Voordracht voor de raadsvergadering van 11 februari 2015

Transcriptie

1 Gemeenteblad Voordracht voor de raadsvergadering van 11 februari 2015 Jaar 2015 Publicatiedatum 6 februari 2015 Agendapunt 7 Datum besluit 6 februari 2015 enquêtecommissie Onderwerp Instemmen met de uitwerking van de onderzoeksvragen en bepaling van de scope van het onderzoek van de enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente Met deze voordracht stellen wij u voor het volgende besluit te nemen: Tekst van openbare besluiten wordt gepubliceerd De gemeenteraad van Amsterdam Gezien de voordracht van de enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente, besluit De in de voordracht van de leden de heer Van Lammeren, mevrouw Shahsavari- Jansen, mevrouw Moorman, de heer Groot Wassink, Peters, Paternotte, mevrouw uigrok en mevrouw Van Soest van 16 december 2014 tot instelling van een raadsenquête naar de organisatie van de financiën van de gemeente (Gemeenteblad 2014, afd. 1, nr. 1235) verwoorde vraagstelling als volgt uit te werken: I. Centrale onderzoeksvraag: Hoe zijn mogelijke structurele problemen in de financiële functie van de gemeente te verklaren en op te lossen? Hoofdvraag 1: Welke problemen hebben zich voorgedaan in het presteren van de financiële functie van de gemeente? Hoofdvraag 2: Wat zijn de effecten van deze geconstateerde problemen? Hoofdvraag 3: Welke oorzaken liggen ten grondslag aan deze geconstateerde problemen op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad? Hoofdvraag 4: Welke initiatieven voor verbetering zijn voorgesteld voor de financiële functie op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad, op welke wijze zijn deze al dan niet uitgevoerd en tot welke resultaten hebben deze geleid? Hoofdvraag 5: Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor het college, de ambtelijke organisatie en de raad om de financiële functie binnen de gemeente Amsterdam te verbeteren? 1

2 II. De volgende scopebepaling mee te geven voor de raadsenquête: De enquête richt zich op de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Tot de financiële functie worden in dit onderzoek in ieder geval de volgende taakgebieden gerekend: Operationele financiële taken (onder andere financiële administratie en kasbeheer); Financiële planning, verslaglegging en control (onder andere externe verantwoording en compliance); Beleidsadvisering (onder andere risicomanagement). De te onderzoeken periode betreft 1 juni 2002 (aantreden van een nieuw college en invoering van het dualisme per 7 maart 2002) tot en met 17 december 2014 (instelling van de raadsenquête op 18 december 2014). Wettelijke grondslag Artikel 155a van de Gemeentewet en de Verordening inzake het recht van onderzoek Bestuurlijke achtergrond Inleiding Op 18 december 2014 heeft de gemeenteraad ingestemd met een raadsenquête naar de organisatie van de financiën van de gemeente Amsterdam. Aanleiding voor de enquête vormde het gegeven dat in de afgelopen jaren bij verschillende diensten problemen zijn ontstaan door een niet goed functionerende organisatie van de financiële functie. Dit was onder andere het geval bij Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer, Dienst Werk en Inkomen en de Dienst Belastingen. Onlangs is uit een quick scan in opdracht van het college gebleken dat ook de centrale directie, die het beheer en sturing op de gemeentefinanciën moet organiseren (Directie Middelen en Control), niet goed functioneert. Daarnaast is gebleken dat de invoering van het Amsterdams Financieel Systeem (AFS) flink is vertraagd. Het AFS is door het college aangeschaft om de financiële informatie van alle diensten, stadsdelen en de centrale stad op gelijkvormige wijze te verwerken zodat de gemeentefinanciën overzichtelijk en in totaliteit in beeld zijn. Volgens het oorspronkelijke plan zou het AFS in 2015 volledig worden geïmplementeerd. Deze feiten zouden onder gewone omstandigheden al een zorgelijke situatie opleveren, maar op dit moment staat de gemeente ook nog eens voor grote uitdagingen die een financieel solide organisatie vereisen: - de grote bezuinigingsopgave; - de drie decentralisaties van taken vanuit het ijk naar de gemeente met aanzienlijke budgetkortingen; - de opheffing van de stadsdelen en daarmee gepaard gaande centralisatie van de financiële organisatie; - de reorganisatie van de ambtelijke organisatie van de stad. Het op orde hebben van de organisatie van de financiën is een belangrijk randvoorwaarde voor het doeltreffend (bereiken wij wat we willen bereiken?) en doelmatig (doen wij dit op een efficiënte wijze?) kunnen uitvoeren van de gemeentelijke taken en diensten (veiligheid, gezondheid, milieu, uitkeringen, etcetera). 2

