Aanleverinstructie voor instellingen, PAAZ/PUK-en

Transcriptie

1 Aanleverinstructie voor instellingen, PAAZ/PUK-en Kostprijsonderzoek DBC ggz RG14 Versie oktober 2012

2 Inhoudsopgave Inleiding kostprijsonderzoek Achtergrond kostprijsonderzoek Leeswijzer... 4 Aanpak kostprijsonderzoek Aanpak en planning Kostprijspakket Kostprijsmodel Invulsjabloon Onderzoeksprotocol Aanleverinstructie Aanvullende onderzoeken Productiviteit Ondersteunende beroepen Onderverdeling directe / indirecte kosten Gemiddelde functiewaardering per CONO-behandelaar... 7 Instructie kostprijsberekening Algemeen Aansluiting aanlevering met bronsystemen Circuitindeling Rekenmethode: optie A of optie B STAP 1: Bepalen kostendragers STAP 2: Totale zorgaanbiederkosten STAP 3: Uitsluiten kosten uit kostprijsberekening STAP 4: Toerekenen kosten aan hulpkostenplaatsen STAP 5: Toerekenen kosten aan hoofdkostenplaatsen/kostendragers STAP 6: Toerekenen kosten hulpkostenplaatsen I aan kostendragers STAP 7: Toerekenen kosten aan hulpkostenplaatsen II aan kostendragers STAP 8: Totaliseren toegerekende kosten per kostendrager STAP 9: Bepalen productievolume per kostendrager STAP 10: Berekenen kostprijs per kostendrager Instructie kostprijsaanlevering STAP 1: Invoeren kosten en eenheden van behandelaren Invoeren kosten van behandelaren Invoeren eenheden van behandelaren DBC-Onderhoud 2 19

3 4.1.3 Kostprijs behandelaren STAP 2: Invoeren kosten en eenheden van dagbesteding en verrichting Invoeren kosten van dagbesteding en verrichting Invoeren eenheden van dagbesteding en verrichting Kostprijs dagbesteding en verrichting STAP 3: Invoeren kosten en eenheden van verblijf Invoeren code setting verblijf Invoeren kenmerken setting verblijf Invoeren kosten van verblijf Invoeren eenheden van verblijf Kostprijs verblijf STAP 4: Controleren totalen STAP 5: Beantwoorden vragenlijst DBC-Onderhoud 3 19

4 Inleiding U bent geselecteerd voor deelname aan het kostprijsonderzoek op basis waarvan de DBC-tarieven voor 2014 bepaald kunnen worden. In deze aanleverinstructie vindt u informatie over het kostprijsonderzoek, aanleveren van gegevens en de berekening van kostprijzen. 1.1 kostprijsonderzoek Het kostprijsonderzoek heeft als doel: Verzamelen en verwerken van de aangeleverde kostprijsgegevens (boekjaar 2012) tot stabiele, betrouwbare en controleerbare kostprijzen die representatief zijn voor de gehele DBC ggz per De NZa is opdrachtgever en eindverantwoordelijke van het kostprijsonderzoek. DBC-Onderhoud fungeert als uitvoerder van het kostprijsonderzoek. Dit betekent dat zorgaanbieders kostprijsgegevens formeel aanleveren aan de NZa, maar dat DBC-Onderhoud deze gegevens gebruikt voor het onderzoek. In de totstandkoming van dit nieuwe kostprijsonderzoek heeft de NZa een expertgroep samengesteld. Deze expertgroep bestond uit zorgaanbieders met kennis en expertise op het gebied van kostprijzen in de ggz. De expertgroep vormde een belangrijke adviesbron bij het verbeteren van het kostprijsonderzoek. 1.2 Achtergrond kostprijsonderzoek In 2011 heeft de NZa de uitkomsten van het kostprijsonderzoek RG13 niet direct kunnen overnemen in tarieven. De uiteindelijke tarieven zijn toen gebaseerd op een procentuele afslag op de berekende kostprijzen. Om die reden is de NZa begin 2012 gestart met de opzet voor een nieuw kostprijsonderzoek gericht op de herijking van tarieven per Deze tarieven zullen gebaseerd zijn op kostprijsgegevens van boekjaar Leeswijzer De aanleverinstructie bestaat uit de volgende onderdelen: Aanpak kostprijsonderzoek Hoofdstuk 2 beschrijft de aanpak, de benodigde documentatie en aanvullend onderzoek voor het kostprijsonderzoek. Instructie kostprijsberekening Hoofdstuk 3 is een instructie van de te doorlopen stappen van het kostprijsmodel. Instructie invulsjabloon Hoofdstuk 4 is een instructie van de te doorlopen stappen in het invulsjabloon. DBC-Onderhoud 4 19

