Betrek gebruikers nou echt bij de verandering!

Transcriptie

1 Betrek gebruikers nou echt bij de verandering! Vergroten van draagvlak met het Triade gedragsmodel Best Practice User Group-NL 29 januari 2013

2 Achtergrond Remco Reitsma Besluitvorming Draagvlak

3 ProCom meet draagvlak voor verandertrajecten met het Triade-model Draagvlak meten Draagvlak verbeteren Workshops Triade gedragsmodel

4 Kernteam voor meten van draagvlak Remco Reitsma Eigenaar Dennis Beckers Onderzoek Prof. dr. Th. Poiesz Triade gedragsmodel Marianne van der Valk Communicatie

5 Voor duurzame verandering is draagvlak bij gebruikers noodzakelijk Kernpunten visie ProCom: Draagvlak zorgt voor duurzame verandering Motivatie, Capaciteit & Gelegenheid leveren draagvlak Eerst meten, dan doen

6 Agenda Draagvlak Triade gedragsmodel Draagvlak-onderzoek

7 Introductie 1. Hoeveel tijd besteedt een stuurgroeplid gemiddeld aan de gebruikers? 2. Hoeveel procent van je tijd praat jij met teammanagers over het ondersteunen van hun mensen bij de verandering? 3. Hoeveel procent van je tijd besteed jij aan draagvlak bij de gebruikers? 4. Hoeveel procent van je budget is beschikbaar voor draagvlak bij de gebruikers?

8 Hoe verdeel jij je aandacht over top-managers, gebruikers en andere stakeholders? # FTE Top- managers Andere stakeholders Team- managers Gebruikers Draagvlak bij opdrachtgever Hoog Midden Idee Start project Einde realisa:e Einde implementa:e Laag

9 Maar we hebben toch managers uit de organisatie in de stuurgroep? BU Consumer products Stuurgroep PM BU Business products Team 1 Team 2 Team 3

10 Gelukkig participeren in de klankbordgroep echte gebruikers Stuurgroep BU Consumer products PM Klankbordgroep BU Business products Team 1 Team 2 Team 3

11 Gebruikers beter en eerder betrekken staat bovenaan bij onderzoeken naar succesfactoren Daadkracht zonder draagvlak ATOS Benchmark projectmanagement 2010

12 Maar waarom betrekken we die gebruikers dan niet goed? Hoe betrek ik een grote groep gebruikers Wat moet ik concreet doen? Hoe maak ik draagvlak concreet?

13 Wat is draagvlak? 5. Draagvlak 4. Acceptatie 3. Begrip Gewenste houding en gedrag 1. Ontvankelijk 2. Aandacht Youtube link naar video killing good ideas: fire:

14 Met het Triade gedragsmodel kan je gedrag verklaren, beïnvloeden en voorspellen Marketing Sport Justitie Business processen en software Prof. dr. Theo Poiesz Voor personen en groepen Sinds 99

15 Het Triade-model onderscheidt drie noodzakelijke factoren om mensen of groepen te bewegen Motivatie: Wil iemand het? Capaciteit: Kan iemand het? Gelegenheid: Laten omstandigheden het toe?

16 Motivatie: interesse in doel of vertonen gedrag Leuk vinden Belang ervan inzien (Verwachte) voldoening Waardering/erkenning Intrinsieke motivatie Opdracht/instructie Beloning/straf Extrinsieke motivatie Jouw beste ervaringen met motivatie?

17 Capaciteit: vaardigheden, macht en hulpmiddelen Vier soorten capaciteit: Fysieke Mentale Financiële Materiële Jouw beste ervaringen met capaciteit?

18 Gelegenheid: bevorderende of remmende omstandigheden Beschikbare tijd Weersomstandigheden Fysieke omstandigheden Sociale omstandigheden Jouw beste ervaringen met gelegenheid?

