Toekomst van de regionale samenwerking

Transcriptie

1 Toekomst van de regionale samenwerking 1. Aanleiding en omgeving De toekomst van regionale samenwerking staat in Parkstad in 2013 om meerdere redenen op de agenda. Niet alleen heeft de regering heel recent besloten de Wgr+ per 1 januari 2015 af te schaffen, maar ook de afspraken die regionaal, in het kader van het Pact van Parkstad zijn gemaakt, lopen af. De tussenevaluatie van het Pact is in mei behandeld in de Parkstadraad en na de zomer zal een raadsconferentie hierover plaatsvinden. De komende maanden zullen de lijnen voor de toekomstige samenwerking moeten worden uitgezet. Daarnaast ligt momenteel de besluitvorming over de Internationale BauAusstellung (IBA) voor. De IBA zal een deel van de uitvoering van het regioprogramma overnemen. Om geen dubbeling van taken te veroorzaken, maar ook niet het kind met het badwater weg te gooien is besloten om de besluitvorming over de IBA te verbinden met de besluitvorming over de toekomst van de samenwerking. Bij het vormgeven van de nieuwe regionale samenwerking zal daarnaast ook rekening moeten worden gehouden met enkele ontwikkelingen op en rond het speelveld van Parkstad. Op vele gebieden en dus ook op het gebied van de samenwerking tussen gemeenten vindt schaalvergroting plaats. De samenwerking binnen Tripool, de regiobranding, Kompas voor Zuid-Limburg, Brainport en LED hebben op dit terrein bakens verzet. Hoe verhoudt zich de Parkstadsamenwerking tot deze ontwikkelingen? Duidelijk is dat de oriëntatie op Zuid-Limburg steeds meer nadruk krijgt. Bovendien vindt er op lokaal niveau een accentverschuiving binnen de agenda plaats. De decentralisaties in het sociaal domein zijn de komende jaren voor de gemeenten een gigantische opgave met grote financiële risico s. Dit zal heel veel aandacht vragen, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Op dit terrein wordt al samengewerkt door de Parkstad gemeenten. Nu de discussie over de toekomstige samenwerking wordt gevoerd ligt het voor de hand om ook deze ontwikkeling mee in beschouwing te nemen. 2. Nieuw elan voor de samenwerking Samenwerkingsvormen tussen gemeenten staan niet alleen binnen Parkstad ter discussie. In heel Nederland wordt gezocht naar adequate vormen van samenwerking voor de opgaves waar de gemeenten voor staan. In het algemeen is er een tendens naar meer flexibiliteit in de structuren, waarbij zo veel mogelijk de reguliere verantwoordingslijnen worden gehandhaafd. Dit betekent, dat naast de GR structuur ook andere structuren in beeld komen. Een goed voorbeeld daarvan is de omvorming van de Wgr+ regio Utrecht (BRU) naar de zogenaamde U10, een veel lossere en vrijblijvendere samenwerking met wisselende coalities. Bij de regio Eindhoven (SRE) is een vergelijkbare ontwikkeling ingezet, terwijl de regio Twente daarentegen juist zoveel mogelijk doorgaat in de huidige structuur en de agenda uitbreidt met het sociale domein. Evaluatie Pact van Parkstad Het terugvallen op de reguliere verantwoordingslijnen is bij de evaluatie van het Pact van Parkstad een belangrijk motief geweest om te concluderen dat de portefeuillehouders meer in positie moeten worden gebracht. Ook concludeerde een meerderheid dat het experiment met de onafhankelijk voorzitter niet wordt gecontinueerd. Dat zal ook niet mogelijk zijn, gelet op de voorgenomen wetswijziging. Daarnaast hebben meerdere 1

