Visie en ambities ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid

Transcriptie

1 4 maart 2003 Nr , PB Nummer 15/2003 Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen inzake het Strategisch ICT-beleidsplan SAMENVATTING: Het Strategisch ICT-beleidsplan ligt ter vaststelling voor. In het Strategisch ICT-beleidsplan (reeds in uw bezit) worden de visie en ambities op ICTgebied voor de komende 4 jaar gepresenteerd. De voorgestelde activiteiten zijn uitgewerkt in een projectenportefeuille met in totaal 50 projecten (reeds in uw bezit) en in een aanvulling op de projectenportefeuille met in totaal 20 projecten. Naar aanleiding van bespreking van het plan in de Commissie Bestuur en Financiën op 21 februari 2003 is de voordracht gewijzigd en is op de projectenportefeuille een aanvulling gemaakt, welke is bijgevoegd. Deze voordracht vervangt de voordracht 66/2002 Inleiding Achtergrond In januari 1998 is het ICT-beleidsplan van de provincie Groningen verschenen voor de periode : IP De provincie Groningen bevindt zich momenteel in een ingrijpende organisatieverandering; daarmee verwacht zij beter in staat te zijn externe beleidsdoelstellingen te realiseren. Mede hierdoor is het uit 1998 daterende ICT-beleidsplan IP aan vervanging toe en is het strategisch ICT-beleidsplan voor de periode opgesteld. Het geformuleerde beleid is gebaseerd op een toezegging aan Provinciale Staten. Met het gepresenteerde plan wordt het ad-hoc beleid van de afgelopen periode vervangen door nieuw, structureel, beleid. Dit betekent echter wel dat er nu een aantal 'achterstallige investeringen' gepleegd moeten worden. Met de uitvoering van het beleidsplan wordt de achterstand ingelopen en krijgt de provincie een adequate ICT-voorziening, welke tevens gecentraliseerd wordt. Het is echter niet zo dat met uitvoering van het beleidsplan de provincie Groningen 'koploper' wordt in overheidsland op ICT-gebied. Hiervoor zijn nog beduidend meer investeringen nodig. Dit zal bij de toelichting op de projectenportefeuille nader geduid worden. Ex- en interne ontwikkelingen De belangrijkste externe ontwikkeling die van invloed is op de invulling van dit strategisch ICTbeleidsplan is de ontwikkeling naar de elektronische overheid. De afgelopen jaren zijn hierover een aantal richtinggevende beleidsnota s verschenen zoals de Digitale Delta, Actieprogramma Elektronische Overheid en Contract met de Toekomst. Daarnaast hebben een aantal Commissies aanbevelingen gedaan over de rol van ICT in het toekomstig overheidsbeleid. Met name de Commissies Wallage en Docters van Leeuwen zijn hier relevant. Als fundament voor de ICTontwikkelingen op provinciaal niveau dient het rapport uit oktober 2000 van de Commissie Jager (Provincies in de informatiemaatschappij, beleidsimpulsen voor een urgente opgave). Van belang zijnde interne ontwikkelingen liggen vooral op het gebied van de huidige reorganisatie, de meer externe gerichtheid van de provincie Groningen en de dualisering die maart 2003 zijn beslag krijgt. Visie en ambities ten aanzien van het te voeren strategisch ICT-beleid 15-1

2 Belangrijke bestuurlijke thema s die verder hun uitwerking naar ambities en projecten krijgen op het vlak van externe ICT zijn: - toegankelijkheid van overheidsinformatie/klantgerichte dienstverlening/externe communicatie; - interactieve beleidsvorming; - ondersteuning van transacties; - ketenintegratie; - digitale democratie. Thema s op het gebied van interne ICT zijn: - verbeteren van de bedrijfsvoering; - verbeteren van de interne communicatie; - realiseren van adequaat kennismanagement; - flexibel werken. Doelstellingen Het Strategisch ICT-beleidsplan behelst zowel het externe als het interne ICT-beleid van de provincie voor de komende 4 jaar. Belangrijke doelstellingen van het