Bijlage 9 Communicatieplan uitvoering Wmo-beleidsplan: Communicatiedoel

Transcriptie

1 Bijlage 9 Communicatieplan uitvoering Wmo-beleidsplan: Communicatiedoel De gemeente wil de eerder vastgestelde uitgangspunten van het Woensdrechtse Wmobeleid Bescherming, zelfredzaamheid, participatie, zorg voor elkaar en sociale samenhang doorontwikkelen door toepassing van het concept Welzijn Nieuwe Stijl en de Kanteling. Hiertoe zijn doelstellingen aan een aantal overkoepelde thema s gekoppeld, die in overleg met onze partners op sociaal-maatschappelijk gebied en belanghebbenden, afhankelijk van de aangetoonde noodzaak worden opgepakt in de komende beleidsperiode. Hierdoor ontstaat samenhang in beleid en uitvoering en kan op eenvoudige wijze worden nagegaan of de uitgevoerde activiteiten leiden tot de gewenste effecten. Doel is om bij maatschappelijke partners, inwoners, adviesorganen, etc. draagvlak te verkrijgen voor het nieuwe Wmo-beleid en er een prikkel ontstaat om mee te doen bij het (door)ontwikkelen van Wmo-beleid en de uitvoering daarvan. Het besef moet ontstaan dat een cultuurverandering nodig is om dit mogelijk te maken. Communicatiestrategie Echte inspraak in het proces, meepraten vanaf het begin en aandacht voor terugkoppeling gedurende het proces. Belangrijk is dat vooraf duidelijke kaders worden gesteld op welke zaken men daadwerkelijk invloed heeft en welke zaken niet. (verwachtingen managen) - Communicatie is gericht op het winnen van vertrouwen en het verkrijgen van draagvlak en heeft de volgende kenmerken: transparant, tijdig, duidelijk, proactief, met begrip en respect voor elkaars standpunten (aandacht voor voor- en tegenstanders) met een positieve insteek. - Waar het kan mondelinge communicatie (2-richtingsverkeer), ondersteund door schriftelijke communicatie. Stuurgroep gebruiken voor tussentijdse evaluatie van de communicatie. Zodoende kunnen we tijdens het proces bijsturen. - Onze stijl van communiceren kenmerkt zich door een interactief karakter. We willen niet alleen informatie overbrengen, maar ook geïnformeerd en gevoed worden door het maatschappelijk veld en burgers. We vinden het belangrijk om inwoners van Woensdrecht zorgvuldig te informeren over de Kanteling binnen de Wmo en welke consequenties dat heeft. We zullen daarvoor verschillende communicatiemiddelen inzetten om zo veel mogelijk mensen te bereiken. Huidige cliënten van de Wmo krijgen informatie die voor hun specifieke situatie van toepassing is. Onze ketenpartners, met wie we nauw samenwerken in de uitvoering van de Wmo, houden we op de hoogte van relevante ontwikkelingen - Aandacht voor interne communicatie, zodat de juiste mensen geïnformeerd zijn en er intern afstemming plaatsvindt. Op deze manier voorkomen we ook dat er afbreuk wordt gedaan aan het communicatieproces. - Van belang is een goede start van het project: denk daarbij aan: gelijktijdig informeren van alle doelgroepen en de juiste samenstelling van de stuur- en projectgroep. (alle belangen vertegenwoordigd)

2 - Uit ervaring opgedaan tijdens het traject m.b.t. het opstellen van de kadernota blijkt dat bestaande communicatiemethoden onvoldoende werken. Bij de ontwikkeling van uitvoeringsplannen wordt nagedacht over meer aansprekende communicatiemethoden COMMUNICATIEDOELGROEPEN INTERNE DOELGROEPEN - Gemeenteraad; - B&W; - MT; - Stuurgroep - Projectgroep; - Werkgroepen / medewerkers die betrokken zijn bij het project incl.wmo-loket en CJG. EXTERNE DOELGROEPEN - De inwoners van de gemeente Woensdrecht - De Wmo adviesraad; - Dorpsplatforms - Begeleidingsgroepen IDOP s; - Vrijwilligers en mantelzorgers; - Sociale partners, o.a.: Brede Welzijnsinstelling ( BWI) Steunpunt Mantelzorg; Maatschappelijk Steunsysteem (MASS) - de beroepsgroep w.o. tantelouise Vivensis, Bergen op Zoom; thuiszorg West- Brabant, Roosendaal; MEE, Roosendaal; HOOM, Zevenbergen; Traverse Alg.maatschappelijk werk, Bergen op Zoom; GGZWNB, Geestelijke Gezondheidszorg Westelijk N-B; Steunpunt Huiselijk Geweld Breda; Woningstichting Woensdrecht; Woningstichting Stadländer, Bergen op Zoom; - Pers; - Provincie / regio Doelstellingen per communicatiedoelgroep Intern: 1. MT, B&W en gemeenteraad: zijn gedurende het proces goed geïnformeerd over de stand van zaken (zowel inhoud als proces), zodat ze voldoende input hebben om beslissingen te nemen. 2. Stuurgroep, projectgroep, werkgroepen/medewerkers die betrokken zijn bij het project of functioneel met ontwikkeling en/of uitvoering van Wmo-beleid te maken krijgen: zijn gedurende het proces geïnformeerd over de stand van zaken en

