Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische en operationele doelstellingen

Transcriptie

1 Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische en operationele doelstellingen Strategische Doelstelling Operationele Doelstelling Prestatie Omschrijving activiteit Timing Indicator / norm S.D. 1 O.D Identificeren, nieuwe programma's voorbereiden en opstarten: Malawi, Mozambique & Zuid-Afrika (begroting 2013 in bijlage I) 1. Aantal dossiers in voorbereiding & bijhorend budget (tussentijdse indicator) 2. Beschikbaar krediet (DE110) voor 95% vastleggen ( ), met respect voor de beleidskeuzes & bestaande engagementen. 3. Aantal identificaties VAIS draagt bij tot het bereiken van de millenniumdoelstellingen (MDG's). Het agentschap realiseert alle aangegane engagementen van de bilaterale strategienota s Opvolgen van lopende programma's en projecten Malawi, Mozambique & Zuid-Afrika 1. Ordonnanceringsgraad behalen van min. 90% voor beschikbaar ordonnanceringskrediet 2013 (DE110) ( ) 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd 4. Aantal audits en evaluaties Starten met het uitwerken van de implementatiestrategie voor de nieuwe CSP Malawi 31/12/2013 Opstart uitwerking implementatiestrategie OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 1/9

2 O.D Identificeren, nieuwe programma's voorbereiden en opstarten (begroting 2013 in bijlage I) Indicatoren zoals Het agentschap ondersteunt regionale initatieven in het kader van armoedebestrijding in het Zuiden Opvolgen van lopende programma's en projecten Indicatoren zoals O.D De structuur en het beheer van de DAB aanpassen zodat het mogelijk wordt participaties aan te gaan in internationale fondsen VAIS beheert het Waarborgfonds Microfinanciering en stuurt en ondersteunt het Waarborgcomité dat de minister adviseert. 30/06/ Input gegeven voor het programmadecreet en voor aanpassing van het uitvoeringsbesluit 2. Kader voor keuze en beheer van de participaties uitgewerkt Aangaan en beheren van participaties in internationale fondsen 31/12/2013 Aantal opgestarte participaties & bijhorend budget S.D. 2 O.D Identificeren van reservedossiers voor minimaal 10% van het beschikbare beleidskrediet (begroting 2013 in bijlage I) aantal reservedossiers & bijhorend budget VAIS streeft naar een performante uitvoering van de internationale samenwerking en past daarbij de internationale consensus over goede donorpraktijk toe. VAIS streeft naar een performante uitvoering van de internationale samenwerking Dossiers opmaken conform de intern afgesproken procedures: prospectie, identificatie, beoordeling door adviescomité, advies aan kabinet Optimaliseren van de interne procedure voor de beoordeling van subsidieaanvragen Optimaliseren van de regionale werking, o.m. samenwerking met multilaterale organisaties O.D Jaarlijks een overzicht maken van alle nieuwe en lopende projecten en programma's in elk partnerland en bezorgen aan de respectieve overheden Begin 2013 Begin 2013 % dossiers dat conform procedure werd afgehandeld Afspraken vastgelegd en toegepast Nota met visie, aanpak & criteria 31/01/2013 Wel/niet uitgevoerd VAIS past de internationale consensus over goede donorpraktijk toe Deelname aan donoroverlegfora en nagaan van opportuniteiten voor samenwerking met andere donoren 31/12/2013 Overzicht OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 2/9

3 S.D. 3 O.D Deelname aan diverse overlegplatformen rond draagvlakversterking Overzicht VAIS draagt bij tot de versterking van het draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking. Het agentschap onderneemt zelf acties om het draagvlak voor de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking te versterken Communicatie acties: - Update jaarverslag + duurzaamheidsverslag - Fototentoonstelling Mozambique in gemeenten - Actie duurzame dagen - Themacommunicatie rond bvb. Wereldaidsdag - Gebruik sociale media (ook in relatie met subsidieontvangers) Overzicht 31/03/2013 Andere 31/12/2013 O.D Identificeren, nieuwe projecten voorbereiden en opstarten (begroting 2013 in bijlage I) 31/12/ Aantal dossiers in voorbereiding & bijhorend budget (tussentijdse indicator) 2. Beschikbaar krediet (DE105, DE112, DE114 & DE115) voor 95% vastleggen Het agentschap ondersteunt acties van derden in functie van het stimuleren en ondersteunen van een draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking Opvolgen lopende dossiers 1. Ordonnanceringsgraad behalen van min. 90% voor beschikbaar ordonnanceringskrediet 2013 (DE105, DE107, DE112, DE114 en DE115) 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd 4. Aantal audits en evaluaties Voorbereiden van opstart en werking impulsbeleid gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking Het potentieel om de op 1 juli 2012 geregulariseerde DAC arbeidsplaatsen in te passen in het beleid internationale samenwerking analyseren en onderzoeken of een aanpassing van het protocol nodig is 31/12/ Procesbeschrijving van subsidiestroom en beoordelingskader uitgewerkt 2. Gemeenten zijn geïnformeerd 3. Rol van stakeholders is bepaald 31/12/2013 Nota aan de minister (indien analyse positief is) OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 3/9

