Tussenrapportage 2006 Strategisch ICT Beleid

Transcriptie

1 Tussenrapportage 2006 Strategisch ICT Beleid Datum : 6 september 2006 Versie : 1.0 Status : Concept ter vaststelling in GS 1 van 35

2 Tussenrapportage strategisch ICT beleid Inhoudsopgave Voorwoord...3 Samenvatting Inleiding Algemeen Opbouw Strategisch ICT beleidsplan Doelstellingen en resultaten Doelstellingen Resultaten 2003 en Resultaten Externe en Interne ICT Het Fundament Doelstellingen versus resultaten Programma RIO Organisatie Besturing Communicatie Interne communicatie Rapportages Planning Financieel Randvoorwaarden Inleiding Beleid Taken en verantwoordelijkheden binnen de ICT functie Organisatie Kwantitatief Kwalitatief Cultuur Bijsturing Bijlage I Geraadpleegde bronnen Bijlage II Doelstellingen en resultaten Bijlage III RIO planning van 35

3 Voorwoord Voor u ligt de Tussenrapportage 2006 betreffende de uitvoering van het Strategisch ICT beleidsplan Deze is op 19 maart 2003 vastgesteld door Provinciale Staten. Deze rapportage beslaat de periode maart 2005 tot augustus In voorgaande twee jaren is de jaarlijkse rapportage in voor de zomer aan Provinciale Staten aangeboden. De huidige ICT beleidsperiode loopt eind dit jaar af, waardoor de tussenrapportage nu gezamenlijk met het strategisch ICT beleid voor de komende jaren wordt aangeboden. Het strategisch ICT beleid voor de komende jaren wordt mede ingegeven door de ontwikkelingen in het kader van huisvesting. Daar het huisvestingsconcept de afgelopen maanden is uitgewerkt en daarvoor de consequenties op het gebied van ICT inzichtelijk zijn geworden, vindt de aanbieding van beide stukken nu na de zomer plaats. Het voorliggende rapport begint met een samenvatting waar in grote lijnen de voortgang over het afgelopen jaar. De eigenlijke rapportage gaat meer gedetailleerd in op deze voortgang en wordt ondersteund door een aantal bijlagen. Met nog slechts een paar maanden te gaan in de beleidsperiode kan gesteld worden dat het RIO programma qua planning nog steeds op koers ligt en dat het resterende deel van het programma binnen de gestelde randvoorwaarden kan worden uitgevoerd, zowel financieel als personeel. College van Gedeputeerde Staten Provincie Groningen September van 35

4 Samenvatting Inleiding Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten. Daarin kwamen nadrukkelijk drie aspecten naar voren: basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd. Er is afgesproken jaarlijks te rapporteren over de voortgang aan Provinciale Staten. Doelstellingen en resultaten In het Strategisch ICT beleidsplan zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: 1. verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; 5. bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. In 2005 en 2006 is voortgang geboekt door het uitvoeren van (deel)projecten in het kader van het besturingsprogramma RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). De resultaten daarvan zijn tot stand gekomen door nauwe samenwerking tussen belanghebbenden in de organisatie en RIO/ICT. Daartoe is het belang van de projecten voor de organisatie nadrukkelijk gecommuniceerd, waardoor afstemming en draagvlak werden gecreëerd. Dit heeft RIO als belangrijk aandachtspunt opgepakt, en daarom heeft daarop nadrukkelijk sturing plaatsgevonden. De behaalde resultaten van de projecten in de periode maart 2003 tot augustus 2006 staan hieronder opgesomd: Publicatie bodeminformatie op internet; Interprovinciale ontwikkeling van producten en dienstencatalogus en publicatie daarvan; Verbetering navigatiestructuur van de website 'provinciegroningen.nl'; Gerealiseerde pilot 'Digitaal spreekuur' met de Commissaris der Koningin; Symposium over interactieve beleidsvorming; Vormgeven portal 'Groningen.nl' en ontsluiting producten en diensten catalogus via deze website; Gestarte pilot rondom formulieren op internet waardoor dienstverlening via internet mogelijk moet worden; Implementatie model Risicokaart en publicatie publieke risicokaart via internet; Beschikbaarstelling eigen intranet voor Statenleden; Gestart project rond vervanging van Doros, waarmee niet alleen het GS-proces in wordt ondergebracht, maar ook andere processen zoals subsidies, vergunningen; Implementatie facilitair management systeem Planon; 4 van 35

5 Implementatie website 'Handreiking Gemeentelijke Ruimtelijke Plannen' ; Aanpassing 'smoelenboek' op Gron@t zodat medewerkers beter kennis van collega's kunnen doorzoeken; Gepubliceerde nieuwe jongerensite; Realisatie GIS georiënteerd beheersysteem van weg- en waterobjecten zodat beheer daarvan efficiënter kan worden uitgevoerd; Gerealiseerde impactstudie naar nieuw Handelsregister; Gestarte pilot 'Management informatievoorziening' bij de afdeling Verkeer en Vervoer; Implementatie nieuwe versie van financieel systeem Coda waardoor budgethouders zelf beschikking krijgen over het systeem en zich niet hoeven te baseren op periodieke overzichten; Ontwikkeling routekaarten in interprovinciaal verband voor invoering elektronische formulieren, nieuw Handelsregister en beveiligde toegang (DigID); Beschikbaarstelling token's aan medewerkers en blackberry's in het kader van flexibel werken; Hogere beschikbaarheid van systemen en gegevens middels implementatie van een 'Storage area network'; Hogere capaciteit van de netwerkverbindingen tussen nevenlocaties en provinciehuis gerealiseerd; Opwaardering van de werkplek (SDO3) met recente software; Verdere inrichting van ICT architectuur binnen de provinciale organisatie. In de tussenrapportage van 2005 zijn Basisregistraties en digitalisering genoemd als twee belangrijke ontwikkelingen waarmee rekening moest worden gehouden. Op basis daarvan is voor basisregistraties een impactstudie gemaakt en is rondom digitalisering in 2005 gewerkt aan het fundament. Het onderwerp basisregistraties maakt onderdeel uit van het programma Andere Overheid waarin diverse ontwikkelingen die samenhangen met de elektronische overheid spelen. Op 18 april 2006 is een manifest ondertekend door alle overheidslagen wat hiermee te maken heeft. Daarmee is niet alleen het onderwerp basisregistraties relevant, maar ook onderwerpen als identificatie bij elektronische dienstverlening (DigiD), de omgevingsvergunning, elektronische formulieren en het bedrijvenloket. In het strategisch ICT beleid voor de komende jaren zal daarom verder worden ingegaan op deze ontwikkelingen. Naast bijsturing ten aanzien van genoemde ontwikkelingen zijn er in 2005 wijzigingen geweest met betrekking tot doelstellingen van projecten. Redenen hiervoor zijn beschreven in paragraaf 2.4. In een aantal gevallen zijn de projecten achterhaald door andere ontwikkelingen. Een goed voorbeeld daarvan is de ontwikkeling van de vraaggestuurde portal die de klant van de provincie wegwijs moest maken in de wirwar van overheidsdiensten. De landelijke ontwikkeling overheid.nl heeft voorzien in deze behoefte, waardoor in die ontwikkeling aansluiting is gezocht. Conclusie is dat het RIO programma qua planning nog steeds op koers ligt en dat het resterende deel van het programma binnen de gestelde randvoorwaarden kan worden uitgevoerd, zowel financieel als personeel. 5 van 35

6 1 Inleiding 1.1 Algemeen Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten. Daarin kwamen nadrukkelijk drie aspecten naar voren: basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd. Er is afgesproken jaarlijks te rapporteren over de voortgang aan Provinciale Staten. 1.2 Opbouw Strategisch ICT beleidsplan De (toekomstige) behoeften vanuit de bestuurlijke en ambtelijke organisatie voor de periode 2003 t/m 2006 zijn geprioriteerd en verwoord middels een aantal thema s. Om het strategisch ICT beleid te concretiseren en daarmee meetbaar te maken, zijn de thema's naar zes doelstellingen verwoord (zie paragraaf 2.1). Er zijn verschillende initiatieven, ter realisatie van de doelstellingen, benoemd. Daarbij gaat het om initiatieven met als impact de gehele provinciale organisatie. De initiatieven zijn gerubriceerd in een aantal randvoorwaarden (beleid, organisatie, etc.) en een projectenportefeuille. De besturing van de projectenportefeuille wordt geborgd via programmamanagement. De opbouw van het Strategisch ICT beleidsplan is in figuur 1 gevisualiseerd Strategische besluiten besluiten d.d. d.d maart maart o.b.v. o.b.v. Externe Externe analyse analyse Interne Interne anlayse anlayse Status Status ICT ICT Visie Visie Provincie Provincie Groningen Groningen ICT ICT functie functie Thema s Thema s Ambities Ambities Doelstellingen Randvoorwaardelijk Programma Programma RIO RIO figuur 1- Opbouw Strategisch ICT Beleidsplan 6 van 35

7 2 Doelstellingen en resultaten 2.1 Doelstellingen In het Strategisch ICT beleidsplan zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: 1. verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; 5. bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. 2.2 Resultaten 2003 en 2004 De uitvoering van (deel)projecten resulteert in op te leveren producten. Met deze producten wordt een bijdrage geleverd aan bovengenoemde doelstellingen. In 2003 en 2004 zijn reeds vele resultaten bereikt: realiseren van adequate technische voorzieningen voor politiek, bestuur en interne organisatie; standaardisatie en uniformiteit, waardoor ICT beheer en dienstverlening goed worden ingericht; ontsluiten van informatie van de risicokaart op internet; onderzoek naar architectuur en daaropvolgende implementatie; implementatie van beveiliging (zowel technisch als organisatorisch); verhoging van bandbreedte om toekomstige ontwikkelingen te kunnen waarborgen; implementeren en doorontwikkelen van internet/intranet en extranet (onder andere t.b.v. Statenleden); uitbreiding van dienstverleningstijden; pilot en vervolgens implementatie van telewerken; web-enabling van applicaties; realiseren van integrale management informatie; realiseren van Service Level Agreements (afspraken over dienstverlening intern en extern); professionaliseren van ICT middels ITIL processen en projectmanagement; lancering intranet onder de naam invoering beheermodule voor het content management systeem; beheerinrichting voor internet en intranet; bodeminformatie op internet; informatievoorziening afgestemd op jongeren via een jongerenwebsite op internet; verbetering performance van internet en intranet; invoering van een centraal relatiebeheersysteem; inrichting van het Provinciaal Actie Centrum (PAC) ten tjide van crisis; aansluiting fractiehuis op het netwerk van het provinciehuis; PS vergaderingen in het provinciehuis te volgen met beeld en geluid; uitbreidingen functionaliteiten personeels informatiesysteem; onderzoek vervanging facilitair management informatiesysteem; verbetering financieel management informatiesysteem; invoering beleidsinformatiedatabase (BELINDA); betere ontsluiting GEO-informatie; verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven; 7 van 35