5 Aanpak kostprijsonderzoek 2.1 Aanpak en planning Voor het kostprijsonderzoek heeft de NZa middels een a-selecte steekproeftrekking een aantal zorgaanbieders verplicht deel te nemen aan het kostprijsonderzoek. De geselecteerde zorgaanbieders vormen samen de referentiegroep. DBC-Onderhoud heeft de opdracht gekregen het kostprijsonderzoek uit te voeren. DBC-Onderhoud rapporteert over de uitkomsten van het onderzoek aan de NZa. Het kostprijsonderzoek kent de volgende planning: Fase 1: Voorbereiding (november 2012 januari 2013): In deze fase neemt DBC-Onderhoud contact op met de zorgaanbieders die zijn verplicht deel te nemen aan het kostprijsonderzoek. DBC-Onderhoud bespreekt individueel de aanpak van het kostprijsonderzoek. Daarnaast bespreekt DBC-Onderhoud in deze fase met de zorgaanbieder wat mogelijke knelpunten kunnen zijn in de kostprijsberekening of -aanlevering. Fase 2: Kostprijsberekening (februari 2013 mei 2013): In deze fase vindt de berekening van kostprijzen plaats bij de referentiegroep. DBC-Onderhoud ondersteunt hierbij de zorgaanbieders bij vragen over de berekening en aanlevering van kostprijzen. Fase 3: Kostprijsaanlevering (31 mei 2013): De uiterlijke deadline voor het aanleveren van kostprijzen is op 31 mei De kostprijzen dienen dan aan DBC-Onderhoud te zijn aangeleverd. 2.2 Kostprijspakket DBC-Onderhoud en de NZa stellen vier documenten beschikbaar voor de referentiegroep die leidend zijn bij de kostprijsberekening en gegevensaanlevering. De documenten zijn te downloaden op de website van DBC-Onderhoud of de website van de NZa via Kostprijsmodel Het kostprijsmodel versie 14 geeft een beschrijving van de wijze waarop kostprijzen berekend worden. Het betreft een geheel van begrippen, definities, rekenregels, verdeelsleutels en praktische aanwijzingen. Ggz-zorgaanbieders behorende tot de referentiegroep zullen conform dit model kostprijsgegevens aanleveren. Het kostprijsmodel is chronologisch opgebouwd. Dit houdt in dat een zorgaanbieder de hoofdstukken en bijbehorende stappen kan volgen voor het berekenen van kostprijzen. De stappen worden ook in hoofdstuk 3 van de aanleverinstructie genoemd Invulsjabloon Zorgaanbieders leveren hun berekende kostprijzen aan volgens een specifiek format, hiervoor is het invulsjabloon ingericht. Door de uniforme wijze waarop de gevraagde gegevens op het invulsjabloon worden ingevuld, zijn de kostprijzen vergelijkbaar en is het mogelijk deze te verwerken voor de landelijke kostprijsberekening. In het invulsjabloon is ook een vragenlijst opgenomen. In deze vragenlijst dient een zorgaanbieder toelichting te geven op de stappen die doorlopen zijn en de DBC-Onderhoud 5 19

6 keuzes die zijn gemaakt voor het berekenen van kostprijzen. In hoofdstuk 4 van de aanleverinstructie staat het invulsjabloon centraal Onderzoeksprotocol Bij het gebruik van kostprijzen voor de bepaling van tarieven is het van belang dat de kostprijzen op correcte wijze zijn berekend. De aan te leveren kostprijsgegevens dienen te voldoen aan specifieke eisen zoals omschreven in het kostprijsmodel en het invulsjabloon (zie ook hoofdstuk 3 en 4). De informatie dient te voldoen aan de gestelde betrouwbaarheidseisen om geïncludeerd te worden in de landelijke berekening van kostprijzen. Het onderzoeksprotocol fungeert als leidraad bij onderzoek naar de juistheid en betrouwbaarheid van de aangeleverde kostprijsgegevens voor de huisaccountant. Na aanlevering kan de NZa een externe check op de aangeleverde gegevens uitvoeren aan de hand van het onderzoeksprotocol. Het is voor een zorgaanbieder van belang dat de berekende en aangeleverde kostprijzen voldoen aan de eisen van het onderzoeksprotocol. Omdat het uitvoeren van het onderzoeksprotocol door de huisaccountant van de instelling of PAAZ/PUK wordt gedaan, zijn de daartoe behorende stappen niet opgenomen in deze instructie Aanleverinstructie De aanleverinstructie geeft een duidelijke uitleg van het proces en de planning voor het berekenen en aanleveren van kostprijzen. In dit document staat de instructie voor het kostprijsmodel en het invulsjabloon centraal (zie hoofdstuk 3 en 4). 2.3 Aanvullende onderzoeken Het kostprijsonderzoek kent naast het onderzoeken van kostprijzen ook aanvullende onderzoeken. Twee van deze aanvullende onderzoeken zijn impliciet in het kostprijsmodel verwerkt, namelijk het onderzoek naar de productiviteit en de ondersteunende beroepen. Twee andere aanvullende onderzoeken (onderverdeling directe/indirecte kosten en gemiddelde functiewaardering per CONObehandelaar), zijn niet opgenomen in het kostprijsmodel en worden tijdens het kostprijsonderzoek apart uitgevraagd Productiviteit De ggz werkt sinds 2002 met een vastgestelde productiviteitsnorm, de HHM. Zorgaanbieders uit de ggz geven al enige tijd aan dat deze norm niet meer aansluit bij de praktijk. Om dit te onderzoeken worden binnen dit kostprijsonderzoek meerdere rekenmethoden uitgevoerd voor het bepalen van het aantal patiëntgebonden uren (zie ook 3.10 en 4.12). De uitkomsten van het kostprijsonderzoek leiden mogelijk tot een herijking van de productiviteitsnorm binnen het kostprijsmodel Ondersteunende beroepen Binnen de ggz zijn beroepsgroepen actief die zorgverlenend zijn, maar niet onder de CONOberoepenlijst vallen. Het is voor deze ondersteunende beroepen niet mogelijk om tijd te schrijven voor de verrichtingen en behandelingen die zij uitvoeren. De inzet van ondersteuners is verdisconteerd in de uurtarieven van de tijdschrijvende CONO-behandelaar. Dit biedt onvoldoende inzicht in de zorgproductie, kosten en kwaliteit. Door de ondersteunende beroepen afzonderlijk uit te vragen, DBC-Onderhoud 6 19

