Self-assessment Declareren Medisch Specialistische Zorg

Transcriptie

1 Self-assessment Declareren Medisch Specialistische Zorg Nederlandse Zorgautoriteit 8 april 2014

2

3 Inhoud Pagina 1. Introductie 1.1 Methodologische verantwoording Theoretische verantwoording Respons en analyse 8 2. Resultaten 2.1 Governance & beleid Beheersmaatregelen Cultuur & gedrag Controle, monitoring & rapportage Overige vragen Conclusie Reflectie Aanbevelingen 34 Bijlage: Resultaten vragen met open antwoordcategorie 37 2

4

5 1. Introductie 1.1 Methodologische verantwoording Aanleiding Bestuurders van ziekenhuizen hebben vanuit hun rol en positie invloed op de cultuur van de organisatie en op het gedrag van medewerkers op het gebied van correct declareren. De toon aan de top is essentieel voor de naleving van wet- en regelgeving en voor de wijze waarop wordt omgegaan met de geboden ruimte in de regelgeving. Door te sturen op het gewenste gedrag en het neerzetten van effectieve beheersmaatregelen kunnen bestuurders actief bijdragen aan een omgeving waarin incorrect declareren wordt voorkomen. Uit onderzoek, in opdracht van de NZa, uitgevoerd door de Erasmus School of Law en het Verwey-Jonker Instituut (d.d. januari 2013), naar de beleving van de declaratieregels in de medisch specialistische zorg, is gebleken dat de aandacht voor correct declareren door een belangrijk deel van de respondenten niet wordt ervaren als speciaal onderdeel van de governance van het ziekenhuis. Gezien het aantal meldingen over incorrecte declaraties in de medisch specialistische zorg wil de NZa dit verschijnsel bespreekbaar maken binnen de sector. Doel self-assessment Door het uitvoeren van een self-assessment vraagt de NZa de aandacht van de bestuurders van ziekenhuizen voor het thema correct declareren. De NZa wil op deze wijze, waar nodig, aanzetten tot bewustwording en het onderwerp op de agenda krijgen binnen de ziekenhuizen. Daarnaast wil de NZa inzicht krijgen in de mogelijke oorzaken en verklaringen voor het gedrag dat kan leiden tot incorrecte declaraties, dit ten behoeve van een constructieve voortzetting van de dialoog in de sector en in het bijzonder met de ziekenhuizen. Definitie correct declareren Waar we het in self-assessment en rapportage over correct declareren hebben, wordt integer handelen bij declareren bedoeld, zijnde het declareren volgens zowel de letter als de geest van de geldende wettelijke regels. Waar het in het self-assessment en deze rapportage over integriteit gaat, gaat het over integer declareren en integer declaratiegedrag, niet over medische integriteit. Ook de vraag of sprake is van gepast gebruik is hier niet aan de orde. Methodologie Het self-assessment heeft plaatsgevonden op basis van een vragenlijst die door de NZa is verstuurd naar de voorzitters van de Raden van Bestuur van alle ziekenhuizen. Om bestuurders aan te spreken op hun verantwoordelijkheid en de betrokkenheid bij het invullen van het self-assessment te garanderen, is gevraagd de vragenlijst ondertekend te retourneren. Als we in dit rapport spreken van respondenten, dan bedoelen we daarmee de aangeschreven bestuurders. Om het vertrouwelijke karakter van de informatievraag te onderstrepen, heeft de NZa ervoor gekozen om de vragenlijst fysiek te verstrekken. Alleen op aanvraag van individuele ziekenhuizen is in een digitale versie van de vragenlijst voorzien. In deze rapportage wordt het resultaat van het self-assessment, wederom uit het oogpunt van vertrouwelijkheid, anoniem gerapporteerd. Om de resultaten van het self-assessment vergelijkbaar tussen ziekenhuizen te maken, is de vragenlijst voor een groot deel samengesteld uit gesloten vragen. Alleen aan het einde van de vragenlijst zijn drie open vragen opgenomen waarin de bestuurders de mogelijkheid hebben gekregen om in een vrijer format input te leveren op het thema correct declareren. Objectiviteit en deskundigheid Om de objectiviteit van het self-assessment te kunnen garanderen en om gebruik te kunnen maken van de deskundigheid en de ruime ervaring op het gebied van integriteit, heeft NZa ervoor gekozen om bij de uitvoering van het self-assessment zich te laten ondersteunen door een externe partij, te weten KPMG. Het team van KPMG heeft bestaan uit drs. Jantje de Bie, drs. Edwin Borst en drs. Jaap Wijnker. Daarnaast is gedurende alle fasen van het self-assessment feedback gegeven op zowel proces als inhoud door een expertteam bestaande uit dr. Judith van Erp, dr. Martin de Bree en prof. dr. Muel Kaptein van de Erasmus Universiteit Rotterdam. 4

6 1. Introductie 1.2 Theoretische verantwoording (1) Hoe zijn verantwoordelijkheden binnen de organisatie belegd? Welke normen zijn vastgesteld? Governance & Beleid Beheersmaatregelen Hoe zijn binnen de organisatie de normen vertaald naar regels, processen en procedures? Hoe wordt binnen de organisatie gemonitord of beleid juist wordt uitgevoerd? Controle, Monitoring & Rapportage Cultuur & Gedrag Hoe vertalen mensen binnen de organisatie normen en regels naar de werkpraktijk? 5

