Havens Drimmelen. Projectopdracht en projectplan. Datum : 20 mei 2014 Samengesteld door : K.J. van der Spek-van den Burg

Transcriptie

1 Projectopdracht en projectplan Versie : definitief Datum : 20 mei 2014 Samengesteld door : K.J. van der Spek-van den Burg

2 pagina 2 van 43

3 pagina 3 van 43 Inhoudsopgave A PROJECTOPDRACHT (vastgesteld door B&W op 11 februari 2014) Aanleiding/achtergrond Probleemstelling en doelstelling Probleemstelling Doelstelling Projectresultaten Projectscope (wat doen we niet) Randvoorwaarden Middelen Tijd Kwaliteitseisen Overige randvoorwaarden... 8 B PROJECTPLAN Fasering met activiteiten en mijlpalen Mijlpalen Fasering Beheersplannen Geldplan Organisatieplan Projectorganisatie: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Lijnorganisatie: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Kwaliteitsplan (Programma van Eisen) Kwaliteitseisen aan de resultaten (inhoud) Kwaliteitseisen aan het proces Informatieplan... 26

4 pagina 4 van Tijdplan Inventarisatiefase Beheerscyclus Risicomanagementplan Plan van aanpak communicatie inventarisatiefase Inleiding Communicatiestrategie Plan van aanpak inventarisatiefase Communicatie in de inventarisatiefase Planning, middelen, tijd inventarisatiefase Organisatie communicatie Bijlagen Lijst van Afkortingen Urenraming inventarisatiefase Urenraming project... 43

5 pagina 5 van 43 A PROJECTOPDRACHT 1 Aanleiding/achtergrond In het havengebied van Drimmelen spelen allerlei ontwikkelingen zoals: Verkoop van de nieuwe haven aan Jachthaven Biesbosch en verkoop van de camping aan De Koninggroep; De raad stelde op 18 april 2013 de ruimtelijke visie voor Drimmelen vast; De raad stelde op 19 december 2013 het beleidsplan vrijetijdseconomie vast; In het havengebied zijn nog veel oude huurovereenkomsten met niet altijd marktconforme tarieven. Het gemeentebestuur gaf met de KTD de opdracht om deze tarieven marktconform te maken; De gemeente denkt na over haar positie in het gebied (terugtredende overheid). Hoe gaat zij om met haar eigendommen daar? In 2028 vindt de financiële afronding in dit gebied plaats. Waarschijnlijk blijft de gemeente zitten met een tekort. Het gemeentebestuur wil graag weten of er een reserve is in het gebied (met name in de oude havens). 2 Probleemstelling en doelstelling 2.1 Probleemstelling 1. De gemeente denkt na over haar positie in dit gebied (terugtredende overheid). Belangrijke vraag daarbij is hoe de gemeente om moet gaan met haar eigendommen daar: verkopen, verpachten, verhuren o.i.d. 2. In 2028 is er sprake van een financieel tekort met betrekking tot de nieuwe jachthaven Drimmelen. In de oude havens zit misschien een stille reserve. Niet helemaal duidelijk is wie de eigenaren zijn, welke overeenkomsten/afspraken er zijn in dit gebied, wat de waarde is van het gebied en of verkoop lonend kan zijn. 3. Voor het hele havengebied Drimmelen zit de kennis op verschillende plaatsen, op diverse plekken in de gemeentelijke organisatie en bij Moerhave BV. Hierdoor kunnen er fouten worden gemaakt. Verder is een aantal huurovereenkomsten verouderd en/of zijn de huurtarieven niet marktconform. Dit is niet inzichtelijk.

6 pagina 6 van Doelstelling 1. De situatie rond de oude havens oude haven, oude jachthaven en camping De Beverburcht - is in beeld met als eindresultaat een waardebepaling en verkoopstrategie 1 voor het gebied. De verkoopstrategie sluit aan bij de visies voor dit gebied: Drimmelen, ruimtelijke ontwikkelingsvisie (vastgesteld 18 april 2013), Nadere kaders op de ruimtelijke ontwikkelingsvisie Drimmelen (aanvulling op de ruimtelijke visie Drimmelen) en Beleidsplan Vrijetijdseconomie Het totale havengebied van Drimmelen is in beeld gebracht voor wat betreft eigendommen, overeenkomsten/afspraken, organisatiestructuur, ontwikkelingen. Deze kennis is ondergebracht op één plek in de gemeentelijke organisatie. Het project bestaat uit twee delen: 1. Deelproject 1: de oude havens (oude haven, oude jachthaven en camping De Beverburcht). 2. Deelproject 2: opzetten van één kennis- en informatiepunt binnen de gemeentelijke organisatie voor het hele havengebied in Drimmelen. 3 Projectresultaten De projectresultaten voor deelproject 1 de oude havens : 1. overzicht eigendomsverhoudingen water en land; 2. overzicht vigerende overeenkomsten (erfpacht/huur); 3. overzicht bestaande afspraken; 4. overzicht fiscaal-juridische/juridische aspecten; 5. waardebepaling van het gebied; 6. verkoopstrategie in lijn met de ruimtelijke ontwikkelingsvisie en het beleidsplan vrijetijdseconomie. De projectresultaten voor deelproject 2 één kennis- en informatiepunt havengebied Drimmelen : 1. overzicht eigendomsverhoudingen totaal havengebied; 2. overzichten overeenkomsten (erfpacht/huur) en afspraken totaal havengebied; 3. overzicht organisatiestructuur havengebied; 4. overzicht belangrijke ontwikkelingen; 5. interactieve kaart waarin ook de informatie onder punt 1 t/m 4 is ondergebracht; 6. borging beheren en actualiseren interactieve kaart. 1 Verkoopstrategie = juiste afweging tussen verkoop, verhuur, pacht of anderszins.

7 pagina 7 van 43 Deelproject 1 wordt eerst uitgevoerd. Dit deelproject heeft meer urgentie dan deelproject 2. Bovendien vormen de uitkomsten van deelproject 1 input voor deelproject 2. 4 Projectscope (wat doen we niet) Het leegmaken (liquidatie) van de BMD is een apart spoor en valt niet onder deze projectopdracht. Deze projectopdracht is leidend. Hiervan wijken we niet af. Tenzij er dusdanige ontwikkelingen zijn dat aanpassing van de projectopdracht nodig is. De stuurgroep neem t hiervoor het besluit. Aanpassing van de projectopdracht betekent ook een aanpassing van het projectplan. Aanpassing van de projectopdracht kan namelijk gevolgen hebben voor de termijn of de kosten. Daarom wordt niet zonder meer afgeweken van de vastgestelde projectopdracht en het projectplan. Bij twijfel of iets valt onder de vastgestelde projectopdracht, legt de projectleider dit voor aan de stuurgroep. 5 Randvoorwaarden 5.1 Middelen Er is geen werkbudget voor dit project. Omdat dit project urgentie heeft, maken we gewoon kosten voor dit project en melden w e dit bij de Berap I Daarin nemen we dus het bedrag op dat we nodig denken te hebben. Wel moeten we waken voor hoge en dubbele kosten. 5.2 Tijd Het hele project, deelproject 1 én 2, is eind 2014 afgerond. In deelproject 1 zit echter een stukje dat al medio maart 2014 moet zijn opgeleverd. De accountant wil namelijk weten wat nodig is om het tekort in 2028 af te dekken. Hierover moeten wij wat opnemen in de jaarrekening Met de waardebepaling van de oude jachthaven zouden we al een heel eind tegemoet kunnen komen aan de eisen van de accountant. Voor de oude jachthaven zijn de eigendomsverhoudingen en de overeenkomsten al (redelijk) in beeld gebracht. Verder is Moerhave BV (Rob Noordman) bezig met de waardebepaling van het gebied. Als de accountant het inderdaad alleen over de oude jachthaven heeft, moet het mogelijk zijn om medio maart de vereiste informatie voor de jaarrekening aan te leveren. Gaat het ook om de oude haven, dan is medio maart niet haalbaar.

