BV , s-hertogenbosch

Transcriptie

1 BV , s-hertogenbosch Aanwezig: Esther Oskam, Jaap van t Hoff (notulen), Walter Gelaudemans, John Hazeveld, Jan Koch Toehoorders: Sjoerd van der Weide, Harm Schelhaas, Jan Boom, Saskia van Weegberg 1. Opening en vaststellen agenda 2. Vaststellen notulen BV Actielijst 4. Declaraties 5. Financiën 6. AV-notulen (conceptnotulen 2007) 7. Ledenadministratie 8. Lembas 9. Internet 10. Joelfeest, Slotfeest 11. PR (NRC Het Beste Buitenlandse Boek, Tolkien Leesdag) 12. Huisstijl 13. Toneelstuk 14. Planning 15. Rondvraag 16. Sluiting (uiterlijk uur) 1. Opening en vaststelling agenda De vergadering wordt om 14:15 geopend. Renée Vink is vanwege ziekte niet aanwezig, waardoor agendapunt 13 komt te vervallen. 2. Vaststellen notulen BV203 Op de eerste pagina wordt Lembassen veranderd in Lembais (zie ook notulen BV 202), waarna de notulen worden vastgesteld. 3. Actielijst 8 Walter Stuk webcommissie Open 28 Esther Samenstellen aanmeldingspakket (voor Midwinter Fair) Gesloten 30 Walter Uitbreiden webredactie met lid die het verbeteren van de inhoud Gesloten van de website actief wil gaan oppakken en uitvoeren 49 John Plastificeren strip en kopie strip als folder toevoegen aan stand (en Gesloten eventueel lidmaatschapspakket) 52 John Bart Spée vragen als trekker voor het Slotfeest Gesloten 53 Walter Rondsturen verslag vergadering webcommissie Open 54 John Rondsturen lijst mailadressen met ontvangende bestuursleden Open 55 Jaap Januari-diner opnemen in planning Gesloten 56 Jan (Laten) opstellen geschiedenis van Unquendor als verhaal voor op de website Gesloten Actiepunt 30: Frank Wasmus is aan de webredactie toegevoegd. Actiepunt 56: Sjoerd van der Weide heeft een geschiedenis van Unquendor opgesteld die op de website geplaatst kan worden. In samenwerking met Harm Schelhaas zal ook een Engelse variant worden ontwikkeld. 4. Declaraties - 5. Financiën