7 1. Introductie 1.2 Theoretische verantwoording (2) Van ziekenhuizen mag verwacht worden dat zij het declaratieproces hebben ingericht op basis van vier elementen (zie pagina 7), welke worden weerspiegeld in het KPMG Compliance Framework. 1. Governance & Beleid: richt zich op de manier waarop verantwoordelijkheden met betrekking tot het waarborgen van een correct declaratieproces binnen de organisatie zijn verdeeld, en welke normen zijn vastgesteld. Van bestuurders wordt het vermogen verwacht het goede voorbeeld te geven en de juiste toon te hebben. Daarnaast is het belangrijk om helderheid te verschaffen over het declaratieproces, zodat medewerkers weten wat van ze verwacht wordt. Als laatste bestaat dit element uit de bespreekbaarheid binnen de organisatie van lastige situaties, twijfels of fouten op het gebied van correct declareren, en in hoeverre medewerkers bereid zijn dit bespreekbaar te maken. 2. Beheersmaatregelen: richt zich op de daadwerkelijke beheersmaatregelen die binnen het primaire proces zijn ingericht om ervoor te zorgen dat specialisten en medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden correct declareren. Wij spreken hier over de uitvoerbaarheid van het proces: beschikken bestuurders en medewerkers over de juiste middelen, tijd en competenties om aan verwachtingen te kunnen voldoen? Daarnaast gaat het over de betrokkenheid van eenieder in de organisatie bij het correct declareren. 3. Cultuur & Gedrag: richt zich op de implementatie van beleid en maatregelen door het creëren van een omgeving waarin wordt gestuurd op het stimuleren van gewenst gedrag en het voorkomen van ongewenst gedrag, bijvoorbeeld door de juiste toon aan de top. 4. Controle, Monitoring & Rapportage: richt zich vooral op het evalueren van de effectiviteit van het ingerichte proces door middel van structurele controles en rapportages, bijvoorbeeld aan de Raad van Bestuur. Het bestaat enerzijds uit de transparantie van het declaratieproces: in hoeverre is het zichtbaar wat bestuurders en medewerkers doen en in hoeverre toetsen we elkaar? En in hoeverre is er binnen de organisatie de bereidheid om elkaar aan te spreken op het moment dat we normoverschrijdend gedrag zien? Anderzijds heeft de organisatie dit vermogen nodig om aan gedragingen consequenties te kunnen verbinden, waarbij gehandhaafd wordt bij normoverschrijdend gedrag. Om ervoor te zorgen dat de vier elementen van het declaratieproces ook daadwerkelijk leiden tot integer declareren, dienen organisaties en hun bestuurders acht deugden in ogenschouw te nemen. Deze zijn gebaseerd op wetenschappelijk onderzoek naar wat instellingen nodig hebben om gewenst gedrag te stimuleren, in dit geval met betrekking tot correct declareren. Helderheid Leiderschap Uitvoerbaarheid Betrokkenheid De mate waarin regels en procedures concreet en volledig zijn, zodat medewerkers begrijpen wat van hen verwacht wordt. De mate waarin het management een goed voorbeeld vormt voor de organisatie en medewerkers. De mate waarin organisatiedoelstellingen overeenkomen met afgesproken normen en waarden.. De mate waarin medewerkers zich geroepen voelen om op actieve wijze de belangen van de organisatie hoog te houden. Transparantie Bespreekbaarheid Aanspreekbaarheid Handhaving De mate waarin gedrag van medewerkers bekend is binnen de organisatie. De mate waarin medewerkers dilemma s aan de orde stellen binnen de organisatie. De mate waarin medewerkers ter verantwoording worden geroepen voor het vertonen van ongewenst gedrag. De mate waarin integer gedrag wordt beloond en niet-integer gedrag wordt gestraft. 6

8

9 1. Introductie 1.3 Respons en analyse Respons Op 16 oktober 2013 zijn door de NZa 90 ziekenhuizen aangeschreven met het verzoek het self-assessment voor 2 november 2013 ingevuld en ondertekend te retourneren. Vanwege het belang dat de NZa hecht aan het onderwerp, was deelname verplicht gesteld. Op 28 oktober is contact opgenomen met alle ziekenhuizen om hen te herinneren aan de aanstaande deadline. Deze rapportage is gebaseerd op alle 90 ingevulde en ondertekende vragenlijsten. Bij het opstellen van het self-assessment is uitgegaan van de integriteit van elke aangeschreven bestuurder. Wij realiseren ons dat het stellen van vragen over de integriteit van het handelen bij declareren desalniettemin gevoelig ligt. Het selfassessment heeft veel discussie opgeleverd, zowel in positieve als in kritische zin. De meerderheid van de reacties en respons hebben we als constructief ervaren en ook de actieve bijdrage van ziekenhuizen viel op. Zo hebben 14 ziekenhuizen een begeleidend schrijven toegevoegd, en hebben 87 van de 90 ziekenhuizen de open vragen beantwoord. Aan de andere kant hebben sommige bestuurders de self-assessment toch geïnterpreteerd als vooringenomen en wantrouwend vanuit de NZa en is de NZa door meerdere bestuurders aangesproken op haar eigen rol in het proces van declareren. Analyse Perceptie: Het instrument self-assessment geeft aan respondenten de ruimte om zowel positief als zelfkritisch zijn. Als gevolg van de gehanteerde methodologie mogen de in dit rapport getoonde resultaten dan ook niet worden geïnterpreteerd als een meting van de feitelijke declaratiepraktijk. Voorliggende rapportage geeft weer hoe bestuurders een aantal aspecten van het declaratieproces percipiëren. Het is niet het primaire doel van het self-assessment geweest om te controleren of de gegeven antwoorden daadwerkelijk overeenkomen met de werkelijke situatie in het ziekenhuis. Een andere methodologie, bijvoorbeeld een thema-audit, was dan beter op zijn plaats geweest. Bovendien betreft het self-assessment een momentopname van een onderwerp dat sterk in ontwikkeling is. Beschreven resultaten: Bij het opstellen van het self-assessment is per categorie uit het theoretisch kader (zie 1.2) een aantal elementen vertaald naar items voor de vragenlijst. In principe zijn alle vertaalde elementen even belangrijk voor het integer handelen bij declareren en bieden zij een norm voor ziekenhuizen hoe de verantwoordelijkheid voor correct declareren in te vullen. In voorliggende rapportage worden echter alleen die items uitgelicht waarover, op basis van de gegeven antwoorden en kwalitatieve informatie, op betekenisvolle wijze kan worden gerapporteerd. Als basis voor de rapportage fungeren de antwoorden op de gesloten vragen, waarbij respondenten een keuze hebben aangegeven op een stelling met behulp van vijf antwoordcategorieën ( geheel oneens, oneens, deels oneens, deels eens, eens en geheel eens ). Wij zien antwoorden in de middencategorie deels oneens, deels eens eveneens als betekenisvol. Met deze categorie geeft de respondent aan niet (volledig) aan de norm te (kunnen of willen) voldoen. In de vervolgstappen die genomen worden naar aanleiding van dit self-assessment kunnen deze items weer aan de orde komen, bijvoorbeeld in een dialoog tussen de ziekenhuizen en betrokken partijen over het effectief organiseren van een omgeving die incorrect declareren voorkomt. Vanwege de aard van het onderzoek is ervoor gekozen om bij de analyse van de bevindingen uitsluitend gebruik te maken van gemiddelden. Er hebben geen statistische analyses plaatsgevonden Best practices: De in deze rapportage weergegeven best practices zijn als zodanig door de respondenten opgegeven in het self-assessment en zijn in deze rapportage samengevat. Zij zijn daarbij niet door de onderzoekers voorzien van een kwalificatie, omdat wat ons betreft door de sector zelf in de dialoog dient te worden bepaald wat normal practice en wat best practice is. Feedback aan de NZa: Alle verzamelde informatie is aan de NZa overgedragen. De specifiek aan de NZa gerichte feedback is eveneens door het onderzoeksteam verzameld en samengevat in een separaat rapport, welke aan de NZa is aangeboden. De focus van deze rapportage ligt op de resultaten van het selfassessment voor de medisch specialistische zorg. 8

