Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Zoetwarenindustrie;

Transcriptie

1 Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Zoetwarenindustrie Reglement incidenten- en klokkenluidersregeling Artikel 1 pensioenfonds: incident: Definities Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Zoetwarenindustrie; een gedraging of een gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de beheerste en integere bedrijfsvoering van het pensioenfonds. Onder incident wordt in ieder geval verstaan: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; d. een schending van binnen het pensioenfonds geldende gedragsregels; e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; f. een gedraging of gebeurtenis die kan leiden tot een reputatie- dan wel integriteitsrisico van het pensioenfonds; compliance officer vertrouwenspersoon: geadieerde persoon: voorzitter: klokkenluider: verbonden personen: DNB: de functionaris die als compliance officer is benoemd bij het pensioenfonds; een vertrouwenspersoon is een persoon aan wie men vertrouwelijke zaken kwijt kan. De compliance officer fungeert als vertrouwenspersoon bij het pensioenfonds; de natuurlijke persoon op wie het onderzoek van de incidentmelding betrekking heeft; de werkgevers- of werknemersvoorzitter van het bestuur van het pensioenfonds; de verbonden persoon die aan de vertrouwenspersoon melding doet van een incident of een vermoeden van een incident; a. leden van het bestuur van het pensioenfonds; b. leden van het verantwoordingsorgaan van het pensioenfonds; c. leden van de raad van toezicht van het pensioenfonds; d. andere personen die door het bestuur zijn aangewezen. Als andere personen zijn aangewezen: de bestuursadviseurs van het pensioenfonds; De Nederlandsche Bank. Artikel 2 Melding 1. Elke verbonden persoon is verplicht een incident of een vermoeden van een incident direct te melden aan de voorzitter. Het kan gaan om een incident zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie werkzaamheden zijn uitbesteed. Als de melding wordt gedaan door een verbonden persoon als bedoel in artikel 1, sub d, die werkzaam is bij een organisatie waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed en die een eigen incidenten- en klokkenluidersregeling heeft, heeft de melding betrekking op een gedraging of gebeurtenis binnen het pensioenfonds.

2 2. De melding wordt bij voorkeur schriftelijk of elektronisch gedaan. Een mondelinge melding is ook mogelijk. 3. Indien aanvullende informatie nodig is in het belang van het onderzoek, kan de verbonden persoon worden verzocht zijn medewerking hieraan te verlenen. 4. De voorzitter is samen met de compliance officer belast met het toezicht op de naleving van deze regeling en de behandeling van het incident. De melding van een incident wordt vertrouwelijk en met grote zorgvuldigheid behandeld. 5. De voorzitter beoordeelt eventueel in overleg met de compliance officer de melding en neemt vervolgens zo nodig het besluit een nader onderzoek in te (doen) stellen. Indien de melding betrekking heeft op een van de voorzitters dan trekt deze zich terug en behandelt de overgebleven voorzitter de melding. 6. Indien een nader onderzoek wordt ingesteld, dan wordt het bestuur daarvan in kennis gesteld. 7. Indien er naar het oordeel van de voorzitter geen sprake is van een incident, dan wordt de melder hierover direct geïnformeerd. Artikel 3 Onderzoek 1. Het doel van het onderzoek is: a. waarheidsvinding met betrekking tot het incident en de daarmee samenhangende bewijsvoering voor disciplinaire, civielrechtelijke en strafrechtelijke vervolgstappen; b. het beperken van de (potentiële) schade naar een beheersbaar niveau; en c. het herstel van de bedrijfsvoering, voor zover het incident daarop enige invloed had. 2. Het onderzoek naar het incident wordt uitgevoerd door de compliance officer en afhankelijk van de ernst en/of aard van het gemelde incident kunnen externe deskundigen worden ingeschakeld. Als de melding betrekking heeft op een incident bij een partij aan wie werkzaamheden zijn uitbesteed, wordt het onderzoek verricht in overleg met deze partij. 3. De onderzoekers rapporteren de onderzoeksresultaten aan de voorzitter. De rapportage bevat een kort relaas van feiten en omstandigheden en indien vastgesteld is dat sprake is van een incident tevens de bewijsvoering daarvoor in hoofdlijnen en een advies met betrekking tot de te nemen maatregel(en). 4. Indien er sprake is van een niet materieel incident ( issue ) dan onderzoekt de voorzitter de melding en gaat na welke maatregelen er genomen kunnen worden om de nadelige gevolgen van het issue te beperken en mogelijke herhaling in de toekomst te voorkomen. Artikel 4 Informeren 1. De compliance officer en/of de externe onderzoekers melden aan de geadieerde persoon, dat een onderzoek wordt ingesteld en daarbij wordt globale informatie verstrekt over het gemelde incident met inachtneming van het vertrouwelijk behandelen van informatie zoals is bepaald in deze regeling. 2. De geadieerde persoon wordt in de gelegenheid gesteld om zijn standpunt over het gemelde incident schriftelijk kenbaar te maken en wel binnen 4 weken nadat de melding schriftelijk aan hem is meegedeeld. Deze termijn geldt als fatale termijn, tenzij er dringende redenen zijn om

