Raadsinformatiebrief

Transcriptie

1 documentnr.: INT/C/16/27832 zaaknr.: Z/C/16/36424 Raadsinformatiebrief Onderwerp : Aanbesteding gemeentepagina 2017 en verder, gemeente Cuijk Aard : Actieve informatie Portefeuillehouder : W.A.G. Hillenaar Datum college : 26 oktober 2016 Openbaar : Ja Afdeling : Publiek Contactpersoon : Henk Ruijs Telefoon : henk.ruijs@cgm.nl In te vullen door de griffie Nummer brief : Datum verzending : 27 oktober 2016 Nummer weekbericht : 40 Aanleiding Met deze Raadsinformatiebrief (RIB) informeren wij u over het proces van aanbesteden van de gemeenterubriek (gemeentepagina). Inhoud De inwoners van de gemeente Cuijk dienen geïnformeerd te worden over gemeentelijke kwesties. Daar zijn diverse kanalen voor. Sinds 1 april 2015 maakt de gemeente Cuijk alle algemeen verbindende voorschriften, beleidsregels, verordeningen en andere besluiten van algemene strekking officieel bekend via (elektronisch gemeenteblad). Daarnaast verspreidt de gemeente persberichten, worden informatieavonden gehouden, werkbezoeken afgelegd en dergelijke. De gemeente communiceert dus op diverse manieren en langs verschillende kanalen. Een belangrijk medium is de gemeentelijke informatierubriek (ook wel: gemeentepagina). Met deze informatierubriek heeft de gemeente Cuijk een kanaal waarlangs zij het gemeentelijk nieuws kan verspreiden zonder dat daar een redactionele wijziging in plaatsvindt. Berichten worden één op één geplaatst. Het gaat om diverse soorten berichten, vaak ook berichten die door de reguliere pers niet worden opgepikt of die door de pers via een andere invalshoek behandeld worden. Ook vinden op de gemeentepagina als service verwijzingen plaats naar de officiële publicaties op De gemeenterubriek is feitelijk plat gezegd ingekochte advertentieruimte waarop de gemeente haar boodschap ongewijzigd en geheel naar eigen wens, kwijt kan. De gemeente Cuijk werkt sinds 1 januari 2014 intensief samen met de gemeente Grave en de gemeente Mill en Sint Hubert in de Werkorganisatie CGM. Doel van deze samenwerking is met het oog op behoud van gemeentelijke zelfstandigheid de Kwetsbaarheid te verminderen, de Kosten te reduceren en de Kwaliteit te verhogen. De bekende drie K s. Een van de uitvloeisels van dit principe is dat de drie gemeenten hun gemeentelijk nieuws hebben gebundeld in één gemeenterubriek. Dat wil zeggen, deze rubriek bestaat uit vier gedeelten, een algemeen CGM-gedeelte, met daarna per gemeente een eigen rubriek. De reden voor deze bundeling was meerderlei. 1

