verschillen Vb.: totaal # ziektedagen Ratio s : appelen in teller en peren in noemer Vb.: gemiddeld # ziektedagen per kop = # ziektedagen # koppen Breuken : appelen in teller én noemer Vb.: gemiddeld # ziektedagen per gewerkte dagen = # ziektedagen # te werken dagen Percentages : appelen in teller én noemer x 100 Vb.: ziekteverzuim% = # ziektedagen x 100 # te werken dagen

44 Wat meten en wat niet? NIET Wat het gemakkelijkst te meten is Alles is belangrijk Wat voorhanden is WEL Die factoren in kaart brengen die bepalend of kritisch zijn bij de beoordeling van het personeelsbeleid of als we succesvol zijn met ons personeelsbeleid, wie merkt dan wat op?

45 Waar kijkt de directie naar? (hoe merkt men financieel iets van het personeelsbeleid?) Opbrengsten Omzet Omzet per kop Winst Winstuitkering (W / K) Productiviteit / Prestatieniveau Tewerkstelling Continuïteit Kosten Personeelskost Loonkost Output per kop Aantal stuks per kop Subsidies per wn Personeelstevredenheid Totale personeelskost Totale loonkost Kostend uurloon Gemiddeld uurloon

46 Loonkost en verzuim VERDELING LOONKOST (inclusief patronale bedragen) VERDELING UREN Loonkost normale prestaties Premies en commissies Overloon Kost wettelijke vakantie Kost bijkomende vakantie Kost feestdagen en betaalde inhaalrust Kost verzuim Kost ziekte Kost arbeidsongeval Kost zwangerschap Kost gewettiged afwezigheid Kost ongewettigde afwezigheid Kost tijdelijke en economische werkloosheid Kost andere betaalde afwezigheid Kost reis- en overbruggingsuren Bijkomende loonkostelementen Opzegvergoedingen Niet toegewezen patronale bedragen Kost prestatie gepland ongepland Kost afwezigheid Totale loonkost excl (bijpassingen bij) (brug)pensioenen, weduwen-wezenrenten Uren normale prestaties Overuren Wettelijke vakantie Bijkomende vakantie Feestdagen en betaalde inhaalrust Uren verzuim Ziekte Arbeidsongeval Zwangerschap Gewettiged afwezigheid Kost ongewettigde afwezigheid Uren tijdelijke en economische werkloosheid Uren andere afwezigheden Reis- en overbruggingsuren ongepland gepland Prestatie Afwezigheid Totale uren Theoretische capaciteit Potentiële tijd (Bijpassingen bij) (brug)pensioenen,weduwen - wezen renten

47 Wat verwacht het management van de personeelsadministratie? Meest opgevolgde personeelskengetallen

48 E-Blox Overzicht analytische rapportering

49 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox Niet voldoende met standaardrapporten?. Zelf rapporten bouwen met de rapportgenerator in eblox Rapporteren op : Vaste gegevens Vrije velden Kalendergegevens Loongegevens Berekende gegevens Samen opvraagbaar in 1 rapport

50 OVERZICHT RAPPORTERING Standaardrapporten eblox Rapportgenerator eblox Smarttools rapportering eblox : Budget Bradford Audit LARGE ENTERPRISES Exports voor externe systemen : Interfaces met ERP (SAP, Peoplesoft, Workday, Home made ERP s, ) Fleetmanagement (XpoFleet) Insurance data (Assusoft) Vaste gegevens naar tijdsregistratie of Self Service software

51 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport loonkost : xls export

52 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport loonkost : xls export draaitabel per afdeling

53 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport telling ziektedagen + ziektekost

54 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport vergelijking prestaties en ziekte maand x en y

55 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport overzicht kostenplaatsverdeling

56 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Rapportgenerator eblox voorbeeldrapport detail berekende gegevens

57 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox Budgetmodule Bradfordmodule Auditmodule Even onder de loep genomen

58 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Budgetmodule Rapporten eblox Budget Module Budget RAPPORT E98: Budget Berekende Loonkost Budget Module RAPPORT E99: Loonkost Verschilanalyse

59 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Budgetmodule

60 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Budgetmodule : xls export

61 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Budgetmodule : xls export

62 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Bradfordmodule Bradfordfactor = frequentie² x totaal aantal ziektedagen ( op jaarbasis) voorbeeld: 1 ² x 10 ziektedagen = 10 10² x 1 ziektedag = 100 Veelvuldige afwezigheid heeft een grotere impact op uw organisatie dan eenmalig, langdurig verzuim.

63 Flow Payroll Software Rapport Bradford Performance Dashboard Module Bradford Kalendergegevens Verzuimgrafieken : Opvolging ziekte Diversiteit Evolutie ziekte Vaste Gegevens

64 Verzuimgrafieken : ziekte opvolging (gemidd. + totalen)

65 Verzuimgrafieken : diversiteit

66 Verzuimgrafieken : Historiek ziekte (gemidd. + totalen)

67 Rapporten in Excel :Bradfordfactor

68 Rapporten in Excel :Frequentietabel

69 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Smarttools rapportering eblox : Auditmodule Waarom auditrapportering? Onderworpen aan Sox wetgeving SAS70 certificiering Risico op fouten in loonberekening minimaliseren door controles Traceerbaarheid van wijzigingen garanderen : WIE heeft WAT en WANNEER gewijzigd? SD Worx processen zijn Sox-compliant (SAS70 rapport)

70 Voorbeeld auditrapport werknemergegevens Wijzigingen aan individuele persoon- en contractgegevens

71 Voorbeeld auditrapport looninvoer Wijzigingen aan individuele kalender-, loongegevens en formules

72 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Exports voor externe systemen Interfaces met ERP (SAP, Peoplesoft, Workday, Home made ERP s, ) Fleetmanagement (XpoFleet) Insurance data (Assusoft) Vaste gegevens naar tijdsregistratie of Self Service software Geen standaardoplossing?? Wij bouwen ze voor u!

