Toelichting over de behandeling van: HAMERSTUK Raadsvoorstel Verordening elektronische publicatie Van: Het college van B&W van 25 september 2012

Transcriptie

1 Toelichting over de behandeling van: HAMERSTUK Raadsvoorstel Verordening elektronische publicatie 2012 Van: Het college van B&W van 25 september 2012 Doel: Toelichting: Besluiten Voorliggende besluitvorming Het college stelt de gemeenteraad voor om de Verordening elektronische publicatie 2012 vast te stellen. Achtergrond De Verordening elektronische publicatie voorziet in de mogelijkheid om de publicatie van besluiten uitsluitend elektronisch plaats te laten vinden. Het college heeft hiertoe op 11 juli 2011 een besluit genomen en de raad geïnformeerd. De brief is als bijlage toegevoegd. Vanaf oktober 2011 worden besluiten niet meer in de Brug gepubliceerd, maar alleen nog elektronisch. De Raad van State heeft recent uitgesproken dat het noodzakelijk is om deze praktijk vast te leggen in de door de raad vast te stellen verordening. Totdat de verordening is vastgesteld en inwerking treedt worden besluiten nog in de Brug gepubliceerd. Naam steller: steller: J. Willemsen. Tel. steller: Bijlagen: 1. Raadsvoorstel Verordening elektronische publicatie 2012 Ter inzage via dropbox, internet, Raadsgriffie en Informatiebalie 1. Verordening elektronische publicatie Brief van het college van B&W van 11 juli 2011 inzake Digitalisering Openbare Bekendmakingen

2 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 24 oktober 2012 / 123/2012 Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t. Onderwerp Verordening elektronische publicatie 2012 Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 Portefeuillehouder H.M.F. Bruls Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 25 september 2012 Samenvatting De Verordening elektronische publicatie gemeente Nijmegen voorziet in de mogelijkheid publicatie van besluiten uitsluitend elektronisch te laten plaatsvinden. Dit is in overeenstemming met de in Nijmegen sinds oktober 2011 gehanteerde praktijk. Het college heeft hiertoe op 11 juli 2011 besloten en uw raad geïnformeerd. Op grond van recente uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State is het noodzakelijk gebleken deze praktijk vast te leggen in een door uw raad vast te stellen verordening. Voorstel om te besluiten De Verordening elektronische publicatie 2012 vast te stellen. Opgesteld door, telefoonnummer, Janneke Willemsen, 3454, j3.willemsen@nijmegen.nl

3 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding De Verordening elektronische publicatie gemeente Nijmegen voorziet in de mogelijkheid publicatie van besluiten uitsluitend elektronisch te laten plaatsvinden. Dit is in overeenstemming met de in Nijmegen sinds oktober 2011 gehanteerde praktijk. Het college heeft hiertoe op 11 juli 2011 besloten en uw raad geïnformeerd. Op grond van recente uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State is het noodzakelijk gebleken deze praktijk vast te leggen in een door uw raad vast te stellen verordening. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader Bij uitspraken van 15 augustus 2012 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State overwogen dat uit artikel 2:14 tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) volgt dat de kennisgeving dat een ontwerpbesluit ter inzage ligt niet uitsluitend via internet kan worden gepubliceerd, tenzij in een wettelijk voorschrift hiervoor de mogelijkheid is opgenomen. In dat geval kan niet-elektronische kennisgeving van ontwerpbesluiten achterwege blijven. Een gemeentelijke verordening is als een dergelijk wettelijk voorschrift aan te merken. Artikel 2:14 tweede lid Awb heeft betrekking op alle berichten die niet tot één of meer geadresseerden zijn gericht. Omdat niet valt uit te sluiten dat de uitspraak van de Afdeling een breder bereik heeft dan enkel de kennisgeving van ontwerpbesluiten, is er voor gekozen om de verordening ook van toepassing te laten zijn op de ontvangst van meldingen en aanvragen en op (definitieve) besluiten. Op de publicatie van besluiten die algemeen verbindende voorschriften inhouden - zoals gemeentelijke verordeningen - is de verordening niet van toepassing. Daarvoor geldt artikel 139 Gemeentewet, op grond waarvan enkel elektronische publicatie voldoende is. 1.2 Relatie met programma Eén van de doelstellingen van het programma Bestuur & Middelen is ervoor zorgen dat het handelen en functioneren van de gemeente voldoet aan de wettelijke voorschriften en de eisen van legitimiteit. Dit voorstel draagt daar aan bij. 2 Doelstelling Mogelijk maken dat berichten die tot eenieder gericht zijn enkel op elektronische wijze gepubliceerd kunnen worden. 3 Argumenten De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft in een recente uitspraak aangegeven dat enkel elektronische publicatie mogelijk is, mits dit in een gemeentelijke verordening is vastgelegd. Sinds oktober 2011 is het in Nijmegen praktijk dat besluiten gepubliceerd worden in het elektronische gemeenteblad en niet langer meer in het huis-aan-huis blad de Brug. Nijmegen staat hierin niet alleen; landelijk zijn veel gemeenten, provincies en overige bestuursorganen overgegaan tot enkel elektronische publicatie van besluiten.

