Doelstellingen + Actieplan

Transcriptie

1 A. KERNOPDRACHTEN VAN HET AGENTSCHAP (HOOFDPROCESSEN OF THEMATISCHE CLUSTERS VAN KERNACTIVITEITEN) Strategische doelstelling 1: Planning en uitvoering auditopdrachten 2013 IAVA draagt, via de uitvoering van risicogebaseerde en incidentgedreven (forensische onderzoeken) auditopdrachten bij tot het verhogen van de graad van risciobeheersing, zowel op beleids-, strategisch als operationeel niveau. Operationele doelstellingen OD 1.1: Planning en risicoanalyse IAVA optimaliseert haar planningsproces en risicoanalyse. De volgende concrete acties zijn voorzien : Actie 1: Verdere verfijning van de methodiek van macrorisicoanalyse en optimalisatie van de planningsfactoren. Deze macrorisicoanalyse heeft tot doel de auditobjecten binnen het audituniversum te rangschikken i.f.v. hun risicograad. Voorziene (deel)acties in 2013: - Optimalisatie van de huidige macrorisicoanalyse en planningsfactoren - Actualisatie van de macrorisicoanalyse - Overleg controle-actoren i.k.v. single audit - Overleg werkterrein - Rapportering AC Actie 2: Opstellen van een (op risico's gebaseerde) onderbouwde meerjarenplanning, in overleg met het politieke niveau en het management. Vanuit deze meerjarenplanning wordt een jaarlijks auditplan afgeleid dat wordt goedgekeurd door het Auditcomité. Voorziene (deel)acties 2013: - actualisatie meerjarenplanning rekening houdend met de prioriteiten van het Auditcomité - opmaak auditplanning 2014 Opstart planningsproces 2014 in mei 2013 Goedkeuring auditplanning 2014 door AC tegen Actie 3: Implementatie van het goedgekeurde raamwerk van de frauderisico-analyse voor de Vlaamse administratie. Dit raamwerk zal worden geïntegreerd in strategisch project 1 "risico-analyse op microniveau

2 Strategisch project 1 Risicoanalyse op microniveau: In overleg en samenwerking met het werkterrein en de verschillende controle-actoren zal IAVA een strategische project uitwerken en implementeren dat tot doel heeft de belangrijkste risicovolle processen, projecten, organisatorische kwetsbaarheden en functies in kaart te brengen. Dit project zal gefaseerd en op een kosten-baten verantwoorde wijze worden aangepakt. Voorziene (deel)acties in overleg met werkterrein, Rekenhof en andere controleactoren - uitrol van de methodologie o.b.v. de ervaringen vanuit de pilootopdrachten uit (opvolging stand van zaken per kwartaal) De resultaten van deze risicoanalyses worden neergeschreven in de beleidsgerichte rapporten van deze entiteiten. Strategisch project 2 Beleidsgerichte rapporten : IAVA zal periodiek beleidsgerichte rapporten ontwikkelen die het Auditcomité moeten toelaten zijn adviesfunctie t.a.v. de Vlaamse Regering te versterken. Deze rapporten omvatten o.m. : (1) een opsomming van de belangrijkste risico's (per entiteit, per beleidsdomein en voor het geheel van het audituniversum); (2) een stand van zaken betreffende de (wijze van) risicoafdekking; (3) een overzicht van de belangrijkste gedetecteerde knelpunten; (4) een overzicht van de belangrijkste niet aanvaarde, risico-aanvaarde en niet-gerealiseerde auditaanbevelingen (eventueel met vermelding van de tijdsduur waarmee de streefdatum voor realisatie werd overschreden). Voorziene acties in 2013: - goedkeuring van het in 2012 ontwikkelde concept beleidsgericht rapport door het politieke niveau - communicatie van het concept beleidsgericht rapport naar de ankerpunten - opstellen van een beleidsgericht rapport per minister eind jan de kw ste kw. 2014