3 hiervan af te wijken. Het is aan de geadieerde persoon om gemotiveerd aan te geven dat daarvan sprake is. 3. De geadieerde persoon wordt geïnformeerd over de globale resultaten van het onderzoek. 4. Het melden aan de geadieerde persoon dat een onderzoek wordt ingesteld en/of het informeren over de globale resultaten, blijft achterwege als dit noodzakelijk is: a. in het belang van het onderzoek; b. als er sprake is van strafbare feiten of ter voorkoming daarvan, en vanwege doen van aangifte bij politie en/of justitie; c. ter bescherming van rechten en vrijheden van andere(n), zoals die van het pensioenfonds en de derden, waaronder de melder van een incident. Artikel 5 Maatregelen 1. Op basis van de onderzoeksresultaten beoordeelt de voorzitter het incident en besluit in overleg met het bestuur over de te nemen maatregel(en), zoals: a. disciplinaire maatregelen; b. civielrechtelijke maatregelen, zoals regres; c. interne en externe openbaarmaking; d. aanpassing van procedures; en/of e. overige maatregelen voor het herstel van de bedrijfsvoering. 2. Indien een incident veroorzaakt is door een verbonden persoon, wordt bij het bepalen van de maatregel(en ) en sancties betrokken dat een incident als een ernstige schending wordt beschouwd van de vertrouwensrelatie tussen het pensioenfonds enerzijds en de verbonden persoon anderzijds. 3. Het veroorzaken van een incident of anderszins daarbij betrokken zijn, kan reden zijn tot het opleggen van een sanctie. Afhankelijk van de ernst van het incident kan dit inhouden: een waarschuwing, het ongedaan maken van het door de verbonden persoon behaalde voordeel, schorsing of ontslag of andere disciplinaire maatregelen. Een overtreding kan worden gemeld aan de toezichthouder(s) en indien van toepassing aan het Dutch Securities Institute. Het voorgaande laat onverlet de mogelijkheid van een vordering tot schadevergoeding en/of aangifte politie en/of justitiële autoriteiten. 4. De voorzitter ziet toe op de implementatie en naleving van nieuwe procedures en maatregelen, die naar aanleiding van het incident getroffen worden. Artikel 5 Rapportage aan de toezichthouder 1. De voorzitter meldt een incident in de zin van artikel 19a van het Besluit Financieel Toezichtkader direct aan DNB, onder opgaaf van de feiten en omstandigheden van het incident, alsmede de informatie over de functie van de betrokken persoon die het incident heeft veroorzaakt. 2. De voorzitter informeert DNB tevens over de maatregelen die naar aanleiding van het incident zijn genomen of nog zullen worden genomen. Overige incidenten kunnen door de voorzitter worden gemeld aan DNB of een andere Toezichthouder, na goedkeuring van het bestuur.