19 Ook de overheid zoekt naar draagvlak. Gaan mensen het gewenste gedrag vertonen? Postbus 51 spotje: Stop de overvaller. Pak je mobiel. Link naar youtube:

20 Voorbeeld van een Triade-matrix: een tennisteam voorbereiden op kampioenschap Motivatie Capaciteit Gelegenheid Intrinsiek Interesse, plezier, trots, goed voor conditie Kennis van regels, technische en tactische vaardigheden, conditie Veel tijd inruimen om te oefenen Extrinsiek Beker winnen, artikel in de krant Goed racket, informatie over tegenstander Beschikbare tijd trainer en (binnen)baan, op korte afstand, winnerscultuur.

21 De deelfactoren zijn de succesfactoren, de ingrediënten om M, C of G te verhogen Motivatie: Wat maakt dat een persoon gemotiveerd wordt om het criteriumgedrag te vertonen? (intrinsieke en extrinsieke factoren) Capaciteit: Wat voor fysieke, mentale, financiële en/of materiële capaciteiten heeft een persoon nodig voor het criteriumgedrag? Gelegenheid: Wat zijn de omstandigheden (tijd, ruimte, het weer, techniek, ondersteuning door derden, etc.) die goed geregeld moeten zijn om een persoon het criteriumgedrag te kunnen laten vertonen?

22 Opdracht: vul de Triade-matrix in voor (bijvoorbeeld Lean werken, klantgericht-werken) 1. Benoem gewenste gedrag 2. Benoem: a. welke factoren de doelgroep motiveren b. over welke capaciteiten zij dienen te beschikken c. welke factoren de omstandigheden stimuleren Triade-matrix Intrinsiek Extrinsiek Motivatie Capaciteit Gelegenheid

23 Hoe krijgen we draagvlak bij gebruikers? Motivatie: Eigen ideeën over nut, noodzaak en urgentie Fun, Capaciteit Kennis en vaardigheden van proces, systeem, Macht/invloed, hulpmiddelen, Gelegenheid: Helpdesk, intranet, super-users, oefenruimte Cultuur: afspraak=afspraak, dingen goed doen,..

24 Je team, of jijzelf, kan M, C en G scoren. Hoe groter het volume (T-score), hoe groter kans op dat gedrag M C G Triade- score

25 ProCom hanteert het Triade-model voor het meten van draagvlak bij de doelgroepen ProCom voorkomt: input alleen van directie-aanhang aanpak gebaseerd op kleine steekproef interventies op basis van incidenten Online enquête Wetenschappelijk onderbouwd Triade gedragsmodel

26 U ziet per afdeling en per functiegroep de kans op gewenste gedrag ProCom geeft inzicht per: verandertraject afdeling functie Triade-score: 0,3 Triade-score: 0,1 Afdeling A heeh ac:es voor Gelegenheid nodig Afdeling B heeh ac:es voor drie aspecten nodig

27 Managers krijgen concrete verbeterpunten voor actie 55% eens 42% eens Facts & Figures 28 Processen nieuwe afdeling 179 medewerkers 3 locaties respons 1 e meting 74% 2 e meting 78% 36% eens

28 Nieuwe metingen geven, naast kans op gewenst gedrag, ook zicht op effect van de interventies Kans gewenst gedrag Verbeterpunten Effect interventies mo:va:e 1,0 0,7 0,8 0,6 0,4 0,2 Grip op implementatie 0,0 0,6 gelegenheid Tweede me:ng Nulme:ng 0,7 capaciteit

29 Het Triade gedragsmodel kan je gebruiken om de transitie naar draagvlak te realiseren Ontvankelijk Aandacht Begrip Accepta:e Draagvlak Iedere stap Gewenst gedrag? M/C/G? Resultaat Scores Acties

30 Conclusie: de gebruikers zijn de sleutel tot het succes, dus

31 betrek gebruikers nou echt bij de verandering! Vergroot het draagvlak met het Triade gedragsmodel

32 Let's Do It! Estonia (2008) - country clean-up with volunteers:

33 draagvlakmeten.nl