Reorganisatieplan ISS 2013

Transcriptie

1 Reorganisatieplan ISS 2013 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

2 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

3 Inhoudsopgave 1 Introductie 5 2 Doel van de reorganisatie 7 3 Huidige situatie ISS Support organisatie Wetenschappelijke organisatie 10 4 Nieuwe situatie Missie van het ISS Reorganisatie van de academische organisatie Reorganisatie van de ondersteunende diensten van het ISS Management Support Organisation Shared Service Centers, Universiteitsbibliotheek en 24 Stafafdeling Marketing en Communicatie SSC OO&S SSC EFB SSC HR&F UB SMC Totalen 38 5 Financiële besparingen en investeringen 43 6 Raming omvang consequenties voor het zittend personeel 45 7 Planning 47 Bijlage 1 Behandeling adviezen medezeggenschap 49 Bijlage 2 Sterkte/zwakte analyse huidige ISS 55 organisatie met stafgroepen Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

4 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

5 1 Introductie De Rector van het ISS heeft het College van Bestuur (CvB) eind 2011 een concept voornemen tot reorganisatie doen toekomen. Het College van Bestuur heeft de Rector daarop toestemming verleend het reorganisatieproces te starten. Het conceptvoornemen is kort daarna onder het personeel van het ISS verspreid en tijdens een aantal bijeenkomsten nader toegelicht. Ook is op dat moment het overleg met de lokale medezeggenschap binnen het ISS (Institute Council) gestart. Het voornemen heeft enerzijds betrekking op de reorganisatie van de Academische staf en anderzijds de Support staf van het ISS. Voor de Academische staf wordt een herstructurering gepland. Voor de Support staf staat de reorganisatie met name in het teken van het realiseren van aansluiting bij de Shared Service Centers, de Universiteitsbibliotheek en de Stafafdeling Marketing en Communicatie. De SSC s en ondersteunende diensten van de EUR die werkzaamheden van het ISS overnemen én die onderdeel uitmaken van dit reorganisatieplan zijn: Shared Service Center Onderwijs, Onderzoek & Studentzaken (SSC OO&S); Shared Service Center Erasmus Facilitair Bedrijf (SSC EFB); Shared Service Center Human Resources & Finance (SSC HR&F); Universiteitsbibliotheek (UB); Stafafdeling Marketing en Communicatie (SMC). Deze onderdelen worden in de hiernavolgende tekst gemakshalve weergegeven als de SSC s. In verband met de overheveling van werkzaamheden naar de SSC s zal een groot deel van het ondersteunende personeel van het ISS naar de SSC s overgaan. Een beperkt deel van het personeel blijft onder het directe gezag van het ISS. Out of scope Een bijzondere situatie doet zich voor ten aanzien van het SSC ICT, dat parallel aan en samen met het ISS in reorganisatie verkeert. Het reorganisatieplan SSC ICT beschrijft op integrale wijze hoe de nieuwe SSC ICT-organisatie eruit komt te zien. De beschrijving van de dienstverlening door SSC ICT aan het ISS, de overname van taken en medewerkers van het ISS door SSC ICT en het bijbehorende bekostigingsarrangement maakt integraal onderdeel uit van het reorganisatieplan SSC ICT. Er is derhalve voor gekozen om géén beschrijving van de dienstverlening van het SSC ICT aan ISS en de organisatie daarvan in formatieve en financiële termen op te nemen in het reorganisatieplan ISS. De overheveling naar SSC ICT is buiten scope van deze reorganisatie geplaatst. Tijdens het proces om te komen tot dit reorganisatieplan is gebleken dat de Algemene Bestuursdienst (ABD) al alle ondersteunende taken op het gebied van de ABD, zoals juridische ondersteuning, academische plechtigheden, archivering van bestuur stukken, etc. aan het ISS levert. Er zijn dus feitelijk geen werkzaamheden meer die van het ISS overgeheveld kunnen of moeten worden naar de ABD. Ook de ABD is daarom buiten scope van de reorganisatie van het ISS geplaatst. Vanwege de betrokkenheid bij de reorganisatie van voornoemde SSC s, de stafafdeling Marketing & Communicatie en de Universiteitsbibliotheek zijn de beheerders van deze onderdelen begin 2012 verzocht in overleg te treden met de medezeggenschap over het voornemen tot reorganisatie. In het voorjaar van 2012 is hier nadere invulling aan gegeven. In april 2012 is het overleg met de lokale medezeggenschapsorganen over het voornemen afgerond. De Institute Council en de dienstcommissies van de betrokken SSC s, alsmede de Gemeenschappelijke Medezeggenschapscommissie hebben in alle gevallen een voorwaardelijk positief advies ten aanzien van het voornemen uitgebracht. De uitgebrachte adviezen zijn voorzien van een aantal aandachtspunten, randvoorwaarden of punten van zorg. Het voornemen is, vergezeld van de adviezen, op 11 mei 2012 aan het College van Bestuur aangeboden. Daarna is het voornemen voorgelegd aan de Universiteitsraad. De Universiteitsraad heeft bij schrijven d.d. 19 juni 2012 een positief advies onder voorwaarden afgegeven. Op 2 juli 2012 is het voornemen met het EUROPA besproken. Daarbij is afgesproken dat het reorganisatieproces kon worden vervolgd met het opstellen van het reorganisatieplan en dat het sociaal plan van toepassing zal zijn op de ISS reorganisatie. Bij Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

6 schrijven d.d. 17 juli 2012 zijn de betrokken beheerders door het CvB verzocht hieraan uitwerking te geven. Voor het ISS is dat de Rector, Voor de SSC s zijn het de directeuren van de SSC s. Het voorliggende document beschrijft de wijze waarop de reorganisatie bij ISS en als gevolg daarvan bij de betrokken shared services centers en ISS geïmplementeerd zal worden. Onderhavig document is opgesteld ten behoeve van het verdere besluitvormingstraject en het overleg met de medezeggenschap. Dit reorganisatieplan is in het Nederlands én in het Engels opgesteld, zodat alle medewerkers en andere betrokkenen optimaal kennis kunnen nemen van de inhoud. Hoewel veel zorg besteed is aan de vertalingen van zowel het Nederlands naar het Engels en andersom, moet benadrukt moet worden dat de Nederlandstalige versie leidend is. Daarnaast is een verklarend document opgesteld (Samen veranderingen implementeren) waarin veel meer inhoudelijk wordt ingegaan op het veranderingstraject. In bijlage 1 bij dit reorganisatieplan worden de door de medezeggenschap ingebrachte opmerkingen bij het voornemen tot reorganisatie puntsgewijze behandeld. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

