Notulen DeelnemersRaad (DR) van de Informele Zorg (IZ) van De Regenboog Groep (DRG) d.d. 17 januari 2017 [vastgesteld 3/3/2017]

Transcriptie

1 Notulen DeelnemersRaad (DR) van de Informele Zorg (IZ) van De Regenboog Groep (DRG) d.d. 17 januari 2017 [vastgesteld 3/3/2017] Locatie: Derde Schinkelstraat, Amsterdam Aanvang: uur Aanwezig: Namens de DR: Frans, Marco, Bertus, Deborah, Bert, Marck en Livia Bestuurder: Hans Wijnands (tot uur) Namens de BCD-raad: Mourad (voorzitter BezoekersCliëntenDeelnemersraad) Manager IZ: Marit Postma (vanaf uur) Coördinator IZ: Nynke Vlieger (vanaf uur) Ondersteuner: Arlette Verslag: Els Afwezig met kennisgeving: Marja, Amina en Leticia 1. Opening Frans opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. Hij betreurt het dat er maar zo weinig nieuwe leden aanwezig zijn. Vervolgens geeft hij het woord aan Arlette. Er is vandaag één nieuw raadslid aanwezig. Er zijn afmeldingen ontvangen van bovengenoemde drie raadsleden. Van de andere gekozen leden en de kandidaten op de reservelijst is niets vernomen. Arlette zal contact met hen opnemen om te informeren naar de reden van hun afwezigheid. Marja was niet gekozen en heeft besloten haar ervaringsdeskundigheid elders in te zetten en haakt dus af voor de DR. Leticia heeft in ieder geval de komende maanden een andere vaste afspraak die niet verzet kan worden en heeft verzocht te onderzoeken of er een andere vergaderdag mogelijk is. Livia geeft aan, dat de dinsdag ook voor haar problemen oplevert in verband met haar andere vrijwilligerswerk. Er wordt een korte voorstelronde gehouden. Voor de DR zijn de verkiezingen nieuw en ook de overgang van de oude naar een nieuwe raad. Het voorstel is om het Dagelijks Bestuur (DB) van de oude raad nog drie maanden betrokken te laten blijven en ook Frans nog gedurende deze maanden als voorzitter aan te houden. Na drie maanden wordt dan een nieuw DB gekozen en kan de nieuwe raad definitief worden ingevuld. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. Een aantal leden zal met het raadswerk stoppen. Deels vanuit hun eigen besluit en deels omdat zij niet zijn herkozen. Voorstel agendapunten: - Vaststellen agenda - Uitslag verkiezingen - Maatje in de raad - Datum/tijd vergaderingen - Budget training - Overleg met manager en coördinator IZ Notulen Deelnemersraad 17 januari 2017 [vastgesteld] [vastgesteld] 1

2 - Rondvraag - Evaluatie en sluiting 2. Vaststellen agenda Aan de bovengenoemde agendapunten worden de volgende punten toegevoegd: - Hoe kunnen mensen meer betrokken worden - Werkwijze de komende drie maanden / agendaberaad - Huishoudelijk reglement overgangsfase - Notulen 20 december 2016 (mits hiervoor tijd is) 3. Data en tijd vergaderingen Tot op heden is de vaste vergaderdag de derde dinsdag van de maand vanaf uur s middags. Er is eerder al diverse malen een poging gedaan om op een andere dag te vergaderen, maar dit leverde grote problemen op. Er wordt een rondje langs de aanwezigen gemaakt over hun beschikbaarheid gedurende de week. Hieruit blijkt, dat de meeste aanwezigen op maandag en dinsdag de meeste mogelijkheden hebben. Livia en Leticia hebben echter andere afspraken op de dinsdag en zouden voorkeur hebben voor een andere vergaderdag. Deborah kan uitsluitend op de dinsdag. Het is aan de nieuwe raad om de vergaderdag, data en tijden te bepalen. De ondersteuner zal contact opnemen met de afwezige leden en vervolgens een voorstel op papier zetten en aan iedereen rondsturen. 4. Budget training De DR stelt voor om iedere raad zijn eigen budget te geven en te laten beheren, zodat de raden ook zelf verantwoordelijk zijn voor de uitgaven t.b.v. ondersteuning, training en opleiding, etc. Tijdens de vorige vergadering is ter sprake gekomen, dat de nieuwe raadsleden eigenlijk ook een training zouden moeten krijgen. Dit zou dan uit dit budget betaald worden. De bestuurder geeft aan dit op zich een goed voorstel te vinden. Echter de raden hebben wel te maken met een afwijkend aantal raadsleden. Er zou gedacht kunnen worden aan een bedrag per raadslid, maar de vraag die hierbij gesteld kan worden is, waar dit budget dan precies voor wordt gebruikt. Zit hier bijvoorbeeld ook het vacatiegeld in van de raadsleden of is het budget specifiek bedoeld voor training, opleiding, ondersteuning en (extra) activiteiten. Er zou ook gedacht kunnen worden aan het vaststellen van een opleidingsbudget voor de BR en DR. De ondersteuner zegt voorstander te zijn van het onderscheiden van het budget voor training, conferenties, vacatiegelden en ondersteuning. De bestuurder is het hiermee eens. Het inhuren van ondersteuning/ambtelijk secretariaat kan onder advisering worden gedeclareerd. Afgesproken wordt dat de bestuurder een voorstel maakt op basis van de uitgaven van de afgelopen drie jaar en dit vóór 1 februari aan de DR opsturen. Hierbij dient wel rekening te worden gehouden met de steeds verdergaande professionalisering van de raden. Het DB van de BCD-raad heeft hierover onlangs een voorstel geformuleerd, ook voor de ondersteuning op locatieniveau. De bestuurder verlaat de vergadering en de manager en coördinator IZ wonen vanaf dit moment de vergadering bij. Beiden stellen zich kort voor. Notulen Deelnemersraad 17 januari 2017 [vastgesteld] [vastgesteld] 2