8 pagina 8 van Kwaliteitseisen De voorlopige kwaliteitseisen vanuit de opdrachtgever zijn (nadere uitwerking volgt nog in het Programma van Eisen in het projectplan): 1. Afspraken maken over wie nodig is voor welke besluitvorming. Duidelijk moet zijn wie aan zet is om wat te doen. 2. Rekening houden met de ruimtelijke visie voor dit gebied (is kaderstellend). 3. Rekening houden met het beleidsplan vrijetijdseconomie. 4. Zorgvuldigheid. 5. Voorkomen hoge en dubbele kosten voor uitvoering van het project. 6. Voor de interactieve kaart gebruik maken van de bestaande systemen. 7. Afstemming met het traject afbouw BMD (inclusief voortgang OMJD-gronden). 8. Juridische en fiscaal-juridische aspecten goed in beeld brengen. 9. De informatie ligt op veel plaatsen. Dus veel gesprekken voeren intern en extern. Desnoods deskundigheid inschakelen. 10. De volgende partijen moeten in ieder geval worden betrokken bij deelproject 1: De Moer/Moerhave BV, bestuur van Samen Eén Drimmelen, De Zilvermeeuw, Zeilschool en Biesboschbezoekerscentrum, camping De Beverburcht, voorzitter watersportvereniging in de oude havens, ondernemers, bewoners en verenigingen in het gebied, Hart voor Drimmelen, Jachthaven Biesbosch, makelaar/juridisch adviesbureau, accountant gemeente, potentiële kopers, gemeenteraad. De omgevingsanalyse in het projectplan geeft aan in welke mate deze spelers betrokken moeten worden. 5.4 Overige randvoorwaarden 1. Nauw contact tussen projectleider en stuurgroep. 2. Naast contact met de stuurgroep is het van belang om één bestuurlijk aanspreekpunt te hebben. Taken onder andere: coördineren de taak tussen projectleider en stuurgroep, vertegenwoordigt het project in de gemeenteraad, legt (indien nodig) verbindingen tussen projectleider en externe partijen, beoordeelt resultaten voordat ze worden besproken in de stuurgroep. Bestuurlijk opdrachtge ver is:? (op 4 februari besluiten). 3. Ambtelijk opdrachtgever voor de bedrijfsvoeringsaspecten is Hans Krämer. 4. Houden aan de vastgestelde projectopdracht en het vastgestelde projectplan. Tenzij er dusdanige ontwikkelingen zijn, dat aanpassing noodzakelijk is. Maar dit kan alleen met een expliciet besluit van de stuurgroep. 5. Toegang tot externe partijen: goede introductie van de projectleider bij de externe partijen (goed neerzetten project). 6. Goed neerzetten project in de gemeentelijke organisatie bij de betrokken afdelingen.

9 pagina 9 van Openheid en elkaar vertrouwen geven dat openheid kan, zonder de angst ergens op afgerekend te worden. Er is in het verleden veel gebeurd, waardoor er sprake is van een zekere terughoudendheid. Vooruitkijken is belangrijk om het project goed te laten verlopen. Hierbij hoort openheid. Dit is lastig, maar als we de intentie hiertoe hebben, komen we al een heel eind. 8. Dit project doen we samen. De projectleider bespreekt veel met (en legt veel voor aan) de stuurgroep en/of bestuurlijk opdrachtgever. Maar daarnaast is het belangrijk dat de stuurgroep ook achter het project en de uitvoering daarvan staat.

10 pagina 10 van 43 B PROJECTPLAN 6 Fasering met activiteiten en mijlpalen 6.1 Mijlpalen De belangrijkste mijlpalen bij dit project zijn: 1. Projectopdracht (wat). 2. Projectplan (hoe): a. fasering; b. geldplan; c. organisatieplan (schema, taken/bevoegdheden, namen); d. kwaliteitsplan (programma van eisen); e. informatieplan; f. tijdplan inventarisatiefase; g. beheerscyclus; h. risicomanagementplan; i. communicatieplan. 3. Startbijeenkomst projectteam en overige betrokkenen. 4. Inventarisatie nulsituatie Oude Jachthaven: a. eigendomsverhoudingen; b. overeenkomsten: erfpacht/huur/overig; c. vergunningen (milieu, gebruik, bouw enz.); d. mogelijkheden/belemmeringen bestemmingsplan, bodem, Natura 2000, waterkering, wegen (wegenregister); e. juridische aspecten. 5. Inventarisatie nulsituatie Oude Haven + Camping De Beverburcht: a. eigendomsverhoudingen; b. overeenkomsten: erfpacht/huur/overig; c. vergunningen (milieu, gebruik, bouw enz.); d. mogelijkheden/belemmeringen bestemmingsplan, bodem, Natura 2000, waterkering, wegen (wegenregister); e. juridische aspecten. 6. Voortgangsrapportage. 7. Go/no go volgende fase.

11 pagina 11 van Waardebepaling: a. taxaties; b. juridische en fiscale aspecten. 9. Verkoopstrategie (inclusief pacht, huur): a. interesse-onderzoek; b. in kaart brengen opties; c. in kaart brengen juridische, fiscale en financiële gevolgen; d. strategie. 10. Voortgangsrapportage. 11. Go/nog go volgende fase. 12. Besluit over verkoopstrategie. 13. Borging uitvoering verkoopstrategie. 14. Voortgangsrapportage. 15. Go/no go volgende fase. 16. Inventarisatie nulsituatie nieuwe haven: a. eigendomsverhoudingen; b. overeenkomsten: erfpacht/huur/overig; c. vergunningen (milieu, gebruik, bouw enz.); d. ontwikkelingen; e. organisatiestructuur. 17. Informatie/kennispunt binnen gemeentelijke organisatie: a. onderzoek mogelijkheden Stroomlijn; b. onderbrengen informatie havens Drimmelen; c. opzetten organisatiestructuur voor beheer en actualisatie. d. borging informatie/kennispunt. 18. Voortgangsrapportage. 19. Evaluatie project. 20. Eindrapport project. 21. Afronding project.

