VeranderRendementScan In control en gericht op renderende veranderingen. Utrecht, februari/maart 2012

Transcriptie

1 VeranderRendementScan In control en gericht op renderende veranderingen Utrecht, februari/maart 2012 Victalis Services B.V. 2012

2 Context Een groot deel van het budget wordt besteed aan projecten. Veel energie en middelen kunnen onnodig verloren gaan aan de verkeerde projecten of uitvoering daarvan. Dat zijn gemiste kansen; het is noodzakelijk om de kans op meer succesvolle projecten te vergroten. Ontwikkelingen, waar onder o Organisaties zijn voortdurend aan het veranderen en complexiteit en snelheid van veranderingen nemen toe o Veranderingen vinden plaats op verschillend niveau en zijn van verschillende omvang o Projecten op diverse terreinen die strijden om (dezelfde) mensen, middelen en prioriteit o Vele projecten worden in gang worden gezet, maar veelal mislukken. Was dit nodig? o Het wordt moeilijker het overzicht te houden en de samenhang te bewaren o Het nut en de noodzaak van projecten is niet voor iedereen altijd evident o De beschikbare middelen nemen af en de druk op resultaat neem toe Vraagstukken voor uw organisatie o Waarom gebruikt niemand meer het businessplan nadat het is geschreven? o Waarom worden projecten gestart die niet waren voorzien? o Hoe komt het dat iedere keer weer projecten onverwacht uitlopen en meer kosten dan begroot? o Waarom merk ik bijna nooit verschil als er een project wordt opgeleverd? o Waarom duiken er steeds projecten op waarvan ik niet wist dat ze zijn gestart? o Hoe kan ik wél meer projecten sneller succesvol afgerond krijgen? Veranderingen zijn geen doel op zich, maar een middel om resultaten te bereiken. Centraal staat de vraag: worden de juiste dingen gedaan en worden ze goed uitgevoerd? Victalis Services B.V

3 Onze visie Het rendement van projecten wordt bepaald door een viertal geschakelde resultaatgebieden. De kwaliteit van de zwakste schakel is van grote invloed op het resultaat van het geheel 1. Business plan (of afdelingsplan, etc.) Het businessplan vormt het kader waarin de organisatie zich ontwikkelt. De doelstellingen, verwachte resultaten en projecten daartoe moeten zijn beschreven en ook (feitelijk) onderbouwd 1 Businessplan Resultaatgebieden Projectadministratie 2 2. Projectadministratie De projectadministratie is controleinstrumentt.b.v. overzicht en inzicht. De administratie, processen en besturing dienen juist, volledig en tijdig ingeregeld te zijn 3. Projectbeoordeling De uitvoering van projecten is complex en vol afhankelijkheden en risico s. De beoordeling van projecten en het rendement daarvan dient realistisch en onderbouwd te zijn om werkelijk prioriteiten te kunnen stellen 4. Succesfactoren Projecten worden uitgevoerd in een sociale en technisch omgeving. De randvoorwaarden of succesfactoren om effectief projecten te kunnen uitvoeren dienen op orde te zijn 3 Projectbeoordeling Succesfactoren Toelichting 1. Waar gaan we onze middelen op inzetten en wat gaan we daarmee bereiken 2. Welke projecten voeren we uit en wat is daarvan de operationele en financiële status 3. Worden de beoogde resultaten met de projecten bereikt of moeten we bijsturen 4. Zijn alle randvoorwaarden ingevuld om projecten succesvol te kunnen uitvoeren 4 Het resultaat van de VeranderRendementScan is inzicht in de status van de projectenportefeuille, de mate waarin projecten afdoende worden beheerst en ondersteund en de aansluiting bij uw bedrijfsdoelstellingen. Victalis Services B.V