73 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Exports voor externe systemen : Fleetmanagement XPOFleet = tool voor fleetmanager Zeer volledig aanbod en data: Schades, boetes, reparaties, facturen Documenten koppelen à een schade, boete etc. Communicatiemodule (mail/sms) Uitgebreid gamma à koppelingen (tankbeurten, verzekeringen, ) Veel standaard rapporteren: Afwijkende tankbeurten Wagencontracten die eindigen Internationaal aanbod

74 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Exports voor externe systemen : Fleetmanagement Sterke focus op financieel aspect TCO: total cost of ownership Simuleren op basis van verbruik, de kostprijs (afwijkingen ed.) Dashboard (taken, grafieken, ) Zelf op te bouwen

75 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRISES Exports voor externe systemen : Insurance data : Assusoft Beheer van uw Employee Benefits plannen Communicatie naar uw andere externe leveranciers Communicatie naar uw interne leveranciers Communicatie naar uw werknemers Kwaliteitscontrole op uw payroll-invoer Controle op premieborderellen

76 OVERZICHT RAPPORTERING LARGE ENTERPRICES eblox ASSUSOFT master data kalender bedragen berekende gegevens rapportering Signalitieken MM Schorsingen MM Familie MM ~ Signalitieken MM-1 ~ Schorsingen MM-1 ~ Familie MM-1 interpretatie verschillen signalitieken interpretatie verschillen schorsingen interpretatie verschillen familie VERZEKERINGEN 76

77 Cubes Overzicht analytische rapportering

78 OVERZICHT RAPPORTERING CUBES Rapportgenerator Cubes Lijstrapporten Zelf samen te stellen Zelf filtering kiezen Rapporteren met Excel draaitabellen Om dingen te tellen Zelf samen te stellen Zelf filtering kiezen

79 OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapportgenerator Cubes: rapport loonevolutie

80 OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport aantal contracten op het einde van de periode

81 OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport aantal uren ziekte per departement

82 OVERZICHT RAPPORTERING Cubes Rapporteren met excel draaitabellen: rapport loonkost van bonussen en commissies in verschillende munteenheden

83 Evolutie organisatie in tijd KMO Large Enterprise Internationaal Evolutie behoeften organisatie o.a. rapportering HR-beleid Vroeger: HR-afdeling = alleen kost, geen opbrengsten voor bedrijf Weinig middelen ter beschikking Nu: evolutie HR-afdeling: zet processen in beweging in bedrijf, pioniersrol in bepaalde evoluties Levert bijdrage aan bedrijfsresultaat (full circle) Meer middelen, tools nodig o.a. rapportering Payroll eblox Cubes Veel INPUT operationeel OUTPUT: schat aan gegevens Strategisch HR Benchmarks

84 HR Benchmarks Overzicht strategische rapportering

85 Strategisch rapporteren: Benchmarking Benchmarking = meten en vergelijken Voordelen: Het biedt een antwoord op concrete vragen: Hoe doen de anderen het? Het levert inzicht in eigen sterktes en zwaktes; het biedt concrete aanwijzingen en bevestigt wat goed zit Hulp voor het bepalen van eigen normen en indicatoren Het biedt een ruimer perspectief

86 Wat is de HR Benchmarks module? Benchmark Rapportering van eigen dossier op volgende indicatoren (KPI s): Instroom/uitstroom Diversiteit Verzuim (ziekte arbeidsongevallen) Te werken uren, Uurlonen Loonkost Verdere verfijning mogelijk op (zowel insteek als filter + combinatie): Provincie Omvang Statuut Werkregime Leeftijd Anciënniteit Geslacht Evolutie Sector Paritair Comité

87 Voorbeeld rapport Uurlonen export in xls en / of pdf filter = combinatie van verschillende insteken Positionering eigen gegevens

88 Voorbeeld rapport Verzuim doorklikken detail per afdeling en per werknemer detailoverzicht historiek onder de grafieken

89 Detailoverzicht historiek verzuim detail benchmarkgegevens laatste 12 maanden steekproef benchmark steeds raadpleegbaar

90 Rapport verzuim als evolutie

91 Rapport verzuim : detail per afdeling en werknemer inclusief Bradfordfactor

92 Rapport loonkost

93 Rapport loonkost : detail per afdeling en werknemer

94 Uw voordelen Benchmarking per KPI Verfijning volgens eigen behoefte (insteek en filter) Output exporteerbaar naar Pdf of Excel Up-to-date cijfers (elk kwartaal) Evolutie over meerdere jaren Altijd beschikbaar via de website van SDWorx Grootste HR-benchmark in België (SDWorx database) Complementair aan de Bradfordmodule CONCLUSIE U kunt uw HR-beleid afstemmen op de (mogelijke) pijnpunten van uw eigen bedrijf op basis van nuttige en strategische managementinformatie. Deze cijfers geven een beeld van de algemene conditie van uw bedrijf.

95 Vragen?