7 ontstaat er inzicht in de inzet van de verschillende ondersteuners en op welke wijze zij aan een CONO-behandelaar worden toegerekend. Tot op heden is er geen duidelijkheid over de omvang van het aantal ondersteunende beroepen Onderverdeling directe / indirecte kosten In de voorbereiding van het kostprijsonderzoek is door de leden van de expertgroep aangegeven dat de verdeling van directe en indirecte kosten afhankelijk is van de duur van een DBC. Langere DBC s zouden naar verhouding meer indirecte kosten bevatten. Dit leidt tot een mogelijke ondervergoeding van langere DBC s en een oververgoeding van kortdurende DBC s. Ten opzichte van het onderzoek naar de productiviteit en ondersteunende beroepen, is dit aanvullende onderzoek niet in het kostprijsmodel en/of invulsjabloon opgenomen. In de voorbereiding van het kostprijsonderzoek (eerste fase, zie 2.1) wordt per zorgaanbieder onderzocht of deze mogelijke onder- en oververgoeding inzichtelijk kan worden gemaakt. De uitkomst van dit onderzoek kan leiden tot een herijking van de opbouw van productprijzen en tarieven Gemiddelde functiewaardering per CONO-behandelaar Op dit moment is er binnen de ggz geen inzicht in de gemiddelde functiewaardering per kostprijs van een CONO-behandelaar. Tijdens het vorige kostprijsonderzoek was hier volgens de toenmalige referentiegroep wel behoefte aan. Transparantie van de gemiddelde functiewaardering naast de gemiddelde kostprijs (per CONO-behandelaar) vergroot het inzicht en de vergelijkbaarheid tussen de zorgaanbieders. De uitkomst van dit onderzoek kan leiden tot een meer transparante en vergelijkbare opbouw van kostprijzen. DBC-Onderhoud 7 19

8 Instructie kostprijsberekening De instructie voor de kostprijsberekening volgt primair de hoofdstukken en bijbehorende stappen uit het kostprijsmodel. 3.1 Algemeen Aansluiting aanlevering met bronsystemen In deze aanleverinstructie zijn handreikingen opgenomen voor de berekening van kostprijzen en de invulling van het invulsjabloon (zie ook hoofdstuk 4). Per stap is aangegeven hoe de informatie kan worden ontleend aan de bronsystemen en welke specificaties en aansluitingen daarbij nodig zijn, zodat controle door huisaccountant mogelijk is. De aansluitingen en onderbouwingen hoeven niet te worden aangeleverd, maar kunnen wel worden opgevraagd. Daarbij is het van belang dat de gebruikte informatie zoveel mogelijk is ontleend aan, dan wel aangesloten met, de door de huisaccountant gecontroleerde verantwoordingen over het boekjaar 2012: De jaarrekening 2012 De nacalculatie 2012 De verantwoording inzake de gerealiseerde opleidingsplaatsen in 2012 Voor de informatie die niet rechtstreeks aan deze gecontroleerde stukken kan worden ontleend, dient wel zoveel mogelijk op totaalniveau een aansluiting te worden gemaakt waarbij de verschillen toereikend worden geanalyseerd en toegelicht. Belangrijke aansluitingen zijn in dit kader: Het totaal van de gerealiseerde Fte s en de daarin opgenomen aantallen Fte per CONO of VOVberoep. Het totaal van de gerealiseerde verblijfsdagen en de samenstelling per verblijfsdagcategorie (A t/m G). Aandachtspunt hierbij is het juist onderscheiden van aanwezigheid- en afwezigheidsdagen. Het totaal van de gerealiseerde uren dagbesteding en de samenstelling per categorie van dagbesteding. Het totaal van de geregistreerde werkelijk bestede patiëntgebonden tijd en de verdeling over directe en indirecte patiëntgebonden tijd. Het totaal van de kosten die worden meegenomen en de aansluiting daarmee met de jaarrekening, rekening houdend met de uit te sluiten kosten. De aansluiting van de aantallen gerealiseerde opleidelingen. Bij een aantal stappen (in het kostprijsmodel) is sprake van aantallen Fte. Hierbij wordt aansluiting gezocht met de salarisadministratie. Als er ook sprake is van inleen/inhuur van CONO-behandelaren (die tijd registreren), worden ook de betreffende aantallen Fte bepaald en toegerekend. Het totaal is bepalend voor de invulling en de aansluitingen. Dit punt wordt hierna niet steeds herhaald bij de stappen, maar dient wel te worden meegenomen bij de invulling en het maken van aansluitingen. DBC-Onderhoud 8 19