12 pagina 12 van Fasering Het project kent in hoofdlijnen de volgende fasering: 1. Initiatiefase december 13-februari 14 Deze fase levert een door de stuurgroep en B&W goedgekeurde projectopdracht op. 2. Definitiefase maart/april 2014 In deze fase wordt het projectplan opgesteld en goedgekeurd door de ambtelijk opdrachtgever (Hans Krämer ), bestuurlijk opdrachtgever (Gert de Kok) en de stuurgroep. Daarna wordt het projectplan vastgesteld door B&W. Het projectplan komt voor een aantal onderdelen tot stand in overleg met een aantal gebruikers van het resultaat. 3. Inventarisatiefase februari-juli 2014 In deze fase komen de volgende resultaten tot stand: nulsituatie oude jachthaven en nulsituatie oude haven en camping De Beverburcht. In deze fase vindt ook de startbijeenkomst met het projectteam en andere direct betrokkenen plaats. De nulsituatie wordt voorgelegd aan de stuurgroep. De inventarisatiefase wordt afgesloten met een voortgangsrapportage en een go/no go-besluit van de stuurgroep. 4. Planfase juli 14-december 15 In deze fase vindt een taxatie plaats van de oude jachthaven, de oude haven (voor zover eigendom gemeente) en camping De Beverburcht. Er vinden minimaal twee taxaties plaats. Dan wordt ook gekeken naar de juridische en fiscale aspecten. Daarna wordt gewerkt a an de verkoopstrategie voor de oude havens (inclusief camping De Beverburcht. Onderzocht wordt wat de interesse is voor dat gebied, welke mogelijkheden er zijn voor wat betreft verkoop/pacht/verhuur en wat de juridische, fiscale en financiële gevolgen zijn van de verschillende opties. Uiteindelijk levert dit een verkoopstrategie op. Deze verkoopstrategie houdt rekening met de belangen van betrokkenen en de ontwikkelingen/visies voor dit gebied. Ook deze fase wordt afgerond met een voortgangsrapportage en een go/no go-besluit van de stuurgroep. 5. Realisatiefase december 14- februari 15 In deze fase vindt de besluitvorming in de lijnorganisatie plaats over de verkoopstrategie. Ook vindt in deze fase de borging van de uitvoering van de strategie plaats. Deze fase wordt afgerond met een voortgangsrapportage en een go/no go-besluit.

13 pagina 13 van Organisatiefase november 14- maart 15 In deze fase vindt de uitvoering van deelproject 2 plaats. Deze fase levert de volgende resultaten op: nulsituatie nieuwe hav en, onderzoek mogelijkheden onderbrengen informatie/kennis havens Drimmelen in Stroomlijn of ander bestaand programma, onderbrengen informatie havens Drimmelen in programma, voorstel borging beheer/actualisatie kennis/informatiepunt. Fase wordt afgesloten met een besl uit van de lijnorganisatie over het kennis/organisatiepunt. Daarna wordt een voortgangsrapportage opgesteld. 7. Nazorgfase maart/april 2015 In deze fase vindt de afronding van het project plaats: evaluatie, dossiervorming, financiële afronding projectbudget, slotbijeenkomst projectgroep/stuurgroep/andere betrokkenen. De afronding wordt kort verwoord in een eindrapport van het project.

14 pagina 14 van 43 7 Beheersplannen 7.1 Geldplan Op dit moment is er nog geen projectbudget beschikbaar voor uitvoering van dit project. Omdat dit project urgentie heeft, maken we kosten voor dit project en meldt de projectleider dit bij de Berap I Daarin komt het bedrag dat we nodig denken te hebben. Wel moeten we waken voor hoge en dubbele kosten. B&W ging bij de behandeling van de projectopdracht hiermee akkoord (besluit d.d. 11 februari 2014). Voorlopig gaan we uit van een kostenpost voor dit project van Dit bedrag is gebaseerd op de volgende raming: 1. Kosten voor kadaster, notaris, taxatie en makelaar: ca Toelichting: a. Kadasterkosten: Via Stroomlijn kunnen we al veel uitzoeken over eigendommen, erfpachten, beperkingen en dergelijke. Maar het kan zijn dat we meer informatie nodig hebben en dat we dit bij het kadaster op moeten vragen. b. Notariskosten: Het gaat hier om mogelijke kosten voor het opvragen van erfpachtovereenkomsten c.q. het wijzigen van erfpachtovereenkomsten. Het is op dit moment niet zeker of we deze kosten ook gaan maken. c. Taxatiekosten: Volgens ons inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten we 2 taxaties laten verrichten. d. Makelaarskosten: Om de objectiviteit te waarborgen is het goed om een makelaar de onderhandelingen te laten voeren bij mogelijke verkoop. 2. Verkennend bodemonderzoek (indien nodig): Als we eigendommen gaan verkopen, dan is het vaak zo dat er een verkennend bodemonderzoek uitgevoerd moet worden. Op dit moment is nog niet bekend of we gaan verkopen en zo ja, welke percelen dit zijn. Hier een goede raming van geven, is dus last ig. Als we al onze eigendommen in de oude havens verkopen, dan komen de kosten ongeveer uit op Kosten juridisch/fiscaal-juridische adviseur: Het kan zijn dat we externe deskundigheid nodig hebben. De kosten hiervoor worden ingeschat op ongeveer Communicatiekosten: publicaties, bijeenkomsten met externen enzovoort: Het gaat hier om kosten voor het organiseren van bijeenkomsten (inclusief catering) en overleggen buiten kantooruren. De tota le kosten hiervoor worden geraamd op Onvoorzien: p.m.

15 pagina 15 van 43 Het projectbudget van wordt meegenomen in Berap-I. Of dit budget van ook echt nodig is, hangt af van veel factoren: gaan we verkopen?, wat gaan we verkopen?, waar is bodemonderzoek nodig? enzovoort. De projectleider overlegt daarom altijd met de controller en de bestuurlijk opdrachtgever over de te maken kosten. Afhankelijk van de hoogte van de te maken kosten legt de projectleider dit ook nog voor aan B&W. Daarnaast legt de projectleider na iedere fase verantwoording af over de gemaakte kosten/besteding van het budget. Daarin gaat de projectleider ook in op eventuele knelpunten en bijsturingsmaatregelen (zie ook paragraaf 7.6). Dit kan leiden tot bijstelling van het projectbudget. De projectleider bespreekt de voortgangsrapportage met de bestuurlijk opdrachtgever. Daarna gaat de rapportage naar de stuurgroep. Daarnaast legt de projectleider verantwoording af in de normale P&C-cyclus van de financiële producten van de gemeente (voorjaarsnota, najaarsnota, managementrapportages, begroting, jaarrekening). Daarin vindt, wanneer nodig, de daadwerkelijke bijstelling van het projectbudget plaats. 7.2 Organisatieplan Bij het project havens Drimmelen hebben we te maken met een projectorganisatie en een lijnorganisatie. Dat is inherent aan ee n overheidsorganisatie als de gemeente. Over bepaalde zaken moet het gemeentebestuur een besluit nemen. Bij dit project is dat over de verkoopstrategie en het kennis/informatiepunt binnen de gemeentelijke organisatie. Het is dan wel belangrijk dat de taken, be voegdheden en verantwoordelijkheden goed op papier gezet worden. Op de volgende pagina staat in een schema de projectorganisatie, de lijnorganisatie en de relatie daartussen. Daaruit blijkt dat het contact tussen B&W en de projectorganisatie uitsluitend via de bestuurlijk opdrachtgever loopt. De bestuurlijk opdrachtgever maakt namelijk ook deel uit van B&W. Daarnaast is het bij de gemeente Drimmelen zo geregeld dat een deel van B&W ook in de stuurgroep zit. Het is daa rom verstandig om goed af te spreken wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. Op die manier is er een duidelijk onderscheid tussen projectorganisatie en lijnorganisatie. Het contact tussen MT en de projectorganisatie loopt via de ambtelijk opdrachtgever. De projectleider heeft alleen contact me t de betrokken afdelingshoofden als advies nodig is of als capaciteit nodig is voor het project.

