Access Beginners. Roger Frans. met cd-rom. campinia media

Transcriptie

1 Access 2002 Beginners Roger Frans met cd-rom campinia media

2 Frans, Roger Access 2002 beginners / Roger Frans; Geel: Campinia Media vzw, 2001; 285 p; index; 29 cm; gelijmd. ISBN: ; NUGI 854; UDC ; Wettelijk depot België: D/2001/3941/8 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B 2440 GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/ Fax: (+32) 014/ <info@campiniamedia.be> URL: < Copyright 2001: No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

3 Inleiding Access 2002 is een relationeel databasesysteem. Het is m.a.w. een programma om gegevens op een (relatief) gemakkelijke manier te beheren. Deze gegevens worden in tabellen bewaard. Tussen de tabellen kunnen relaties bestaan. In de cursus komen de klassieke onderwerpen m.b.t. een databasesysteem aan bod: aanmaken van tabellen, ontwerpen van query s, formulieren, rapporten en etiketten. Access 2002 is een databasesysteem onder Windows. Dit geeft bijkomende mogelijkheden: opnemen van objecten in een tabel (foto s, figuren, geluid,...), grafische mogelijkheden bij rapporten,... Er wordt ook aandacht besteed aan de uitwisselbaarheid van gegevens met andere pakketten: Excel, Word, tekstbestanden, enz... Access beginners is een doe-cursus. Dit betekent dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit. U neemt per hoofdstuk de cursustekst door. Daarna maakt u de oefeningen die achteraan elk hoofdstuk zijn opgenomen. Bij de cursus hoort een cd-rom. Op deze cd-rom vindt u bestanden die u nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen te kunnen uitwerken. U kopieert de map AccBegVbn naar de map Mijn documenten op uw harde schijf. Op de cd-rom staan, in de map AccBegNa ook bestanden die een extensie ZIP hebben. De bestanden hebben de naam NaH02.ZIP, NaH03.ZIP, enz... Deze bestanden bevatten de voorbeelden en oefeningen die in de cursus aan bod komen. Het zijn gecomprimeerde bestanden. Het bestand NaH03.ZIP bevat b.v. de toestand na het vierde hoofdstuk. U kan de bestanden decomprimeren met het programma WinZip. Indien het programma niet op uw pc geïnstalleerd is, kan u de versie die op de cd-rom aanwezig is, installeren. U hoeft deze bestanden niet te gebruiken. Indien u de cursus in zijn geheel doorneemt, kunt u blijven verder werken met de voorbeelden die u zelf uitwerkt. Indien u een bepaald hoofdstuk opnieuw wenst door te nemen, kan het handig zijn van de eindtoestand van het vorige hoofdstuk gebruik te kunnen maken. Op de bijgevoegde cd-rom vindt u ook een bestand Lees mij.doc. Dit bestand bevat last-minute informatie. U kunt het lezen door te dubbelklikken op het bestand. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met Access Indien u opmerkingen hebt die een latere uitgave kunnen verbeteren, kunt u die steeds kwijt aan de auteur. Roger Frans oktober 2001 Inleiding - 1

4 2- Access beginners

5 Inhoudsopgave INLEIDING...1 INHOUDSOPGAVE EEN EERSTE KENNISMAKING Inleiding Wat is een database? Afspraken Access starten Windows starten De Windows-omgeving Access starten Het beginscherm De werkruimte Titelbalk Menubalk Werkbalk Database De statusbalk Taakvenster Noordenwind Tabellen Query s Formulieren Rapporten Pagina s Macro s Modules De menukeuze Beeld Opmerkingen Werkbalken Opties Een nieuwe database maken met een wizard De helpfunctie in Access Help Een vraag stellen De Office-assistent De menukeuze Wat is dit? De knop Help in een dialoogvenster Access afsluiten Oefeningen EEN NIEUWE TABEL MAKEN Inleiding Het voorbeeld Een nieuwe database Een tabel maken m.b.v. een wizard Formulierweergave Gegevensbladweergave Opslaan van het formulier Naam wijzigen Inhoudsopgave - 3

