Access 97 gevorderden

Transcriptie

1 Access 97 gevorderden campinia media Roger Frans

2 Frans, Roger Access 97 - gevorderden / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 1997; 306 p; index; 29 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/1997/3941/12 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 1999: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding Access 97 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In de cursus Access 97 - beginners zijn de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod gekomen: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query s, formulieren, rapporten en etiketten. In de cursus Access 97 - gevorderden worden in eerste instantie macro's behandeld. Dit is evenwel niet het hoofddoel van de cursus. De meeste hoofdstukken behandelen de programmeeromgeving Visual Basic for Applications en de manier waarop u hiermee uw databases kan beheren. In de hoofdstukken 3, 4 en 5 leggen we de basis uit van de taal Visual Basic for Applications (VBA). In de daaropvolgende hoofdstukken passen we deze technieken toe in een uitgewerkt voorbeeld. We maken niet alleen formulieren en rapporten die we sturen vanuit VBA maar we maken ook een eigen menubalk en werkbalk voor de toepassing. Naast de gewone gegevenstypen zoals Integer, Long, Byte,... komen ook objecttypen zoals Database, TableDef, Control, enz... aan bod. Deze objecttypen komen in een 10 de hoofdstuk aan bod. Het is een moeilijk hoofdstuk. Toch openen deze technieken een wereld die u beslist moet binnentreden. We maken recordsets, tabellen, query s, enz. vanuit VBA. In Access is heel wat mogelijk. In de laatste hoofdstukken besteden we aandacht aan de beveiliging van een database, het werken in een netwerkomgeving en de interactie met andere programma's. Access 97 - gevorderden is een doe-cursus. Dit betekent dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit. U neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maakt u de oefeningen. Bij de cursus hoort een diskette. Op deze diskette staan de meeste voorbeelden en oefeningen die u uitwerkt in deze cursus. Op de diskette vindt u een bestand LeesMij.doc. Hierin staat uitgelegd hoe u de bestanden gebruikt. U kunt dit bestand lezen door op de naam van het bestand te dubbelklikken in Verkenner of Deze Computer of u kunt het openen in Kladblok of een tekstverwerkingspakket. Tot slot van deze inleiding dank ik éénieder die geholpen heeft bij het tot stand komen van deze cursus. Dank u wel. Ik hoop dat dit voor u een nuttige en aangename cursus is, een cursus die u inzicht geeft in het programmeren in Access. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren zijn welkom. Roger Frans december 1997 Inleiding - 1

4 2 Access 97 - gevorderden

5 Inhoudstafel INLEIDING...1 INHOUDSTAFEL EEN TOEPASSING MAKEN Inleiding Omschrijven van het doel van de toepassing Algemene omschrijving Concretisering Vragen naar voorbeelden Een data-model Normaliseren De eerste normaalvorm De eerste normaalvorm Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) Elementaire gegevens Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) Een nieuwe groep maken (stap 1.6) De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend Een andere keuze van de primaire sleutel De tweede normaalvorm De tweede normaalvorm Het begrip functionele afhankelijkheid Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld De derde normaalvorm Andere normaalvormen Koppeling tussen groepen Fysische implementatie Namen met spaties? Objecten aanmaken in Access Tabellen scheiden van de andere objecten Werken in de directory C:\ACC97GEV De tabellen ontwerpen De tabel tblbibliotheek De tabel tbltijdschrift De tabel tblbezitsgegeven De relaties aanbrengen De tabellen koppelen Aanmaken toepassingsdatabase Koppelen tabellen Een tweede werkwijze om tabellen te koppelen De koppelingen vernieuwen Importeren van gegevens Naamgeving Oefeningen MACRO'S Inleiding Een macro maken De actie FormulierOpenen (OpenForm) De actie OpdrachtUitvoeren (RunCommand) Wat doet de macro? Macro bewaren De eerste keer De volgende keren Macro uitvoeren Een tweede voorbeeld De actie TabelOpenen (OpenTable)...38 Inhoudstafel - 3