2 gemeenten de decentralisaties in het sociale domein in de discussie ingebracht. Dit punt speelde ook bij de discussie in het Parkstad Bestuur een belangrijke rol. Gezien het belang van dit thema moet verbreding van de agenda mogelijk zijn. Het voortouw ligt daarvoor bij de gemeenten. Tijdens de discussie in het Parkstad Bestuur werd enerzijds benadrukt dat de verworvenheden van de afgelopen jaren, zoals de sturing op de woningmarkt en retail en de focus die de strategische agenda heeft aangebracht niet los moeten worden gelaten en dat hiervoor ook doorzettingsmacht geborgd moet zijn. Anderzijds werd de vraag gesteld in hoeverre er nog behoefte is aan een bestuurlijk construct als een Parkstad Raad en een Parkstad Bestuur en dus een GR, als portefeuillehouders meer in positie worden gebracht. De vraag naar nut en noodzaak van een zwaar samenwerkingsverband werd ook gesteld op grond van de tendens van opschaling naar Zuid-Limburgs niveau, zoals bij LED. Er werd echter ook geconstateerd dat de samenwerking op Zuid-Limburgs niveau nog niet van dien aard is dat de Parkstad samenwerking daarvoor nu al kan worden opgegeven. Bovendien zien we, nu beleidsontwikkeling op Zuid-Limburgs niveau plaatsvindt, dat de Parkstad gemeenten een voorsprong hebben, door het werk, dat de afgelopen jaren op dit terrein in regionaal verband is gedaan. We moeten meedoen aan de samenwerking op Zuid Limburgse schaal, op het ene thema eerder en meer dan op het andere thema. Een andere constatering was dat een groot deel van de bestuurders en raden op grote afstand van de samenwerking van de GR Parkstad staan. Door de betrokkenheid van alle bestuurders en alle raadsleden te vergroten kan ook een intensivering van de samenwerking worden gerealiseerd. Deze betrokkenheid kan gemakkelijker in een wat minder formele setting worden gerealiseerd. Daarvoor werd het periodiek organiseren van regiodagen voorgesteld (2 tot 4 keer per jaar). Tijdens deze regiodagen kan ook flexibeler met de agendering worden omgegaan. Door de ervaringen van de laatste jaren werd enerzijds algemeen getwijfeld aan de meerwaarde van de Parkstad Raad, terwijl anderzijds het belang van de betrokkenheid van de raden door iedereen werd erkend. Het betrekken van de raden werd gezien als een belangrijke uitdaging voor de samenwerking. Binnen het bestuur bestond geen verschil van mening over het belang van de ondersteuning van de bestuurlijke samenwerking. Goede voorbereiding, zowel procesmatig als inhoudelijk, door een regiobureau werd door iedereen als cruciaal gezien. Dit bureau moet mean en lean worden vormgegeven. Dit kan door het fysiek onder te brengen bij een gemeente en wat bedrijfsvoering en ondersteuning betreft hierbij te laten aanhaken. Echter om zijn rol goed te kunnen spelen dient het bureau onafhankelijk te zijn. Dat wil zeggen een zelfstandige bestuurlijke en ambtelijke aansturing. Het bureau dient adequaat te zijn ingericht gezien de taken die er worden neergelegd, wat omvang en competenties betreft. Deze nieuwe samenwerking moet ook de gemeentelijke organisaties beter verbinden met elkaar en betrekken bij regionale afspraken. Dat vergt inspanningen vanuit de gemeenten. 3. Uitgangspunten. Het mag duidelijk zijn dat er over veel zaken overeenstemming bestaat, maar dat er ook nog grotere en kleinere verschillen van mening te overbruggen zijn. Zoals uit de evaluatie van het pact van Parkstad naar voren is gekomen is het noodzakelijk om op een aantal thema s slagkracht te behouden zodat alle gemeenten eensgezind regionale afspraken uitvoeren of samen één lijn te trekken. Op andere onderwerpen kan volstaan worden met kennisuitwisseling, advisering etc. Een andere situatie of een ander thema vergt ook een andere rol van het samenwerkingsverband, of het nu gaat om de bestuurlijke of ambtelijke rol. 2

3 Ook het bestuurlijk landschap is veranderd. De veranderde rollen en opvattingen over de samenwerking tussen bestuursschalen nopen tot meer flexibiliteit bij de aanpak van bepaalde onderwerpen. Ook het werkveld verandert zo snel denk bijv. de drie decentralisaties dat gemeenten daarop moeten kunnen inspelen. De verantwoordelijkheden worden daar (terug) gelegd waar ze thuishoren. Daarom geen middenbestuur meer, maar een samenwerking van gemeenten. Die flexibiliteit is met name gevraagd op tactisch en operationeel niveau. Met andere woorden: op het niveau van de colleges / de portefeuillehouders. Om deze reden is gekozen voor een samenwerkingsverband van colleges. Uitgangspunt is dan ook om een structuur neer te zetten die de samenwerking faciliteert