3 5. Verkiezingsuitslag en evaluatie De voorzitter van de BCD-raad licht toe, dat er afgelopen jaar verkiezingen zijn georganiseerd, conform de afspraken die in 2015 zijn gemaakt bij het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst. Met name was het ook essentieel voor de locatieraden om hier medezeggenschap te organiseren. Ook de DR was wat uitgedund, hetgeen ook van invloed was op de afvaardiging in de BCD-raad. Inmiddels zijn deze verkiezingen bij de locatieraden en de DR afgerond. Bij de DR zijn deze zeer goed verlopen met 19 aanmeldingen, waarvan er uiteindelijk 14 zijn overgebleven. Het is jammer dat er vandaag maar zo weinig nieuwe leden aanwezig zijn. Vanuit deze 14 kandidaten zijn er 8 definitief gekozen en staan de anderen op de reservelijst. Formeel waren er 152 geldige stemmen uitgebracht. Na de sluiting was nog een aantal stemmen ontvangen, maar deze tellen niet meer mee. Hadden deze stemmen wel tijdig zijn uitgebracht, had dit echter geen invloed gehad op de einduitslag. Bij de locatieraden waren de verkiezingen wat minder succesvol, omdat sommige mensen dubbel op de lijst stonden of niet bij een onderdeel van DRG werkzaam waren. Om een locatieraad te kunnen vormen, moeten er minimaal vier leden zijn. Vier locaties hebben nu een echte raad en de overige vier nog niet. Hier wordt gewerkt met aspirant-leden, die na drie maanden als definitief lid gekozen kunnen worden. De ondersteuner merkt op, dat het bij de DR opvallend was, dat de nummers 1 en 2 van de lijst de meeste stemmen hebben gekregen. Voor toekomstige verkiezingen kan eraan worden gedacht om kandidaten niet meer te nummeren, zodat niet de indruk wordt gewekt dat de ene kandidaat boven de andere staat (zoals bij politieke verkiezingen). Tevens zou voor de volgende keer meer tijd moeten worden ingeruimd voor de voorbereiding van de verkiezingen, zodat kandidaten ook meer tijd hebben om campagne te voeren en zich voor te bereiden. Het wordt betreurd dat er vandaag zoveel mensen zonder bericht afwezig zijn. Zoals eerder afgesproken, zal de ondersteuner contact met hen opnemen. Zeker in de beginfase is het essentieel om mensen actief te betrekken en wellicht voorafgaand aan de vergaderingen mensen nog te bellen of te sms en over de vergadering. Afgesproken is, dat de bestuurder afwisselend aanwezig is voor overleg in de BR, de DR en de CR. Janneke van Loo (BR) en Marit Postma (DR) hebben voorgesteld wat vaker aan te schuiven bij respectievelijk de BR en DR op de vergaderingen waarbij de bestuurder niet aanwezig is. Voor belangrijke besluiten heeft de DR contact met de bestuurder. Op de andere vergaderingen met de manager of de coördinator. Tot nu toe kwamen deze op uitnodiging van de DR en dit kan ook in stand worden gehouden. Het is zaak gezamenlijk duidelijke afspraken te maken welke agendapunten met elkaar en met wie besproken moeten worden. Het is de belangrijkste taak van de raden om gevraagd en ongevraagd advies te geven over aanbod en kwaliteit. De voorzitter van de BCD-raad geeft aan, dat met de adviseur van de BCD-raad en de BR is afgesproken, dat deze in februari een studie- en informatiemiddag zal organiseren voor alle raadsleden. Geconstateerd kan worden, dat de verkiezingen in ieder geval de bekendheid van de DR zeer hebben vergroot. Notulen Deelnemersraad 17 januari 2017 [vastgesteld] [vastgesteld] 3

