Controleprotocol aanleveringen kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg COS 3000-onderzoek

Transcriptie

1 Bijlage 1 bij nadere regel NR/CU-235 Controleprotocol aanleveringen kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg COS 3000-onderzoek 1. Uitgangspunten 1.1 Inleiding Voor het gereguleerde segment van de medisch specialistische zorg stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) tarieven vast van zorgproducten (te weten DBC-zorgproducten en overige zorgproducten). De tarieven bestaan uit een honorariumdeel en een kostendeel. Voor het kostenbedrag van de zorgproducten binnen het gereguleerde segment stelt de NZa maximumtarieven vast op basis van kostprijzen die aansluiten op de verantwoorde kosten. De beleidsregel kostprijsmodel zorgproducten medisch specialistische zorg (BR/CU-2069) geeft inzicht in de totstandkoming van de kostprijzen en de wijze waarop deze berekend en aangeleverd worden door instellingen. De Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg (NR/CU-235) van de NZa concretiseert ten behoeve van de totstandkoming van de kostprijzen de voor instellingen van medisch specialistische zorg uit de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) voortvloeiende verplichting tot het verstrekken van gegevens en inlichtingen. Deze regeling is van toepassing op de volgende categorieën van instellingen voor medisch specialistische zorg: - algemene ziekenhuizen - universitaire medische centra - instellingen voor revalidatiezorg Dit betekent dat genoemde regeling niet van toepassing is op de volgende categorieën: - zelfstandige behandelcentra - categorale instellingen voor epilepsiezorg - radiotherapeutische centra - dialysecentra - categorale instellingen voor long/astmazorg. Dit controleprotocol geeft richtlijnen voor het door de externe accountant uit te voeren onderzoek naar de juistheid van de aangeleverde gegevens door de instellingen voor medisch specialistische zorg inzake de kostprijzen. 1.2 Procedures De werkwijze van het onderzoek naar de kostprijzen ziet er als volgt uit: De instelling vult het door de NZa beschikbaar gestelde sjabloon in, overeenkomstig de aanwijzingen als gegeven in de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. De instelling geeft de externe accountant opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek naar de juistheid van de in het sjabloon opgenomen gegevens.

2 De externe accountant hanteert het controleprotocol als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast laat hij zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening Gedragscode (VGC) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS). 2 van 6 De externe accountant rapporteert aan de instelling naar aanleiding van zijn bevindingen en informeert de instelling daarbij over alle tijdens het onderzoek geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. De instelling brengt op basis hiervan correcties aan in het sjabloon. Het kan voorkomen dat het doorvoeren van correcties niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld onzekerheden niet of niet voldoende nauwkeurig kunnen worden gekwantificeerd. Het is van belang dat de instelling de gehanteerde veronderstellingen en onzekerheden in een bijlage bij het sjabloon onderbouwt. De instelling levert het definitieve door de externe accountant gewaarmerkte sjabloon, voorzien van een assurance-rapport, vóór 1 juli 201x aan bij de NZa. 1.3 Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft de uitgangspunten weer van het controleprotocol. Hoofdstuk 2 bevat de kern van het controleprotocol en geeft het toetsingskader voor de externe accountant van de instelling voor medisch specialistische zorg weer. In bijlage 1 is een modeltekst opgenomen voor een goedkeurend assurance-rapport. Bij een andersluidend rapport past de accountant de inhoud van het rapport aan overeenkomstig de voorschriften van de NV COS van de NBA. 2. Onderzoeksaanpak 2.1 Doel en reikwijdte De externe accountant onderzoekt in hoeverre de gegevens zoals door de instelling voor medisch specialistische zorg opgenomen in het sjabloon voldoen aan het geldende normenkader zoals dat is benoemd in de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. De externe accountant voert de assuranceopdracht uit met inachtneming van dit controleprotocol. De regeling geeft richtlijnen voor de instelling voor het inrichten van een administratie gericht op een controleerbare totstandkoming van de in het sjabloon opgenomen kostprijzen. Het onderzoek van de accountant mondt uit in een assurance-rapport met een redelijke mate van zekerheid bij het sjabloon. Het sjabloon bevat een door de instelling opgestelde opgave, waarin onder andere inzicht wordt gegeven in het aantal gedeclareerde zorgproducten dat aan een boekjaar wordt toegewezen en de nacalculatorische kostprijzen uitgesplitst in de voorgedefinieerde kostencategorieën en opbrengsten op zorgproductniveau. In het assurance-rapport geeft de accountant een oordeel over de gegevens zoals opgenomen in het sjabloon. De eisen die daaraan worden gesteld dient de accountant op toereikende wijze in zijn werkprogramma op te nemen.

