Nota van B&W. Samenvatting. Inleiding. gemeente Haarlemmermeer. Onderwerp Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer Portefeuillehouder mr. A.Th.H. Van Dijk Collegevergadering 17 oktober 2006 Inlichtingen Nathalie Goudsmit ( ) Samenvatting De gemeente Haarlemmermeer is voor de opmaak en publicatie van gemeentelijke informatie een overeenkomst aangegaan met Drukkerij Gebroeders Koning, tevens handelend onder de naam Hoofddorpse Courant, voor de duur van 12 maanden. De overeenkomst loopt tot 31 december De gemeente heeft een optie tot verlenging van eenmaal 12 maanden. De ervaringen met de Hoofddorpse Courant in de eerste negen maanden zijn positief. De uitgeverij heeft laten zien aan de eisen te voldoen zoals gesteld in het Programma van eisen uit de meervoudige onderhandse aanbesteding. In deze nota beschrijven wij de ervaringen met het nieuwe medium InforMeer in z'n algemeen en de uitgeverij in het bijzonder. Op basis hiervan stellen wij u voor de overeenkomst met de Hoofddorpse Courant tot 31 december 2007 te verlengen. Inleiding Vorig jaar heeft het college besloten om met ingang van 1 januari 2006 geen gemeentekrant meer uit te geven, maar de wettelijk verplichte mededelingen en redactionele informatie te plaatsen in een bestaand huis-aan-huisblad met verspreiding binnen de gemeentegrenzen. Na een meervoudige onderhandse aanbesteding is de opdracht voor de opmaak en publicatie van gemeentelijke informatie gegund aan de economisch meest voordelige inschrijver, de Hoofddorpse Courant. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de volgende gunningscriteria: prijs, programma van eisen, conformiteit met de algemene inkoopvoorwaarden, beleid inzake milieu en transparantie van de offerte. Het college heeft aan de gunning bestuurlijke goedkeuring gegeven. Tevens heeft het college ingestemd met de naamgeving InforMeer, het redactiestatuut en de redactionele formule. Opmaak en inhoud Bij aanvang van de opdracht is door de Hoofddorpse Courant een format gemaakt voor InforMeer conform de gemeentelijke huisstijl. Tevens is er een beeldmerk ontworpen voor de verwijzing op de voorpagina. InforMeer bevindt zich wekelijks in het hart van de Hoofddorpse Courant. Hierop is in een enkel geval een uitzondering gemaakt vanwege eerder gemaakte afspraken van de Hoofddorpse Courant met andere adverteerders. De omvang van InforMeer is &n redactiepagina en twee a drie pagina's bekendmakingen. Rond de gemeenteraadsverkiezingen en de vorming van het nieuwe college zijn extra redactiepagina's geproduceerd.

2 Onderwerp Volgvei 2 Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer De artikelen op de redactiepagina (I twee hoofdartikelen en twee kolomteksten) hebben een zakelijk en informatief karakter. De onderwerpen hebben betrekking op bestaand en voorgenomen beleid en activiteiten van de gemeente. De gemeenteraad heeft een vaste rubriek in InforMeer onder de noemer Raadsplein, met hierin o.a. de agenda van de raadsvergadering. Daarnaast wordt regelmatig in artikelen aandacht gevraagd voor de raad (gemeenteraadsverkiezingen, fractievoorzitters aan het woord, raadslid in de klas, politiek café). De communicatieadviseur van de raadlgriffie maakt deel uit van de redactievergadering. Communicatieadviseurs van de cluster CM0 en van Projecten en een persvoorlichter, zijn eveneens in de redactieraad vertegenwoordigd. Bekendmakingen Met de publicatie in de Hoofddorpse Courant is de productietijd aanzienlijk verkort. Voor de officiële bekendmakingen betekent dit een winst van meer dan een week t.o.v. de oude situatie. Dit betekent dat inzage- en bezwaarprocedures eerder kunnen worden opgestart. Overigens worden zowel de bekendmakingen als de volledige pdf van InforMeer wekelijks gepubliceerd op de internetsite van de gemeente. Hoofddorpse Courant De Hoofddorpse Courant verzorgt zowel de publicatie als de opmaak van de gemeentelijke informatie. De afspraken rond de productie van InforMeer worden zonder uitzondering nagekomen en de contacten met zowel medewerkers als directie van de Hoofddorpse Courant verlopen plezierig. Vragen en tussentijdse verzoeken worden adequaat behandeld en beantwoord. In het eerste helft van dit jaar is de Hoofddorpse Courant verbintenissen aangegaan met een nieuwe drukker en een nieuwe verspreider om nog beter aan de vraag van de gemeente te kunnen voldoen. De drukkwaliteit is verbeterd en alle gemeentelijke pagina's kunnen in kleur worden gedrukt. Verspreiding/ bereik Sinds april 2006 is de Hoofddorpse Courant in samenwerking met Reklamediensten De Schakel uit Lisse een eigen distributieapparaat gestart. Onder het label Bikkel vindt de bezorging op donderdag plaats: huis-aan-huis, boerderij aan boerderij, op bedrijventerreinen en in winkelcentra. Alle wijken in Haarlemmermeer hebben een bezorger en worden gelopen. Er is een gegarandeerde nabezorging. (Bijlage) Over klachten t.a.v. de bezorging zijn tussen de gemeente en de Hoofddorpse Courant nadrukkelijk afspraken gemaakt. Als inwoners bij de gemeente melden dat zij geen Hoofddorpse Courant hebben ontvangen, worden hun gegevens doorgegeven aan de Hoofddorpse Courant en krijgen zij deze per post nagezonden. Uiteraard wordt de klacht ook gemeld bij de verspreider. Na enige tijd neemt de Hoofddorpse Courant contact op met de betreffende inwoner om na te gaan of de reguliere verspreiding in orde is, tot die tijd wordt de krant wekelijks separaat per post toegezonden. De separate verzendlijst telde in het begin 198 adressen. Inmiddels is het aantal van wisselende adressen teruggebracht tot 82 (oktober 2006) en dat aantal daalt nog steeds. Van verschillende adressen zijn geen telefoonnummers bekend, deze blijven lang op de lijst omdat de mensen zelf meestal niet laten weten dat ze de krant wel weer bezorgd krijgen. De wijken waar klachten zijn worden door De Schakel en de Hoofddorpse Courant gecontroleerd. Bij meerdere klachten wordt de bezorger ontslagen. Als de bezorger verhinderd is, stuurt De Schakel de krant per post.