8 2.3 Resultaten Externe en Interne ICT Bodeminformatie op Internet De interactieve kaart met informatie over bodembeheer van de provincie Groningen maakt vanaf november 2005 gebruik van de in interprovinciale verband ontwikkelde kaartviewer Flamingo. Hierdoor is de informatie gemakkelijker toegankelijk geworden voor burgers en bedrijven. Producten- en dienstencatalogus In 2005 is de producten en dienstencatalogus beschikbaar gekomen. Met alle provincies is via het samenwerkingsverband E-provincies gezamenlijk de catalogus ontwikkeld. De catalogus is beschikbaar via onze eigen website en via de algemene site Overheid.nl. Om de catalogus goed te onderhouden (actueel, eenduidig en uniform) is een beheercontract afgesloten met de organisatie die ook het beheer van de rijksproducten verzorgd. In de tweede helft van 2005 is gestart met de beschrijving van de specifieke producten van de provincie Groningen. Verbetering navigatiestructuur In 2005 is een nieuwe release van de website opgeleverd. De navigatiestructuur is hierin aanmerkelijk verbeterd, doordat gewerkt wordt met uitklapmenu's. Ook zijn in grafisch opzicht wat verbeteringen aangebracht naar aanleiding van het in 2004 gehouden gebruikersonderzoek. De release is tevens aangegrepen om de site beter toegankelijk te maken voor visueel gehandicapten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de letters te vergroten met behulp van het muiswieltje en worden afbeeldingen standaard voorzien van een tekst die toegankelijk is voor visueel gehandicapten. Daarmee voldoet de site in belangrijke mate aan de eisen van "Drempels weg", de richtlijnen van het ministerie van Volksgezondheid voor toegankelijkheid van websites voor visueel gehandicapten. Pilot Digitaal Spreekuur Op woensdagavond 9 november 2005 vond de pilot voor een digitaal spreekuur met Hans Alders plaats. De gesprekken (chats) waren besloten, één op één, en niet te volgen door derden. De pilot is succesvol verlopen en we beschikken nu over software, die we bijvoorbeeld kunnen inzetten bij interactieve beleidsvorming. Interactieve beleidsvorming op een aantal beleidsterreinen Op 14 juni is een symposium over interactieve beleidsvorming georganiseerd. Dit symposium is bedoeld om medewerkers en bestuurders te stimuleren hun beleidsontwikkeling meer interactief in te richten. In het najaar komt een vervolgsymposium dat meer op de inhoudelijke aspecten zal ingaan. 8 van 35

9 Ranglijst provinciale internet sites Medio 2005 is een onderzoek uitgevoerd door internetonderzoeksbureau Cemit en adviesbureau Berenschot naar provincies websites in het kader van het programma 'de Andere Overheid'. Daaruit kwam de website van provincie Groningen na beoordeling op 320 criteria als beste naar voren. In de jaarlijkse ranglijst welke door advies.overheid.nl wordt bijgehouden nam de provincie Groningen op 1 februari de 6 e plaats in. Een aantal ontwikkelingen als het aanbieden van een nieuwsbrief, een forum functie en een nieuwsfunctie waarop burger of bedrijf zich kan abonneren (RSS) moet leiden tot het verder verbeteren van de externe communicatie. Portal In samenwerking met de gemeente Groningen en Marketing Groningen heeft de portal "Groningen.nl" vorm gekregen. De portal bevat verwijzingen (hierna 'links') naar de sites van gemeente, provincie en Marketing Groningen. Aan de linkerkant van het scherm is een vast menu van 7 thema s (op stap, toerisme, wonen en leven, etc.) weergegeven met elk 6 rubrieken met daarin links naar interessante Groninger websites. Verder is in het middenvlak de rubriek Uitgelicht met daarin zogenaamde aankeilers die direct verwijzen naar (grotere) actuele evenementen, arrangementen en bijzondere sites (zoals Uitburo en eloket). Aan de rechterkant is de Aquabrowser weergegeven. Dit is een associatieve en lerende zoekmachine die alle sites die onder de portal hangen ontsluit. Middenboven in het scherm zijn een 4-tal ingangen met mogelijkheden om Groningen in woord en beeld te beleven zoals momenteel de commercial, de website (van het Groningen Promotie Overleg), city- en ommelander clips en een open podium. De portal wordt goed bezocht, ongeveer bezoekers per week. Naast deze ontwikkeling is tevens gerealiseerd dat de provinciale producten en diensten catalogus is aangesloten op de landelijke portals van overheid.nl (overheidsloket) en postbus51.nl Formulieren op internet Sinds de start van de website is het mogelijk om door middel van een formulier een milieuklacht in te dienen. Steeds vaker zal het mogelijk worden om transacties op een website uit te voeren. Hiervoor is het nodig om een formulier beschikbaar te krijgen die het mogelijk maakt om de al bij de provincie bekende informatie van de burger/bedrijf automatisch te tonen, nadat het bedrijf zich heeft geïdentificeerd. Dit levert administratieve lastenverlichting op voor de klant van de provincie. In het najaar zijn twee pilots gestart die verschillende mogelijkheden onderzoeken. De eerste is het gebruik van de zogenaamde xforms standaard waarbij de gegevens via een open standaard kunnen worden uitgewisseld. De tweede pilot onderzoekt de service die het ICTU (ICT uitvoeringsorganisatie van de overheid) biedt, om via een externe service alle invul en validatie/verificatie handelingen uit te voeren en uiteindelijk alleen het resultaat terug te geven aan de vragende organisatie. Belangrijk is op te merken dat een dergelijke manier van gegevens opvragen alleen goed werkt als de processen aan "de achterkant" gestructureerd en ondersteund worden door geautomatiseerde workflow-hulpmiddelen. 9 van 35

10 Risicokaart Groningen Na oplevering van het landelijke model voor de provinciale risicokaarten is de software eind 2005 succesvol in onze ICT-omgeving geïnstalleerd. In 2006 zal het landelijke model de huidige publieke en professionele risicokaart gaan vervangen. De nieuwe publieke risicokaart Groningen is op 28 februari 2006 op het internet gepubliceerd. Vanaf 2006 wordt het ontwerp gemaakt hoe de professionele Risicokaart beschikbaar kan worden gesteld aan de professionele gebruikers als Hulpverleningsdiensten en gemeenten. Afhankelijk van de mogelijkheden zal geprobeerd worden deze in het eerste kwartaal operationeel te hebben. De in 2005 uitgevoerde informatieanalyse heeft uitgewezen dat er geen bezwaar is de huidige professionele risicokaart te vervangen door de nieuwe risicokaart. Zodra het vullingspercentage van de nieuwe risicokaart de 100% nadert zal de huidige professionele risicokaart niet meer operationeel zijn. Ook zal naar aanleiding van de uitkomsten uit de informatieanalyse gekeken worden welke extra functionaliteiten moeten worden opgenomen in de professionele Risicokaart. Hierbij moet een zorgvuldige afweging worden gemaakt of we als provincie een functionaliteit zelf gaan bouwen of dat we ons aansluiten bij de landelijke ontwikkelingen. Vorig jaar is al gerapporteerd over de vervanging van het oude intranet Grononet door het nieuwe Dit wordt onderhouden door een grote groep correspondenten en de webredactie. Op zijn in 2005 door deze groep 459 nieuwsberichten gepubliceerd, een teken dat de interne communicatie voor een groot deel via dit medium verloopt. Naast nieuws en (afdeling)sites, beschikt ook over een Smoelenboek, serviceloket, knipselkrant (en archief) en een uitgebreide personeelswijzer. Begin 2005 hebben ook statenleden toegang gekregen tot delen van het intranet. ProMIS ofwel Enterprise content management / Workflow management In 2005 is FileNet P8 geselecteerd als opvolger van Doros. Onafhankelijk onderzoek en een pilot op basis van een deel van het subsidieproces hebben uitgewezen dat FileNet P8 geschikt is als standaard voor documenten werkstroombeheer binnen de provinciale organisatie. Met andere woorden, het systeem biedt een goede oplossing voor centraal documentbeheer en het digitaliseren van processen. Het systeem heeft de naam Proces Management Informatie Systeem gekregen; ProMIS. Het gelijknamige project is gestart met het neerleggen van het een technisch fundament en het digitaliseren van de eerste drie processen in ProMIS; GS-procedure, subsidies en vergunningen. In 2006 wordt eerst het technisch fundament opgeleverd; de apparatuur en programmatuur. Dit fundament heet ProMIS. Begin 2007 wordt het GS proces digitaal ondersteund met ProMIS waarmee Doros komt te vervallen. Het GS-proces in ProMIS biedt als voordeel t.o.v. Doros dat het meer aansluit bij de beleving van gebruikers en dat het onder andere meer mogelijkheden biedt op het gebied van (zorgplicht) rapportages. Daarnaast wordt een start gemaakt met het digitaal ondersteunen van het subsidieproces in ProMIS. In dit proces willen we ook koppelingen met internet 10 van 35