3 ontwikkelingen, zodat werkzaamheden op elkaar kunnen worden afgestemd en belangrijke informatie met elkaar gedeeld kan worden. Belangrijk daarbij is dat alle medewerkers weten dat een integraal procesbegeleider (vacature) aanspreekpunt is voor alle zaken die hiermee te maken hebben. Meer specifiek: - Stuurgroep: zijn goed en transparant over het proces en de inhoud geïnformeerd, zodat zij op basis van alle informatie de besluiten van B&W kunnen voorbereiden. - Projectgroep: zijn goed en transparant over besluiten, het proces en de inhoud geïnformeerd, zodat zij op basis van de informatie de stuurgroep van een advies kunnen voorzien. - Werkgroep: zijn goed en transparant over besluiten, het proces en de inhoud geïnformeerd, zodat zij op basis van de informatie de projectgroep van een advies kunnen voorzien; gericht de projecten kunnen uitvoeren en resultaten kunnen terugkoppelen. - Medewerkers: zijn gedurende het proces geïnformeerd over de stand van zaken en ontwikkelingen Extern: 1. Inwoners, verenigingen, belangenverenigingen etc: zijn goed en transparant geïnformeerd over besluiten, het proces en de resultaten, streven is om ruis te voorkomen, vertrouwen, draagvlak en een goed gevoel over het proces te creëren. Daarnaast neemt een deel van de bevolking actief deel aan het proces. Daarbij is het doel om te komen tot een pro-actieve en constructieve houding tussen alle partijen. 2. De Wmo-adviesraad, de dorpsplatforms en de begeleidingsgroepen IDOP s zijn goed en transparant over besluiten en het proces geïnformeerd, zodat zij op basis van de informatie de projectgroep van een advies kunnen voorzien bij de ontwikkeling van Wmo-activiteiten. Advisering van het college m.b.t. de Wmo vindt conform de verordening plaats via de Wmo-adviesraad. De Wmo-adviesraad wordt gestimuleerd actief mee te doen bij de ontwikkeling van Wmo-beleid en -activiteiten. Dorpsplatforms en begeleidingsgroepen IDOP s worden goed geïnformeerd over ontwikkelingen en worden gestimuleerd om mee te doen aan de ontwikkeling van Wmo-activiteiten en het geven van adviezen via de Wmo-adviesraad. 3. In Woensdrecht actieve maatschappelijke organisaties; zijn goed en transparant over besluiten, ontwikkelingen, het proces, (financiële) kaders en gewenste resultaten geïnformeerd, zodat zij op basis van de informatie de projectgroep van een advies kunnen voorzien; uitvoeringsplannen kunnen opstellen; gericht de projecten kunnen uitvoeren en resultaten kunnen terugkoppelen. 4. Pers: zijn transparant en volledig geïnformeerd over het proces, streven is neutrale/positieve berichtgeving over het proces in de media. 5. Provincie / regio: zijn transparant en volledig geïnformeerd over het proces en resultaten, zodat mogelijkheden tot samenwerking kunnen worden ontwikkeld, een eventuele toetsende rol kan worden uitgevoerd en kennis wordt overgedragen.

4 Organisatiestructuur Gemeentebestuur Stuurgroep Wmo-adviesraad Wmo-adviesraad Projectgroep Dorpsraad Werkgroep(en) uitvoering Wmo-beleid Inwoners Huijbergen Majeur deelproject Deelprojecten Om de communicatiedoelstellingen te kunnen bereiken, is gekozen voor de bovenstaande organisatiestructuur. Er is voor gekozen om de voorzitter van elk projectorganisatie-onderdeel de linking pin in het naasthogere niveau te laten zijn. samenstelling en taken van organisatie-elementen Hieronder zijn de samenstelling en taken van ieder projectorganisatie-onderdeel afzonderlijk aangegeven. Gemeentebestuur: (College van B&W en gemeenteraad) Neemt besluiten over de door de stuurgroep opgestelde adviezen Stuurgroep: (Verantwoordelijk wethouder = voorzitter, Projectleider Wmo-beleid, voorzitter Wmoadviesraad, ad hoc. maatschappelijke partners) Bereidt besluiten voor, formuleert doelen, rapporteert en adviseert bestuur, legt verantwoording af aan het dorp Bewaakt resultaten projectgroep, toetst doelen Uitvoeren communicatie via dorpsplatform aan inwoners en ondersteunt op aanvraag Dorpsplatforms / begeleidingsgroepen IDOP s: (Reguliere samenstelling)