16 pagina 16 van 43 Projectorganisatie: Lijnorganisatie: stuurgroep Gemeenteraad Ambtelijk opdrachtgever Bestuurlijk opdrachtgever B&W projectleider MT Projectsecretariaat Hoofd afdeling GG Hoofd afdeling BMO Hoofd afdeling MD Hoofd afdeling OW Projectcommunicatie Projectmedewerker Projectmedewerker Projectmedewerker Projectmedewerker +

17 pagina 17 van Projectorganisatie: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Stuurgroep: Deelnemers: 1. Burgemeester: Gert de Kok 2. Bestuurlijk opdrachtgever: Mark Van Oosterhout. 3. Wethouder: Janus Oomen. 4. Gemeentesecretaris: Cor Smits. 5. Ambtelijk opdrachtgever: Hans Krämer (hoofd afdeling Grondgebied). 6. Hoofd afdeling Bestuurs- en managementondersteuning: Henriëtte de Vries. 7. Financieel adviseur: Toon van de Lindeloof. 8. Beleidsmedewerker RO: Corina Segeren. Ter ondersteuning schuiven aan: Projectleider: Kendra van der Spek Controller: Mark Verbunt Taken/bevoegdheden: 1. Controlerende en coördinerende taak tussen project- en lijnorganisatie. 2. Stelt projectplan vast. 3. Staat achter het proces en resultaten en draagt dit ook uit. 4. Stelt voortgangsrapportages vast. 5. Neemt de go/nog go-beslissing voor de volgende fase. 6. Toetst het proces aan de kwaliteitseisen. 7. Toetst de inhoud aan de kwaliteitseisen. 8. Beoordeelt de resultaten voordat ze naar de lijnorganisatie gaan (besluitvorming). 9. Voorbereiding bestuurlijke besluitvorming.

18 pagina 18 van 43 Bestuurlijk opdrachtgever: Mark van Oosterhout Taken/bevoegdheden: 1. Stelt Programma van Eisen vast. 2. Beoordeelt projectplan. 3. Coördinerende taak tussen projectleider en stuurgroep. 4. Vertegenwoordiging project in B&W en gemeenteraad. 5. Legt verbindingen tussen projectleider en externe partijen. 6. Voorzitter bijeenkomsten externe partijen waar nodig. 7. Beoordeelt resultaten voordat ze worden besproken in de stuurgroep. 8. Beoordeelt voortgangsrapportages. 9. Legt besluiten over wijzigingen in proces en inhoud voor aan stuurgroep. 10. Waarborgt benodigde capaciteit en middelen project via de lijnorganisatie. Ambtelijk opdrachtgever: Hans Krämer (hoofd afdeling Grondgebied). Taken/bevoegdheden: 1. Beoordeelt projectplan m.b.t. capaciteit en middelen ofwel de bedrijfsvoeringsaspecten. 2. Vrijmaken benodigde capaciteit en tijd projectleider en betrokken medewerkers afdeling (via afdelingsplan). 3. Coördinerende en controlerende taak tussen projectleider en MT. 4. Bepaalt bevoegdheden projectleider. 5. Verantwoordelijk voor bedrijfsvoeringsaspecten project. Projectleider: Kendra van der Spek Taken/bevoegdheden: 1. Stelt projectopdracht op in overleg met opdrachtgever. 2. Stelt projectplan op.

19 pagina 19 van Kent bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden toe aan projectteamleden. 4. Stuurt het project aan. 5. Stuurt het projectteam aan en is voorzitter van de overleggen van het projectteam. 6. Bewaakt de voortgang aan de hand van het projectplan: fasering, op te leveren resultaten, GOKIT. 7. Stelt voortgangsrapportages op en legt deze voor aan opdrachtgever. 8. Verzorgt interne toets aan Programma van Eisen en legt resultaten voor aan stuurgroep. 9. Adviseert en bereidt de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming voor. 10. Neemt beslissingen en geeft opdrachten binnen de grenzen zoals die zijn overeen gekomen met de ambtelijk opdrachtgever. 11. Signaleert en bespreekt knelpunten (risico s) met de opdrachtgever en draagt oplossingen aan richting de opdrachtgever. 12. Verantwoordelijk voor bijsturing indien nodig. 13. Ziet toe op urenregistratie projectteam en projectleider. 14. Budgetbeheer project. 15. Legt contact met afdelingshoofden GG, BMO, MD en OW voor advisering, benodigde capaciteit en tijd medewerkers betreffende afdeling, die deel uitmaken van het projectteam. 16. Verzorgt samen met projectcommunicatie de communicatie over proces en inhoud van het project richting projectorganisatie en externe betrokkenen. 17. Organiseert verschillende vormen van overleg/bijeenkomsten ten behoeve van de uitvoering van het project. 18. Verantwoordelijk voor evaluatie, eindrapport en afronding project (nazorgfase). Projectteamlid: Deelnemers projectteam: 1. Henriëtte de Vries (hoofd afdeling BMO); 2. Mark Verbunt (controller); 3. Helma Reniers of Henk van Oosterhout (archief); 4. Noortje Stremme (ruimtelijke ordening; ruimtelijke visie Drimmelen); 5. Hans Ribbers (vanaf deelproject 2). Deelnemers projectteam+ (niet-limitatief): 1. Toon van de Lindeloof; 2. Hans van Steenoven; 3. Claire Jonkers; 4. Corina Segeren; 5. Jeroen Hack/Annemarie Kanters (accountmanagers);

20 pagina 20 van Karel van Twist (bodem); 7. Catharina Wouters (toerisme & recreatie); 8. Martijn van der Graaf (vanaf deelproject 2, grondregister); 9. Arno Rinck (vanaf deelproject 2, contractbeheer). Het projectteam verricht het werk. Deelnemers projectteam+ worden gevraagd wanneer hun expertise nodig is. Af en toe vindt overleg plaats met projectteam en projectteam+ voor afstemming. In de loop van project kan het zo zijn dat lid projectteam verschuift naar projectteam+ en vice versa. Ook kan het zijn dat projectteam of projectteam+ aangevuld worden (afhankelijk van de inhoud). Per fase wordt dit bekeken. Het projectteam bestaat alleen uit medewerkers van de gemeente Drimmelen. Moerhave is echter wel een speler waarmee afstemming plaats moet vinden. Met Rob Noordman van Moerhave heeft een deel van het projectteam in eerste instantie tweewekelijks contac t. In dat overleg vindt afstemming plaats over alles rond de havens in Drimmelen. Hiermee voorkomen we dat zaken dubbel of langs elkaar heen gebeuren. Ook voorkomt dit dat we elkaar tegenwerken. Taken/bevoegdheden: 1. Denkt mee over inhoud projectplan, met name over fasering, programma van eisen en risicoplan. 2. Voert werkzaamheden uit vanuit zijn of haar expertise (inhoudelijke inbreng in resultaten project). 3. Voert de aan hem/haar opgedragen taken uit, conform de planning en afspraken zoals de projectleider deze aangeeft. 4. Is verantwoordelijk voor de aan hem/haar opgedragen taak. Dit betekent ook dat indien voor zijn/haar taak hulp nodig is van collega s, het projectteamlid hiervoor zelf contact opneemt en afspraken maakt met deze collega s. 5. Terugkoppeling stand van zaken in het overleg van het projectteam. 6. Koppelt tijdig knelpunten terug naar de projectleider. Projectsecretariaat: Roni Kreeft (afdelingssecretaresse en projectsecretariaat afdeling Grondgebied). Taken/bevoegdheden: 1. Verstuurt agenda s en uitnodigingen overleggen projectteam en overleggen/bijeenkomsten externe partijen. 2. Notuleert overleggen projectteam en overleggen/bijeenkomsten externe partijen. 3. Ondersteunt projectleider waar nodig en mogelijk. 4. Houdt urenregistraties van projectteam bij. 5. Houdt projectdossier (dossierbeheer) bij.