9 3.1.2 Circuitindeling Voor de kostprijsberekening volgens kostprijsmodel 14 is gekozen om het onderscheid naar circuits los te laten. Uitsluitend het circuit Crisis kent een eigen invulling omdat de kostentoerekening voor 24- uurs crisisdiensten verschilt Rekenmethode: optie A of optie B Voordat u de stappen van de rekenmethode kunt uitvoeren, moet u bepalen welke rekenmethode u hanteert: optie A of optie B. In principe is van belang dat u alleen de kostprijsinformatie aanlevert van Zvw activiteiten (optie A). Als dat niet mogelijk is, omdat de administratie in uw instelling bijvoorbeeld niet aansluitend is ingericht, dient u bij kostprijsinformatie van meerdere financieringsstromen (optie B) relevante kostendragers op basis van Zvw-definities te bepalen. Dit wordt in 4.2 verder toegelicht. Dit wordt bij de verschillende stappen niet meer herhaald, maar is wel buitengewoon van belang bij de invulling van het sjabloon en het documenteren van de aansluitingen. Voor activiteiten inzake financieringsstromen die niet in het kostprijsmodel worden betrokken, dienen wel alle bijbehorende kosten te worden geëlimineerd bij het invullen van het invulsjabloon. 3.2 STAP 1: Bepalen kostendragers Hoofdstuk 5 van het kostprijsmodel beschrijft hoe de van toepassing zijnde kostendragers moeten worden bepaald. De betreffende gegevens worden ontleend aan de salarisregistratie en de productieregistratie. Van deze beide bronsystemen dient te worden vastgesteld dat deze (op totaalniveau) aansluiten op de gecontroleerde jaarrekening en de gecontroleerde nacalculatie(s). Op basis van deze registraties bepaalt de instelling welke kostendragers van toepassing zijn en benoemt ze op het invulsjabloon. Voor de bepaling van de aantallen, eenheden en productievolume per kostendrager is stap 9/hoofdstuk 13 leidend. Relevante documentatie en aandachtspunten: Specificaties op basis van de salarisadministratie waaruit blijkt welke kostendragers behandelaren (conform bijlage 2 bij kostprijsmodel) aanwezig zijn bij de zorgaanbieder en hoe de aansluiting is tussen de betreffende Fte in de salarisadministratie en de ingevulde Fte in het invulsjabloon. Aansluiting salarisadministratie en jaarrekening Productieregistratie (of DIS-registratie) voor de verblijfsdagen per categorie, dagbesteding en verrichtingen als basis voor de bepaling van de betreffende kostendragers en de aansluiting hiervan met de ingevulde gegevens op het invulsjabloon. Aansluiting productieregistratie met nacalculatie en jaarrekening. Onderbouwing op welke wijze de verblijfscategorieën zijn bepaald uitgaande van de (werkelijke) VOV-formatie per locatie overeenkomstig met de salarisadministratie. Aansluiting van de dagbesteding naar de kostendrager patiëntuur over de vijf categorieën dagbesteding. Ook hier is aansluiting tussen productie-/ DIS-registratie en de geïdentificeerde categorieën. Hier wordt tevens inzicht gegeven of het om interne dagbesteding gaat, of dat de dagbesteding wordt doorbelast aan een derde. Indien een derde de dagbesteding in rekening brengt wordt de categorie (en later de kostprijs) onderbouwd op basis van de bijbehorende facturen. DBC-Onderhoud 9 19

10 3.3 STAP 2: Totale zorgaanbiederkosten De bepaling van de totale zorgaanbiederkosten is beschreven in hoofdstuk 6 van het kostprijsmodel. Van belang is dat inzicht wordt verstrekt in de totale kosten van de zorgaanbieder. De totale kosten sluiten aan op de gecontroleerde jaarrekening en de gegevens in het invulsjabloon. Daarbij worden, overeenkomstig met de aanwijzingen in het kostprijsmodel bepaalde kosten uitgesloten (zie ook stap 3). Relevante documentatie en aandachtspunten: Aansluiting tussen (gecontroleerde) jaarrekening en het grootboek Aansluiting totaalkosten volgens jaarrekening en invulsjabloon Aansluiting totaalkosten per kostenplaats met totale kosten volgens jaarrekening en aansluiting van de ingevulde gegevens in het invulsjabloon 3.4 STAP 3: Uitsluiten kosten uit kostprijsberekening De uit te sluiten kosten zijn beschreven in hoofdstuk 7 van het kostprijsmodel. Om gegevens uit overige financieringsbronnen (optie A) te kunnen uitsluiten, geeft de zorgaanbieder aan welke methode hij hanteert, en op welke wijze kan worden onderbouwd dat de totale kosten van de betreffende activiteit buiten beschouwing worden gelaten. Veelal zal dit gebeuren op basis van het uitsluiten van de betreffende kostenplaats. Daarbij is wel van belang dat ook van de hulpkostenplaatsen het overeenkomstige deel buiten beschouwing wordt gelaten. Consistentie is belangrijk om dubbeltellingen te voorkomen. Bijvoorbeeld een incidentele post op totaalniveau wordt uitgesloten en bovendien het pro rata deel van een financieringsstroom die als geheel wordt uitgesloten dan zouden dubbeltellingen kunnen ontstaan. Relevante documentatie en aandachtspunten (zie ook stap 2 voor totaalaansluitingen): Voor de uitgesloten kosten zoals afschrijvingskosten, interest en huur moet op basis van het grootboek en jaarrekening worden bepaald en vastgelegd welke kosten wel/ niet worden uitgesloten overeenkomstig het kostprijsmodel. Overzicht van eenmalige kosten die op basis van het kostprijsmodel worden uitgesloten en de aansluiting daarvan met de onderliggende administratieve gegevens. Waar relevant ook een nadere toelichting waarom bepaalde posten wel of juist niet worden uitgesloten (gerelateerd aan incidentele aard van de post en de omvang ervan). Berekening 4% forfaitair bedrag voor onderhoudskosten op huurpanden als correctie op de uit te sluiten huur. Dit geldt alleen voor de nacalculeerbare huur. De aansluiting met de gecontroleerde winst- en verliesrekening moet worden vastgelegd. 3.5 STAP 4: Toerekenen kosten aan hulpkostenplaatsen De toerekening van kosten aan hulpkostenplaatsen is beschreven in hoofdstuk 8. Het gaat hier vooral om het juist indelen van de hulpkostenplaatsen in de categorieën I (specifiek) en II (generiek) alsmede het juist toerekenen van de betreffende kosten op basis van de juiste, in het kostprijsmodel voorgeschreven, verdeelsleutels. In elk geval wordt de totaalaansluiting van de input en output van deze stap bewaakt en vastgelegd. Relevante documentatie en aansluitingen: Kostenplaatsenoverzicht en indeling hulpkostenplaatsen in categorie I of II. DBC-Onderhoud 10 19

