ECGR/U Lbr. 08/21

Transcriptie

1 Brief aan de leden T.a.v. het college informatiecentrum tel. (070) betreft Officiële Elektronische Publicaties uw kenmerk ons kenmerk ECGR/U Lbr. 08/21 bijlage(n) 1 datum 22 februari 2008 Samenvatting De wet Elektronische Bekendmaking regelt onder meer dat vanaf 1 januari 2009 de Staatscourant (evenals het Staatsblad en het Traktatenblad) in plaats van in gedrukte papieren vorm voortaan elektronisch worden gepubliceerd. De bekendmakingen die gemeenten in de Staatscourant dienen te plaatsen, zullen daarom voortaan ook elektronisch geschieden. Om op 1 januari 2009 verantwoord te kunnen overstappen op elektronische publicatie van officiële bekendmakingen zal er al vanaf 7 april 2008 worden gestart met de elektronische aanlevering van kopij aan het Digitale Loket. Om van het Digitale Loket gebruik te kunnen maken dienen alle geautoriseerde aanleveraars, waaronder gemeenten, geregistreerd te worden. Langs deze weg brengen wij u op de hoogte van de veranderingen die binnenkort voor u gaan plaats vinden in de wijze van aanleveren en publiceren van deze officiële bekendmakingen. Bij voldoende belangstelling van gemeenten zullen er tevens (regionale) informatiebijeenkomsten over het project Officiële Elektronische Publicaties worden georganiseerd.

2 Aan de leden informatiecentrum tel. (070) betreft Officiële Elektronische Publicaties uw kenmerk ons kenmerk ECGR/U Lbr. 08/21 bijlage(n) 1 datum 22 februari 2008 Geacht college, Inleiding U levert documenten aan SDU Uitgevers aan indien gemeentelijke bekendmakingen in de Staatscourant dienen te worden gepubliceerd. Langs deze weg willen wij u op de hoogte brengen van de veranderingen die binnenkort gaan plaats vinden in de wijze van aanleveren en publiceren van deze officiële bekendmakingen. Juridisch kader Op dit moment is een nieuwe wet aangaande Elektronische Bekendmaking in behandeling in het parlement. Deze wet regelt onder meer dat vanaf 1 januari 2009 de Staatscourant (het Staatsblad en het Traktatenblad) in plaats van in gedrukte papieren vorm voortaan elektronisch worden gepubliceerd. De bekendmakingen die gemeenten in de Staatscourant dienen te plaatsen, zullen daarom voortaan ook elektronisch geschieden. Voor de goede orde verwijzen wij u hier naar de VNG ledenbrief d.d. 12 september 2007 (kenmerk ECGR/U Lbr.07/105) waarin niet alleen bovengenoemd aspect kort wordt behandeld, maar ook de twee andere aspecten van de wet Elektronische bekendmaking aan de orde komen. Deze twee andere aspecten betreffen a) de bevoegdheid van gemeenten tot elektronische bekendmaking, een bevoegdheid die op een bij een koninklijk besluit te bepalen tijdstip en in overleg met betrokken overheden zal worden omgezet in een verplichting en b) de verplichting voor gemeenten om al hun algemeen verbindende voorschriften, in geconsolideerde vorm via Internet ter beschikking te stellen; het Rijk ontwikkelt hiervoor een Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving, een online regelingendatabank waar gemeenten gebruik van kunnen maken.

