Ervaar de voordelen van Online personeelsplanning

Transcriptie

1 Webplanner Ervaar de voordelen van Online personeelsplanning De Déhora webplanner is dé online oplossing om makkelijk en snel personeel te plannen. Geschikt voor uiteenlopende werkzaamheden zoals productieplanning, plannen van techniekers of zelfs plannen van trainingen. Op basis van je bezettingsbehoefte en activiteiten.

2 Webplanner Ervaar de voordelen van Online personeelsplanning De webplanner van Déhora is ontwikkeld om eenvoudig en snel personeel te kunnen plannen, tegen een geringe prijs en onafhankelijk van tijd en plaats. Definieer werk of ploegen en sleep medewerkers rechtstreeks op de planning. Toon activiteiten en personeel in één handig overzicht. Maak roosters op basis van informatie zoals bezettingsbehoefte, contracturen en beschikbaarheden. De voordelen van de Déhora webplanner: Overzichtelijke en intuïtieve gebruikersomgeving; transparant beheer van medewerkers, afdelingen en werkzaamheden; geschikt voor uiteenlopende taken of activiteiten; beheer rollen en mogelijke functionaliteiten per rol; op maat van verschillende sectoren zoals productie, dienstverlening,... werkroosters staan online en zijn dus overal beschikbaar voor planners én medewerkers; mogelijkheid tot interactie: ruilverzoeken, verlofaanvragen, beschikbaarheden, werk afmelden; slimme koppelingen met loonadministratie en tijdsregistratie besparen veel tijd; een rooster invullen is snel en eenvoudig; controle op basis van contracturen, vaardigheden en diverse parameters; beheerskosten blijven beperkt; op maat rapporten en uitbreidingen. 2

3 Krachtig hulpmiddel De Webplanner biedt werkgevers en werknemers een eenvoudig en krachtig hulpmiddel om roosters beter in balans te krijgen. De Déhora Webplanner biedt gebruiksgemak, overzicht en tijdsbesparing. Plan medewerkers in op basis van taken en werkzaamheden, of wijs taken toe aan medewerkers en teams. Behoud steeds het overzicht en stuur snel bij waar nodig. Eenvoudig efficiënt plannen Het maken van roosters kan een uitdagende job zijn. En ook veel tijd kosten. Een planningssoftware kan je daar uitstekend bij helpen. Maar waarom zou je investeren in een duur instrument als het ook anders kan? de Déhora Webplanner biedt uitgebreide mogelijkheden om werkroosters vorm te geven. Het planbord biedt een uitstekend inzicht in taken, activiteiten, locaties en medewerkers in een gegeven tijdsbestek. Met de Webplanner is het zeer eenvoudig om op basis van werkbehoefte personeelscapaciteit toe te wijzen. Al dan niet met teams én verschillende locaties. Rekening houdende met beschikbaarheden en kwalificaties van medewerkers. Een teveel of een tekort aan medewerkers wordt duidelijk weergegeven. De Webplanner kan volledig naar wens worden ingericht op basis van: Type bedrijfsactiviteit tijdsduur en eigenschappen van activiteiten; vaardigheden of contracturen van medewerkers; verdeling in teams of afdelingen; locaties waar het werk moet gebeuren; Je personeelsplanning online De webplanner is een online toepassing, installatie van software is niet vereist. Het enige wat je nodig hebt voor het maken van personeelsplanning is een computer en een internetverbinding. De webplanner is overal en altijd online bereikbaar. Zo heb je steeds alle belangrijke informatie bij de hand zoals de beschikbaarheid van medewerkers, over- of onderbezetting, locaties en activiteiten. Een toegankelijke planning betekent bovendien minder administratieve handelingen, en dus ook minder beheerskosten. 3

4 Belangrijkste functionaliteiten Overzichtelijk planbord Het dynamische planbord is een uitstekend hulpmiddel voor planners en managers. In een oogopslag heb je een overzicht van taken en werkzaamheden. Diverse filters maken mogelijk om de weergave te wijzigen. Dit planbord kan verder weer worden ingericht naar behoefte. Wil je graag weten welke verschillende medewerkers zijn toegewezen aan een bepaalde taak op een specifieke dag? Of wens je de individuele planning van een medewerker? Met behulp van klikken en slepen kunnen medewerkers of activiteiten handmatig worden ingepland en even snel weer worden gewijzigd. Templates Naast handmatig plannen biedt de webplanner ook de mogelijkheid om herhalende diensten of taken te definieren. Die kunnen vervolgens worden uitgerold voor een gegeven periode. Wordt een bepaalde taak elke week uitgevoerd op eenzelfde dag door het zelfde team? Dit kan je op voorhand inplannen. Uiteraard kan je dit nadien nog altijd wijzigen. Regelcontroles en tellers Aan de hand van verschillende tellers blijf je steeds op de hoogte van de 'status' van je planning. Denk bijvoorbeeld aan het aantal uren dat een medewerker is ingepland in vroege, late of nachtelijke diensten. Maar net zo goed overuren en vakantiedagen kunnen worden getoond. Diverse regelcontroles garanderen dat weer dat je planning is 'zoals het hoort'. D.i. dat bepaalde afspraken of rechtspositieregels niet worden overschreden. Maar ook of taken worden toegekend aan medewerkers die over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Overtredingen worden gemeld aan de planner, opdat hij of zij onmiddelijk kan ingrijpen. 4