11 realiseren, zodat burgers of organisaties zowel subsidies aan kunnen vragen via Internet als ook tussentijds de status kunnen volgen van de afhandeling. Het project wordt uitgevoerd door een werkgroep waarin vertegenwoordigers van alle subsidieverlenende afdelingen aan deelnemen, samen met vertegenwoordigers van de afdelingen F&C, ABJ en IV. Het project stelt in 2006 de gewenste situatie vast voor een generiek subsidieproces. Dit proces zal aan de stuurgroep RIO worden voorgelegd ter vaststelling. Daarna wordt een planning gemaakt voor gefaseerde invoering. In 2006 wordt eerst het generieke proces ingevoerd zonder digitale ondersteuning, zodat het proces overal op dezelfde manier wordt uitgevoerd. Daarna zal ook in 2007 een eerste deel van het subsidieproces digitaal door ProMIS ondersteund worden. In 2007 start het project "Beheer projectdocumentatie met Imandra". Het doel van dit project is het goed kunnen beheren van projectdocumentatie. Het project start een pilot met de beherende afdelingen om te toetsen of het product functioneel en technisch voldoet. De beherende afdelingen willen Imandra met name inzetten voor versiebeheer van Autocad tekeningen. Imandra is een applicatie die nauw met ProMIS kan samenwerken en past daarom goed binnen de digitaliseringsstandaard van de provincie Groningen. Als het product geschikt wordt bevonden, wordt het geïmplementeerd. Facilitair Management Informatie Systeem In 2005 is een systeemselectie uitgevoerd voor een systeem dat een betere elektronische ondersteuning van de facilitaire processen biedt. Middels een vragenlijst zijn de marktleiders op Facility Management Informatie Systeem (FMIS) gebied bevraagd. De vragenlijsten bevatten o.a. vragen over functionaliteit, toekomstige ontwikkelingen van het pakket, de leverancier en techniek/architectuur. De antwoorden op de vragen zijn geanalyseerd en leveranciers hebben demo's gegeven aan de gebruikers. Uit de demo's en vragenlijsten kwam Planon als beste pakketten naar voren. Dit pakket is in het eerste kwartaal van 2006 ingevoerd en vervangt de systemen Prequest en Nordined. Microsite 'Handreiking Gemeentelijke Ruimtelijke Plannen' In 2004 is de 'Handreiking voor het opstellen en beoordelen van Gemeentelijke Ruimtelijke Plannen' op papier uitgebracht. Deze geeft informatie over het vastgestelde rijks- en provinciale beleid ten aanzien van tal van onderwerpen (zoals wonen, natuur, landbouw, verkeer en vervoer, bedrijventerreinen, recreatie en milieu) en is een hulpmiddel voor gemeenten en provincie bij het opstellen respectievelijk beoordelen van gemeentelijke - op de Wet op de Ruimtelijke Ordening gebaseerde - ruimtelijke plannen. In 2005 is gestart met de ontwikkeling van de website en de doelstelling is dat deze in de eerste helft van 2006 operationeel wordt, zodat gemeenten en andere belangstellenden de Handreiking voortaan ook digitaal kunnen gaan inzien. Tenslotte is de structuur van "de handreiking" verbeterd waardoor de kwaliteit van het totstandkomingproces is verbeterd. Gouden Gids Aan de behoefte en de doelstelling van het project Gouden Gids om te weten te komen welke kennis zich waar bevindt, is voldaan door vanuit het project bij te dragen aan de zoekmogelijkheden en het 'smoelenboek' van Gron@t. De informatie in het smoelenboek over de huidige werkzaamheden dient echter wel bijgewerkt te worden door de medewerker zelf. Om dit te borgen is geadviseerd om een koppeling te leggen met een personeelsinstrument als het IWP. Dit advies is bij de afdeling P&O in overweging. Jongerensite Na de eerste versie van de jongerensite is in 2005 een ontwerp gemaakt die meer mogelijkheden voor interactiviteit biedt. Deze site is gebouwd en is wordt in september gelanceerd. Er wordt nog gewerkt aan de mogelijkheid om de informatie eenvoudig te actualiseren. Internet Fax Post Verwerking.. Vergunningen Subsidies GS-stukken -procedure Besluitvorming GS Archivering 11 van 35

12 Dualisering Intranet PS In 2005 is een aantal voorzieningen gerealiseerd die de informatievoorziening rondom de Provinciale Staten verbeteren. Zo zijn zowel de laptops als de daarop geïnstalleerde software aangepast zodat ze voldoen aan de provinciale standaarden. Het is aangepast zodat de Statenleden, fractiemedewerkers en de Statengriffie over een eigen PS-Intranet beschikken. Hierop kan informatie geplaatst worden die alleen toegankelijk is voor genoemde gebruikers. Een voorbeeld daarvan is de PS activiteitenkalender. Om de herkenbaarheid van PS leden bij het versturen van mail te vergroten hebben de Statenleden de beschikking gekregen over uniforme adressen onder het domein provinciegroningen.nl. De PS leden zijn voorzien van een telewerktoken waardoor het intranet vanaf elke PC met internetverbinding kan worden gebruikt. Kennismanagement op Er is een workshop gehouden waardoor de doelstelling van het project Kennismanagement op is aangescherpt. Bij de vormgeving van het project is aansluiting gevonden bij het Management Development traject met als onderwerp kennismanagement. Daarna is in overleg met de opdrachtgever besloten om dit project samen te voegen met het RIO project Virtueel samenwerken. Doel van het project is het definiëren en implementeren van een virtuele kennisomgeving om kennisdeling te faciliteren ten behoeve van het project Netwerktraject wat als doel heeft om toe te werken naar een netwerkorganisatie. Objectenbeheersysteem Het objectenbeheersysteem dient om de beheerstaken t.a.v. wegen en kanalen efficiënter uit te kunnen voeren. Met de komst van het objectenbeheersysteem zijn objecten die voorheen in afzonderlijke systemen opgeslagen werden bij elkaar gebracht zodat verbanden kunnen worden gelegd waardoor onderhoudswerkzaamheden beter kunnen worden uitgevoerd. Het systeem is gebaseerd op het geografische informatie systeem waardoor ook de ligging van die objecten zichtbaar is geworden. Het opzetten van het systeem is een stapsgewijs proces. De eerste fase is eind 2005, begin 2006 uitgevoerd waarin het systeem is ontwikkeld en de beschikbare data uit de diverse decentrale bestanden zijn geconverteerd. Daarnaast is medio 2006 een keuze gemaakt voor een mobiel apparaat waardoor het objectenbeheersysteem ook locatieongebonden toegankelijk wordt gemaakt. Het systeem biedt mogelijkheden om in de toekomst meer soorten objecten in onder te brengen voor andere afdelingen. Een goed werkend objectbeheersysteem is voor de beheerafdelingen in de toekomst noodzakelijk als alternatief voor de fysieke archieven. Het objectenbeheersysteem zal gedurende een jaar gebruikt ter consolidatie. Daaropvolgend zal een tweede fase worden gestart waarbij meerdere systemen worden aangesloten op het Objectenbeheersysteem. Contractmanagement Het project 'Selectie en Implementatie Contractbeheersysteem' is een onderdeel van het project Contractmanagement. Het project heeft als doel het implementeren van een contractbeheersysteem binnen de gehele provinciale organisatie. Om dit doel te bereiken zijn vijf pilot afdelingen geselecteerd. Om het programma van eisen samen te stellen zijn van iedere afdeling het afdelingshoofd en twee medewerkers geïnterviewd. Het programma van eisen is gestuurd naar een achttal leveranciers van contractbeheerssystemen. Uit de aanbiedingen is een voorselectie gemaakt waarin een tweetal systemen naar voren kwamen. De keuze is gevallen op Proquro. 12 van 35

13 E-procurement E-procurement is 'het gebruik van Internettechnologie om de operationele inkoopprocessen te ondersteunen' inclusief het elektronisch kunnen bestellen en factureren. E-procurement levert de meeste voordelen op voor producten en diensten die routinematig kunnen worden ingekocht. De administratieve en logistieke kosten van deze producten zijn vaak vele malen hoger dan de inkoopkosten zelf. Door elektronisch te bestellen binnen de organisatie kunnen deze verborgen kosten aanzienlijk worden verlaagd. Om deze kostenverlaging te realiseren wordt het inkoopproces geanalyseerd en daar waar nodig herontworpen. Er wordt nagedacht over het niveau en de wijze waarop autorisatie van bestellingen binnen de organisatie plaatsvindt. Ook wordt gekeken naar mogelijkheden om het inkoopvolume binnen de raamcontracten te vergroten en het aantal leveranciers te reduceren. Het project is gekoppeld aan de werkgroep professionaliseren inkoop. Gezamenlijk is geconcludeerd dat de voorwaarden om e-procurement te implementeren nog niet aanwezig zijn. Besloten is dat de werkgroep zich eerst zal richten op de realisatie deze voorwaarden. Impactstudie Nieuw Handelsregister, voorheen basisbedrijvenregister Naar aanleiding van het landelijk invoeren van basisregistraties is het afgelopen jaar een impactstudie uitgevoerd naar de invoering van het Nieuwe Handelsregister. Dit basisregister zal als eerste operationeel worden. De gehanteerde aanpak is gebruikt als input voor de ontwikkeling van de interprovinciale routekaart. In de studie komt naar voren welke processen geraakt worden en beschrijft een aantal invoeringsopties. De volgende stap is om een invoeringscenario te kiezen, een projectvoorstel te schrijven om te komen tot uitvoering. De gehanteerde werkwijze bij de impactstudie is herbruikbaar bij invoering van de overige basisregistraties. Management informatie / datawarehouse In het kader van dit project zijn de ideeën van Kaplan en Deming ten aanzien van respectievelijk de balanced scorecard en de plan-do-check-act cirkel door de provincie geadopteerd en is er een eigen opvatting op resultaat gericht sturen geformuleerd. Binnen de afdeling Verkeer & Vervoer zijn is er een pilot uitgevoerd. Het proces zelf om te komen tot een zogenaamde strategiekaart waaraan de afdelingsresultaten worden gespiegeld is bijzonder positief verlopen. Het leggen van verbanden tussen de afdelingsresultaten en provinciale processen bevorderd de bewustwording in procesgericht denken. Het heeft de projectgroep MIV gesterkt in haar opvatting dat de methode breder toepasbaar is. De provinciale resultaten kunnen daarmee transparant getoond worden in een denkbeeldige cockpit. De ICT technologie maakt het tenslotte mogelijk om de veelheid aan meters dermate transparant te presenteren dat de methodiek ook hanteerbaar is voor de afdelingsmanagers. In 2006 is gestart met een tweede pilot bij de meer kwalitatief ingerichte afdeling Ruimtelijke Plannen. Eind 2006 zal op grond van de behaalde resultaten een keuze worden gemaakt voor een provincie brede invoering van de werkwijze. Financieel Management Informatie Systeem, Coda In januari 2006 is de nieuwe versie van CODA, het financiële systeem, de lucht ingegaan. Met de introductie van deze nieuwe web-based versie is een belangrijke stap gezet om met name de rapportages te verbeteren. Het rekeningschema, de basis van elk financieel systeem, is vereenvoudigd waardoor het voor de afdelingen makkelijker wordt om rekeningen te coderen en betaalbaar te stellen. Verder kunnen managers, projectleiders en budgethouders vanaf april 2006 zelf het financiële systeem raadplegen en zijn daarmee minder afhankelijk van periodieke overzichten. 13 van 35

