Commissie Milieu, Verkeer en Vervoer Commissie Bestuur en Financiën. 29 januari 2002 Nr , B. Nummer 6/2002

Transcriptie

1 Commissie Milieu, Verkeer en Vervoer Commissie Bestuur en Financiën 29 januari 2002 Nr , B. Nummer 6/2002 Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen betreffende de evaluatie van het managementcontract met de directeur van de Dienst beheer Wegen en Kanalen en het sluiten van een nieuw contract voor de periode 2002 tot en met SAMENVATTING: Voorgesteld wordt in te stemmen met het sluiten van een managementcontract met de directeur van de Dienst beheer Wegen en Kanalen voor de periode 2002 tot en met 2007 en de financiële gevolgen te verwerken in de Voorjaarsnota 2002 en in de begrotingen voor volgende jaren. Inleiding Sinds 1 januari 1997 werkt de Dienst beheer Wegen en Kanalen met een managementcontract, gesloten tussen het College van Gedeputeerde Staten en de directeur van de dienst. In dit contract is bepaald dat in het jaar 2000 een evaluatie van de werking van het contract wordt gemaakt en dat het contract, nadat eventuele wijzigingen zijn aangebracht, wordt verlengd met een volgende periode. In verband met de reorganisatie van de DWK, die in 2000 een zwaar beslag op personele capaciteit van de dienst heeft gelegd, hebben wij besloten de evaluatie in 2001 uit te voeren. Op 6 februari 2001 hebben wij het plan van aanpak vastgesteld, waarna de evaluatie is uitgevoerd. Uitvoering evaluatie. De evaluatie is begeleid door een stuurgroep bestaande uit de gedeputeerden voor Verkeer en Vervoer en voor Financiën, de directeur en de dienstcontroller van DWK en vertegenwoordigers van DCO en Infrastructuur. De werkzaamheden zijn uitgevoerd door een projectgroep, bestaande uit de dienststaf van DWK en vertegenwoordigers van DCO en Infrastructuur. De projectgroep heeft nagegaan of het contract volgens de opzet heeft gefunctioneerd en of aanpassingen nodig zijn. De projectgroep heeft voorts gekeken naar externe ontwikkelingen die invloed hebben gehad op het huidige of invloed kunnen hebben op het nieuwe contract. Met betrekking tot de door DWK geleverde producten heeft de projectgroep teruggekeken op de afgelopen contractperiode en vooruitgekeken naar de nieuwe contractperiode, uitmondend in voorstellen met financiële gevolgen per product. Tijdens de evaluatie is voor een aantal producten 6-1

2 externe deskundigheid ingeschakeld. Het concept-eindrapport is getoetst door Twynstra Gudde Management Consultants. Het voorliggende contract is gebaseerd op de organisatie van DWK, zoals deze vanaf 1 oktober 2001 functioneert. De financiële gevolgen van de reorganisatie van DWK zijn in het financiële totaaloverzicht verwerkt. Inmiddels loopt een provinciebreed reorganisatieproces, dat zal leiden tot een wijziging van de organisatie van DWK, met name voor wat betreft de ondersteunende functies. De externe producten en de daarvoor benodigde budgetten zullen niet veranderen. Zodra het reorganisatieproces is afgerond zal het managementcontract worden aangepast aan de nieuwe organisatie. Het eindrapport van de evaluatie van het managementcontract en het rapport van Twynstra Gudde liggen ter inzage in de statenkast. Resultaten. De projectgroep heeft geconstateerd dat het managementcontract goed heeft gefunctioneerd. DWK heeft efficiënt kunnen werken doordat de budgetten over meerdere jaren vastlagen en doordat met budgetten kon worden geschoven tussen producten en over de jaargrenzen. Het bestuur heeft tijdens de looptijd van het contract zich minder intensief met de sturing van de beheersmatige producten van DWK hoeven bezig te houden en heeft zich meer kunnen richten op bestuurlijk relevante beleidszaken. De projectgroep heeft geconstateerd dat de provincie Groningen het beheer en onderhoud van wegen en vaarwegen in de contractperiode in vergelijking met andere provincies en landelijke normen tegen relatief lage kosten heeft uitgevoerd. Daarbij is een onderhoudsniveau aangehouden dat zich laat kenmerken met de trefwoorden sober en doelmatig. De projectgroep heeft ook geconstateerd dat er ontwikkelingen zijn die sterk kostenverhogend werken. De belangrijkste kostenverhogende ontwikkelingen zijn: de invoering van nieuwe richtlijnen voor maatregelen bij uitvoering van werken aan de weg, de invoering van het Bouwstoffenbesluit waardoor teerhoudend asfalt niet meer mag worden verwerkt, de invoering van de Nieuwe Arbeidstijdenwet die de mogelijkheden voor inroostering en voor het maken van overuren beperkt en de toename van de aslasten en de bandenspanning van het vrachtverkeer waardoor de belasting van wegverhardingen aanzienlijk toeneemt. Bij de start van het managementcontract op 1 januari 1997 bedroeg de stand van het egalisatiefonds Beheer Wegen en Kanalen -/ De stand op 1 januari 2002 wordt geraamd op -/ Hiervan heeft betrekking op gladheidsbestrijding in december Uit het onderzoek naar de DWK-producten bleek dat voor een aantal producten meer geld nodig is om het kwaliteitsniveau te handhaven. Dit betreft de volgende producten: product budget 2002 extra nodig hoofdrijbaanverhardingen openbare verlichting wegmeubilair beplanting langs wegen gladheidsbestrijding vaste kunstwerken in wegen beweegbare bruggen in wegen baggerwerk overige vaarwegen sluizen overige vaarwegen aanlegvoorzieningen c.a. overige vaarwegen

