Aanbevelingen voor de implementatie/uitrol van VISI Delft, 6 september 2016

Transcriptie

1 Aanbevelingen voor de implementatie/uitrol van VISI Delft, 6 september 2016

2 Agenda 1. Digitaal begeleiden van VISI Adoptie 2. Resultaten VISI adoptie Gemeente Amsterdam 3. VISI Adoptie Succes Factoren 4. Nieuw VISI Adoptie instrumentarium 6 september 2016 SENTENSOR

3 DIGITAAL BEGELEIDEN VAN VISI ADOPTIE 3

4 Adoptie van verbetering en verandering Processen, structuren, tooling, training, systemen, planning Gewenste situatie Acceptatie Huidige situatie Eerste euforie Ontdekken Ontkenning Weerstand / afwachten Succesvolle implementatie = + 6 september 2016 SENTENSOR

5 Dynamiek van adoptie Moraal, Vertrouwen, Effectiviteit 1. Leiderschapsvalkuil Acceptatie Eerste euforie Ontkenning Ontdekken 3. Naar voren en weer terug. Weerstand / afwachten Kijken naar het verleden 2. Afhaken Kijken naar de toekomst Adoptie Status 6 september 2016 SENTENSOR

6 Voorbeeld van de dynamiek van de verandercurve Meting 1 Meting 2 Ongeveer gelijk Euforie - 40% Euforie - 38% Weerstand - 14% Neemt af Ontkennen - 1% Weerstand - 6% Afwachten - 30% Neemt iets af Afwachten - 26% Ontdekken - 13% Acceptatie - 1% Stijgt. Ontdekken 27% Acceptatie 1% 6 september 2016 SENTENSOR

7 Voorbeeld van de dynamiek van de verandercurve Meting 1 Meting 2 Euforie - 40% Euforie - 38% Ontkennen - 1% Weerstand - 14% Weerstand - 6% Afwachten - 30% Afwachten - 26% Ontdekken - 13% Ontdekken 27% Acceptatie - 1% Acceptatie 1% De onderliggende dynamiek is nog sterker... Grijze lijnen geven de beweging aan, lijndikte het aantal personen. 6 september 2016 SENTENSOR

8 De reis over de verandercurve door een krachtenspel Duwende krachten Remmende of trekkende krachten Huidige situatie Gewenste situatie Soort kracht: Vaak rationeel en/of vanuit omgeving Soort kracht: Vaak emotioneel en persoonlijker 6 september 2016 SENTENSOR

9 Werking van het adoptie krachtenveld DUWENDE KRACHT REMMENDE OF TREKKENDE KRACHTEN Moeten, bestaat o.a. uit: Zichtbaar management buyin & commitment Willen, bestaat o.a. uit: De overtuiging dat men een betere professional wordt Kunnen, bestaat o.a. uit: De mate waarin processen/ structuren ondersteunend zijn aan / aansluiten bij de werkzaamheden. Begrip & overtuiging van de rationale voor verandering/ initiatief. Het gevoel dat het een verbetering is t.o.v. de oude situatie De kwaliteit en de hoeveelheid trainingen. Zelfredzaamheid. 6 september 2016 SENTENSOR

10 De impact van het adoptie krachtenveld Moeten, bestaat o.a. uit: Zichtbaar management buy-in & commitment Begrip & overtuiging van de rationale voor verandering/ initiatief. Willen, bestaat o.a. uit: De overtuiging dat men een betere professional wordt Het gevoel dat het een verbetering is t.o.v. de oude situatie Kunnen, bestaat o.a. uit: De mate waarin processen/ structuren ondersteunend zijn aan/ aansluiten bij werkzaamheden. De kwaliteit en de hoeveelheid trainingen. Zelfredzaamheid. Moeten Willen Kunnen Type implementatie Dovende kaars Voorspelbaar gedrag Apathie Weinig momentum en energie Voorspelbaar resultaat Kosten & tijd Behalen doelen Trekken aan een dood paard. Weerstand om het oude los te laten. Waarom niet i.p.v. waarom wel Kwaliteit Behalen doelen Wensdenken Sterke voorspeller van succes Weerstand tegen oplossing Uitstelgedrag Energie & aanpassingsvermogen De wil om te leren Kijken naar wat kan en wat mogelijk is. Kosten, tijd Kwaliteit Behalen doelen Kosten, tijd Kwaliteit Benefits realisatie 6 september 2016 SENTENSOR 2016