beleidsplan zijn: Verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; Realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; Bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; Bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; Realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. Stand van zaken ICT-beleid en -voorzieningen De afgelopen jaren zijn een aantal projecten uitgevoerd die de basisvoorzieningen voor de provincie Groningen hebben gelegd. Dit zijn: Coda, PIMS, Grononet, Doros en Upgraden Persoonsgebonden Werkplek (Office 2000). Daarnaast is medio 2001 het project Extern ICT van start gegaan. Directe aanleiding hiervoor was het op korte termijn verbeteren van de externe website van de provincie. Momenteel wordt Windows P op iedere werkplek geïnstalleerd (werk in uitvoering). Dit krijgt in 2003 zijn beslag (uitrol vanaf half januari). Randvoorwaardelijke consequenties Er zijn een aantal randvoorwaardelijke consequenties die vervuld moeten worden willen deze ambities waargemaakt kunnen worden. Een aantal onderwerpen dat hierbij genoemd kan worden: - het ontwikkelen van een goed samenspel tussen integraal managers en ICT-afdeling (onder andere door intern accountmanagement); - het inrichten van een centrale webbeheerorganisatie voor internet en intranet; - standaardisatie van ICT-producten; - het opstellen van informatiebeveiligingsbeleid; - het bepalen van een geïntegreerde ICT-architectuur. Resultaten Door uitvoering van de activiteiten genoemd in het ICT-beleidsplan worden diverse concrete resultaten behaald. Een aantal daarvan wordt hieronder aangegeven: realiseren van adequate technische voorzieningen voor politiek, bestuur en interne organisatie; standaardisatie en uniformiteit waardoor ICT- beheer en dienstverlening goed worden ingericht; onderzoek naar architectuur en daaropvolgende implementatie; implementatie van beveiliging (zowel technisch als organisatorisch); verhoging van bandbreedte om toekomstige ontwikkelingen te kunnen waarborgen; implementeren en doorontwikkelen van internet/intranet en extranet (o.a. t.b.v. Statenleden); verlenging van de dienstverlening; pilot en vervolgens implementatie van telewerken; web-enabelen van applicaties; realiseren van integrale management informatie; realiseren van Service Level Agreements (afspraken over dienstverlening intern en extern); 15-2

3 professionaliseren van ICT middels ITIL processen en projectmanagement. Beheersing en Transparantie Naast de projectenportefeuille (de additionele investeringen) zijn ook de structurele beheers- en vervangingslasten in kaart gebracht. Daarvoor heeft een organisatiebrede inventarisatie plaatsgevonden, waarbij alle ICT gerelateerde infrastructuur (hard- en software) in kaart is gebracht. Deze totale kosten verminderd met de reeds in de begroting beschikbaar gestelde ICT-middelen (dit met uitzondering vanuit beleidskredieten gefinancierde ICT; het is uiterst lastig gebleken daarop zicht te krijgen) geeft zicht op de structureel additioneel benodigde middelen. Deze zijn in de kostenramingen meegenomen. Overigens betekent dit op zichzelf niet dat het feitelijke kostenniveau stijgt. Immers aangezien zowel de structurele beheers- en vervangingslasten als de kosten voor uitvoering van de projectenportefeuille zijn meegenomen zal het in de toekomst (behoudens prijswijzingingen en uitbreidingsinvesteringen) niet nodig zijn op dit aspect additionele budgettaire claims in te dienen. Dit in tegenstelling tot de huidige praktijk, waarbij met enige regelmaat op incidentele basis voor structurele lasten claims worden ingediend. Dit is vanuit beheersingsoverwegingen een niet optimale situatie. Met andere woorden: in het verleden zijn incidenteel ICT-uitgaven gefinancieerd uit beleidskredieten. Op welke