3 OD 1.2: Uitvoering van risicogebaseerde (geplande) auditopdrachten Via een kwalitatieve en efficiënte uitvoering van auditopdrachten streeft IAVA naar een zo groot mogelijke risicoafdekking binnen haar audituniversum. De uitvoering van procesaudits met een organisatiebrede focus waarmee zowel de adequaatheid als de effectiviteit van de bestaande systemen van organisatiebeheersing worden geëvalueerd, staat centraal.een evenwicht in de verschillende typesvan auditopdrachten in relatie tot de 5 doelstellingen van interne controle/organisatiebeheersing wordt nagestreefd. Bijzondere aandacht zal uitgaan naar : - procesaudits gericht op een evaluatie van de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie en rapportering; - procesaudits die leiden tot het verhogen van de efficiëntie van de werking van de Vlaamse administratie; - procesaudits die voortvloeien uit detectieactiviteiten en tot doel hebben de bescherming van activa te verzekeren en het integriteitsbeleid binnen de Vlaamse administratie te versterken. Actie 1: Uitvoering auditplan 2013 : zie beslissing Auditcomité van XXXXXX. Actie 2: Voortgangscontroleaudits waarbij de realisatiegraad van de geformuleerde aanbevelingen wordt nagegaan, blijven voorzien maar zullen worden geëvalueerd en bijgestuurd. De kwaliteit van de formulering van aanbevelingen wordt, met het oog op een opvolging, permanent bewaakt en indien nodig verbeterd. Een strikte opvolging van de prioritaire auditaanbevelingen wordt i.f.v. de risicogevoeligheid van de entiteit en de vooropgestelde streefdatum van realisatie nagestreefd. In 2013 moeten minstens 490 prioriatire aanbevelingen worden opgevolgd. Het betreft hier aanbevelingen waarvan de implementatie voorzien is in de periode van 1/08/2012 t.e.m. 31/07/2013. De aanbevelingen met streefdatum in de laatste periode van 2013 worden opgevolgd begin De opvolging in 2013 zal plaatsvinden op 3 tijdstippen: - januari 2013: opvolging aanbevelingen met streefdatum van 1/08/2012 t.e.m. 31/12/2012: rapportering hierover is voorzien tegen medio maart - april 2013: aanopvolging aanbevelingen met streefdatum van 31/12/2012 t.e.m. 31/03/2013: rapportering hierover is voorzien tegen medio juli - augustus 2013: opvolging aanbevelingen met streefdatum van 01/04/2013 t.e.m. 31/07/2013: rapportering hierover is voorzien tegen medio november 31/12/2013 (maandelijkse opvolging stand van zaken) Voorziene administratieve opvolgingen : januari 2013 april 2013 augustus 2013 Na elke periode van administratieve opvolging zal IAVA over het resultaat van de opvolging van aanbevelingen rapporteren aan de leidend ambtenaren en de bevoegde ministers. Een jaarrapport over de implementatie van de aanbevelingen zal geïntegreerd worden in het beleidsgericht rapport per minister.

4 OD 1.3: Uitvoering van niet-geplande opdrachten : incidentgedreven (forensiche audit)opdrachten en vraaggestuurde opdrachten In het kader van de integriteitsbewaking binnen de Vlaamse administratie zal IAVA forensische onderzoeken, voortvloeiend uit integriteitsschendingen, op een kwaliteitsvolle en efficiënte wijze uitvoeren. Ook op vragen van het management of politieke niveau zal IAVA proberen in te spelen. Actie 1 Uitvoering van vraaggestuurde en incidentgedreven auditopdrachten (maandelijkse opvolging stand van zaken)

