Projectmanagers zijn net mensen

Transcriptie

1 Projectmanagers zijn net mensen De noodzaak van objectief project performance management Joost Claerhoudt Earned Value Management

2 Enkele menselijke eigenschappen De mens is van nature een optimist Mensen pikken positief nieuws makkelijker op dan negatief nieuws Mensen zijn geneigd het uitvoeren van onaangename taken uit te stellen Earned Value Management 2

3 Projectmanagers zijn net mensen Ze schatten projecten te optimistisch in We zetten wat extra mensen in Tegenslagen worden onderschat, genegeerd of gebagatelliseerd Het team werkt wel een paar weekenden over Slecht nieuws wordt te laat gebracht We hebben nog tijd genoeg Earned Value Management 3

4 Gevolg Betrouwbaar inzicht in de werkelijke status van projecten ontbreekt Maatregelen worden niet of te laat genomen Uitloop en budget overschrijding wordt te laat gerapporteerd Forecasts zijn onbetrouwbaar Er is geen betrouwbaar inzicht in de huidige en toekomstige status van de projectportfolio Earned Value Management 4

5 De projectmanager: niets menselijks is hem vreemd... Earned Value Management 5

6 Verbeter de betrouwbaarheid van uw forecasts zodat u tijdig kunt bijsturen Earned Value Management maakt betrouwbare forecasts mogelijk Earned Value Management 6

7 Voordat we Earned Value Management toepasten kwamen we er in september achter dat we in april ons totale ICT-budget voor dat jaar hadden besteed. Nu we EVM gebruiken weten we in april dat we in september uit ons budget zullen lopen Corporate controller bij grote overheidsinstelling Earned Value Management 7

8 Earned Value Management Wat is het Hoe werkt het Wat voegt het toe Hoe breng je het in praktijk Earned Value Management 8

9 Wat is EVM? Earned Value Management (EVM) is een methode waarmee je gestructureerd en objectief de voortgang en prestaties van (onderdelen van) een project kunt meten ten opzichte van het oorspronkelijke plan (de baseline). Earned Value Management 9

10 Hoe werkt EVM? Een project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. De doorlooptijd bedraagt 3 maanden. De planning is lineair. In de eerste maand is 700 uur besteed. Welke ETC rapporteert de projectmanager in de eerste maandrapportage? Earned Value Management 10

11 Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal Earned Value Management 11

12 Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal We hebben 12,5 % minder besteed dan gepland ETC = = 1700 uur Maar in dit tempo: ETC = 1500 uur Earned Value Management 12

13 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal Planned Value (P) De begrote waarde van het geplande werk = 800 Earned Value Management 13

14 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal Planned Value (P) De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 Earned Value Management 14

15 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal Planned Value (P) De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 Earned Value Management 15

16 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal Planned Value (P) De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte werk = 300 Earned Value Management 16

17 Traditionele Grafiek BAC? ETC Actual Costs (A) ETC = (BAC -/- A) x gevoel Time Now Planned Value (P) Time Earned Value Management 17

18 EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Time Earned Value Management 18

19 EVM Graph BAC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Expected Overrun Time Earned Value Management 19

20 EVM Graph BAC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Expected Overrun Time Earned Value Management 20

21 EVM Graph BAC EAC VAC % Scope ETC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Expected Overrun Time Earned Value Management 21

22 EVM: wat voegt het toe Maakt vroegtijdige actie mogelijk (gebaseerd op feiten) Kwaliteit planning verbetert Kwaliteit Product Breakdown Structure (PBS) verbetert. Geeft betrouwbare statusinformatie aan alle stakeholders Forecast is kwalitatief beter, onderbouwd en herleidbaar (objectief) Werkt door in kwaliteit portfolio EVM stelt je in staat de juiste vragen te stellen Earned Value Management 22

23 Praktijk Begin klein Zorg voor commitment van Senior Management Verzorg workshops voor projectleiders, PMO-medewerkers en opdrachtgevers Doe nulmeting van portfolio forecast Maak het onderdeel van de hygiëne van de projectmanager Maak het onderdeel van het rapportageproces Earned Value Management 23

24 EVM werkt! Earned Value Management 24

25 EVM in Principal Toolbox (preview) Earned Value Management 25

26 Contact Joost Claerhoudt E j@claerhoudt.nl M W Earned Value Management 26

27 Vragen Earned Value Management 27