21 pagina 21 van Is verantwoordelijk voor informatiebeheer. 7. Archiveert het projectdossier. Projectcommunicatie: Karly (plaatsvervangster: Anneke). Taken/bevoegdheden: 1. Stelt samen met projectleider communicatie-aanpak op. 2. Plaatst informatie project op intranet en internet. 3. Verzorgt samen met de projectleider de communicatie over proces en inhoud van het project richting projectorganisatie en exte rne partijen. 4. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de communicatie-aanpak. 5. Denkt mee over opzet en ondersteuning van bijeenkomsten met externe partijen Lijnorganisatie: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Gemeenteraad: Taken/bevoegdheden: 1. Beschikbaar stellen middelen voor het project; 2. Meedenken en instemmen met de verkoopstrategie; 3. Nemen besluit over benodigde middelen voor uitvoering van de verkoopstrategie. B&W: Taken/bevoegdheden: 1. Informeren gemeenteraad over stand van zaken. 2. Voorbereiden besluitvorming richting gemeenteraad. 3. Coördinerende taak tussen gemeenteraad en MT. 4. Verstrekken opdrachten aan MT over capaciteit en middelen voor project. 5. Vertegenwoordiging in de stuurgroep. 6. Besluitvorming over kennis/informatiepunt

22 pagina 22 van 43 MT/afdelingshoofden: Deelnemers: 1. Cor Smits (gemeentesecretaris); 2. Hans Krämer (hoofd afdeling Grondgebied; GG); 3. Henriëtte de Vries (hoofd afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning; BMO); 4. Joke Lunenburg (hoofd afdeling Middelen; MD); 5. Bernadette Hontelez (hoofd afdeling Openbare Werken; OW); 6. Rianne Oomen (hoofd afdeling Maatschappelijke Aangelegenheden; MA); 7. Claudia de Baar (hoofd afdeling Publiekszaken; PZ); Taken/bevoegdheden: 1. Beschikbaar stellen benodigde capaciteit voor de uitvoering van het project; 2. Waarborgen capaciteit en tijd in afdelingsplannen; 3. Bewaken ingezette capaciteit en tijd project vanuit de afdelingspannen. 4. Achter het project staan en dit ook uitdragen richting de eigen medewerkers. 5. Nemen besluiten over wijzigingen in capaciteit en tijd project. 6. Advisering richting B&W met betrekking tot bedrijfsvoeringsaspecten. De afdelingshoofden GG, BMO, MD en OW (voor deelproject 2) zijn daarnaast nauw betrokken bij het project. Medewerkers van hun afdelingen maken deel uit van het projectteam/projectteam+. Zij zorgen ervoor dat de gevraagde capaciteit en tijd daadwerkelijk wordt ingepland. Zij zijn in eerste instantie ook het aanspreekpunt voor de projectleider voor wijzigingen in tijd en capaciteit.

23 pagina 23 van Kwaliteitsplan (Programma van Eisen) Kwaliteitseisen aan de resultaten (inhoud) Nr. Kwaliteitseis (deel)resultaat Norm Beheersinstrument Wanneer inzetten? Waar vastleggen? 1 Sluit aan op traject Overleg. Voortgangsrapportages liquidatie BMD. Toetsing door stuurgroep. Inventarisatie. Waardebepaling. Verkoopstrategie. Kennis/informatie- Punt. 2 Commitment Inventarisatie. Waardebepaling. Verkoopstrategie. Kennis/informatie- Punt. 3 Inzicht in juridische en fiscaal-juridische aspecten 4 In lijn met de projectopdracht en projectplan 5 Juiste afweging tussen verkoop, verhuur, pacht o.i.d. 6 In lijn met de ruimtelijke ontwikkelingsvisie Drimmelen. 7 In lijn met het beleidsplan vrijetijdseconomie. 8 Bestaande systemen gebruiken. Inventarisatie. Waardebepaling. Verkoopstrategie. Alle resultaten. Afstemming van dit project met het traject liquidatie BMD is geborgd. Commitment bij de stuurgroep, B&W en de partijen in het gebied. Alle juridische en fiscaaljuridische aspecten zijn in beeld gebracht. Projectopdracht en projectplan zijn leidend. Verkoopstrategie Afweging doet recht aan belangen van alle betrokkenen en visies/ontwikkelingen voor dat gebied. Verkoopstrategie. Verkoopstrategie zorgt voor stimulering van de ontwikkeling van het gebied. De ruimtelijke ontwikkelingsvisie is kaderstellend. Verkoopstrategie. De verkoopstrategie draagt bij aan de realisatie van het beleidsplan. 1 kennis/ informatiepunt Realisatie van 1 kennis/ informatiepunt havens Drimmelen gebeurt met bestaande softwareprogramma s, bij voorkeur Stroomlijn. Overleg. Toetsing door stuurgroep en externe partijen. Besluitvorming B&W en raad. Toetsing door stuurgroep. Besluitvorming B&W en raad. Toetsing door projectleider, bestuurlijk opdrachtgever en stuurgroep. Besluitvorming B&W en raad. Toetsing en akkoord door stuurgroep. Besluitvorming B&W en raad. Toetsing en akkoord door stuurgroep. Besluitvorming B&W en raad. Toetsing en akkoord door stuurgroep. MT-besluit en B&W-besluit. Toetsing door MT en stuurgroep. Inventarisatiefase. Na planfase. Na realisatiefase. Na inventarisatiefase. Planfase. Realisatiefase. Organisatiefase. Na inventarisatiefase. Na planfase. Na realisatiefase. Na iedere fase. Na planfase. Realisatiefase. Na planfase. Realisatiefase. Na planfase. Realisatiefase. Na organisatiefase. Voortgangsrapportages B&W-besluit Raadsbesluit MT-besluit (bij kennis/informatiepunt) Voortgangsrapportages B&W-besluit raadsbesluit Voortgangsrapportages Voortgangsrapportage B&W-besluit raadsbesluit Voortgangsrapportage B&W-besluit Raadsbesluit Voortgangsrapportage B&W-besluit Raadsbesluit MT-besluit Raadsbesluit Voortgangsrapportage