5 Strategische doelstelling 2: Sensibiliseren, adviseren en ondersteunen van het management IAVA zal het management en het politieke niveau sensibiliseren, adviseren en ondersteunen bij de verdere uitbouw van het systeem van organisatiebeheersing (interne controle, risicomanagement en deugdelijk overheidsbestuur) Operationele doelstellingen OD 2.1: Stimuleren van kennis- en ervaringsdeling en kennisoverdracht Iava helpt mee aan de bevordering van kennis- en ervaringsdeling en kennisoverdracht op het vlak van organisatiebeheersing binnen zijn werkterrein. Concrete acties hierbij zijn : Actie 1: Meewerken en stimuleren van een gemeenschappelijke databank van goede praktijken. Streefdoel = 20 nieuwe goede praktijken per jaar. In 2012 werden 18 goede praktijken goedgekeurd (toestand november 2012) Indien initiatief vanuit BZ Actie 2: Binnen het hem toegekende takenpakket en rekening houdende met het door het Auditcomité ingenomen standpunt aangaande het Bureau Integriteit zal IAVA bijdragen aan de oprichting en werking van het Bureau Integriteit. continu in 2013 Actie 3: Ondersteunen en actief meewerken aan de verder uitbouw van het Netwerk Organisatiebeheersing in samenspraak met het departement Bestuurszaken, het departement Financiën en Begroting, Ago en MOVI. Op 24 januari 2013 wordt een eerste netwerksessie georganiseerd voor de ankerpunten rond de thema's risicomanagement en beleidsgerichte rapporten. 4 andere netwerksessies worden qua datum en thema in een later stadium ingepland. Actie 4: Participeren in diverse (overleg)fora, indien gevraagd of indien nuttig, in relatie tot organisatiebeheersing. Voorziene data voor netwerksessies : 24/01/2013 XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX Indien gevraagd of nuttig

6 OD 2.2: Ondersteuning van het lijnmanagement IAVA wil het partnership met het lijnmanagemnt en de aanspreekpunten inzake organisatiebeheersing binnen de entiteiten versterken door verder ondersteuning aan te bieden m.b.t. het uitwerken en optimaliseren van een systeem van organisatiebeheersing. Hierbij zal IAVA zowel nieuwe instrumenten ontwikkelen als de bestaande instrumenten evalueren en optimaliseren. Concrete acties die voorzien worden, zijn : Actie 1: Aanreiken van relevante controleprogramma's en zelfevaluatie-instrumenten. Prioriteit in 2013 ligt op: - de ontwikkeling en implementatie van een mogelijke aanpak/werkwijze rond risicoanalyse en risicomanagement i.f.v. de resultaten van de pilootentiteiten risicomanagement, uitgevoerd in 2012(cf. OD 1.1, strategisch project 1) - fijnstelling van controleprogramma "Beleidsvoorbereiding en -evaluatie i.f.v. de resultaten van de pilootopdracht uitgevoerd bij het Departement WSE (opgestart eind 2011) en het Departement LV (opgestart 4de kw. 2012) - 1ste kw de kw Actie 2: De ontwikkeling van een geautomatiseerd systeem waarbij het lijnmanagement online kan rapporteren aan IAVA over de implementatiegraad van de auditaanbevelingen van IAVA en/of andere controle-actoren. pm Actie 3: Ontwikkelen van methodieken en instrumenten die het lijnmanagement zelf toelaten afwijkende patronen/knipperlichten te detecteren en te onderzoeken. Hierbij is het van belang dat met de entiteiten die van deze instrumenten gebruik maken, duidelijke afspraken gemaakt worden m.b.t. een (automatische en) elektronische informatiedoorstroming naar IAVA. Door IAVA zal deze methodiek ter beschikking worden gesteld wanneer hiertoe een vraag wordt gesteld. continu in 2013 (in voorkomend geval) Actie 5: Onder voorbehoud van de nodige menskracht : - faciliteren van control self assessments in het kader van de implementatie van risicomanagement op procesniveau - vorming, training en opleiding inzake risicomanagement voor de ankerpunten. pm