11 Aansluiting van de in aanmerking te nemen kosten per (hulp)kostenplaats (op grootboekniveau) richting de hulpkostenplaatsen. Bepalen en vastleggen van de relevante verdeelsleutels (overeenkomstig het kostprijsmodel waarin per hulpkostenplaats de verdeelsleutels zijn voorgeschreven) en de omvang daarvan per (hulp) kostenplaats. De aansluiting van de omvang van de verdeelsleutels met de brongegevens wordt gedocumenteerd. Voor de beroepsopleidingen is sprake van een correctie van de kosten en de kostendragers op normatieve basis. De normen voor de te corrigeren Fte en voor de te corrigeren normatieve vergoedingen per opleiding zijn opgenomen in het kostprijsmodel (8.3.1 en bijlage 6). De voor de berekening gehanteerde aantallen opleidingen moeten gelijk zijn aan de gecontroleerde verantwoording 2012 inzake het aantal gerealiseerde opleidingsplaatsen. Aansluiting correctie op de Fte-aantallen per behandelaar overeenkomstig het overzicht van de gerealiseerde opleidingsplaatsen (met assurancerapport) over 2012 en de gecalculeerde aantallen Fte overeenkomstig met de in het kostprijsmodel opgenomen percentages. 3.6 STAP 5: Toerekenen kosten aan hoofdkostenplaatsen/kostendragers De toerekening van de kosten aan hoofdkostenplaatsen/kostendragers is beschreven in hoofdstuk 9 van het kostprijsmodel. De direct aan een kostenplaats gerelateerde kosten worden direct op de kostenplaats toegerekend. Ook al komt het in de administratie van een zorgaanbieder op een ander niveu voor, in het kostprijsmodel zijn de kostendragers als hoofdkostenplaats aangemerkt. Het is van belang dat de toerekening van de betreffende kosten zodanig gebeurt dat in elk geval de aansluiting van de toegerekende kosten met het totaal van de hoofdkostenplaatsen in de kostenplaatsenstructuur zichtbaar wordt gemaakt. Voor de verdeling is het aantal eenheden per kostendrager leidend. Relevante documentatie en aansluitingen: Aansluiting totale kosten (som kostendragers) met totale kosten in kostenplaatsenoverzicht en jaarrekening. Aansluiting aantal eenheden kostendragers met de bronsystemen (zie ook stap 1). Specificatie van de toerekening van de kosten aan de kostendragers is uitgevoerd. 3.7 STAP 6: Toerekenen kosten hulpkostenplaatsen I aan kostendragers Toerekenen van kosten aan hulpkostenplaats I wordt beschreven in hoofdstuk 10 van het kostprijsmodel. In paragraaf 10.2 is een overzicht opgenomen van de kostendragers waarover de verschillende hulpkostenplaatsen moeten worden verdeeld. Paragraaf 10.3 beschrijft hoe dit op basis van primaire en secundaire verdeelsleutels gebeurt. Het is belangrijk dat de (totaal)aansluiting met de bronsystemen en de manier waarop de aantallen en eenheden van de verdeelsleutels zijn berekend, inzichtelijk is gemaakt. Ook de uitkomsten moeten op totaalniveau aansluiten met de totalen van de betreffende hulpkostenplaatsen. Relevante documentatie en aansluitingen: Overzicht verdeelsleutels met aansluiting van de aantallen eenheden met de betreffende bronsystemen. DBC-Onderhoud 11 19

12 Berekening van de verdeling van de kosten van de hulpkostenplaatsen over de kostendragers en de totaalaansluiting van de verdeelde kosten. Voor PAAZ- en PUK-afdelingen geldt dat de wijze van verdeling op dezelfde manier is toegepast als het kostprijsmodel voor ziekenhuizen. 3.8 STAP 7: Toerekenen kosten aan hulpkostenplaatsen II aan kostendragers De toerekening van de hulpkostenplaatsen II aan de kostendragers is beschreven in hoofdstuk 11 van het kostprijsmodel. Dit gebeurt op basis van de verdeelsleutel aantallen Fte. Daarbij gaat het om de totale aantallen Fte (niet alleen de behandelaren). De aansluiting van de totale aantallen Fte per kostendrager met de salarisadministratie is inzichtelijk. Relevante documentatie en aansluitingen: Totaaloverzicht van aantallen Fte per kostendrager en de aansluiting daarvan met de salarisadministratie. Berekening van de kostenverdeling met een totaalaansluiting van de betreffende verdeelde kosten met het totaal van de betreffende hulpkostenplaatsen. 3.9 STAP 8: Totaliseren toegerekende kosten per kostendrager Hoofdstuk 12 van het kostprijsmodel beschrijft hoe de totaal toegerekende kosten per kostendrager kan worden bepaald. Bij een correcte invulling van de gegevens in het invulsjabloon, worden deze kosten vanzelf berekend STAP 9: Bepalen productievolume per kostendrager Hoofdstuk 13 van het kostprijsmodel beschrijft hoe het productievolume per kostendrager dient te worden bepaald. Voor een groot deel is dit al in eerdere stappen aan de orde gekomen waar het aantal eenheden kostendrager leidend is als verdeelsleutel. Daarom is bij stap 1 al aandacht besteed aan het bepalen van de kostendragers en de aantallen eenheden kostendrager. De aantallen uren productievolume worden op drie manieren gegeven: Normatieve gegevens op basis van de HHM-norm Normatieve gegevens op basis van de binnen de zorginstelling gehanteerde normen Werkelijkheid op basis van de productieregistratie Bij de normatieve gegevens is het aantal Fte vermenigvuldigd met de normatieve tijdbesteding per Fte leidend. Relevante documentatie en aansluitingen: Voor zover bij stap 1 of andere voorgaande stappen nog niet is bepaald, wordt de bepaling van de aantallen eenheden kostendrager en de aansluiting met de bronsystemen vastgelegd. Voor de verblijfsdagen, verrichtingen en dagbesteding geldt dat de zorgaanbieder inzichtelijk maakt op welke wijze de verblijfsdagen, verrichtingen en uren dagbesteding aansluiten op het productieregistratiesysteem en de nacalculatie(s) (zie ook stap 1). DBC-Onderhoud 12 19