10 2. Resultaten 2.1 Governance & beleid (1) Governance & beleid Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens Eens Geheel mee eens 9 De verantwoordelijkheden voor de uitvoering van regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren zijn vastgesteld 25 a De Raad van Bestuur overlegt op structurele basis met de HEAD s over de mate waarin correct gedeclareerd wordt 30 Wie de verantwoordelijkheid heeft om actie te ondernemen naar aanleiding van bevindingen uit de interne controle met betrekking tot correct declareren is vastgelegd 77 Ik ervaar als bestuurder weleens een spanning tussen het belang van correct declareren en het feit dat ik verantwoordelijk ben voor de financiële gezondheid van het ziekenhuis 0% 0% 13% 62% 25% 1% 1% 14% 57% 27% 1% 3% 13% 58% 24% 24% 53% 11% 10% 1% 7 Wat binnen het ziekenhuis de definitie is van correct declareren, is vastgelegd 1% 6% 21% 56% 16% 24 a Binnen de Raad van Bestuur wordt op structurele basis aandacht besteed aan de oorzaken die ten grondslag liggen aan het declaratiegedrag van specialisten en medewerkers 28 a De Raad van Bestuur overlegt op structurele basis met de specialisten over de mate waarin correct gedeclareerd wordt 7% 11% 29% 39% 14% 5% 17% 25% 43% 11% 13 a Het ziekenhuis heeft vastgelegd wat het onder integer handelen verstaat 2% 21% 24% 42% 11% 26 a De Raad van Bestuur overlegt op structurele basis met de hoofden van de zorgadministratie over de mate waarin correct gedeclareerd wordt 10 Het ziekenhuis heeft een gedragscode voor alle specialisten en medewerkers waarin het onderwerp correct declareren is opgenomen 13 b In de vastlegging van wat het ziekenhuis onder integer handelen verstaat, is aandacht besteed aan hoe integer handelen samenhangt met correct declareren 13% 31% 17% 24% 14% 6% 34% 32% 24% 5% 11% 39% 32% 14% 4% 9

11 2. Resultaten 2.1 Governance & beleid (2) Overall De definitie van correct declareren binnen het ziekenhuis is vaak vastgelegd, net als de verantwoordelijkheden in het proces. Binnen deze kaders wordt correct declareren nauwelijks in verband gebracht met integer handelen. De directe koppeling tussen integer handelen en correct declareren in een gedragscode stimuleert het gewenste gedrag. Bestuurders lopen het risico door de spanning tussen de financiële gezondheid van het ziekenhuis en correct declareren, het ongewenste voorbeeld te geven richting specialisten en medewerkers. 53% van de respondenten geeft aan dat het ziekenhuis heeft vastgelegd wat het onder integer handelen verstaat. Binnen deze groep respondenten geeft 18% aan dat binnen deze vastlegging aandacht wordt besteed aan hoe integer handelen samenhangt met correct declareren. Daarentegen geeft 72% van de respondenten aan dat is vastgelegd wat binnen het ziekenhuis de definitie is van correct declareren. De verantwoordelijkheden voor de uitvoering van regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren zijn volgens de meeste respondenten vastgelegd. Helderheid over wat verwacht wordt met betrekking tot integer declareren vergroot de kans op gewenst gedrag. Correct declareren wordt door de ziekenhuizen blijkbaar niet altijd in verband gebracht met integer handelen en deze koppeling moet explicieter worden gemaakt om het gewenste effect te bereiken. 28% van de respondenten geeft aan dat het ziekenhuis een gedragscode heeft waarin het onderwerp correct declareren is opgenomen. Dit geeft aan dat het beheersinstrument gedragscode geen wijdverspreid fenomeen is binnen de ziekenhuizen. Een gedragscode kan helderheid bieden over hoe om te gaan met de aanwezige interpretatieruimte en kan een waardevolle functie vervullen binnen de sector. Het risico van onvoldoende helderheid over gewenst gedrag is dat medewerkers een eigen interpretatie hanteren welke afwijkt van het gewenste gedrag. Een eigen interpretatie kan leiden tot verschillende handelswijzen binnen een ziekenhuis en uiteenlopende definities en werkwijzen in het declaratieproces. De bestuurder dient zich ervan bewust te zijn dat de spanning die wordt ervaren tussen het belang van correct declareren en de financiële gezondheid van het ziekenhuis snel leidt tot voorbeeldgedrag hierover richting specialisten en medewerkers. 77% van de respondenten geeft aan het (geheel) oneens te zijn met de stelling dat hij of zij als bestuurder weleens deze spanning ervaart. 11% geeft aan het hiermee (geheel) eens te zijn en 11% scoort in de middencategorie. Het risico van deze uitkomst is dat een deel van de respondenten de ervaren mate van spanning tussen correct declareren en de financiële gezondheid van het ziekenhuis laat meewegen in gestelde prioriteiten, communicatie en beslissingen rondom het declaratieproces. Note: (a) Optellingen van de categorieën geheel eens en eens of geheel oneens en oneens kunnen wegens afrondingsverschillen een procent afwijken van de percentages uit de tabel met resultaten per antwoordcategorie. 10

12 2. Resultaten 2.1 Governance & beleid (3) Overall De Raad van Bestuur overlegt voornamelijk met HEAD s en in mindere mate met specialisten over correct declareren. Ook is er een groep die niet op structurele basis aandacht besteed aan incorrect declareren. De Raad van Bestuur mag hier duidelijker het goede voorbeeld geven. Voor structureel overleg tussen Raad van Bestuur en hoofden van de zorgadministratie (vaakst genoemd: 4 tot 6 keer per jaar) geeft 38% aan dat er structureel overleg plaatsvindt. 83% van de respondenten geeft aan dat de Raad van Bestuur op structurele basis overlegt met de HEAD s over de mate waarin correct gedeclareerd wordt, waarbij structureel door respondenten het vaakst wordt gedefinieerd tussen de 4 en 6 keer per jaar (zie bijlage I). Structureel overleg tussen Raad van Bestuur en specialisten vindt volgens 54% van de respondenten plaats, maar uit de resultaten blijkt eveneens dat de meest genoemde frequentie hier lager ligt, namelijk 1 tot 3 keer per jaar. Tegelijkertijd geeft 21% van de respondenten aan dat overleg met specialisten niet structureel plaatsvindt en 44% van de respondenten geeft aan dat overleg met hoofden van de zorgadministratie niet structureel plaatsvindt. Dit pleit voor meer structureel overleg tussen Raad van Bestuur en specialisten dan nu wordt aangegeven. Een vraag aan de ziekenhuizen op dit punt is of de overwegingen om deze overleggen wel of niet te houden, gebaseerd zijn op risicoanalyses en het beleggen van duidelijke verantwoordelijkheden binnen het proces, en of de verdeling zoals hierboven is weergegeven de meest wenselijke is, gezien de grote verantwoordelijkheid voor correct declareren bij de individuele specialist. Van de bestuurder verwachten wij leiderschap op dit punt, waarbij de bestuurder het goede voorbeeld geeft en initiatief neemt tot goed overleg over correct declareren met de juiste personen, wat de bespreekbaarheid binnen het ziekenhuis vergroot. 18% van de respondenten geeft aan dat niet op structurele basis aandacht wordt besteed aan de oorzaken die ten grondslag liggen aan het declaratiegedrag van specialisten en medewerkers; 29% kiest voor de middencategorie. Het structureel op de agenda van de Raad van Bestuur plaatsen van oorzaken die declaratiegedrag beïnvloeden, geeft de bestuurder een beter beeld van waar op gestuurd kan worden om ongewenst declaratiegedrag te voorkomen of om gewenst gedrag te stimuleren. 11