14 Verhogen kwaliteit provinciale archieven In 2005 is het protocol van oplevering getekend van het project. Het projectresultaat is het Documentair Structuurplan (DSP) en het Documentair Informatiemodel, wat beter bekend staat als 'Kenniskaarten'. Daarnaast zijn tussen de afdeling DIM en de andere afdelingen Dienstverleningsovereenkomsten opgesteld waarin onder andere aandacht uitgaat naar de kwaliteit. De aanleiding voor het project is de regeling geordende en toegankelijke staat, uitwerking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 en de kwaliteitsslag van de afdeling Documentair Informatie Management. Het doel was het in goede geordende en toegankelijke staat brengen en houden van provinciaal archief. Dit is met de genoemde resultaten bereikt. Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen Het project digitale uitwisseling van ruimtelijke plannen, afgekort DURP, is enigszins getemporiseerd vanwege landelijke ontwikkelingen. Tevens is vastgesteld dat een volledige digitale toetsing pas ingevoerd kan worden als het POP3 beschikbaar is. De focus ligt voor die tijd op de semi automatische verwerking van de digitale gemeentelijke plannen zodat ervaring opgedaan kan worden om een volledig digitaal proces in te richten. Gezien de complexiteit van dergelijke GISsystemen blijft landelijke afstemming geboden. Virtueel samenwerken en kennismanagement Doel Het doel van dit project is het definiëren en implementeren van een virtuele kennisomgeving om kennisdeling te faciliteren zowel binnen als buiten de provincie. De centrale vraag daarbij is: hoe kunnen wij kennis goed delen en multidisciplinaire groepen met technologische innovaties ondersteunen? De RIO-projecten 36 en 39 zijn gebundeld. Het project is primair gericht op de technische realisatie en ondersteuning. E-provincies In het programma E-provincies bundelen de gezamenlijke provincies hun krachten. De uitvoering is ondergebracht bij de ICT uitvoeringsorganisatie (ICTU) van de overheid zodat kan worden aangesloten bij ontwikkelingen van het rijk en gemeenten. Door krachten en kennis te bundelen worden gezamenlijk resultaten bereikt. In 2005 zijn er drie routekaarten ontwikkeld voor beveiligde toegang, elektronische formulieren en het basisbedrijvenregister (inmiddels hernoemd tot Nieuw Handelsregister). Deze kennisproducten helpen de provincies bij het bepalen van de te ondernemen stappen onderweg naar die e-provincie. Voor elk van de drie onderwerpen zijn handreikingen geleverd om een project voor deze onderwerpen goed te laten opstarten, een goede visie op het onderwerp te ontwikkelen en om te komen tot een goed ontwerp. Het programma e-provincie organiseert maandelijks themabijeenkomsten met het doel om kennis te delen. Op donderdag 16 maart 2006 was de provincie Groningen hiervoor gastheer. 14 van 35

15 2.3.2 Het Fundament Telewerken In 2005 zijn 300 medewerkers voorzien van een Telewerktoken. Met de Telewerktoken is het mogelijk om op een veilige manier en op te vragen op een willekeurige PC met internetverbinding. De Telewerktoken is een basisvoorziening. Sinds het tweede kwartaal 2006 is het mogelijk om ook MS Office bestanden op afstand te benaderen. In het project is veel aandacht besteed aan communicatie. Telewerken maakt het mogelijk om op afstand te werken. Dit heeft vele voordelen maar ook invloed op het inrichten van het werk en op het uitvoeren ervan. In samenwerking met P&O en ABJ is een telewerkreglement opgesteld waardoor afspraken m.b.t. voorzieningen en ARBO zijn vastgelegd. Met de afdeling C&K is de communicatie verzorgd. Voorbeelden hiervan zijn: Telewerkleeuw met kaartje "ik took jij ook", de Telewerkfolder, de vakantiekaart en de telewerkenposter. Aan het eind van 2005 is de BlackBerry in 2 uitvoeringen beschikbaar gesteld. De BlackBerry is een draadloos apparaat waarmee je kan bellen, lezen én beantwoorden en je agenda kan beheren. Waar je ook bent. Een minuut nadat een in de inbox komt is deze ook beschikbaar op de BlackBerry. Storage Area Network (SAN) De afhankelijkheid van systemen met bedrijfskritische informatie, zoals ProMIS, vraagt om hoge beschikbaarheid. In het geval van een ernstige storing of calamiteit (verloren gaan van de computerruimte op het provinciehuis) kan met een SAN binnen 24 de hele omgeving opnieuw wordt opgebouwd. Met de implementatie van SAN is de technische basis gelegd voor de toekomst. Een Storage Area Network is een snel, schaalbaar en flexibel netwerk dat opslagcapaciteit voor gegevens aan servers verbindt. Om aan de wensen en eisen op het gebied van hoeveelheid servers, beschikbaarheid en opslagcapaciteit van de organisatie blijvend te kunnen voldoen is aan het eind van 2005 een SAN geïmplementeerd. Applicatieserver standaard In 2005 is BEA Weblogic gekozen als standaard applicatieserver. Het kiezen van een standaard was noodzakelijk omdat verschillende nieuwe applicaties, bijvoorbeeld ProMIS, een applicatieserver nodig hebben. De gekozen applicatieserver is daardoor bruikbaar voor meerdere applicaties. Een applicatieserver is een middel dat bijdraagt aan het beperken van de complexiteit en kosten en het vergroten van de beheerbaarheid op vlakken als technische infrastructuur, applicatie infrastructuur en kennis/vaardigheden. Daarnaast wordt de uitwisselbaarheid van gegevens tussen applicaties vergroot. Met behulp van een externe partij is de standaard gekozen, nadat een uitgebreide analyse heeft plaatsgevonden van applicaties die worden gebruikt binnen de provincie Groningen. 15 van 35

16 Nevenlocaties (rayons en bruggen/sluizen) De nevenlocaties zijn in het eerste kwartaal 2006 aangesloten op een snellere internetverbinding en beheerbare componenten. De verbinding is altijd beschikbaar zodat niet meer hoeft te worden ingebeld. Door de nieuwe componenten kan beter hulp op afstand worden geboden aan de nevenlocaties. De snellere internetverbinding en de nieuwe componenten leggen een basis voor eventuele uitbreiding van de ICT mogelijkheden op de nevenlocaties. De nieuwe verbinding en de componenten zijn eerst getest op 1 locatie en akkoord bevonden voor uitrol naar de overige nevenlocaties. SDO 3.0 SDO staat voor Standaard Desktop Omgeving. SDO bevat de programma's die op iedere werkplek van de provincie worden aangeboden, zoals MS- Office, maar ook het besturingssysteem Windows XP en andere programmatuur die nodig zijn om de PC te laten werken. Programmatuur is aan verandering onderhevig. Er worden nieuwe versies uitgebracht (zoals MS Office 2003) waarin verbeteringen zijn aangebracht of die beter aansluiten op de wensen van de klant. Om met onze Standaard Desktop Omgeving voorbereid te zijn op de toekomst en een aantal problemen en tekortkomingen met de huidige versie te verhelpen is het project SDO 3.0 gestart. SDO 3.0 biedt een gebruikersvriendelijke en stabiele werkomgeving, die ook geschikt is voor laptops en locaties buiten het provinciehuis. SDO 3.0 is in het eerste kwartaal van 2006 uitgrold. Architectuur In de tussenrapportage van vorig jaar was al melding gemaakt van het resultaat van het project architectuurstudie. In 2005 is architectuur verder ingebed in de organisatie door de architectuur beleidsgroep in stelling te brengen. Deze groep bestaat uit een viertal afdelingshoofden die besluiten nemen over wezenlijke veranderingen in de ICT architectuur. Tevens hebben zij de opgestelde architectuurrichtlijnen vastgesteld hetgeen heeft geleid tot de start van het uitfaseren van een aantal applicaties. De architectuur werkwijze zoals die bij de provincie Groningen wordt toegepast heeft een nominatie opgeleverd voor de ZIFA award 2005 (Zachman Institute for Framework Advancement). 16 van 35