4 VeranderRendementScan De scan richt zich op het rendement van de lopende projecten. Afgeleid van significante value drivers worden punten gescand en beoordeeld. Het resultaat betreft een concrete en samenhangende beoordeling van de projecten en suggesties voor verbetering Functies en / of rollen Opdrachtgever Projectmanager Lijnmanager Projectsupport Projectmedewerker Vertreksituatie Doelstellingen Doelgroepen en rollen Sociale complexiteit Projectkwaliteit Technische Organisatie Bemensing Beheersing Rendement complexiteit Aspecten Value drivers Voorwaarden Scanpunten Beoordeling Advies Urgentie Visie Waarden Strategie Communicatie Leiderschap Bronnen & Budget Succesfactoren voor verandering Vermogen Motivatie Draagvlak Plan De scan kan zich richten op vier resultaatgebieden. In onderling overleg en afhankelijk van uw uitdaging wordt een op maat keuze gemaakt en aanpak gehanteerd 1 Businessplan Business plan beoordeelt op hardheid en gevoeligheid met aanbevelingen Resultaatgebieden Projectadministratie Projectuitvoering Succesfactoren Lijst op orde met aanbevelingen voor structurele oplossing Projecten met advies starten, stoppen of temporiseren Sterke en verbeterpunten rond succesfactoren voor projectuitvoering Victalis Services B.V

5 Planning De scan wordt uitgevoerd in 2 fasen en is maatwerk. De eerste fase betreft een beoordeling op basis van beschikbare documentatie en enkele oriënterende interviews. De tweede fase betreft een gericht en diepgaand onderzoek op een afgebakend gebied 1 Businessplan Scoping o Doornemen ((business) plannen) o Inventariseren projecten o Vaststellen kwaliteit administratie o Beoordelen succesfactoren o Rapportage bevindingen o Besluit en scope vervolg Voorbereiden o Afbakenen scope o Bepalen deelnemers o Aankondigen onderzoek o Informatie verzamelen & fact finding (secretariaat) o Interviews plannen (secretariaat) Resultaatgebieden Projectadministratie Projectuitvoering Succesfactoren Fase 1 Fase 2 Globaal beeld o Inventariseren lopende(niet) officiële projecten o Doornemen materiaal o VictalisTeamsessie (s) o Klantsessie(s) o Afstemmen opdrachtgever o Vaststellen zwarte, grijze en witte vlekken Totaalbeeld & samenhang o Interview(s) managers o Fact finding o VictalisTeamsessie (s) o Klantsessie(s) o Afstemmen opdrachtgever 1 tot 3 weken 2 tot 5 weken Verbeteringen o Interview(s) managers o VictalisTeamsessie (s) o Klantsessie(s) o Mijlpaalplanning o Business case o Afstemmen opdrachtgever Rapportage o Opstellen rapportage o Validatie management o Presenteren De VeranderRendementScan is maatwerk; uw situatie en concrete vraagstuk bepaalt de aanpak, benodigde inzet en planning. Uw medewerkers worden actief betrokken zodat zij in het vervolg zelfstandig de scan kunnen uitvoeren om het effect van doorgevoerde verbeteringen te kunnen volgen. Victalis Services B.V

6 Scanoverzicht We beschikken over zowel inhoudelijkeals veranderkundige scans. De Scans zijn modulair en kunnen in samenhang worden gebruikt. Tevens is het mogelijk een business case (rekenmodel) te ontwikkelen om verandertrajecten te monitoren of om uw situatie te benchmarken Inhoudelijke scans: wat zouden we willen veranderen Strategische Fit KlantBediening Organisatie Effectiviteit In hoeverre is onze strategie consistent, realistisch en met feiten onderbouwd. Welke scenario s zijn mogelijk? In hoeverre bedienen we onze klanten viadiverse kanalen eenduidig en optimaal en halen we het maximale uit de kanalen? In welke mate is onze organisatie,proces en ICT klantgericht, efficiënt en effectief ingericht, zijn we lean&mean? Credit Management Hoe kan ik meer liquiditeit genereren en meer up- en cross selling realiseren? Veranderkundige scans: in hoeverre kunnen we veranderen VeranderCapaciteit VeranderRendement ProjectVersnelling TeamPerformance Zijn we in voldoende mate in staat om te veranderen en de verbeteringen door te voeren? Sluitende veranderingen aan bij de strategie en zijn we in control aangaande de administratie en projectbeheersing? In hoeverre zitten weals stakeholders en projectteam op één lijn en hoe kunnen we het project (of programma) versnellen? In hoeverre zitten weals afdeling of Management Team op één lijn en hoe komen we tot betere samenwerking en hogere performance? De VeranderRendementScan kan in combinatie met andere scans worden uitgebreid aansluitend bij uw situatie Victalis Services B.V