3 2.2 Controleaanpak De onderzoeksaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de externe accountant. Dit controleprotocol beoogt dan ook niet een aanpak van de assurance-opdracht voor te schrijven. Veelal baseert de externe accountant zich bij zijn onderzoek op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en de interne controle rondom de financiële administratie van de instelling en komt hij op basis daarvan tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. Aangezien deze aanpak leidt tot maatwerk per instelling is het voorschrijven van een aanpak ook niet mogelijk. 3 van 6 De accountant voert zijn onderzoek uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie. De accountant belast met de controle van het sjabloon dient zorg te dragen voor een adequate controleaanpak en een op de instelling toegesneden werkprogramma, waarbij aan de interne beheersing rondom de administratie voldoende aandacht wordt geschonken. 2.3 Materialiteit en controletolerantie De accountant dient zijn controle zodanig in te richten dat een redelijke mate van zekerheid wordt bereikt dat het kostprijsmodel geen afwijkingen van materieel belang vertoont. Dit wil voor het onderhavige onderzoek zeggen dat met een zodanig zekerheidsniveau moet worden gecontroleerd dat met 95% betrouwbaarheid gesteld moet kunnen worden dat niet meer dan 5% van de aangeleverde gegevens onjuist of onzeker is. Voor de strekking van het assurance-rapport gelden de volgende toleranties, die uitgedrukt zijn in een percentage van het totaal van de toegerekende kosten, volgens het kostprijsmodel: Fouten in het sjabloon Onzekerheden in de controle Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding 1% 5% > 1% en 5% > 5% en 10% Afkeurend n.v.t. > 5% > 10% n.v.t. De externe accountant rapporteert aan de instelling voor medisch specialistische zorg alle tijdens het onderzoek gevonden afwijkingen (fouten en onzekerheden). De instelling corrigeert in principe alle gevonden fouten. Hierbij maakt hij onderscheid in structurele en incidentele fouten. Structurele fouten worden in de gehele massa gecorrigeerd. Incidentele fouten worden voor de gevonden post gecorrigeerd. Daarnaast wordt voor fouten beoordeeld welke consequenties hieraan moet worden verbonden voor de gehele massa. Er is sprake van een fout in het sjabloon wanneer uit het verrichte controlewerk is gebleken dat (een gedeelte van) de opgenomen gegevens niet in overeenstemming is met één of meer van de voorschriften. Er is sprake van een onzekerheid in de controle wanneer er onvoldoende controle-informatie aanwezig is om te bepalen of (een gedeelte van) de gegevens wel of niet in overeenstemming is met de voorschriften.

4 2.5 Nadere invulling toetsingscriteria Aantallen zorgproducten In dit kader dient met betrekking tot het opgegeven aantal zorgproducten per zorgproductcode aansluiting gezocht te worden met het aantal gedeclareerde zorgproducten dat heeft geleidt tot een verantwoording van opbrengsten in de jaarrekening van het betreffende jaar. Daarbij dient een aansluiting te worden gemaakt met de productieregistratie van de instelling voor medisch specialistische zorg zoals deze ook wordt gehanteerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. 4 van 6 Kostprijzen per zorgproduct De kostprijzen van zorgproducten komen tot stand door de, op nacalculatiebasis bepaalde, kostprijs per kostendrager te vermenigvuldigen met de gemiddelde samenstelling van de kostendragers per zorgproduct. Zorginstellingen mogen kosten toerekenen aan een eigen kostendragerstructuur (hierbij kan gebruik gemaakt worden van de landelijke zorgactiviteitentabel). De kostendragers moeten herleidbaar zijn naar de activiteiten of eenheden welke geleid hebben tot aan het boekjaar toegerekende opbrengsten. Het totaal van de kosten per kostendrager dient aan te sluiten op de in de jaarrekening verantwoorde kosten. De kostendragers welke in het kostprijsmodel worden toegerekend aan het gereguleerd segment dienen aan te sluiten op kostendragers van de aan het boekjaar toe te rekenen declarabele DBC-zorgproducten. Er wordt daarbij verondersteld dat de samenstelling van de DBCzorgproducten over de jaren heen een gelijkmatig is. Bij de kostprijsberekening wordt een aantal opbrengststromen per zorgproductcode separaat uitgevraagd in een aparte kostencategorie. De opbrengstenstromen dienen zoveel mogelijk te worden toegerekend op basis van causale relaties. Voor zover deze opbrengstenstromen niet zijn toe te rekenen op basis van causale relaties worden zij naar rato van directe en indirecte kosten (na aftrek van patiëntgebonden materiele kosten) toegerekend aan alle zorgproducten. Indien opbrengstenstromen niet worden toegerekend dient dit separaat te worden verantwoord. Om te komen tot landelijk vergelijkbare prijzen is het noodzakelijk dat deze nacalculatorische kostprijzen langs eenzelfde lijn tot stand zijn gekomen. Door de instelling dient aangegeven te worden op welke wijze invulling is gegeven aan de calculatieprincipes die opgenomen zijn in de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. Door de externe accountant dient de door de instelling gehanteerde systematiek tot het bepalen van kostprijzen als basis te worden genomen voor de uit te voeren controlewerkzaamheden.