7 2 Doel van de reorganisatie Onderstaand volgt een opsomming van de belangrijkste redenen en doelstellingen voor de reorganisatie zoals ook verwoord in het voornemen. 1. De noodzaak tot het instellen van een goede organisatorische structuur als fundament voor de toekomst van ISS om de strategische doelen te bereiken zoals beschreven in de Explanatory Note 1 ; 2. de noodzaak om een evenwicht te bereiken tussen de taken en activiteiten aan de ene kant en de beschikbare expertise en vaardigheden binnen de organisatie aan de andere kant; 3. profiteren van de mogelijkheden die de universiteit biedt voor het combineren van kennis en expertise met andere faculteiten en de Shared service centres (SSC's) 4. profiteren van schaalvoordelen van gedeelde supportdiensten; 5. verminderen van personeelskosten in het licht van de mogelijke bezuinigingen in de kernsubsidie voor het ISS terwijl alternatieve bronnen van inkomsten worden gecreëerd. Doelstellingen van de reorganisatie Gezien het bovenvermelde hebben de voorgestelde veranderingen in de huidige organisatiestructuren en het aantal medewerkers de volgende doelstellingen: 1. het bereiken van een scherpere focus op en het toewijzen van resources aan de primaire activiteiten van onderwijs en onderzoek; 2. het instellen van een flexibele organisatie die in staat is om zich gemakkelijker aan te passen aan veranderende omstandigheden; 3. het vereenvoudigen van de organisatiestructuur door het aantal managementniveaus te verminderen; 4. het verbeteren van het managementmodel zodat besluitvorming transparanter is en minder tijdrovend; 5. het creëren van meer duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van de diverse spelers (academisch en technisch/administratief) in de primaire processen; 6. het creëren van demand managementfuncties zodat de supportdiensten effectiever op de primaire processen zijn gericht; 7. academisch personeel een organisatie bieden die meer bevorderend en ondersteunend werkt voor hun activiteiten; 8. supportmedewerkers de kans geeft om hun vaardigheden en carrière te ontwikkelen; 9. profiteren van de schaalvoordelen. 1 De Explanatory Note heeft als titel Samen veranderingen implementeren gekregen. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

8 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

9 3 Huidige situatie ISS Onderstaand het (Engelstalige) organogram dat de huidige structuur van het ISS weer geeft: Figuur 1 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

10 3.1 Support organisatie In de huidige situatie wordt voor de support organisatie uitgegaan van een formatie van 70,67 fte (peildatum: 1 januari , inclusief tijdelijke contracten en tijdelijke uitbreidingen). De formatie is als volgt opgebouwd: Office Fte Deputy Rector Resources 1,00 Executive Office 7,85 Educational Affairs 18,15 Library and ICT Services 18,60 Resource Management 16,17 Research Projects and Advisory Services 8,90 TOTAAL 70,67* * inclusief 2,5 fte voor het tijdschrift Development & Change 3.2 Wetenschappelijke organisatie Het ISS heeft op dit moment vier stafgroepen, te weten: 1. De stafgroep 1 Economics of Sustainable Development; 2. De stafgroep 2 States, Society, World Development; 3. De stafgroep 3 Human Resources and Local Development; 4. De stafgroep 4 Rural development, Environment and Population studies. Onderstaand een overzicht van de formatieopbouw per stafgroep per 1 januari Hierbij dient opgemerkt te worden dat een aantal bijzonder hoogleraren hier staan vermeld als UHD. SG 1 Economics of Sustainable Development FUNCTIE FORMATIE per 1 januari 2012 BEZETTING per 1 januari 2012 Waarvan tijdelijke contracten HL 2,5 3,5 1,0 UHD 0,0 0,0 UD senior lecturer 2,0 3,0 UD lecturer 1,0 1,0 1,0 Postdoctoraal onderzoeker 2,0 1,0 1,0 Vacature 1,0 TOTAAL 8,5 8,5 3,0 Per 1 januari 2012, zijn een hoogleraar en een UD senior lecturer vertrokken en is er een postdoctoral researcher bij gekomen. De vacature wordt in 2013 ingevuld. De hoogleraar heeft een vaste aanstelling ontvangen. 2 Voor alle berekeningen en cijfers in dit reorganisatieplan is steeds de peildatum van 1 januari 2012 gehanteerd. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

11 SG 2 States, Society and World Development FUNCTIE FORMATIE per 1 januari 2012 BEZETTINGper 1 januari 2012 Waarvan tijdelijke contracten HL 1,0 1,0 UHD 6,0 6,0 UD senior lecturer 9,0 10,0 3,0 UD lecturer 0,0 0,0 Postdoctoraal onderzoeker 0,0 0,0 TOTAAL 16,0 17,0 3,0 Sinds 1 januari 2012 is een UD senior lecturer met pensioen. Twee van de drie tijdelijke contracten zijn sinds 1 januari 2012 omgezet in vaste aanstellingen vanwege goed functioneren en geen verdere verlengingsmogelijkheden. SG 3 Human Resources and Local Development FUNCTIE FORMATIE per 1 januari 2012 BEZETTING per 1 januari 2012 Waarvan tijdelijke contracten HL 1,6 1,6 UHD 4,0 5,0 UD senior lecturer 4,0 5,0 UD lecturer 3,0 3,0 2,0 Postdoctoraal onderzoeker 0,5 0,5 TOTAAL 12,6 15,1 2,5 Per 1 januari 2012 is een UHD met pensioen gegaan en een senior lecturer alsmede de postdoctoral researcher zijn vertrokken. SG 4 Rural Development, Environment and Population studies FUNCTIE FORMATIE per 1 januari 2012 BEZETTING per 1 januari 2012 Waarvan tijdelijke contracten HL 1,0 UHD 4,0 4,0 1,0 UD senior lecturer 5,0 5,0 2,0 UD lecturer 2,0 2,0 1,0 Postdoctoraal onderzoeker 1,0 Vacature 1,0 TOTAAL 13,0 12,0 4,0 Sinds 1 januari 2012 is een hoogleraar met pensioen. De postdoctorale onderzoeker is op 1 november 2012 gestart. Er is een vacature die in 2013 wordt ingevuld. Verder is een van de aanstellingen van senior lecturer vanwege goed functioneren in overeenstemming met aanstellingscontract omgezet naar een vaste aanstelling. De totale formatie voor de Academische staf per 1 januari 2012 komt op 48,45 fte, inclusief de Rector (1 fte - hoogleraar) van het ISS en een docent academic skills (0,35 fte - docent), welke beide niet aan een stafgroep horen en 3,0 fte postdoctoraal onderzoekers die door 2 e of 3 e geldstroom middelen worden bekostigd en circa 100 PhD s. De bezetting in de stafgroepen per 1 januari 2012 komt neer op 51,1 fte academische staf en 1,5 fte postdoctoraal onderzoekers die uit de 2 e of 3 e geldstroom worden gefinancierd en tijdelijke contracten hebben. De totale bezetting in de vakgroepen betreft 52,6 fte. Na aanvulling van dit aantal fte met 1,0 fte hoogleraar in verband met de Rector en 0,35 fte in verband met de docent academic skills komt de totale bezetting voor de academische staf op 52,45 fte, en met 1,5 fte postdoctoraal onderzoekers, is de totale bezetting op 1 januari ,95 fte. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

