No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher.

Transcriptie

1

2 Frans, Roger Access /3 / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2008; 243 p; index; 25 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC Wettelijk depot België: D/2008/3941/3 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2008: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding Microsoft Access 2007 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In deze cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan etiketten. We bestuderen ook relaties tussen tabellen. Access /3 is een doe-cursus. Dit betekent dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit. Je neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maak je de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom vind je bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen te kunnen uitwerken. Je kopieert de map Ac2007_1_Vbn naar de map Documenten op je harde schijf. Op de cd-rom staan, in de map Ac2007_1_Na, de bestanden die de voorbeelden en oefeningen bevatten die in de cursus aan bod komen. De bestanden in de map NaH04 bevatten bv. de toestand na het vierde hoofdstuk. Je hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien je de cursus in zijn geheel doorneemt, kan je blijven verder werken met de voorbeelden die je zelf uitwerkt. Indien je een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn om van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Op de bijgevoegde cd-rom vind je ook een bestand Lees mij.docx. Dit bestand bevat last-minute informatie. Je kan het lezen door te dubbelklikken op het bestand. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met Access Indien je opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kan je die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans Inleiding - 1

4 Afspraken We gaan van start... In de volgende paragrafen en hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Access gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. De bijgevoegde cd-rom bevat een map Ac2007_1_Vbn. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden in deze cursus te maken. Je kopieert de map best naar je harde schijf. Je maakt ook een map Ac2007_1_Oef aan waarin je de voorbeelden plaatst die je in deze cursus uitwerkt. 2 Access /3

5 Inhoudsopgave INLEIDING...1 AFSPRAKEN...2 INHOUDSOPGAVE EEN EERSTE KENNISMAKING Inleiding Wat is een database? Wat is een databasysteem? Access starten Windows starten De Windows-omgeving Access starten Het beginscherm Titelbalk De Office-knop Onlangs gebruikte database openen Sjablooncategorieën Een database openen Het navigatievenster Het lint De statusbalk De werkbalk Snelle toegang Noordenwind Noordenwind installeren Tabellen Formulieren Rapporten Modules Opmerkingen Een nieuwe database maken op basis van een sjabloon Opties voor Access Standaarddatabasemap Opties voor documentvensters Vertrouwde locaties (Beveiligingswaarschuwing) De helpfunctie in Access De helpfunctie oproepen De inhoudsopgave weergeven Een onderwerp zoeken Andere knoppen in de werkbalk Access afsluiten Oefeningen EEN NIEUWE TABEL MAKEN Inleiding Het voorbeeld Een nieuwe database Een tabel maken vanuit ontwerpweergave Veldnaam Gegevenstype Beschrijving Overige velden ingeven Een primaire sleutel Ontwerp bewaren Inhoudsopgave - 3

6 2.5 Gegevensbladweergave Toevoegen van gegevens Een record wijzigen Navigeren in gegevensbladweergave Een gegevensblad opmaken Formulierweergave Aanmaken van een formulier Toevoegen van records m.b.v. een formulier Ontwerp wijzigen Ontwerpweergave Veldlengte Notatie Aantal decimalen Invoermasker Bijschrift Standaardwaarde Validatieregel Validatietekst Vereist Lengte nul toestaan Geïndexeerd Unicode-compressie Tekstuitlijning Een veld toevoegen De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen Toevoegen van een datumveld Verwijderen van een veld Volgorde van de velden wijzigen Help Indexvenster Eigenschappenvenster van een tabel Gegevensbladweergave na wijziging ontwerp En ons formulier? Verwijderen van een formulier Opnieuw aanmaken van een formulier Verwijderen van records Selecteren van een record Verwijderen van een record in de formulierweergave Verwijderen in gegevensbladweergave Wijzigen van records Jaartallen met 4 cijfers Een nieuwe tabel creëren vanuit gegevensbladweergave De tabel tblproductcategorieën aanmaken Ontwerpweergave Tabblad Opzoeken in ontwerpweergave tabel Het veld ProductcategorieID toevoegen Het tabblad Opzoeken Uittesten in gegevensbladweergave Uittesten in een formulier Kolombreedte Oefeningen SORTEREN, FILTEREN EN ZOEKEN Inleiding Aanpassen tabelstructuren Importeren uit Excel, in een bestaande tabel Importeren via het tabblad Externe gegevens Kopiëren en Plakken Speciaal Importeren uit Excel, in een nieuwe tabel Importeren van de gegevens Structuur van de tabel aanpassen Access /3