schaal dit precies is voorgevallen, is niet exact meer te achterhalen. Het is daarom ook niet mogelijk de specifieke bedragen te benoemen. Voor de toekomst wordt in dit plan vastgelegd dat alle ICT-uitgaven gecentraliseerd worden. Gegeven het feit, dat de ICT-ontwikkelingen niet stil staan, is ervoor gekozen jaarlijks te rapporteren over: de realisatie/voortgang gewenste bijstellingen in ambities resp. projectenportefeuille beheersmatige en (evt.) financiële consequenties. Overigens trekt de voorgestelde investering niet alleen een zware wissel op de budgettaire ruimte. Ook de organisatie (m.n. ook de lijn-/gebruikersorganisatie) zelf zal een forse inspanning moeten leveren om de ambities te kunnen realiseren. Dit geldt niet alleen m.b.t. de inzet van capaciteit. Ook de omslag van een decentrale naar een centrale ICT-functie vraagt aanpassingen. De beoogde verbeteringen in efficiency en beheersing zullen alleen gerealiseerd kunnen worden als intern de discipline opgebracht wordt om b.v. standaardisatie van ICT-middelen en procedures mogelijk te maken. Overigens hebben wij daarin het volste vertrouwen. Behandeling in de Commissie Bestuur en Financiën In de Commissie van 21 februari jl.is een aantal vragen gesteld, die wij aanvullend in deze voordracht beantwoorden. De vragen zijn als volgt samengevat: 1. Welke varianten in de uitvoering van projecten kunnen onderscheiden worden en welke risico's zijn verbonden met de uitvoering van de projecten (hierbij ook aangeven de faciliteiten/functionaliteiten voor PS, de afhankelijkheden tussen de projecten, de kosten (waaronder personeelslasten), de mogelijkheden voor besparingen/efficiëncy); 2. Kan er een externe audit worden uitgevoerd op het plan; 3. Hoe hoog zijn de kosten in vergelijking met andere overheidsorganisaties en in hoeverre is contact geweest bij het opstellen van het plan met deze andere overheden; 4. Wanneer is de risicokaart beschikbaar op de website, wanneer zijn de milieuvergunningen in te zien, wanneer is het mogelijk met een webcam de Statenvergaderingen te volgen; 5. Hoe gaat de provincie om met de afhandeling van binnengekomen s; 6. Kan de provinciale organisatie de uitvoering van het ICT-beleidsplan aan (is er voldoende menskracht voor de implementatie). 7. Welke voorzieningen vloeien voort uit het Strategisch ICT beleidsplan voor Provinciale Staten? Ad 1 In de nieuwe voordracht zijn 6 varianten uitgewerkt, inclusief de bijbehorende kosten. Bij de ontwikkeling van de varianten is rekening gehouden met afhankelijkheden tussen de verschillende projecten. De faciliteiten voor PS zijn in project 22 opgenomen. Ad 2. Het plan is opgesteld door de heer A. de Meulder (Cap Gemini Ernst & Young). Hierbij is onder andere gebruik gemaakt van ICT-beleidsplannen van andere provincies (in het bijzonder Drenthe, Zuid-Holland en Utrecht) en de ervaringen die de opsteller en het bureau bij andere overheden hebben opgedaan. Op basis van de kennis en expertise binnen Cap Gemini Ernst & Young zijn de 15-3

4 ramingen opgesteld van de financiële en personele consequenties van de uitvoering van de projecten. Deze ramingen zijn vervolgens intern getoetst bij medewerkers van de afdeling ICT (waaronder een senior consultant die kort daarvoor in dienst is getreden en hiervoor bij Atos Origin heeft gewerkt). Daarnaast zijn de ramingen kritisch getoetst door het nieuwe hoofd van de afdeling ICT (dhr. F.W. Hassert) die in de periode waarin het plan is opgesteld vanuit een externe onderneming (Pink Roccade) in dienst is getreden bij de provincie Groningen. Dit betekent dat uiteindelijk bij het opstellen van het plan gebruik gemaakt is van kennis en ervaring van 3 gerenommeerde ICT-bedrijven. Daarom wordt voorgesteld om niet een externe audit uit te voeren. Ad 3. Benchmarkgegevens