2/3 OFFICE 2007 ACCESS. Roger Frans. campinia media vzw

Transcriptie

1 2/3 OFFICE 2007 cd-rom met ACCESS Roger Frans campinia media vzw

2 Frans, Roger Access /3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2009; 273 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/2009/3941/1 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2009: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding In het boek Access /3 zijn de basisbegrippen van Access aan bod gekomen: tabellen, eenvoudige query s, formulieren en rapporten. We hebben ook relaties tussen tabellen aangebracht. Indien je een toepassing wenst te maken in Access, is het belangrijk dat je de juiste gegevens in de juiste tabellen creëert. In dit tweede deel, Access /3, leren we in eerste instantie hoe je een toepassing ontwikkelt. We vertrekken van een concreet probleem, normaliseren de gegevens en stellen de gegevensstructuur op. We importeren gegevens uit meerdere pakketten. We passen de gegevens aan m.b.v. bijwerkquery s in Access. We leren nog verschillende andere types van query s kennen: verwijderquery s, tabelmaakquery s, kruistabelquery s, Een eenvoudige toepassing kan je automatiseren m.b.v. macro s. We illustreren dit met voorbeelden waarin zowel eenvoudige macro s als conditionele macro s en macrogroepen aan bod komen. We geven in dit boek ook voorbeelden van meer complexe formulieren en rapporten. Bij het ontwerp hiervan zal je merken dat macro s dikwijls ontoereikend zijn. Indien je een toepassing wil maken, moet je leren programmeren in Visual Basic for Applications (VBA) in Access. We besteden daarom ook ruime aandacht aan het leren van de programmeertaal VBA aan de hand van tal van concrete voorbeelden. Access /3 is een doe-cursus. Dit betekent dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit. Je neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maak je de oefeningen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom staan bestanden die je nodig hebt bij het doornemen van het boek. Je vindt er ook een bestand Lees mij.doc. Hierin staat uitgelegd hoe je de bestanden gebruikt. Je kunt dit bestand lezen door op de naam van het bestand te dubbelklikken in Verkenner of je kunt het openen in een tekstverwerkingspakket zoals Word. Tot slot van deze inleiding dank ik éénieder die geholpen heeft bij het tot stand komen van deze cursus. Dank je wel. Ik hoop dat dit voor jou een nuttige en aangename cursus is, een cursus die je inzicht geeft in het maken van toepassingen in Access. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren zijn welkom. Roger Frans januari 2007 Inleiding - 1

4 Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Access gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ac2007_2_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf. Je maakt ook een map Ac2007_2_Oef aan waarin je de voorbeelden plaatst die je in deze cursus uitwerkt. Je vindt in de map Ac2007_2_Oef op de cd-rom de uitwerkingen van de voorbeelden en oefeningen op het einde van elk hoofdstuk. Je hebt de map normaal niet nodig Het is de bedoeling dat je zelf de voorbeelden en oefeningen maakt. Op de cd-rom staan in de map Ac2007 nog drie bijkomende hoofdstukken, één over macro s in rapporten, één over arrays in Visual Basic for Applications en één over naamgeving van objecten. Er wordt in de tekst verwezen naar deze hoofdstukken. Je hoeft de hoofdstukken niet door te nemen om de cursus verder te volgen. Het is een uitbreiding op het cursusmateriaal. 2 Access /3

5 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE NORMALISEREN VAN GEGEVENS Inleiding Een toepassing: Kassa Inleiding Probleemomschrijving Concretisering Vragen naar voorbeelden Een gegevensmodel Een informatiebehoefte Waarom niet in één tabel? Gegevensanalyse Normaliseren De eerste normaalvorm De eerste normaalvorm Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) Elementaire gegevens Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) Een nieuwe groep maken (stap 1.6) De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend De tweede normaalvorm De tweede normaalvorm Het begrip functionele afhankelijkheid Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld De derde normaalvorm Andere normaalvormen Koppeling tussen groepen Aanmaken van de database Aanmaken van de tabellen Creëren van een tabel Importeren van gegevens uit Excel Gegevens uit Word gebruiken Gegevens uit een tekstbestand (scheidingstekens) Gegevens uit een tekstbestand (vaste breedte) Gegevens importeren uit een ander Access-bestand Aanmaken van de relaties Oefeningen GEAVANCEERDE QUERY S Inleiding Beveiligingswaarschuwing Eenvoudige selectiequery s Joins Een inner join Outer join Statistische selectiequery s Berekenen van totalen Mogelijke functies Actiequery s Een tabel bijwerken Gegevens bijwerken op basis van een bepaalde waarde Gegevens bijwerken op basis van een formule Tabelmaakquery s Een verwijderquery Inhoudsopgave - 3

