Compliance Charter. Voor pensioenfondsen die pensioenadministratie en/of vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk hebben uitbesteed

Transcriptie

1 Compliance Charter Voor pensioenfondsen die pensioenadministratie en/of vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk hebben uitbesteed September 2008

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 1 2 Definitie en reikwijdte 2 3 Missie van compliance 3 4 Contractuele vastlegging 4 5 Ondertekening 5 i

3 1 Voorwoord Dit Compliance Charter bevat de uitgeschreven principes, taken en verantwoordelijkheden inzake compliance voor pensioenfondsen die <keuze: de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk> hebben uitbesteed. Het document belicht het belang dat <naam pensioenfonds dat de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk heeft uitbesteed> hecht aan de inrichting en inbedding van compliance en sluit aan bij de kernwaarden van <naam pensioenfonds>. <Naam pensioenfonds> hecht belang aan een deugdelijk fondsbestuur en een goede naleving van interne en externe regels. <Naam pensioenfonds> ziet de uitwerking en inbedding van haar complianceorganisatie als een belangrijk verlengde van de door haar gekozen governancestructuur. De missie van <naam pensioenfonds> is het optimaal behartigen van de belangen van haar deelnemers. Compliance is volgens <naam pensioenfonds> een onmisbare schakel daarin. Daarnaast wordt er nadrukkelijk belang gehecht aan een gestructureerde inbedding van compliance. Doordat er sprake is van < keuze: gehele of gedeeltelijke> uitbesteding zijn er, behoudens de bestuursleden, geen medewerkers van wie het gedrag gestuurd moet worden (uitgezonderd de medewerkers die over integriteitgevoelige informatie beschikken). De interne en externe wet- en regelgeving is uitsluitend van toepassing op de bestuursleden. Het bestuur stelt echter wel eisen aan het gedrag dat medewerkers van de pensioenuitvoerder (daaronder begrepen de vermogensbeheerder of de pensioenadministrateur) vertonen en verwacht dat de medewerkers van de pensioenuitvoerder voldoen aan interne regelgeving en externe wet- en regelgeving. <Optioneel: Omdat er naast het bestuur van het pensioenfonds ook een intern toezichthoudend orgaan is ingesteld, gelden de opmerkingen van dit Charter ook voor de bestuursleden van dit orgaan>. 1

4 2 Definitie en reikwijdte Het bestuur van <naam pensioenfonds> hanteert de volgende definitie voor compliance: Compliance is het geheel van maatregelen dat zich richt op de implementatie, handhaving en naleving van externe wet- en regelgeving, alsmede op interne procedures en gedragsregels om te voorkomen dat de reputatie en integriteit van <naam pensioenfonds> wordt aangetast. Het bestuur van <naam pensioenfonds> draagt zorg voor het treffen van effectieve beheersmaatregelen met betrekking tot de uitbestede activiteiten om aan de complianceverplichtingen te (blijven) voldoen. 2

