Afspraken vet voor- beeldenmap oefeningenmap

Transcriptie

1 Inleiding In het boek Access /3 zijn de basisbegrippen van Access aan bod gekomen. Je hebt leren werken met tabellen, eenvoudige query s, formulieren en rapporten. We hebben ook relaties tussen tabellen aangebracht. Indien je een toepassing wenst te maken in Access, is het belangrijk dat je de juiste gegevens in de juiste tabellen plaatst. In dit tweede deel, Access /3, leren we in eerste instantie hoe je een toepassing ontwikkelt. We vertrekken van een concreet probleem, normaliseren de gegevens en stellen een gegevensmodel op. Vervolgens vertalen we dit gegevensmodel naar Access. We maken de tabellen aan en bespreken hierbij de verschillende gegevenstypen en veldeigenschappen. We brengen de relaties aan die tussen de tabellen bestaan. We importeren gegevens uit bestanden die afkomstig zijn uit diverse pakketten. We passen de gegevens aan m.b.v. bijwerkquery s in Access. We leren nog verschillende andere types van query s kennen: verwijderquery s, tabelmaakquery s, kruistabelquery s Een eenvoudige toepassing kan je automatiseren m.b.v. macro s. We illustreren dit met voorbeelden waarin zowel eenvoudige macro s als conditionele macro s en macrogroepen aan bod komen. We geven in dit boek ook voorbeelden van meer complexe formulieren en rapporten. Bij het ontwerp hiervan zal je merken dat macro s dikwijls ontoereikend zijn. Indien je een grotere toepassing wil maken, moet je leren programmeren in Visual Basic for Applications (VBA) in Access. We besteden daarom ook ruime aandacht aan het leren van de programmeertaal VBA aan de hand van tal van concrete voorbeelden. Access /3 is een doe-cursus. Dit betekent dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit. Je neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maak je de oefeningen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan bestanden die je nodig hebt bij het doornemen van het boek. Je vindt er ook een bestand Lees mij.docx. Hierin staat uitgelegd hoe je de bestanden gebruikt. Je kunt dit bestand lezen door op de naam van het bestand te dubbelklikken in Verkenner of je kunt het openen in het tekstverwerkingspakket Word. Tot slot van deze inleiding dank ik éénieder die geholpen heeft bij het tot stand komen van deze cursus. Dank je wel. Ik hoop dat dit voor jou een nuttige en aangename cursus is, een cursus die je inzicht geeft in het maken van toepassingen in Access. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren zijn welkom. Roger Frans juni 2011

2 Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Access gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Klik op de knop Tabelontwerp in de groep Tabellen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van groepen, opdrachten, enz. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ac2010_2_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf. We spreken voortaan van de voorbeeldenmap. Je maakt ook een map Ac2010_2_Oef aan waarin je de voorbeelden plaatst die je in deze cursus uitwerkt. We spreken van de oefeningenmap. Je vindt in de map Ac2010_2_Na op de cd-rom de uitwerkingen van de voorbeelden en oefeningen op het einde van elk hoofdstuk. Je hebt de map normaal niet nodig Het is de bedoeling dat je zelf de voorbeelden en oefeningen maakt. Op de cd-rom staat in de voorbeeldenmap een appendix met enkele bijkomende hoofdstukken: Macro s in rapporten Een navigatieformulier maken Arrays Afspraken m.b.t. naamgeving Er wordt in de tekst verwezen naar deze hoofdstukken. Je hoeft de hoofdstukken niet door te nemen om de cursus verder te volgen. Het is een uitbreiding op het cursusmateriaal.

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE NORMALISEREN VAN GEGEVENS Inleiding Relational database management system (RDBMS) Wat is een database? Wat is een database management system (DBMS)? Wat is een relational database management system? Een toepassing: Kassa Inleiding Probleemomschrijving Concretisering Vragen naar voorbeelden Een gegevensmodel Een informatiebehoefte Gegevensanalyse Waarom niet in één tabel? Normaliseren De eerste normaalvorm De eerste normaalvorm Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) Elementaire gegevens Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) Een nieuwe groep maken (stap 1.6) De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend De tweede normaalvorm De tweede normaalvorm Het begrip functionele afhankelijkheid Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld De derde normaalvorm Andere normaalvormen Koppelingen tussen groepen Groepen of entiteittypen Koppelingen of relaties Gegevensstructuurdiagram of gegevensmodel Oefeningen AANMAKEN DATABASE Inleiding Aanmaken van de database Aanmaken van de tabellen Creëren van een tabel Naamgeving Een tabel maken vanuit ontwerpweergave Veldnaam Gegevenstype Beschrijving Overige velden ingeven... 31