4 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 De wet geeft hiertoe ook de mogelijkheid, mits het in een verordening is vastgelegd. Dit is op 15 augustus jongstleden duidelijk geworden uit een drietal uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. De argumenten die in 2011 aan het besluit tot enkel elektronische publicatie van besluiten ten grondslag lagen gelden nog steeds, zo niet in nog sterkere mate: - De dienstverlening aan burgers wordt sterk verbeterd. - Het internetgebruik is naar schatting van bureau Statistiek tussen de 86-94% en zal alleen maar groeien in de toekomst. - De Brug bereikt niet iedereen door brievenbusstickers (ja/nee stickers). - De bezorging van de Brug laat soms te wensen over. - Op de gemeentepagina van de Brug staat een verwijzing naar de digitale publicaties en wordt aangeboden dat men gebruik kan maken van een computer in de stadswinkel, zo nodig met hulp van een medewerker. - Het bereik wordt vergroot door het bieden van een attendering of abonnement. Inmiddels zijn de burgers in Nijmegen ook al ruim een jaar gewend aan elektronische publicatie. Van belang is verder nog dat enkel elektronische publicatie het uitgangspunt is, maar in voorkomende gevallen altijd gekozen kan worden om alsnog ook tot publicatie in papieren vorm over te gaan. De vraag die daarbij met name bij ontwerpbesluiten centraal staat is: kan de kennisgeving daadwerkelijk al diegenen bereiken die naar verwachting bedenkingen kunnen hebben tegen het besluit. In veruit de meeste gevallen zal elektronische publicatie volstaan op basis van de hierboven genoemde argumenten. 4 Risico s Vanaf oktober 2011 zijn besluiten door de gemeente Nijmegen enkel elektronisch gepubliceerd. Op grond van de recente uitspraken van de Afdeling moet achteraf geconcludeerd worden dat deze wijze van publicatie niet afdoende is geweest. De meeste besluiten zijn echter inmiddels al onherroepelijk geworden. Om de risico s te beperken worden (ontwerp)besluiten in de periode tot aan inwerkingtreding van de verordening weer tijdelijk in de Brug gepubliceerd. 5 Financiën De kosten van elektronische publicatie vallen binnen de begroting. Indien geen verordening wordt vastgesteld, moeten publicaties weer in de Brug geplaatst worden. Dit brengt naar schatting per jaar aan kosten met zich mee, waarvoor geen budget beschikbaar is. 6 Communicatie De verordening elektronische publicatie wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd in het gemeenteblad.