vanuit de behoefte van de colleges. Die behoefte verschilt per college en per thema. Tevens wordt geprobeerd meer verbinding en samenhang aan te brengen. Vrijblijvendheid is ongewenst, maar gemeenten hebben evenmin behoefte aan een keurslijf dat hen in hun autonomie beperkt. Kortom: flexibiliteit is het sleutelwoord. Flexibel in de agenda, flexibel in de rol, flexibel in de ondersteuning, en flexibel in de samenstelling (buiten de kernagenda) en flexibel in de mate waarin men elkaar wil binden. Dit, zonder alles wat opgebouwd is, overboord te gooien. De portefeuillehouders staan centraal. Daar waar mogelijk en wenselijk wordt gezamenlijke besluitvorming bij hen neergelegd. Uitgangspunt is ook dat in principe elk thema zich leent voor samenwerking. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de schaal waarop een thema het beste opgepakt kan worden. Sommige thema s lenen zich meer om op de schaal van Zuid Limburg opgepakt te worden, voor andere onderwerpen is de schaal van Parkstad meer passend. Voor die onderwerpen die zich daarvoor lenen, wordt de Parkstad samenwerking nadrukkelijk gezien als voorloper van Zuid Limburgse samenwerking. Opschaling, indien mogelijk, is een belangrijke stip op de horizon. Beleidsontwikkeling en kaderstelling zijn zaken die des gemeenteraads zijn. Dit is per onderwerp meestal slechts eens in de 4 tot 6 jaar aan de orde. Daarnaast gaat de Provincie steeds meer de kaders op Zuid Limburgs niveau stellen. Dit betekent dat vaststelling van visies, beleid of kaders op de schaal van Parkstad niet of nauwelijks meer aan de orde zal zijn. 4. Contouren van een nieuwe samenwerking. Op grond van de door alle gemeenten gedeelde overtuiging dat samenwerking noodzakelijk is, heeft het Parkstad Bestuur gezocht naar een model dat hieraan tegemoetkomt. Dit is tot stand gekomen door de dialoog te voeren over de verschillen van inzicht, maar de punten waarover overeenstemming bestaat als basis te nemen. Het bestuur is daarbij ondersteund en geadviseerd door een ambtelijke werkgroep bestaande uit: Dennis Huurdeman, gemeente Heerlen Harry Coumans, gemeente Kerkrade Hans Rijvers, gemeente Landgraaf Chris Janssen, gemeente Voerendaal Piet Schillings, gemeente Simpelveld, Peter Bertholet en Mariejo Spronken, Parkstad Limburg Hieronder wordt op hoofdlijnen de voorgestelde samenwerkingsvorm weergegeven. 3

4 4.1 Principe van de samenwerking: Kernsamenwerking en flexibele schil Een van de doelen van de vernieuwing van de samenwerking is om de flexibiliteit ervan te vergroten. Gemeenten kunnen thema s voor samenwerking en ondersteuning door het regiobureau zelf aandragen. De samenstelling van de samenwerking kan verschillen. Zodoende kan beter worden ingespeeld op de behoefte die er bij de gemeenten bestaat. Daarnaast zijn er echter ook thema s, waarvoor samenwerking niet vrijblijvend is. De onderlinge afhankelijkheid op thema s als herstructurering, retailontwikkeling, e.d. is groot. Besluiten op deze gebieden (die minstens over de programmering gaan, maar eventueel ook over kaders) moeten verplichtend zijn voor alle regiogemeenten. Om die reden stellen wij voor om onderscheid te maken tussen een kernsamenwerking waar iedereen aan meedoet en waarvoor het regiobureau in ieder geval procesmatig verantwoordelijk is. Daarnaast is er een flexibele schil waarvoor de coalition of the willing geldt. Hierbij kan het regiobureau een bijdrage leveren, maar gemeenten kunnen het ook onderling regelen. Het regiobureau probeert wel de samenhang te monitoren en te versterken. Aan de kernsamenwerking betalen alle gemeenten mee, via de bestaande verdeelsleutel. Voor activiteiten in de flexibele schijf staan die partijen van de betreffende coalition of the willing aan de lat om voor middelen (mensen en/of geld) te zorgen. 