van provincies op het gebied van ICT en informatievoorziening zijn niet voorhanden. Uit een vergelijking met de provincies Drenthe, Utrecht, Zuid-Holland en Gelderland komt het volgende beeld naar voren. Op het gebied van externe ICT (gebruik van internet naar verschillende doelgroepen van de provincie) is de provincie Groningen duidelijk achtergebleven ten opzichte van andere provincies. Dit blijkt duidelijk uit de rapportages van Advies.overheid.nl. Ten aanzien van de interne ICT zijn de problemen en oplossingen van Groningen vergelijkbaar met die van andere provincies. Wel hebben deze andere provincies over het algemeen dit eerder gesignaleerd en eerder in gang gezet. Uitzondering is de documentaire informatievoorziening. Zeker op dit laatste terrein mag de provincie Groningen als vooroplopend beschouwd worden. Het integrale karakter van het ICT-beleidsplan wordt bij weinig andere provincies op deze wijze en met deze diepgang aangetroffen. In de meeste plannen zijn geen gegevens opgenomen over budgetten; dit maakt een financiële vergelijking niet mogelijk. Tevens vindt periodiek overleg plaats met hoofden ICT van andere provincies (IOG-Info maandelijks overleg). Daarnaast houdt project 42 deelname aan het Programma Electronische Provincies in, waarmee de samenwerking met de andere provincies uitgebreid gaat worden. Ad 4. Naar verwachting wordt eind april/begin mei de website van de provincie vernieuwd en uitgebreid. De risicokaart en informatie over milieuvergunningen maken onderdeel uit van deze nieuwe versie van de site. In het ICT-beleidsplan is geen project opgenomen voor het uitzenden van Statenvergaderingen via de website. Ad 5. De procedure voor afhandeling van binnenkomende s is vastgelegd in een protocol, waarbij afhankelijk van de aard (formeel of informeel) een aparte werkwijze is vastgelegd. Ad 6. De uitvoering van het ICT-beleidsplan zal een grote inspanning van de provinciale organisatie vergen. Met de opgenomen personele uitbreiding en het op te zetten programma-management worden adequate randvoorwaarden geschapen om de uitvoering aan te kunnen. Ad 7. De volgende voorzieningen zullen in het kader van het ICT beleidsplan vorm gaan krijgen: Dualisme Vervanging van PC's door laptops Extranet-voorzieningen Mogelijkheid bieden om plaatsonafhankelijk te werken (flexibel werken) Aansluiten fractiekamers op het netwerk van de provincie Mogelijkheid tot het houden van een Digitaal Spreekuur Mogelijkheid tot profilering provinciaal bestuur via internet Elektronisch stemmen en/of elektronisch referendum Meer effectieve en efficiëntere digitale informatievoorziening 24-uurs dienstverlening Betere continuïteit in de ICT dienstverlening. Projectenportefeuille en uitwerking varianten Om de geschetste ambities te realiseren is een projectmatige benadering nodig. Per aangegeven thema zullen een aantal projecten de komende jaren moeten worden uitgevoerd die invulling geven aan de benoemde ambitie. Ditzelfde geldt voor de randvoorwaarden. Hieronder worden 6 varianten gepresenteerd. Bij de varianten 1 tot en met 5 worden een deel of alle (variant 5) projecten uitgevoerd die beschreven zijn in de projectenportefeuille met 50 projecten. Bij variant 6 (een 15-4

