De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd.

Transcriptie

1 Inleiding Access 2013 is een relationeel databasesysteem. Een databasesysteem is een programma om gegevens te beheren. Deze gegevens worden in tabellen opgeslagen. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In deze cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: - creëren van een database, - maken van tabellen, - sorteren, filteren en zoeken van gegevens, - ontwerpen van query s, - ontwerpen van formulieren - ontwerpen van rapporten en etiketten, - relaties tussen tabellen. We maken gebruik van een eenvoudig voorbeeld dat we stapsgewijs uitwerken. Access /3 is een doe-cursus. Dit betekent dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit. Je neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maak je de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus horen een aantal voorbeeldbestanden. Je kan deze downloaden op de site van de uitgeverij (zie volgend punt, Afspraken). Je vindt bij de bestanden op de website ook een map Ac2013_1_Na. De map bevat de bestanden met de uitgewerkte voorbeelden en oefeningen die in de cursus aan bod komen. Het bestand H&S-NaH04-Vbn bevat bv. de toestand na het vierde hoofdstuk van de database H&S. Je hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien je de cursus in zijn geheel doorneemt, kan je blijven verder werken met de voorbeelden die je zelf uitwerkt. Indien je een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn om van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met Access Indien je opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kan je die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans juli 2013

2 Afspraken We gaan van start... We leren je aan de hand van concrete voorbeelden Access gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden en oefeningen op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Opslaan als / Computer. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven. Typ Dit moet je letterlijk intypen. Je kan de voorbeeld- en oefenbestanden downloaden op de website van de uitgeverij van dit boek, Campinia Media. Surf naar Kies Fondslijst. Typ Access 2013 in het zoekvak en klik op Zoek. Selecteer het boek door op de naam van het boek te klikken. Je ziet bij de beschrijving van het boek een sectie Downloads. Je vindt er enkele zip-bestanden. Zip-bestanden kunnen meerdere bestanden groeperen. Download de voorbeeldbestanden door op de koppeling Voorbeelden Access zip te klikken. Je volgt verder de instructies van je browser om het bestand op te slaan. Daarna pak je het bestand uit. Je kan dit bv. doen door in het linkerdeel van Verkenner op het bestand te klikken en de bestanden in het rechterdeel naar een map te kopiëren. Je plaatst de bestanden in de map Ac2013_1_Vbn, bv. onder de map Mijn Documenten. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen in deze cursus te maken. We noemen deze map verder de voorbeeldenmap. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ac2013_1_Oef. We spreken in het boek van de oefeningenmap.

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE EEN EERSTE KENNISMAKING Inleiding Wat is een database? Wat is een databasesysteem? Access starten Windows starten De Windows-omgeving Access starten Het beginscherm Een database openen Titelbalk Het lint Backstage-weergave Het navigatievenster Meer over het lint De statusbalk Snelmenu s De Werkbalk Snelle toegang Noordenwind Noordenwind installeren Tabellen Query s Formulieren Rapporten Macro s Modules Opmerkingen Een nieuwe database maken op basis van een sjabloon Sjablonen Een nieuwe database Opties voor Access Standaarddatabasemap Opties voor documentvensters Vertrouwde locaties (Beveiligingswaarschuwing) De helpfunctie in Access De helpfunctie oproepen Enkele video s bekijken Een onderwerp zoeken Help op het internet of niet Knoppen in de werkbalk Access afsluiten Oefeningen... 41

4 4 Access /3 2 EEN NIEUWE TABEL MAKEN Inleiding Het voorbeeld Een nieuwe database Een tabel maken vanuit ontwerpweergave Veldnaam Gegevenstype Beschrijving Overige velden ingeven Een primaire sleutel Ontwerp bewaren Gegevensbladweergave Toevoegen van gegevens Een record wijzigen Navigeren in gegevensbladweergave Een gegevensblad opmaken Formulierweergave Aanmaken van een formulier Toevoegen van records m.b.v. een formulier Ontwerp wijzigen Ontwerpweergave Veldlengte Notatie Aantal decimalen Invoermasker Bijschrift Standaardwaarde Validatieregel Validatietekst Vereist Lengte nul toestaan Geïndexeerd Unicode-compressie IME-modus en IME-zinmodus Tekstuitlijning Een veld toevoegen De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen Toevoegen van een datumveld Verwijderen van een veld Volgorde van de velden wijzigen Indexvenster Eigenschappenvenster van een tabel Gegevensbladweergave na wijziging ontwerp En ons formulier? Verwijderen van een formulier Opnieuw aanmaken van een formulier Verwijderen van records Selecteren van een record Verwijderen van een record in de formulierweergave Verwijderen in gegevensbladweergave Wijzigen van records Jaartallen met 4 cijfers... 65

5 Inhoudsopgave Een nieuwe tabel creëren vanuit gegevensbladweergave De tabel tblproductcategorieën aanmaken Ontwerpweergave Tabblad Opzoeken in ontwerpweergave tabel Het veld ProductcategorieID toevoegen Het tabblad Opzoeken Uittesten in gegevensbladweergave Uittesten in een formulier Kolombreedte Oefeningen SORTEREN, FILTEREN EN ZOEKEN Inleiding Aanpassen tabelstructuren Importeren uit Excel, in een bestaande tabel Importeren via het tabblad Externe gegevens Kopiëren en Plakken Speciaal Importeren uit Excel, in een nieuwe tabel Importeren van de gegevens Structuur van de tabel aanpassen Eigenschappen van velden De eigenschap Invoermasker Notatie Uittesten van de eigenschappen Sorteren Sorteren op één veld Sorteren op meerdere velden Sorteren in een formulier Filters Filteren op basis van de keuzelijsten in de kolomkoppen De keuzelijst Selectie Een snelmenu oproepen Formulierfilters Formulierfilters vanuit een formulier Geavanceerde filter-/sorteeropties Zoeken Zoekvak Zoeken op naam Het jokerteken * De jokertekens? en # De jokertekens [ ],! en Vervangen Meervoudige indexen Enkelvoudige indexen Meervoudige indexen Samengestelde primaire sleutel De inhoud van een tabel afdrukken Databasehulpprogramma s Database comprimeren en herstellen Back-up maken van een database Informatie over de database