6 2.5.2 De actie Afdrukken (Print) De actie Sluiten (Close) De actie Echo Afdrukken van de definitie van een macro De werkbalk macro De knop Macronamen Voorwaarden Een macro uitvoeren vanuit het ontwerpscherm Een single step methode Een macro starten vanuit een formulier Inleiding Een bestaande macro koppelen aan een gebeurtenis Een nieuwe macro maken vanuit een formulier Uittesten van de macro Gebeurtenissen Helpinformatie vanuit het algemene helpscherm Helpinformatie vanuit een formulier Een belangrijke opmerking (echt waar) Groep van macro's Een macrogroep De actie Zandloper (Hourglass) Een macro uit een macrogroep Uitvoeren Uitvoeren van een macro uit een macrogroep Uittesten De macro AutoExec Een formulier automatisch openen Het databasevenster verbergen Opstarten Macro's in de voorbeelddatabase Noordenwind Voorwaarden in een macro Nog enkele beschouwingen Volgorde van gebeurtenissen die zich voordoen Oefeningen INLEIDING TOT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Inleiding Modules en procedures Functieprocedure Subprocedures Property procedures Modules Een eerste voorbeeld Aanmaken van het scherm De programmacode oproepen Option Explicit Een nieuwe procedure maken Programmacode toevoegen Compileren van de code Uittesten van de functie Het modulevenster splitsen Procedureweergave Toetsen in het modulevenster en bij uitvoering Het objectenoverzicht Algemeen Zoeken Commentaar Variabelen Gegevenstypen in VBA Declareren van variabelen De instructie DIM Persoonlijke variabelen Openbare variabelen Statische variabelen Impliciete declaratie Deftype Declareren is niet verplicht, tenzij Access 97 - gevorderden

7 3.14 Het statement Let Operatoren Rekenkundige operatoren Operatoren voor tekenreeksen Vergelijkingsoperatoren Logische operatoren Help Ingebouwde functies Left Right Mid Len UCase LCase VarType IsEmpty IsNull Conversiefuncties Tekenreeksen als resultaat van functies Het foutopsporingsvenster De waarde van een expressie berekenen Variabelen een waarde geven Een subprocedure Afdrukken van een module Globale modules Converteren van een macro in programmacode Constanten Symbolische constanten Ingebouwde constanten Bereik van variabelen en constanten Oefeningen CONTROLESTRUCTUREN Inleiding De selectie Het statement MsgBox en de functie MsgBox() Syntax Andere notatie Verwijzen naar objecten en eigenschappen Het If-statement Syntax Voorbeeld Voorbeeld De methode Print Syntax Voorbeelden De meervoudige selectie Het Select Case-statement Syntax Nog een voorbeeld De functie InputBox Syntax Twips De zelftellende lus Het voorbeeld Carriage return en Line feed Opbouwen van de tekst For... Next De (gewone) iteratie Do While... Loop en andere lussen Enkele datumfuncties De functie Weekday() De functie CDate () De functie IsDate() De functie Format Weergave van getallen Inhoudstafel - 5

8 Weergave van tijd en datum Opletten met datums in programmacode Strings Eéndimensionale matrices Probleemstelling Uittesten Declaratie van een matrix Uitbreiding syntax statements Public, Private, Dim en Static Eéndimensionaal? Tweedimensionale matrices Voorbeeld Uitbreiding syntax statements Public, Private, Dim en Static Meerdimensionaal? Dynamische matrices Oefeningen MEER OVER PROCEDURES EN DEBUGGEN Inleiding Modules en procedures Modules Procedures Subprocedures Syntax van een subprocedure Functieprocedures Benoemde argumenten ByVal of ByRef Optionele parameters Een array van parameters De functie IsMissing Het statement For / Each Faculteit berekenen Faculteit berekenen Formulier aanmaken Programmacode On Error Goto Het statement On Error Goto De foutafhandelingsroutine Het statement Resume Het object Err Recursie Een bug? Een onderbrekingspunt, Stap en Stap over Een onderbrekingspunt De waarde van een variabele Het venster Foutopsporing Stap en Stap over Doorgaan Verwijderen van een breakpoint Stop Een controle (watch) Een controle toevoegen Een controle bewerken Snelcontrole Opgeroepen procedures Oefeningen TOEPASSINGEN IN FORMULIEREN Inleiding Omschrijving en doel van de toepassing Algemene omschrijving Concretisering Vragen naar voorbeelden Normaliseren Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) Deelverzamelingen opzoeken die een aantal keren voorkomen (stap 1.5) Access 97 - gevorderden