4.2 Agenda Opschalen en verbreden van de agenda Parkstad heeft momenteel een agenda, die sterk Wgr+ bepaald is: ruimtelijk- economisch. Uit de evaluatie van het Pact van Parkstad bleek dat het belang van het regionaal oppakken van de decentralisaties in het sociale domein algemeen wordt erkend. Daarnaast werd de mogelijkheid onderkend dat nu of op termijn bepaalde activiteiten opgepakt kunnen worden door andere instanties zoals IBA en LED. Wat wordt overgedragen bepalen de colleges, tevens geven de colleges aan in hoeverre men zich wil binden aan regionaal, door de portefeuillehouders, genomen besluiten. Voorgesteld wordt om vooralsnog de volgende thema s te benoemen tot de kern van de samenwerking: Ruimte, Mobiliteit, Economie en Toerisme en Wonen/Herstructurering. De portefeuillehouders of de colleges kunnen voorstellen doen om thema s aan de kern toe te voegen of eventueel eruit te halen. Binnen deze thema s zijn er onderwerpen waarbij de gemeenten zo sterk van elkaars beleid en handelen afhankelijk zijn dat het noodzakelijk is om hier gezamenlijk één lijn in te trekken. Vaak zijn dit ook thema s waar sprake is van schaarste of van onderlinge concurrentie. Of waarbij het lokaal belang en het regionaal belang niet met elkaar overeen stemmen. Dit geldt met name voor bijvoorbeeld de programmering van de herstructurering en de afspraken met betrekking tot de uitvoering van de Retailvisie. Bindende afspraken zijn op deze terreinen noodzakelijk. Naast de ruimtelijk-economische samenwerkingsthema s, kan ook gedacht worden aan samenwerking op het sociaal domein, sport en cultuur, onderwijs etc. Terreinen waarop de gemeenten als partners met elkaar kunnen optrekken. Op zogenaamde regiodagen (zie ook onder governance ) geven de colleges aan op welke thema s zij in Parkstadverband willen samen werken; wat die samenwerking inhoudt, wat men wil bereiken en welke ondersteuning van het Regiobureau verwacht wordt. Dit kan variëren van geen ondersteuning, het beschikbaar stellen van een vergaderzaal en koffie tot en met strategische proces- of programmasturing of projectbegeleiding. De colleges/portefeuillehouders bepalen dit. 4

5 Aan de kernsamenwerking nemen alle gemeenten deel. Voor de kernagenda geldt dat vanuit het regiobureau op het niveau van strategische procesmanagers / toetsers de portefeuillehoudersoverleggen worden ondersteund. Hiervoor wordt ook een kernregiobureau ingericht. De kosten daarvan worden door alle gemeenten betaald conform de bestaande verdeelsleutel. Voor overige thema s geldt de coalition of the willing. De ondersteuning kan maar hoeft niet vanuit het Regiobureau geleverd worden. De kosten daarvan worden door de coalition-partijen gedragen. Om deze taken te vervullen en om de portefeuillehouders te ondersteunen is een onafhankelijk regiobureau noodzakelijk. 4.3 Governance De volgende vraag is: welke bestuurlijke aansturing past daarbij? Zoals hiervoor al herhaaldelijk naar voren is gekomen, is een paar uitgangspunten erg belangrijk: Geen middenbestuur, maar een centrale rol voor de portefeuillehouders; Flexibiliteit in de samenwerking. Elkaar kunnen binden daar waar nodig. Een onafhankelijk regiobureau dat de portefeuillehouders faciliteert en ondersteunt. Aangezien de taken die in de samenwerking worden ondergebracht op tactisch niveau liggen, zal de nieuwe regeling een GR van colleges zijn. Gemeenschappelijke Regeling. Vanwege de onafhankelijke positionering blijft een Gemeenschappelijke Regeling als rechtspersoon met openbaar lichaam bestaan, waar het regiobureau bij is ondergebracht. In plaats van een GR van raden wordt een GR van Colleges gevormd. De GR wordt zo sober mogelijk ingericht om zo veel als mogelijk - bestuurlijke drukte te voorkomen. Flexibiliteit op niet-kernagendapunten moet mogelijk gemaakt worden. Het streven is dat de GR bindende besluiten kan nemen op de thema s van de kernagenda, niet alleen op het gebied van uitvoering en programmering etc, zijnde de bevoegdheden van de colleges, maar ook op het gebied van beleid, visie en kaderstelling. Dit laatste is de bevoegdheid van de gemeenteraden. Hoe dit bestuurlijk/juridisch vorm gegeven kan worden is nog onderwerp van onderzoek. Dit