Digitaal versnellen van de adoptie van Open Standaarden. Door te meten op, en te sturen met human factors

Transcriptie

1 Digitaal versnellen van de adoptie van Open Standaarden Door te meten op, en te sturen met human factors

2 Agenda 1. Adoptie van verandering bij open standaarden 2. Digitaal versnellen van adoptie van open standaarden 3. BIM/VISI Case Gemeente Amsterdam 4. BIM/VISI Adoptie Succes Factoren SENTENSOR

3 Boodschap en beeld van een belangrijk initiatief Communicatie over BIM Je beeld van BIM 1. Met BIM willen we een belangrijk doel voor onze organisatie bereiken. 2. De implementatie van BIM zal voor velen van ons verandering betekenen. 1. BIM is denk ik belangrijk en noodzakelijk voor ons. 2. Maar eh... wat is BIM eigenlijk en wat betekent het concreet voor mij. Ik zie nog niet veel... hoop dat het gaat lukken. 3. Door samen onze schouders eronder te zetten zal BIM slagen. 3. Kan ik binnen BIM een rol in spelen en er zinvol aan bijdragen, en hoe dan wel?. SENTENSOR 2016

4 ADOPTIE VAN VERANDERING BIJ OPEN STANDAARDEN 4

5 Adoptie van verandering Processen, structuren, tooling, training, systemen, planning Gewenste situatie Acceptatie Huidige situatie Eerste euforie Ontdekken Ontkenning Weerstand / afwachten Succesvolle implementatie = + SENTENSOR

6 Dynamiek van adoptie Moraal, Vertrouwen, Effectiviteit 1. Leiderschapsvalkuil Acceptatie Eerste euforie Ontkenning Ontdekken 3. Naar voren en weer terug. Weerstand / afwachten Kijken naar het verleden 2. Afhaken Kijken naar de toekomst Adoptie SENTENSOR

7 Voorbeeld adoptie dynamiek van team Meting 1 Meting 2 Ongeveer gelijk Euforie - 40% Euforie - 38% Weerstand - 14% Neemt af Ontkennen - 1% Weerstand - 6% Afwachten - 30% Neemt iets af Afwachten - 26% Ontdekken - 13% Acceptatie - 1% Stijgt. Ontdekken 27% Acceptatie 1% SENTENSOR

8 Voorbeeld adoptie dynamiek van teamleden Meting 1 Meting 2 Euforie - 40% Euforie - 38% Ontkennen - 1% Weerstand - 14% Weerstand - 6% Afwachten - 30% Afwachten - 26% Ontdekken - 13% Ontdekken 27% Acceptatie - 1% Acceptatie 1% SENTENSOR

9 3 Adoptiekrachten Duwende krachten Remmende of trekkende krachten Huidige situatie Gewenste situatie Soort kracht: Vaak rationeel en/of vanuit omgeving Soort kracht: Vaak emotioneel en persoonlijker SENTENSOR

10 De werking van de drie adoptiekrachten DUWENDE KRACHT REMMENDE OF TREKKENDE KRACHTEN Moeten, bestaat o.a. uit: Begrip & overtuiging van de rationale voor verandering/ initiatief. Willen, bestaat o.a. uit: De overtuiging dat men een betere professional wordt. Kunnen, bestaat o.a. uit: De mate waarin processen/ structuren ondersteunend zijn aan / aansluiten bij de werkzaamheden. Zichtbaar management buyin & commitment Het gevoel dat het een verbetering is t.o.v. de oude situatie. De kwaliteit en de hoeveelheid trainingen. Zelfredzaamheid. SENTENSOR

11 Adoptiekrachten voorspellen resultaat Moeten Willen Kunnen Type implementatie Dovende kaars Voorspelbaar gedrag Apathie Weinig momentum en energie Voorspelbaar resultaat Kosten & tijd Behalen doelen Trekken aan een dood paard. Weerstand om het oude los te laten. Waarom niet i.p.v. waarom wel Kwaliteit Behalen doelen Wensdenken Sterke voorspeller van succes Weerstand tegen oplossing Uitstelgedrag Energie & aanpassingsvermogen De wil om te leren Kijken naar wat kan en wat mogelijk is. Kosten, tijd Kwaliteit Behalen doelen Kosten, tijd Kwaliteit Benefits realisatie SENTENSOR 2016

12 DIGITAAL METEN+STUREN VAN ADOPTIE 12

13 Adoptie Gedrag: sleutelbepalers van resultaat Effectiviteit, Moreel, Vertrouwen Gedrag Huidig Gedrag Huidig Gedrag Huidig Gedrag Nieuw Gedrag Nieuw Gedrag Nieuw Gedrag Nieuw Gedrag 60% 50% 40% 30% 20% 10% Adoptie 0% Euforische Blip Ontkenning Onzekerheidweerstand Eerste Euforie Ontkenning, Weerstand, angst Afwachten Ontdekken Acceptatie Verwachting Ontdekken, leren Alle stakeholders Zonder grote gebruikers Grote gebruikers Acceptatie Adoptie Krachten Duwende Krachten Remmende krachten Trekkende krachten SENTENSOR

14 Digitaal meten+sturen van adoptie en gedrag Kies Meet Stuur 1 Wetenschappelijk gevalideerde meetitems uit bibliotheek. Optioneel: maatwerk items en externe voortgangsindicatoren. Korte, frequente, adaptieve surveys op gedragsintentie en feitelijk gedrag via beveiligde cloudapplicatie. 2 3 Expert systeem levert actiegerichte scores, benchmarks, trend, persona en thema s analyse, suggesties voor interventies SENTENSOR