2 Het Joelfeest is met positieve cijfers afgesloten. Er wordt nog een declaratie verwacht, waarna de definitieve opbrengst kan worden bepaald. Bij de overdracht van de financiën door de oude aan de nieuwe penningmeester is vergeten de automatische incasso uit te voeren. Dit staat eind januari op de planning. Rond het verschijnen van Lembas 133 zal ook worden bepaald wat met niet betaalde leden wordt gedaan: direct uitschrijven of nog een laatste vervolgactie. 6. AV-notulen (conceptnotulen 2007) De conceptnotulen van AV 2007 zijn besproken en de opmerkingen zullen worden verwerkt. Esther Oskam bedankt Cecile van Zon voor het meeschrijven van de notulen tijdens de AV. 7. Ledenadministratie Geen bijzonderheden. 8. Lembas De schrijfster Diana Pavlac Glyer, wiens boek The Company They Keep door Sjoerd van der Weide in Lembas 131 gerecenseerd is, heeft contact met Unquendor gezocht met het verzoek die recensie in het Engels te vertalen en haar toe te sturen. Ze zal de recensie o.a. op haar site plaatsen. 9. Internet Op de website zijn twee nieuwe onderdelen aangemaakt: over de Hobbit-verfilming, waarbij Frank Wasmus voornamelijk voor content zorgt en over de verkiezing Het Beste Buitenlandse Boek (door de NRC), waarbij John Hazeveld en Saskia van Weegberg voor de inhoud zorgen. Saskia van Weegberg heeft het technisch gerealiseerd. Er wordt gesproken over de taken en verantwoordelijkheden van de Webcommissie. Op dit moment wordt alle content, voordat het op de website wordt geplaatst, geredigeerd door de hoofdredacteur. Een werkbare manier als het om min of meer statische content gaat, maar niet goed werkbaar als het om actuele, snel veranderende content gaat. De huidige manier van werken komt de snelheid niet ten goede, terwijl juist PR gebaat is bij een website die snel inspeelt op de actualiteit. Alleen op die manier kan de Unquendor website een actieve rol spelen in de publiciteit rondom bijvoorbeeld de film en de NRC-verkiezing. Te vaak heeft Unquendor in het verleden de publicitaire boot gemist omdat we niet op adequate wijze op de actualiteit konden inspringen. Nu het raamwerk van de site staat en de nadruk meer komt te liggen op de laatstgenoemde vorm van content, stelt John Hazeveld voor dat er 4 deelgebieden worden gedefinieerd waarvoor verschillende redacteuren verantwoordelijk zijn. De 4 deelgebieden zijn: Nieuws, Tolkien, Unquendor en Multi-media. De redacteuren zijn verantwoordelijk voor de content die binnen hun deelgebied op de site wordt geplaatst, terwijl de hoofdredacteur de algemene lijn in de gaten houdt en een belangrijk verschil met de huidige werkwijze achteraf ingrijpt als het niet overeenkomt met de afgesproken werkwijze. Het bestuur gaat akkoord met dit voorstel. Nadere details zullen moeten worden vastgelegd in het nog op te stellen stuk over de website door Walter Gelaudemans en Bram Lagendijk. John Hazeveld zal ook meeschrijven aan dit plan (zie actiepunt 8). Op de volgende BV zal het bestuur samen met de webcommissie dit plan bespreken. John Hazeveld dient een voorstel in wat de mailadressen per extern aandachtsgebied bevat (zien Contact-pagina op de website). Doel is het helder krijgen en vereenvoudigen van de manier waarop het publiek en de leden (het bestuur van Unquendor) kunnen contacteren. Het bestuur gaat akkoord met dit voorstel. 10. Joelfeest, Slotfeest Het afgelopen Joelfeest was erg geslaagd: een afwisselend en vol programma voor 36 bezoekers in een sfeervolle zaal met goed eten. De enige ruis was een incident rondom de verdeling van de prijzen bij de quiz, maar dat is achteraf naar tevredenheid van de betrokkenen opgelost.