17 2.4 Doelstellingen versus resultaten De realisatie van de 6 doelstellingen van het strategisch ICT beleid zijn naar 50 projecten vertaald die onder besturing van het RIO meerjarenprogramma worden uitgevoerd. In die projecten worden die doelstellingen weer vertaald naar concrete resultaten. Van de verzameling resultaten van die 50 projecten wordt verwacht dat daarmee de maximale bijdrage aan de doelstelling wordt geleverd. Op die verzameling resultaten kan het programma worden afgerekend. De onderstaande grafiek geeft schematisch weer welke bijdrage inmiddels aan de doelstellingen door de projecten is geleverd middels de behaalde resultaten. D1 - verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; D2 - realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; D3 - bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; D4 - bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; D5 - bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; D6 - realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% D1 D2 D3 D4 D5 D6 Nog te realiseren Gerealiseerd Toelichting figuur - Voor elk project is vastgelegd aan welke doelstelling(en) het bijdraagt. Op basis van de voortgangsrapportage van elk project is vast te stellen welke voortgang is geboekt t.o.v. het gedefinieerde eindresultaat voor dat project. Daaraan is een waarde gekoppeld van 0 t/m 10 (0 is niet gestart, 10 is afgerond). Voor elke doelstelling (projecten die daaraan bijdragen) kan daarmee worden weergegeven welke voortgang is gerealiseerd. Veranderingen in doelstellingen van projecten Als gevolg van voortschrijdend inzicht hebben zich in een paar gevallen wijzigingen in doelstellingen ofwel verschuivingen van projecten voorgedaan, daarbij wel rekening houdend met de oorspronkelijke bedoeling van het project. Hieronder staan deze gevallen genoemd. Kennismanagement en Virtueel samenwerken De projecten Kennismanagement op Grononet (project nr. 36) en Pilot en implementatie virtueel samenwerken (virtuele projectomgeving) (project nr. 39) zijn samengevoegd omdat beide werken aan het versterken van het kennisnetwerk van de provincie. Dit gecombineerde project gaat verder onder de noemer van RIO project 36 en is primair bezig met technische realisatie van een strategisch hulpmiddel ter ondersteuning van de provinciale kennisprocessen. Daarnaast speelt er nog een project van de afdeling P&O, het project Netwerktraject. Dit project heeft als doel het toewerken naar een netwerkorganisatie door middel van virtueel samenwerken in multidisciplinaire teams en het actief delen van kennis. Betere ontsluiting GEO-informatie In het project Betere ontsluiting GEO-informatie (project nr. 37) zal begin 2006 gestart worden met een onderzoek naar de haalbaarheid van een eenvoudig geo-loket. De eventuele realisatie moet in oktober 2006 zijn voltooid. Deze projecten zijn in december 2005 overgedragen aan het cluster Interne bedrijfsvoering. Portal provincie Groningen De doelstelling van de huidige portal Groningen.nl wijkt af van de eerste doelstelling van de ontwikkeling van een portal voor de provincie (project nr. 11). Oorspronkelijk zou hier een vraaggestuurde portal ontwikkeld worden die de burger wegwijs zou maken in de wirwar van de overheidswinkel. De portal overheid.nl is een vraaggestuurde portal die op dit moment voor een deel al aan de doelstelling beantwoordt. Samenwerking met Overheid.nl leidt er toe dat de website uiteindelijk ook functioneert als vraaggestuurde portal voor de provincie Groningen. Daarom is samenwerking en aansluiting bij Groningen.nl gezocht. 17 van 35

18 Managementinformatie Het project "Vooronderzoek wensen/eisen integrale managementinformatie (project nr. 30), ontwikkeling en implementatie" is samengevoegd met project "verdere uitbouw integrale managementinformatie met behulp van een datawarehouse" (project nr. 31) vanwege een grote overlap en afhankelijkheden. Uitbreiding functionaliteit Prequest De doelstelling van het project "Uitbreiding functionaliteit prequest" is gewijzigd. De afdeling Facilitaire Zaken zoekt niet meer naar uitbreiding van functionaliteit van Prequest, maar zoekt vervanging voor twee systemen; Nordined en Prequest. Prequest is het front-office systeem en Nordined ondersteunt de back-office. Beide systemen zouden geïntegreerd worden door samenwerking tussen de leveranciers, maar het tegendeel is bewaarheid geworden. In het kader van continuïteit is besloten om beide systemen door één systeem te vervangen. 18 van 35

19 3 Programma RIO 3.1 Organisatie De organisatie van RIO is gelijk gebleven aan In 2005 hebben projecten zoals Telewerken en ProMIS op meerdere momenten de organisatie betrokken. Hierdoor sluit hetgeen wat door de projecten wordt opgeleverd goed aan bij de wensen van de organisatie. Gaande 2005 zijn de activiteiten van de clustermanager ICT randvoorwaardelijk en Kennis & Informatie overdragen naar de clustermanager van Interne bedrijfsvoering. Onderstaande figuur geeft inzicht in de bezetting van 2006 (situatie op 1 februari 2006) Stuurgroep Hans Schrikkema (VZ) Willem Goutier Sietske Faber Programma Manager Fred Hassert RIO projectbureau Bianca Top Secretariaat (Julia Dijk) Cluster Internet/Intrane Garmt Klinkenberg t Interne Bedrijfsvoering David van der Meer Kennis & Informatie David van der Meer ICT Randvoorwaardelijk David van der Meer 3.2 Besturing Even als in voorgaande jaren zal de besturing van het RIO programma continu getoetst worden om zo snel mogelijk de verbeterpunten inzichtelijk te maken en de juiste acties te ondernemen. De afstemming van beleidsvorming tussen ICT en het RIO programma blijft een belangrijk aandachtspunt. Ook de afhankelijkheden tussen projecten en het optimaal inzetten van resources vraagt blijvend aandacht. 3.3 Communicatie Interne communicatie Op 3 maart 2005 heeft een RIO middag plaatsgevonden. Medewerkers van de provincie Groningen zijn geïnformeerd over bestaande en nieuwe projecten. Daarnaast hebben verschillende leveranciers nieuwe producten op het gebied van informatie en communicatie technologie getoond. Door de projecten binnen het RIO programma is regelmatig gecommuniceerd over de voortgang en de resultaten. Hierbij zijn verschillende doelgroepen geïdentificeerd zoals eindgebruikers, ICT afdeling en afdelingshoofden. 19 van 35

20 Als nevenresultaat van het project Telewerken is een boekje "Communicatie in projecten" gepresenteerd waarin een aantal communicatietips genoemd staan en welke ook binnen dat project gebruikt zijn. Dit kan worden gebruikt voor andere projecten Rapportages Om het programma gecontroleerd te laten verlopen zijn verschillende rapportagelijnen voor diverse doelgroepen opgezet. De frequentie is bij de clusterrapportage en de programmarapportage verlaagd van maandelijks naar tweemaandelijks. 3.4 Planning De huidige status t.a.v. de planning wordt in bijlage III gevisualiseerd. Voor een aantal projecten is een afwijking tussen de oorspronkelijke en de huidige planning waar te nemen. De tijdshorizon van het gehele programma zal echter niet worden overschreden. Uitgangspunt binnen het programma was naast het nadenken over de uiteindelijke oplossingen, ook het starten met het behalen van concrete resultaten. Samengevat; een mix van analyse en realisatie. De oorspronkelijke planning was voldoende onderbouwd, echter tijdens de uitvoering wordt de planning op basis van voortschrijdend inzicht verder geoptimaliseerd. Het RIO programma is afhankelijk van de input van de afdelingen om voor een goede aansluiting te zorgen. Bijvoorbeeld door het gebrek aan resources op de afdeling Communicatie en Kabinet zijn een aantal projecten op het gebied van Intranet/Internet vertraagd. Ook kunnen nieuwe technische mogelijkheden om bepaalde expertise vragen en een zware last leggen op de organisatie. In die gevallen wordt vanuit het RIO-programma ondersteuning geboden om samen de klus te klaren. Voorbeelden hiervan zijn ProMIS en DURP. e projecten De volgende project zijn afgerond: RIO nr. 2 RIO nr. 3 RIO nr. 4 RIO nr. 5 RIO nr. 6 RIO nr. 8 RIO nr. 7 RIO nr. 12 RIO nr. 16 RIO nr. 18 RIO nr. 19 RIO nr. 20 RIO nr. 25 RIO nr. 26 Vernieuwing vormgeving en navigatie Breed aanbod van informatie Kompasgids Groningen on-line Nota Plantoetsing Relatiemanagement Onderzoek webenabling provinciale informatiesystemen CMS Forumdiscussies Risicokaart (voor RIO is het project afgerond) Actief bodembeheer Crisismanagement (inrichten PAC) Profilering provinciaal bestuur Uitbreiding functionaliteit PIMS Verhogen kwaliteit provinciale RIO nr. 28 RIO nr. 29 RIO nr. 34 RIO nr. 35 RIO nr. 38 RIO nr. 41 RIO nr. 42 RIO nr. 43 RIO nr. 46 RIO nr. 47 RIO nr. 49 RIO nr. 50 archieven Doros-technisch beheer Uitbreiding Prequest Opzet en uitbouw Belinda Gouden Gids Vernieuwing Gron@t Verbeteren ICT functie binnen de Provincie Groningen Deelname Programma Elektronische Provincies Upgrade Technische infrastructuur Vervanging dekstops PC s door laptops Verhogen bandbreedte netwerk Uitvoeren architectuurstudie Informatiebeveiliging 20 van 35