13 3.11 STAP 10: Berekenen kostprijs per kostendrager Hoofdstuk 14 van het kostprijsmodel beschrijft hoe de kostprijs per kostendrager moet worden bepaald. In het invulsjabloon is het berekenen van de kostprijs per kostendrager rekenkundig ingebouwd. De uitkomst op totaalniveau moet aansluiten met de brongegevens. Dat houdt in dat een controleberekening moet worden gemaakt van de kostprijs per kostendrager vermenigvuldigd met het aantal werkelijke eenheden kostendrager. Dit totaalbedrag moet overeenkomen met het totaal van de in eerdere stappen bepaalde bedrag van ingesloten kosten. Relevante documentatie en aansluitingen: Totaalcontrole op de uitkomsten waarbij de totale ingesloten kosten overeen moeten komen met het totaal van de werkelijke eenheden kostendrager, vermenigvuldigd met de kostprijzen per kostendrager. DBC-Onderhoud 13 19

14 Instructie kostprijsaanlevering Bij het berekenen van kostprijzen volgens het kostprijsmodel, vult een zorgaanbieder het invulsjabloon in. In het invulsjabloon dient een zorgaanbieder enkel de velden in te vullen die lichtblauw zijn gekleurd 1. Het is van belang dat een zorgaanbieder de formules in het invulsjabloon niet aanpast. Het invulsjabloon is een Excelbestand dat bestaat uit zeven tabbladen: 1. Vragenlijst: Dit tabblad vormt een controlelijst van de doorlopen stappen in het kostprijsmodel en invulsjabloon. In dit tabblad dient een zorgaanbieder een antwoord aan de hand van een dropdownbox te selecteren en eventueel toe te lichten. 2. Totaal: Dit tabblad bestaat uit vier onderdelen, de eerste drie zijn overzichten van kostendragers en de laatste is een controle op de kostprijsberekening. Dit tabblad bestaat uit een verzameling van gegevens die in andere tabbladen zijn ingevuld. 3. Algemeen: In dit tabblad dienen de kostprijsgegevens van de kostendragers behandelaren, dagbesteding en verrichting worden ingevuld. 4. Crisis: Indien een zorgaanbieder beschikt over een 24-uurs crisisdienst, dient de aanbieder in dit tabblad de kostprijsgegevens van behandelaren in te vullen. 5. Verblijf: Indien een zorgaanbieder verblijfsdagen (Zvw) aanbiedt, dan dienen deze in dit tabblad (per setting) te worden aangeleverd. 6. Ondersteuners: De kostprijsgegevens voor ondersteunende beroepen, dienen in dit tabblad te worden ingevuld. 7. HHM: In dit tabblad worden de genormeerde productiviteitspercentages weergegeven (uit het kostprijsmodel). Daarbij kan een zorgaanbieder zijn eigen productiviteitsnorm (in het algemeen en voor de 24-uurs crisisdienst) invullen. Het is aan de zorgaanbieder om op basis van de kostprijsberekening het invulsjabloon in te vullen. Deze aanleverinstructie geeft wel een richting aan voor het invullen van het invulsjabloon aan de hand van de stappen in de volgende paragrafen STAP 1: Invoeren kosten en eenheden van behandelaren Om stap 1 uit te voeren moet u eerst aangeven of u een 24-uurscrisisdienst heeft. Zo niet wordt tabblad 4: Crisis buiten beschouwing gelaten. Zo wel, dan wordt hetgeen dat uitgevoerd moet worden op tabblad 3: Algemeen ook worden uitgevoerd binnen het tabblad 4:Crisis Invoeren kosten van behandelaren Op tabblad 3: Algemeen worden de volgende drie kostenposten ingevuld (voor iedere CONObehandelaar die als kostendrager wordt erkend binnen de zorgaanbieder): 1 Zie hiervoor ook de legenda bovenaan ieder tabblad in het invulsjabloon. DBC-Onderhoud 14 19