4 S.D. 4 O.D Voorbereiden en opstarten van nieuwe dossiers Beschikbaar krediet (DE109) voor 95% Het agentschap draagt bij tot flexibele humanitaire en noodhulpverlening VAIS ondersteunt, op een snelle en kwaliteitsvolle wijze, humanitaire organisaties die noodhulp verlenen aan mensen in crisisgebieden. vastleggen Opvolgen van lopende dossiers 1. Ordonnanceringsgraad voor de kredieten voor noodhulp (DE109) behalen van min. 90% 2. Aantal openstaande dossiers & bijhorend vastleggingsbudget & openstaand saldo 3. Aantal dossiers afgesloten (100% uitbetaald of encours geschrapt) & bedrag teruggevorderd Doorlooptijd van dossiers noodhulp zo kort mogelijk houden Gemiddelde doorlooptijd: 1. na akkoord minister binnen 1 week voorleggen aan Inspectie van Financiën (mits volledig dossier) 2. binnen 1 week na ontvangst een volgende stap in de procedure zetten (doorsturen naar de Vlaamse Regering, naar de MOD voor vastlegging of uitbetaling) OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 4/9

5 S.D. 5 O.D. 5.1 VAIS ondersteunt de minister en de Vlaamse Regering bij de uitvoering van het beleid ontwikkelingssamenwerking. Het agentschap bereidt in functie van de beleidscyclus de nodige en gevraagde stukken voor Tijdig een bijdrage leveren voor de opmaak van ontwerpen van: beleidsnota, jaarlijkse beleidsbrief, begroting en memorie van toelichting, antwoord op parlementaire vragen O.D Deelnemen aan vergaderingen met minister en kabinet en minister ondersteunen in Vlaams Parlement Bijdragen leveren binnen de opgelegde deadline Deelname aan vergaderingen VAIS zorgt voor een goede operationele beleidsondersteuning van de minister en zijn kabinet, op hun verzoek en proactief Bezorgen van de jaarlijkse ODA-cijfers voor de opmaak van het ODA-jaarrapport 31/01/2013 Wel/niet uitgevoerd Structureel overleggen met DiV zowel m.b.t. beleidsvoorbereidende als beleidsuitvoerende materie Voorbereiden van en deelnemen aan het tweejaarlijkse overleg in het kader van de strategienota's Mozambique en Malawi Februari en maart 2013 Overzicht vergaderingen Wel / niet uitgevoerd Input leveren voor bijdrage beleidsdomein aan nieuw regeerakkoord 31/12/2013 Nota aan DiV Ondersteuning en begeleiding van zending MP (Malawi) April 2013 Wel / niet uitgevoerd O.D. 5.3 VAIS werkt constructief mee aan een verbeterde interne coördinatie en harmonisatie van de ontwikkelingshulp binnen de Vlaamse overheid Kennis en ervaring uitwisselen met andere entiteiten van de Vlaamse overheid 1. overzicht vergaderingen 2. ondertekende overeenkomsten (indien van toepassing) 3. overzicht geleverde adviezen OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 5/9