7 3.5 Eigenschappen van velden De eigenschap Invoermasker Notatie Vereist Lengte nul toestaan Uittesten van de eigenschappen Sorteren Sorteren op één veld Sorteren op meerdere velden Sorteren in een formulier Filters Selectiefilters Een snelmenu oproepen Formulierfilters Formulierfilters vanuit een formulier Geavanceerde filter-/sorteeropties Zoeken Zoeken op naam Het jokerteken * De jokertekens? en # De jokertekens [ ],! en Vervangen Meervoudige indexen Enkelvoudige indexen Meervoudige indexen Samengestelde primaire sleutel De inhoud van een tabel afdrukken Beheren Database comprimeren en herstellen Back-up maken van een database Informatie over de database Oefeningen Inleiding De Wizard Selectiequery Aanmaken van een query Ontwerpweergave van een query Een selectiequery maken in ontwerpweergave Aanmaken van de query Samenstellen van de query Gegevensbladweergave SQL-weergave Een veld verwijderen uit de recordset Een veld al of niet weergeven Een veld van plaats wijzigen Opnieuw de recordset bekijken Query-scherm verlaten Sorteervolgorde aanbrengen Naam wijzigen van een query Criteria toevoegen Een nieuwe query vertrekkende van een andere query Vergelijkingsoperatoren Andere operatoren Rekenkundige operatoren Logische operatoren Voorbeeld van een AND-voorwaarde Voorbeeld van OR-voorwaarde De logische operatoren Aaneenschakelingsoperator De opbouwfunctie voor expressies Bijwerken van records Berekende besturingselementen Inhoudsopgave - 5

8 6 Access / Functies Een eerste voorbeeld Een tweede voorbeeld De parameterquery uitvoeren vanuit het navigatievenster Afdrukken van een recordset Oefeningen FORMULIEREN Inleiding Een formulier maken De knop Formulier De knop Gesplitst formulier De knop Meerdere items De knop Draaigrafiek De knoppen Leeg formulier en Nieuw object: formulier De keuzelijst Meer formulieren Een formulier maken met een wizard Bewerkingen in een formulier Bewerken van records in een formulier Zoeken in formulierweergave Records toevoegen m.b.v. een formulier Op je stappen terugkeren Ontwerpweergave De ontwerpweergave Secties van een formulier Besturingselementen Raster Formulierkoptekst/-voettekst Paginakoptekst/-voettekst Linialen Een formulier aanpassen in de ontwerpweergave Indeling verwijderen Een besturingselement selecteren, van formaat wijzigen en verplaatsen Een besturingselement verwijderen Een besturingselement kopiëren Besturingselementen toevoegen Selecteren van meerdere besturingselementen Uitlijnen Grootte van besturingselementen aanpassen Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen Opmaak van een besturingselement Eigenschappenvenster Eigenschappen van een besturingselement De eigenschappen van een sectie Eigenschappen van het formulier Eigenschappen bij een meervoudige selectie Het formulier gebruiken Volgorde van de besturingselementen wijzigen Het formulier een naam geven Indelingsweergave Het formulier frmproduct aanmaken Verwijderen van het formulier Aanmaken formulier Een berekend besturingselement toevoegen Onafhankelijk formulier Aanmaken van een onafhankelijk formulier Keuzerondjes Oefeningen EENVOUDIGE RAPPORTEN Inleiding De groep Rapporten

9 6.3 De Wizard Rapport Wizard Rapport Afdrukvoorbeeld Rapportontwerp Het ontwerpvenster van een rapport Secties Eigenschappen Ontwerp wijzigen Sorteervolgorde Datum Paginanummering Bewaren van de rapportopmaak Een rapport afdrukken Een illustratie in ons rapport Adreslabels Ontwerpweergave labels Ontwerpweergave bekijken Ontwerp aanpassen Indelingsweergave Oefeningen RELATIES TUSSEN TABELLEN Inleiding Het voorbeeld De verschillende tabellen Importeren van de tabellen Relaties tussen tabellen Relaties Referentiële integriteit afdwingen Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen Jointype De relatie tussen tblklanten en tblorders De relatie tussen tblproducten en tblorderlijnen De relatie tussen tblproductcategorieën en tblproducten Verlaten van het dialoogvenster Relaties Fouten? Subgegevensbladen Uittesten relaties en referentiële integriteit Toevoegen order voor een onbestaande klant Verwijderen van een order Bewerkingen met relaties Een relatie bijwerken Relaties tonen of verbergen in het venster Relaties Een relatie verwijderen Oefeningen Inleiding Een inner join (equi join) Het begrip Selecties Een outer join Een left outer join Een right outer join De query uitbreiden Totalen berekenen met een query Totaal voor de ganse tabel Groeperen Het ontwerp van de query opnieuw bekijken Algemene werkwijze Nog een voorbeeld Oefeningen Inhoudsopgave - 7

10 9 HOOFD- EN SUBFORMULIEREN Inleiding Query aanmaken De wizard voor een hoofd- en subformulier Het formulier bewerken Koppelen hoofd- en subformulier De koppeling is door Access aangebracht Zelf een subformulier toevoegen Aanpassen van het subformulier Uittesten van het formulier en subformulier Uittesten De klantgegevens kunnen aangepast worden Welk is de normale verkoopprijs? De gebeurtenis Na bijwerken De eigenschap Bijschrift van het formulier Het totaal van een order op het formulier plaatsen Berekening in het subformulier Resultaat in het formulier Een opdrachtknop toevoegen Oefeningen RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING Inleiding Een rapport aanmaken in ontwerpweergave Groeperen Ontwerpen rapport Tekstvak met meerdere lijnen Samenvoegen van velden De velden in de detaillijn toevoegen Een sectie op een andere bladzijde starten Totalen maken Query aanpassen Het ordertotaal Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard Wizard Rapport Sorteren en groeperen Titel aanpassen Eerste letter in detailsectie Oefeningen TREFWOORDENREGISTER Access /3