2 Een gezamenlijke rubriek is belangrijk voor een eendrachtige samenwerkingsuitstraling. Een gezamenlijke rubriek voorkomt extra kosten want het voorkomt dubbelplaatsing van artikelen. Een gezamenlijke rubriek is efficiënt als werkproces. De Werkorganisatie CGM heeft immers maar met één partij te maken (één aanspreekpunt, één opmaakpunt, één factuur e.d.). Toen de gemeenterubriek werd aanbesteed was dan ook een van de aanbestedingseisen dat het huis aan huisblad waarin de gemeenterubriek wordt gepubliceerd, dient te worden verspreid bij alle (huis)adressen in onze (drie) gemeenten. Deze eis hield overigens niet in dat het per se om één en dezelfde krant moest gaan. Een samenwerking van kranten waarbij de Werkorganisatie CGM één aanspreekpunt heeft maar waarbij de volledige rubriek in drie verschillende kranten is (door)geplaatst, zou worden toegestaan. Op basis van de aanbestedingseisen destijds hebben de volgende uitgevers een aanbieding gedaan: Wegener Media, (nu uitgeverij De Persgroep) met de gecombineerde huis aan huisbladen De Koerier Mill Graafsche Courant Cuijks Weekblad. Een samenwerkingsverband tussen drie uitgevers; Tekst & Uitleg, Gerritsma Reclame en de Stichting huis aan huis krant Mill en Sint Hubert met de gecombineerde huis aan huisbladen Arena Lokaal Editie Cuijk de Neije Krant. De Winter Mediagroep (nu uitgeverij Talvi) met alleen het huis aan huisblad De Maasdriehoek. Deze krant, De Maasdriehoek, verschijnt in alle drie de gemeenten. Alle drie de offrerende partijen voldeden aan de aanbestedingseisen. Echter op basis van de (nogal grote) prijsverschillen is gekozen voor de goedkoopst offrerende partij. Dat was De Winter Mediagroep (nu Talvi) met De Maasdriehoek. Thans staan we voor een nieuwe aanbestedingsperiode, de periode 1 januari december Bij de nieuwe aanbesteding spelen twee zaken een rol: het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten en de bevoegdheid. Dit geldt voor alle drie de gemeenten. Inkoop- en aanbestedingsbeleid: Destijds is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aangegeven dat het bij het verspreiden van gemeentenieuws via een gemeenterubriek om een dienst gaat. Met de gemeentepagina voor alle drie de gemeenten (inclusief het algemene CGM-gedeelte) is een bedrag gemoeid van ongeveer euro op jaarbasis. Onze eigen regels voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid schrijven bij diensten voor dat deze meervoudig aanbesteed moeten worden als het totale bedrag ligt tussen de en euro. Bevoegdheid: Een dergelijke aanbesteding is een bevoegdheid van het college. Wat betreft het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het helder. Het contract met uitgeverij Talvi loopt af en er dient opnieuw aanbesteed te worden. Wat betreft de bevoegdheid is de zaak ook helder; het gaat hier om een bevoegdheid van het college. De aanbestedingseisen van destijds zijn dan ook in ons college besproken met als gevolg dat de toen geldende aanbestedingseisen opnieuw door ons zijn vastgesteld. Dit wil zeggen: de eis dat het huis aan huisblad waarin de gemeenterubriek wordt gepubliceerd, dient te worden verspreid bij alle (huis)adressen in onze (drie) gemeenten is gehandhaafd. Impliciet houdt dit opnieuw in dat drie afzonderlijke uitgevers/huis aan huisbladen gezamenlijk kunnen offreren als dat tenminste inhoudt dat de drie kranten het gehele, gezamenlijke grondgebied van de drie CGM-gemeenten bestrijken en dat de Werkorganisatie CGM één aanspraakpunt heeft. Ook dient de volledige gemeentelijke informatierubriek dus alle vier de onderdelen gepubliceerd te worden in de te verschijnen bladen. De overige eisen, zoals het kostenaspect, blijven daarnaast onverkort van kracht. 2

3 Met het opnieuw vaststellen van deze aanbestedingseisen menen wij dat enerzijds recht gedaan wordt aan de hierboven genoemde drie K s en dat anderzijds ieder lokaal huis aan huisblad een reële mogelijkheid heeft om mee te doen aan de aanbesteding. Bijlagen - Aanbesteding gemeentepagina; Programma van eisen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Cuijk, drs. R.H.M.A. Rongen secretaris mr. W.A.G. Hillenaar burgemeester 3