12 De vaste formatie exclusief postdoctorale onderzoekers betreft 48,45 fte. Hiervan is 35,45 fte bezet door vaste medewerkers en 9,0 fte door medewerkers met een tijdelijk dienstverband, (waarvan 4,0 fte sinds 1 januari 2012 een vaste aanstelling is geboden) en 2,0 fte die nog niet ingevuld zijn. Onder de nieuwe situatie wordt hier nader op ingegaan. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

13 4 Nieuwe situatie CvB Institute Board Institute Council Academic Unit Management Support Organsation Figuur 2 De nieuwe organisatiestructuur wordt hieronder nader beschreven. Ze omvat het volgende (zie bovenstaande figuur): het Institute Board (IB, bestuur van het instituut), onder leiding van de Rector; de Academic Unit (academische afdeling); de Management Support Organisation (MSO). De nieuwe organisatiestructuur voor de academic unit gaat in per 1 januari De andere bovengenoemde onderdelen reorganiseren per 1 juli 2013, zoals ook voor de rest van dit reorganisatieplan geldt. De Rector is als beheerder eindverantwoordelijk voor het beheer van het instituut. De Institute Board zal bestaan uit drie, in plaats van vier leden, te weten de Rector, de Deputy Rector Research Affairs (DRRA) en de Deputy Rector Educational Affairs (DREA). Als gevolg van de nieuwe MSO, dat onder aansturing zal staan van de Institute Director, zal de functie van Deputy Rector Resources niet langer bestaan. De Institute Director rapporteert aan de Rector, evenals de Executive Secretary and Controller dat doen. 4.1 Missie van het ISS Het ISS streeft er naar academische topprestaties te leveren wat betreft de mondiale vraagstukken van ontwikkeling, sociale rechtvaardigheid en gerechtigheid. Deze topprestaties worden behaald samen met collega-wetenschappers en anderen en hebben uiteindelijk tot doel fundamentele maatschappelijke problemen te helpen oplossen. Net als elk ander academisch instituut werkt het ISS aan het realiseren van deze missie door het verwerven van kennis via a) onderzoek en b) onderwijsactiviteiten. Het onderzoek richt zich op ontwikkelingsproblemen die zich in verschillende delen van de wereld voordoen. Het onderzoek van het ISS wordt vaak geïnspireerd door kritische betrokkenheid bij maatschappelijke problemen en processen die leiden tot sociale ongelijkheid, armoede of milieuvervuiling. Wat onderwijs betreft, wil het ISS studenten uit de hele wereld opleiden tot competente deskundigen en burgers die veranderingen in gang zetten en die in staat zijn doeltreffend te werken aan vraagstukken die verband houden met ontwikkeling, gerechtigheid en sociale rechtvaardigheid. Een ander doel is studenten voorbereiden op verder universitair onderwijs op het brede gebied van ontwikkelingsstudies. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

14 Het onderzoek en onderwijs van het ISS omvatten of behelzen dikwijls werkzaamheden die het karakter hebben van capaciteitsopbouw en advisering. Daarom maken capaciteitsopbouw en advisering integraal deel uit van de missie van het ISS. Deze werkzaamheden hebben uitdrukkelijk tot doel de institutionele capaciteit van de partners waarmee het ISS samenwerkt, te versterken of kennis op een andere maatschappelijk relevante wijze te valoriseren. Sinds 2009 is het ISS een universitair instituut binnen de Erasmus Universiteit Rotterdam. Het ISS past goed binnen de algemene taakomschrijving van de EUR, dat wil zeggen "het genereren en overdragen van kennis die voortkomt uit een hoge mate van maatschappelijke betrokkenheid ( ) op een vragende, kritische, onderzoekende en flexibele manier, met een sterke internationale oriëntatie en gebaseerd op de waarden van professionaliteit, teamwerk en eerlijk spel". Vanwege zijn internationale karakter en de nadruk die het op maatschappelijke relevantie legt, kan het ISS een unieke bijdrage leveren aan de algemene missie van de EUR. Bovendien zal het ISS een waardevolle bijdrage gaan leveren aan de samenwerking van de EUR met de Universiteit Leiden en de TU Delft. Het werkt reeds samen met een aantal instituten met een soortgelijke mondiale en internationale oriëntatie en zal samen met de andere onderdelen van de EUR zijn activiteiten daar verder op afstemmen, in Den Haag, Leiden en Delft. 4.2 Reorganisatie van de academische organisatie Het reorganisatievoorstel 3 van het ISS van 4 november 2011 beoogt een herziening van de huidige organisatie van het academische personeel boven op een vermindering van het totale aantal academische medewerkers. De uitgebreide onderzoekscommissie heeft onlangs zijn voorstel voor onderzoeksprogramma's afgerond. De MA Ontwikkelingsstudies is per gereorganiseerd en omvat nu 5 hoofdvakken in plaats van 15 specialisaties. Als gevolg van deze veranderingen en in het licht van de doelstellingen van de beoogde ISS-strategie voor beschrijft het Institute Board (Instituutsbestuur) hieronder enkele wijzigingen in de huidige organisatie van het academisch personeel van het ISS. Het reorganisatieplan is gebaseerd op een herziening van wat het Institute Board als de sterktes en zwaktes van de huidige organisatie beschouwt (bijlage 2), en op uitvoerig overleg met academische medewerkers over een eerder voorstel. De reorganisatie van het academisch personeel heeft verschillende lange termijndoelstellingen. Uiteindelijk moet een structuur met de volgende kenmerken worden verkregen: 1. maakt de noodzakelijke coördinatie tussen onderwijs- en onderzoeksprogramma's mogelijk, zowel qua inhoud als qua personeelsbezetting; 2. biedt een intellectueel thuis aan academische medewerkers zonder de collectieve (ISS- )identiteit te ondermijnen; 3. biedt voldoende ruimte voor innovatie in onderwijs en onderzoek; maakt nieuwe initiatieven van onderop mogelijk. Nieuwe en innovatieve initiatieven worden niet belemmerd door bestaande organisatiestructuren; 4. de voor het instituut noodzakelijke toezeggingen kunnen gestand worden gedaan en belangen die het gehele ISS bestrijken, kunnen worden behartigd; 5. heeft een goed functionerend systeem van personeelsontwikkeling, waarbij alle academische medewerkers te allen tijde een leidinggevende hebben die a) medeverantwoordelijk is voor hun academische ontwikkeling en b) in overleg met de desbetreffende medewerker enig gezag heeft wat betreft de onderzoeks- en onderwijsactiviteiten waarbij de desbetreffende medewerker betrokken is (en op die manier een te grote werkdruk kan voorkomen). De prestaties van het personeel worden periodiek beoordeeld en geëvalueerd (ten minste eenmaal per jaar en conform het personeelsbeleid van de EUR); faciliteiten, stimulansen, opleidingsmogelijkheden, enz. zijn in het gehele instituut identiek en worden op billijke wijze beschikbaar gesteld; er heerst een cultuur van transparantie en de rechten van afzonderlijke medewerkers worden beschermd; 3 Ook wel intentie om te reorganiseren genoemd. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

