Je vindt in de startmap ook het bestand Appendix Excel pdf. Het bestand

Transcriptie

1 Inleiding Excel /3 is het derde deel van een reeks van drie delen over Excel. We veronderstellen in dit deel dat je de technieken die aan bod zijn gekomen in de eerste twee delen onder de knie hebt. In het eerste hoofdstuk komt de Wat-als-analyse aan bod. In de Wat-als-analyse worden de waarden in bepaalde cellen, invoervariabelen genoemd, gewijzigd. Door de invoervariabelen te wijzigen, veranderen de resultaten of m.a.w. "Wat zou het resultaat zijn als we deze invoervariabelen gebruiken?". We bespreken in dit verband Gegevenstabellen, Scenariobeheer, Doelzoeken en Oplosser. In het tweede hoofdstuk gaan we in op gegevensvalidatie. Indien een gebruiker slechts bepaalde waarden mag invullen in een cel, kan je een keuzelijst aanbieden of je kan de ingegeven waarden evalueren en eventueel een boodschap tonen. In het derde hoofdstuk gaan we hierin een stap verder en voegen we formulierbesturingselementen en ActiveX-besturingselementen toe. In het vierde hoofdstuk besteden we aandacht aan de integratie van Excel met andere Office-pakketten. We leren het verschil tussen het insluiten en koppelen van gegevens van een andere toepassing. Een groot gedeelte van dit boek gaat in op het gebruik van macro s en het automatiseren van handelingen m.b.v. de programmeertaal Visual Basic for Applications (VBA) in Excel. Je leert eerst macro s opnemen. Daarna leer je de taal VBA stapsgewijs kennen. Je kan dialoogvensters maken om aan de gebruiker informatie te vragen. We voegen in dat geval een formulier toe aan de werkmap. De acties die moeten gebeuren indien je op een knop klikt of bij een keuze uit een keuzelijst, schrijven we weer in VBA. Dit behandelen we in hoofdstuk 12. In het laatste hoofdstuk spreken we vanuit VBA in Excel objecten aan in andere toepassingen. We maken een rapport in Word op basis van gegevens en een grafiek in Excel. Net als in de eerste twee delen wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden leer je de technieken van Excel kennen. Na elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Maak ze. Je verwerkt de leerstof en je ontdekt nog meer nieuwe elementen. Ik hoop dat je Excel nog wat meer leert doorgronden m.b.v. deze cursus. Opmerkingen die een latere uitgave kunnen verbeteren, zijn welkom. Roger Frans februari 2017

2 Afspraken We gaan van start... In de volgende hoofdstukken leren we aan de hand van concrete voorbeelden Excel gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Je geeft je wachtwoord in. Dit wachtwoord wordt niet op het scherm getoond. Je krijgt enkel sterretjes (*) te zien. Je klikt op de knop OK om te bevestigen. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen zijn vet gedrukt, namen van menukeuzen, knoppen, e.d. zijn schuin gedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen die je moet kiezen, zijn gescheiden door een schuine streep, bv. Tabel / Tabel invoegen. Indien je tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven: Dit moet je letterlijk intypen. Er horen een aantal bestanden bij het boek. Je kan deze bestanden downloaden op de website van de uitgeverij van dit boek, Campinia Media. Ze zijn gebundeld in een zip-bestand zodat je maar één bestand moet downloaden. Surf naar Kies Catalogus. Typ Excel 2016 in het zoekvak Trefwoord en klik op Zoeken. Selecteer het boek door op de naam van het boek te klikken. Download de startbestanden door op de koppeling Download voorbeelden te klikken. Je volgt verder de instructies van je browser om het bestand op te slaan. Je pakt daarna het bestand uit. Je kan dit bv. doen door in het linkergedeelte van Verkenner op het bestand te klikken en de map die je in het rechtergedeelte ziet, te kopiëren. Je plaatst de map Ex2016_3_Start bij voorkeur onder de map Documenten. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen in deze cursus te maken. We noemen deze map verder de startmap. De voorbeelden en oefeningen die je in deze cursus zelf uitwerkt, plaats je in een map met de naam Ex2016_3_Opl. We spreken in het boek van de oplossingenmap. Je vindt in de startmap ook het bestand Appendix Excel pdf. Het bestand bevat Installatie Dit extra hoofdstuk leert hoe je Microsoft Office 2016 installeert, hoe je achteraf onderdelen bij installeert of verwijdert. Afspraken m.b.t. naamgeving Indien we macro s maken en programmeren, beginnen we de naam van het besturingselement met een prefix dat de aard van het besturingselement typeert. We geven een lijst met prefixen. Je vindt in de startmap ook een werkmap Functies-Nederlands-Engels.xlsx met functies in Excel, in het Nederlands en in het Engels.