5 3 Missie van compliance Met compliance beoogt <naam pensioenfonds> de integriteit van het bestuur van <naam pensioenfonds>, het management, de medewerkers en <naam pensioenfonds> zelf <keuze: en verbonden partijen> evenals de naleving van interne regels en externe wet- en regelgeving te waarborgen en bij te dragen aan een goede reputatie en betrouwbaarheid. <Naam pensioenfonds> heeft dan ook als doelstelling het handhaven van de goede reputatie van <naam pensioenfonds> binnen het maatschappelijk verkeer door een adequate beheersing van onder andere compliancerisico s. Dit brengt specifiekere compliancedoelstellingen met zich mee voor het bestuur zelf en de externe partijen aan wie <naam pensioenfonds> haar <keuze: pensioenadministratie en/of vermogensbeheer> heeft uitbesteed mede op het gebied van het voldoen aan interne regelgeving en externe wet- en regelgeving. Integriteit van het bestuur Vanuit de invalshoek van het bestuur betekent compliance dat het bestuur integer is en blijft en dat het handelen en gedrag van de bestuursleden geen afbreuk doet aan de goede reputatie van <naam pensioenfonds>. Gedragsregels moeten duidelijkheid geven over wat <naam pensioenfonds> onder integer handelen verstaat. Ook wordt bij indiensttreding van nieuwe bestuurders door <naam pensioenfonds> en de toezichthouder getoetst of zij betrouwbaar en integer zijn. Integere deelnemerbediening Vanuit de invalshoek van deelnemers is het belangrijk dat <naam pensioenfonds> een betrouwbare dienstverlener is. Betrouwbaar houdt onder andere in dat de deelnemer op een correcte manier wordt behandeld en juist wordt geïnformeerd over de producten die worden aangeboden. Dit omvat vele aspecten die gebaseerd zijn op wet- en regelgeving. Integere bedrijfsvoering <alleen van toepassing in geval van gedeeltelijke uitbesteding> Onder integere bedrijfsvoering verstaat <naam pensioenfonds> dat processen dusdanig zijn ingericht dat onder meer de betrouwbaarheid van de informatie wordt gewaarborgd. Een van de belangrijkste aspecten hierbij is dat de rechten van de deelnemers op een juiste manier tot stand komen en op een juiste manier verantwoord worden richting de deelnemer. Eindverantwoordelijkheid voor compliance Het bestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor het compliant zijn en blijven van <naam pensioenfonds>. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan <het intern toezichtorgaan of een ander vergelijkbaar orgaan>. 3

6 4 Contractuele vastlegging Aangezien <naam pensioenfonds> <keuze: de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer> heeft uitbesteed aan <naam/namen externe partij(en)> zijn hierover afspraken vastgelegd in een overeenkomst met <naam/namen externe partij(en)>. Deze afspraken worden periodiek getoetst. Het bestuur van <naam pensioenfonds> dient zich er periodiek van te vergewissen dat <naam/namen externe partij(en)> handelen conform interne regelgeving en externe wet- en regelgeving. Het bestuur van <naam pensioenfonds> legt deze afspraken vast in de <keuze: dienstverleningsovereenkomst of vermogensbeheerovereenkomst> door het opnemen van de volgende standaardbepaling: <Naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> verplicht haar medewerkers in te stemmen om te handelen overeenkomstig alle geschreven complianceprocedures en andere wettelijke vereisten opgelegd door overheids- en andere regelgevende instanties en <naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> dwingt de naleving van dergelijke verplichtingen en vereisten af. <Naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> neemt de nodige maatregelen zoals vereist in de wettelijke en regulatoire voorschriften en opgelegd door de toezichthouder. In dit verband zal <naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> zich houden aan alle op haar van toepassing zijnde gedragscodes en wettelijke voorschriften. Elk kwartaal zal <naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> pogen om binnen tien werkdagen na afloop van het kwartaal te rapporteren over alle materiële bijzonderheden met betrekking tot compliance. <Naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> zal <naam pensioenfonds dat de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk heeft uitbesteed> voorzien in rapportages waarin melding wordt gemaakt van het uitgevoerde corporate governance-beleid namens de <naam pensioenfonds dat de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk heeft uitbesteed>. Ieder kwartaal zal <naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> zekerheid verkrijgen van de beheerders of ze nog in overeenstemming met hun beleggingsrichtlijnen handelen en voldoen aan alle van toepassing zijnde wettelijke vereiste voorschriften, waaronder de openbaarmakingvereisten. <Naam van de organisatie waaraan de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer is uitbesteed> zal verantwoordelijken voor de uitvoering van de pensioenadministratie bezoeken indien dit nodig blijkt. 4

7 5 Ondertekening Dit Charter is vastgesteld in de bestuursvergadering d.d. <Datum> <Plaats> <Datum> Namens het bestuur van <naam pensioenfonds dat de pensioenadministratie en/of het vermogensbeheer geheel of gedeeltelijk heeft uitbesteed> <Naam> <Handtekening> 5