11 De verandercurve & moeten, willen, kunnen. Case: Gedragscompliance in een veiligheidstraject bij grote chemische onderneming. Moeten Willen Kunnen Euphoric Blib Cynisme & weerstand Onzekerheid & onrust Ervaren & accepteren Adopteren en aanpassen Acceptatie Typisch patroon afgeleid uit de gemeten scores van de fabrieksteams 6 september 2016 SENTENSOR

12 De verandercurve & moeten, willen, kunnen. Case: Gedragscompliance in een veiligheidstraject bij grote chemische onderneming. Moeten Willen Kunnen Euphoric Blib Cynisme & weerstand Onzekerheid & onrust Ervaren & accepteren Adopteren en aanpassen Acceptatie 6 september 2016 SENTENSOR 2016

13 RESULTATEN VISI ADOPTIE GEMEENTE AMSTERDAM 13

14 VISI effectiviteit verbeteren in gemonitorde sprints Doel 1 januari 2017 meerderheid projecten > 50K uitgevoerd met VISI Kwaliteit en efficiency van projecten substantieel verhoogd en doorlooptijd bekort Aanpak Verbeter-sprints: Uitvoering-Monitoring-Bijsturing Metingen 200 deelnemers binnen en buiten de gemeente Meten van adoptie, gedrag en VISI effectiviteit 4 Meet-dimensies: VISI-rol, project, team, administratieve contractvorm 6 september 2016 SENTENSOR

15 Nieuw VISI frame VISI helpt ons om integer te werken door te zorgen voor een transparant uitvoeringsproces met een duidelijke rolverdeling. VISI zorgt voor gebruiksgemak op maat. Dus geen keurslijf. VISI helpt bij het voeren van discussies met aannemers en adviseurs. Via VISI werken we met één projectdossier en VISI is een juridisch sluitend systeem dat zich heeft bewezen bij de rechter. VISI helpt bij de evaluatie van de uitvoering van projecten, doordat VISI gegevens van projecten snel oplevert. 6 september 2016 SENTENSOR

16 VISI ruggegraat OG LEAD BUYER ON Opdrachtgever Ambtelijk Opdrachtgever Project Leider Contract Manager Directie voerder Opdrachtnemer Project rapportagelijn 6 september 2016 SENTENSOR 2016

17 VISI ruggegraat en spieren OG LEAD BUYER ON Opdrachtgever Juridische Adviseurs Inkoop- Adviseurs Project Leider Ambtelijk Opdrachtgever Projectcontrollers Bestekschrijvers Informatie Managers Contract Manager Directie voerder Toetser Opdrachtnemer Bestektoetsers Omgevingsmanager Toezichthouder Project rapportagelijn 6 september 2016 SENTENSOR 2016

18 VISI ruggegraat en spieren, in matrix opgehangen Stadsdeel Concern- Staff Juridisch Bureau RVE Grond & Ontwikkeling RVE Verkeer & Openba-re Ruimte RVE Ingenieursbureau Directeur Aannemer (s) Dir Dir Dir Cluster- Staff Informatie Voorziening T1 Inkoop & Advies T2 T18 Juridische Adviseurs Informatie Managers Toetser Ambtelijk Opdrachtgever Opdrachtgever Inkoop- Adviseurs Project Leider Contract Manager Opdrachtnemer Projectcontrollers Bestekschrijvers Directie voerder Bestektoetsers Omgevingsmanager Toezichthouder Project rapportagelijn Management rapportagelijn 6 september 2016 SENTENSOR 2016

19 Meetcyclus 1: VISI gebruikersgroep Concern- Staff Juridisch Bureau Cluster- Staff Informatie Voorziening Stads -deel RVE Grond & Ontwik -keling RVE Verkeer & Openbare Ruimte T1 Dir Inkoop & Advies RVE Ingenieursbureau T2 Directeur Dir Dir T18 Externe Partners Juridische Adviseurs Informatie Managers Toetser Ambtelijk Opdrachtgever Opdrachtgever Inkoop- Adviseurs Project Leider Projectcontrollers Bestekschrijvers Bestektoetsers Contract Manager Directie voerder Omgevingsmanager Toezichthouder Adviseurs Opdrachtnemer Nulmeting Project stuurlijn Management stuurlijn 6 september 2016 SENTENSOR