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE WAT-ALS-ANALYSE Inleiding Gegevenstabellen Voorbeeld Gegevenstabel met één invoervariabele Herrekenen van een werkblad Eén invoervariabele maar meerdere formules Gegevenstabel met twee invoervariabelen Cellen onzichtbaar maken Scenariobeheer Een begroting opstellen Naam geven aan de invoervariabelen Een scenario toevoegen Een gunstig scenario toevoegen Een derde scenario maken Een scenario weergeven m.b.v. het dialoogvenster Scenariobeheer Een scenario weergeven in de Werkbalk Snelle toegang Een scenario bewerken Een rapport maken Doelzoeken Het voorbeeld Opmerking Oplosser Installeren van Oplosser Openen van het voorbeeld Oplosser starten Randvoorwaarden toevoegen Opslaan van de parameters Een tweede voorbeeld van Oplosser Maximale winst op elektronische apparaten Uitwerking met Oplosser Invoegtoepassingen verwijderen Oefeningen GEGEVENSVALIDATIE Inleiding Een keuzelijst in een werkblad Het voorbeeld Kopiëren van de opmaak De prijs zoeken Opmerkingen Valideren van een datum Een waarschuwing i.p.v. een foutmelding Invoerberichten Formules controleren Enkele bijkomende kleine voorbeelden Lengte van een tekst Invoer met een formule valideren... 48

4 4 Excel /3 2.8 Verwijderen van gegevensvalidatie Afhankelijke gegevensvalidatie Probleemstelling De functie INDIRECT() Afhankelijke gegevensvalidatie Mogelijk probleem Oefeningen BESTURINGSELEMENTEN OP HET WERKBLAD Inleiding Het tabblad Ontwikkelaars Overzicht van de formulierbesturingselementen Het formulierbesturingselement Kringveld Voorbeeld Een kringveld tekenen Besturingselement opmaken Uittesten van het besturingselement Formulierbesturingselementen gebruiken bij een grafiek Probleemstelling Uitwerking Taakvenster Selectie ActiveX-besturingselementen Een selectievakje gebruiken Het selectievakje tekenen Eigenschappen Uittesten van de knop De werkmap aanpassen Keuzelijst met invoervak Aanmaken van een keuzelijst Uittesten Een besturingselement opmaken Vaststellen welke typen besturingselementen het werkblad bevat Formules controleren Broncellen aanwijzen Doelcellen aanwijzen Formules weergeven Foutcontrole Jammer maar Selecteren speciaal Constanten of formules aangeven Verschillen in de formules Gelukkig Oefeningen INTEGRATIE MET ANDERE PAKKETTEN Inleiding Exporteren van gegevens in Access naar Excel Exporteren van gegevens van Word naar Excel Gegevens uit Excel exporteren naar Access Gegevens uit Excel kopiëren naar Word Een Excel-bestand insluiten in Word Een Excel-bestand koppelen in Word Keuzelijst Object Plakken speciaal Koppeling bijwerken Koppelingen beheren Een Excel-bestand koppelen in Access Een PowerPoint-presentatie koppelen in Excel... 94

5 Inhoudsopgave Oefeningen MACRO S Inleiding Het tabblad Ontwikkelaars Beveiligingsniveau Opnemen van een macro De macro uitvoeren De macro starten vanuit het lint Fout bij de uitvoering? Uitvoeren m.b.v. de sneltoets Relatieve of absolute verwijzingen gebruiken Macro opnemen, tweede voorbeeld De macro uitvoeren Relatieve of absolute verwijzingen gebruiken Sneltoets wijzigen Een macro toekennen aan een knop in de Werkbalk Snelle toegang Een macro koppelen aan een knop in het werkblad Een knop tekenen Een macro toewijzen aan een knop Besturingselement opmaken De grootte of de plaats wijzigen Een macro koppelen aan een grafisch object Een werkmap met macro's opslaan Een macro maken in de werkmap Opslaan van de werkmap Macro in een andere werkmap gebruiken? Personal.xlsb opslaan Een werkmap met macro's openen Verwijderen van een macro Macro in een werkmap Macro in de persoonlijke werkmap Proberen macro uit te voeren die verwijderd is Verwijderen knop Werkbalk Snelle toegang Oefeningen INLEIDING TOT VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Inleiding Een macro opnemen De Visual Basic-omgeving De Visual Basic Editor Projectverkenner Het eigenschappenvenster Codevenster De programmacode Een subprocedure Commentaar Help voor VBA Cursorbesturingstoetsen En de betekenis? Toch fout Een oplossing en een techniek Debuggen van programmacode Programmacode stap voor stap uitvoeren Het venster Direct Oefeningen

6 6 Excel /3 7 HET OBJECTENMODEL VAN EXCEL Inleiding Objecten, collecties en objectenhiërarchie Objecten Collecties Het object Application en de collectie Workbooks Eigenschappen van het object Application De collectie Workbooks Objecten in de hiërarchie weergeven of weglaten Methode Het object Worksheet en de collectie Worksheets Eigenschappen opvragen Eigenschappen een waarde geven Methoden Het object Range Verwijzen naar een object van het type Range met de eigenschap Range() De eigenschap Cells De eigenschap Offset De methoden Select, Copy en Paste De methoden ClearContents, Clear en Delete R1C1-notatie Het objectenoverzicht Het objectenoverzicht Verwijzingen Veel voorkomende eigenschappen en methoden Oefeningen SUB- EN FUNCTIEPROCEDURES IN VBA Inleiding Een zelfgedefinieerde functie Een bijkomende module in Personal.xlsb Een functie om een decimaal weergegeven uur om te zetten naar een weergave in uren, minuten en seconden Een functieprocedure Compileren van de code Oproepen van de functie Variabelen Gegevenstypen in VBA Declareren van variabelen De instructie Dim Persoonlijke variabelen Openbare variabelen Statische variabelen Declareren is niet verplicht, tenzij Naamgeving Het statement Let Operatoren Rekenkundige operatoren Operatoren voor tekenreeksen Ingebouwde functies Int() en Fix() Functies om te converteren Round() Uittesten van functies