5 Zijn ambassadeur voor de uitvoering van het totale project naar de achterban in de kernen. Is verantwoordelijk voor de communicatie over de voortgang van het project naar de kernen. Verzorgt de inbreng van het dorp in de projectgroep met betrekking tot te maken keuzes en besluiten Projectgroep: (Projectleider = voorzitter, adviseurs communicatie, financiën, voorzitters werkgroepen, deelprojectcoördinatoren, vertegenwoordigers dorpsraad, ad hoc: maatschappelijke instellingen en overige netwerkpartijen) Bewaken visie en intentie van alle projecten zoals geformuleerd in de maatschappelijke agenda Bewaken samenhang incl. projectbewaking deelprojecten Bewaken realisatie conform subsidieaanvraag en vastgestelde budgetten Bewaken communicatiedoelen en communicatiemomenten afstemmen met stuurgroep Bewaken opstellen integrale voortgangsrapportages Bewaken en stimuleren samenwerking in netwerken Bewaken van de implementatie van projecten in een definitieve structuur ter realisatie van de oorspronkelijke doelen Vaststellen knelpunten in de uitvoeringsagenda en doen van voorstellen aan stuurgroep en provincie tot bijstelling op basis van oorspronkelijke doelen Verzorgt de inbreng van projectgroep in de stuurgroep met betrekking tot te maken keuzes en besluiten Werkgroepen: (Teamleider = voorzitter, coördinerend ambtenaren) Aanwijzen van verantwoordelijk ambtenaren voor deelprojecten Afstemmen van deelprojecten waarvoor het team als verantwoordelijke is aangewezen Bewaken samenhang incl. projectbewaking deelproject(groep)en Deelprojectgroepen: (Deelprojectleider of coördinerend ambtenaar = voorzitter, vakambtenaren, belangenvertegenwoordiger(s) uit dorp, relevante maatschappelijke instellingen en overige netwerkpartijen) Opstellen plan van aanpak deelproject Opstellen begroting en onderbouwen met offertes Afstemmen plannen ter goedkeuring met de projectgroep Uitvoeren van het deelprojectplan in samenwerking met de projectgroep, belangenvertegenwoordiger(s) uit dorp, relevante maatschappelijke instellingen en overige netwerkpartijen Opstellen voortgangsrapportages en inbreng daarvan in de projectgroep Signaleren (ook integrale) knelpunten, oplossingsgericht meedenken en inbreng daarvan in de projectgroep Opstellen stappenplan communicatie deelproject o.b.v. communicatieplan, signaleren extra communicatiemomenten en afstemmen met projectgroep

6 Projectleider: Taken: Presenteren van projecten aan gemeentebestuur, Wmo-adviesraad, dorpsplatform, stuurgroep, inwoners, maatschappelijke partners Leggen van verbindingen met andere projecten, fungeren als bruggenbouwer Opstellen van integraal projectplan incl. begroting, in samenwerking met andere niveau s projectorganisatie. Hierbij dienen de maatschappelijke agenda bij de Wmo-kadernota en de leefbaarheidsagenda s van de idop s als vertrekpunt. Plannen toetsen aan gemeentelijk beleid, ten einde te komen tot een projectplan dat de goedkeuring krijgt van B&W, de gemeenteraad en draagvlak bij maatschappelijke partners, adviesorganen, inwoners en (belangen)verenigingen. Bewaking van processen, planning, projectbegroting en resultaten van het intergraal project en deelprojecten. Bewaking van de dwarsverbanden binnen de diverse deelprojecten. De provincie/regio informeren over de ontwikkelingen, stand van zaken en onderzoeken mogelijkheden samenwerking. Bijstellen en uitvoeren van het communicatieplan in samenwerking met projectorganisatie. Rapporteren aan MT, B&W en Raad Vervolgtraject: Tijdens de verdere uitwerking van het integraal projectplan en de deelprojectplannen, moeten de volgende zaken nog verder worden uitgewerkt: Boodschap (per doelgroep): wat willen we communiceren? Communicatiemiddelen / media: Welke communicatiemiddelen zet je in om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren? Planning: In welke volgorde zet je de communicatiemiddelen in of hoe bouw je de communicatieboodschap op? Monitoring: Welke meetpunten stel je tussentijds in? Evaluatie: Doelen gehaald? Wat ging er goed? Wat niet? Integrale projectstructuur: Onderzocht wordt de wenselijkheid / mogelijkheid om de projectstructuren van de diverse transities te combineren met het integraal project doorontwikkeling Wmo. Hier wordt later separaat over geadviseerd.