Van papier naar digitaal

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Van papier naar digitaal"

Regina de Ruiter
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Welkom Van papier naar digitaal Waar VISI ook voor gebruikt kan worden Richard oude Egbrink en Suzan Engelbrecht Eigenaar: Richard oude Egbrink 1 april 2016 Kenmerk: n.t.b. Status: Definitief

2 Voorstellen Suzan Engelbrecht Functioneel beheerder VISI, ProRail Richard oude Egbrink Bouwmanager, ProRail Van papier naar digitaal 2

3 Formele communicatie extern Waar wordt VISI binnen ProRail afdeling bouwmanagement voor gebruikt? Formele communicatie richting onze opdrachtnemers Adviseur (Ingenieursbureau) Opdrachtnemer (Aannemer) Opdrachtgever (ProRail) Adviseur (Backoffice) Adviseur (enz.) Van papier naar digitaal 3

4 Formele communicatie intern Kan VISI ook gebruikt worden voor formele communicatie intern? Dus, van: Adviseur Opdrachtnemer (Aannemer) Opdrachtgever (ProRail) Adviseur Adviseur Naar: Capaciteit verdeling (CV) Bouwmanager Bouwmanager Bouwmanager Van papier naar digitaal 4

5 Formele communicatie intern Antwoord, ja dat kan In overleg met Bakker & Spees zijn wij gekomen met een op maat raamwerk in VISI, waarbij de randvoorwaarden waren: Het proces moet efficiënter worden; Het proces moet makkelijker worden; Het proces moet minder foutgevoelig worden; Het proces moet (over-) inzichtelijker worden; Het proces moet er voor zorgen dat wij onze klant tijdig kunnen informeren. Van papier naar digitaal 5

Lean transformatie Het proces zelf: Pilot Noord Oost Stabiel Buitendienst Doel van de pilot is tot een deugdelijk proces te komen waarmee op 16 weken voor uitvoering een stabiele situatie is

6 Lean transformatie Het proces zelf: Pilot Noord Oost Stabiel Buitendienst Doel van de pilot is tot een deugdelijk proces te komen waarmee op 16 weken voor uitvoering een stabiele situatie is gecreëerd omtrent een buitendienststelling. Afspraken in dit proces zijn: Bouwmanager begint met informeren van de keten vanaf 28 weken voor de buitendienststelling. 4 regiemomenten voor leveren van informatie. Deze informatie wordt samengevat in een rapportage zodat er risico gestuurde monitoring kan plaatsvinden. Van papier naar digitaal 6

7 Lean transformatie Hoe loopt het papieren proces? Om de benodigde informatie te verkrijgen moet de bouwmanager een checklist invullen met vragen over de buitendienststelling. Deze checklist wordt per regiemoment uitgebreid. Uiteindelijk worden de resultaten uit de checklist overgetypt in een management rapportage. De checklist is opgesteld in Microsoft Word en wordt op elk regiemoment per mail verzonden aan de bouwmanager buitendienststellingen x 4 regiemomenten = 4000 checklists x overtypen = 4000 kansen op verkeerde invoer en dus foutieve informatie verstrekking. Van papier naar digitaal 7

8 Stap van papier naar digitaal Stap1: Werkgroep delen van het proces dat gedigitaliseerd moet worden, randvoorwaarden vaststellen in de keten en applicatie keuze. Stap 2:Weerstand binnen de afdeling tijdig signaleren. Hoe gaan we hiermee om? Stap 3:Laten bouwen van nieuwe raamwerk en rapportage. Stap 4:Testen, concluderen dat het proces op papier aangescherpt kan worden. Stap 5: Bijslijpen van de transacties omdat het toch net even beter moet. Stap 6: Uitrollen in de afdelingen/regio s. Van papier naar digitaal 8

9 Voorbeeld regiemoment X-28 Van papier naar digitaal 9

10 Voorbeeld regiemoment X-17 Van papier naar digitaal 10

11 Management rapportage Van papier naar digitaal 11

12 Nieuwe initiatieven Vanwege de succesvolle implementatie Interne risico team proces Interne procedure Van papier naar digitaal 12

13 Vragen? Van papier naar digitaal 13

Vergelijkbare documenten

3.C.2 Communicatieplan ten behoeve van de CO 2 - Prestatieladder Takke Groep

3.C.2 Communicatieplan ten behoeve van de CO 2 - Prestatieladder Takke Groep 3.C.2 Communicatieplan 2015 versienummer: 01 Pagina 1 Inhoud 1. Inleiding 3 2. Eisen vanuit de CO 2 prestatieladder 3 3. Communicatiedoelstellingen