4 4 Access / Een primaire sleutel Ontwerp bewaren Veldeigenschappen Structuur van de tabel bewerken Veldlengte Notatie Aantal decimalen Invoermasker Bijschrift Standaardwaarde Validatieregel Validatietekst Vereist Lengte nul toestaan Geïndexeerd Unicode-compressie IME-modus en IME-zinmodus Infolabels of actielabels Tekstuitlijning Meer veldeigenschappen Gegevens uit Word gebruiken Importeren van gegevens uit Excel Importeren van gegevens uit een tekstbestand De gegevens bevatten scheidingstekens De gegevens hebben een vaste breedte Gegevens importeren uit een ander Access-bestand Meer over veldeigenschappen De veldeigenschap Notatie bij een veld met gegevenstype Datum De veldeigenschap Datumkiezer weergeven Bijkomende aanpassingen in het ontwerp van tblverkopen Het tabblad Opzoeken in de ontwerpweergave van een tabel Uittesten in gegevensbladweergave Uittesten datumnavigator Aanmaken van de relaties Jointype Uittesten van de instellingen Subgegevensbladen Toevoegen verkoop voor een onbestaande dienst Verwijderen van een verkoop Verwijderen van een artikel Eigenschappen op het niveau van een tabel Oefeningen GEAVANCEERDE QUERY S Inleiding Beveiligingswaarschuwing Beveiligingswaarschuwing Vertrouwde locaties Eenvoudige selectiequery s Joins Een inner join Outer join Statistische selectiequery s Berekenen van totalen Mogelijke functies Actiequery s Een tabel bijwerken Gegevens bijwerken op basis van een bepaalde waarde... 70

5 Inhoudsopgave Gegevens bijwerken op basis van een formule Tabelmaakquery s Een verwijderquery Conflict oplossen Relatie aanpassen Een toevoegquery Kruistabelquery s Een kruistabel maken vanuit het queryontwerpvenster Een kruistabel maken met een wizard Het ontwerp van een kruistabel aanpassen Wizard Dubbele records Aanmaken Wizard Dubbele records Ontwerpweergave Samenvoegquery s (Union query s) Een samenvoegquery maken met de hulp van de grafische omgeving Een samenvoegquery rechtstreeks intypen Pass Through-query Definitiequery Eigenschappen van een query Unieke waarden en unieke records Unieke records bij een verwijderquery Oefeningen MACRO S Inleiding Formulierweergaven Het hoofdmenu, een onafhankelijk formulier Instellingen op het niveau van het formulier Een opdrachtknop toevoegen m.b.v. een wizard Een ingesloten macro Een opdrachtknop toevoegen zonder wizard Een afbeelding invoegen Een macro maken Het formulier Opbouwfunctie voor macro s De actie FormulierOpenen (OpenForm) Macro opslaan Macro uitvoeren Macro uitvoeren vanuit het venster Opbouwfunctie voor macro s Macro uitvoeren vanuit het navigatievenster Macro starten vanuit een formulier Acties toevoegen vanuit de actiecatalogus Dubbelklikken op een actie of slepen Zoeken naar een actie Een macro om de database af te sluiten Een gebruiker selecteren uit een keuzelijst Aanmaken van de keuzelijst Aanmaken van de macro Synchroniseren van de keuzelijst met de detailsectie Synchroniseren van twee keuzelijsten Stap voor stap uitvoeren van een macro Oefeningen MACRO S / Inleiding Een hoofd- en subformulier volledig zelf ontwerpen Aanmaken van het hoofdformulier Aanmaken van het subformulier

6 6 Access / Subformulier invoegen in het hoofdformulier Een groepsvak Een waarde toekennen aan een veld, eigenschap Een waarde toekennen aan een besturingselement Een waarde toekennen aan een veld Een waarde toekennen aan een eigenschap Voorwaarden in een macro De macro AutoExec Opties voor Access Macro s in rapporten Oefeningen KOPPELINGSBEHEER Inleiding Wizard Database Splitsen Tabellen scheiden van de andere objecten Wizard Database Splitsen Manueel splitsen van een database Toepassingsdatabase en gegevensdatabase maken Koppelen tabellen De koppelingen vernieuwen Oefeningen DE SYNTHESEMETHODE Inleiding Het voorbeeld Taken Probleemomschrijving Concretisering Het gegevensmodel De database Taken De database Taken.accdb De relaties aanmaken Veldeigenschappen Het invoermasker Wachtwoord Bijschrift Vereist en Lengte nul toestaan Geïndexeerd Programmeren in Visual Basic for Applications Oefeningen INLEIDING TOT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Inleiding Een macro converteren naar Visual Basic Een voorbeeld van een subprocedure Probleemstelling Ontwerp van het scherm Gebeurtenisprocedure De programmacode Compileren Uittesten Commentaar Variabelen Gegevenstypen in VBA Declareren van variabelen De instructie Dim Persoonlijke variabelen op moduleniveau Declareren is niet verplicht, tenzij Statische variabelen