15 6. werk kan vooraf worden toegewezen, zodat afzonderlijke medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en gewaarborgd is dat alle vereiste taken daadwerkelijk worden verricht; 7. zorgt ervoor dat er voldoende controles in de besluitvorming zijn ingebouwd en dat transparantie en verantwoording daarbij zijn gegarandeerd; 8. maakt overleg en zinvolle deelname aan de besluitvorming mogelijk, bij voorkeur met een efficiënter systeem voor het delegeren van bevoegdheden en een afname van het aantal mandagen dat aan besluitvormingsprocessen wordt besteed. De Institute Board van het ISS is van mening dat deze doelstellingen gemakkelijker zijn te bereiken in een nieuwe organisatie voor het academisch personeel. Daarom stelt het IB de volgende academische organisatie voor: 1. één academische stafafdeling, gecoördineerd door een facultaire coördinatiecommissie (FCC); 4 2. de recentelijk opgestelde onderzoeksprogramma's die onder leiding van wetenschappelijk medewerkers staan; 3. hoofdvakken binnen de MA Ontwikkelingsstudies onder leiding van hoofdvakbegeleiders; andere onderwijsactiviteiten binnen de MA Ontwikkelingsstudies onder de verantwoording van de DREA; andere onderwijsprogramma's (graden als MPA, Erasmus Mundus MAPP, de MDE's in Vietnam, diploma of korte cursussen) onder leiding van programmabegeleiders; andere onderwijsactiviteiten (zoals minoren in academische programma's buiten het ISS) onder leiding van DREA, en; 4. enkele wijzigingen in de opzet van de adviescommissies. De toewijzing van financiële middelen wordt verder ontwikkeld aan de hand van onderstaande richtsnoeren. De DREA, DRRA, FCC, hoofdvakbegeleiders, programmabegeleiders, en de leiders van onderzoeksprogramma's krijgen allemaal een specifieke begroting. De leiders van de onderzoeksprogramma s krijgen inkomen uit de tweede en derde geldstroom die verband houden met hun onderzoeksactiviteiten. De DREA en DRRA zullen budgetten krijgen voor institutionele initiatieven zoals de toekenning van middelen aan de algemene cursussen en het verschaffen van fondsen voor het stimuleren van onderzoek. Verder wordt de DREA de budgethouder voor alle activiteiten die aan de MA-opleiding zijn gerelateerd. De volgende zaken blijven ongewijzigd: 1. De Rector is namens het College van Bestuur eindverantwoordelijk voor de activiteiten van het ISS en is verantwoording verschuldigd aan het College van Bestuur. 2. De DREA en DRRA houden dezelfde verantwoordelijkheden en taken, 5 behalve dat ze een additioneel mandaat als budgethouders van de bovengenoemde institutionele middelen. 3. Voor alle vacatures en arbeidsovereenkomsten is de goedkeuring van het IB vereist. Promoties worden door het IB goedgekeurd, met inachtneming van de procedures die gelden binnen het huidige beleid inzake de promotiecriteria. De stafgroepen worden echter opgeheven en daarvoor in de plaats komt één nieuwe academische eenheid. De ACC wordt verantwoordelijk voor de personeelsontwikkeling en de toewijzing van werk op individueel en collectief niveau. De taken van de onderzoeks- en projectportefeuille en van de onderwijsportefeuille van de stafgroepen worden overgeheveld naar de leiders van de onderzoeksprogramma's en de (hoofdvak)begeleiders. De coördinatie hiervan is in handen van respectievelijk de DRRA en de DREA. De nieuwe structuur heeft de volgende kenmerken: 4 NB: De verwijzing naar facultaire betekent niet dat de status van het ISS van een universitair instituut in een faculteit zal veranderen. 5 NB: Onlangs is wel de taakverdeling binnen de portefeuille aangepast: de DREA is nu ook verantwoordelijk voor capaciteitsontwikkeling binnen het onderwijs (bijv. memoranda van overeenstemming met andere instituten, NICHEonderwijsprojecten, opfriscursussen) en de DRRA is verantwoordelijk voor zaken die met het PhD-programma te maken hebben. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