6 2.9 Ontwerpweergave Veldnaam Gegevenstype Beschrijving Primaire sleutel Help Veldeigenschappen Veldlengte Notatie Invoermasker Bijschrift Standaardwaarde Validatieregel Validatietekst Vereist Lengte nul toestaan Geïndexeerd Unicode-compressie Wijzigen tabelstructuur Rijen invoegen Veldeigenschappen De velden Verkoopprijs en BTWpercentage toevoegen Toevoegen van een datumveld Opbouwfunctie voor velden Verwijderen van een veld Indexvenster Tabeleigenschappen Gegevensbladweergave En ons formulier? Verwijderen van een formulier Opnieuw aanmaken van een formulier Verwijderen van records Positioneren van de recordkiezer Verwijderen van een record in de formulierweergave Verwijderen in gegevensbladweergave Wijzigen van records Jaartallen met 4 cijfers Een tabel creëren vanuit gegevensbladweergave Aanmaken tabel Kolomnamen wijzigen Ontwerp van de tabel Veldlengte Vereist Lengte nul toestaan Bewaren structuur Ingeven van records en uittesten De eigenschappen Notatie en Invoermasker De eigenschap Invoermasker Notatie Uittesten Oefeningen SORTEREN, ZOEKEN EN FILTEREN Inleiding Importeren uit Excel, in een bestaande tabel Importeren uit Excel, in een nieuwe tabel Importeren van de gegevens Access beginners

7 3.3.2 De gegevens in één tabel brengen Toevoegen via het klembord vanuit Excel Verwijderen van een tabel Sorteren Sorteren op één veld Sorteren op meerdere velden Zoeken Zoeken op naam Het jokerteken * De jokertekens? en # De jokertekens [ ],! en Vervangen Filters Selectiefilters Een snelmenu oproepen Formulierfilters Formulierfilters vanuit een formulier Geavanceerde filter-/sorteeropties Meervoudige indexen Enkelvoudige indexen Samengestelde index Samengestelde sleutels en primaire sleutels Een tabel afdrukken Definitie afdrukken Andere informatie over objecten en over de database Informatie over de database Informatie over een enkel object Databasehulpprogramma s Comprimeren en herstellen van een database Databases converteren Back-up Problemen Oefeningen SELECTIEQUERY S Inleiding De Wizard Selectiequery Aanmaken van een query Ontwerpweergave van een query Een selectiequery maken in ontwerpweergave Aanmaken van de query Samenstellen van de query Gegevensbladweergave SQL Een veld verwijderen uit de recordset Een veld al of niet weergeven Een veld van plaats wijzigen Opnieuw de recordset bekijken Query-scherm verlaten Sorteervolgorde aanbrengen Naam wijzigen van een query Criteria toevoegen Een nieuwe query vertrekkende van een andere query Vergelijkingsoperatoren Andere operatoren Rekenkundige operatoren Inhoudsopgave - 5

8 4.8 Logische operatoren Voorbeeld van OR-voorwaarden De logische operatoren Voorbeeld van AND-voorwaarden m.b.t. verschillende velden Aaneenschakelingsoperator De opbouwfunctie voor expressies Bijwerken van records Berekende velden Functies Parameterquery s Een eerste voorbeeld Een tweede voorbeeld De parameterquery uitvoeren vanuit het databasevenster Afdrukken van een recordset Exporteren naar Word Knippen en plakken Publiceren met Word Oefeningen FORMULIEREN Inleiding Een formulier maken De formulierwizards Bewerken van records in een formulier Zoeken in formulierweergave Records toevoegen m.b.v. een formulier Op uw stappen terugkeren Ontwerpweergave De ontwerpweergave Secties van een formulier Andere elementen op het scherm Het raster Een formulier aanpassen Een besturingselement selecteren, van formaat wijzigen en verplaatsen Een besturingselement verwijderen Een besturingselement kopiëren Een besturingselement dupliceren Labels wijzigen Uitlijnen Selecteren van meerdere besturingselementen Besturingselementen op gelijke afstand plaatsen Selecteren van een object m.b.v. de keuzelijst Object Opmaak van een besturingselement Lettertype en uitlijning Voorgrondkleur, achtergrondkleur en randkleur Randtype Gebruik van de werkset Eigenschappen Het venster Eigenschappen De eigenschappen van een sectie Eigenschappen van het formulier Het formulier gebruiken Volgorde van de besturingselementen wijzigen Het formulier een naam geven Foto invoegen Access beginners

9 Aanpassen tabelstructuur OLE Formulier aanpassen Een figuur insluiten Meer dan alleen maar foto s Een formulier afdrukken Formulier verwijderen Het formulier frmproduct Aanmaken formulier Aanpassen formulier frmproduct Bijschrift van het formulier Een berekend veld toevoegen Een tekstvak toevoegen Een berekend veld Rechts uitlijnen Notatie wijzigen Een speciaal effect Een selectievakje toevoegen Globale opmaak van een formulier wijzigen Tabbladen in een formulier Een tabbesturingselement Een tabblad toevoegen en verwijderen Volgorde van de tabbladen Naam van het tabbesturingselement wijzigen Naam van een tabblad wijzen Plaatsen van andere besturingselementen op een tabblad Keuzerondjes Oefeningen EENVOUDIGE RAPPORTEN Inleiding De rapportwizards Afdrukvoorbeeld Ontwerp Het ontwerpvenster Rapport Secties Afdrukvoorbeeld versus Rapportvoorbeeld Eigenschappen Ontwerp wijzigen Wijzigen volgorde Sorteervolgorde Datum Bladzijdenummeringen Bewaren van de rapportopmaak Naar Word, Publiceren naar Microsoft Word Naar WordPerfect Exporteren Een rapport afdrukken Een figuur in ons rapport Adreslabels Ontwerpweergave labels Ontwerpweergave bekijken Ontwerp aanpassen Pagina s voor internet maken Inhoudsopgave - 7