3 Het doel van de raadsenquête is derhalve tweeledig: - Het vaststellen van de oorzaken van de problemen in de financiële functie; - Het lering trekken uit het verleden en de inzichten vertalen naar aanbevelingen aan het gemeentebestuur voor een betere financiële functie voor de gemeente Amsterdam. Vooronderzoek ten behoeve van de raadsenquête De enquêtecommissie is, na afronding van de selectieprocedure voor het aantrekken van een onderzoeksbureau, in januari 2015 gestart met een vooronderzoek. Het doel van het vooronderzoek was om de bij de raadsvoordracht tot instelling van de enquêtecommissie geformuleerde onderzoeks vragen nader uit te werken, aan te vullen en om de scope van het onderzoek te definiëren. De enquêtecommissie heeft zich op basis van een analyse van openbare raadsstukken over de periode een aangescherpt beeld gevormd van de ontwikkeling van de financiële functie in de gemeente Amsterdam. De vertrouwelijke - en alleen voor de enquêtecommissieleden -toegankelijke resultaten en inzichten uit het vooronderzoek vormen de basis voor het verdere onderzoek en het werk van de enquêtecommissie. Het vooronderzoek heeft geleid tot een basis voor de uitgewerkte en gepreciseerde vraagstelling. De centrale onderzoeksvraag wordt als volgt gedefinieerd: Hoe zijn mogelijke structurele problemen in de financiële functie van de gemeente te verklaren en op te lossen? Deze centrale onderzoeksvraag is onder te verdelen in de volgende hoofdvragen: 1. Welke problemen hebben zich voorgedaan in het presteren van de financiële functie van de gemeente? 2. Wat zijn de effecten van deze geconstateerde problemen? 3. Welke oorzaken liggen ten grondslag aan deze geconstateerde problemen op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad? 4. Welke initiatieven voor verbetering zijn voorgesteld voor de financiële functie op het niveau van college, ambtelijke organisatie en raad, op welke wijze zijn deze al dan niet uitgevoerd en tot welke resultaten hebben deze geleid? 5. Welke lessen en aanbevelingen zijn er voor het college, de ambtelijke organisatie en de raad om de financiële functie binnen de gemeente Amsterdam te verbeteren? Scope van de enquête Taken en activiteiten van de financiële functie De enquête richt zich op de financiële functie van de gemeente Amsterdam. Onder de financiële functie vallen de financiële processen en de organisatie hiervan die een goede uitvoering van de primaire taken van de gemeente (dienstverlening aan burgers en ondernemers) faciliteren, zowel bij de beginfase, tijdens en na afloop van activiteiten. Tot de financiële functie worden in dit onderzoek in ieder geval de volgende taakgebieden gerekend: - Operationele financiële taken (onder andere financiële administratie en kasbeheer); - Financiële planning, verslaglegging en control (onder andere externe verantwoording en compliance); - Beleidsadvisering (onder andere risicomanagement). 3

4 De enquête richt zich op de prestaties van deze activiteiten en de sturing, beheersing en verantwoording van college, ambtelijke organisatie en raad ten aanzien van deze (ondersteunende) financiële processen. De enquêtecommissie richt zich op het vinden van de rode draden (patronen) om uiteindelijk tot gemeentebrede aanbevelingen ten aanzien van de financiële functie te komen. De enquêtecommissie zal, aan de hand van nader te specificeren casussen, voorbeelden van rode draden met betrekking tot de financiële functie illustreren en concretiseren. Deze casussen zal de enquêtecommissie aan de hand van de beantwoording van de onderzoeksvragen in de loop van het onderzoek kunnen bepalen. Te onderzoeken periode De periode waarin het presteren van de financiële functie wordt onderzocht betreft 1 juni 2002 (aantreden van een nieuw college en invoering van het dualisme per 7 maart 2002) tot en met 17 december 2014 (instelling van de raadsenquête op 18 december 2014). Bij het formuleren van haar aanbevelingen zal de enquêtecommissie de situatie van de financiële functie op het moment van het afronden van het rapport als uitgangspunt nemen. Al naar gelang het verloop van het onderzoek kan de enquêtecommissie bepalen om de vraagstelling en de scope van het onderzoek aan te passen. Planning en communicatie De enquêtecommissie verwacht haar werkzaamheden in het najaar van 2015 af te kunnen ronden. De enquêtecommissie zal de raad, indien daartoe aanleiding is, nader informeren. In een volgend voortgangsbericht zal zij de subvragen per hoofdvraag en onderzoeksaanpak met de raad delen. De enquêtecommissie is voornemens het publiek via de website van de gemeenteraad te informeren over het verloop van de raadsenquête. Onderbouwing besluit Zie bestuurlijke achtergrond Financiële paragraaf Grondexploitatie: Ja/Nee Totale omvang krediet: Financiële dekking: Investering: Ja/Nee Totale omvang krediet: Afschrijvingstermijn: Gebruikt rentepercentage: % Looptijd krediet: Is de regeling kredieten van toepassing: Ja/Nee egeling isicovolle Projecten van toepassing: Ja/Nee Omvang aangevraagd krediet (excl BTW) Zijn er risico s en zo ja, hoe worden deze beheerst? Kapitaallasten Financiële gevolgen Jaar T T+1 T+2 T+3 T+4 Volgnummer 4

5 Overige exploitatielasten Baten Saldo ten laste van de algemene middelen Waarvan nog niet gedekt Toelichting Zie bestuurlijke achtergrond Geheimhouding Meegestuurd Ter inzage gelegd Stukken Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en adres) P.. Miedema, De enquêtecommissie naar de organisatie van de financiën van de gemeente M. Pe, secretaris M.D. Shahsavari-Jansen, voorzitter 5