13 2. Resultaten 2.1 Governance & beleid (4) Aandachtspunten Eenduidigere vastlegging in de sector en binnen het ziekenhuis van correct declareren en de samenhang met integer handelen. Meer aandacht voor structureel overleg tussen Raad van Bestuur en de belangrijkste stakeholders (medisch specialisten, hoofden zorgadministratie). Sterke punten Een groot deel van de respondenten geeft aan dat de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren zijn vastgelegd. Een groot deel van de respondenten geeft aan dat wie de verantwoordelijkheid heeft om actie te ondernemen naar aanleiding van bevindingen uit de interne controle met betrekking tot correct declareren is vastgelegd. Best practices door respondenten benoemd Actief uitdragen van de geldende registratieregels (Voorbeeldgedrag), proactief signaleren en adresseren van onduidelijkheden en waar nodig om advies vragen bij DBC-Onderhoud en de NZa (Helderheid). Beleid en interne regelgeving omtrent correct declareren wordt vastgesteld in een ziekenhuisbrede stuurgroep bestaande uit RvB, Medische Staf, HEAD en Zorgadministratie. Kwaliteit van registratie en correct declareren zijn structurele aandachtspunten voor het periodieke overleg met medisch specialisten en (medisch) administratieve medewerkers (Bespreekbaarheid). De afdeling Internal Control en de interne audit functie kunnen op onafhankelijke wijze controleren en rapporteren aan de RvB over het declaratiegedrag. Bewustzijn van invloed van ongewenste financiële prikkels op declaratiegedrag en maatregelen nemen om deze te voorkomen zoals medisch specialisten in loondienst te nemen of het invoeren van een collectieve winstdelingregeling voor medisch specialisten. 12

14 2. Resultaten 2.2 Beheersmaatregelen (1) Beheersmaatregelen 18 Het is vastgelegd op welke manier interne controle in het primaire proces plaatsvindt op correct declareren (bijvoorbeeld door een DBC-consulent of medisch secretaresse) Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens Eens Geheel mee eens 0% 2% 8% 47% 43% 12 Het ziekenhuis heeft een meldpunt waar patiënten gevallen van incorrect declareren kunnen melden 2% 3% 7% 53% 35% 27 Het ziekenhuis heeft een goed contact met de softwareleverancier ten behoeve van het doorvoeren van mutaties ten aanzien van declaratieregels 50 Als ik nieuwe normen vanuit de toezichthouder met betrekking tot correct declareren ontvang, bespreek ik deze met de verantwoordelijken binnen het ziekenhuis 39 Er is een procedure om richtlijnen met betrekking tot het declaratieproces aan specialisten en medewerkers te communiceren 1% 1% 10% 48% 39% 1% 1% 15% 52% 31% 0% 7% 14% 56% 24% 11 Het ziekenhuis heeft een meldpunt waar specialisten en medewerkers gevallen van incorrect declareren kunnen melden 3% 11% 12% 52% 21% 8 Het ziekenhuis is in staat om wijzigingen van externe regels en richtlijnen met betrekking tot het declaratieproces juist te interpreteren 74 Ik heb het idee dat er in ons declaratieproces te veel ruimte is om strategisch te declareren (kiezen voor de optie die het meeste oplevert in de situatie waarin er een keuze mogelijk is welke verrichtingen worden geregistreerd) 70 Als het ziekenhuis strengere beheersmaatregelen met betrekking tot het declaratieproces zou hebben, zou incorrect declaratiegedrag minder plaatsvinden 0% 6% 22% 47% 25% 12% 58% 21% 8% 0% 15% 52% 21% 12% 0% 51 Ik ken alle maatregelen die het ziekenhuis heeft genomen om ervoor te zorgen dat declaraties correct zijn 0% 6% 28% 55% 11% 17 Het is vastgelegd wat specialisten en medewerkers moeten doen in geval van twijfel bij het indienen van een declaratie 1% 11% 22% 47% 19% 60 Ik heb het gevoel dat ik vanuit mijn rol als bestuurder genoeg middelen tot mijn beschikking heb om het declaratieproces te beheersen 22 De maatregelen die het ziekenhuis zal treffen richting een medewerker die een regel met betrekking tot correct declareren overtreedt, zijn schriftelijk vastgelegd 1% 6% 30% 53% 10% 12% 42% 21% 19% 6% 35 Het ziekenhuis laat zich met betrekking tot het declaratieproces adviseren door een extern bureau 30% 30% 2% 23% 15% Hoe is de afgelopen 12 maanden correct declareren onder de aandacht gebracht bij specialisten en medewerkers? 47 b Bijeenkomsten specifiek over dit onderwerp 87% 47 d Specialistenoverleg 76% 47 c Teamoverleggen 64% 47 a Intranet 46% 47 e Anders 2% 13