3 Officiële Elektronische Publicaties De verplichting om de Staatscourant (het Staatsblad en het Traktatenblad) elektronisch uit te geven heeft als streefdatum 1 januari 2009 (bij de inwerkingtreding van de Wet elektronische bekendmaking). De elektronische publicatie zal bestaan uit een website met bekendmakingen en een zoekfunctie alsmede een attenderingservice op maat. Voor de realisatie is bij het ICTU-programma Overheid heeft Antwoord het project Officiële Elektronische Publicaties gestart. Een onderdeel van het systeem is een Digitaal Loket. Aanlevering via Digitaal Loket Om van alle voordelen van officieel elektronisch bekendmaken optimaal te kunnen profiteren is een andere wijze van aanleveren voor u als gemeente noodzakelijk. In plaats van aanleveren via wordt er vanaf 7 april 2008 aangeleverd via een zogenaamd Digitaal Loket, dat door het Rijk in samenwerking met SDU Uitgevers is ontwikkeld. Het Digitale Loket stelt geautoriseerde aanleveraars van bekendmakingen in staat om documenten en gegevens elektronisch aan te leveren. In het geval dat er voorheen sprake was van aanlevering via een mediabureau kunnen gemeenten: zelf gaan aanleveren via het digitale loket, of een of meer medewerkers van het mediabureau tot aanleveraar van de gemeente benoemen en registreren. Voor het aanleveren van een officiële publicatie worden drie stappen doorlopen waarbij een gebruiker uit zijn eigen omgeving de betreffende documenten in een digitaal bewerkbare vorm (en niet meer in PDF formaat) aanlevert, de publicatiedatum aangeeft en een aantal extra gegevens toevoegt, zoals documenttype en grondslag. Het systeem controleert de gegevens op volledigheid en toont vervolgens een overzicht van de ingevoerde gegevens. Zonder meerkosten worden de documenten na verwerking in PDF of XML formaat aan de gemeente teruggeleverd. Voor meer informatie zie de gebruikershandleidingen op De officiële publicatie is van aanlevering tot publicatie te volgen via het Digitale Loket. Op verzoek kunnen automatische notificaties worden ontvangen wanneer het door SDU Uitgevers opgemaakte stuk klaar staat voor publicatie en wanneer het is gepubliceerd. Een publicatie kan dan nog worden gewijzigd en tot enkele uren vóór de officiële bekendmaking worden ingetrokken. onderwerp Officiële Elektronische Publicaties datum 22 februari /04

4 Toegang tot het Digitale Loket Een gebruiker (uit de gemeente of van het mediabureau) dient met zijn persoonlijke DigiD in het Digitale Loket in te loggen. Indien men nog niet over een DigiD inlogcode beschikt, kan men die aanvragen op Na inloggen met DigiD gaat het Digitale Loket na of de gebruiker is geregistreerd en voor het Digitale Loket is geautoriseerd. Geautoriseerde aanleveraars Om van het Digitale Loket gebruik te kunnen maken dienen alle geautoriseerde aanleveraars, invoerders en supervisors geregistreerd te worden als gebruikers van het Digitale Loket. Aanleverende partijen als gemeenten dienen één of meerdere contactpersonen aan te wijzen, die vervolgens de gegevens van de geautoriseerde aanleveraars doorgeven aan het Digitale Loket. U kunt hiervoor gebruik maken van een elektronisch aanmeldingsformulier. Wanneer treden veranderingen in werking? Om op 1 januari 2009 verantwoord te kunnen overstappen op elektronische publicatie van officiële bekendmakingen zal er al vanaf 7 april 2008 worden gestart met de elektronische aanlevering van kopij aan het Digitale Loket. Met deze ene elektronische aanlevering wordt gedurende de rest van 2008 zowel de verplichte publicatie in de papieren media als de elektronische publicatie op Internet verzorgd. Tot 1 januari 2009 blijft u betalen voor het plaatsen van kopij in de papieren media. Vanaf 1 januari 2009 is de elektronische bekendmaking de officiële publicatie en geldt dat vanaf dat moment publiceren voor u gratis is. Vanaf 7 april kunt u ook in uw eigen belang alvast ervaring opdoen met de elektronische wijze van aanleveren van uw kopij en is ondersteuning en/of instructie beschikbaar. Ook zal uw bijdrage als gemeente vanaf 7 april de toegankelijkheid van de officiële bekendmaking enorm doen toenemen. Overheid heeft Antwoord heeft ons daarom laten weten uw deelname zeer op prijs stellen. Aanmelden Om alle voorbereidingen voor het Digitale Loket op tijd te kunnen afronden, wordt een spoedige aanmelding van uw contactpersonen erg op prijs gesteld. U vindt de aanmeldingsformulieren en meer informatie over het project Officiële Elektronische Publicaties op U kunt uw eventuele vragen of reacties sturen naar info@staatspublicaties.nl. onderwerp Officiële Elektronische Publicaties datum 22 februari /04

5 Informatiebijeenkomsten Wij zijn met Overheid heeft Antwoord overeengekomen dat bij voldoende belangstelling van gemeenten er (regionale) informatiebijeenkomsten over het project Officiële Elektronische Publicaties zullen worden georganiseerd. Indien u hiervoor interesse hebt, dan dient u dat vóór 7 maart 2008 kenbaar te maken door middel van een elektronisch formulier op Indien de informatiebijeenkomsten vanwege voldoende gebleken belangstelling - doorgang vinden, dan zal begin maart nadere informatie over de data en locaties te lezen zijn op en op onder het beleidsveld Juridische Zaken. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten mr. R.J.J.M. Pans, voorzitter directieraad Deze ledenbrief staat ook op VNG-net. Kijk op onder VNG-brieven. onderwerp Officiële Elektronische Publicaties datum 22 februari /04