16 1. De onderzoeksactiviteiten vinden plaats onder toezicht van de leiders van de onderzoeksprogramma's. Voor de programma's kunnen enkele centrale ISS-fondsen beschikbaar zijn, zoals startkapitaal dat daaraan is toegekend. De DRRA wordt door de Rector als budgethouder voor deze fondsen aangesteld. Externe fondsen waar met succes op is ingeschreven, gaan naar de desbetreffende onderzoeksprogramma's en de leiders daarvan kunnen daarmee postdoctorale onderzoekers inhuren. 2. De onderwijsactiviteiten vinden plaats onder toezicht van (hoofdvak- en programma- )begeleiders en worden gecoördineerd door de DREA. De DREA wordt tevens belast met andere onderwijsactiviteiten die niet onder de verantwoordelijkheid van de begeleiders vallen, zoals de algemene onderdelen van het MA-programma, of met onderwijsactiviteiten die deel uitmaken van academische programma's aan andere instituten in Nederland. 3. Er komt een begroting voor alle activiteiten die verband houden met onderwijs (studentassistenten (TRA s), excursies/veldwerk, auteursrechten, gastdocenten). 4. De DREA krijgt adviezen van de TLC en belegt regelmatig werkbijeenkomsten om de meer operationele aangelegenheden met de begeleiders en de organisatie die zich met onderwijsondersteuning bezighoudt, te bespreken. Het IB geeft nog steeds definitief groen licht voor nieuwe hoofdvak- of andere onderwijsactiviteiten of voor het schrappen van bestaande activiteiten op dit gebied, alsmede voor onderwijsbeleid. Het IB neemt dergelijke besluiten op grond van het advies van de TLC, de voorstellen van de DREA en de inbreng van de leiders van de academische afdeling (zie hieronder). 5. Al het academische personeel wordt ondergebracht in één Academic Unit. 6. De academische eenheid wordt gecoördineerd door een FCC. Deze FCC wordt niet verantwoordelijk voor de inhoud van de onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maar uitsluitend voor de personeelsontwikkeling en voor de toewijzing van het benodigde academische personeel aan deze programma's. De FCC wordt verantwoordelijk voor de planning van de werklast en het personeelsmanagement. 7. Op grond van bezettingsnormen en de huidige stafgroepreserves zal in de eerste helft van 2013 een strategische personeelsplanning plaatsvinden, inclusief het vaststellen van vacatures en van het niveau van deze vacatures. 8. Een herziene toewijzing van financiële middelen, als gevolg van het samenbrengen van de financiën van de huidige stafgroepen, is nodig om ervoor te zorgen dat er voldoende personeel beschikbaar komt voor de FCC en onderzoeks- en onderwijsprogramma's. Dit is gebaseerd op de bovengenoemde uitkomsten van het strategische personeelsplan en de benodigde medewerkers in verband met de planning van de werklast. Dan kan de FCC op grond hiervan voorstellen doen voor de personeelsbezetting. Nieuwe formatie wetenschappelijke organisatie Bij de reorganisatie zullen de huidige vier stafgroepen opgaan in één nieuwe wetenschappelijke organisatie, te weten de Academic Unit. Voor de formatie zal worden uitgegaan van de bezetting per 1 januari Deze omvat 48,45 fte (exclusief de postdoctoral researchers die volledig door 2 e en 3 e geldstroom worden gefinancierd en exclusief PhD s). De bedoeling is dat bij goed functioneren, tijdelijke contracten worden verlengd. Waar dit niet mogelijk is zal een overweging gemaakt worden om een vast contract aan te bieden. Gegeven de onzekere situatie wat betreft de basisfinanciering van ISS, zal voorlopig een beleid gevolgd worden waarbij ISS voor een deel van de formatie een flexibele bezetting zal aanhouden. Mits toereikende financiële middelen aanwezig zijn, zal een formatie exclusief postdoctorale onderzoekers van rondom 49 fte worden aangehouden, inclusief de verdere uitbreiding met twee vacatures voorzien in het budget 2013.Ten opzichte van de formatie op 1 januari 2012 zal in het jaar 2013 een hoogleraar met een 0,4 fte aanstelling met pensioen gaan. In de jaren 2014 en 2015 zullen er verder 4,2 fte academisch staf met pensioen gaan. Afhankelijk van de financiële middelen zullen deze bij pensionering worden vervangen. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

17 Onderstaand een overzicht van de huidige en de nieuwe omvang per functiecategorie. Deze is als volgt opgebouwd: Functie Formatie na de reorganisatie* HL** 6,1 UHD*** 14,0 UD senior lecturer 20,0 UD lecturer 6,0 DOCENT 0,35 Nog nader in te vullen formatieruimte 2,0 TOTALE VASTE FORMATIE 48,45 Post doctoral researcher 3,0 * * Met uitzondering van posities voor 2 fte welke in de begroting van 2013 zijn vrijgesteld, maar waarvan de invulling nog niet is bekend. ** Een hoogleraar (0.4 fte) vertrekt met pensioen in 2013 met pensioen, en verder geen andere academische stafleden** inclusief bijzonder hoogleraren. Het totaal aantal hoogleraren met verantwoordelijkheden als supervisor van postdoctorale onderzoekers is op peildatum als volgt: Hoogleraren Aantal Gewoon hoogleraar 12,0 Bijzonder hoogleraar (opgenomen onder UHD) 6,0 Emeritus hoogleraren (met postdoctorale onderzoekers) 2,0 Totaal 20,0 4.3 Reorganisatie van de ondersteunende diensten van ISS In de volgende paragrafen wordt de toekomstige situatie ten aanzien van ondersteunende diensten beschreven. De bestaande dienstverlening wordt overgeheveld naar de bij ISS in te richten Management and Support Organisation (MSO) en naar de verschillende Shared Service Centers van de universiteit. Waar gaat het werk naartoe? De huidige ondersteunende taken binnen het ISS worden uitgevoerd door de diverse offices van het ISS. Per 1 juli 2013 worden deze werkzaamheden verdeeld tussen de MSO en de SSC s. De werkzaamheden stromen vanuit de bestaande offices naar de verschillende SSC s en de nieuwe MSO. Een uitgangspunt in deze reorganisatie is het principe mens volgt werk. Om te bepalen waar het werk naartoe gaat, is in kaart gebracht waar het huidige werk binnen het ISS zit en naar welk organisatieonderdeel dit vanaf 1 juli 2013 overgeheveld wordt. Een belangrijk doel van de reorganisatie is om kostenbesparing te behalen op de ondersteunende taken met behoud van kwaliteit van de dienstverlening. Om uiteindelijk te (kunnen) bepalen wat de mate van efficiëntie is die bereikt wordt, is het van belang te weten wat de omvang van het huidige werk is (versus de omvang van het toekomstige werk). Ook hiervoor is het dus nodig om te bepalen naar welk organisatieonderdeel het werk toe gaat. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

18 In onderstaande figuur is schematisch zichtbaar gemaakt waar het werk naartoe stroomt : Figuur 3 In figuur 3 is tevens zichtbaar dat een deel van het onderzoeksondersteunende werk van ORPAS, studentenhuisvesting en de monitoring van PhD s vooralsnog bij MSO wordt ondergebracht. SSC ICT is buiten scope weergegeven. Management and Support Organisation Vanaf 1 juli 2013 zal ISS de strategische en ondersteunende taken onderbrengen in de Management and Support Organisation (MSO). Het doel van MSO is het bieden van hoogwaardige strategische ondersteuning van de wetenschappelijke staf en studenten van het ISS. De MSO medewerkers rapporteren aan het management van ISS. De kern van deze strategische ondersteuning bestaat uit: 1. beleidsondersteuning op gebied van onderwijs en onderzoek; 2. kwaliteitszorg op gebied van onderwijs en onderzoek; 3. demand management met betrekking tot de SSC s en ondersteunende afdelingen en directies van de EUR; 4. informatiemanagement 5. bestuursondersteuning; 6. planning and control; 7. redactie van het wetenschappelijke tijdschrift Development & Change. Het betekent dat de MSO van het ISS een beperkte hoeveelheid uitvoerende taken heeft, waaronder de secretariële bestuurs- en operationele ondersteuning. Uitvoerende taken worden overgenomen door de SSC s en ondersteunende afdelingen en directies van de EUR met als belangrijkste doel om kostenbesparing te bereiken. Het MSO van het ISS kent uiteraard veel raakvlakken met de dienstverlening van de SSC s en ondersteunende afdelingen en directies van de EUR en vice versa. Daar waar het een begint, eindigt het ander en andersom. Verderop in de tekst wordt nader ingegaan op de specifieke functies binnen MSO. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