24 pagina 24 van Kwaliteitseisen aan het proces Nr. Kwaliteitseis Norm Beheersinstrument Wanneer inzetten? Waar vastleggen? 1 Nauw contact projectleider en stuurgroep. Regelmatig overleg, terugkoppeling en afstemming. Toetsing door bestuurlijk opdrachtgever en stuurgroep. Aanpak vastleggen in plan van aanpak Vastleggen in definitiefase + toetsing na iedere fase. Voortgangsrapportages 2 Voortgang project. Per 1 maart 2015 ligt er een verkoopstrategie voor de oude jachthaven, de oude haven en camping De Beverburcht. Per 1 maart 2015 is er 1 kennis/ informatiepunt voor de havens Drimmelen. 3 Samen doen. Samenwerking met intern- en extern betrokkenen via overleg en dergelijke. 4 Goede taakverdeling. Het is duidelijk wie aan zet is om wat te doen. 5 Zorgvuldigheid. Nauwgezette inventarisatie + deskundigheid. 6 Voldoende budget en Voldoende budget om project uit te goed budgetbeheer. kunnen voeren. Geen hoge en dubbele kosten. 7 Toegang externe partijen. Projectleider heeft toegang tot de externe partijen die minimaal nodig zijn voor het project. 8 Project is duidelijk. B&W en MT hebben project duidelijk neergezet binnen de organisatie. B&W heeft project duidelijk neergezet bij externe partijen. 9 Openheid en vertrouwen Volledige medewerking bij het verzamelen, beoordelen en verwerken van gegevens. 10 Toegankelijkheid informatie. De benodigde informatie is verkrijgbaar via archief gemeente/moerhave, externe partijen en notaris. 11 Draagvlak B&W staan achter het proces en de resultaten en dragen dit ook uit. communicatie. Fasering en activiteitenplanning projectplan. Wijze waarop vastleggen in plan van aanpak communicatie. Toetsing door projectteam, bestuurlijk opdrachtgever, stuurgroep + betrokken externe partijen. Toetsing door projectteam en stuurgroep. Toetsing door projectteam en stuurgroep. Toetsing door controller en stuurgroep. Toetsing door bestuurlijk opdrachtgever en stuurgroep. Toetsing door projectleider, ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever en stuurgroep. Toetsing door projectleider, ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever en stuurgroep. Toetsing door projectleider en stuurgroep. Toetsing door het projectteam en de stuurgroep. Definitiefase: vastleggen + na iedere fase toetsen door projectteam zelf. Vastleggen in definitiefase + toetsing na iedere fase. Na iedere fase. Na iedere fase. Na iedere fase. Na iedere fase. Na iedere fase. Na iedere fase Na iedere fase. Na iedere fase. Voortgangsrapportages Voortgangsrapportages Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages.

25 pagina 25 van Borging tijd en capaciteit projectteam 13 Inzet projectteam conform de afspraken, tijd en capaciteit Vastgelegd in afdelingsplannen 2014 (aanpassing) + tijdschrijven. Projectteamleden leveren gevraagde capaciteit en komen afspraken na. Afdelingsplannen + TIM. Toetsing door projectteam en MT. TIM. Toetsing door projectteam en projectleider. Na iedere fase. Na iedere fase. Voortgangsrapportages. Voortgangsrapportages. Toetsing aan de kwaliteitseisen (resultaten en proces) vindt aan het eind van iedere fase plaats. De resultaten komen in de voortgangsrapportages. De projectleider is verantwoordelijk voor het proces en eventuele bijsturing hierin. Met uitzondering van het neerzetten van het project, voldoende projectbudget, draagvlak en toegang tot externe partijen. Hiervoor zijn B&W, MT en de bestuurlijk opdrachtgever verantwoordelijk.

26 pagina 26 van Informatieplan Organisatie/informatiematrix stuurgroep BO AO PL teamleden PS PC raad B&W MT projectopdracht ontvangen ontvangen goedkeuren opstellen archiveren distribueren projectplan ontvangen goedkeuren ontvangen goedkeuren ontvangen goedkeuren opstellen adviseren archiveren distribueren \uitnodiging en agenda ontvangen opstellen ontvangen opstellen ontvangen overleggen goedkeuren archiveren distribueren verslag ontvangen goedkeuren ontvangen opstellen archiveren distribueren ontvangen projectresultaat ontvangen goedkeuren ontvangen goedkeuren ontvangen adviseren opstellen goedkeuren opstellen archiveren distribueren voortgangsrapportage ontvangen ontvangen ontvangen opstellen ontvangen archiveren goedkeuren goedkeuren goedkeuren adviseren distribueren Toetsing PvE goedkeuren goedkeuren opstellen ontvangen archiveren distribueren Evaluatie/eindrapport ontvangen ontvangen ontvangen opstellen opstellen archiveren goedkeuren goedkeuren adviseren distribueren Afronding project opstellen ontvangen (dossier, financieel, goedkeuren archiveren personeel) Informatie/communicatie Ontvangen ontvangen ontvangen opstellen ontvangen archiveren goedkeuren goedkeuren distribueren *: De grijs gearceerde velden gaan over de lijnorganisatie. ontvangen goedkeuren (besluit) adviseren goedkeuren adviseren opstellen ontvangen ontvangen ontvangen opstellen distribueren ontvangen ontvangen ontvangen Toelichting afkortingen: BO : bestuurlijk opdrachtgever AO : ambtelijk opdrachtgever PL : projectleider PS : projectsecretariaat PC : projectcommunicatie MT : managementteam

27 pagina 27 van 43 Afspraken informatiebeheer 1. Het projectsecretariaat is verantwoordelijk voor versiebeheer en archivering. Voor de ontvangen documenten legt zij het volgende vast: a. Naam/soort document (verslag, projectresultaat, voortgangsrapportage e.d.); b. Versienummer; c. Status; d. Datum; e. Auteur; f. Datum besluit en goedkeurder. 2. Na iedere fase vindt analoge archivering plaats van alle definitief goedgekeurde stukken (dus geen concepten e.d.). 3. In Corsa (DMS) wordt een vertrouwelijke map aangemaakt voor het project havens Drimmelen. Daarin staat ook wie de documenten mag plaatsen, wie documenten mag wijzigen en wie alleen mag lezen. Het projectteam, de projectleider en het projectsecretariaat mogen documenten plaatsen en wijzigen. Het projectteam+, de stuurgroep, projectcommunicatie en bestuurlijk - en ambtelijk opdrachtgever mogen alleen lezen. 4. Het projectsecretariaat zorgt ervoor dat de laatste versie in Corsa als eerste zichtbaar is. Hierdoor werkt men altijd met de juiste versie. 5. Na afronding van iedere fase controleren projectleider en projectsecretariaat of het informatiebeheer goed verloopt. De projectleider stuurt zo nodig bij. 6. Corsa is alleen voor intern gebruik. Het projectsecretariaat verspreidt stukken onder externe partijen als dit nodig is. Dit gebeurt per mail. Externe stukken worden via het projectsecretariaat doorgestuurd naar de projectleider. De projectleider bepaalt wat met deze stukken gebeurt en maakt hierover afspraken met het projectsecretariaat. 7. Als het project klaar is, dan schonen projectleider en projectsecretariaat Corsa op. Alleen de laatste versies of de goedgekeurde versies worden bewaard.