zal uiteindelijk vastgelegd worden in de GR. Portefeuillehouders centraal In de toekomstige samenwerking staan de Portefeuillehouders centraal en niet het DB. Bij de pfh s ligt het bestuurlijk primaat. Het overgrote deel van de inhoudelijke regionale beslissingen wordt binnen de portefeuillehouders overleggen genomen. Hiermee wordt dus feitelijk afscheid genomen van het middenbestuur. Voor zover budgetten aan thema s gekoppeld zijn, worden deze budgetten beheerd door de portefeuillehoudersoverleggen. Dat betekent dat een portefeullehoudersoverleg beslissingsbevoegd is voor zijn budget. Het werkgelegenheidsfonds werkt in de praktijk al zo, zij het dat daar de formele beslissingsbevoegdheid nog bij het bestuur ligt, maar de portefeuillehouders geven een bindend advies af. Voor de kernagenda is het belangrijk dat deze gremia de positie krijgen om collectieve bindende besluiten te kunnen nemen, zoals de regionale woningbouwprogrammering of besluiten ten aanzien van de retailontwikkeling. 5

6 De portefeuillhoudersoverleggen: Voor wat betreft de kernagenda maken de portefeuillehouders van alle Parkstadgemeenten deel uit van het portefeuillehoudersoverleg. Voor de overige samenwerkingsvormen nemen in elk geval de gemeenten die deelnemen aan het onderwerp zitting in het portefeuillehoudersoverleg. De portefeuillehouders kiezen een voorzitter uit hun midden. De portefeuillehouders zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor de samenwerking. Zij verantwoorden zich binnen hun eigen colleges, tegenover hun eigen gemeenteraad en tegenover elkaar. Op initiatief van de portefeuillehouders kunnen onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd. Daarbij geven zij aan welke vorm van facilitering (rol) ze verwachten van het regiobureau. Indien de vraag de beschikbare middelen overstijgt, is het aan de betreffende portefeuillehouders om alternatieve dekking / invulling te zoeken. Als portefeuillehouders een onderwerp willen toevoegen aan de samenwerking doen zij hiervoor een voorstel. Dit leggen zij voor aan het DB dat de rol van agendacommissie vervult (zie verder onder Dagelijks Bestuur). Het DB bekijkt wat er nodig is om die rol te vervullen c.q. die ondersteuning te bieden. Deze ondersteuning van niet- kernagendapunten, vindt plaats via een flexibele schil van specialisten en ambtelijke capaciteit, die (al dan niet tijdelijk) aan de organisatie wordt toegevoegd. Wordt het onderwerp afgerond of beëindigd dan houdt ook de inzet van extern personeel op en/of de extra financiële bijdrage die daarvoor door de deelnemers wordt betaald. Het Dagelijks Bestuur De taken van het DB zijn beperkt tot een soort raad van toezicht van de samenwerking. Besluiten, die dit gremium zal moeten nemen hebben betrekking op de P&C cyclus, jaarlijks een verdeelbesluit van de middelen in het Regiofonds, het jaarplan van het bureau, de werkgeversrol voor het regiobureau en eventueel (een advies aan de colleges over)overkoepelende beleidsdocumenten, zoals een regioprogramma en een (bijstelling) van de strategische agenda. Deze soort documenten wordt echter slechts één keer in de 4 tot 6 jaar herijkt of vastgesteld. Hiervoor zijn de colleges en de raden aan zet. Hieronder wordt op dit punt teruggekomen. Voor de samenstelling van het DB zijn uiteraard meerdere mogelijkheden. Met het oog op de uitgangspunten, waaronder het zo veel mogelijk terugdringen van bestuurlijke drukte, stelt ons bestuur voor om de gezamenlijke burgemeesters het DB te laten vormen. Hiermee zou ook een depolitisering van het DB kunnen worden gerealiseerd, niet alleen qua onderwerpen, maar ook qua achtergrond van de leden. Het DB vervult tevens de rol van agendacommissie. Gezien de onderwerpen die in het DB aan de orde komen zou een vergaderfrequentie van 6 keer per jaar voldoende moeten zijn. Het Dagelijks Bestuur: Het DB wordt gevormd door de 8 burgemeesters. Het DB is de agendacommissie. Voorzitter van het DB is in eerste instantie de burgemeester van Heerlen. De