4 6. Overgang van de oude naar de nieuwe raad Het oude DB blijft nog actief gedurende een periode van drie maanden om de nieuwe raadsleden in te werken. Daarna wordt door de DR (en BR) een nieuw DB gekozen en neemt het oude DB afscheid. De oude leden kunnen door de nieuwe leden nog wel worden gevraagd als maatje te fungeren. De voorzitter van de BCDraad zegt geen voorstander te zijn van koppeling aan een maatje. Dit is naar zijn mening de taak van de ondersteuner die hiervoor is ingehuurd. De ondersteuner geeft aan, dat de DR al langer op deze manier werkt en hier goede ervaringen mee heeft. De ondersteuner fungeert hierbij als achtervang. Op de volgende vergadering zal ook het huishoudelijk reglement weer tegen het licht worden gehouden. De nieuwe raad kan hierin eigen beslissingen nemen. De verwachting is dat het reglement grotendeels wordt overgenomen, maar mogelijk op onderdelen kleine aanpassingen of aanvullingen nodig worden geacht. De voorzitter van de BCD-raad geeft aan, dat het huishoudelijk reglement ieder jaar ge-update moet worden. Het gaat hierbij op dit moment niet zozeer om een nieuw reglement als wel om de fase tussen de oude en de nieuwe raad, de maatregelen die genomen moeten worden als leden frequent afwezig zijn, tussentijdse regelingen, etc. Dit soort zaken moeten tijdig worden geregeld, zodat mensen ook weten waar zij aan toe zijn. Volgens de ondersteuner is het niet zonder meer mogelijk om mensen als raadslid uit te schrijven als zij drie maanden niet aanwezig zijn geweest. Er zijn nu acht leden als raadslid gekozen en deze hebben bepaalde verplichtingen, maar afhankelijk van de omstandigheden moet gesproken worden over eventuele maatregelen. Dit onderwerp wordt geagendeerd voor de volgende vergadering. In ieder geval wordt afgesproken, dat de ondersteuner de nieuwe raadsleden in het begin actiever zal benaderen. Eerdere ervaringen hebben uitgewezen dat dit zeker in de opstart helpt. De volgende vergadering zal waarschijnlijk opnieuw plaatsvinden in de Derde Schinkelstraat wegens verbouwing van de Oranje Nassaulaan. Marit en Nynke verlaten de vergadering. Zij bedanken de DR voor de uitnodiging om aanwezig te zijn en mochten er vragen zijn over projecten o.i.d. zijn zij graag bereid deze te beantwoorden (mailadres Nynke: 7. Maatje in de raad Marco biedt zich aan als maatje voor Livia. Te zijner tijd zullen de maatjes voor de andere raadsleden worden vastgesteld. 8. Bespreken conceptnotulen d.d. 20 december 2016 Er worden enkele kleine tekstuele wijzigingen aangebracht, waarna het verslag wordt goedgekeurd en vastgesteld. N.a.v. blz. 2: jaarverslag: De ondersteuner hoopt het jaarverslag deze week af te kunnen ronden. Het concept gaat naar de tekstschrijver die dit definitief maakt. De ondersteuner zal het concept aan de raadsleden opsturen. Notulen Deelnemersraad 17 januari 2017 [vastgesteld] [vastgesteld] 4

5 9. Rondvraag Mourad bedankt de DR voor de uitnodiging. Hij vond het leuk weer een keer aanwezig te zijn in deze raad. Waarschijnlijk ziet hij alle raadsleden weer op de bijeenkomst voor alle raden in februari. Livia vraagt naar de datum voor de volgende vergadering. Vooralsnog wordt de derde dinsdag van de maand aangehouden (21 februari om uur op de Derde Schinkelstraat). Nadat de ondersteuner contact heeft gehad met de afwezige raadsleden, zal mogelijk een andere datum worden vastgesteld. Livia vraagt naar de rollen van de raadsleden. Er wordt de komende maanden nog gewerkt met het oude DB, maar daarna moeten raadsleden ook een eigen rol gaan kiezen. Dit zal de komende maanden verder worden uitgewerkt, maar in de raden zitten ook leden die alleen raadslid zijn, zonder extra taak. De nieuwe raad kiest na drie maanden een nieuwe voorzitter, secretaris en penningmeester. Na drie maanden wordt ook de afvaardiging naar de Centrale Raad (CR) gekozen. Dit hoeft niet persé het DB te zijn. 10. Evaluatie en sluiting Beetje rommelig, maar dit is inherent aan een eerste vergadering na de verkiezingen, in gewijzigde samenstelling en met de afvaardiging vanuit de organisatie. Fijn dat de oude raadsleden nog betrokken zijn en ook allemaal aanwezig waren. Jammer dat de nieuwe leden nog niet allemaal aanwezig konden zijn. Leuk om met de nieuwe ontwikkelingen bezig te zijn en samen te zoeken naar een goede werkwijze. Gezellig en open. Verwelkomend. Nog een beetje onzeker. Indruk dat er nog weinig vast staat. Aangenaam verrast door de aanwezigheid van de bestuurder, Mourad en Els. Vergaderruimte is niet echt geschikt. Deze galmt en is koud. SLUITING OM UUR. Notulen Deelnemersraad 17 januari 2017 [vastgesteld] [vastgesteld] 5