9 6.4 De tweede normaalvorm De derde normaalvorm Functionele afhankelijkheid van Dienstnr Functionele afhankelijkheid van Artikelnr Functionele afhankelijkheid van Groepsnr Koppeling tussen groepen De tabellen ontwerpen De tabel tblgroep De tabel tblartikel De tabel tbldienst De tabel tblmutatie De relaties aanbrengen De tabellen koppelen Het formulier frmgroep Aanmaken van het formulier m.b.v. een wizard Toevoegen van records Het object DoCmd De knop Sluiten toevoegen m.b.v. een wizard De code bij de gebeurtenis Klikken Syntax van DoCmd Syntax DoCmd.Close Een sneltoets Het formulier frmartikel Aanmaken van het formulier met een wizard Een keuzelijst met invoervak toevoegen met een wizard Aanpassen eigenschappen keuzelijst Toevoegen opdrachtknoppen De methode OpenQuery (QueryOpenen) Wat willen we? Query aanmaken DoCmd.OpenQuery De syntax van DoCmd OpenQuery Meer informatie? Uittesten De methode Requery Het probleem De methode Requery (van het object DoCmd) Syntaxnotatie De methode OpenForm (FormulierOpenen) Probleemstelling De programmacode Syntax van DoCmd.OpenForm De methode Requery (VBA) Een element toevoegen in een keuzelijst De eigenschap Alleen lijst De eigenschap Bijnietinlijst De eigenschap Bij dubbelklikken De eigenschap Bij activeren SendKeys Gebeurtenissen bij formulieren Activeren en uitschakelen van formulieren Openen en sluiten van formulieren Verplaatsen van formulieren en formaat wijzigen Scrollen Volgorde van de gebeurtenissen Openen (Open) Laden (Load) FormaatWijzigen (Resize) Activeren (Activate) Aanwijzen (Current) UitGeheugen (Unload) Uitschakelen (Deactivate) Sluiten (Close) Collecties Wat is het? Een voorbeeld Inhoudstafel - 7

10 De eigenschap Count Oefeningen EEN MEER COMPLEX FORMULIER Inleiding De query qrymutatie Het formulier frmmutatie Formulier aanmaken De keuzelijst lstgroep De keuzelijst lstartikel Het groepsvak fraaard De keuzelijst met invoervak cbodienst Het tekstvak txttotaal Bijschrift van het formulier Voorlopig resultaat Het formulier laten werken Het declaratiegedeelte De gebeurtenis Aanwijzen (Current) De gebeurtenis NaBijwerken (AfterUpdate) bij lstgroep De gebeurtenis NaBijwerken (AfterUpdate) bij lstartikel De gebeurtenis NaBijwerken bij fraaard De tabvolgorde Standaardwaarde voor de datum Uittesten Verder verfijnen van het formulier De gebeurtenis VoorBijwerken (BeforeUpdate) Knoppen Bewaar en Sluiten De knop Sluiten De programmacode in ControleerOfAllesIsIngegeven verfijnen De methode RunCommand Knopinfo (ControlTipText) Nog even de functie IsNull Verdere uitbreiding De database starten vanuit het formulier Mutatie Gebeurtenissen bij besturingselementen Oefeningen RAPPORTEN Inleiding Aanmaken scherm Programmacode Bij het openen van het formulier De methode SetFocus Na Bijwerken van fraafdrukken Na Bijwerken van frapergroep en fraperdienst Klikken op cmdafdrukken Klikken op de knop Sluiten De methode OpenReport (Rapport openen) Gebeurtenissen bij rapporten Openen (Open) Sluiten (Close) GeenGegevens (NoData) Pagina (Page) Het rapport Aanmaken van het rapport Het veld Toelichting Het afdrukvoorbeeld tonen in een maximumvenster Indien er geen gegevens zijn De methode PrintOut (Afdrukken) Oefeningen EEN EIGEN MENUSTRUCTUUR EN WERKBALK Inleiding Menubalk maken Per venster of globaal Een menubalk maken Menukeuzen toevoegen aan een menu Access 97 - gevorderden

11 9.3.1 Nieuwe menukeuze Een formulier openen Een menu-item uit een bestaand menu selecteren Groep Een functieprocedure Globale menubalk De menubalk koppelen aan een formulier De collectie CommandBars Meer mogelijkheden m.b.t. menukeuzen Een menukeuze inschakelen en uitschakelen Verbergen en zichtbaar maken van menukeuzen Werkbalken Een ingebouwde werkbalk aanpassen Een knop toevoegen aan een werkbalk Een knop verwijderen Een knop verplaatsen Herstellen van de beginwaarden van een werkbalk Een aangepaste werkbalk maken Een aangepaste werkbalk maken Groepen De aangepaste werkbalk in gebruik nemen De naam wijzigen van een aangepaste werkbalk Een aangepaste werkbalk verwijderen Een werkbalk gebruiken in een toepassing Zelf knoppen maken Een functieprocedure aanmaken De knop toevoegen Uittesten Het uiterlijk van een knop wijzigen Een zelfgemaakte knop wijzigen Sneltoetsen en AutoKeys Oefeningen OBJECTTYPEN Inleiding Eerst een voorbeeld Probleemstelling en vertrekpunt Openen van het formulier Na het bijwerken van de lijst Jet Database Engine Microsoft Jet Database Engine Objecten en collecties Object-hiërarchie (DAO) Objecten van Access en objecten van DBEngine Microsoft Access-objecten Het object DBEngine Een collectie Eigenschappen van DBEngine De methode CompactDatabase De collectie Workspaces De collectie Workspaces Objecten - objectvariabelen Verwijzen naar een object - notaties Een objectvariabele declareren Een objectvariabele een waarde toekennen Objectvariabelen van de typen Workspace en Database Schematische voorstelling Definiëren van een objectvariabele van het type Workspace en Database Een voorbeeld Opmerking Objectvariabelen van het type Recordset Situering Typen van recordset-objecten Voorbeeld Een variabele van het type Recordset maken Een variabele van het type Recordset Inhoudstafel - 9