mogelijkheid wordt geopend dat het DB zelf hiervan kan afwijken en door een andere voorzitter te kiezen uit hun midden. Het DB stelt jaarlijks een agenda op hoofdlijnen vast (jaarplan) op voorstel van de portefeuillehoudersoverleggen. Bij het opstellen van die agenda is ook aandacht voor de vraag waarover besluiten moeten worden genomen en wie daarvoor aan de lat staat (raden, colleges, portefeuillehouders, DB of AB). Jaarlijks wordt een beknopte begroting, jaaragenda en jaarrekening opgesteld door het DB en vastgesteld door het AB. Met beknopt wordt in dit verband bedoeld dat de P & C- 6

7 producten alleen gaan over de activiteiten van het bestuur en het Regiobureau en eventuele verdeelbesluiten. Alle inhoudelijke zaken lopen via de portefeuillehoudersoverleggen en de de colleges naar de gemeenteraden. Aan het DB zijn geen inhoudelijke portefeuilles gekoppeld anders dan die de leden in hun functie als burgemeester zelf hebben. Wel zal er een portefeuillehouder Financiën (P & C-producten) zijn en een portefeuillehouder Personeel & Organisatie. Het DB bewaakt de voortgang en de samenhang. Indien zich binnen portefeuillehoudersoverleggen of tussen portefeuillehoudersoverleggen tegenstrijdige of conflicterende ontwikkelingen voordoen stelt het DB dit tijdens de regiodagen aan de orde en/of entameert het DB bestuurlijk overleg hierover. Het DB bereidt de Regiodagen voor, zowel voor de colleges als voor de gemeenteraden. Het DB bereidt de vergaderingen van het AB voor. Het DB vergadert globaal 6 keer per jaar of zo vaak als nodig wordt geacht. Indien gestemd wordt, gelden de huidige stemverhoudingen ((1 stem per inwoners of deel daarvan, plus 1 stem per DB-lid, met een minimum van 3 stemmen per gemeente). In de praktijk komt dit neer op: Heerlen 9+1, Kerkrade 5+1, Landgraaf 4+1, Brunssum 3+1, Nuth, Voerendaal, Simpelveld en Onderbanken ieder 2+1. In totaal 37 stemmen. Andere invulling van het Algemeen Bestuur De rol van het AB wordt niet meer ingevuld door de Parkstad Raad. Al vervulde een aantal raadsleden zonder twijfel een rol als ambassadeur voor de regionale samenwerking, over het geheel genomen is het onvoldoende gelukt om de raden bij regio te betrekken. Naarmate de nadruk binnen de regio meer op uitvoering en minder op beleid kwam te liggen werden de raadsvergaderingen steeds vlakker. Als de rol van het DB sterk wordt teruggebracht geldt dit natuurlijk ook voor het AB. Daarom ligt het voor de hand te kiezen voor een pragmatische invulling. Ook weer kijkend naar het voorkomen van bestuurlijke drukte, is gekozen voor een personele unie van het AB en het DB, dat wil zeggen: het AB is het DB. Er zijn geluiden die er op wijzen dat deze mogelijkheid bij een volgende wetswijziging zou komen te vervallen. In dat geval zou een alternatief kunnen zijn om de gezamenlijke colleges het AB te laten vormen. Aangezien het AB uitsluitend zou gaan over P&C producten, zou de vergaderfrequentie 2 á 3 keer per jaar kunnen zijn. Indien gekozen wordt voor een AB bestaande uit colleges kunnen de AB vergaderingen gecombineerd worden met de regiodagen. Het Algemeen Bestuur: Het AB bestaat uit de leden van het DB. Het AB vergadert globaal 2x per jaar of zo vaak als nodig wordt geacht. Het AB stelt de Begroting, en het Jaarverslag/Jaarrekening vast. Indien gestemd wordt, gelden de huidige stemverhoudingen (1 stem per inwoners of deel daarvan, plus 1 stem per DB-lid, met een minimum van 3 stemmen per gemeente) De colleges De betrokkenheid van bestuurders bij de regio blijft te veel beperkt tot de burgemeesters en wethouders die zelf in het Parkstad Bestuur zitting hebben of in één van de portefeuillehouders overleggen die gaan over de huidige Parkstadthema s, zoals herstructurering, ruimte en economie. Deze betrokkenheid zou verbeterd kunnen worden via de regiodagen. Hiervoor worden alle colleges van B&W uitgenodigd. Op basis van een goed voorbereide agenda (door het DB), worden tijdens deze dagen regionale onderwerpen behandeld, die ook tot besluitvorming kunnen leiden. Er is een plenair deel (begin en einde) 7