7 Enkele uitgevoerde opdrachten Opdrachtgever Toelichting Opdracht Situatie Aanpak en oplossing Resultaat Opdracht Situatie Aanpak en oplossing Resultaat Opdracht Situatie Aanpak en oplossing Resultaat Auditen vastgelopen programmarond de installatie van nieuwe kranen voor de afhandeling van containers bij European Container Terminal Rotterdam ECT had de ambitie om geautomatiseerd schepen / bulkcarriers te laten leeghalen. Hiervoor was een programma gestart kraanleverancier (Duits), softwarepartner (USA) en ECT. Partijen waren volledig met elkaar gebrouilleerd a.g.v. gebrekkige levering, uitlopende planningen en onduidelijke taakverdeling tussen de partijen Gestart met doornemen van documentatie en voorbereiden interviews op basis van projectevaluatie framework. Interviews met de stakeholders om de situatie te verklaren. Diepgaande analyse van de probleemgebieden resulteerde in en een drietal scenario s voor vervolg. Naast inhoud veel aandacht voor change management Programma vlot getrokken en door partijen gezamenlijk afgerond Audit op het programma voor de vervanging van de verzekeringenadministratie Programma gestart met als doel de organisatie en het applicatielandschap te vernieuwen en met volmachten te werken. Het programma liep jaren met voortdurende wijzigingen in de scope en planning. Door verandering in de bedrijfsomgeving was het onduidelijk of het programma nog de waarde zou leveren die bij aanvang was begroot Diagnose van de historie, haalbaarheid en business case van het programma. Diverse interviews met betrokkenen om oorzaken, gevolgen en actualiteit c.q. rendement van het programma te bepalen resulterend in expert advies Programma gestaakt en strategische koers van de organisatie bijgesteld Op orde brengen van de ICT-projectadministratie en aansturing van de afdeling Projectsupport Organisatie had vele lopende projecten, maar status en voortgang was onduidelijk resulterend in budgetoverschrijdingen, uitloop en afstel van projecten Gestart met inventariseren en opschonen projecten en organiseren en aansturen projectsupport. Via workshop inrichten van het projectbesturingsmodel en daaruit afgeleid inrichten van de tooling. Specifiek aandacht voor portfoliomanagement en de resourceplanning rond kritieke resouces Administratie op orde en projecten weer in control Victalis Services B.V

8 Over Victalis Victalisis een jong en snelgroeiend onafhankelijk strategisch adviesbureau met een passie voor het versterken van de vitaliteit en duurzame concurrentiekracht van organisaties. Wij geloven in de flexibiliteit van het nieuwe werken gecombineerd met de gedegen aanpak van onze adviseurs, die ieder voor zich minimaal 15 jaar ervaring hebben op hun vakgebied. Een netwerk van ervaren, zelfstandige en ondernemende professionals, die in iedere gewenste samenstelling beschikbaar zijn voor u als klant. Wij zijn niet aan targets of structuren gebonden, zodat wij het beste team kunnen samenstellen voor een optimaal resultaat. Wij zijn uw partner voor zowel grote als kleine strategische verandervraagstukken, of het nu gaat om financieel advies, een strategische heroriëntatie, de implementatie van een nieuw IT-systeem of een herpositionering van het merk. Onze aanpak is persoonlijk, praktisch en to-the-point: wij staan graag met onze voeten in de klei. Ons inspirerende kantoor (zie foto) is gelegen in de Oranjerie van Landgoed Verwoldete Laren (GLD). Op deze prachtige, rustieke en cultuurhistorische plaats brengen wij inhoud, plezier en duurzaamheid samen. Victalisis partner van MVO Nederland en is georganiseerd rond een uniek netwerkmodel van experts met zowel inhoudelijke als bestuurlijke ervaring: onze associés. Neem voor meer informatie contact op via telefoon op of bezoek onze website: Victalis Services B.V