12 Methoden bij recordsets Eigenschappen bij recordsets Records toevoegen Het inleidend voorbeeld Records wijzigen Records verwijderen Een nieuwe record toevoegen Opmerking Een recordset maken op basis van een query Oplossing door de naam van de query op te geven Oplossing door het SQL-statement te geven Een recordset maken op basis van een formulier Een recordset ordenen m.b.v. de eigenschap Index De methode OpenDatabase Een recordset sorteren door een nieuwe recordset te openen De eigenschap Sort Sorteerexpressies Opmerking Een recordset filteren Records zoeken De Find-methoden De methode Seek Bookmarks Bladwijzers (Bookmarks) AbsolutePosition e.a Een nieuwe query maken vanuit VBA Voorbeeld De methode CreateQueryDef Parameterquery s gebruiken Aanmaken van de parameterquery Aanmaken van het formulier Uitvoeren van een actiequery De methode OpenQuery van het object DoCmd De methode Execute op het query-object Een tabel maken vanuit VBA Voorbeeld De methode CreateTableDef Field (object) en Fields (collectie) Het type van een besturingselement bepalen Voorbeeld TypeOf Meerdere eigenschappen instellen met With Standaardcollecties Eigenschappen gebruiken die staan voor objecten Oefeningen UITGEWERKTE VOORBEELDEN Inleiding Een zoekscherm Ontwikkelen van frmzoekscherm Ontwikkelen van het scherm frmzoekscherm Programmacode declaratie en sluiten Standaardwaarde instellen voor keuzevak Programmacode indien een andere keuze gemaakt wordt Programmacode achter de knop Zoeken Zoeken over alle velden heen Ontwikkelen van frmitemsdievoldoen Antwoorden.mdb Orders.mdb Algemeen Gebeurtenissen weergeven Noordenwind.mdb Oefeningen BEVEILIGING Inleiding Een werkgroep Access 97 - gevorderden

13 12.3 Standaard werkgroep Een nieuwe werkgroep maken Groeps- en gebruikersaccounts Standaard groeps- en gebruikersaccounts Beheerders- en eigenaarsaccounts Een gebruikersaccount om de database te beheren Aanmeldingsprocedure Een wachtwoord voor BeheerderVerknw De Wizard Beveiliging op gebruikersniveau Groeps- en gebruikersaccounts aanmaken Creëren van de verschillende groepen Gebruikersaccounts aanmaken Toegangsrechten toewijzen Toegangsrechten voor het openen van de database Ook voor de groep Boekhouding Beheerder uit Beheerders verwijderen Uittesten Wachtwoorden Beveiligingsinformatie afdrukken Een query met de toegangsrechten van de eigenaar Oorspronkelijke werkgroep terug instellen Verschillende werkgroepen Access starten met een bepaalde werkgroep Een kopie maken van de snelkoppeling De eigenschappen van de kopie aanpassen Startopties van Access Wachtwoord op een database Wachtwoord op een database instellen Wachtwoord verwijderen VBA Een MDE-bestand maken Oefeningen EEN TOEPASSING VOOR EEN NETWERKOMGEVING Inleiding Opties in de interface van Access Plaats van de bestanden Splitsen van een database Exclusieve toegang Standaardmodus voor openen De eigenschap Recordvergrendeling Records vergrendelen Vergrendeling Een onafhankelijk formulier maken Volledige recordvergrendeling Wat? Programmacode Foutmeldingen Beperkte vergrendeling Programmacode Foutmeldingen Voordeel De meest voorkomende fouten Oefeningen INTERACTIE MET ANDERE TOEPASSINGEN Inleiding Standaardbrieven maken in Word Een andere toepassing starten De opdracht Shell Oefeningen APPENDIX A AFSPRAKEN M.B.T. NAAMGEVING BIJLAGEN TREFWOORDENREGISTER Inhoudstafel - 11