21 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Verschoven projecten De projecten "Elektronische ondersteuning vergunningenproces", "Elektronische ondersteuning subsidieproces" en "Digitale bestemmingsplannen" (resp. project nr. 14, 15 en 17) zijn gestart in 2005 en lopen door in De dualiseringsprojecten (project nr. 22) zijn afgerond behoudens een standpunt over het gebruik van videostreaming in relatie tot de publiekscommunicatie. Zodra het beleid is vastgesteld kan de besloten worden over de onderliggende ICT hulpmiddelen. In 2006 zal het beleid worden bepaald. Het project "Betere ontsluiting GEO-informatie" (project nr. 37) is begin 2006 gestart met een onderzoek naar de haalbaarheid van een eenvoudig geo-loket. De eventuele realisatie moet in oktober 2006 zijn voltooid. In 2005 zijn projecten zoals Upgrade software pakketten (project nr. 44), beter bekend als SDO 3.0 en het project Telewerken (project nr. 45) gestart, deze projecten kennen een uitloop naar 2006 vanwege resources tekorten en technische problemen. Telewerken richt zich in 2006 op het aansluiten van de buitenlocaties op een snellere internetverbinding, PDA standaard en het aanbieden van bestanden voor telewerkers. Het project "formuleren en implementeren Groningse Provinciale Standaard" (project nr. 48) valt uiteen in een aantal deelprojecten waaronder de standaard applicatieserver en de keuze van een standaard rapportage instrument (ETL-tooling 1 ) zijn vastgesteld. In 2006 ligt de focus op een standaard rapportage instrument en de ontwikkeling van een centraal register voor gegevens van medewerkers. Deze gegevens liggen in de organisatie verspreid in diverse systemen en worden in dit project gestroomlijnd. Eind 2005 is gestart met de selectie en implementatie van het contractmanagementsysteem (project nr. 32). In 2006 is gestart met Implementeren vraaggeorienteerde navigatiestructuur Gron@t en internetsite en Interactieve beleidsvorming Voorafgaande aan de invoering van e-procurement is besloten om drie randvoorwaarden eerst te realiseren via de werkgroep Professionalisering Inkoop. Daarmee schuift de implementatie over de periode van het RIO-programma 1 ETL staat voor Extract Transform en Load. Het gaat hier om software die wordt gebruikt om gegevens bij elkaar te brengen met het doel daarvan rapportages te maken om bijv. management informatie te tonen. 21 van 35

22 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Financieel In 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan aan PS gepresenteerd. Op basis van de toen bekende gegevens en ontwikkelingen is een omvangrijk programma samengesteld. Hiervoor heeft PS 6,457 miljoen beschikbaar gesteld. Gedurende het programma is op basis van voortschrijdend inzicht een enkele aanpassing geweest in doelstellingen van individuele projecten. Echter, de inhoud van het gehele programma is gelijk gebleven. Het uitvoeringsprogramma RIO is opgedeeld in vier clusters alsmede de besturing van het programma. In onderstaand overzicht is een weergave gegeven van de realisaties en verplichtingen die gemaakt zijn (per 1 augustus 2006): Cluster Realisatie Verplichting Internet en intranet Interne bedrijfsvoering Kennis en informatie ICT randvoorwaardelijk RIO besturing De doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan zijn realiseerbaar met de beschikbaar gestelde gelden. Het project 'flexibel werken' en de ontwikkelingen rondom digitalisering van werkprocessen leggen beslag op het grootste deel van het resterend budget. 22 van 35

23 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Randvoorwaarden 4.1 Inleiding Zoals in het Strategisch ICT Beleidsplan is aangegeven, is het invullen van een aantal randvoorwaardelijke zaken van belang om de geformuleerde ambitie te kunnen waarmaken. Het gaat hierbij om zaken op het gebied van beleid, organisatie, cultuur, technische infrastructuur, standaardisatie, informatiebeveiliging en architectuur. Een aantal van deze onderwerpen is geïntegreerd binnen het programma RIO. De ontwikkelingen ten aanzien van de overige onderwerpen zijn in dit hoofdstuk per onderdeel aangegeven. Als uitgangspunt wordt gehanteerd, dat integraal management op het niveau van de afdelingen is belegd. Dit houdt in dat binnen een gedefinieerd kader, afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de bedrijfsprocessen van hun eigen afdeling, en daarbij voor de inzet van bedrijfsmiddelen (inclusief ICT), om bepaalde producten c.q. diensten te leveren. De afdeling ICT is hierbij ondersteunend en vervult de volgende rollen: beleidsvoorbereiding vanuit ICT perspectief; ICT advisering; bieden van ICT voorzieningen (techniek). 4.2 Beleid Op basis van een studie begin 2004 door CGEY (zie Tussenrapportage 2004 en 2005) is geconstateerd dat bij het opstellen van het Strategisch ICT beleid voldoende afstemming is geweest tussen het provinciaal beleid en ICT. Daarbij werd de opmerking gemaakt, dat gezien de snelheid van ontwikkelingen zowel vanuit provinciaal- als ook ICT-perspectief, het van groot belang is om dit frequent te toetsen, zodat beleid, uitvoering en rendement met elkaar in verband blijven. In de Tussenrapportage 2005 werd vermeld, dat deze toetsing in 2004 procesmatig was ingericht. In 2005 is dit verder ontwikkeld, waardoor op basis van ontwikkelingen vanuit de business (via de zogenaamde ICT-paragrafen) en daarnaast ICT-ontwikkelingen (waarbij aansluiting is gerealiseerd naar het programma Andere Overheid ) een mogelijke bijsturing van het Strategisch ICT Beleidsplan c.q. het uitvoeringsprogramma RIO wordt gedefinieerd. Dit wordt vastgelegd in de jaarlijkse Tussenrapportage. 4.3 Taken en verantwoordelijkheden binnen de ICT functie In 2005 is een structuurwijziging van de afdeling ICT doorgevoerd, waarbij één van de uitgangspunten specialisatie is. Concreet betekent dit dat een aantal medewerkers nu volledig verantwoordelijk zijn voor de beleidsvoorbereidende en adviserende rol (account management). Om de afdelingen verder te laten wennen aan hun rol binnen de ICT-functie, is het functioneel applicatiebeheer en daarmee het invullen van de opdrachtgeverrol (vanuit de afdelingen) in 2005 verder ingevuld. Beide genoemde initiatieven zorgen ervoor, dat de relatie tussen de afdelingen en de afdeling ICT is geoptimaliseerd, waardoor vraag en aanbod beter op elkaar gaan aansluiten en de benodigde interactiemomenten jaarlijks via de normale cycli zijn geborgd. 23 van 35

24 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Organisatie Kwantitatief Om het (toekomstige) beheer en de dienstverlening vanuit de vele RIO-projecten te waarborgen, was een geleidelijke uitbreiding van de formatie met 8 fte s voorzien. Hiertoe zijn in 2005 de laatste 2 fte s ingevuld. Hiermee is de kwantitatieve invulling conform het gestelde in het Strategisch ICT Beleidsplan gerealiseerd Kwalitatief Zoals bij Taken en Verantwoordelijkheden vermeld, is in 2005 via een organisatie ontwikkeltraject een structuurwijziging van de afdeling ICT doorgevoerd. Hierdoor wordt de dienstverlening procesmatig op basis van de klantbehoefte uitgevoerd. Daarnaast is de rol van de ICT Security Manager ingevuld, zodat het beveiligingsbeleid verder wordt uitgewerkt en toegepast. Dit aangezien beveiliging binnen ICT (gegevens, informatie, etc.), zoals regelmatig vanuit de pers kan worden vernomen, steeds belangrijker wordt. Ook is het Verbetertraject, zoals in de Tussenrapportage 2005 vermeld, verder doorgevoerd. 4.5 Cultuur Geconstateerd kan worden, dat het succesvol inzetten van technische middelen alleen werkt indien de gebruiker actief is betrokken en de voordelen weet om te zetten in zijn of haar dagelijkse bezigheden. Daarnaast dient de afdeling (afdelingsmanager, functioneel beheerder, etc.) ook te kunnen aangeven, wat men bijvoorbeeld aan technische middelen verwacht. Dit mede op basis van de door de afdeling ICT geleverde ICT-advisering. Het is dus een kwestie van samenwerking tussen de afdelingen en de afdeling ICT. Hierbij blijft de afdeling ICT de overige afdeling ondersteunen bij de professionele invulling van hun rol als opdrachtgever, functioneel beheerder en gebruiker. Echter er wordt ook aandacht gegeven aan de interne ICT-organisatie. Uitgangspunt hierbij blijft dat de ICT-medewerker als professional klant- en doelgericht moet kunnen opereren. 24 van 35

25 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Bijsturing In de tussenrapportage van 2005 zijn Basisregistraties en digitalisering genoemd als twee belangrijke ontwikkelingen waarmee rekening moest worden gehouden. Op basis daarvan is voor basisregistraties een impactstudie gemaakt en is rondom digitalisering in 2005 gewerkt aan het fundament. Het onderwerp basisregistraties maakt onderdeel uit van het programma Andere Overheid waarin diverse ontwikkelingen die samenhangen met de elektronische overheid spelen. Op 18 april 2006 is een manifest ondertekend door alle overheidslagen wat hiermee te maken heeft. Daarmee is niet alleen het onderwerp basisregistraties relevant, maar ook onderwerpen als identificatie bij elektronische dienstverlening (DigiD), de omgevingsvergunning, elektronische formulieren en het bedrijvenloket. In het strategisch ICT beleid voor de komende jaren zal daarom verder worden ingegaan op deze ontwikkelingen. Naast bijsturing ten aanzien van genoemde ontwikkelingen zijn er in 2005 wijzigingen geweest met betrekking tot doelstellingen van projecten. Redenen hiervoor zijn beschreven in paragraaf 2.4. In een aantal gevallen zijn de projecten achterhaald door andere ontwikkelingen. Een goed voorbeeld daarvan is de ontwikkeling van de vraaggestuurde portal die de klant van de provincie wegwijs moest maken in de wirwar van overheidsdiensten. De landelijke ontwikkeling overheid.nl heeft voorzien in deze behoefte, waardoor in die ontwikkeling aansluiting is gezocht. Conclusie is dat het RIO programma qua planning nog steeds op koers ligt en dat het resterende deel van het programma binnen de gestelde randvoorwaarden kan worden uitgevoerd, zowel financieel als personeel. 25 van 35

26 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Bijlage I Geraadpleegde bronnen Documenten Streefbeelden 2010 Concernplan 2006 Masterplan RIO Projectenportefeuille Programmarapportages Stuurgroep 2005 MT-rapportage RIO 2005 Clusterplannen RIO 2006 Clusterplannen ICT 2006 GS tussenrapportage 2004 GS tussenrapportage 2005 ICT paragrafen 2006 Websites van 35