3 Onderwerp Volgvel 3 Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer Naast de verspreiding via Bikkel kent de Hoofddorpse Courant ruim zeventig afhaalpunten door heel Haarlemmermeer waar de krant of een extra krant gratis kan worden meegenomen. Gesteld kan worden dat de Hoofddorpse Courant in de afgelopen maanden heeft bewezen te voldoen aan alle eisen wat betreft deadlines, herkenbare layout, vaste plek, achtereenvolgend geplaatst, verwijzing vanaf de voorpagina, kleurgebruik, proevencontrole, frequentie en bereik, zoals opgenomen in het Programma van eisen van de aanbesteding. Financiën De kosten voor de opmaak en publicatie van de gemeentelijke informatie (conform contract) zijn in de eerste drie kwartalen van 2006 f ex. BTW. Er zijn gemiddeld meer dan 3 pagina's per week afgenomen. Dit heeft aan de ene kant te maken met inkoop van extra redactionele pagina's rondom de gemeenteraadsverkiezingen en het nieuwe college, aan de andere kant met een grotere hoeveelheid officiële bekendmakingen. Als er aan het einde van het jaar meer dan 150 pagina zijn afgenomen, is er volgens het contract een prijsreductie van toepassing. Nieuwe aanbesteding of verlenging huidige overeenkomst Het team Inkoop & Aanbesteding van de Cluster Juridisch heeft geadviseerd de huidige overeenkomst met de hoofddorpse Courant met 12 maanden te verlengen. In het voorjaar 2007 wordt de overeenkomst in overleg met de cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek geëvalueerd, een voorstel gedaan op welke wijze in de toekomst wordt omgegaan met de opmaak en publicatie van gemeentelijke informatie en de aanbestedingsprocedure bepaald. (Zie bijlage) Lezersonderzoek In juni van dit jaar is een lezersonderzoek gehouden om een eerste indicatie te krijgen van het leesgedrag met betrekking tot InforMeer. Op dat moment maakte de gemeente slechts vijf maanden van deze wijze van informatieverstrekking gebruik. Via een telefonische enquête zijn 100 mensen ondervraagd die de gemeentepagina's kennen. Hiervoor zijn in totaal 173 bewoners (verspreid over de verschillende kernen) benaderd. Van de 100 ondervraagden die InforMeer kennen, ontvangt 91,9% de Hoofddorpse Courant elke week of bijna elke week. Ongeveer twee derde leest de pagina's elke week of bijna elke week. Slechts zeven procent leest InforMeer nooit. Ruim 50% van de personen die InforMeer lezen, geeft aan dat de pagina's ook door de partner worden gelezen. De lezers geven InforMeer gemiddeld een 7,l en zijn met name tevreden over het informatieve gehalte van de pagina's. Zij lezen InforMeer met het doel op de hoogte te blijven van actueel nieuws van de gemeente (48%) en bekendmakingen en vergunningen (33%). Verder vindt men de pagina's overzichtelijk en kan men goed vinden wat men zoekt. Een ruime meerderheid vindt InforMeer makkelijk te vinden en herkent InforMeer als informatie van de gemeente. Samenvattend blijkt dus dat InforMeer ondanks zijn korte bestaan al als ruim voldoende wordt gewaardeerd en dat de lezers de pagina's over het algemeen goed weten te vinden en herkennen als informatie van de gemeente. Hoewel er bij de gemeentekrant na zes jaar sprake was van een kleiner percentage niet-lezers, was de gemeentekrant een volledig eigen uitgave die separaat werd verspreid. Het behoeft geen betoog dat een dergelijke