8 en een gedeelte waarbij portefeuillehouders bij elkaar zitten. Tijdens de plenaire gedeelten kunnen verbindingen over portefeuilles heen worden gelegd. Bovendien kunnen portefeuillehouders vanuit de gemeenschappelijkheid worden aangesproken op de voortgang. Uitgegaan wordt van een frequentie van 4 regiodagen per jaar. Indien wordt vastgesteld dat de uitkomst van het portefeuillehoudersoverleg een besluit van de colleges vergt, wordt een gezamenlijk en eensluidend collegevoorstel opgesteld dat door iedere portefeuillehouder ter besluitvorming in zijn/haar college wordt ingebracht. Indien collectieve besluitvorming nodig is zou dit tijdens de regiodagen in gezamenlijkheid kunnen plaatsvinden. De gemeenteraden Door het wegvallen van de Parkstad Raad valt de betrokkenheid van de raden bij de samenwerking weg. Dit wordt algemeen als zeer onwenselijk beschouwd. Hiervoor zal een alternatief moeten komen. Om raadsleden meer dan nu voeling te geven met de regio wordt voorgesteld om informatiebijeenkomsten te blijven organiseren waarbij de raadsleden worden geïnformeerd over regionale aangelegenheden. Deze dienen dan goed van inhoud te zijn en aantrekkelijk te worden vormgegeven. Daarnaast kunnen regionale raadsinformatiebrieven als communicatiemiddel worden gebruikt. Daarnaast zullen zogenaamde Regiodagen worden georganiseerd voor raadsleden voor verbreding van het draagvlak. Indien wordt vastgesteld dat de uitkomst van het portefeuillehoudersoverleg een besluit van de gemeenteraad vergt wordt een gezamenlijk en eensluidend collegevoorstel plus raadsvoorstel opgesteld dat door iedere portefeuillehouder ter besluitvorming in zijn/haar college wordt ingebracht en vervolgens wordt doorgeleid naar de raad ter besluitvorming. Indien collectieve besluitvorming nodig is zou dit tijdens de regiodagen in gezamenlijkheid kunnen plaatsvinden. Regiodag Ter voorbereiding van gezamenlijke raadsbesluiten en/of collegebesluiten en om de betrokkenheid van de raden en colleges te vergroten wordt 2 keer per jaar een parkstad -dag georganiseerd. Op de regiodagen bespreken de colleges wat zij eventueel toegevoegd of afgevoerd willen hebben van de regio agenda. De afzonderlijke colleges besluiten hierover danwel bekrachtigen dit. Het DB bereidt deze dag voor. 4.4 Regiobureau Om zijn rol goed te kunnen vervullen is gekozen voor een onafhankelijk regiobureau. De voorbereiding, ondersteuning en nazorg van alle overleggen is heel belangrijk voor de effectiviteit ervan en van de samenwerking in algemene zin. Daarom moet de regionale samenwerking worden ondersteund door een regiobureau. Dit bureau faciliteert de inhoud en de processen van de portefeuillehoudersoverleggen en de andere gremia en activiteiten rondom die samenwerking: het DB, het AB, de agendacommissie, de regiodagen en informatiebijeenkomsten. De onafhankelijkheid van het bureau komt tot uitdrukking doordat het een zelfstandige bestuurlijke en ambtelijke aansturing heeft. Het bureau dient adequaat te zijn ingericht gezien de taken die er worden neergelegd, wat omvang en competenties betreft. Het bureau moet efficiënt en effectief worden vormgegeven. Door goedkopere huisvesting te zoeken (eventueel bij een gemeente) kunnen kosten worden bespaard. Ook voor wat betreft de 8

9 bedrijfsvoering van het bureau leidt aanhaking bij een gemeente naar verwachting tot kostenreductie. Kernorganisatie:Rol, taken en inrichting van dat bureau. De Parkstadorganisatie is onafhankelijk. Het Regiobureau kent een kern-organisatie, die ingericht is voor de thema s van de kern-samenwerking (economie en toerisme, ruimte, mobiliteit en wonen/herstructurering) Het bureau zal goedkoper gehuisvest worden, eventueel bij een gemeente Het bureau kan dan ook bedrijfsmatig aangehaakt worden aan een gemeente. Het Regiobureau ondersteunt de portefeuillehoudersoverleggen en het AB/DB. Elk portefeuillehoudersoverleg heeft een ambtelijk