5 nadere uitwerking van de 'topvariant') worden naast de 50 projecten uit de projectenportefeuille nog 20 extra projecten uitgevoerd. Deze 20 extra projecten zijn beschreven in de bijgevoegde aanvulling op de projectenportefeuille (deze projecten zijn genummerd 51-70). De extra benodigde kosten voor de uitvoering van de varianten loopt op van circa 1 miljoen euro per jaar voor variant 1 naar circa 3,6 miljoen euro per jaar voor variant 6. Er worden 6 varianten onderscheiden: 1. Variant projecten met dekking op meerjarenbegroting (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,0 mln per jaar); 2. Variant gericht op basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,4 mln per jaar); 3. Variant nadruk op externe ICT (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,6 mln per jaar); 4. Variant nadruk op interne ICT (benodigde extra dekking gemiddeld +- 2,1 mln per jaar); 5. Variant waarin zowel externe als interne ICT op goed kwalitatief niveau komen (benodigde extra dekking gemiddeld +- 2,3 mln per jaar); 6. Variant om toppositie te bereiken (benodigde extra dekking gemiddeld +- 3,6 mil per jaar). Dit zijn integrale kosten. Dat wil zeggen: vaste exploitatiekosten, ontwikkelingskosten, onderhoudskosten projecten, personeelskosten. Hieronder worden de verschillende varianten kort toegelicht en wordt aangegeven wat de consequenties van deze varianten zijn voor het niveau van de ICT-voorzieningen binnen de provincie Groningen. Variant 1: Projecten met dekking op meerjarenbegroting (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,0 mln per jaar) In deze variant wordt er vanuit gegaan, dat alleen de projecten waarvoor reeds dekking op de meerjarenbegroting bestaat worden uitgevoerd. In het ICT-beleidsplan is aangegeven welke projecten dit zijn. Dit betekent dat veel van de geformuleerde ambities niet worden gerealiseerd. De geconstateerde achterstand van de provincie Groningen en de bestaande knelpunten zullen maar ten dele worden opgelost. Jaarlijks zal er een druk op het begrotingsproces zijn om extra middelen te vinden voor urgente problemen die moeten worden opgelost. De overgang naar het nieuwe besturingssysteem Windows P in 2002 is hier een voorbeeld van. Investeringen vinden ad hoc plaats en zijn niet op elkaar afgestemd. De gebruikerstevredenheid binnen de provincie Groningen zal laag zijn. De beschikbare menskracht wordt met andere woorden vooral gebruikt om systemen in de lucht te houden en veel minder om verbeteringen te realiseren. Vervuiling van gegevens zal blijven bestaan, omdat er verschillende bronnen voor dezelfde gegevens worden gebruikt. Variant 2: Gericht op basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,4 mln per jaar) In deze variant wordt een deel van de achterstand ingelopen. De nadruk in deze variant ligt daarbij op het realiseren van basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten. Het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd (Windows P, upgrade netwerkvoorzieningen, verhogen van de bandbreedte van het netwerk), op het gebied van standaardisatie worden duidelijke afspraken gemaakt, systemen voor de bedrijfsvoering worden geactualiseerd en aangepast, voor de externe website en Grononet wordt de vormgeving en de navigatiestructuur aangepast en worden diverse kleinere webapplicaties ontwikkeld. Consequenties van deze variant zijn, dat relatiemanagement onvoldoende wordt ingericht (hierdoor zal er bijvoorbeeld geen centraal adressenbestand beschikbaar komen), informatie niet op maat wordt geleverd (geen gebruik van doelgroepen, geen portal), integrale managementinformatie niet of nauwelijks voorhanden is, virtueel samenwerken en vanuit huis werken wordt niet mogelijk gemaakt. De druk op de beheerorganisatie neemt toe doordat er zich meer incidenten voordoen. Variant 3: Nadruk op externe ICT (benodigde extra dekking gemiddeld +- 1,6 mln per jaar) In deze variant worden de in het strategisch ICT-beleidsplan opgenomen projecten op het gebied van externe ICT zoveel mogelijk uitgevoerd. De ambities binnen de thema s toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden voor een groot deel gerealiseerd. Er zijn grenzen aan, omdat niet alle projecten op het gebied van interne ICT worden uitgevoerd. Het realiseren van elektronische transacties en ketenintegratie bijvoorbeeld is sterk afhankelijk van adequate interne informatiesystemen. 15-5