5 Bijlage 1: modeltekst goedkeurend assurance-rapport 5 van 6 Goedkeurend assurance-rapport kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg Hieronder is een modeltekst opgenomen voor het goedkeurende assurance-rapport bij de kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. Assurance-rapport Afgegeven ten behoeve van de Nederlandse Zorgautoriteit Aan: opdrachtgever Opdracht en verantwoordelijkheid Wij hebben onderzocht of het bijgevoegde, door ons gewaarmerkte, sjabloon betreffende de kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg door...(naam instelling) te... (statutaire vestigingsplaats) over het jaar 20 in overeenstemming met de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg (NR/CU-235), de opgenomen gegevens juist weergeeft. Het sjabloon is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de entiteit 1. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake het sjabloon te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000, Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie en het protocol Protocol aanleveringen kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. Dienovereenkomstig dienen wij onze controle zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het sjabloon geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Een assurance-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de het sjabloon de gegevens vermeld in het sjabloon in alle van materieel belang zijnde aspecten juist weer in overeenstemming met de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. Overige aspecten beperking in de verspreidingskring en het gebruik Het sjabloon betreffende de kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg is opgesteld voor de Nederlandse Zorgautoriteit met als doen... (naam instelling) in staat te 1 Afhankelijk van de aard van de entiteit vervangen door een meer passende aanduiding, zoals het bestuur van de stichting of het bestuur van de vennootschap.

6 stellen te voldoen aan de vereisten op grond van de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. Hierdoor is het sjabloon mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor.... (naam instelling) en de Nederlandse Zorgautoriteit en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 6 van 6 Plaats, datum Naam accountantsorganisatie Naam externe accountant en ondertekening met die naam Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden

7 Bijlage 2 bij nadere regel NR/CU-235 Onderzoeksvragen bij COS 4400-onderzoek 1. Uitgangspunten 1.1 Inleiding Voor het gereguleerde segment van de medisch specialistische zorg stelt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) tarieven vast van zorgproducten (te weten DBC-zorgproducten en overige zorgproducten). De tarieven bestaan uit een honorariumdeel en een kostendeel. Voor het kostenbedrag van de zorgproducten binnen het gereguleerde segment stelt de NZa maximumtarieven vast op basis van kostprijzen die aansluiten op de verantwoorde kosten. De beleidsregel kostprijsmodel zorgproducten medisch specialistische zorg (BR/CU-2069) geeft inzicht in de totstandkoming van de kostprijzen en de wijze waarop deze berekend en aangeleverd worden door instellingen. De Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg (NR/CU-235) van de NZa concretiseert ten behoeve van de totstandkoming van de kostprijzen de voor instellingen van medisch specialistische zorg uit de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) voortvloeiende verplichting tot het verstrekken van gegevens en inlichtingen. Deze regeling is van toepassing op de volgende categorieën van instellingen voor medisch specialistische zorg: - algemene ziekenhuizen - universitaire medische centra - instellingen voor revalidatiezorg Dit betekent dat genoemde regeling niet van toepassing is op de volgende categorieën: - zelfstandige behandelcentra - categorale instellingen voor epilepsiezorg - radiotherapeutische centra - dialysecentra - categorale instellingen voor long/astmazorg. Dit controleprotocol geeft richtlijnen voor het door de externe accountant uit te voeren onderzoek naar de juistheid van de aangeleverde gegevens door de instellingen voor medisch specialistische zorg inzake de kostprijzen. 1.2 Procedures De werkwijze van het onderzoek naar de kostprijzen ziet er als volgt uit: De instelling vult het door de NZa beschikbaar gestelde sjabloon in, overeenkomstig de aanwijzingen als gegeven in de Regeling registratie en aanlevering kostprijzen zorgproducten medisch specialistische zorg. De instelling geeft de externe accountant opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek naar de juistheid van de in het sjabloon opgenomen gegevens. De externe accountant hanteert het controleprotocol als kader voor zijn werkzaamheden. Daarnaast laat hij zich leiden door de geldende beroepsvoorschriften, in het bijzonder de Verordening Gedragscode