7 Inhoudsopgave Besturingselementen Het statement Let Operatoren Rekenkundige operatoren Operatoren voor tekenreeksen Vergelijkingsoperatoren Logische operatoren Help Ingebouwde functies Left Right Mid Len UCase LCase Conversiefuncties Het venster Direct De waarde van een expressie berekenen Variabelen een waarde geven Een functieprocedure Sub- en functieprocedures Probleemstelling Ontwerp van het scherm Oproepen van de functie Procedure invoegen Opmerking Algemene modules Formulier- en rapportmodules Standaardmodule De functie Vervaldatum() in een algemene module plaatsen De VBE-omgeving Het projectvenster De toetsencombinatie Alt+F Vergroten, verkleinen, verplaatsen, enz Ctrl+<spatiebalk> Venster splitsen Procedureweergave Toetsen in het modulevenster en bij uitvoering Het objectenoverzicht Collecties en objecten Verwijzingen Objectenoverzicht Zoeken Afdrukken van een module Constanten Symbolische constanten Ingebouwde constanten Oefeningen CONTROLESTRUCTUREN Inleiding De selectie, een inleidend voorbeeld Probleemstelling Programmacode Het statement MsgBox en de functie MsgBox() Het If-statement Syntaxis Voorbeeld

8 8 Access / Voorbeeld 2 (Geneste If-structuren) De meervoudige selectie Probleemstelling Uitwerking Het Select Case-statement Syntaxis Het voorbeeld anders uitgewerkt Nog een voorbeeld De functie InputBox() De iteratie met teller Probleemstelling Uitwerking For/Next-statement De functies Asc() en Chr() Van ASCII tot ANSI naar UNICODE De functie Asc() De functie Chr() De (gewone) iteratie Probleemstelling Uitwerking Do While/Loop en andere lussen Enkele datumfuncties De functie Weekday() De functie CDate () De functie IsDate() De functie Format Syntaxis Weergave van getallen Weergave van tijd en datum Opletten met datums in programmacode Tekenreeksen (strings) Arrays Oefeningen MEER OVER PROCEDURES EN DEBUGGEN Inleiding Modules en procedures Modules Procedures Subprocedures Functieprocedures ByVal of ByRef Optionele parameters Een array van parameters Het statement For / Each Foutafhandelingsroutines Wat is een foutafhandelingsroutine? Het begrip faculteit Programmacode On Error GoTo Trappable errors Het statement On Error GoTo De foutafhandelingsroutine Het statement Resume Het object Err Een bug? Een onderbrekingspunt, Stap en Stap over

9 Inhoudsopgave Een onderbrekingspunt De waarde van een variabele Het venster Lokale variabelen Het venster Direct Stap en Stap over Doorgaan of stoppen Verwijderen van een breakpoint Een controle (watch) Een controle toevoegen Een controle bewerken Snelcontrole Opgeroepen procedures Een tip bij het editeren Oefeningen VBA IN FORMULIEREN Inleiding Het formulier frmmedewerker Probleemstelling Macro-acties in VBA Waarde van keuzelijst bij gebruik van de navigatieknoppen Bij het sluiten van het formulier Gebeurtenissen bij een formulier Gebeurtenissen bij het openen van een formulier Gebeurtenissen bij het sluiten van een formulier De collectie Forms Definitie en naamgeving Werken met collecties Het formulier frmtaak Probleemstelling Aanmaken van het formulier Requery Instellen eigenschappen van enkele besturingselementen Controle van de gegevens in het hoofdformulier Controle voor het bijwerken van een besturingselement Het subformulier sfrmtoewijzingen Het subformulier sfrmactiviteiten Keuzelijsten om een taak te selecteren Oefeningen VBA IN FORMULIEREN / Inleiding Het formulier frmaanmelden Probleemstelling Aanmaken van het formulier De knop Annuleren De knop OK Modulevariabele Bijkomend onzichtbaar tekstvak Het formulier als startscherm instellen Het formulier frmtakenoverzicht Probleemstelling Ontwerp van de basisquery Ontwerp van het formulier Recordbron dynamisch aanpassen Bij het sluiten De puntjesknop cmddetail Aanpassen van het formulier frmtaak Het formulier frmhoofdmenu

10 10 Access / Een medewerker toevoegen vanuit het formulier frmtaak Probleemstelling Ontwerp van het formulier De keuzelijst bijwerken De gebeurtenis Bij niet in lijst Een dialoogvenster Probleemstelling Pop-up en Modaal Ontwerp van het formulier frmactiviteit Programmacode in frmactiviteit Knopinfo (ControlTipText) Oefeningen VBA IN RAPPORTEN Inleiding Het rapport rpttakenoverzicht Probleemstelling Ontwerp van het rapport Formulier met criteria Bij het openen van het rapport Formulier geopend? Het rapport openen vanuit het menu Het rapport rpttaken Probleemstelling Ontwerp van de basisquery Ontwerp van het rapport Formulier met criteria Het rapport oproepen vanuit frmtaak Bij Geen gegevens De methoden Maximize en Restore Oefeningen TREFWOORDENREGISTER