20 Vastgestelde meetitems Moeten Het MT draagt duidelijk de doelen uit die met VISI moeten worden bereikt. Het MT stelt met VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL een helder startmoment en ziet toe op de invoering ervan. Ik ben er van overtuigd dat door het initiatief VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL de organisatie optimaler gaat werken. In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider de doelen uitdraagt die met VISI moeten worden bereikt. In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider en het projectteam gecommitteerd zijn aan een goed gebruik van VISI. Zoals VISI nu wordt vormgegeven is duidelijk in het belang van de kerndoelen van de gemeente. Willen Door VISI kan ik professioneler werken, met meer tijd voor de inhoud. Door VISI werk ik beter samen met mijn collega's binnen het IPM team. VISI maakt mijn werk gemakkelijker. VISI zorgt dat de organisatie kan leren. VISI zorgt dat ik beter samenwerk met andere collega's en partners in Amsterdam VISI zorgt ervoor dat risicobeheer inzichtelijker wordt. Kunnen Ik zie duidelijk dat iedereen die werkt met VISI zich bewust is van z'n rol. Met de huidige standaard raamwerken kan ik VISI optimaal gebruiken. Met de huidige vormen, namen en routering van de diverse projecttransacties kan ik VISI optimaal gebruiken. Met de vastgelegde gebruiksregels en producten kan ik VISI optimaal gebruiken. Met het huidige systeem van mandatering kan ik VISI optimaal gebruiken. Zoals VISI nu is geïmplementeerd biedt het voor alle gebruikers duidelijk toebedeelde en gevulde rollen. *Meet items zijn vastgesteld met representatieve groep van 22 VISI gebruikers binnen en buiten IB. 6 september 2016 SENTENSOR

21 Beeld 1: Projecten Groep Afkorting # Resp. Ander project ATP 52 Geen specifiek project GTF 37 Klaprozenweg (DIVV ) K8G 10 Boerenweteringgarage Brandweerbrug BGR 6 6 september 2016 SENTENSOR

22 Beeld 1: Projecten Ander project Geen specifiek project Boerenweteringg Klaprozenweg arage (DIVV ) Brandweerbrug Vraag + - ~ + - ~ + - ~ + - ~ Moeten Het MT draagt duidelijk de doelen uit die met VISI moeten worden bereikt. 29% 29% 42% 19% 27% 54% 30% 20% 50% 17% 50% 33% Het MT stelt met VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL een helder startmoment en ziet toe op de invoering ervan. 29% 25% 46% 27% 27% 46% 40% 20% 40% 0% 33% 67% Ik ben er van overtuigd dat door het initiatief VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL de organisatie optimaler gaat werken. 37% 23% 40% 59% 5% 35% 60% 10% 30% 33% 33% 33% In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider de doelen uitdraagt die met VISI moeten worden bereikt. 17% 27% 56% 11% 30% 59% 70% 0% 30% 67% 17% 17% In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider en het projectteam gecommiteerd zijn aan een goed gebruik van VISI. 33% 27% 40% 16% 30% 54% 90% 0% 10% 67% 0% 33% Zoals VISI nu wordt vormgegeven is duidelijk in het belang van de kerndoelen van de gemeente. 25% 13% 62% 35% 19% 46% 60% 10% 30% 33% 33% 33% Willen Door VISI kan ik professioneler werken, met meer tijd voor de inhoud. 29% 19% 52% 32% 22% 46% 70% 20% 10% 50% 33% 17% Door VISI werk ik beter samen met mijn collega's binnen het IPM team. 19% 23% 58% 24% 24% 51% 30% 50% 20% 83% 17% 0% VISI maakt mijn werk gemakkelijker. 23% 19% 58% 38% 16% 46% 70% 10% 20% 83% 0% 17% VISI zorgt dat de organisatie kan leren. 29% 15% 56% 38% 8% 54% 40% 50% 10% 33% 33% 33% VISI zorgt dat ik beter samenwerk met andere collega's en partners in Amsterdam 13% 29% 58% 27% 22% 51% 10% 40% 50% 17% 67% 17% VISI zorgt ervoor dat risicobeheer inzichtelijker wordt. 29% 15% 56% 35% 16% 49% 30% 10% 60% 33% 50% 17% Kunnen Ik zie duidelijk dat iedereen die werkt met VISI zich bewust is van z'n rol. 25% 19% 56% 19% 24% 57% 50% 10% 40% 50% 33% 17% Met de huidige standaard raamwerken kan ik VISI optimaal gebruiken. 8% 13% 79% 11% 19% 70% 20% 40% 40% 17% 50% 33% Met de huidige vormen, namen en routering van de diverse projecttransacties kan ik VISI optimaal gebruiken. 12% 13% 75% 22% 8% 70% 40% 10% 50% 83% 17% 0% Met de vastgelegde gebruiksregels en producten kan ik VISI optimaal gebruiken. 12% 8% 81% 14% 8% 78% 40% 20% 40% 50% 17% 33% Met het huidige systeem van mandatering kan ik VISI optimaal gebruiken. 27% 8% 65% 14% 8% 78% 50% 20% 30% 33% 33% 33% Zoals VISI nu is geimplementeerd biedt het voor alle gebruikers duidelijk toebedeelde en gevulde rollen. 31% 4% 65% 27% 16% 57% 40% 0% 60% 67% 0% 33% Opmerkelijk: Interessante verschillen in de scores tussen twee specifieke projecten versus de groepen ander en geen specifiek project. Eén aspect van Willen dimensie onderscheidend positief op beide specifieke projecten tov de overige groepen. 6 september 2016 SENTENSOR