4 Onderwerp Volgvel 4 Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer uitgave een hogere attentiewaarde heeft, dan een publicatie die is opgenomen in een andere uitgave (huis-aan-huisblad). Overigens bezoekt bijna de helft van de inwoners die InforMeer niet kennen of lezen, wel de gemeentelijke website. Op de nieuwspagina van de site wordt InforMeer wekelijks gepubliceerd. Maatregelen In de tweede helft van 2006 en de eerste helft van 2007 willen wij de bekendheid van InforMeer verder vergroten. Hiervoor zijn al enkele maatregelen in gang gezet. De Hoofddorpse Courant maakt een nieuw voorstel voor een meer opvallende verwijzing vanaf de voorpagina. Tevens komt er een redactioneel artikel over InforMeer in de Hoofddorpse Courant zelf. Andere maatregelen kunnen b.v. zijn: niet de Hoofddorpse Courant maar de bijlage Informeer als zodanig ophangen of neerleggen bij service- en contactpunten van de gemeente, extra distributie van InforMeer tijdens bijeenkomsten, activiteiten en evenementen van de gemeente, stopperslstreamers in de Hoofddorpse Courant en op internet waarmee verwezen wordt naar InforMeer. Evaluatie In de eerste helft van 2007 wordt opnieuw een lezersonderzoek gehouden en zullen de verdere ervaringen rondom InforMeer wederom worden geëvalueerd. De uitkomsten van deze evaluatie worden meegenomen in het voorstel voor de aanbestedingsprocedure voor het jaar 2008 e.v.. Communicatie Allereerst worden de direct betrokkenen (intern: team Inkoop en Aanbesteding, redactieraad, cluster CMO, leveranciers van de officiële bekendmakingen; extern: Hoofddorpse Courant) van het besluit op de hoogte gebracht. Vervolgens verschijnt er een bericht op intranet en wordt het besluit opgenomen in B&W nieuws. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: a. het contract met de Hoofddorpse Courant eenmalig met 12 maanden te verlengen; b. er in de tussentijd naar te streven de bekendheid van InforMeer verder te vergroten; c. in het voorjaar van 2007 de situatie opnieuw te bezien en met een voorstel te komen voor een aanbestedingsprocedure; d. deze nota ter kennisname aan de raad te zenden. Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens deze,

5 Onderwerp Volgvel 5 Contractverlenging n.a.v. eerste evaluatie InforMeer Bijlage(n) Verspreiding Hoofddorpse Courant Advies contract Hoofddorpse Courant

6 @ Hdddorpse Courant De Hoofddorpse Courant is al sinds 1924 een uitgave van Drukkerij Gebr. Koning B.V. Algemeen nieuwsblad voor Haarlemmermeer en omstreken. Verpreiding Hoofddorpse Courant (HC) Om nog meer grip te krijgen op de bezorging is de HC een eigen distributieapparaat gestart in april 2006 in samenwerking met Reklamediensten "De Schakel" uit Lisse. Onder het label "Bikkel" vindt de bezorging op donderdag echt huis-aan-huis plaats, boerderij aan boerderij, maar ook op bedrijventerreinen en winkelcentra. Alle wijken in Haarlemmermeer hebben een bezorger en worden gelopen. Bovendien hebben wij een gegarandeerde nabezorging. Door de binnendienst van "De Schakel" en de HC vindt voortdurend controle plaats en is er een 100% openheid in klachtenbezorging. Ook zijn er door de gehele Haarlemmermeer ruim zeventig afhaalpunten waar de krant of een extra krant gratis meegenomen kan worden. Bij de Hoofddorpse Courant blijven wij hard werken aan kwaliteitsverbetering. Meer dan ooit beogen we een klankbord te zijn van de lokale samenleving in al haar aspecten. In deze ambitie past ook om meer grip te krijgen op de bezorgen. Bikkel betekent beter bezorgen, dat wordt gestimuleerd door de bezorger te laten sparen als extra beloning, zoals cadeaubonnen via kijkshop.nl. Bovendien maken zij kans op een scooter of een computer. Hoofddorpse Courant Henk Koning Raadhuislaan i9 Postbus 7 Postbank AA Hoofddorp Bank: Rabobank Hoofddorp Tel Rek.nr Fax BTW-nr.: N Loo Boi