6 4 Access / Conflict oplossen Relatie aanpassen Een toevoegquery Kruistabelquery s Een kruistabel maken vanuit het queryontwerpvenster Een kruistabel maken met een wizard Wizard Dubbele records Aanmaken Wizard Dubbele records Ontwerpweergave Samenvoegquery s (Union query s) Een samenvoegquery maken met de hulp van de grafische omgeving Een samenvoegquery rechtstreeks intypen Pass Through-query Definitiequery Eigenschappen van een query Unieke waarden en unieke records Unieke records bij een verwijderquery Oefeningen MACRO S Inleiding Formulierweergaven Het hoofdmenu, een onafhankelijk formulier Instellingen op het niveau van het formulier Een opdrachtknop toevoegen m.b.v. een wizard Een ingesloten macro Een opdrachtknop toevoegen zonder wizard Een afbeelding invoegen Een macro maken Het macrovenster De actie FormulierOpenen (OpenForm) De actie OpdrachtUitvoeren (RunCommand) Wat doet de macro? Macro bewaren Macro uitvoeren Macro uitvoeren vanuit het macroscherm Macro uitvoeren vanuit het lint Macro starten vanuit een formulier Macrogroepen Macrogroep Uitvoeren van een macro in een macrogroep Herschikken acties, acties verwijderen, Een gebruiker selecteren uit een keuzelijst Aanmaken van de keuzelijst Aanmaken van de macro Synchroniseren van de keuzelijst met de detailsectie Synchroniseren van twee keuzelijsten Stap voor stap uitvoeren van een macro Oefeningen MACRO S / Inleiding Een hoofd- en subformulier volledig zelf ontwerpen Aanmaken van het hoofdformulier Aanmaken van het subformulier Subformulier invoegen in het hoofdformulier Een groepsvak Een waarde toekennen aan een veld, eigenschap, Een waarde toekennen aan een besturingselement Een waarde toekennen aan een veld Een waarde toekennen aan een eigenschap Voorwaarden in een macro De macro AutoExec Opties voor Access Macro s in rapporten

7 4.9 Oefeningen SCHAKELBORDBEHEER EN KOPPELINGSBEHEER Inleiding Schakelbordbeheer Aanmaken van een schakelbord Uittesten van het schakelbord Bewerken van een schakelbord Een submenu Koppelen van tabellen Tabellen scheiden van de andere objecten Wizard Database Splitsen Manueel splitsen van een database Koppelen tabellen De koppelingen vernieuwen Oefeningen DE SYNTHESEMETHODE Inleiding Het voorbeeld Taken Probleemomschrijving Concretisering Het gegevensstructuurdiagram De database Taken De database Taken.accdb De relaties aanmaken Veldeigenschappen Het invoermasker Wachtwoord Bijschrift Vereist en Lengte nul toestaan Geïndexeerd Programmeren in Visual Basic for Applications Oefeningen INLEIDING TOT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Inleiding Een macro converteren naar Visual Basic Een voorbeeld van een subprocedure Probleemstelling Ontwerp van het scherm Gebeurtenisprocedure De programmacode Compileren Uittesten Commentaar Variabelen Gegevenstypen in VBA Declareren van variabelen De instructie Dim Persoonlijke variabelen op moduleniveau Declareren is niet verplicht, tenzij Statische variabelen Besturingselementen Het statement Let Operatoren Rekenkundige operatoren Operatoren voor tekenreeksen Vergelijkingsoperatoren Logische operatoren Help Ingebouwde functies Left Right Mid Len UCase Inhoudsopgave - 5