15 2. Resultaten 2.2 Beheersmaatregelen (2) Overall Ziekenhuizen geven aan wijzigingen in regelgeving effectief te kunnen doorvoeren en tegelijkertijd geven de respondenten aan veel wijzigingen in regelgeving als oorzaak te zien van incorrecte declaraties. Maatregelen die getroffen worden na het overtreden van regels met richtlijnen omtrent declareren zijn veelal niet vastgelegd. Richting NZa wordt in het self-assessment de feedback gegeven dat er veel onduidelijkheid is over regelgeving en dat deze onduidelijkheid samenhangt met de grote hoeveelheid wijzigingen in regels en richtlijnen. Dit is tegenstrijdig met de positieve perceptie ten aanzien van de mate waarin het ziekenhuis in staat is om wijzigingen in de regels en richtlijnen op te pakken: 72% van de respondenten geeft aan dat het ziekenhuis in staat is om wijzigingen van externe regels en richtlijnen met betrekking tot het declaratieproces juist te interpreteren. 83% van de respondenten geeft bovendien aan dergelijke nieuwe normen vanuit de toezichthouder met betrekking tot correct declareren met de verantwoordelijke binnen het ziekenhuis te bespreken, waarbij 88% aangeeft dat men goed contact met de softwareleverancier heeft om mutaties door te voeren. 80% geeft aan dat er een procedure is om richtlijnen aan specialisten en medewerkers te communiceren. Om correct declareren onder de aandacht te brengen binnen het ziekenhuis is het meest gebruik gemaakt van specifieke bijeenkomsten (87% geeft aan dit in de afgelopen 12 maanden te hebben ingezet), gevolgd door specialistenoverleg (76%), teamoverleggen (64%) en intranet (46%). Het regelmatig onder de aandacht brengen van het onderwerp correct declareren vergroot de betrokkenheid van medewerkers. De maatregelen richting een medewerker die een regel met betrekking tot correct declareren overtreedt, zijn volgens slechts 25% van de respondenten vastgelegd. Dit lijkt tegenstrijdig met de 74% van de respondenten die aangeeft dat voor medewerkers en specialisten helder is welke consequenties er zijn in geval van incorrect declareren. 10% van de respondenten spreekt zich niet uit of is het niet eens met de uitspraak dat is vastgelegd op welke manier interne controle in het primaire proces plaatsvindt op correct declareren. Bij het stimuleren van gewenst gedrag (correct declareren) is het belangrijk eerst helderheid te scheppen over de regels, daarna over de controle op die regels en als laatste over de handhaving bij het niet navolgen van de regels. Het risico op basis van bovenstaande resultaten is dat zowel helderheid over de norm zelf als over de handhaving daarop ontbreekt, wat kan leiden tot verminderde uitvoerbaarheid van de regels en daarmee ongewenst gedrag. 14

16 2. Resultaten 2.2 Beheersmaatregelen (3) Overall Een goede balans tussen de geboden ruimte voor een professioneel oordeel en regelgeving is belangrijk voor de betrokkenheid van specialisten en medewerkers. Ziekenhuizen moeten oppassen voor teveel focus op regelgeving bij het sturen op gewenst gedrag. Opvallend is dat niet alle respondenten de aanwezige beheersmaatregelen in het ziekenhuis lijken te kennen. 8% heeft het idee dat er wél teveel ruimte is voor strategisch declareren; 21% kiest hier voor de middencategorie. 70% van de respondenten geeft aan het idee te hebben dat er in het declaratieproces binnen het ziekenhuis niet teveel ruimte is om strategisch te declareren. 67% van de respondenten is het (geheel) oneens met de stelling dat strengere beheersmaatregelen binnen het ziekenhuis leiden tot minder incorrect declaratiegedrag; 12% is het eens met genoemde stelling. Een goede balans tussen ruimte voor het professioneel oordeel en het volgen van de gestelde normen maakt de betrokkenheid van de medewerkers in het ziekenhuis groter. De in dit self-assessment gegeven antwoorden lijken er nu op te wijzen dat deze balans op dit moment afwezig is, waarbij teveel focus ligt op regelgeving en te weinig op het daadwerkelijke gedrag. 63% van de respondenten geeft aan vanuit de bestuurdersrol genoeg middelen te hebben om het declaratieproces te beheersen; 30% kiest hier voor de middencategorie en spreekt zich dus niet uit. 67% van de respondenten geeft aan alle maatregelen te kennen die het ziekenhuis heeft genomen om ervoor te zorgen dat declaraties correct zijn; 28% van de respondenten kiest hier voor de middencategorie. Dit laatste is opvallend, aangezien van de Raad van Bestuur leiderschap op correct declareren verwacht mag worden en bovenstaande uitkomsten suggereren dat de uitvoerbaarheid van deze rol niet hoog is. 38% van de ziekenhuizen geeft aan zich met betrekking tot het declaratieproces te laten adviseren door een extern bureau. In een dialoog wat volgt op dit self-assessment zouden de voor- en nadelen van het laten adviseren door een extern bureau onderwerp van gesprek kunnen zijn, waarbij eveneens best practices uitgewisseld kunnen worden. 15

17 2. Resultaten 2.2 Beheersmaatregelen (4) Aandachtspunten Vergroten van de transparantie door verduidelijking en vastlegging van de maatregelen die het ziekenhuis zal treffen richting een medewerker die een regel met betrekking tot correct declareren overtreedt. Hiermee wordt tegelijkertijd op impliciete wijze de norm gesteld van wat wel en niet is toegestaan. Vergroten inzicht van bestuurder in de aanwezige beheersmaatregelen op correct declareren. Sterke punten Het grootste gedeelte van de ziekenhuizen heeft een meldpunt waar gevallen van incorrect declareren kunnen worden gemeld: waarbij een dergelijk meldpunt voor patiënten vaker voorkomt dan een meldpunt voor specialisten en medewerkers. Best practices door respondenten benoemd Waar mogelijk worden declaratieregels omgezet in automatische controles die sturend werken in het proces van registreren en declareren. De organisatie heeft een klokkenluidersregeling met behulp waarvan het hoger management makkelijk benaderbaar is voor vragen over of melding van onethische zaken. Er is een open dialoog met de zorgverzekeraar over de onregelmatigheden die zelf zijn geconstateerd en de preventieve of corrigerende maatregelen die zijn getroffen. DBC-medewerkers controleren de correcte registratie van zorgactiviteiten (Transparantie) en koppelen onregelmatigheden direct terug aan de verantwoordelijke persoon (Aanspreekbaarheid). Digitaal handboek AO/IC waarin landelijke registratieregels en werkinstructies omtrent registratie zijn vastgelegd (incl. toelichting) (Helderheid en Uitvoerbaarheid). 16