10 Aanmaken van de pagina Tonen van de pagina Oefeningen RELATIES TUSSEN TABELLEN Inleiding Omschrijven van het doel van de toepassing Algemene omschrijving Concretisering Vragen naar voorbeelden Een data-model Normaliseren De eerste normaalvorm De eerste normaalvorm Inventariseer alle elementaire gegevens (stap 1.1) Elementaire gegevens Verwijder alle procesgegevens (stap 1.2) Een primaire sleutel kiezen (stap 1.4) Deelverzamelingen opzoeken die meermaals voorkomen (stap 1.5) Een nieuwe groep maken (stap 1.6) De zich herhalende deelverzameling verwijderen (Stap 1.7) De stappen 1.3 tot 1.8 zijn herhalend Een andere keuze van de primaire sleutel De tweede normaalvorm De tweede normaalvorm Het begrip functionele afhankelijkheid Functionele afhankelijkheden in ons voorbeeld De derde normaalvorm Andere normaalvormen Koppeling tussen groepen Fysische implementatie Tekstbestanden importeren Tekstbestand met scheidingsteken Tekstbestanden met een vaste breedte Tekstgegevens toevoegen aan een tabel Structuur wijzigen Wijzigen structuur tblorders Wijzigen structuur tblorderlijnen Relaties tussen tabellen De verschillende tabellen Relaties Referentiële integriteit afdwingen Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken Gerelateerde records trapsgewijs verwijderen Jointype De relatie tussen tblklanten en tblorders De relatie tussen tblproducten en tblorderlijnen Verlaten van het dialoogvenster Relaties Fouten? Subgegevensbladen Wat zijn subgegevensbladen? De instelling Naam subgegevensblad Uittesten relaties en referentiële integriteit Toevoegen order voor een onbestaande klant Verwijderen van een order Opzoekvelden Access beginners

11 7.20 Een relatie bewerken Een relatie bijwerken Een tabel verwijderen uit het scherm Relaties De knop Alle relaties weergeven Rechtstreekse relaties weergeven Indeling wissen Tabel toevoegen Een relatie verwijderen Relaties afdrukken Database comprimeren Oefeningen MEER OVER QUERY S Inleiding Een equi join (inner join) Het begrip Selecties Een outer join Een left outer join Een right outer join De query uitbreiden Tabellen toevoegen Bewaren query Self joins Aanmaken nieuwe database en tabel Self join Outer joins Totalen berekenen met een query Totaal voor de ganse tabel Groeperen Het ontwerp van de query opnieuw bekijken Algemene werkwijze Nog een voorbeeld Kruistabelquery s Actiequery s Tabelmaakquery s Een verwijderquery Een tabel bijwerken Een toevoegquery Oefeningen HOOFD- EN SUBFORMULIEREN Inleiding Query s aanmaken De wizard voor een hoofd- en subformulier Het formulier bewerken Koppelen hoofd- en subformulier De koppeling is door Access aangebracht Zelf een subformulier toevoegen Aanpassen subformulier Uittesten Uittesten De klantgegevens kunnen aangepast worden Welk is de normale verkoopprijs? De gebeurtenis Na bijwerken Inhoudsopgave - 9

12 9.7.5 De eigenschap Bijschrift van het formulier Het totaal van een order op het formulier plaatsen Berekening in het subformulier Resultaat in het formulier Een opdrachtknop toevoegen Oefeningen RAPPORTEN MET GROEPSONDERBREKING Inleiding Een rapport aanmaken in ontwerpweergave Groeperen Tekst en velden aanbrengen Tekstvak met meerdere lijnen Samenvoegen van velden De velden in de detaillijn toevoegen Een sectie op een andere bladzijde starten Totalen maken Query aanpassen Het ordertotaal Bewaar het resultaat Sorteren en groeperen m.b.v. de wizard Ontwerpweergave Ontwerpweergave Sorteren en groeperen Titel aanpassen Eerste letter in detailsectie Verder opmaken Oefeningen SCHAKELBORDBEHEER Inleiding Schakelbordbeheer Aanmaken van een schakelbord Uittesten van het schakelbord Bewerken van een schakelbord Figuur toevoegen De titel H&S Een submenu Automatisch starten Een MDE-bestand maken Access 2002-formaat MDE-bestand Oefeningen TREFWOORDENREGISTER Access beginners