8 6 Access / LCase Conversiefuncties Het venster Direct De waarde van een expressie berekenen Variabelen een waarde geven Een functieprocedure Sub- en functieprocedures Probleemstelling Ontwerp van het scherm Oproepen van de functie Procedure invoegen Opmerking Algemene modules Formulier- en rapportmodules Standaardmodule De functie Vervaldatum() in een algemene module plaatsen De VBE-omgeving Het projectvenster De toetsencombinatie Alt+F Vergroten, verkleinen, verplaatsen, enz Ctrl+<spatiebalk> Venster splitsen Procedureweergave Toetsen in het modulevenster en bij uitvoering Het objectenoverzicht Collecties en objecten Verwijzingen Objectenoverzicht Zoeken Afdrukken van een module Constanten Symbolische constanten Ingebouwde constanten Oefeningen CONTROLESTRUCTUREN Inleiding De selectie, een inleidend voorbeeld Probleemstelling Programmacode Het statement MsgBox en de functie MsgBox() Het If-statement Syntaxis Voorbeeld Voorbeeld 2 (Geneste If-structuren) De meervoudige selectie Probleemstelling Uitwerking Het Select Case-statement Syntaxis Het voorbeeld anders uitgewerkt Nog een voorbeeld De functie InputBox De iteratie met teller Probleemstelling Uitwerking For/Next-statement De functies Asc() en Chr() Van ASCII tot ANSI naar UNICODE De functie Asc() De functie Chr() De (gewone) iteratie Probleemstelling Uitwerking

9 8.12 Do While/Loop en andere lussen Enkele datumfuncties De functie Weekday() De functie CDate () De functie IsDate() De functie Format Syntaxis Weergave van getallen Weergave van tijd en datum Opletten met datums in programmacode Tekenreeksen (strings) Arrays Oefeningen MEER OVER PROCEDURES EN DEBUGGEN Inleiding Modules en procedures Modules Procedures Subprocedures Functieprocedures ByVal of ByRef Optionele parameters Een array van parameters Het statement For / Each Foutafhandelingsroutines Wat is een foutafhandelingsroutine? Het begrip faculteit Programmacode On Error GoTo Trappable errors Het statement On Error GoTo De foutafhandelingsroutine Het statement Resume Het object Err Een bug? Een onderbrekingspunt, Stap en Stap over Een onderbrekingspunt De waarde van een variabele Het venster Lokale variabelen Het venster Direct Stap en Stap over Doorgaan of stoppen Verwijderen van een breakpoint Een controle (watch) Een controle toevoegen Een controle bewerken Snelcontrole Opgeroepen procedures Oefeningen VBA IN FORMULIEREN Inleiding Het formulier frmmedewerker Probleemstelling Macro-acties in VBA Waarde van keuzelijst bij gebruik van de navigatieknoppen Bij het sluiten van het formulier Bevestigen voor verwijderen Gebeurtenissen bij een formulier Gebeurtenissen bij het openen van een formulier Gebeurtenissen bij het sluiten van een formulier De collectie Forms Definitie en naamgeving Werken met collecties Inhoudsopgave - 7

10 8 Access / Het formulier frmtaak Probleemstelling Aanmaken van het formulier Requery Instellen eigenschappen van enkele besturingselementen Controle van de gegevens in het hoofdformulier Controle voor het bijwerken van een besturingselement Het subformulier sfrmtoewijzingen Het subformulier sfrmactiviteiten Keuzelijsten om een taak te selecteren Een tip bij het editeren Oefeningen VBA IN FORMULIEREN / Inleiding Het formulier frmaanmelden Probleemstelling Aanmaken van het formulier De knop Annuleren De knop OK Modulevariabele Bijkomend onzichtbaar tekstvak Het formulier als startscherm instellen Het formulier frmtakenoverzicht Probleemstelling Ontwerp van de basisquery Ontwerp van het formulier Recordbron dynamisch aanpassen Bij het sluiten De puntjesknop cmddetail Aanpassen van het formulier frmtaak Het formulier frmhoofdmenu Een medewerker toevoegen vanuit het formulier frmtaak Probleemstelling Ontwerp van het formulier De keuzelijst bijwerken De gebeurtenis Bij niet in lijst Een dialoogvenster Probleemstelling Ontwerp van het formulier frmactiviteit Programmacode in frmactiviteit Openen als dialoogvenster Pop-up en Modaal Knopinfo (ControlTipText) Oefeningen VBA IN RAPPORTEN Inleiding Het rapport rpttakenoverzicht Probleemstelling Ontwerp van het rapport Formulier met criteria Bij het openen van het rapport Formulier geopend? Het rapport openen vanuit het menu Het rapport rpttaken Probleemstelling Ontwerp van de basisquery Ontwerp van het rapport Formulier met criteria Het rapport oproepen vanuit frmtaak Bij Geen gegevens De methoden Maximize en Restore Oefeningen TREFWOORDENREGISTER