5 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 3 Om verwarring bij burgers te voorkomen is bij de eerste publicatie in de Brug uitgelegd waarom publicatie weer tijdelijk in de Brug plaatsvindt. 7 Uitvoering en evaluatie Nadat de verordening in werking is getreden wordt publicatie in de Brug weer beëindigd en worden besluiten weer enkel elektronisch gepubliceerd. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Bijlage(n): Verordening elektronische publicatie 2012

6 De raad van de gemeente Nijmegen bijeen in zijn vergadering van... Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 25 september 2012 Gelet op het artikel 2:14 tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening elektronische publicatie 2012 VERORDENING ELEKTRONISCHE PUBLICATIE Artikel 1 Begripsbepaling Onder publicatie wordt in deze verordening verstaan: mededeling, kennisgeving en bekendmaking. Artikel 2 Toepassingsbereik Deze verordening is van toepassing op berichten van de raad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester als bedoeld in artikel 2:14 tweede lid van de Algemene Wet bestuursrecht. Artikel 3 Elektronische publicatie Publicatie van de ontvangst van meldingen, de ontvangst van aanvragen, ontwerpbesluiten en besluiten vindt elektronisch plaats, tenzij wettelijk een andere wijze van publicatie is voorgeschreven. Artikel 4 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking in het gemeenteblad. Artikel 5 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening elektronische publicatie Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van... De voorzitter, De raadsgriffier, drs. H.M.F. Bruls drs. M.M.V. Mientjes

7 Directie Stadsbedrijven Ingekomen stuk D29 (PA 28 september 2011) Servicebedrijf Communicatie Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 11 juli 2011 Ons kenmerk BS50\ Contactpersoon Miranda Kiesling Onderwerp Digitalisering Openbare Bekendmakingen Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte leden van de Raad, Sinds juli 2009 biedt de Wet Elektronische Bekendmakingen (WEB) decentrale overheden de mogelijkheid tot digitaal verstrekken van de openbare bekendmakingen. Daarmee is de wettelijke publicatieplicht in dag- en huis-aan-huisbladen bijna geheel komen te vervallen. Sindsdien zijn vele gemeenten overgegaan van publicatie in huis-aan-huisbladen naar een digitale versie via internet. Daarbij wordt aangesloten op de landelijke voorziening op waar burgers zich via een service kunnen abonneren op de bekendmakingen over vergunningen, ontheffingen en gemeentebladen. Door invoering van de WABO is een aantal vergunningen niet meer ondergebracht bij de gemeente, maar bij de provincie. Die vergunningen worden niet meer door gemeente Nijmegen gepubliceerd. In de Brug staan dus alleen de bekendmakingen van vergunningen die door de gemeente worden behandeld. Dat neemt het risico met zich mee dat een burger op basis van de publicaties in de Brug denkt dat er in zijn omgeving geen vergunningen zijn afgegeven, terwijl dat wel het geval is maar het een provinciale vergunning betreft. Digitalisering van de publicaties voorkomen dit probleem, omdat via een volledig beeld gegeven wordt van alle bekendmakingen in Nijmegen. Dit biedt dus veel meer rechtszekerheid voor de burger dan de huidige vorm van publiceren in de Brug. Gemeente Nijmegen wil deze landelijke ontwikkeling volgen door haar bekendmakingen in het vervolg digitaal beschikbaar te stellen en daar waar toegestaan niet langer meer van papieren publicatie gebruik te maken in het huis-aan-huisblad De Brug. Argumenten Wij zijn van mening dat de dienstverlening naar de burger op deze manier sterk wordt verbeterd. Gemeente Nijmegen wil door de digitalisering haar inwoners nog duidelijker en beter informeren over de plannen in ieders omgeving en de mogelijkheid geven daarop te reageren. Op deze wijze sluiten we aan op de gangbare manier van publiceren van dergelijke informatie. Bijkomend voordeel is de archieffunctie die hiermee wordt gecreëerd. Zo is eenvoudig terug te zoeken in eerder verschenen publicaties. De digitale bekendmakingen kunnen altijd in de Stadswinkel worden bekeken op de computer door de burger die geen beschikking heeft over internet.