18 2. Resultaten 2.3 Cultuur & gedrag (1) Cultuur & gedrag 20 Bij het constateren van een overtreding van een regel met betrekking tot correct declareren wordt de declaratie gecorrigeerd Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens Eens Geheel mee eens 0% 0% 0% 47% 53% 37 Specialisten en medewerkers weten waar ze met vragen omtrent het declaratieproces terechtkunnen 0% 0% 2% 54% 44% 62 Binnen de Raad van Bestuur denken alle bestuursleden op dezelfde manier over correct declareren 0% 0% 3% 55% 42% 57 Als bestuurder voel ik mij er verantwoordelijk voor dat alle specialisten en medewerkers correct declareren 0% 0% 5% 63% 33% 61 Ik vind dat ik als bestuurder een proactieve rol moet nemen in het stimuleren van correct declaratiegedrag 0% 0% 6% 63% 32% 55 Ik heb zelf een duidelijk beeld van wat correct declaratiegedrag is 0% 0% 11% 70% 18% 36 Specialisten en medewerkers passen de regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren toe in de dagelijkse werkpraktijk 63 Ik vind het nodig dat er binnen het ziekenhuis door de betrokken partijen (bestuur, specialisten, HEAD s, etc.) op structurele basis over correct declareren en het voorkomen van fouten wordt gesproken 0% 0% 12% 63% 25% 0% 0% 13% 67% 20% 68 Ik heb het idee dat specialisten incorrect declaratiegedrag rechtvaardigen 28% 55% 11% 6% 0% 19 Bij het constateren van een overtreding van een regel met betrekking tot correct declareren worden maatregelen getroffen richting de betreffende specialist of medewerker 44 In het geval van een grijs gebied (een situatie waarin de registratievoorschriften ruimte laten voor zowel een precieze als een ruime uitleg) vindt collegiaal overleg plaats tussen specialisten en/of medewerkers om te komen tot een correcte declaratie 75 Binnen het ziekenhuis weten specialisten en medewerkers integer om te gaan met de ruimte die de declaratieregels bieden (handelen volgens de geest en letter van de wet) 0% 0% 20% 51% 30% 0% 0% 20% 58% 22% 0% 1% 20% 66% 14% 38 (Nieuwe) specialisten en medewerkers krijgen specifieke training-on-the-job over hoe zij correct dienen te declareren 0% 0% 21% 56% 22% 40 Specialisten en medewerkers zijn op de hoogte van de visie en ambitie van het ziekenhuis met betrekking tot correct declareren 59 Als bestuurder heb ik voldoende inzicht in de afwegingen die het door ons ingehuurde externe bureau maakt bij zijn advies met betrekking tot het declaratieproces 0% 5% 17% 55% 24% 5% 5% 12% 61% 17% 54 Ik heb het gevoel dat ik invloed heb op het correct declaratiegedrag van specialisten 0% 0% 23% 63% 15% 71 Ik heb het idee dat het onder financiële druk staan van specialisten en medewerkers een belangrijke verklaring voor incorrect declaratiegedrag is 25% 52% 22% 1% 0% 46 Specialisten en medewerkers voelen zich veilig om gevallen van incorrect declareren te melden 0% 1% 22% 58% 21% 42 Specialisten en medewerkers zijn bekend met de regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren 0% 2% 21% 57% 19% 17

19 2. Resultaten 2.3 Cultuur & gedrag (2) Overall Respondenten vinden dat ze de verantwoordelijkheid hebben om correct declareren te stimuleren, tegelijkertijd geeft men aan daar niet regelmatig over te communiceren. Respondenten menen dat specialisten en medewerkers juist om weten te gaan met de geboden ruimte, al zijn ze ambivalent over hoe in de geest van regels wordt gehandeld. Een behoorlijke groep (42%) respondenten geeft aan dat men niet regelmatig communiceert over wat men wel en geen correct declaratiegedrag vindt. Vrijwel alle respondenten (94%) zijn het echter eens met de stelling dat de bestuurder een proactieve rol moet innemen bij het stimuleren van correct declaratiegedrag. Eveneens zijn vrijwel alle respondenten (95%) het (geheel) eens met de stelling dat hij of zij zich er verantwoordelijk voor voelt dat specialisten en medewerkers correct declareren. Deze resultaten roepen de vraag op hoe bestuurders invulling geven aan hun proactieve rol als zij niet (altijd) regelmatig communiceren. Door regelmatig te communiceren vergroot men de bespreekbaarheid en betrokkenheid in de organisatie; hoe gemakkelijker het onderwerp correct declareren wordt besproken en hoe meer iedere medewerker zich bij dit onderwerp betrokken voelt, hoe groter de kans dat het gewenste gedrag wordt vertoond. Met betrekking tot het omgaan met de geboden ruimte in het declaratieproces, meent in totaal 62% dat specialisten en medewerkers weten dat het ziekenhuis verwacht dat er in dat geval zinnig en zuinig gedeclareerd wordt; 36% kiest hier voor de middencategorie. 79% meent dat specialisten en medewerkers binnen het ziekenhuis integer om weten te gaan met de ruimte die de declaratieregels bieden. De verschillende percentages in deze vragen geven aanleiding om te denken dat de respondenten niet zeker weten of de verwachting van zinnig en zuinigheid voldoende is overgedragen, bovendien is er een substantiële groep respondenten die niet zeker weet hoe om wordt gegaan met de geboden ruimte. 54% geeft aan een goed beeld te hebben van de afweging die specialisten en medewerkers maken wanneer zij bij het declareren in een grijs gebied komen, de overige groep respondenten heeft hier blijkbaar geen goed beeld van. Respondenten lijken hier aan te geven dat de transparantie binnen het ziekenhuis op het declaratieproces nog verbetermogelijkheid heeft. Met de stelling dat het belangrijker is dat specialisten en medewerkers handelen naar de geest van de wet, dan naar de letter van de wet, is een even grote groep het eens als oneens en kiest 44% voor de middencategorie. Dit geeft wellicht de behoefte binnen de ziekenhuizen weer naar enerzijds helderheid omtrent declaratieregels (rule-based) en anderzijds naar vrijheid voor professionele interpretatie van de regels (principle-based). Dit is een balans die door de verschillende stakeholders besproken en bewaakt dient te worden. Eerder refereerden we al aan de opmerkingen die in de open vragen zijn gemaakt richting NZa over gebrek aan duidelijkheid over regelgeving, waarbij ook gevraagd werd naar nadere invulling van declaratieregels. Indien de eigen deugden verstevigd worden op het gebied van correct declareren, bijvoorbeeld wat betreft helderheid, betrokkenheid en bespreekbaarheid, zal de behoefte bij ziekenhuizen aan externe sturing verminderen. 18