6 Consequenties van deze variant zijn dat integrale managementinformatie niet of nauwelijks voorhanden is, de belasting van de beheerorganisatie toeneemt doordat er zich meer incidenten voordoen, virtueel samenwerken en vanuit huis werken niet mogelijk wordt gemaakt. Een aantal van de doelstellingen die in de Veranderagenda zijn opgenomen komen hiermee in gevaar. Variant 4: Nadruk op interne ICT (benodigde extra dekking gemiddeld +- 2,1 mln per jaar) In deze variant worden de in het strategisch ICT-beleidsplan opgenomen projecten op het gebied van interne ICT zoveel mogelijk uitgevoerd. De ambities binnen het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden voor een groot deel gerealiseerd. Een beperkt aantal projecten op het gebied van externe ICT (voornamelijk vergroten van de toegankelijkheid van overheidsinformatie) wordt gerealiseerd. Consequenties van deze variant zijn dat relatiemanagement niet wordt ingericht (geen centraal adressenbestand) en dat informatie niet op maat wordt geleverd (geen doelgroepen, geen portal). Voor een belangrijk deel wordt hier dus voorbij gegaan aan ontwikkelingen op het gebied van de elektronische overheid. Variant 5: Zowel externe als interne ICT komen op goed kwalitatief niveau (benodigde extra dekking gemiddeld +- 2,3 mln per jaar) In deze variant worden alle 50 in het strategisch ICT-beleidsplan opgenomen projecten uitgevoerd (dus behalve de projecten die in de aanvulling genoemd worden) en de geformuleerde ambities op zowel het gebied van externe en interne ICT gerealiseerd. Ook de noodzakelijke aansluiting tussen beide terreinen is in deze variant voldoende gewaarborgd. Dit is overigens geen scenario waarbij de provincie Groningen op de eerste plaats terecht gaat komen wat betreft ICT-voorzieningen binnen de provincies, maar dat de ontstane 'schade' zo goed mogelijk wordt ingelopen en dat de provincie Groningen zich daarmee nestelt in de middenmoot van de provincies. Variant 6: Toppositie bereiken (benodigde extra dekking gemiddeld +- 3,6 mil per jaar). Voor het bereiken van een toppositie zijn nog aanmerkelijk meer inspanningen nodig. Naast de 50 projecten uit de projectportefeuille worden ook de 20 projecten uit de aanvulling op de projectenportefeuille uitgevoerd. Hiervoor is een aanvullend jaarlijks bedrag van circa 1,26 miljoen euro nodig is (derhalve een totaal extra budget van 3,6 miljoen euro). Hierbij wordt onder andere ingezet op het via webtechnologie ontsluiten van alle applicaties, het koppelen van interne systemen, het vergroten van mogelijkheden voor elektronische transacties (subsidies, vergunningen), optimaliseren van interne werkprocessen door middel van workflowmanagement en het sneller ontwikkelen van managementinformatie. In de tabel op de volgende pagina is aangegeven welke projecten opgenomen in de projectenportefeuille bij de varianten 1 tot en met 5 uitgevoerd worden. Bij variant 6 worden de projecten genoemd bij variant 5 alsmede de projecten genoemd in de aanvulling op de projectenportefeuille uitgevoerd. 15-6

7 Projectnummer Activiteit Variant waarin Variant met nadruk op Variant met nadruk op Variant met nadruk op Optimale variant projecten waarvoor dekking op basisvoorzieninge n en externe ICT interne ICT begroting bestaat wordt randvoorwaardelijke aspecten uitgevoerd 1 Ontwikkelen diverse kleinere webapplicaties voor de externe website en het Grononet (on line aanvragen brochures, bestaande formulieren ontsluiten, interactieve handboeken, procedures, etc.) *) 2 Vernieuwing vormgeving en navigatiestructuur Internetsite 3 Breed aanbod van algemene informatie (beleidsinformatie, productenlijst, nieuws) waardoor kritische massa aan inhoud ontstaat 4 Kompasgids Groningen on line 