8 Verder zijn de volgende argumenten van belang: - Het internet gebruik in Nijmegen is hoog (schatting bureau Statistiek 86-94%) en zal alleen maar groeien in de toekomst. - Volgens de laatste gegevens wordt de gemeentepagina in de Brug door 49% iedere keer of regelmatig gelezen (onderzoek bij volwassen Nijmegenaren). - Deze nieuwe vorm van publiceren past bij de wens van de burger om steeds meer informatie digitaal te ontvangen. - Het bereik wordt vergroot door voldoende publiciteit te geven in de Brug waar men de informatie kan vinden. - De Brug bereikt niet iedereen door de bekende brievenbusstickers (ja/nee stickers). - De bezorging van de Brug laat soms te wensen over. - De bekendmakingen worden tevens als ''open data'' aangeboden wat mogelijk maakt dat de burger deze informatie kan ontsluiten op digitale burgerinitiatieven zoals hun eigen wijkwebsites. - Het bereik wordt vergroot door het bieden van een attendering of abonnement. - Als extra service zal de lezer via de Brug wekelijks worden geattendeerd op de nieuwe openbare bekendmakingen op de website. Zo kan men in een oogopslag zien wat er in de eigen wijk speelt of gaat spelen. Het voordeel van deze service is dat de burger niet alleen wekelijks wordt geattendeerd op nieuwe bekendmakingen maar dat men zelf ook kan aangeven welke soort bekendmakingen hij wil ontvangen en voor welke postcodegebieden. Als voorbeeld geven we graag het Digitaal bouwarchief, een Nijmeegs project. Daarbij is in 2005 de keuze gemaakt om de bouwdossiers niet meer op papier in te laten zien, maar alleen nog maar digitaal. Burgers zonder computer kunnen sindsdien in de Stadswinkel het digitaal bouwarchief inzien. Indien nodig zelfs met begeleiding van een medewerker van het Open Huis. Het besluit om deze informatie alleen nog maar digitaal en niet meer op papier beschikbaar te stellen, heeft zelfs toen al in 2005 niet tot klachten geleid van burgers. Integendeel, het feit dat de gedigitaliseerde informatie vanaf dat moment altijd, overal en volledig beschikbaar was gekomen heeft juist tot heel veel positieve en enthousiaste reacties geleid. Ook heeft deze digitalisering ertoe geleid dat burgers geattendeerd werden op het bestaan van een gemeentelijk bouwarchief. Veel burgers waren daarvan niet op de hoogte. Digitalisering leidt tot bredere bekendheid van informatie, en daarnaast tot betere toegankelijkheid van die informatie. Inmiddels zijn we 6 jaar verder en is het computergebruik door de maatschappij enorm uitgebreid. Verwijzingen naar meer informatie op websites (bv NOS-journaal), internetbankieren, online reizen boeken etc zijn inmiddels gemeengoed geworden. Het digitaal bekendmaken van overheidsinformatie past geheel in die ontwikkeling. Substantiële besparingsmogelijkheden De digitalisering van de openbare bekendmakingen biedt niet alleen een betere service naar de burger maar levert daarnaast ook substantiële besparingsmogelijkheden in de advertentiekosten van de Brug van per jaar. Hiervan is reeds ingezet bij de perspectiefnota De overige zullen de de directies inzetten ter invulling van hun reeds opgelegde taakstelling.

9 Communicatie Naar de burgers zal veel aandacht worden besteed aan communicatie. Daarbij zal een acceptabele overgangsperiode gehanteerd worden om de burger te laten wennen aan de nieuwe werkwijze: Juli / oktober 1 oktober Digitale publicatie start Hele maand oktober Vanaf 1 november Wekelijkse vermelding in de Brug van voornemen te stoppen met papieren publicatie en overgang naar digitale publicatie - Zowel digitale en papieren publicatie in de Brug - Wekelijkse vermelding dat per 1 november m.b.t. overgang naar volledig digitale publicatie - Geen papieren publicatie meer in de Brug - Wekelijkse verwijzing in de Brug naar websites m.b.t. openbare bekendmakingen. Besluit Op basis van deze ontwikkelingen, de substantiële besparingsmogelijkheden en bovenstaande argumenten hebben wij besloten over te gaan van papieren publicatie in Huis-aan-Huisblad de Brug naar volledig digitale publicatie via Nijmegen.nl en Overheid.nl. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, mr. Th.C. de Graaf drs. B. van der Ploeg