19 Tijdelijk bij MSO Naast de in de vorige paragraaf genoemde strategische ondersteunende taken zal het MSO tijdelijk enkele uitvoerende werkzaamheden verrichten die op termijn worden overgedragen aan een stafafdeling of SSC. Op dit moment is het nog niet mogelijk om deze taken over te hevelen omdat: 1. het ontvangende organisatieonderdeel nog niet bestaat; 2. er nog geen volledig uitgekristalliseerde visie op het gewenste toekomstige takenpakket is; 3. er onvoldoende aansluiting met een van de bestaande SSC s of stafafdelingen van de EUR is. Het gaat hierbij om de volgende taken: 1. ondersteuning en monitoring van PhD s (was onderdeel van OEA); 2. deel van onderzoeksondersteuning (was ORPAS); 3. studentenhuisvesting in afwachting van onderzoek naar mogelijke uitbesteden. Het doel is nadrukkelijk om deze werkzaamheden op termijn over te hevelen van MSO naar Woudestein. Tot die tijd worden deze werkzaamheden binnen ISS uitgevoerd. Omvang over te hevelen werkzaamheden De ondersteunende staf van het ISS bedroeg op 1 januari ,67 fte. Dit is inclusief aanstellingen voor bepaalde tijd, medewerkers die (op korte termijn) met pensioen gaan, medewerkers met een tijdelijke uitbreiding van hun aanstelling en externe inhuur van formatie voor structurele taken. Kortom, de omvang van het totale pakket aan ondersteunende werkzaamheden van het ISS bedroeg 70,67 fte. Efficiëntie De dienstverlening van het ISS wordt in dit reorganisatieplan opnieuw vormgegeven, door deze onder te brengen bij MSO en de SSC s. Daarmee wordt een kostenbesparing voorzien ter grootte van 70,7 58,2 = 12,5 fte. Na de reorganisatie zal de verdeling van fte s er als volgt uitzien: Organisatie Fte MSO 14,8 D&C en tijdelijke MSO 6,2 SSC ICT 6,8 SSC s 30,4 TOTAAL 58,2 De herverdeling van taken resulteert in een besparing van 18% over de hele linie. De MSO en SSC s zullen de dienstverlening aan het ISS vanaf 1 juli 2013 met minder fte s en tegen gelijkblijvende kwaliteit verrichten. Door de bundeling van expertise, de schaalgrootte en specialisatiemogelijkheden van de SSC s heeft de overheveling belangrijke kwaliteits-en kostenvoordelen. De continuïteit van de dienstverlening zal beter kunnen worden geborgd. Bij de SSC s zijn vanwege de omvang en EUR-brede reikwijdte eenvoudigweg meer medewerkers werkzaam die voor vervanging kunnen zorgen en zijn er meer disciplines vertegenwoordigd. Medewerkers maken onderdeel uit van een team met medewerkers die soortgelijk of hetzelfde werk verrichten. Het inzetten van huidige medewerkers van SSC s op dienstverlening aan het ISS zal regelmatig gebeuren als aanvulling daar deze zeker de eerste tijd nodig zal zijn. Het heeft enige tijd nodig om werkprocessen te herinrichten en in te vlechten in de bestaande organisaties van de SSC s. Het structurele niveau, namelijk het aantal formatieplaatsen waarmee de formatieplannen van de SSC s worden uitgebreid, wordt niet meteen op 1 juli 2013 bereikt. Bovendien gaan niet alle medewerkers mee naar de SSC s (bijvoorbeeld in geval van pensioen en tijdelijke aanstellingen). Deze frictie zal geaccommodeerd moeten worden door de bestaande organisaties van de SSC s. Na verloop van tijd zullen werkprocessen efficiënter ingericht zijn dan wel ingevlochten zijn in de SSC s waardoor er minder medewerkers benodigd zijn voor dezelfde kwaliteit dienstverlening. De structurele situatie ( de formatieplannen ) wordt dan bereikt. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

20 Daarnaast zijn de mogelijkheden voor medewerkers voor persoonlijke ontwikkeling en doorstroom in de nieuwe situatie groter. Vooral ook vanwege de mogelijkheid voor integrale en samenhangende uitvoering van de dienstverlening (taken/processen) kunnen de SSC s efficiëntere dienstverlening verzorgen. Dat kan overigens alleen als zij in staat worden gesteld de processen en de manier van werken in te voegen in hun eigen organisaties, samenhang en samenwerking in de eigen organisatie te creëren en daar waar nodig werkprocessen her in te richten. Om dezelfde kwaliteit van dienstverlening op meer doelmatige wijze te bereiken is het (soms) noodzakelijk dat werkprocessen anders worden ingericht of dat sommige werkzaamheden anders worden toebedeeld. Uiteraard is het in sommige gevallen de invoering van meer geautomatiseerde en gedigitaliseerde werkprocessen door de SSC s die efficiëntie-voordelen kan gaan opleveren. Ook zonder de reorganisatie zouden deze ontwikkelingen op het pad van het ISS gekomen zijn. Voorbeelden hiervan zijn de implementatie van een nieuw studentinformatiesysteem, de invoering van een systeem voor de digitale verwerking van facturen, innovaties op het gebied van de bibliotheek en informatiesystemen, maar ook digitale applicaties op gebied van communicatie- en voorlichting en Human Resource Management (HRM). De kwaliteit en continuïteit van de diensten die door de SSC s aan ISS geleverd worden zijn afhankelijk van de juiste opdracht formulering vanuit MSO: daartoe is binnen het ISS stevig ingezet op demand-, informatie- en kwaliteitsmanagement ten aanzien van alle aan de SSC s uitbesteedde werkzaamheden. Formatieplannen Voor ieder SSC is bepaald hoeveel functies en van welk niveau er nodig zijn voor de dienstverlening aan het ISS, uitgaande van de mogelijkheden voor het behalen van kostenbesparing en de huidige organisatiestructuur van de SSC s. Er is aansluiting gezocht bij de huidige inrichting van de SSC s en de bestaande werkprocessen. Dit heeft ertoe geleid dat er per SSC een (uitbreiding van het) formatieplan is opgesteld, die minder groot is dan de omvang van het werk dat overgenomen wordt. Bij de keuze voor UFO-profielen is als uitgangspunt gehanteerd zo veel mogelijk aansluiting te vinden bij de staande organisatie van de SSC s, maar alle ISS medewerkers zullen hun huidige inschaling behouden. Locatie De SSC s voeren hun werkzaamheden in principe uit in Rotterdam op campus Woudestein. Het ISS is gelokaliseerd in Den Haag. Bepaalde dienstverlening zal daarom in Den Haag plaats moeten vinden, omdat daar nu eenmaal de medewerkers, gasten en studenten van het ISS werken en opgeleid worden. Sommige dienstverlening kan echter prima en ook in toenemende mate vanuit Rotterdam worden aangeboden, aangezien hier geen of in mindere mate fysiek contact benodigd is en er via telefoon of digitale media contact kan plaatsvinden. In dit soort gevallen volstaat het om nu en dan bij het ISS in Den Haag te werken, al dan niet op periodieke basis of op basis van afspraken. Sommige functies worden vanachter een balie verricht. Andere vanuit een aparte spreek- of werkkamer en voor nog weer andere functies is het voldoende om besprekingen in een werkkamer van een collega of vergaderzaal te voeren. In een enkel geval zal er weinig tot geen sprake zijn van direct contact en bestaat de dienstverlening volledig uit werkzaamheden vanuit de back office in Rotterdam. In dit reorganisatieplan zijn de uitgangspunten wat betreft de standplaats van de functies vastgelegd. Op basis daarvan is per functie nader in kaart gebracht welke werkruimte, en op welke locatie, er precies vereist is voor de dienstverlening. Bij de standplaats van de functies zijn feitelijk steeds drie situaties denkbaar met betrekking tot de locatie waar de dienstverlening aan het ISS wordt uitgevoerd door de SSC s. Om te bepalen waar het werk feitelijk wordt verricht wordt steeds de vraag gesteld hoeveel en hoe vaak er face to face contact met de medewerkers, gasten of studenten van het ISS nodig is: 1. werklocatie Rotterdam: op een uitzondering na is er geen sprake van face to face contact in Den Haag. Uiteraard kan er wel virtueel of per telefoon contact op afstand plaatsvinden. Vaak gaat het om back office-taken, maar dat hoeft niet persé. Standplaats Rotterdam. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