20 2. Resultaten 2.3 Cultuur & gedrag (3) Cultuur & gedrag Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens Eens Geheel mee eens 45 Specialisten en medewerkers weten welke consequenties er zijn wanneer een geval van incorrect declareren wordt geconstateerd 72 Ik heb het idee dat het onder werkdruk staan van specialisten en medewerkers een belangrijke verklaring voor incorrect declaratiegedrag is 0% 8% 18% 59% 15% 22% 43% 23% 12% 0% 67 Ik heb het gevoel dat specialisten anders over het declaratieproces denken dan ik 13% 52% 28% 6% 1% 43 In het geval van een grijs gebied (een situatie waarin de registratievoorschriften ruimte laten voor zowel een precieze als een ruime uitleg) weten specialisten en medewerkers dat het ziekenhuis verwacht dat er zinnig en zuinig gedeclareerd wordt 0% 2% 36% 48% 14% 41 Specialisten en medewerkers zijn bekend met de gedragscode 4% 11% 27% 47% 11% 56 Ik communiceer regelmatig naar de rest van de organisatie wat ik wel en geen correct declaratiegedrag vind 1% 10% 31% 46% 11% 53 Ik heb een goed beeld van de afweging die specialisten en medewerkers maken wanneer zij bij het declareren in een grijs gebied (een situatie waarin de registratievoorschriften ruimte laten voor zowel een precieze als een ruime uitleg) komen 65 Strategisch declareren (kiezen voor de optie die het meeste oplevert in de situatie waarin er een keuze mogelijk is welke verrichtingen worden geregistreerd) is wat mij betreft gerechtvaardigd 0% 7% 39% 47% 7% 21% 29% 37% 12% 1% 76 Binnen het ziekenhuis zien specialisten en medewerkers strategisch declaratiegedrag als niet-integer 0% 6% 46% 40% 7% 66 Ik ervaar als bestuurder weleens spanning in het contact met specialisten over hun correct declaratiegedrag 7% 39% 30% 25% 0% 64 Ik vind dat de Raad van Toezicht een duidelijke rol moet innemen om de mate waarin correct gedeclareerd wordt te monitoren 6% 13% 36% 38% 7% 69 Ik heb het idee dat medewerkers specialisten niet durven aan te spreken op hun declaratiegedrag 13% 57% 24% 4% 1% 73 Het is belangrijker dat specialisten en medewerkers declareren naar de geest van de wet, dan naar de letter van de wet 7% 21% 44% 27% 1% Vanuit mijn rol als bestuurder, vind ik de volgende twee elementen met betrekking tot het declaratieproces het meest lastig te beïnvloeden: 78 f Het invoeren van de juiste regels en procedures 35% 78 b Het gedrag van specialisten 30% 78 e Het monitoren van de mate waarin correct wordt gedeclareerd 26% 78 d Het instellen van de juiste beheersingsmaatregelen 20% 78 a Cultuur binnen het ziekenhuis 12% 78 c Het gedrag van de zorgadministratie 0% 78 g Anders 0% 19

21 2. Resultaten 2.3 Cultuur & gedrag (4) Overall Er bestaat ambivalentie ten aanzien van de eensgezindheid in opvattingen van integer declareren binnen het ziekenhuis. Helderheid over wat verstaan wordt onder integer declareren vergroot de kans op gewenst gedrag. Een groot deel van de respondenten zien in financiële druk of werkdruk geen verklaringen voor incorrect declaratiegedrag. Een kwart spreekt zich hier echter niet over uit. Strategisch declareren wordt door een kleine groep gerechtvaardigd, dit kan ongewenst declaratiegedrag veroorzaken. De meerderheid van de respondenten is het oneens met de stelling dat specialisten anders over het declaratieproces denken dan de bestuurder: 13% is het geheel oneens, 52% is het oneens en 28% kiest voor de middencategorie. De meerderheid van de respondenten heeft dus het beeld dat men het binnen het ziekenhuis eens is over wat integer declareren is. Echter, een vrij groot percentage is het in beide gevallen niet eens en niet oneens, wat duidt op enige ambivalentie binnen het ziekenhuis ten aanzien van de opvattingen. Dit wordt gestaafd door het feit dat 25% van de respondenten aangeeft weleens spanning te ervaren in het contact met specialisten over hun correct declaratiegedrag. Ook geeft 30% van de respondenten aan het gedrag van specialisten een van de twee meest lastig te beïnvloeden elementen te vinden. Bijna een kwart van de respondenten spreekt zich niet eenduidig uit over de negatieve invloed van financiële druk en werkdruk op correct declareren. De meerderheid is het oneens met de stelling dat het onder financiële druk staan van specialisten en medewerkers een belangrijke verklaring voor incorrect declaratiegedrag vormt; 22% kiest hier voor de middencategorie. Wat betreft werkdruk als verklarende factor is eveneens een meerderheid het oneens; 23% kiest voor de middencategorie. Het is goed om als sector met elkaar vast te stellen dat het ziekenhuis waarborgen treft om de financiële druk of werkdruk te minimaliseren opdat dit het declaratieproces niet beïnvloed. Opvallend is dat een kleine groep (13%) wel degelijk van mening is dat strategisch declareren gerechtvaardigd is. De meerderheid van de respondenten is het oneens met de stelling dat strategisch declareren gerechtvaardigd is. 7% is het er geheel mee eens dat binnen het ziekenhuis specialisten en medewerkers strategisch declaratiegedrag als niet-integer zien; 40% is het hiermee eens, 46% kiest voor de middencategorie. Ook hier vormt leiderschap en toon aan de top een bepalende factor: als de bestuurder geen duidelijk standpunt inneemt over strategisch declaratiegedrag, zal de organisatie daarin ook achterblijven. 20

22 2. Resultaten 2.3 Cultuur & gedrag (5) Aandachtspunten Communicatie op structurele basis vanuit de bestuurder wat men wel en geen correct declaratiegedrag vindt. Inzicht vergroten in hoe specialisten en medewerkers binnen het ziekenhuis omgaan met geboden ruimte binnen het declaratieproces. Sterke punten Vrijwel alle respondenten geven aan dat medewerkers en specialisten weten waar ze met vragen terecht kunnen met betrekking tot het declaratieproces. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat medewerkers en specialisten op de hoogte zijn van de visie en ambitie van het ziekenhuis met betrekking tot correct declareren. Best practices door respondenten benoemd (Nieuwe) medisch specialisten en AIO s worden actief opgeleid en getraind door het ziekenhuis op het gebied van correct declareren (Uitvoerbaarheid). Registratieregels en declaratiebepalingen worden structureel onder de aandacht gebracht door informatiebijeenkomsten en nieuwsbrieven (Bespreekbaarheid en Betrokkenheid). RvB en medisch specialisten geven onderling en richting overige medewerkers het goede voorbeeld op het gebied van correct declareren (Leiderschap). Het periodiek organiseren van bijeenkomsten met alle betrokken partijen waarin structurele en incidentele fouten worden besproken, gericht op procesverbetering (Bespreekbaarheid). Het ontbinden van arbeids- of toelatingsovereenkomst met medisch specialisten indien sprake was van incorrect declareren, ongeacht de financiële consequenties voor het ziekenhuis (Handhaving). 21