15 Totaal toegerekende directe kosten Totaal toegerekende indirecte kosten I Totaal toegerekende indirecte kosten II Vervolgens wordt in tabblad 6: Ondersteuners de kosten voor ondersteunend personeel ingevoerd. De kosten van de ondersteunende beroepen worden automatisch 2 in het tabblad 3: Algemeen aan de andere kosten toegevoegd. In het tabblad 3: Algemeen worden de totale kosten van de kostendrager automatisch berekend Invoeren eenheden van behandelaren In tabblad 3: Algemeen van het invulsjabloon wordt per erkende CONO-behandelaar als kostendrager, het aantal Fte ingevuld. Daarna volgen drie methoden voor het berekenen van de eenheden: Normatief (kostprijsmodel): Op basis van het aantal Fte en de normatieve productiviteit wordt in het tabblad automatisch het aantal patiëntgebonden uren (norm kostprijsmodel) berekend. Normatief (zorgaanbieder): Indien een zorgaanbieder een eigen norm hanteert voor het aantal patiëntgebonden uren, dan kan die hier worden ingevoerd. In het tabblad 3. Algemeen kan de zorgaanbieder bij Aantal netto werkbare uren (1 Fte) (norm zorgaanbieder) per erkende CONO-behandelaar het normatieve aantal netto werkbare uren opgeven. Daarna kan de zorgaanbieder in tabblad 7. HHM per erkende CONO-behandelaar invullen wat de gehanteerde productiviteitsnorm is. Het aantal patiëntgebonden uren wordt automatisch berekend. Werkelijk: Indien een zorgaanbieder op basis van zijn productieregistratie het werkelijke aantal patiëntgebonden uren (per CONO-behandelaar) kent, dan kan deze in de derde methode worden ingevoerd. In dat geval dient de zorgaanbieder in het tabblad 3. Algemeen het aantal patiëntgebonden uren (Zvw-zorg) in te vullen. Indien gebruik wordt gemaakt van rekenmethode optie B, dan dient de zorgaanbieder bij Aantal patiëntgebonden uren (overige zorg) (optie B) het aantal patiëntgebonden uren (overige zorg) in te vullen. Het totaal aantal patiëntgebonden uren wordt automatisch berekend. Daarbij dient ook voor de ondersteunende beroepen in tabblad 6. Ondersteuners het aantal Fte te worden ingevuld. Indien een zorgaanbieder ook het aantal patiëntgebonden uren per ondersteunend beroep registreert, dan kan dit bij Aantal patiëntgebonden uren (Zvw-zorg) en indien optie B bij Aantal patiëntgebonden uren (overige zorg) (optie B) worden ingevuld. Het invulsjabloon berekent in tabblad 3. Algemeen automatisch het totaal aantal patiëntgebonden uren Kostprijs behandelaren Na invoering van de kosten en eenheden wordt in tabblad 3. Algemeen automatisch de kostprijs per CONO-behandelaar berekend. Afhankelijk van de gehanteerde rekenmethode voor eenheden, ontstaan er één, twee of drie verschillende kostprijzen. 2 Dit gebeurt automatisch na het invoeren van het aantal Fte per CONO-behandelaar binnen tabblad 3. Algemeen. DBC-Onderhoud 15 19

16 4.2 STAP 2: Invoeren kosten en eenheden van dagbesteding en verrichting Indien een zorgaanbieder dagbesteding of de verrichting ECT aanbiedt, dan worden de kosten en eenheden in het invulsjabloon ingevuld. Deze stap wordt geheel uitgevoerd binnen tabblad 3. Algemeen. De opbouw van dagbesteding en verrichting zijn in het sjabloon gelijk Invoeren kosten van dagbesteding en verrichting In het tabblad worden de volgende kosten ingevoerd: Totaal toegerekende directe kosten Totaal toegerekende indirecte kosten I Totaal toegerekende indirecte kosten II Binnen het tabblad worden automatisch de totale kosten van de kostendrager berekend Invoeren eenheden van dagbesteding en verrichting Voor het invoeren van de eenheden dient de zorgaanbieder ten minste Aantal uren dagbesteding (Zvw-zorg) en/of Totaal aantal verrichtingen (Zvw-zorg), in te vullen. Indien gebruik wordt gemaakt van optie B, dan dient de zorgaanbieder aanvullend het Aantal uren dagbesteding (overige zorg) (optie B) en/of Totaal aantal verrichtingen (overige zorg) (optie B) in te vullen. Het sjabloon berekent automatisch het totaal aantal uren dagbesteding en het totaal aantal verrichtingen Kostprijs dagbesteding en verrichting Net zoals bij de kostendrager behandelaren, wordt na het invoeren van de kosten en eenheden automatisch de kostprijs berekend. 4.3 STAP 3: Invoeren kosten en eenheden van verblijf Wanneer een zorgaanbieder verblijfsdagen aanbiedt, dan dient stap 3 doorlopen te worden. Het doorlopen van deze stap vindt in het tabblad 5. Verblijf plaats. De gegevens dienen per setting te worden ingevuld. In het invulsjabloon is ruimte voor 150 settings. Mocht u meer dan 150 settings hebben, neem dan contact op met DBC-Onderhoud. De in te voeren gegevens in dit tabblad zijn te onderscheiden in vijf onderdelen: Code setting Kenmerken setting Kosten Eenheden Kostprijs Invoeren code setting verblijf Elke zorgaanbieder heeft een eigen codering en naamgeving of omschrijving voor zijn settings. Deze codering/ omschrijving kan op het niveau van kostenplaats en operationele eenheid worden doorgevoerd. Hierbij wordt uit gegaan van dat één of meerdere operationele eenheden onder één kostenplaats kunnen vallen. DBC-Onderhoud 16 19