27 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Bijlage II Doelstellingen en resultaten In het Strategisch ICT-beleidsplan , zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: D1 - verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; D2 - realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; D3 - bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; D4 - bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; D5 - bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; D6 - realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. In onderstaande tabel wordt weergeven aan welke doelstellingen de projecten bijdragen. Verder wordt bij 'realisatie' weergegeven welke resultaten zijn behaald en hoe dit zich verhoudt met de oorspronkelijke beschrijving in de projectenportefeuille. Tevens wordt inzicht gegeven in de gerealiseerde planning en budget van de projecten. In de oorspronkelijke planning werd uitgegaan van de start op 1 januari Echter het Strategisch ICT-Beleidsplan is op 19 maart 2003 geaccordeerd door Provinciale Staten en het noodzakelijke besturingsmodel (RIO) door het Management Team op 25 juni De uitvoering van een aantal projecten is daardoor pas na de zomervakantie 2003 (medio september) gestart. Andere projecten, die al in de uitvoeringsfase waren, en nadien opgenomen zijn in het RIO programma of projecten waarvan werd geconstateerd dat deze al voor accordering van het besturingsmodel gecontroleerd en zonder risico konden starten, zijn wel conform de oorspronkelijke planning gestart. Voor een aantal projecten is dus een afwijking tussen de oorspronkelijke en de huidige planning waar te nemen. Net als blijkt uit de rapportage van 2004 en 2005wordt nog steeds de tijdshorizon van het gehele programma niet overschreden. OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING 1 Ontwikkelen diverse kleinere webapplicaties voor de externe website en Gron@t D1 Het nieuwe internet en intranet bevatten diverse interactieve applicaties die de werking en het gebruik van internet en intranet ondersteunen. Voorbeelden daarvan zijn het aanvragen van brochures via de website en de mogelijkheid om te reageren op stellingen Pilot xforms - vernieuwing jongerensite - bedrijvenloket De producten en dienstencatalogus is geïmplementeerd 2 Vernieuwing vormgeving en navigatiestructuur Internetsite. D1 De vernieuwing van de vormgeving en navigatiestructuur heeft initieel geleid tot de website voorafgaand aan de huidige website. Bij de ontwikkeling van de huidige internetsite zijn de ervaringen van toen meegenomen. Dit heeft geleid tot een representatieve internetsite, conform de wensen en eisen van de huidige tijd. 3 Breed aanbod van algemene informatie op de externe website (beleidsinformatie, productenlijst, nieuws) en Gron@t (afdelingsinformatie, D1, D2 Door het inrichten van een beheerorganisatie voor zowel de website als het intranet, wordt informatie regelmatig geactualiseerd. Hiervoor zijn binnen elke afdeling correspondenten aangesteld. Het content management systeem is geselecteerd op basis van de mogelijkheid om met een dergelijke beheerorganisatie te werken. Het gevolg is, dat er 27 van 35

28 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING handboeken, nieuws) waardoor kritische massa aan inhoud ontstaat. meer informatie over afdelingen op de website van de Provincie en het Gron@t beschikbaar is. 4 Kompasgids Groningen on-line D1, D2 De kompasgids is middels internet ontsloten en voor zowel burgers en bedrijven als ook de interne organisatie beschikbaar. 5 Nota Plantoetsing (Ontsluiten jurisprudentie POP). D1 Digitale ontsluiting van de informatie uit de "Handreiking voor het opstellen en beoordelen van Gemeentelijke Ruimtelijke Plannen. Tevens is ervoor gezorgd dat de digitale handreiking door verschillende functionarissen binnen de provincie actueel kan worden gehouden 6 Relatiemanagement D1, D3, D5 Het project heeft een centraal relatiebeheersysteem gerealiseerd. Het MT heeft ingestemd met een beleidsnotitie waarin de afdelingen verantwoordelijk zijn gesteld voor het opruimen van decentrale relatiebestanden, en deze onder te brengen in het centrale systeem. 7 Selectie en implementatie content management systeem en zoekmachine D1, D3 Met de selectie van een content management systeem (CMS) is de scheiding tussen vorm en inhoud van de website een feit geworden. Hierdoor is het mogelijk geworden om de informatie op eenvoudige wijze te actualiseren zonder tussenkomst van technische expertise. Tevens bevat dit CMS een zoekmachine welke gebruikt wordt voor zowel de website als het intranet. 8 Onderzoek webenabling provinciale informatiesystemen (te beginnen met Outlook, DOROS en GIS). D1, D2, D3 In het project telewerken is op een andere wijze dezelfde doelstelling nagestreefd. Vervallen (is al meegenomen in andere projecten) 9 Onderzoek naar informatiebehoeften (profielen voor verschillende doelgroepen en locaties). 10 Implementeren vraaggeoriënteerde navigatiestructuur Gron@t en Internetsite gebaseerd op profielen. D2, D5 Om de ontwikkeling naar een portaal voor de Provincie Groningen in gang te kunnen zetten en informatie op maat te gaan leveren aan verschillende doelgroepen, is inzicht in de informatiebehoeften van deze doelgroepen nodig. Hierbij gaat het zowel om externe groepen (inwoners, toeristen, bedrijven, gemeenten) als interne groepen (medewerkers). Extern kan hierbij ook nog een onderscheid naar locatie worden gemaakt. D1, D2 Naar mate de hoeveelheid informatie en het aantal ontsloten informatiesystemen toeneemt op de externe website en Gron@t,wordt het voor gebruikers lastiger die informatie te vinden, die men nodig heeft. Samen gevoegd met project 11. Start in van 35

29 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING 11 Ontwikkeling richting portaal voor de provincie Groningen (inclusief beheerafspraken met partners: selectie en implementatie portalsoftware. D1 Er is samenwerking gezocht met gemeente Groningen en Marketing Groningen waardoor de portal Groningen.nl verder vorm heeft gekregen. Daarnaast is de pronvinciale producten en dienstencatalogus via de landelijke portals overheid.nl en postbus51.nl ontsloten. 12 Forumdiscussies D1 Er is de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met digitale debatten/forumdiscussies. Toch zijn er nogal wat onduidelijkheden over wat wel en niet kan. Welke rol kunnen ambtenaren en bestuurders spelen in het digitale debat? (zie ook Forumdiscussie software is beschikbaar. 13 Interactieve beleidsvorming op aantal beleidsterreinen. D1 Om externen in een vroeg stadium bij beleidsontwikkeling te betrekken. Toch zijn vele experimenten mislukt vanwege gebrek aan voorbereiding en terugkoppeling. In april 2006 symposium organiseren over interactieve besluitvorming 14 Elektronische ondersteuning vergunningenproces D1 De eerste stappen in de elektronische ondersteuning van het vergunningenproces is informatie te verstrekken over welke vergunningen er bestaan en aanvraagformulieren on line beschikbaar stellen. Volgende stappen zijn het on line aanvragen van vergunningen, het volgen van de status van een dergelijke aanvraag en het vernemen van de beschikking Start in 2006 met de milieuvergunni ng Provinciale Producten Catalogus is geïmplementeerd 15 Elektronische ondersteuning subsidieproces. D1 Evenals bij vergunningen geldt ook voor subsidies dat de eerste stappen zijn het verstrekken via het Internet van informatie over subsidiemogelijkheden. De Kompasgids Groningen on line geeft hier invulling aan. Volgende stappen zijn het on line beschikbaar stellen van aanvraagformulieren, elektronisch indienen van aanvragen (met behulp van een elektronische aanvraagprogramma), volgen van de status van een dergelijke aanvraag en het vernemen van de beschikking Risicokaart D1 In het kader van het beter voorlichten van de burger over bestaande risico's in de provincie is de risicokaart ontsloten via internet. 17 Digitale bestemmingsplannen D1, D2 De Provincie Groningen begeleidt en beoordeelt gemeentelijke ruimtelijke plannen. Het werken met digitale bestemmingsplannen kan zorgen voor een efficiëntere afstemming tussen provincie en gemeenten. Tevens kan hierdoor de interne afstemming binnen de provincie ten aanzien van de beoordeling van de plannen beter worden ondersteund Actief bodembeheer D1 De informatie uit het systeem voor bodeminformatie is ontsloten op het internet en draagt daarmee bij tot de doelstelling om de dienstverlening te verbeteren. 29 van 35

30 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING 19 Crisismanagement D1, D4 In het kader van crisis dient de informatievoorziening adequaat ingezet te kunnen worden. In situaties waarin dat nodig is kan gebruik gemaakt worden van het Provinciaal Actie Centrum. Tezamen met FZ heeft RIO er voor zorggedragen dat het PAC ten tijde van crisis altijd over een fysiek actiecentrum kan beschikken waar alle noodzakelijke faciliteiten beschikbaar zijn. 20 Profilering provinciaal bestuur D1 Middels het inrichten van een specifieke gedeelte op internet voor PS is de mogelijkheid geboden om het provinciaal bestuur te profileren. 21 Pilot digitaal spreekuur. D1 Meer interactie tussen provinciale bestuurders en inwoners provincie Groningen Dualisering D1, D2, D3 Met inrichting van de ICT dienstverlening voor PS is een bijdrage geleverd aan alle drie de doelstellingen. De resultaten t.a.v. dualisering zijn in een aantal deelterreinen uit te splitsen: - Uitzenden vergaderingen GS PS De vergaderingen van PS zijn intern via streaming audio te beluisteren. - Aansluiten fractiehuis op netwerk Het fractiehuis is op gepaste wijze aangesloten op het netwerk van het provinciehuis waardoor een aantal standaard ICT-faciliteiten ook in fractiehuis beschikbaar is. - Extranet PS In 2006 zal de stuurgroep, bestaande uit een aantal Statenleden, bekijken hoe de informatievoorzieningen verder kan worden geoptimaliseerd. Hierbij gekeken zal worden gekeken hoe het PS-Intranet verder kan worden ingezet Experiment met elektronisch stemmen/referendum. D1 Gaandeweg kunnen nieuwe vormen worden gezocht om het democratisch proces door middel van ICT te versterken. M.n. om de afstand tussen kiezer en gekozene te verkleinen. Een van deze middelen is elektronisch stemmen of het elektronisch consulteren van de bevolking. De wijze waarop kan het best experimenteel worden bepaald. Notitie in Coda fase 2 D2, D5 Binnen het project CODA is het oude financieel systeem van de provincie (FAS) vervangen door het nieuwe systeem CODA. In de tweede fase van dit project, zijn de extra functionaliteiten beheer vaste activa, uitbreiding projectenadministratie, inkoop, facturering en geldleningenadministratie geïmplementeerd en kunnen nu door F&C ingezet worden. Er is een pilot uitgevoerd met tijdschrijven. Een deel van deze functionaliteiten is geïmplementeerd door het migreren naar een nieuwe versie van CODA, versie Om een optimale inrichting van het systeem te krijgen, waarin extra functionaliteiten worden geactiveerd (nieuwe modules) is de webenabelde versie van CODA geïmplementeerd. In 2006 wordt de projecten administratie opgepakt 25 Uitbreiding functionaliteiten PIMS D2, D5 PIMS functioneerde niet meer naar behoren. Door diverse afdelingen werden schaduwadministraties bijgehouden. Binnen de afdeling P&O zijn zowel de werking van het PIMS als de voor het PIMS relevante processen geanalyseerd. Aan de hand van deze 30 van 35