23

24 2. Resultaten 2.4 Controle, monitoring & rapportage (1) Controle, monitoring & rapportage 32 De externe accountant beoordeelt bij de jaarrekeningcontrole de mate waarin correct gedeclareerd wordt 33 De externe accountant beoordeelt in hoeverre de beheersingsmaatregelen ten aanzien van het declaratieproces effectief zijn Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens Eens Geheel mee eens 0% 0% 1% 56% 43% 0% 0% 1% 55% 44% 49 Ik heb een goed beeld van de financiële beheersbaarheid van het ziekenhuis 0% 2% 2% 66% 29% 14 Of er correct gedeclareerd wordt, wordt planmatig gemonitord 0% 1% 4% 60% 35% 16 Als een voorval van incorrect declareren wordt geconstateerd, wordt hiervan systematisch de oorzaak onderzocht 0% 1% 4% 64% 30% 21 a Er is een controleplan aan de hand waarvan het ziekenhuis het declaratieproces monitort 0% 2% 11% 49% 37% 15 Voorvallen van incorrect declareren worden systematisch geregistreerd 2% 3% 18% 52% 25% 34 In de opdracht aan de accountant wordt benoemd dat materiële controle van declaraties deel van zijn opdracht is 21 b Aan de basis van het controleplan ligt een assessment van de risico s van incorrect declareren binnen het ziekenhuis 6 a De Raad van Bestuur ontvangt op structurele basis een rapportage met daarin informatie over (onregelmatigheden in de) declaraties 5% 6% 14% 50% 26% 4% 6% 14% 48% 28% 1% 7% 18% 48% 26% 58 Ik heb er goed zicht op of declareren op correcte wijze plaats heeft binnen het ziekenhuis 0% 0% 32% 58% 10% 52 Ik weet wat de effectiviteit is van maatregelen die het ziekenhuis heeft genomen om ervoor te zorgen dat declaraties correct (zinnig en zuinig) zijn 23 a De Raad van Bestuur rapporteert op structurele basis aan de Raad van Toezicht over correct declareren 0% 2% 37% 54% 7% 9% 19% 17% 40% 15% 23

25 2. Resultaten 2.4 Controle, monitoring & rapportage (2) Overall Al geven de respondenten aan dat het declaratieproces planmatig wordt gemonitord en dat de Raad van Bestuur op structurele basis een rapportage ontvangt over de mate waarin correct gedeclareerd wordt, is men minder positief over de mate waarin men als bestuurder zicht heeft op de (correcte) declaraties, of op de effectiviteit van maatregelen. Bovendien wordt de Raad van Toezicht onvoldoende betrokken door een behoorlijke groep. 18% scoort in de middencategorie, 8% oneens en 74% geeft aan het eens te zijn dat de Raad van Bestuur op structurele basis een rapportage ontvangt met daarin informatie over (onregelmatigheden in de) declaraties. 94% geeft aan dat planmatig wordt gemonitord of er correct gedeclareerd wordt. Het verschil tussen deze percentages lijkt er op te duiden dat er ziekenhuizen zijn waar weliswaar planmatig wordt gemonitord, maar daarover niet gerapporteerd wordt aan de Raad van Bestuur. Het relatief groot aantal respondenten dat voor de middencategorie kiest bij de stellingen dat de bestuurder goed zicht heeft of declareren op correcte wijze plaatsheeft binnen het ziekenhuis (32%) en dat de bestuurder weet wat de effectiviteit van de genomen maatregelen is (37%), is wellicht in tegenspraak met de zeer positieve perceptie die de respondenten hebben van de mate van rapporteren richting Raad van Bestuur, en met de eerdere positieve perceptie van de respondenten dat medewerkers en specialisten in staat zijn regels en richtlijnen met betrekking tot correct declareren toe te passen. De vraag is dan ook hoe groot de transparantie binnen het ziekenhuis is en hoeveel zicht de bestuurder daadwerkelijk heeft op de mate waarin de data aangeeft of het declaratiegedrag voldoet aan de normen die zijn gesteld in bijvoorbeeld het convenant AOIC en/of de verboden-toegestaanlijst van de NZa. 28% van de respondenten geeft aan dat de Raad van Bestuur niet op structurele basis aan de Raad van Toezicht rapporteert over correct declareren, waarbij 17% kiest voor de middencategorie. Gezien het belang van toezicht op een dagelijks proces als correct declareren, is het relatief hoge percentage dat hier niet structureel over rapporteert wellicht reden voor de sector om met elkaar in discussie te gaan over de rol van de Raad van Toezicht in het monitoren van het functioneren van het declaratieproces. 24

26 2. Resultaten 2.4 Controle, monitoring & rapportage (3) Aandachtspunten Op structurele basis rapporteren over correct declareren van de Raad van Bestuur aan de Raad van Toezicht. Vergroten van het inzicht van de bestuurder op de toepassing van declaratieregels door de organisatie. Sterke punten Vrijwel alle respondenten geven aan dat bij het constateren van een overtreding de oorzaak systematisch wordt onderzocht. Vrijwel alle respondenten geven aan een goed beeld te hebben van de financiële beheersbaarheid van het ziekenhuis. Best practices door respondenten benoemd Periodiek voert de RvB onafhankelijk onderzoek uit naar correct declareren (Transparantie) en rapporteert de resultaten aan de RvT. De externe accountant krijgt jaarlijks de opdracht om op onafhankelijke wijze de mate van in control vast te stellen (Transparantie) en de RvB daarover te adviseren. De resultaten van de materiële controles door de zorgverzekeraar worden met alle betrokkenen gedeeld (Transparantie en Bespreekbaarheid), gericht op het veranderen van het declaratiegedrag. Met behulp van een geautomatiseerd systeem vindt continu detectie plaats van eventuele onregelmatigheden in de registratie en declaratie. Maandelijks vindt rapportage plaats aan de RvB en RvT over gemaakte fouten in het declaratieproces. Medisch specialisten worden vervolgens aangesproken op hun gedrag (Aanspreekbaarheid). 25

27

28 2. Resultaten 2.5 Overige vragen (1) Overige vragen Geheel mee oneens Oneens Deels oneens, deels eens 1 Correct declareren is van groot belang voor de sector 0% 0% 0% 15% 85% Eens Geheel mee eens 2 De Nederlandse ziekenhuizen, zorgverzekeraars en NZa zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor om te stimuleren dat er binnen de sector correct gedeclareerd wordt 3 De financiële druk op ziekenhuizen heeft effect op de mate waarin correct gedeclareerd wordt 4 De heersende cultuur binnen ziekenhuizen is een van de verklarende factoren van incorrect declareren in de sector 29 het ziekenhuis communiceert naar elke betrokken zorgverzekeraar over de mate waarin correct gedeclareerd wordt 0% 0% 1% 30% 69% 24% 47% 14% 13% 2% 31% 50% 13% 5% 1% 3% 13% 22% 41% 22% 48 Ik vind het een goede zaak dat zorgverzekeraars declaraties beter gaan controleren 2% 1% 11% 64% 21% Met welke partijen heeft het ziekenhuis overleg over het onderwerp correct declareren? 31 e Zorgverzekeraar 92% 31 b Brancheorganisatie 74% 31 c Andere ziekenhuizen 74% 31 d Toezichthouder 62% 31 a Beroepsvereniging 47% 31 f Anders 3% 27