secretaris die de vergaderingen voorbereidt en organiseert, agenda en verslag opstelt en voor de nazorg zorgt. De taak van het regiobureau bestaat minimaal uit een strategische programma-bewaking (doen wij de juiste dingen) en processturing (doen we de dingen goed) op de thema s van de kernagenda. Het aantal fte van de basisorganisatie (Ruimte, Mobiliteit, Economie en Toerisme en Wonen/Herstructurering) is afhankelijk van de rol die de organisatie zal krijgen en van de omvang van het takenpakket. Minimaal is een kwalitatief hoogwaardige basisbezetting nodig van procesmanagers voor de facilitering van bestuur en portefeuillehoudersoverleggen (platform functie). Deze procesmanagers beschikken over inhoudelijke kennis op hoofdlijnen van de betreffende werkvelden. De inhoudelijke input voor de portefeuillehoudersoverleggen wordt ook door ambtenaren van de gemeenten geleverd. De procesmanagers van het regiobureau worden binnen het bureau ondersteund door programmamedewerkers, een secretariaat en een p&c-medewerker / controller. De functie van hoofd regiobureau/secretaris wordt door één van de procesmanagers ingevuld. Uitgaande van de genoemde kernthema s aangevuld met een aantal thema s zal de organisatie er als volgt uit zien: Functie Globaal aantal fte s kernorganisatie Huidig aantal fte s Bureauhoofd / secretaris 1 2 Programma/procesmanagers - Economie en toerisme - Ruimte en Mobiliteit - Wonen/Herstructurering (één van de proces/programma- managers vervult tevens de functie van bureauhoofd/secretaris) 2 2 Programmamedewerkers 4,5 11,5 Bedrijfsvoering: Controller/ P & C etc. 0,5 10 Secretariaat 1,5 2,5 Totaal 9,5 28 9

10 Kernorganisatie en flexibele schil Er bestaat behoefte om meer flexibiliteit in de samenwerking in te bouwen, zodat beter kan worden ingespeeld op de behoefte van de gemeenten. Dit heeft betrekking op meer flexibiliteit in de thema s waarop wordt samengewerkt en meer flexibiliteit in de ondersteuning van de samenwerking, zowel van de kant van het regiobureau als door de gemeenten. Thema s waarop de samenwerking verplichtend moet zijn, dienen in de brede zin ondersteund te worden door het regiobureau. Bij thema s waarop de samenwerking meer vrijblijvend is, ligt het voortouw bij de portefeuillehouders. Het regiobureau doet in ieder geval de processturing. In geval nieuwe onderwerpen aan de agenda toegevoegd worden waarover geen kennis aanwezig is of wanneer specialistische kennis vereist is, zijn er 2 mogelijkheden: de gemeenten stellen hun deskundige ambtenaren of specialisten hiervoor ter beschikking, of er wordt (tijdelijk) een extra financiële bijdrage geleverd ter dekking van de kosten van bijv. externe inhuur. Op deze manier wordt een flexibelere organisatie opgebouwd. Analoog aan de tweedeling kernsamenwerking en flexibele schil komt er een kernorganisatie met daar omheen een flexibele schil. 4.5 Financiën. Om de financiële consequenties in beeld te brengen wordt hier verwezen naar de bijlage. 4.6 Globale planning De korte termijn planning is als bijlage hierbij gevoegd. Ervan uitgaande dat op 28 oktober een besluit valt overeenkomstig het voorstel in deze notitie over de toekomstige regionale samenwerking, zal gestart worden met: 10

11 Nadere uitwerking van de kernagenda en vertaling naar taken van het regiobureau. Verkenning of en zo ja welke thema s in aanmerking komen voor de flexibele schil en welke vorm van ondersteuning gevraagd wordt; Het opstellen van een transformatieplan voor de realisering. Afstemming tussen Regiobureau, IBA en LED. Voorbereiden van het aanpassen van de bestaande Gemeenschappelijke Regeling aan de nieuwe situatie, rekening houdend met afschaffing van de WGR-plus-status Zodra na de verkiezingen - de nieuwe colleges zijn aangetreden zal aan hen een voorstel tot bekrachtiging van het besluit over de nieuwe regionale samenwerking worden voorgelegd. De nieuwe regionale samenwerking zal per 1 januari 2015 operationeel zijn. Heerlen, 23 september Het Parkstadbestuur 11