5 Nota Plantoetsing (Ontsluiten jurisprudentie POP) 6 Relatiemanagement 7 Selectie en implementatie contentmanagementsysteem en zoekmachine *) 8 Onderzoek web-enabling provinciale informatiesystemen (te beginnen met Outlook, DOROS en GIS) *) 9 Onderzoek naar informatiebehoeften (profielen voor verschillende doelgroepen en locaties) *) 10 Implementeren vraaggeorienteerde navigatiestructuur Grononet en Internetsite gebaseeerd op profielen *) 11 Ontwikkeling richting portaal voor de provincie Groningen (inclusief beheerafspraken met partners: selectie en implementatie portalsoftware *) 12 Forumdiscussies 13 Interactieve beleidsvorming op aantal beleidsterreinen 14 Elektronische ondersteuning vergunningenproces 15 Elektronische ondersteuning subsidieproces 16 Risicokaart 17 Digitale bestemmingsplannen 18 Actief bodembeheer 19 Crisismanagement 20 Profilering provinciaal bestuur 21 Pilot digitaal spreekuur 22 Dualisering 23 Experiment met elektronisch stemmen/referendum 24 Afronding implementatie CODA fase 2 (uitbreiding aantal modules, waaronder tijdschrijven en projectenadministratie) 25 Uitbreiding functionaliteit PIMS 26 Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven 27 Waarborgen continuïteit DOROS en realiseren koppeling met beleidssystemen 28 DOROS-technisch beheer 29 Uitbreiding functionaliteit Prequest 30 Vooronderzoek wensen/eisen integrale managementinformatie, ontwikkeling en implementatie 31 Verdere uitbouw integrale managementinformatie met behulp van een datawarehouse 32 Selectie en implementatie contractmanagementsysteem 33 Selectie en implementatie e-procurementsysteem 34 Opzet en uitbouw Belinda (Beleidsinformatiedatabase) 35 Gouden Gids 36 Kennismanagement op Grononet (in- en externe nieuwsgroepen, ondersteuning communities) 37 Betere ontsluiting geo-informatie (zoekmachine, elektronische archivering, web-enabling GIS, koppeling met DOROS) 38 Vernieuwing Grononet 39 Pilot en implementatie virtueel samenwerken (virtuele projectomgeving) 40 Herinrichten werkprocessen binnen de afdeling ICT (implementatie ITIL-processen) 41 Verbeteren functioneren ICT-functie binnen Provincie Groningen 42 Deelname Programma Elektronische Provincies 43 Upgrade Technische Infrastructuur 44 Upgrade softwarepakketten 45 Flexibel werken (flexplekken en telewerken) 46 Vervanging desktop PC s door laptops 47 Verhogen bandbreedte netwerk 48 Formuleren en implementeren Groningse Provinciale Standaard 49 Uitvoeren architectuurstudie en implementeren aanbevelingen 50 Opstellen en implementeren informatiebeveiligingsbeleid 15-7

8 Financiën en personele middelen Het beslag op de financiële en personele middelen is afhankelijk van de gekozen variant. Dit is voor de varianten 1 tot en met 5 uitgewerkt in de volgende tabel. De aanvullende projecten die bij variant 6 worden uitgevoerd zijn globaler uitgewerkt. De financiële consequenties van variant 6 zijn in een aparte tabel aangegeven. Benodigde extra dekking (* 1000 Euro) Totaal Gemiddeld per jaar Uitbreiding formatie ICTafdeling Variant Incidenteel out-ofpocket Structureel personeelskosten Sturctureel out-ofpocket Variant Incidenteel out-ofpocket Structureel personeelskosten Sturctureel out-ofpocket Variant Incidenteel out-ofpocket Structureel personeelskosten Sturctureel out-ofpocket Variant Incidenteel out-ofpocket Structureel personeelskosten Sturctureel out-ofpocket Variant Incidenteel out-ofpocket Structureel personeelskosten Sturctureel out-ofpocket Variant 6 Extra incidentele uitgaven Extra structurele uitgaven Totaal gemiddeld per jaar Uitbreiding formatie ICT afdeling Totaal geraamde extra uitgaven ICT-Beleidsplan In de benodigde extra dekking zijn de personeelskosten meegenomen. 15-8