3 Voor de volgende producten kan met minder geld worden volstaan: product budget 2002 minder nodig fietspadverhardingen verkeersregelinstallaties afstandsbedieningssystemen diversen wegen en overige vaarwegen / Daarnaast zijn de volgende extra middelen nodig: salariskosten t.b.v. vaarverbinding Oosterhornkanaal extra kosten van materieel i.v.m. ARBO-eisen extra doorberekening door Infrastructuur t.b.v. bestekken groot onderhoud salariskosten t.b.v. gelijk trekken bediening op het A.G. Wildervanckkanaal Het saldo van bovenstaande bedragen is De extra kosten worden voor een belangrijk deel veroorzaakt door de hiervoor genoemde externe ontwikkelingen. Een bedrag van heeft betrekking op de areaaluitbreiding van de vaarverbinding Oosterhornkanaal. Het budget voor fietspadverhardingen kan worden verlaagd omdat in de afgelopen contractperiode met succes een inhaalslag is gemaakt. Daarnaast heeft de evaluatie geleid tot een bijstelling van de uitgangspunten voor een aantal producten, deels in positieve, deels in negatieve zin. Als gevolg van de reorganisatie van DWK zal op termijn een besparing ten gunste van de algemene middelen van worden bereikt. In de komende contractperiode wordt rekening gehouden met een gemiddelde besparing van per jaar. Per saldo is een extra bedrag van per jaar nodig. Globale toetsing door Twynstra Gudde Management Consultants. Door Twynstra Gudde is een externe toetsing uitgevoerd van het managementcontract. Daarbij is als centrale onderzoeksvraag gehanteerd: "Wordt in het voorliggende managementcontract op hoogwaardige, professionele, op beheerste en op efficiënte wijze invulling gegeven aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen met betrekking tot beheer en instandhouding Wegen en Kanalen op basis van de criteria soberheid en doelmatigheid". De centrale onderzoeksvraag is verbijzonderd naar hoofdvragen, die zijn beantwoord aan de hand van interviews en documentenanalyse en door een zestal productdossiers nader te analyseren. De conclusies van Twynstra Gudde zijn dat zowel DWK als GS terecht tevreden zijn over het verloop van het eerste managementcontract en dat beide partijen zeer welwillend staan tegenover een nieuw managementcontract van zes jaar, waarbij de "lessons learned" zijn doorvertaald naar het nieuwe contract. Twynstra Gudde constateert dat DWK en GS in vergelijking met andere diensten binnen en buiten de provincie Groningen voorop lopen in de ontwikkeling van een professionele samenwerking. De in het managementcontract genoemde budgetten kunnen naar het oordeel van Twynstra Gudde als reeël worden beoordeeld, gegeven de doelstellingen. Voor het verder professionaliseren van de organisatie van DWK en voor het op een hoger plan brengen van de contractrelatie tussen DWK en GS doet Twynstra Gudde een aantal aanbevelingen. 6-3