23 Beeld 1a: Team PM Stad en Regio 6 september 2016 SENTENSOR

24 Beeld 1b: Teamlid PM Stad en Regio 6 september 2016 SENTENSOR

25 Beeld 1c: Teamlid PM Stad en Regio 6 september 2016 SENTENSOR

26 Beeld 2: VISI Rol Functie Abr # Resp. Andere rol ALE 47 Projectleider PRC 31 Directievoerder DRI 23 Contractmanager CRC 18 Toezichthouder TRH 15 Bestekschrijver BRS 11 Omgevingsmanager ORG 9 Opdrachtgever (Ambtelijk) OKV 8 VISI adviseur VRD 8 Opdrachtnemer (Manager) ORE 7 6 september 2016 SENTENSOR

27 Beeld 2a: VISI Rol Projectleider Projectleider Vraag + - ~ MOETEN Het MT draagt duidelijk de doelen uit die met VISI moeten worden bereikt. 26% 35% 39% Het MT stelt met VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL een helder startmoment en ziet toe op de invoering ervan. 26% 26% 48% Ik ben er van overtuigd dat door het initiatief VISI ONDERSTEUNT AMSTERDAM OPTIMAAL de organisatie optimaler gaat werken. 42% 23% 35% In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider de doelen uitdraagt die met VISI moeten worden bereikt. 32% 32% 35% In het project waarin ik het meeste werk, zie ik duidelijk dat de projectleider en het projectteam gecommiteerd zijn aan een goed gebruik van VISI. 42% 29% 29% Zoals VISI nu wordt vormgegeven is duidelijk in het belang van de kerndoelen van de gemeente. 32% 13% 55% WILLEN Door VISI kan ik professioneler werken, met meer tijd voor de inhoud. 29% 29% 42% Door VISI werk ik beter samen met mijn collega's binnen het IPM team. 26% 32% 42% VISI maakt mijn werk gemakkelijker. 35% 19% 45% VISI zorgt dat de organisatie kan leren. 23% 13% 65% VISI zorgt dat ik beter samenwerk met andere collega's en partners in Amsterdam 10% 55% 35% VISI zorgt ervoor dat risicobeheer inzichtelijker wordt. 26% 29% 45% KUNNEN Ik zie duidelijk dat iedereen die werkt met VISI zich bewust is van z'n rol. 39% 16% 45% Met de huidige standaard raamwerken kan ik VISI optimaal gebruiken. 10% 19% 71% Met de huidige vormen, namen en routering van de diverse projecttransacties kan ik VISI optimaal gebruiken. 23% 13% 65% Met de vastgelegde gebruiksregels en producten kan ik VISI optimaal gebruiken. 16% 13% 71% Met het huidige systeem van mandatering kan ik VISI optimaal gebruiken. 29% 10% 61% Zoals VISI nu is geïmplementeerd biedt het voor alle gebruikers duidelijk toebedeelde en gevulde rollen. 42% 6% 52% 6 september 2016 SENTENSOR