7 OD 2.3: Externe communicatie IAVA voert een actief extern communicatiebeleid waarbij enerzijds de kennisdeling en kennisoverdracht aan het lijnmanagement en de aanspreekpunten organisatiebeheersing binnen het werkterrein en anderzijds de versterking van het imago en de toegevoegde waarde van IAVA bij het politieke niveau centraal staan. In functie daarvan zal IAVA zijn extern communicatiebeleid en - kanalen herbekijken en zo nodig verfijnen, bijsturen en aanvullen. Concrete acties die voorzien worden, zijn : Actie 1: Bijsturen van het format (incl timing) van jaarverslag opdat dit jaarverslag meer aansluit bij de verwachtingen van de verschillende doelgroepen. Hierbij wordt gestreefd naar een jaarverslag dat een samenvatting is van alle periodiek opgeleverde beleidsrapporten. Het jaarverslag 2013 zal uiteraard pas kunnen opgeleverd worden in Oplevering voorjaar 2014 Actie 2: Evaluatie van de jaarlijkse contacten met het politieke niveau en management in het kader van de opmaak van de planning. Najaar 2013 na rondgang MaCo's of beleidsraden

8 Strategische doelstelling 3: Single audit: optimalisatie van de controlecascade IAVA wil - in samenspraak met alle betrokken (controle)actoren - actief bijdragen tot het optimaliseren van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie en het verder ontwikkelen en implementeren van een single auditconcept in Vlaanderen. Operationele doelstellingen OD 3.1: Holdingmodel In overleg met de decentrale auditdiensten en auditcomités werken IAVA en het Auditcomité aan de verdere implementatie en optimalisatie van het holdingmodel. Hierbij worden de volgende acties voorzien : Actie 1: Onderhouden van periodieke contacten met de decentrale auditdiensten, o.m. m.h.o.o. kennisoverdracht en ervaringsdeling (groepsoverleg), resultaten, inhoud en gevolgen van auditrapporten DIA (bilateraal overleg), afstemming planning met andere controleactoren (overleg IAVA - AC DIA). 3 maal per jaar groepsoverleg; 4x perjaar bilateraal overleg auditoren; 1x per jaar bilateraal IAVA - AC DIA a- Delen van basisdocumenten op een gemeenschappelijke site (op termijn sharepoint IAVA) continu b- Toelichting van gehanteerde auditprogramma's en methodologie, delen op een gemeenschappelijke site continu n.a.v. het groepsoverleg c- De uitwerking van een aanbod van mogelijke groepsopleidingen continu in 2013 d- Een onderzoek naar de mogelijkheden voor de uitwerking van gemeenschappelijke auditratings okt/13 e- verdere uitrol mbt project risicomanagement bij de EVA's met IA 2013 f- verfijnen van indicatoren voor het monitoren van het holdingmodel jun/13 g- De evaluatie van de samenwerkingsprocollen en inbreng van gemotiveerde voorstellen tot aanpassing. Goedkeuring door de verschillende auditcomités en ondertekeneing van de nieuwe samenwerkingsprotocollen. Actie 2: Ondersteunen van het periodiek overleg tussen het Auditcomité van de Vlaamse Administratie en de auditcomités van de decentrale auditdiensten: voorbereiden van de vergadering van de voorzitters van de auditcomités, terugkoppeling realisatiegraad actieplannen holdingmodel, formuleren verbeteringsvoorstellen operationele werking holdingmodel sep/13 jun/13 Strategisch project 4 2 opleidingsessies voor de leden van de decentrale auditcomités en hoofden van de decentrale auditdiensten: (1) module 1: rol en werking van een Auditcomité (2) module 2: single audit Actie 3: Jaarlijks rapporteren aan de Vlaamse Regering over de werking van het holdingmodel om het, waar nuttig en nodig, verder te optimaliseren. Single audit in Vlaanderen : IAVA draagt actief bij aan de initiatieven die genomen worden inzake de uitwerking en implementatie van een single auditconcept in Vlaanderen. module 1: 7/02/2013 module 2: 13/04/2013 terugkoppeling op overleg van de auditcomités Vlaamse overheid - jun 2013; terugkoppeling via overleg AC - kern - dec 2013