4 Aanbevolen wordt om een aantal zaken, die voor de huidige organisatie vanzelfsprekend zijn, vast te leggen en te standaardiseren om de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. De mogelijkheden van verdere optimalisatie tussen investeringskosten van nieuwbouwprojecten en jaarlijks terugkerende onderhoudskosten zouden nader kunnen worden onderzocht. Voor het in beeld brengen en beheersen van risico's zou een standaardmethodiek ingevoerd kunnen worden. Aanbevolen wordt de afspraken tussen DWK en Infrastructuur te verduidelijken en verder te formaliseren en dit ook te doen voor andere interne afdelingen waarmee DWK nu of in de toekomst zaken doet. Tenslotte wordt geconstateerd dat de leeftijdsopbouw van het personeel eenzijdig is en wordt geadviseerd via een gericht HRM-beleid met name de opvolging van managementfuncties goed voor te bereiden. Met betrekking tot de aanbevelingen van Twynstra Gudde merken wij het volgende op. Ook bij de door DWK uitgevoerde zelfevaluatie volgens het INK-model is geconstateerd dat het gewenst is meer zaken vast te leggen. Bij de reorganisatie van de dienst is hier een eerste aanzet voor gegeven. Voorts is (concern-breed) gestart met het actualiseren en uitbreiden van de Administratieve Organisatie. Life-cycle-management wordt in beperkte mate reeds toegepast en zal in samenwerking met de afdeling Civiele Techniek verder worden uitgebouwd. Eveneens in samenwerking met de afdeling Civiele Techniek zal worden bekeken of het gewenst is een standaard-methodiek voor risicobeheersing in te voeren. De aanbeveling om de afspraken tussen DWK en de Dienst Infrastructuur en andere interne afdelingen te formaliseren zal worden meegenomen bij de inrichting van de nieuwe provinciale organisatie in het kader van de Veranderagenda. De eenzijdige leeftijdopbouw bij DWK is een aandachtspunt in het personeelsbeleid voor de komende jaren. Financiële gevolgen. De voor het managementcontract benodigde middelen zijn gebaseerd op een sobere en doelmatige uitvoering, waarbij wordt voorkomen dat (verkeers)onveilige situaties ontstaan en de provincie aansprakelijk wordt gesteld voor schade en waarbij tevens wordt voorkomen dat op langere termijn onevenredig hogere kosten moeten worden gemaakt. Hoewel het bedrag van een fors beslag legt op de financiële ruimte binnen het flexibel budget zijn wij van mening dat gelet op de bovengenoemde uitgangspunten het noodzakelijk is deze middelen beschikbaar te stellen. Aangezien het managementcontract met terugwerkende kracht zal ingaan op 1 januari 2002 is het van belang dat de Dienst beheer Wegen en Kanalen zo spoedig mogelijk duidelijkheid krijgt over de beschikbare budgetten. Gelet op de huidige inzichten met betrekking tot de aanspraken op het flexibel budget achten wij het aanvaardbaar dat een voorbeslag wordt gelegd op het flexibel budget. Besluiten. Wij hebben besloten met de directeur van de DWK opnieuw een managementcontract te sluiten, en wel voor de periode van 1 januari 2002 tot en met 31 december In 2003 zal in overleg met het in dat jaar aangetreden College van Gedeputeerde Staten een tussenevaluatie worden gehouden in 2007 zal een uitgebreide evaluatie worden gehouden. Wij hebben besloten voor de uitvoering van het managementcontract aan DWK een budget beschikbaar te stellen ter hoogte van het uit de evaluatie volgende benodigde bedrag. Hiertoe willen wij de in de begroting 2002 beschikbare middelen structureel verhogen met een bedrag van ten laste van het flexibel budget. Ook in de nieuwe contractperiode blijft DWK zich inspannen voor het realiseren van verdergaande efficiencyverbeteringen. Eventuele efficiency-voordelen zullen worden gebruikt om tegenvallers op te vangen en om de negatieve beginstand van het egalisatiefonds Beheer Wegen en Kanalen in te lopen. 6-4

5 Voorstellen. Wij stellen u voor in te stemmen met het voornemen opnieuw een managementcontract te sluiten met de directeur van de DWK en de financiële gevolgen te verwerken in de Voorjaarsnota 2002 en in de begrotingen voor de volgende jaren. Groningen, 29 januari Gedeputeerde Staten der provincie Groningen: J.G.M. Alders, voorzitter. H.J. Bolding, griffier. 6-5

6 Nr. 6/2002 Provinciale Staten van Groningen: Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 29 januari 2002, nr.: , B; BESLUITEN: 1. In te stemmen met het voornemen opnieuw een managementcontract te sluiten met de directeur van de Dienst beheer Wegen en Kanalen. 2. Met ingang van 2002 een aanvullend budget van per jaar beschikbaar te stellen. 3. De financiering van het onder 2 vermelde budget zal worden vastgelegd in het kader van de besluitvorming met betrekking tot de Voorjaarsnota Groningen, Provinciale Staten voornoemd:, voorzitter., griffier. 6-6