8 (VGC) en de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS). De externe accountant rapporteert aan de instelling naar aanleiding van zijn bevindingen en informeert de instelling daarbij over alle tijdens het onderzoek geconstateerde onjuistheden en onzekerheden. De instelling brengt op basis hiervan correcties aan in het sjabloon. Het kan voorkomen dat het doorvoeren van correcties niet mogelijk is, omdat bijvoorbeeld onzekerheden niet of niet voldoende nauwkeurig kunnen worden gekwantificeerd. Het is van belang dat de instelling de gehanteerde veronderstellingen en onzekerheden in een bijlage bij het sjabloon onderbouwt. Bijlage 2 bij NR/CU van 3 De instelling levert het definitieve door de externe accountant gewaarmerkte COS 4400 rapport, vóór 1 juli 2013 aan bij de NZa. 1.3 Leeswijzer Indien instellingen niet gebruik maken van het controleprotocol zoals weergegeven in bijlage 1 van de nadere regel NR/CU-235, kan voor kostprijsjaar 2012 ook een COS-4400 onderzoek gehanteerd worden. De COS 4400-rapportage mondt uit in een rapportage van feitelijke bevindingen naar aanleiding van de in hoofdstuk 2genoemde overeen te komen specifieke werkzaamheden. 2. Onderzoeksvragen De in dit hoofdstuk opgenomen onderzoeksvragen dienen door de externe accountant beantwoord te worden en opgenomen te worden in het COS 4400 onderzoek. De daarbijhorende modelteksten zijn bij de accountantsorganisaties bekend. De door accountants te beantwoorden vragen: 1. De accountant stelt vast of de totale lasten waarop de berekening van de kostprijzen en de aanlevering is gebaseerd aansluiten op de jaarrekening 2012, rekening houdend met de eliminatie van de lasten die op grond van de Nadere Regel NR/CU-224 niet relevant zijn voor het kostprijsmodel; 2. De accountant gaat na of de sub-categorieën in de berekening en de aanlevering conform artikel 7 en 8 van de Nadere Regel NR/CU-224 d.d. 1 mei 2012 aansluiten op de financiële administratie, rekening houdend met de eliminatie van de lasten die op basis van de Nadere Regel NR/CU-224 niet relevant zijn voor het kostprijsmodel; 3. De accountant stelt vast of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen in de berekening en de aanlevering adequaat zijn toegelicht. [Naam Ziekenhuis] neemt in de uitgangspunten en veronderstellingen bij de aanlevering ten minste op: - de toegepaste principes en gemaakte keuzes met betrekking tot de gehanteerde kostendragerstructuur; - de toegepaste principes en gemaakte keuzes met betrekking tot de wijze van toerekenen van lasten aan het gereguleerde segment en het segment met vrije prijzen - de toegepaste principes en gemaakte keuzes met betrekking tot de wijze waarop de kostendragers aan de zorgproducten,

9 overige zorgproducten en add ons zijn toegerekend/gekoppeld - de toegepaste principes en gemaakte keuzes met betrekking tot de gehanteerde systematiek van toerekening van indirecte kosten en opbrengststromen conform artikel 7.1 van de Nadere Regel NR/CU-224 d.d. 1 mei 2012, - de toegepaste verpleegdagdefinitie in de zorgproducten, en, indien van toepassing, de correctie t.o.v. door de instelling als kostendrager gehanteerde verpleegdagen, en - de verwerkingswijze van de kosten van zwevende productie (niet aan zorgproducten toegekende kostendragers/zorgactiviteiten). Bijlage 2 bij NR/CU van 3 4. De accountant stelt vast of of de onder ad 3 genoemde uitgangspunten en veronderstellingen in de berekening en in de aanlevering consistent zijn toegepast; 5. De accountant stelt vast of de in de berekening en aanlevering gehanteerde productiegegevens (aantallen zorgproducten, overige zorgproducten en add ons) aansluiten op de primaire registratiesystemen van het ziekenhuis en dat eventuele verschillen zijn geanalyseerd en toegelicht; 6. De accountant stelt vast of de relevante toelichting op de omzetverantwoording in de jaarrekening 2012, relevante toelichtingen op de deelverantwoordingen over 2012 ten behoeve van de zorgverzekeraars c.q. de Nederlandse Zorgautoriteit en de relevante toelichtingen in de controleverklaringen bij deze verantwoordingen zijn opgenomen als toelichting op de aanlevering; 7. Gelet op het bepaalde in artikel 8.7 van de Nadere Regel NR/CU- 224 d.d. 1 mei 2012 gaat de accountant na welke specifieke interne beheersmaatregelen in opzet zijn getroffen die de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de berekening en de aanlevering van de kostprijzen borgen. 8. De accountant gaat na Wij zullen nagaan met welke procedures [Naam Ziekenhuis] de plausibiliteit van de berekende kostprijzen heeft getoetst en de afwijkingen heeft geanalyseerd.