9 Strategisch project 4 Actie 1 Een verdere deelname aan de stuurgroep single audit : * afhankelijk van de beslissingen ivm het beleidsgericht rapport, kan hierin input vanuit alle controleactoren verzameld worden. * gezamenliijke evaluatie van risicoanalyse door de entiteiten * in kaart brengen van de conrtolelast Continu - IAVA is lid van de stuurgroep single audit Actie 2 Het verder invullen van de afsprakennota's tussen IAVA - Rekenhof - IBR en tussen IAVA en het Rekenhof. Deze afsprakennota's streven een maximale afstemming en complementariteit van de auditwerkzaamheden tussen de controle-actoren nateneinde de controlelast voor de geauditeerde te verminderen, dubbel werk te vermijden en de kostenefficiëntie van de audits te verhogen. Ook met andere controle-actoren (IF) zal getracht worden een dergelijke afsprakennota op te stellen. IF zal een voorstel uitwerken (oorspronkelijk voorzien in 2012)

10 B. INTERNE WERKING / GENERIEKE PRINCIPES M.B.T. HET HORIZONTAAL BELEID Strategische doelstelling 4: Interne werking Ter ondersteuning van de uitvoering van auditopdrachten en forensische onderzoeken worden de sturings- en managementsprocessen verder geoptimaliseerd en dit met het oog op enerzijds het behoud of de verhoging van de maturiteit van het systeem van organisatiebeheersing binnen IAVA en anderzijds een effciënte en kwaliteitsvolle uitvoering van auditopdrachten en forensische onderzoeken. Deze strategische doelstelling omvat de 2 generieke doelstellingen opgelegd door de Vlaamse Regering, zijnde: Operationele doelstellingen OD 4.1: Organisatiebeheersing IAVA Via een jaarlijkse zelfevaluatie en met input van de jaarlijkse zelfevaluatie van het Auditcomité, de resultaten van de jaarlijkse klantenbevraging en de resultaten van de externe evaluatie van IAVA, zal IAVA zijn interne werking evalueren en, indien nodig, via actieplannen/interne projecten die worden opgenomen in het jaarlijkse ondernemingsplan, verder optimaliseren. Specifieke acties zijn : Actie 1: DOELSTELLINGEN, PROCES- EN RISICOMANAGEMENT - 1. Doelstellingen : - Opstellen ondernemingsplan Procesmanagement : - Jaarlijkse revisie van het Compendium van IAVA 3. Kwaliteit : - Implementatie van de aanbevelingen die voortvloeien uit de QAR januari eerste semester Continu in 2013 Actie 2: BELANGHEBBENDENMANAGEMENT - - Deelname aan ACFE-boardmeetings - Deelname aan andere fora uit het vakgebied, zoals vb IIA, IFA, Vlaams netwerk voor Integriteit, SBOV, Transparency International - wanneer geagendeerd - indien gevraagd Actie 3: MONITORING - Het verfijnen van de monitoring- en rapporteringsinstrumenten en de hierbij horende ondersteunende tools: - verdere operationalisering OTIAVA - implementatie van het tijdsregistratiesysteem Timetell Continu in 2013

11 Actie 4: HRM - Het ontwikkelen, opvolgen en bijsturen van een HR-beleid waarbij bijzondere aandacht uitgaat naar enerzijds een verhoging en verbreding van de professionele inzetbaarheid van de medewerkers via de uitbouw van het geactualiseerde competentiemanagement en anderzijds het opstellen van een beleid inzake gelijke kansen en diversiteit. Inzake interne of externe vorming worden per auditor jaarlijks 10 dagen (of 5% van de auditcapaciteit) gereserveerd. - planningsgesprekken : maken van afspraken over te ontwikkelen competentie - monitoren van de vorderingen inzake competentieontwikkeling in directieraden - evaluatie van de competentieontwikkelingen op einde van werkingsjaar - opvolgen en meewerken aan de ontwikkeling van e-performance en e-learning In het kader van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid worden volgende acties voorzien : - N.a.v. de PLOEG-cyclus (januari-maart 2013). - N.a.v. vragen om opleiding aan directieraad. - N.a.v. de volgende PLOEG-cyclus (december 2013). - In functie van de opdrachten van de projectgroep. - In geval van wervingen in neutrale vacatures worden opgesteld, waarin de diversiteitsclausule wordt opgenomen. - binnen de perken van de beschikbare kredieten en de streefcijfers inzake beperking van de MOD-functies, zal een personeelsvermindering tgv pensionering in de cel Ondersteuning bij voorrang opgevangen worden door werving uit de doelgroepen. Streefcijfer daarbij is de aanwerving van 1 VTE, hetgeen overeenkomt met 4% van het totale personeelsbestand. Inzake het Welzijns- en Preventieplan zal, vanuit het Globaal Welzijns- en Preventieplan van het beleidsdomein DAR, een agentschapsspecifiek actieplan voor IAVA worden opgesteld. - 1ste semester 2013 Actie 5: CULTUUR - - doorvoeren van een actualisatie van de zelfevaluatie IAVA - najaar 2013 Actie 6: INFORMATIE EN COMMUNICATIE - - verfijning van het communicatieplan (intern en extern) in functie van de auditstrategie - inspelen op ad hoc-vragen - eerste semester bij aanbieding Actie 7: FINANCIEEL MANAGEMENT - - beheer van de DAB IAVA - uitvoering regeringsbeslissingen inzake beheersing van personeel en werkingskosten - continu in continu in 2013, met monitoring elke directieraad Actie 8: FACILITY MANAGEMENT - - verdere implementatie van document- en achiefbeheersplan : opkuis G-schijf - eerste semester 2013