3 De commissie van het Slotfeest is gevormd (zie notulen BV 203). Eerste prioriteit heeft de lokatie.

4 11. PR Rondom de NRC-verkiezing: In week 4 wordt er een nieuwsbrief naar de leden verstuurd die de NRC-verkiezing van het Beste Buitenlandse Boek onder de aandacht brengt en oproept om te gaan stemmen op In de Ban van de Ring. De tekst is opgesteld door Renée Vink. Er zijn is een pagina op de website aangemaakt. John Hazeveld heeft tevens een persbericht over de verkiezing verstuurd. Tenslotte is er door John Hazeveld en Jaap van t Hoff een brief gestuurd naar Pieter Steinz van het NRC om Unquendor voor te dragen als ambassadeur van In de Ban van de Ring en om te informeren naar de mogelijkheden om de televisie uitzending De Avond van het Boek bij te wonen. Ook zal hierover contact met de NPS worden gezocht. Rondom de Tolkien Leesdag: Aankomende periode zal er een webpagina worden gemaakt per plaats waar de Tolkien Leesdag wordt gehouden. Ook zal er een affiche en folder worden gedrukt. EFF: Unquendors aanwezigheid op de Elf Fantasy Fair is al vastgelegd. We zijn wederom gevraagd om enkele lezingen te geven; Frits Burger zal, na de positief ontvangen lezing op het Joelfeest, als spreker worden gevraagd. Afhankelijk van het aantal lezingen dat Unquendor mag houden, zal wellicht ook Frank Wasmus worden gevraagd. Actiepunt John: Frits Burger vastleggen voor het houden van een lezing op de EFF Frank Wasmus heeft een Unquendor Hyves pagina aangemaakt. Deze wordt goed bezocht en we hebben zelfs al een nieuw lid via de pagina verkregen. Jaap van t Hoff stelt voor om Frank Wasmus uit te nodigen voor een van de volgende BV s om te bespreken welke mogelijkheden internet nog meer kan bieden voor Unquendor. Jaap van t Hoff zal, afhankelijk van ruimte op de agenda, Frank Wasmus voor een van de aankomende BV s uitnodigen. 12. Huisstijl N.a.v. een mailwisseling tussen Harm Schelhaas en Theo de Feber over de vormgeving en vormgevingsmogelijkheden van het vignet van Unquendor, stelt Jaap van t Hoff voor om een Huisstijlcommissie in te stellen. Deze commissie krijgt als taak mee een voorstel te schrijven over de huisstijl van Unquendor. Onder Unquendors huisstijl wordt o.a. het vignet verstaan, de verenigingskleuren en de naamgeving. Over de naamgeving is door Harm Schelhaas in 2006 reeds een voorstel opgesteld wat toen door het bestuur is aangenomen. Dit document zal aan het nieuwe voorstel worden toegevoegd. De commissie zal bestaan uit Harm Schelhaas, Jan Boom en Saskia van Weegberg. Ook Theo de Feber zal hierbij betrokken worden. Jaap van t Hoff zal vanuit het bestuur de contactpersoon zijn. Afgesproken wordt dat op de BV van 15 juni (2008) het voorstel in conceptvorm besproken zal worden met het bestuur en op de AV (in 2008) aan de leden wordt voorgelegd. 13. Toneelstuk - vervallen 14. Planing De data van de leesdagen, 22 en 29 maart, en de deadlines voor de Huisstijl worden toegevoegd. 15. Rondvraag Esther Oskam meldt dat ze de komende tijd lastig per mail, maar wel per telefoon bereikbaar is. Jan Boom snijdt enkele onderwerpen aan: De Commissie Internationale Betrekkingen is voorafgaand aan de vergadering voor het eerst bij elkaar gekomen. De rolverdeling en taken zijn vastgesteld, er zal een reactie op de uitnodiging voor Forodrim 36 worden opgesteld door Harm Schelhaas en de organisatie van Unquendors bijdrage aan Tolkien Thing 2009 zal worden gecoördineerd.

5 De Lembas Extra met de lezingen van het lustrum verschijnt binnenkort: wat gaan we daarna met de Lembas Extra doen? Komt er een redacteur, gaan we de Lembas Extra in het vervolg in eigen beheer drukken en uitgeven, welke verantwoordelijkheid willen wij en heeft de Tolkienwinkel t.o.v. de Lembas Extra, kan de Lembas Extra worden opgenomen in het standaard lidmaatschap en welke gevolgen heeft dat voor de contributie, etc. Het bestuur besluit hier de komende tijd over na te denken en de toekomst van de Lembas Extra op de volgende BV te bespreken. Het opstellen van de hamerstukken voor in de BV werd in het verleden gerouleerd onder de bestuursleden. Jan Boom vraagt of het bestuur daar nu ook voor te vinden is, maar het bestuur besluit dat de hamerstukken voorlopig door de voorzitter opgesteld blijven worden. 16. Sluiting De vergadering wordt om 16:45 gesloten. Volgende vergaderingen: BV 205 Assen 8 maart :30 BV 206 Hoek van Holland 27 april :30 BV 207 Harderwijk 15 juni :30 Actiepunten: 8 Walter Stuk webcommissie Open 53 Walter Rondsturen verslag vergadering webcommissie Open 54 John Rondsturen lijst mailadressen met ontvangende bestuursleden Open 57 John Frits Burger vastleggen voor het houden van een lezing op de EFF Open