6 6 Access / Oefeningen SELECTIEQUERY S Inleiding De Wizard Selectiequery Aanmaken van een query Ontwerpweergave van een query Een selectiequery maken in ontwerpweergave Aanmaken van de query Samenstellen van de query Gegevensbladweergave SQL-weergave Een veld verwijderen uit de recordset Een veld al of niet weergeven Een veld van plaats wijzigen Opnieuw de recordset bekijken Query-scherm sluiten Sorteervolgorde aanbrengen Naam wijzigen van een query Criteria toevoegen Een nieuwe query vertrekkende van een andere query Vergelijkingsoperatoren Andere operatoren Rekenkundige operatoren Logische operatoren Voorbeeld van een AND-voorwaarde Voorbeeld van OR-voorwaarde De logische operatoren Aaneenschakelingsoperator De opbouwfunctie voor expressies Bijwerken van records Berekende velden in query s Functies Parameterquery s Een eerste voorbeeld Een tweede voorbeeld De parameterquery uitvoeren vanuit het navigatievenster Afdrukken van een recordset Oefeningen FORMULIEREN Inleiding Een formulier maken met een wizard Bewerkingen in een formulier Bewerken van records in een formulier Zoeken in formulierweergave Records toevoegen m.b.v. een formulier Op je stappen terugkeren

7 Inhoudsopgave Ontwerpweergave De ontwerpweergave Secties van een formulier Besturingselementen Raster Linialen Een formulier aanpassen in de ontwerpweergave Een besturingselement van formaat wijzigen en verplaatsen Een besturingselement verwijderen Een besturingselement kopiëren Besturingselementen toevoegen Selecteren van meerdere besturingselementen Uitlijnen Grootte van besturingselementen aanpassen Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen Opmaak van een besturingselement Het eigenschappenvenster De eigenschappen van een sectie Eigenschappen van het formulier Eigenschappen bij een meervoudige selectie Het formulier gebruiken Volgorde van de besturingselementen wijzigen Het formulier een naam geven Het formulier frmproduct aanmaken Verwijderen van het formulier Aanmaken formulier Een berekend besturingselement toevoegen Een formulier ontwerpen in indelingsweergave De indelingstabel Wijzigen van de volgorde Besturingselementen in twee kolommen Cellen samenvoegen Cellen verwijderen Wijzigen van een label Onafhankelijk formulier Aanmaken van een onafhankelijk formulier Keuzerondjes Oefeningen EENVOUDIGE RAPPORTEN Inleiding De groep Rapporten De Wizard Rapport Wizard Rapport Afdrukvoorbeeld Rapportontwerp Het ontwerpvenster van een rapport Secties Eigenschappen Ontwerp wijzigen Sorteervolgorde Datum

8 8 Access / Paginanummering Bewaren van het rapportontwerp Een afbeelding in ons rapport Een rapport afdrukken Een rapport exporteren Een rapport in pdf-formaat opslaan Een rapport exporteren naar Word Adreslabels Een rapport met etiketten Ontwerpweergave Ontwerp aanpassen Indelingsweergave Oefeningen RELATIES TUSSEN TABELLEN Inleiding Het voorbeeld De verschillende tabellen Importeren van de tabellen Relaties tussen tabellen Relaties Referentiële integriteit afdwingen Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen Jointype De relatie tussen tblklanten en tblorders De relatie tussen tblproducten en tblorderlijnen De relatie tussen tblproductcategorieën en tblproducten Verlaten van het dialoogvenster Relaties Fouten? Subgegevensbladen Uittesten relaties en referentiële integriteit Toevoegen order voor een onbestaande klant Verwijderen van een order Bewerkingen met relaties Een relatie bijwerken Relaties tonen of verbergen in het venster Relaties Een relatie verwijderen Oefeningen MEER OVER QUERY S Inleiding Een inner join (equi join) Het begrip Selecties Een outer join Een left outer join Een right outer join De query uitbreiden

9 Inhoudsopgave Totalen berekenen met een query Totaal voor de ganse tabel Groeperen Het ontwerp van de query opnieuw bekijken Algemene werkwijze Nog een voorbeeld Actiequery s Kopie van de database Bijwerkquery Verwijderquery Oefeningen HOOFD- EN SUBFORMULIEREN Inleiding Query aanmaken De wizard voor een hoofd- en subformulier Het formulier bewerken Het hoofdformulier bewerken Koppelen hoofd- en subformulier Zelf een subformulier toevoegen Aanpassen van het subformulier Uittesten van het formulier en subformulier Uittesten De klantgegevens kunnen aangepast worden Welk is de normale verkoopprijs? De gebeurtenis Na bijwerken De eigenschap Bijschrift van het formulier Het totaal van een order op het formulier plaatsen Berekening in het subformulier Resultaat in het formulier Een opdrachtknop toevoegen Oefeningen RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING Inleiding Een rapport aanmaken in ontwerpweergave De opdracht Rapportontwerp Groeperen Bijschrift met meerdere lijnen Samenvoegen van velden De velden in de detaillijn toevoegen Een sectie op een andere bladzijde starten Query aanpassen om de totalen te maken Het ordertotaal Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard Wizard Rapport Sorteren en groeperen Titel aanpassen Eerste letter in detailsectie Oefeningen TREFWOORDENREGISTER