7 Inhoudsopgave Een subprocedure Definitie en voorbeeld De subprocedure aanmaken De procedure AanmakenVoettekst InputBox() De macro TonenAfdrukvoorbeeld maken Het geheel uittesten InputBox() Constanten Symbolische constanten Ingebouwde constanten Modules en procedures Syntaxis van een subprocedure Syntaxis van een functieprocedure Bereik van variabelen en constanten Objectvariabelen Een objectvariabele declareren Union, Intersect De eigenschap Range toegepast op een object van het type Range Een gebied als een verzameling van Enkele tips bij het editeren Ctrl+<spatiebalk> Een blok programmacode in commentaar plaatsen Oefeningen CONTROLESTRUCTUREN IN VBA Inleiding De selectie Programmacode Testen Korte uitleg Testen in het venster Direct De functie MsgBox() Het If-statement Syntaxis Voorbeeld Voorbeeld Relationele operatoren Logische operatoren Ingebouwde functies Left() Right() Mid() Len() UCase() LCase() VarType() IsEmpty() IsNull() Het Select/Case-statement Een voorbeeld Aanmaken van de macro Aanmaken van de subprocedure Aanmaken van een opdrachtknop Syntaxis Nog een voorbeeld

8 8 Excel /3 9.9 Het For/Next-statement Het voorbeeld Aantallen per dag Programmacode Let op: niet automatisch herrekend En voor de tweede week? De syntaxis De aantallen per week De formules voor de aantallen per balie De (gewone) iteratie Het voorbeeld Programmacode Do While/Loop en andere lussen Enkele datumfuncties De functie Now() De functies Year(), Month(), Day() De functie DateSerial() De functie Weekday() De functie CDate() De functie IsDate() De functie Format Weergave van getallen Weergave van tijd en datum Opletten met datums in programmacode Strings De instructie For Each/Next Syntaxis Een eerste uitgewerkt voorbeeld Een tweede voorbeeld Toch nog een opmerking Oefeningen ARRAYS Inleiding Arrays Een voorbeeld Declaratie van een array Eéndimensionaal? Meerdimensionale arrays Voorbeeld Syntaxis statements Public, Private, Dim en Static Meerdimensionaal? Dynamische arrays De functie Array() Oefeningen MEER OVER PROCEDURES EN DEBUGGEN Inleiding Parameters van een procedure ByVal en ByRef Optionele parameters Een array van parameters Enkele ingebouwde functies IsMissing() LTrim(), RTrim() en Trim() Benoemde argumenten

9 Inhoudsopgave Fouten opsporen Een onderbrekingspunt De volgende stap Snelcontrole Macro hervatten Stap over Verwijderen van een breakpoint Een controle-expressie toevoegen Een controle-expressie toevoegen Controle-expressies verwijderen On Error Goto Een voorbeeld Toch niet foutloos? Het statement On Error Goto Een foutafhandelingsroutine in het voorbeeld Het statement Resume Oefeningen FORMULIEREN MAKEN Inleiding Een formulier toevoegen Vertreksituatie Een formulier toevoegen Eigenschappen instellen Tonen van het formulier De Werkset Besturingselementen Besturingselementen in een formulier Een label in een formulier toevoegen en instellen Een tekstvak toevoegen en de eigenschappen instellen Kopiëren van besturingselementen Een besturingselement verwijderen Een opdrachtknop Tabvolgorde Besturingselementen koppelen aan een cel Een formulier tonen Knop toevoegen in het blad Factuur Uittesten van de knop Een waarde in een besturingselement plaatsen Gegevens invullen Gegevens in het formulier opslaan in het werkblad Sluiten van het dialoogvenster Controle of een veld is ingevuld Uittesten De knop Annuleren Automatisch starten van de macro Andere besturingselementen Aanmaken van een dialoogvenster met een keuzelijst Eigenschappen van de keuzelijst Een macro aanmaken om de keuzelijst te testen Ingebouwde dialoogvensters Oefeningen INTERACTIE MET ANDERE TOEPASSINGEN MET VBA Inleiding Interactie met Word Het document in Word De werkmap in Excel

10 10 Excel / Een verwijzing naar een toepassing opnemen Een nieuw object maken Instructies in Word Instructies in Excel Samenvoegen van de code Uittesten Een bestaand object gebruiken Een lijst met lettertypen Wat willen we? Programmacode Uittesten en bewaren Oefeningen TREFWOORDENREGISTER