15 Individuele en Team dashboards: sturen met feiten Directie Eigen scores. Vergelijk eigen scores t.o.v. directieteam. Vergelijk adoptievoortgang alle afdelingen. Algehele beleving totale organisatie Hoogste- & laagste items scores. Open comments. Directieleden kunnen doorklikken op hun afdeling(en) Afdelingshoofd Eigen scores. Vergelijk eigen scores t.o.v. groep van afdelingshoofden Vergelijk adoptievoortgang van alle teams in afdeling. Adoptie status binnen afdeling. Hoogste- & laagste items scores. Open comments. Afdelingshoofden kunnen doorklikken in hun teams. Teamhoofden Eigen scores. Vergelijk eigen scores t.o.v. groep van teamhoofden. Score van eigen team. Scores per motivatiefactor, incl. verbeterpunten. Adoptie status van het team. Trends (meerdere metingen) Guidance: interventie-stijl, do s and dont s. Open comments Scores voor alle meetitems. Medewerkers Eigen scores. Vergelijk eigen scores ten opzichte van team. Eigen beleving ten opzichte van team. Grootste afwijkingen op itemniveau Eigen scores items versus teamscores alle items. MANAGERS HEBBEN HIERTOE GEEN TOEGANG, ALLEEN DE MEDEWERKER Change/ implementatie manager Toegang tot alle scores m.u.v. medewerkerscores. Additionele inzichten: Managers vs. Medewerkers (itemsscores, adoptiestatus) SENTENSOR

16 ADOPTIE VAN BIM/VISI IN AMSTERDAM 16

17 OPTIMALE PROJECTBEHEERSING Doel 1 januari 2017 projecten >50 K met VISI en op de manier van VISI Transparante uitvoering, eenduidige rollen, juridisch sluitende transacties, gebruiksgemak, kwaliteit door vlotte projectevaluatie Aanpak In sprints: Verbeteren-Meten-Bijsturen etc. Eerste meting mei 16 Meetitems vastgesteld met representatieve groep van 20 Amsterdamse VISI gebruikers 400 deelnemers binnen en buiten gemeente Directie, managers, teams, projectleiders VISI-rollen, partners, projecten, contractvormen SENTENSOR

18 OPTIMALE PROJECTBEHEERSING VISI helpt ons om integer te werken door te zorgen voor een transparant uitvoeringsproces met een duidelijke rolverdeling. VISI zorgt voor gebruiksgemak op maat. Dus geen keurslijf. VISI helpt bij het voeren van discussies met aannemers en adviseurs. Via VISI werken we met één projectdossier en VISI is een juridisch sluitend systeem dat zich heeft bewezen bij de rechter. VISI helpt bij de evaluatie van de uitvoering van projecten, doordat VISI gegevens van projecten snel oplevert. SENTENSOR

19 CONCLUSIES 19

20 Waarom helpt adoptiemeten bij invoering open standaarden? Afgaan op intuitie is goed in bekende situaties. Maar in nieuwe situaties is intuitie niet voldoende. Al denken we doorgaans van wel Stap 1 Is er voortgang? Is er een issue? Stap 2 Wat helpt, wat remt, wat is de oorzaak? Stap 3 Wat is de oplossing, wat is de beste volgende stap? Stap 4 Neem actie. Traditionele Aanpak Meningen Indrukken, gevoelens Inschattingen Besluit & Voer uit Datagestuurde Aanpak Metingen Data analyse Feiten, Patronen, Actie-scenario s Geautomatiseerd Platform Besluit & Voer uit SENTENSOR

21 MAXIMALE VISI EFFECTIVITEIT Uit nulmeting: 5 BIM/VISI Adoptie Succes Factoren Concern- Staff Juridisch Bureau Cluster- Staff Informatie Voorziening Stads RVE -deel Richting, doel Grond en belang & Ontwik stellen -keling Sturen op Sleutel Gedrag Bieden van ondersteuning & Structuur Gezamenlijke wedstrijd creëren Ambtelijk Opdrachtgever Meten van adoptie Opdrachtgever en effectiviteit RVE RVE Op Verkeer de wekelijkse agenda Frame: & De Waarom boodschap Consistente Openba- communicatiedirecteur re Ruimte Dir Samen sleutelgedrag T1 bepalen T2 Belonen van sleutelgedrag Inkoop & Feedback obv metingen Advies Bestekschrijvers Inkoop- Adviseurs Omgevingsmanager Projectcontrollers Opdrachtnemer Bestektoetsers Ingenieursbureau Dir Applicatiegereedschap Standaard Raamwerken Juridische Adviseurs Support team, VISI Kampioenen Training van VISI rollen Juridische Adviseurs Informatie Managers Periodiek meten Team, Project, Rol Project niveau Team + individuele Leider dashboards Gedeelde overtuiging Gedeelde context Gedeelde spelregels Gedeelde ervaring Contract Manager Directie voerder Toezicht- houder Dir T18 Informatie Managers Toetser Externe Partners Top-down VISI- Frame Sleutelgedrag VISI Supportteam, standaard VISI raamwerken Adviseurs VISI Adoptie & Effectiviteits Barometer VISI Game, VISI spelregels SENTENSOR

22 Dank U M E marc@sentensor.com Leiden SENTENSOR