17 4.3.2 Invoeren kenmerken setting verblijf Instellingstype Voor analysedoeleinden moet u per setting aangeven onder welk instellingstype u de setting plaatst. Invulinstructie: Kies uit de mogelijkheden: ggz-instelling; PAAZ/PUK. Soort verblijfsetting Open voorziening: Bij een open voorziening (afdeling, groepswoning, appartement) is de entreedeur van de voorziening overdag niet gesloten. De patiënt heeft in principe de mogelijkheid in en uit te lopen wanneer hij/zij dat wenst zonder tussenkomst van het personeel. Besloten voorziening: Besloten voorzieningen zijn voorzieningen die zowel open als gesloten kunnen fungeren (zonder bouwkundige of installatietechnische aanpassingen). Vaak betreft het afdelingen en wordt individueel met de patiënt afgesproken welke vrijheden hij/zij heeft met betrekking tot verlaten en betreden van de afdeling. Soms wordt dit gerealiseerd door een pasjessysteem. De afdeling wordt als besloten aangemerkt als deze een substantieel deel van de tijd van het jaar (minimaal drie maanden/jaar) fungeert als gesloten afdeling. Gesloten voorziening: Bij een gesloten voorziening is de entreedeur van de voorziening op slot. De patiënt heeft niet de mogelijkheid in en uit te lopen wanneer hij/zij dat wenst zonder tussenkomst van het personeel. Hier verblijven vaak mensen die gedwongen opgenomen zijn (in het kader van de BOPZ (IBS of RM) of na tussenkomst van justitie (forensische afdelingen)). Invulinstructie: Kies uit de mogelijkheden: open, besloten of gesloten. Per setting is slechts een antwoord mogelijk.. Concept van huisvesting Individueel verblijf Houdt in dat een patiënt beschikt over een appartement met een eigen zit-/slaapkamer, eigen sanitair en eigen keuken/kitchenette. Groepsverblijf Houdt in dat twee tot zes patiënten in groepsverband samenwonen en waarbij voorzieningen als woonkamers/keuken gedeeld worden. De groep heeft gezamenlijk een eigen entree. Afdelingsverblijf Idem groepsverblijf maar dan in een groepsverband van meer dan zeven patiënten. Invulinstructie: Kies uit de mogelijkheden: individueel, groepsverblijf of afdelingsverblijf. Mobiliteitsproblematiek Er is sprake van mobiliteitsproblemen wanneer één of meer patiënten (let op hierin wijkt deze vraag af van de overige vragen waar het om het merendeel van de patiënten gaat) gebruik moet maken van een rollator, rolstoel of trippelstoel. De patiënt kan zich niet verplaatsen zonder deze hulpmiddelen. De hulpmiddelen worden mee naar binnen genomen en worden niet buiten gestald. Invulinstructie: Kies uit de mogelijkheden: ja of nee. Setting voor 24-uurs crisiszorg Wordt de setting ingezet voor het leveren van 24-uurs crisiszorg? Dit geldt alleen voor settings waar geen andere dan crisispatiënten worden opgenomen. DBC-Onderhoud 17 19

18 Invulinstructie: Kies uit de mogelijkheden: ja of nee Invoeren kosten van verblijf In het tabblad worden de volgende kosten ingevoerd: Totaal toegerekende directe kosten Totaal toegerekende indirecte kosten I Totaal toegerekende indirecte kosten II Op het tabblad worden automatisch de totale kosten van de kostendrager berekend. Bovendien wordt een kostprijs berekend van de 7 verschillende deelprestaties van verblijf op basis van de verblijfsintensiteit (Fte VOV personeel/bed) Invoeren eenheden van verblijf Aantal bedden op de setting/ capaciteit Met het aantal bedden wordt op de maximale capaciteit van de setting in het kalenderjaar 2012 gedoeld. Dus ook de eventueel afgesproken leegstand en de bedden die zijn toegevoegd of weggenomen. Een zorgaanbieder dient alleen het aantal bedden per setting in te vullen. De capaciteit wordt automatisch berekend. Aantal aanwezigheidsdagen DBC en overige zorg Dit zijn het aantal DBC-dagen (en indien gebruik wordt gemaakt van optie B ook de dagen overige zorg) die in het kalenderjaar 2012 vallen zijn geregistreerd. Dit is onafhankelijk van wanneer dit is gedeclareerd. Op basis van de capaciteit en het totaal aantal aanwezigheidsdagen, wordt het aantal leegstandsdagen automatisch berekend. Totaal aantal geregistreerde afwezigheidsdagen Afwezigheidsdagen zijn dagen waarbij het bed voor de patiënt bezet wordt gehouden, omdat de patiënt terugkomt van bijvoorbeeld weekendverlof. Dit is wat anders dan leegstand. Bij leegstand wordt van het totaal aantal bedden maar een deel gebruikt, doordat er te weinig patiënten zijn. Het betreft hier het aantal afwezigheidsdagen in Aantal Fte VOV-personeel in kalenderjaar 2012 DBC-Onderhoud krijgt graag per gecategoriseerde 24-uurs setting een overzicht van het aantal Fte (VOV-personeel/ 24-uurs continuïteitszorg) dat in kalenderjaar 2012 werkzaam is voor deze setting. Fte s die als achterwacht (bijvoorbeeld een verpleegkundigenpool op een groot APZ terrein) zijn ingeroosterd, dient u te verdelen over de settings waarvoor deze voornamelijk werkzaam zijn. Het VOV-personeel per bed wordt automatisch berekend Kostprijs verblijf Net zoals bij de kostendragers behandelaren, dagbesteding en verrichting wordt na het invoeren van de kosten en eenheden automatisch de kostprijs berekend. DBC-Onderhoud 18 19

19 4.4 STAP 4: Controleren totalen Tabblad 2. Totaal is opgedeeld in vier onderdelen. De eerste drie onderdelen (behandelaren, dagbesteding en verrichting) zijn de totalen van de gegevens die zijn ingevuld in tabbladen 3. Algemeen en 4. Crisis. In het vierde onderdeel worden de totale kosten van alle kostendragers afgezet tegen de totale kosten zoals deze zijn opgenomen in de jaarrekening. Deze totale kosten vult de zorgaanbieder zelf in op het invulsjabloon. Het verschil wordt automatisch berekend. 4.5 STAP 5: Beantwoorden vragenlijst In het tabblad 1. Vragenlijst is een vragenlijst opgenomen die qua opbouw gelijk loopt aan de stappen in het kostprijsmodel. Het invullen van de vragenlijst vormt de laatste stap voor het aanleveren van kostprijsgegeven in het invulsjabloon. DBC-Onderhoud 19 19