5 Locatiebeheer Met de webplanner kan je ook diverse locaties aanmaken en beheren. Een locatie kan worden ingericht als fysieke locatie (een lokaal of gebouw) maar net zo goed als een afdeling. Verschillende eigenschappen kunnen worden toegekend per locatie. Resource/skill management Relevante personeelsinformatie (contracten, contracturen en adresgegevens) worden op een centrale plaats bijgehouden. Aan individuele medewerkers kunnen bovendien bepaalde vaardigheden of skills worden toegekend. O.a. die skills zijn controlevariabelen bij het opmaken van de roosters. Indien een medewerker wordt ingepland op een taak, maar niet voldoet aan de vereiste vaardigheden, dan ontvangt de planner een foutmelding. Medewerkerstoegang Met de Webplanner heb je de mogelijkheid om je medewerkers online toegang te geven tot individuele roosters of de teamplanning. Beheer toegangsrechten en rollen zodat medewerkers enkel die dingen kunnen zien die voor hen relevant zijn. Desgewenst kan je ook interactieve handelingen toestaan zoals verlofaanvragen, doorgeven van beschikbaarheden of zelfs het wisselen van dienst. Op maat rapporten De webplanner maakt het mogelijkheid om uiteenlopende rapporten op te maken, geschikt voor zowel de planner als het management. Denk bijvoorbeeld aan geplande en te plannen uren. Alle rapporten kunnen vervolgens worden geëxporteerd naar XLS of PDF-bestanden. 5

6 Koppelingen met backoffice systemen Heb je een planningssoftware van Déhora? Of stap je over naar een nieuwe tool? Dan kan je gewoon met je huidige backoffice oplossingen blijven werken. Wij zorgen voor een veilige en snelle overdracht van gegevens tussen je planningstool en salarisverwerking, ERP,... in beide richtingen. Dubbele invoer is verleden tijd Wanneer je gebruik maakt van een software voor personeelsplanning en aparte systemen voor loonadministratie of urenregistratie wil je niet telkens handmatig informatie overtypen. Dat is niet alleen tijdrovend, de kans op het maken van fouten is des te groter. Planningssoftware van Déhora kan samen met diverse backofficepakketten worden gebruikt. En we maken het je zelfs nog gemakkelijker. Déhora verzorgt rechtstreekse koppelingen tussen je planningssoftware en externe systemen. Controleer bijvoorbeeld de tijdsregistraties van je medewerkers direct in je planningstool. Of stuur informatie uit je planningstool door naar payroll. We zijn actief in alle mogelijke sectoren. We komen in contact met uiteenlopende pakketten en oplossingen voor ERP, tijdsregistratie (klokken of tacograaf), medewerkersbeheer, loonadministratie of sociaal secretariaat. Voor vrijwel elk pakket hebben we een onmisbare koppeling of beschikbare API die een veilige uitwisseling van gegevens met (onze) planning software mogelijk maakt. Hebben we die koppeling nog niet? Dan kunnen we die bouwen. Optioneel: automatisch opladen van bezettingseisen / shiften Door middel van een specifieke koppeling kunnen bezettingseisen die uit een ander systeem komen (dossiersysteem of ERP) automatisch worden ingeladen in je personeelsplanning. Bruikbaar als dynamische parameter voor de verdere invulling en controle van werktijden. Optioneel: automatisch opladen van afwezigheden Ook wanneer afwezigheden reeds worden geregistreerd in een backoffice systeem of apart systeem voor tijdsregistratie kunnen deze automatisch worden opgeladen in de planningstool. 6

7 Over Déhora De Déhora Consultancy Group biedt je de ervaring en kennis van Europa s grootste full-service bureau voor workforce planning en management. Als onafhankelijk bureau zijn we dé strategische partner bij uitstek voor workforce planning en workforce management. Onze ondersteuning is veelzijdig. We bieden organisatiebrede en innovatieve oplossingen, en we denken graag met je mee. We helpen je om meer grip te realiseren op de planning van personeel en werkzaamheden. Thuis in alle sectoren Elke branche is uniek en heeft eigen wensen inzake personeelsplanning. Al meer dan 30 jaar zijn we thuis in diverse sectoren. We hebben kennis van maatwerk en van verschillende uitdagingen in uw sector. Vraag zeker naar onze referenties. Zorg en Welzijn Overheid Industrie Dienstverlening Transport en Logistiek Openbaar Vervoer Installatie en herstellingen En meer Advies en begeleiding Interim planners en managers Planning & software Opleiding en training planners en management Werving en selectie van planners Onderzoek rond werktijden Déhora België Uitbreidingstraat Berchem (Antwerpen) T: +32(0) E: info@dehora.be W: 7