9 Deze middelen worden gefaseerd (gekoppeld aan de begrotingscyclus, op basis van (jaarlijkse) ICT-jaarverslagen) beschikbaar gesteld op basis van duidelijke tussentijdse ijkmomenten (waarover in de ICT-jaarverslagen wordt gerapporteerd). Financiering Tot en met 1997 werden de uitgaven i.v.m. de aanschaffing of vervanging van software en hardware geactiveerd en in 5 jaar afgeschreven. De overige ICT-uitgaven kwamen direct ten laste van de exploitatie. In het kader van het Beleidsplan IP2000+ hebt u er mee ingestemd om vanaf 1998 alle ICT uitgaven uit de lopende exploitatie te betalen. Hierbij is geredeneerd vanuit een ideaalcomplex, waarbij wordt verondersteld dat de uitgaven van jaar tot jaar niet al te zeer fluctueren. In 1998 hebt u verder besloten tot het instellen van een egalisatiereserve automatisering. Voorzover er eventueel sprake zou zijn van schommelingen in de ICT-uitgaven, bijvoorbeeld door vertragingen bij de uitvoering van bepaalde investeringen, konden deze vanaf 1998 worden opgevangen door verrekeningen met de eerdergenoemde egalisatiereserve. Wij hebben op dit moment geen gegronde redenen om de vanaf 1998 gehanteerde beleidslijn opnieuw te gaan wijzigen. Daarom stellen wij voor de lasten die gemoeid zijn met de uitvoering van het ICT-Beleidsplan jaarlijks direct ten laste van de lopende exploitatie te brengen, waarbij afwijkingen tussen ramingen en realisatie zullen worden verrekend met de egalisatiereserve automatisering. Tabel. Extra 1 benodigde middelen ICT-Beleidsplan (bedragen in 1000 euro) per variant Omschrijving gemiddeld per jaar in periode Variant Variant Variant Variant Variant Variant Teneinde het beslag op de algemene middelen niet al zeer te laten fluctueren en in 2003 en 2004 enigszins te beperken zullen wij in het kader van de Voorjaarsnota 2003 een voorstel doen om vanaf 2003 jaarlijks een vast bedrag beschikbaar te stellen. Hierbij valt te denken aan het gemiddelde van de in de periode extra benodigde middelen. Wanneer rekening wordt gehouden met de vrijval die mogelijk optreedt in de voor 2002 beschikbare middelen ( ) kan een jaarlijks vast bedrag als volgt worden berekend. Wanneer de mogelijke vrijval van verdeeld wordt over de looptijd van het plan (4 jaar), dan betekent dit dat het jaarlijkse extra bedrag met / 4 = teruggebracht kan worden. Dit betekent dat gedacht kan worden aan een jaarlijks bedrag van 2,286 miljoen euro (zijnde 2,348 miljoen ). Het beschikbaar stellen van een vast bedrag per jaar hoeft voor de uitvoering van het ICT-Beleidsplan geen belemmering te zijn, zolang de jaarlijks ter beschikking te stellen middelen worden gekoppeld aan de egalisatiereserve automatisering. Het bedrag behoeft dan jaarlijks alleen te worden aangepast i.v.m. de verwachte stijging van lonen en prijzen. Wij gaan er vanuit dat ten aanzien van de financiële middelen, die vanaf 2007 benodigd zullen zijn, er in het ICT-Beleidsplan nadere voorstellen zullen worden gedaan. Tot die tijd zal de raming 2006 naar 2007 worden geëxtrapoleerd. Keuze variant met financiële consequentie Wij stellen voor om voor de uitvoering van de projecten voor variant 5 te kiezen. De financiële consequentie is dat bij uitvoering van variant 5 jaarlijks een extra bedrag van 2,286 miljoen (zijnde 2,348 miljoen ) benodigd is. Wij stellen u voor het in ontwerp bij deze voordracht gevoegde besluit vast te stellen. 1 Extra betekent extra middelen tov middelen die momenteel beschikbaar zijn in de begroting

10 Groningen, 4 maart 2003 Gedeputeerde Staten der provincie Groningen: J.G.M. Alders, voorzitter. H.J. Bolding, griffier

11 Nr. 15/2003 Provinciale Staten van Groningen: Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 4 maart 2003, nr , PB ; BESLUITEN: Het Strategisch ICT beleidsplan vast te stellen conform variant 5. Groningen, Provinciale Staten voornoemd:, voorzitter., griffier