28 Beeld 3a: VISI persona s in rollen Bestekschrijver Contractmanager Directievoerder Informatiemanager Inkoper (Adviseur) Omgevingsmanager Opdrachtgever (Ambtelijk) Opdrachtgever (Extern) Opdrachtnemer (Adviseur) Opdrachtnemer (Beoordelaar) Opdrachtnemer (Manager) Projectleider Teamleider Toetser Toezichthouder VISI adviseur Supporters Anticipators Practitioners Teleurgestelden Afwachtenden Criticasters Werken met VISI, Hebben de VISI maar hebben Overwegend Initieel enthousiast. Willen graag en Algemeen negatief. manier van werken inhoudelijke neutraal. Hebben nog Weinig hebben positieve Ziet de noodzaak niet geaccepteerd en bezwaren wat hun geen mening gebruikservaring verwachtingen en wil niet werken ermee enthousiasme gevormd tempert 6 september 2016 SENTENSOR

29 Beeld 3b: VISI persona s in Teams Team Projectleiders Uitvoering Team Constructies en Waterbouw Team PM Zuid Team Constructies en Installaties Team MV Oost Team PM Noord/Centrum Team PM Oost Team PM Stad en Regio Supporters Anticipators Practitioners Teleurgestelden Afwachtenden Criticasters Werken met VISI, Hebben de VISI maar hebben Overwegend Initieel enthousiast. Willen graag en Algemeen negatief. manier van werken inhoudelijke neutraal. Hebben nog Weinig hebben positieve Ziet de noodzaak niet geaccepteerd en bezwaren wat hun geen mening gebruikservaring verwachtingen en wil niet werken ermee enthousiasme gevormd tempert 6 september 2016 SENTENSOR

30 Mei 2016: VISI Adoptie status Amsterdam Concern- Staff Juridisch Bureau Cluster- Staff Informatie Voorziening Stads -deel RVE Grond & Ontwik -keling RVE Verkeer & Openbare Ruimte T1 Dir Inkoop & Advies RVE Ingenieursbureau T2 Directeur Dir Dir T18 Aannemer (s) Juridische Adviseurs Informatie Managers Toetser Project stuurlijn Team stuurlijn Nulmeting Ambtelijk Opdrachtgever Opdrachtgever Inkoop- Adviseurs Project Leider Projectcontrollers Bestekschrijvers Bestektoetsers Contract Manager Directie voerder Omgevingsmanager Toezichthouder Adviseurs Opdrachtnemer 6 september 2016 SENTENSOR

31 VISI ADOPTIE SUCCES FACTOREN 31

32 MAXIMALE VISI EFFECTIVITEIT Uit nulmeting: 5 VISI Adoptie Succes Factoren Concern- Staff Juridisch Bureau Cluster- Staff Informatie Voorziening Stads RVE -deel Richting, doel Grond en belang & Ontwik stellen -keling Sturen op Sleutel Gedrag Bieden van ondersteuning & Structuur Gezamenlijke wedstrijd creëren Ambtelijk Opdrachtgever Meten van adoptie Opdrachtgever en effectiviteit RVE RVE Op Verkeer de wekelijkse agenda De Waarom & boodschap Consistente Openba- communicatie Directeur re Ruimte Dir Samen sleutelgedrag T1 bepalen T2 Belonen van sleutelgedrag Inkoop & Feedback obv metingen Advies Applicatiegereedschap Standaard Raamwerken Juridische Adviseurs Support team, VISI Champions Training van VISI rollen Bestekschrijvers Inkoop- Adviseurs Projectcontrollers Bestektoetsers Ingenieursbureau Dir Juridische Adviseurs Informatie Managers Periodiek meten Team, Project, Rol Project niveau Team + individuele Leider dashboards Gedeelde overtuiging Gedeelde context Gedeelde spelregels Gedeelde ervaring Contract Manager Omgevingsmanager Dir T18 Informatie Managers Toetser Directie voerder Toezichthouder Top-down VISI-Frame VISI Barometer Externe Partners Sleutelgedrag VISI Supportteam, standaard VISI raamwerken Adviseurs Opdrachtnemer VISI Game, VISI spelregels 6 september 2016 SENTENSOR

33 NIEUW INSTRUMENTARIUM: VISI GAME, VISI BAROMETER 33

34 Dank U M E marc@sentensor.com Leiden 6 september 2016 SENTENSOR