21 2. werklocatie in Rotterdam: het merendeel van de werkzaamheden en het contact vindt plaats vanuit Rotterdam. Af en toe is het nodig contact in Den Haag op locatie van het ISS te hebben of de uitvoering van werkzaamheden in Den Haag plaats te laten vinden. Standplaats Rotterdam. 3. werklocatie in Den Haag: er is dagelijks op locatie van het ISS contact met werknemers, gasten of studenten van het ISS of het werk is locatie gebonden en kan nu eenmaal niet Rotterdam uitgevoerd worden. Slechts af en toe is het noodzakelijk dat afstemming of werkzaamheden in Rotterdam plaatsvinden. Standplaats Den Haag. Per functie in de formatieplannen van de SSC s is bepaald in welke van de voornoemde categorieën de werkzaamheden vallen en daarmee waar de werkzaamheden voornamelijk zullen worden uitgevoerd. Bekostiging dienstverlening SSC s De SSC s ontwikkelen momenteel een kostprijssystematiek die naar verwachting per 1 januari 2014 wordt ingevoerd. Dat betekent dat deze systematiek per 1 juli 2013 nog niet voor het ISS zal gelden. Basis voor deze systematiek zijn drie soorten dienstverlening: Basis dienstverlening die bekostigd wordt door afroming van de begrotingen van de afnemende organisatie-onderdelen (en ophoging van de begrotingen van de SSC s). Deze afroming voorziet in de bekostiging van personele en materiele kosten van de basisvoorziening. Een uitzondering hierop is gemaakt voor de dienstverlening rondom de m2 huisvesting. Deze worden per m2 doorbelast voor de verschillende componentengericht op de dienstverleningsaspecten Het ISS-pand in Den Haag wordt in deze systematiek afzonderlijk bezien, en niet gemiddeld met de m2-prijs van Woudestein, omdat het een zogenaamde buitenlocatie betreft met afwijkende kenmerken. Daarnaast blijft het ISS vooralsnog de rol van eigenaar vervullen en krijgt het ISS daarom geen eigenaarslasten in rekening gebracht. Voor al het overige wordt dezelfde kostprijssystematiek toegepast als bij de andere organisatieonderdelen van de EUR. Aanvullende dienstverlening die wordt doorbelast via EUR verrekeningen aan die faculteiten en instituten die gebruikmaken van deze dienstverlening. Verrekening dekt additionele personele en materiele kosten die de SSC s maken ten behoeve van deze diensten. Maatwerk dienstverlening waarvan de faculteit of het instituut opdrachtgever is en dat wordt uitgevoerd door een SSC of dat wordt uitbesteed door een SSC. Voor dergelijke diensten worden specifieke afspraken gemaakt over resultaat, gewenste kwaliteit en prijs. Zoals alle andere faculteiten zal de dienstverlening in een service level agreement tussen ieder individueel SSC en ISS vastgesteld worden. Ook zal ISS in de klantenraad van de SSC s deelnemen, welk een adviesorgaan is aan het CvB en CvD inzake de shared services dienstverlening. Zodra de integrale kostprijsberekening, de implementatie, het verdeelmechanisme en de product- en dienstencatalogi van de SSC s in overleg met alle faculteiten, inclusief ISS, zijn vastgesteld, zal ISS op dezelfde manier als de faculteiten meedoen in de bekostiging van de dienstverlening. Ten behoeve van de begroting 2014, of afhankelijk van de datum van de introductie van de integrale kostprijs eventueel de begroting 2015, wordt in overleg tussen de Rector ISS en het CvB in kaart gebracht welke afroming of verrekening er in het kader van de kostprijssystematiek vanaf 1 januari 2014 plaats zal vinden tussen de SSC s en ISS. De wijze waarop en welke afspraken partijen, waaronder het ISS en de SSC s, afspraken maken, zal in lijn zijn met de EUR-brede aanpak. Het jaar 2013, en afhankelijk van de datum van de introductie van de integrale kostprijs eventueel ook 2014, moet als overgangsjaar gezien worden. In 2013, en eventueel 2014, worden de personeelsbudgetten door het ISS vergoed aan de SSC s zonder onderscheid te maken tussen basis dienstverlening, aanvullende dienstverlening of maatwerk. Alle materiële kosten worden door het ISS voldaan, ofwel rechtstreeks aan de leveranciers of aan de SSC s. In 2013, en eventueel 2014, kan dan inzicht verkregen worden in de omvang en samenstelling van deze materiële kosten. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

