DOOR PLANNING IN CONTROL

Transcriptie

1 DOOR PLANNING IN CONTROL Financiële planning en capaciteitsplanning: een gelukkig huwelijk!? Freek Aertsen 1

2 Uitdagingen Financiële planning in ziekenhuizen Missie Strategie Taak en kaderstellend Top Down Kalender jaar Delegatie en verantwoording Budget ACTIE PLAN 1 Forecast 2 Health check Top Down / Bottom Up Rollend / Kalender jaar Correctieve acties Dagelijkse uitvoering Zorgproducten Afwijkingen Tactische planning Realisatie Van kosten gedreven naar markt / opbrengst georiënteerd! 2

3 1 Budget Als je alle uren die ermee gemoeid zijn berekent, dan is een begroting een heel duur product, Manager Planning & Control Doorlooptijd in maanden Aantal iteraties % 10% 20% 30% Precies goed Te weinig iteraties Te veel iteraties 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Interne discussies, scenario s, kaderbrieven, afspraken met zorgverzekeraars, impact op capaciteiten, doelmatigheid verbetering, medische verbeteringen,. Het budget proces wordt vaak als een moeilijk, langdurig, energie verslindend financieel feestje gezien. 3

4 2 Bijsturen We willen naar een kort cyclische aanpak. We willen permanent inzicht in het verwachte resultaat op termijn van een jaar. Dit betekent dat we op elk moment inzicht moeten hebben in de gerealiseerde en verwachte patiëntenstroom zodat we die tijdig kunnen gaan beïnvloeden. Manager Planning en Control Zuid-Nederlands Ziekenhuis Niet Incidenteel Jaarlijks Continu Aanbod ligt vast, de vraag dus ook Aantal spreekuren is historisch zo gegroeid 27% Nieuwbouw Fusie van locaties 18% Budgetbepaling in P&C cyclus Concurrentie analyse Marketingplannen Afspraken met zorgverzekeraars 45% Tactisch plannings overleg Reviewenvan de patiëntmix 9% Snelle data ontsluiting, afhankelijk versus onafhankelijke vraag,. Het gebruik van de rolling forecast om frequent bij te sturen lijkt beperkt veel te laat reageren op tegenvallers! 4

5 Raamwerk: Gewenste situatie Missie Strategie Lean budget proces waarin zonder onnodige iteraties doelstellingen bepaald en delegatie Budget ACTIE PLAN Realisatie Forecast Op gezette momenten in de tijd correctieve acties kunnen definiëren en uitvoeren gebaseerd op de laatste inzichten en verwachtingen uit : capaciteitsplan 5

6 Uitdagingen capaciteitsplanning Hoe krijgen we tactische planning op de kaart? 6

7 Voorbeeld P&L Vraagvoorspelling per zorgproduct per periode (Q) Afhankelijke vraag per service RVE per product FTE s per periode obv verwachte vraag 7

8 Welke bouwstenen dragen bij aan het verbeteren van de financiële prognose? Bouwsteen 1: Bouwsteen 2: Bouwsteen 3: Bouwsteen 4: Bouwsteen 5: Bouwsteen 6: Bouwsteen 7: Budget proces start met (1) specifieke topdown doelstellingen en (2) operationele onderbouwing Koppel vraag, aanboden financiënaan elkaar om tot continue bijsturing te komen Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk) Gebruik een rollende forecastgebaseerd op operationele plannen en capaciteitsbenutting Zorg voor regulier afstemmingsoverleg Zorg voor betrouwbare en snelle data ontsluiting Meetde prestatieen koppel deze structureel terug

9 Bouwsteen 3. Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk) Maak gebruik van statistische prognose, op juiste aggregatieniveau (wat is relevant voor het bijsturen van specifieke capaciteit? Houdt rekening met seizoenseffecten Houdt rekening met afhankelijke vraag: b.v. op basis van OK-planningis deel van vraag op IC te herleiden Verrijk met events, b.v. effect regionaal bevolkingsonderzoek borstkanker Aantal patiënten die contact opnemen voor eerste afspraak Niveau (DOT, zorgproduct?) Poort versus service Echte vraag? Historie? Productie afspraken of voorspelling? Vraag afgelopen periode Statistische forecast Statistische forecast (Min) Statistische forecast (Max) Week

10 Bouwsteen 3. Schat de verwachte zorgvraag regelmatig in (onafhankelijk en afhankelijk) Aantal nieuwe klantvragen Heden Toekomst Forecast Werkelijke Nieuwe Klantvraag Week Nieuwe klantvraag komt 2 weken later op poli Week Methodiek vertaling zorgproduct vraag naar vraag service afdeling: zorgprofielen? Tijdsdimensie Nieuwe klantvraag komt 1 week later op OK

11 Bouwsteen 4. Gebruik een rollende forecast gebaseerd op operationele plannen en capaciteitsplanning Herzie het plan periodiek Q uit capaciteitsplanning / P uit afspraken verzekeraars Frequentie

12 Bouwsteen 4. Gebruik een rollende forecast gebaseerd op operationele plannen en capaciteitsplanning Hanteer scenario s Marktaandeel van 70 90% Tot welk niveau capaciteitsvraag inschatten Afdeling in uren of meer detail? FTE inschatting (tijdsgefaseerd) Eigen versus gedeelde capaciteit Bijvoorbeeld OK-capaciteitwordt probleem in Q1 / Q

13 Bouwsteen 5. Zorg voor regulier afstemmingsoverleg Deelnemers multidisciplinair & beslissingsbevoegd Regulier overleg / strak gepland (vgl. S&OP / IBP uit de industrie) Goed voorbereid met standaard rapportages Acties & besluiten vastleggen & opvolgen Hoe vaak afstemmen? Escalatie? Wie aanwezig? Welke acties?

14 Samenvatting Capaciteit / tactische planning is een cruciale bouwsteen om ziekenhuizen financieel te kunnen sturen Vraagvoorspelling (afhankelijk versus onafhankelijk) Capaciteitsplanning gebaseerd op markt vraag Overlegstructuur waarin capaciteitsplanning gekoppeld wordt aan rolling forecast 14