4 AANBESTEDING GEMEENTEPAGINA De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert publiceren wekelijks gemeentelijke berichten ( nieuws en openbare bekendmakingen) in een lokaal huis aan huisblad. Deze berichten bestaan uit teksten over projecten, ontwikkelingen, afvalinzameling, raads- en commissieagenda s, etc. etc. De redactie van deze teksten en het bijbehorend beeldmateriaal ligt in handen van de Werkorganisatie CGM (zelfstandige rechtspersoon), de werkorganisatie die in opdracht van de drie genoemde gemeenten werkzaam is. Contactpersoon en gegevens: De heer G. Kersten, Centrale Inkoop, Postbus 7, 5360 AA Grave. PROGRAMMA VAN EISEN Contractperiode Wij gaan uit van een contractperiode van één jaar, ingaand op 1 januari 2017 met daarna tweemaal een optie voor één jaar verlenging. Redactie De redactie van en de rechten op het te publiceren materiaal (tekst en beeld) blijft/blijven volledig bij de Werkorganisatie CGM of bij de afzonderlijke gemeente(n). Vormgeving De opmaak van de gemeentepagina s dient te worden verzorgd door uw dtp-afdeling. Deze opmaak zal geschieden in de huisstijl van de afzonderlijke gemeenten. Hiervoor zullen voorbeelden, formats of sjablonen worden aangereikt. De gemeentepagina s dienen daarbij in full colour opgemaakt en gedrukt te worden. Verspreiding Het huis aan huisblad waarin de gemeentepagina s worden gepubliceerd, dient vanaf de datum waarop de gemeentepagina s worden gepubliceerd, aantoonbaar te worden verspreid bij alle (huis)adressen in onze gemeenten, behoudens de adressen waarvan de bewoners te kennen hebben gegeven geen huis aan huisblad te willen ontvangen middels een Nee-Nee-sticker op de brievenbus. In uw offerte willen wij cijfers m.b.t. een dergelijke bezorggarantie terugvinden. Plaats gemeentepagina s De gemeentepagina s dienen op een mooie, vaste plek in het huis aan huisblad te komen. De drie gemeenten willen daarnaast hun pagina s terugvinden in één, uitneembaar katern. Na gunning van de opdracht wil de Werkorganisatie CGM met u afspraken maken over afstemming/versterking van berichtgeving op de gemeentepagina s onderling en met de redactionele berichten in de rest van het blad. In uw offerte willen wij aangegeven zien welke plaats het uitneembare katern in uw blad krijgt en wij nodigen u uit om aan te geven welke ideeën u eventueel al heeft over de bedoelde afstemming.

5 Wekelijks werkproces Het wekelijks uitbrengen van de gemeentepagina s vergt afstemming tussen uw bedrijf en de Werkorganisatie CGM. Denk aan zaken als: - Wat is de vaste verschijningsdag van uw huis aan huisblad? - Op welke dag en op welk tijdstip levert de Werkorganisatie CGM de kopij aan en in welk bestandsformaat moet worden aangeleverd? - Op welk moment ontvangt de Werkorganisatie CGM een paginaproef en dient deze weer bij u retour te zijn? - Hoe wordt de Werkorganisatie CGM op de hoogte gesteld van afwijkende publicatiedata, bijv. rond de feestdagen en welke aanlevertermijnen gelden dan? - Is er een vast aanspreekpunt voor bovengenoemde zaken? U dient in uw offerte aan te geven hoe u het wekelijks werkproces ziet. Gemeentepagina als PDF-bestand Volledige gemeentepagina s worden ook via de drie gemeentelijke websites gepubliceerd. Dit geschiedt als pdf-bestand. In uw offerte dient u aan te geven tegen welke (meer)kosten u wekelijks de pdfbestanden aan de Werkorganisatie CGM kunt leveren. Digitalisering Gemeenten zijn de laatste jaren steeds vaker wettelijk verplicht om bepaalde publicaties digitaal dan wel elektronisch te verrichten. Zodra de analoge publicatieplicht wettelijk vervalt, behouden de gemeenten het recht voor om analoge publicaties te stoppen. In het contract zal dit als ontbindende voorwaarde (clausule) worden opgenomen. In uw offerte dient u rekening te houden met deze ontbindende voorwaarde. Kosten Uw kostenberekening zien wij graag tegemoet op twee manieren - prijs per millimeter (flexibele afname) - prijs per hele en halve pagina (vaste wekelijkse afname) In uw offerte dient u op deze twee manieren in te gaan. Overige Indien u meent dat er nog andere redenen zijn waarom u een aantrekkelijke partij zou kunnen worden, dan verzoeken wij u dat kenbaar te maken. Wij nodigen u uit om in uw offerte in te gaan op dergelijke redenen. ===