22 De berekening van de personeelsbudgetten voor de SSC s voor deze tussentijdse periode is gebaseerd op de geraamde kosten van de formatieplannen van de SSC s. Deze formatieplannen vormen de basis voor de structurele financiering van de SSC s voor de personeelskosten van dienstverlening aan het ISS. Bij het berekenen van deze budgetten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: a) Prijspeil 2013; b) Bedragen CAO-NU 1 januari 2013; c) Omvang en schaal van de formatie; d) Jaarloon einde schaal; e) 47 % werkgeverslasten per jaar 6 ; f) 3 % opleidingskosten per jaar; g) bureaukosten per jaar naar rato van de omvang van de formatie 7. De werkelijke kosten van de SSC s zijn de eerste jaren echter hoger dan het structurele budget ( de kosten van de formatieplannen ). Dit is het gevolg van de soms hogere kosten van de plaatsing en de kosten van in te vullen vacatures als gevolg van niet bezette formatieplaatsen. Afgesproken is dat deze frictiekosten in de beginjaren na de reorganisatie door het ISS worden bekostigd. Deze financiering wordt afgebouwd In 2014 vergoedt het ISS het structurele budget plus 100% van de frictiekosten. Per jaar worden de frictiekosten afgebouwd, waardoor de frictiekosten in 2017 nul bedragen en de kosten dan het structurele niveau (= het structurele budget) hebben bereikt is het laatste jaar waarin het ISS een deel van de frictiekosten vergoed aan de SSC s. Een en ander betekent dat de overschrijding wordt opgelost door de SSC s of voor een steeds groter deel voor rekening van de SSC s komt. Op basis hiervan is een meerjarige financieel overzicht opgesteld (zie paragraaf Totalen) dat de basis vormt voor de financiële afspraken tussen ISS en de SSC s met betrekking tot de personeelskosten. Het schema loopt tot en met de begroting Het financieringsschema geldt tot de invoering van de kostprijssystematiek. De kostprijssystematiek vervangt een deel van dit schema, namelijk het deel dat betrekking heeft op de basisdienstverlening door de SSC s. Het overige deel blijft ook na invoering van de kostprijssystematiek gelden. Tot de invoering van de kostprijssystematiek blijft dit schema van toepassing. Implementatie Het schrijven van het reorganisatieplan en het opstellen van het personeelsplan is stap één. De verandering vindt echter niet als bij toverslag op 1 juli 2013 plaats. Al vóór 1 juli 2013 zal de overgang moeten worden voorbereid en zullen ISS en SSC s elkaar moeten vinden. Tot 1 juli 2013 moet er nog het nodige gebeuren, zowel aan de zijde van het ISS als bij de ontvangende SSC s. Het is zinvol wanneer de SSC s, UB en SMC in een gezamenlijk plan van aanpak uitwerken wat er vóór 1 juli 2013 per SSC nog moet gebeuren, zodat de overgang per 1 juli 2013 goed verloopt en de ontvangende partijen hun verantwoordelijkheid ook kunnen waarmaken. In dit plan van aanpak wordt ook aandacht besteed aan de activiteiten die vervolgens ná 1 juli 2013 nog plaatsvinden en per SSC, in nauwe samenwerking met het ISS, worden opgepakt. ISS is begonnen met het beschrijven van de processen die overgaan naar de SSC s om de overdracht te bevorderen. Onderwerpen waar het veranderplan aandacht aan dient te besteden zijn: kennis en ervaring op medewerkersniveau in kaart brengen; werkprocessen in kaart brengen en eventueel herinrichten, verbeteren en harmoniseren met SSC s eventuele achterstanden wegwerken; 6 Dit is inclusief reiskostenvergoeding, eindejaarsuitkering en vakantie-uitkering. Voor de definitie: zie pagina 52 van de Kadernota Conform de modeltoewijzing Per functie is ingeschat op welke locatie en in welke mate de werkzaamheden daar naar verwachting plaats zullen vinden (bij het ISS in Den Haag of niet). De bureaukosten zijn daar op aangepast. Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56

23 daar waar nodig overdracht aan nieuwe medewerkers of collega s bij de SSC s; digitaliseren; lopende contracten afronden; huisvesting en werkplekken organiseren; nadere operationalisering van het reorganisatieplan; kennismakingsbijeenkomsten met medewerkers en management; communicatie. De mate waarin de reorganisatie slaagt, hangt onder andere af van de kwaliteit van de dienstverlening door de SSC s. 4.4 Management Support Organisation De Management Support Organisation (MSO) zal opereren als één organisatorische eenheid, zonder onderverdeling in afdelingen of secties. Het is erg aanlokkelijk te spreken over diverse 'teams' die zouden kunnen samenwerken, zoals de beleidsmedewerkers en de uitvoerend secretaris, de informatiemedewerker, uitvoerend secretaris en directeur van het instituut, en de beleidsmedewerkers en de projectmanagers. Of te kijken naar de verschillende functies waarbij vraagbeheer een rol speelt en deze binnen een afgebakend domein te plaatsen. Het doel van de nieuwe organisatie is echter samenwerking, inclusiviteit en resultaatgerichtheid. We moeten niet proberen pijlers, gebiedjes of afdelingen te creëren, maar ons vooral concentreren op ons gemeenschappelijke doel: de academische gemeenschap dienen zodat deze tot bloei kan komen. Het is uiterst belangrijk ervoor te zorgen dat er netwerken rondom het ISS worden gebouwd en niet rondom individuen: dat de uitvoerend secretaris tot taak heeft de belanghebbenden erbij te betrekken, betekent niet dat de beleidsmedewerkers mogen worden uitgesloten; zij moeten worden geholpen bij de vorming van netwerken met externe financieringsinstanties en omgekeerd. Partners als SAIL, DAIR, PIE, WOTRO en DGIS vereisen gecoördineerde aandacht. In de tabel hieronder worden alle functies van MSO aangeduid in voltijdsequivalenten (fte's). Fte's kunnen over twee of meer mensen worden gespreid: Functie omschrijving UFO Fte Schaal 1 Institute director, demand manager SMC, SSC HR&F (HR-deel) and SSC EFB Directeur bedrijfsvoering 2 1, Executive secretary Bestuurssecretaris 1 1, Business and project controller, demand manager SSC HR&F (F-deel) Controller 2* 1, Information officer, demand manager UB Informatiemanager 3 1, Policy officers research and education, demand manager SSC OO&S and research support Beleidsmedewerker 1 2, Policy officer research and education Beleidsmedewerker 2 0, PhD support Medewerker studentenzaken 3 0,5 7 8 Project management support Project manager 3 1, Project management support Projectmanager 4 1, Office Manager Teamleider 1 1, Administrative/secretarial support Secretaresse 1 1, Administrative/secretarial support Secretaresse 2 3,0 7 TOTAAL MSO 14,8 13 Editorial support Development and Change Redacteur 3** 1, Editorial support Development and Change Redacteur 4** 1,0 9 Reorganisatieplan ISS - NL - definitief - versie CvB - 27 juni / 56