6 S.D. 6 O.D Opvolgen van aanbevelingen van IAVA n.a.v. zelfevaluatie en VAIS verbetert zijn werking voortdurend om zo zijn doelstellingen op de meest efficiënte, effectieve, integere, klantgerichte en kwaliteitsvolle manier te realiseren. audits (2010) Audit landenkantoor Mozambique faciliteren en aanbevelingen opvolgen Interne processen evalueren en indien nodig aanpassen 31/03/ /06/2013 Zie actieplan organisatiebeheersing 31/12/ Wel / niet uitgevoerd 2. Actieplan opgemaakt 1. Interne processen geëvalueerd 2. Processen aangepast indien nodig Zelfevaluatie uitvoeren 30/06/2013 Evaluatie uitgevoerd Starten met het uitbouwen van een systeem van risicomanagement O.D Zoeken naar en in praktijk brengen van mogelijke efficiëntiewinsten i.s.m. DiV: - Actief deelnemen aan de werkgroep personeelsbeleid opgericht binnen het beleidsdomein iv voor het personeel tewerkgesteld in het buitenland - Actief deelnemen aan de werkgroep pilootproject Het VAIS definieert verbetertrajecten om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren. werkverblijven in buitenlandkantoren Bijdragen aan het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid, ViA en Pact /12/ Plan van aanpak opgemaakt 2. Gestart met uitvoering acties Overzicht overleg en resultaten Bijdragen geleverd S.D. 7 O.D Vormingsplan 2013 opmaken 31/03/2013 Plan opgemaakt VAIS wil een voorbeeldige werkgever zijn. Het VAIS verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie. Het agentschap wil een correcte en aantrekkelijke werkgever zijn voor de betrokken werknemers Seminarie organiseren 30/06/2013 Wel / niet uitgevoerd Resultaten van de personeelspeiling 2012 analyseren en indien nodig actieplan opmaken Uitvoeren van het jaaractieplan ter bevordering van welzijn op het werk 31/03/2013 Analyse opgemaakt Acties uitgevoerd (indien relevant) Wel / niet uitgevoerd O.D Actieve bemiddeling naar kansengroepen vragen bij vacatures Wel/niet uitgevoerd (Indien relevant) VAIS streeft naar diversiteit op de werkvloer en werkt binnen het beleidsdomein mee aan het behalen van de streefcijfers die afgesproken zijn binnen de Vlaamse overheid Opstellen van neutrale vacatures en inschrijven van de diversiteitsclausule in de vacatures Websites van VAIS zo beheren dat ze het anysurfer label blijven behouden % van de vacatures Alle websites dragen het anysurfer label OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 6/9

7 VAIS wil een voorbeeldige werkgever zijn. Strategische Doelstelling Operationele Doelstelling Prestatie Omschrijving activiteit Timing Indicator / norm O.D. 7.3 Het VAIS engageert zich tegenover de minister om het reële aantal medewerkers, uitgedrukt in bruto voltijdse equivalenten (VTE), maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reële aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaamse Regeerakkoord Verder uitwerken van het PEP en starten met de implementatie ervan 31/12/2013 PEP is opgemaakt Implementatie gestart OP Strategische doelstellingen 24/05/2013 7/9

8 Operationeel plan 2013 Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking Strategische projecten Strategisch Project Prestatie Omschrijving activiteit Timing Indicator / norm Strategisch Project 1 S.1.1 Systeem ontwikkelen om op managementsniveau globaal M&E overzicht te houden; M&E-comité opstarten 30/06/2013 wel/niet uitgevoerd VAIS verbetert het beheersinstrumentarium voor systematische monitoring en evaluatie van de samenwerking. S.1.2 Nieuw ingevoerde instrumentarium M&E consolideren continu wel/niet uitgevoerd S.1.3 Taakafspraken en verantwoordelijkheden financiële medewerkers landenkantoren verduidelijken; uitwerken additionale sjablonen waar nodig 30/06/2013 wel/niet uitgevoerd S.1.4 Uitwerken M&E aanpak / beheer SWAp 30/06/2013 wel/niet uitgevoerd S.1.5 Algemeen auditbeleid uitwerken en auditplanning 2013 per land opmaken 31/03/2013 wel/niet uitgevoerd S.1.6 S.1.7 Beleid rond evaluaties uitwerken, waaronder nagaan van de opportuniteit om een raamcontract af te sluiten voor identificaties, formuleringen en evaluaties Jaarlijks instrumentarium M&E en financiële richtlijnen actualiseren en/of bijsturen op basis van ervaringen en eventuele nieuwe ontwikkelingen 30/09/2013 wel/niet uitgevoerd 31/12/2013 wel/niet uitgevoerd OP Strategische projecten 24/05/2013 8/9

9 Strategisch Project Prestatie Omschrijving activiteit Timing Strategisch Project 2 S.2.1 Uitwerken van een methodiek voor de integratie van de transversale thema's VAIS werkt aan een methodiek om de transversale thema s effectief te integreren in alle projecten en programma s. S.2.2 'gender' en 'goed bestuur' en instrumentarium implementeren Interne capaciteit rond integratie transversale thema's en implementatie methodiek verder opbouwen 30/06/2013 wel/niet uitgevoerd continu S.2.3 Indien nodig externe expertise m.b.t. transversale thema's inzetten continu, naargelang vraag wel/niet uitgevoerd wel/niet uitgevoerd Strategisch Project 3 S.3.1 Nieuwe ontwikkelingen in klimaatsector opvolgen continu wel/niet uitgevoerd VAIS werkt aan een methodiek om de aanpassing aan de klimaatsverandering te integreren in de ontwikkelingsprogramma s. S.3.2 Indien nodig externe expertise rond klimaat inzetten continu, naargelang vraag wel/niet uitgevoerd S.3.3 Informatie vergaren m.b.t. het thema klimaat in partnerlanden continu wel/niet uitgevoerd OP Strategische projecten 24/05/2013 9/9