7 gemeente Haarlemmermeer W ieay*l&, Aan Frans van den Boorn Nathalie Goudsmit Groep Ondersteuning Cluster Juridisch Team Inkoop &Aanbesteding C.C. Van Glenn Koorn Datum 10 oktober 2006 Advies contract Hoofddorpse Courant Onderwerp Beste Frans, Nathalie, Zoals besproken ontvangen jullie hierbij mijn advies voor het contract met de Hoofddorpse Courant. Aanbesteding 2005 In oktober 2005 is er, naar aanleiding van de verwachte uitgaven voor de opmaak en publicatie van gemeentelijke informatie, in overleg met afdeling Communicatie & Marketing een meervoudige onderhandse aanbesteding opgestart voor de hiervoor genoemde opdracht. Van de 3 potentiële leveranciers hebben er 2 leveranciers een offerte ingediend. Na beoordeling op verschillende selectie- en gunningcriteria heeft uiteindelijk gunning plaatsgevonden aan de Hoofddorpse Courant. Op 1 januari 2006 is er een overeenkomst met de Hoofddorpse Courant afgesloten voor de duur van 12 maanden met een optie tot verlenging van 12 maanden. Voor deze contractduur is gekozen aangezien door de gemeente besloten was om deze opdracht op een andere wijze in te vullen (voorheen Gemeentekrant) en tussentijds wil bezien of dit naar tevredenheid verloopt. Huidige situatie Begin september 2006 heeft Team Inkoop & Aanbesteding (TIA) aangegeven dat er besloten dient te worden of de gemeente gebruik wilt maken van de verlenging van de overeenkomst met 12 maanden. Daarnaast heeft TIA een managementrapportage opgevraagd van de uitgaven. Nathalie Goudsmit (Cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek) heeft aangegeven zeer tevreden te zijn over de samenwerking met de Hoofddorpse courant en is voornemens om de overeenkomst te verlengen. TIA heeft begin oktober de gevraagde managementrapportage ontvangen en daaruit bleek dat de totale inkoopomzet van de Hoofddorpse Courant t/m september 2006 E ,- ex btw bedraagt. De verwachte inkoopomzet voor 2006 zal ongeveer E , ,- ex btw bedragen. Deze bedragen zijn hoger uitgevallen dan was verwacht. De redenen voor de hogere afname van pagina's zijn: Gemeenteraadsverkiezingen Nieuw college Toename officiële bekendmakingen Nathalie Goudsmit verwacht dat de inkoopomzet voor 2007 ongeveer E ,- zal bedragen.

8 Nieuwe aanbesteding of verlenging huidige overeenkomst Op basis van de huidige inkoopomzet en de verwachte inkoopomzet voor 2007 zou achteraf gezien voor deze opdracht de Europese aanbestedingsprocedure gevolgd dienen te worden conform het aanbestedingsbeleid 2005, echter door de eerder genoemde redenen heeft Cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek deze toename niet kunnen voorzien. Verlenging van de overeenkomst met 12 maanden (formeel diende dit voor 1 oktober 2006 kenbaar gemaakt te worden aan de Hoofddorpse Courant zoals eerder aangegeven) is een optie mede omdat Cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek tevreden is over de samenwerking met de Hoofddorpse Courant en de inwoners van de gemeente Haarlemmermeer de gemeentelijke pagina's steeds beter weten te vinden. Tevens is de markt voor deze opdracht zeer beperkt (naast de Hoofddorpse Courant nog 1 potentiële aanbieder welke op de aanbesteding in 2005 heeft ingeschreven). Advies Op basis van bovenstaande informatie kom ik tot het volgende advies: De huidige overeenkomst met de Hoofddorpse Courant met 12 maanden verlengen. Tevens in het voorjaar 2007 de overeenkomst in overleg met Cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek evalueren, bepalen op welke wijze men in de toekomst om wil gaan met de opmaak en publicatie van gemeentelijke informatie en de aanbestedingsprocedure bepalen. Bovenstaand advies is een afwijking op de Nota aanbestedingsbeleid Indien Cluster Communicatie, Marketing & Onderzoek hiermee akkoord gaat dan dient hiervoor (lees Frans van den Boorn) toestemming gevraagd te worden aan de groepsmanager (zie hiervoor ook de toelichting in hoofdstuk 5 van de Nota aanbestedingsbeleid 2005).