31 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING analyse is er een plan van aanpak opgesteld, waarin de verschillende alternatieven kwalitatief en kwantitatief tegen elkaar zijn afgewogen. Vervolgens is besloten de meest recente versie van PIMS te implementeren, wat er toe heeft geleid dat het systeem voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers, zowel functioneel als technisch. 26 Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven 27 Waarborgen continuïteit DOROS en realiseren koppeling met beleidssystemen 28 DOROS-technisch beheer 29 Uitbreiding functionaliteit Prequest. D1, D5 Per 1 januari 2002 is wettelijk vastgelegd dat overheidsorganisaties over een Documentair Structuurplan (DSP) dienen te beschikken. Dit is een plan waarin de archieforganisatie, de indeling van het archief en de manier waarop de bestanddelen daarbinnen zijn gerangschikt. Voor de vertaling van de werkprocessen binnen de provincie Groningen naar het digitale archief (DOROS) is een Documentair Informatiemodel (DIM) noodzakelijk. Zowel de DSP als het model (beter bekend als kenniskaarten) zijn opgeleverd D1, D5 Middels het waarborgen van de continuïteit van DOROS (middels onafhankelijkheid van één leverancier) en verbetering van het systeem wordt de dienstverlening van de provincie gewaarborgd en verbeterd. Tevens zal dit systeem het fundament zijn voor verder digitalisering van processen D1, D5 Het inrichten van technisch beheer ondersteunt de continuïteit van DOROS en daarmee de dienstverlening van de organisatie en het integraal management. D1, D5 Verdere ondersteuning van het proces van facility management Vooronderzoek wensen/eisen integrale managementinformati e, ontwikkeling en implementatie. D1, D2, D5 Voor het goed functioneren van afdelingsmanagers is integrale managementinformatie uit verschillende ondersteunende systemen (in ieder gevan PIMS en CODA) nodig. Dit is nu niet het geval. Samengevoegd met Verdere uitbouw integrale managementinformatie met behulp van datawarehouse. D1, D2, D5 Het project Integrale managementinformatie is een eerste noodzakelijke stap om afdelingsmanagers van die informatie te voorzien die nodig is voor het uitoefenen van hun functie. Hierbij wordt echter alleen informatie ontsloten die in ondersteunende systemen als PIMS, CODA en Prequest aanwezig is. Een volgende stap kan zijn het inrichten van een datawarehouse-functie, waarin ook informatie over het primaire proces is opgenomen. In 2006 is een pilot uitgevoerd bij de afdeling Verkeer en Vervoer. In 2006 moet duidelijk worden of dit concept ook toepasbaar is voor andere afdelingen Selectie en implementatie contractmanagement systeem. 33 Selectie en implementatie e- D1, D3 Voor het vastleggen en bewaken van afspraken met leveranciers is een contractmanagement systeem gewenst. Hoewel de discussie nog niet helemaal is afgerond, ziet het er naar uit dat dit niet in Coda te realiseren valt. Een apart systeem is dan hiervoor nodig. Een en ander hangt samen met het inrichten van een centraal inkoopbureau. D1, D3 Ondersteuning elektronisch bestellen binnen de organisatie In 2006 notitie en 31 van 35

32 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING procurement systeem besluitvorming 34 Opzet en uitbouw Belinda (Beleidsinformatiedatabase) D1, D2, D5 Met de realisatie van de BELeids INformatie DAtabase wordt de dienstverlening van de provincie Groningen verbeterd, wordt het integraal management ondersteund en kan de correcte en direct opvraagbare informatie als stuurinformatie gebruikt worden. Tevens worden beleidsmedewerkers van beter geïntegreerde informatie voorzien. 35 Gouden Gids D1, D2 Het project Gouden Gids is afgesloten omdat door andere ontwikkelingen al voldoende informatie op de juiste manier wordt aangeboden. In een eindrapportage zijn resultaten en voorstellen voor vervolgacties buiten het project gedaan. 36 Kennismanagement op Gron@t (in- en externe nieuwsgroepen, ondersteuning communities). 37 Betere ontsluiting GEO informatie (zoekmachine, elektronische archivering, webenabling GIS, koppeling met DOROS) D1, D2 Project 39 is samengevoegd met dit project en en is primair bezig met technische realisatie van een strategisch hulpmiddel ter ondersteuning van de provinciale kennisprocessen. D1, D2 Met de realisatie van een universele browser is de beschikbare GEO informatie op een eenvoudige wijze ontsloten. Middels de verbeteringen in de informatie voorziening wordt de dienstverlening ook verbeterd Vernieuwing Gron@t D1, D2 Het nieuwe intranet draagt bij tot de verbetering van de interne communicatie. Het intranet is niet alleen meer een plek om informatie te vinden, maar ook een instrument om werkprocessen te verbeteren en ondersteunen., in 2006 worden nog verbeteringen doorgevoerd t.b.v. de redacteuren 39 Pilot en implementatie virtueel samenwerken (virtuele projectomgeving). 40 Herinrichten werkprocessen binnen de afdeling ICT (implementatie ITIL-processen) 41 Verbeteren functioneren ICTfunctie binnen provincie Groningen 42 Deelname Programma Elektronische Provincies D1 D3, D4 Middels het verbeteren van de werkprocessen van de afdeling ICT is gerealiseerd dat de ICT dienstverlening zo efficiënt en zo effectief mogelijk kan plaatsvinden. D3, D4 Middels het verbeteren van de werkprocessen van de afdeling ICT is gerealiseerd dat op efficiënte en effectieve wijze om wordt gegaan met de ICT faciliteiten. D4, D6 Door samenwerking met andere provincies te hebben wordt samenhang in het uitvoeren van projecten bewerkstelligd en worden ad-hoc ICT- oplossingen vanuit landelijke perspectief voorkomen. Samengevoegd met nr Upgrade Technische Infrastructuur D4 De basis voor de ICT dienstverlening wordt grotendeels gevormd door de technische infrastructuur. Middels het upgraden en verbeteren van de technisch infrastructuur wordt gerealiseerd dat 32 van 35

33 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid OMSCHRIJVING DOEL- STELLING REALISATIE PLANNING de ICT dienstverlening verbetert en kunnen toekomstige ontwikkelingen ondersteund worden. 44 Upgrade softwarepakketten (SDO 3.0) D4 Door het aanpassen van software aan de huidige standaarden, worden werkprocessen van de provincie op een bij de ontwikkelingen passende manier ondersteund 1 e kwartaal Flexibel werken (flexplekken en telewerken) D1, D4, D6 De resultaten van het project zijn zowel op organisatorisch niveau alsook op technisch niveau aantoonbaar. De wijze waarop de organisatie met de mogelijkheden wenst om te gaan bepaalt de bijdrage tot de doelstellingen Vervanging desktop PC s door laptops. D1 Binnen de provincie is een groeiende behoefte om laptops in plaats van desktop PC s te gebruiken. Dit heeft te maken met in de toekomst thuis kunnen werken en het grote aantal buitenlocaties van de provincie. 47 Verhogen bandbreedte netwerk D4 De basis voor de ICT dienstverlening wordt grotendeels gevormd door de technische infrastructuur en daarmee ook het netwerk. Door middel van het verhogen van de bandbreedte van het netwerk, is gerealiseerd dat de ICT dienstverlening is verbeterd en kunnen toekomstige ontwikkelingen ondersteund worden. 48 Formuleren en implementeren Groningse Provinciale Standaard D1, D4, D6 Middels het realiseren van een éénduidige inrichting van de werkplekken op de nevenlocaties wordt bijgedragen aan het realiseren van een raamwerk waarmee samenhang van de projecten wordt gerealiseerd op technisch niveau. Project zal substantiële bijdrage tot de doelstellingen dit jaar gaan leveren Uitvoeren architectuurstudie D1, D4, D6 50 Informatiebeveiliging D1, D4, D6 - Een standaard voor een applicatieserver is vastgesteld - Een standaard voor ETL 2 tool is vastgesteld De uitgevoerde architectuurstudie heeft tot een ICT architectuur geleid die nu en in de toekomst de dienstverlening van ICT en daar mee van de provincie maximaal kan ondersteunen. De architectuur is hét raamwerk voor ICT oplossingen en creëert hiermee samenhang in de uit te voeren projecten. Door het inrichten van het informatiebeveiligingsbeleid wordt ervoor zorggedragen dat op een veilige wijze met de informatievoorziening binnen de provincie Groningen wordt omgegaan. 2 Een ETL tool (Extraction, Translation, Load) wordt gebruikt voor het verwerken en converteren van gegevens voor het gewenste gebruik. 33 van 35

34 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid Bijlage III RIO planning In onderstaande vier afbeeldingen wordt de planning per RIO-cluster projecten weergegeven. 34 van 35

35 Tussenrapportage Strategisch ICT beleid van 35