12 Actie 9: ICT - Implementatie van een informatieveiligheidsbeleid voor het omgaan met persoonsgegevens en het aanstellen ven een veiligheidsconsulent (conform besluit van de VR van 15 mei 2009 houdende de uitvoering van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronisch gegevensverkeer) Continu in 2013

13 OD 4.2: Meetbaar efficiëntietraject IAVA gaat jaarlijks na in welke mate zijn efficiëntie kan worden verhoogd. In dit kader zal elke medewerker van IAVA worden gestimuleerd om zijn/haar taken en werkzaamheden in vraag te stellen en verbeteringsvoorstellen te doen, los van besparingen of externe druk. Een verbetertraject met meetbare efficiëntiewinsten wordt opgenomen in het ondernemingsplan. Dit verbetertraject geeft uitvoering aan de beslissing van de Vlaamse Regering van 2 april 2010 i.v.m. de 'tweede generatie' beheersovereenkomsten en het 'Meerjarenprogramma voor permanente efficiëntiewinsten', aangenomen door het CAG op 17 mei IAVA engageert zich in dit verband om het status quo van zijn personeelseffectief te respecteren. Actie 1: Implementatie van verbetertraject 'Naar een efficiënte en effectieve auditaanpak' - Inkorten van de capaciteitsbesteding aan auditopdrachten d.m.v. (1) Inzet van één auditor per auditopdracht, tenzij voor stagiairs of in uitzonderlijke gevallen; (2) strikte opvolging, evaluatie en bijsturing van de nieuwe streefcijfers inzake capaciteitsbesteding die gehanteerd worden bij de uitvoering van auditopdrachten: - procesaudits: werden gebracht van dagen naar 85 dagen - audit-op audit: van 65 naar 55 dagen (3) Een nieuwe, beknoptere rapporteringswijze; de tijdsbesteding aan rapportering en de doorlooptijd tussen het einde van het terreinwerk en het opleveren van een ontwerprapport zullen strikt worden opgevolgd en geëvalueerd. (4) het duidelijk aflijnen van auditdoelstellingen en -reikwijdte, rekening houdende met de nieuwe streefcijfers inzake capaciteitsbesteding (5) de toepassing, opvolging en evaluatie van het nieuwe systeem van opvolging van aanbevelingen - Uitwerking van een feedback-systeem over tijdsbesteding op individueel en opdrachtniveau Opvolging genomen maatregelen per kwartaal - Verhoging kostenefficiëntie door grotere focus op partnership met geauditeerden. Gestandaardiseerde controleprogramma's tussen IAVA en de overige controleactoren (Rekenhof, decentrale auditdiensten) zullen worden uitgewisseld en geïnventariseerd. - Evaluatie en bijsturing holdingmodel (cf. OD 3.1) - Gemiddelde kostprijsberekening van een auditdag en mogelijke benchmarking met de privé-sector.