4 Artikel 7 Incidenten & issueregister 1. De compliance officer houdt door middel van een incidenten & issueregister een registratie bij van alle binnengekomen meldingen, de wijze van opvolging, ingestelde onderzoeken, onderzoeksresultaten, de genomen preventieve en repressieve maatregelen en de meldingen aan desbetreffende toezichthouders. 2. De voorzitter informeert de compliance officer over de maatregelen die naar aanleiding van het incident c.q. issue zijn genomen, alsmede over de meldingen aan een toezichthouder. 3. Het dossier wordt in een beveiligde omgeving bewaard. Identificatiegegevens van de verbonden persoon en andere betrokkenen worden op zodanige wijze bewaard dat alleen de compliance officer en de voorzitter toegang hebben tot deze gegevens. Artikel 8 Afhandelen melding 1. Indien sprake is van een melding wordt binnen een periode van vier weken, vanaf het moment van melding, de melder door of namens de voorzitter schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt over het gemelde. Daarbij wordt aangegeven welke maatregelen zijn genomen naar aanleiding van het incident. 2. Indien binnen vier weken geen inhoudelijk standpunt over het gemelde incident kan worden gegeven, wordt de melder door of namens de voorzitter hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. Hierbij wordt aangegeven binnen welke termijn een standpunt tegemoet kan worden gezien. 3. Indien er sprake is van een issue dan onderneemt de voorzitter actie na een melding daarvan en informeert de compliance officer. Daarbij wordt vastgelegd welke maatregelen er zijn genomen naar aanleiding van het issue. Artikel 9 Klokkenluidersregeling 1. Een incident of andere gedraging of gebeurtenis kan ook altijd bij de vertrouwenspersoon van het pensioenfonds worden gemeld. 2. Het pensioenfonds draagt er zorg voor dat de melder als klokkenluider beschermd wordt. Dat wil zeggen dat de melder op geen enkele wijze in zijn positie bij het pensioenfonds benadeeld wordt, voor zover hij te goeder trouw gehandeld heeft. Het pensioenfonds gaat er van uit dat een melding te goeder trouwe is gedaan, tot het moment dat hij overtuigd is geraakt van het tegendeel. 3. Een melding van een incident of andere gedraging of gebeurtenis zal op verzoek van de klokkenluider anoniem blijven binnen de rest van de organisatie van het pensioenfonds. 4. Het pensioenfonds draagt er zorg voor dat de vertrouwenspersoon en de interne en/of externe deskundigen die het onderzoek naar het incident uitvoeren op geen enkele wijze in hun positie bij het pensioenfonds benadeeld worden vanwege het uitoefenen van hun taken op grond van deze regeling. 5. Een verbonden persoon die willens en wetens heeft deelgenomen aan of veroorzaker is van een incident, zal bij melding van dit incident geen rechtsbescherming kunnen genieten zoals een te goeder trouw handelende verbonden persoon.

5 6. Indien de klokkenluider de melding intrekt, vergewist het pensioenfonds zich ervan dat de intrekking niet onder invloed van dreigementen of door omkoping heeft plaatsgevonden. Artikel 10 Anonimiteit en Geheimhouding 1. Meldingen van een incident kunnen anoniem gedaan worden. 2. Meldingen van een incident worden vertrouwelijk behandeld. De identificatiegegevens van de melder worden niet opgenomen in de communicatie naar derden. Hiertoe wordt gewerkt met een geanonimiseerd zaaknummer. Ook indien de melder geen belang hecht aan anonimiteit zal zijn identiteit alleen dan worden vrijgegeven in communicatie, wanneer daartoe een wettelijke verplichting bestaat. 3. Een ieder die uit hoofde van deze regeling informatie verkrijgt over (de melding van) een incident, betracht daarover uiterste geheimhouding tegenover derden, tenzij op basis van deze regeling of bij of krachtens de wet de bevoegdheid of de verplichting bestaat om die informatie aan een derde te verschaffen. Artikel 11 Inwerkingtreding Dit reglement is in werking getreden op 1 januari 2015 en is laatstelijk gewijzigd op 7 september 2018.