28 pagina 28 van Tijdplan Inventarisatiefase Op de volgende pagina staat een planning voor de inventarisatiefase, de eerste fase van het project. In de voortgangsrapporta ge over de inventarisatiefase komt een uitgebreide planning voor de volgende fase, de planfase. In de bijlage bij dit projectplan staat een urenraming voor de inventarisatiefase en een urenraming voor alle fases. Ook de u renraming wordt per fase opnieuw bekeken.

29 pagina 29 van 43

30 pagina 30 van Beheerscyclus Iedere fase wordt afgesloten met een voortgangsrapportage. De projectleider stelt deze rapportage op. De projectleider bespreekt dit met de ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk opdrachtgever. Daarna gaat de voortgangsrapportage voor goedkeuring naar de stuurgr oep. Tot slot nemen de bestuurlijk opdrachtgever en de stuurgroep het besluit om wel of niet naar de volgende fase te gaan. Het volgende komt in de voortgangsrapportages te staan: 1. Opgeleverde resultaten: a. Zijn de resultaten opgeleverd, die in die fase opgeleverd zouden worden? b. Eventuele knelpunten; c. Eventuele bijsturingsmaatregelen. 2. Toetsing aan het kwaliteitsplan (paragraaf 7.3): a. Is voldaan aan de kwaliteitseisen voor de inhoud en het proces? b. Eventuele knelpunten; c. Eventuele bijsturingsmaatregelen. 3. Toetsing aan het tijdplan: a. Is voldaan aan het tijdplan? b. Tijdsbesteding projectteam (+); c. Eventuele knelpunten; d. Eventuele bijsturingsmaatregelen; e. Vooruit kijken naar de volgende fase. 4. Toetsing aan het geldplan: a. Verantwoording ingezette middelen en vooruit kijken naar volgende fases; b. Eventuele knelpunten; c. Eventuele bijsturingsmaatregelen. 5. Risicomanagementplan: a. Eventuele risico s; b. Effect inzet risicomanagementplan; c. Eventuele bijsturingsmaatregelen. 6. Communicatie-aanpak: a. Uitvoering conform plan van aanpak? b. Eventuele knelpunten; c. Eventuele bijsturingsmaatregelen. 7. Vooruit kijken naar de volgende fase en de daarin op te leveren resultaten.

31 pagina 31 van 43 De projectleider is verantwoordelijk voor de eventuele bijsturing. Natuurlijk bespreekt de projectleider dit eerst met de amb telijk- en bestuurlijk opdrachtgever. Eventueel kan ook instemming van de stuurgroep nodig zijn. Voor de volgende zaken is de projectleider echter niet verantwoordelijk voor de bijsturing: 1. Borging capaciteit en middelen: ambtelijk opdrachtgever en bestuurlijk opdrachtgever (via MT en B&W). 2. Neerzetten van het project in de organisatie en bij externe partijen: ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever, B&W en MT. 3. Bevoegdheden projectleider: ambtelijk opdrachtgever; 4. Medewerking projectteam: projectleider/ambtelijk opdrachtgever (eventueel betreffende afdelingshoofden); 5. Toegang tot externe partijen: bestuurlijk opdrachtgever.

32 pagina 32 van 43 8 Risicomanagementplan Kans/Effect Risico Maatregel Wie voert uit? Belangentegenstelling. Open en transparant overleg. PL/PT(+) + stuurgroep (evt. Goed ons doel uitleggen en goed luisteren naar de ander: respecteer elkaar en neem elkaar serieus. met ondersteuning van extern deskundige) Evt. grenzen en verwachtingen/mogelijkheden Kans groot/effect groot aangeven. Ruimtelijke en fysieke belemmeringen staan De eventuele belemmeringen al aan de voorkant PL/PT (+) + stuurgroep plannen/strategie in de weg: beperkingen o.g.v. helder maken. ruimte, milieu, natuur en water, beleid van andere overheden (Rijk, provincie, Rijkswaterstaat, waterschap, Europa). Duidelijk en open/transparante uitleg. Kans gemiddeld/effect Wegvallen projectleider Achtervang regelen (praktisch niet mogelijk) groot Goed informatiebeheer Bijhouden journaal Kans klein/effect groot Imagoschade Goede uitleg van ons doel en aanpak. Goed informeren. Geen verborgen agenda s Onvoldoende projectbudget. Projectbudget borgen in Berap-I. Na iedere fase evaluatie en vooruitkijken. Geen budget kan betekenen no go voor volgende fase! Kans groot/effect Relevante informatie is niet terug te vinden. Archiefmedewerker maakt deel uit van projectteam. gemiddeld Besef creëren voor het belang van goede medewerking. Indien niet terug te vinden in eigen archief: eigenaren in havengebied vragen om de informatie of nieuwe afspraken maken. Kans gemiddeld/effect gemiddeld De informatie, die met dit project boven tafel komt, goed archiveren. Juridische belemmeringen/onverwachte zaken die De belemmeringen goed in kaart brengen (weten plotseling tevoorschijn komen. waar je staat). Vervolgens zoeken naar mogelijke oplossingen. Goed overleg. Inschakelen externe deskundigheid. Geen medewerking extern. Communicatie-aanpak opstellen en uitvoeren. Openheid. Goede communicatie/uitleg. AO PS PL PL/PT(+) + stuurgroep + gemeentebestuur PL + controller + stuurgroep + gemeentebestuur PL/PT (+) + stuurgroep + AO + MT PL/PT (+) (evt. met ondersteuning van extern deskundige) PL/PT (+) + BO + stuurgroep

33 pagina 33 van 43 Kans groot/effect klein Kans klein/effect klein Vertraging van de uitvoering van het project. Houden aan projectplan: fasering goed volgen. Afwijkingen van fasering goed motiveren en expliciet besluit. Dus zomaar afwijken kan niet. Wisseling politici ofwel politiek in het algemeen. Er is een vastgestelde projectopdracht. Projectplan vast laten stellen door nieuw B&W. Uitspreken wie van nieuw B&W BO wordt. Op juiste momenten betrekken en resultaten laten vaststellen Geen interne medewerking/geen steun Bestuur/stuurgroep/afdelingshoofden GG, BMO, MD en OW moeten project goed neerzetten. Afdelingshoofden GG, BMO, MD en OW moeten benodigde uren voor project borgen. 1. Aanspreken, 2. Betreffende afdelingshoofd aanspreken, 3. Uit PT plaatsen. Stuurgroep en BO/AO goed informeren over verloop project. Er is onvoldoende capaciteit beschikbaar voor PTleden. Afdelingshoofden GG, BO, MD + OW borgen uren (afdelingsplannen). TIM inzetten, bewaken en bijsturen indien nodig. PT (+) + afdelingshoofden hiervan op de hoogte houden. Ruimtelijke visie en verkoopstrategie belemmeren elkaar. Positief en creatief meedenken. Duidelijk zijn: geen verwachtingen wekken, die niet waargemaakt kunnen worden. PL/PT (+) + stuurgroep/bo Stuurgroep/BO + B&W B&W + stuurgroep + AO/MTleden AO + MT-leden PL + AO PL AO + MT-leden PT (+): tijdschrijven, PL: bewaken, bijsturen + informeren, AO: oplossen knelpunten. PL/PT (+) + stuurgroep + B&W/raad Afspraken risicomanagement: 1. De projectleider is ervoor verantwoordelijk dat de maatregelen uitgevoerd worden, indien dit nodig is. De projectleider is hiervoor het eerste aanspreekpunt. Voor de uitvoering zijn degenen verantwoordelijk, die in de laatste kolom van de tabel hierboven zijn g enoemd. 2. Het effect van de maatregel wordt door de projectleider gemeten (in samenwerking met het projectteam (+) en/of stuurgroep). 3. In de voortgangsrapportages staat welke risico s zicht hebben voorgedaan. Daarin staat ook welke maatregelen zijn uitgevoerd en wat hiervan het effect was. 4. Iedereen is verantwoordelijk voor het herkennen van de risico s: projectleider, projectteam (+), bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en stuurgroep.

34 pagina 34 van 43 9 Plan van aanpak communicatie inventarisatiefase 9.1 Inleiding Bij dit project zijn verschillende partijen betrokken: het gemeentebestuur, Moerhave, de ondernemers en bewoners in het gebied, de verenigingen in het gebied, de omwonenden enzovoort. Al deze partijen hebben belangen bij dit project. Deze belangen zullen n iet altijd overeen komen en soms zelfs botsen. Hiermee moeten we zorgvuldig omgaan. Alle belangen moeten serieus worden genomen en zovee l mogelijk een plaats krijgen in het project. Daarom is een plan van aanpak voor de communicatie belangrijk. Omdat de partijen en belangen per fase kunnen verschillen, stellen we per fase een communicatie-aanpak op. In de aanpak gaan we in op: de communicatiestrategie, de doelgroepen, de communicatieboodschap, de communicatiemiddelen en de kosten. In de voortgangsrapportage over de inventarisatiefase wordt de uitvoering van de communicatie-aanpak geëvalueerd en kijken we naar de inzet van communicatie in de volgende fase. In de tijdsplannen van de fases worden de communicatie-activiteiten verankerd. Kortom, het communicatieplan is een dynamisch stuk en volgt de planning van het project. 9.2 Communicatiestrategie Draagvlak bij betrokkenen is belangrijk. Ook al komen de belangen niet altijd overeen. Het is belangrijk dat we duidelijk en zoveel mogelijk open zijn naar elkaar. Communicatiedoel: Communicatie bij dit project leidt ertoe dat alle betrokken partijen zich gehoord voelen en ervan overtuigd zijn dat hun bela ngen serieus zijn meegenomen. Doelgroepen: In de tabel op de volgende bladzijde worden de doelgroepen van dit project weergegeven naar mate van betrokkenheid bij het project. Deze doelgroepen zijn het resultaat van het uitvoeren van een omgevingsanalyse.

35 pagina 35 van 43 Informeren: Inwoners kern Drimmelen (buiten havengebied) Ondernemers kern Drimmelen (buiten havengebied) Rijkswaterstaat Betrekken: Gemeenteraad Politieke partijen B&W MT/afdelingshoofden (en afdelingen) Adviesbureau (fiscaal-juridisch, juridisch) Taxateur Notaris Kadaster Makelaar Bestuur Samen Eén Drimmelen Zeilschool De Jong Ondernemers nieuwe haven (o.a. Jachthaven Biesboch, De Koning) Verenigingen nieuwe haven Bewoners nieuwe haven Accountant Dialoog: Hart voor Drimmelen Biesboschbezoekerscentrum Media Participeren: Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Stuurgroep Projectteam en projectteam+ Moerhave BV Camping De Beverburcht Watersportvereniging Oude Haven Ondernemers Oude Jachthaven + Oude Haven Bewoners oude jachthaven en oude haven Verenigingen oude jachthaven/oude haven Deze doelgroepen kunnen in de loop van het project wijzigen. Tijdens iedere fase van het project kijken projectleider en projectcommunicatie samen of de omgevingsanalyse nog actueel is of niet. Uitgangspunten communicatie: 1. Communicatie, ofwel boodschap en middelen, wordt afgestemd op de doelgroep. 2. De doelgroepen worden onderscheiden naar betrokkenheid: a. Informeren van doelgroepen die verder af staan van het project, maar wel op de hoogte moeten worden gehouden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door persberichten/artikelen. b. Aangaan van dialoog met doelgroepen, waarvan het onmogelijk is ze allemaal specifiek te betrekken bij het project, maar waarbij het wel goed is om ze nu en dan om hun mening te vragen. Dit kan bijvoorbeeld door de inzet van mailing en een bijeenkomst.

36 pagina 36 van 43 c. Betrekken van doelgroepen. Dit zijn doelgroepen die dichter bij het project staan en ook invloed hebben op de uitvoering en de resultaten van het project. Deze doelgroepen moeten op een aantal momenten gedurende het project bevraagd worden. Dit kan bijvoorbeeld door inzet van bijeenkomsten en inzet van mailing. d. Participeren van doelgroepen. Deze doelgroepen staan heel dichtbij het project ofwel hebben een grote invloed op de realisatie van het project en de resultaten. Deze doelgroepen moeten we intensief betrekken. Dit kan door face-to-face contacten (overleggen, bijeenkomsten) en inzet van mailing. 3. Breed gebruik van communicatiemiddelen. Social media lijkt bij dit project nog weinig zin te hebben, maar dit wordt per fase bekeken. 4. Openheid voor zover dit kan. In onderhandelingssituaties kan dit uiteraard niet altijd. 9.3 Plan van aanpak inventarisatiefase Communicatie in de inventarisatiefase De mijlpalen in deze fase zijn: inventarisatie nulsituatie oude jachthaven, inventarisatie nulsituatie oude haven en camping De Beverburcht, startbijeenkomst projectteam, informatieronde raad, bijeenkomst ondernemers, verenigingen en bewoners in het gebied, voortgangsrapportage, go/no go volgende fase. De doelgroepen tijdens deze fase zijn in eerste instantie dezelfde doelgroepen als opgenomen in paragraaf 9.2. Per groep geven we aan wat de communicatieboodschap is en welke communicatiemiddelen hiervoor ingezet kunnen worden: Doelgroep informeren Communicatieboodschap: In het havengebied van Drimmelen spelen allerlei ontwikkelingen. Zo wijzigde de structuur van de nieuwe haven door onder ande re verkoop aan Jachthaven Biesbosch, stelde de raad op 18 april 2013 de ruimtelijke ontwikkelingsvisie voor Drimmelen vast en beraa dt de gemeente zich op haar positie in dit gebied (terugtredende overheid). Daarnaast speelt dat de looptijd voor huurovereenkomsten in de oude havens binnen enkele jaren eindigt en dat de tarieven voor de oude havens marktconform moeten worden. Wij willen daarom de situatie voor het havengebied van Drimmelen in beeld gaan brengen. Wie zijn de eigenaren, welke overeenkomsten liggen er, wat zijn de ontwikkelingen enzovoort? Dit willen we voor het hele havengebied doen. Daarna willen wij een strategie voor de oude havens (inclusief camping De Beverburcht) opstellen over hoe wij als gemeente verstandig om kunnen gaan met onze eigendommen daar.