Advies. Jaarrekening 2013 Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid

Transcriptie

1 Advies Jaarrekening 2013 Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland-Zuid Gemeente Nijmegen Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen Marcel Meier AA Peggy van Gemert RA/AA April 2014

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Advies Bevindingen Algemeen Controleverklaring door de accountant Werkwijze totstandkoming vergelijkende begrotingscijfers Inbrengbalans en afrekening eerste half jaar Fusie- en frictiekosten Exploitatierekening overzicht van baten en lasten Voorgestelde resultaatbestemming saldo Reserves Weerstandsvermogen Risico inventarisatie

3 1. Inleiding De gemeenten in de Regio Nijmegen hebben besloten dat vanaf 1 juli 2005 de begrotingen verantwoordingsproducten van een aantal gemeenschappelijke regelingen worden beoordeeld door de Adviesfunctie Gemeenschappelijke Regelingen (GR). Op verzoek van de regiogemeenten is de Adviesfunctie gepositioneerd bij de Gemeente Nijmegen. De adviesfunctie adviseert primair de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het Algemeen Bestuur (AB). De begrotingen en jaarrekeningen van de vier GR worden getoetst aan de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen (BRN). Daarnaast worden de financiële meerjarenposities en de risico s van de GR beoordeeld. Beleidsmatige voornemens c.q. verantwoordingen worden getoetst, voor zover deze financiële consequenties hebben. Deze notitie bevat een beoordeling van de bij de deelnemende gemeenten voorgelegde Jaarrekening 2013 van de GR GGD Gelderland- Zuid. De voorliggende jaarrekening is een bijzondere: dit vanwege het feit dat de fusie tussen GGD Regio Nijmegen en GGD Regio Rivierenland per heeft plaatsgevonden. Omdat de GGD Regio Nijmegen juridisch de voortzettende organisatie is, hebben de jaarstukken betrekking op een (eerste) halfjaar GGD Regio Nijmegen (1 januari tot en met 30 juni) en op een (tweede) halfjaar GGD Gelderland-Zuid. ( 1 juli-31 december 2013). Formeel is op 1 juli 2013 de GGD Gelderland- Zuid van start gegaan. Op 3 april 2014 hebben wij onze bevindingen besproken met mevrouw Pieters, directeur en mevrouw Hubers, controller van de GR GGD Gelderland-Zuid We wijzen de deelnemende gemeenten er op dat u wordt verzocht uw zienswijzen over de jaarrekening 2013 van de GGD voor 24 juni 2014 aan de Bestuurscommissie van de GGD mee te delen. Omdat de GGD onder het Single Information Single Audit (SISA) regime valt, dient het Algemeen Bestuur de Jaarrekening 2013 voor 15 juli 2013 vastgesteld en verzonden te hebben naar het Centraal Bureau voor de Statistiek in verband met vaststelling van de subsidie. Door vaststelling van de Begrotingsrichtlijnen Regio Nijmegen 2015 heeft u met deze planning unaniem ingestemd. 3

4 2. Advies Indien u naast de financiële verantwoordingen kunt instemmen met de inhoudelijke taak- en prestatieverantwoordingen, adviseren wij de deelnemende gemeenten en in het verlengde hiervan het AB van de GGD om: In te stemmen met de jaarrekening 2013 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Gelderland-Zuid, In te stemmen met de voorgestelde resultaatbestemming en te onttrekken aan de Algemene reserve. Ten aanzien van de fusie en frictiekosten opdracht te geven om: o In samenwerking met, en uit naam van, de gemeente Mook en Middelaar een subsidieaanvraag bij het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport in te dienen voor de frictiekosten als gevolg van uittreding van de gemeente Mook en Middelaar. o De gemeenten uit Regio Rivierenland op te dragen een subsidieaanvraag bij het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport in te dienen voor de frictiekosten bij Regio Rivierenland als gevolg van vertrek van de GGD uit de GR Regio Rivierenland. Hiertoe aan centrumgemeente Tiel te verzoeken om dit in samenwerking met Regio Rivierenland uit te voeren. Effect voor de GGD Gelderland Zuid is dan dat zij, bij inwilliging van dit verzoek door VWS, de frictielasten niet behoeven te dragen. o Een subsidieaanvraag in te dienen bij het Ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport voor de als gevolg van de GGD-fusie gemaakte extra kosten voor samenvoeging systemen, wervingskosten DPG etc. (kortweg fusiekosten genoemd). Effect voor de GGD Gelderland zuid is dan dat zij, bij inwilliging van dit verzoek door VWS, de fusiekosten niet behoeven te dragen. Ten slotte geven wij u nog mee dat het bedrag aan compensabele BTW in 2013 bij de GGD Gelderland -Zuid is uitgekomen op Vanwege de fusie per 1 juli is dit bedrag gesplitst in compensabele BTW over het 1 e halfjaar van 2013 van ,- zijnde 0,65 cent per inwoner voor de regio Nijmegen. Over het tweede halfjaar was de compensabele BTW ,- zijnde 0,63 cent per inwoner voor de regio Gelderland- Zuid. Voor de regio Nijmegen betekent dit dus een bedrag aan compensabele BTW van 1,28 per inwoner 4

5 3. Bevindingen 3.1. Algemeen Het advies van de Adviesfunctie GR bij de jaarrekening 2013 van de GGD Gelderland-Zuid ten wordt behoeve van de zienswijze bij de jaarrekening van de GGD Gelderland-Zuid aan u toegezonden. In de Algemeen Bestuursvergadering van d.d. 26 juni 2014 zal de jaarrekening 2013 van de GGD Gelderland-Zuid worden behandeld en vastgesteld. De jaarrekening 2013 van de GGD Gelderland Zuid is tot stad gekomen door de gecontroleerde halfjaarcijfers van de GGD Nijmegen te integreren in de jaarcijfers van de GGD Gelderland Zuid (eigenlijk een heel jaar regio Nijmegen) en de gecontroleerde eindbalans per 30 juni 2013 van de regio Rivierenland op te nemen (voor Rivierenland dus alleen exploitatiecijfers tweede halfjaar). Er zijn diverse bestuursbesluiten genomen teneinde duidelijkheid te scheppen in de op te nemen cijfers van de regio Rivierenland. Deze zijn verwerkt in de jaarrekening. Daar waar er afwijkend van besluitvorming is verwerkt, is dit in dit rapport vermeld Controleverklaring door de accountant. De concept jaarstukken van de GGD Gelderland-Zuid zijn door de accountant gecontroleerd en de accountant heeft nog geen controleverklaring afgegeven voor getrouwheid en rechtmatigheid. Indien zich omstandigheden voordoen voor de vergadering van het Algemeen bestuur die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moeten deze nog voor de vergadering aangebracht worden en dan ontstaat voor de accountant een nieuwe situatie. De adviesfunctie merkt op dat in afwijking van voorgaande jaren het definitieve accountantsverslag nog niet beschikbaar was voorafgaande aan het uitbrengen van haar advies. Wel was een concept rapport beschikbaar. Belangrijkste bevindingen waren dat het onderzoek naar inbrengbalans van GGD Rivierenland nog loopt en mogelijk heeft dit nog effect op de voorliggende jaarrekening. Verder is geconstateerd dat de interne financiële beheersing van de organisatie achteruit is gegaan. Dit hangt hoofdzakelijk samen met de fusie. Indien het definitieve rapport van bevindingen van de accountant aanleiding geeft om de mening van de adviesfunctie bij te stellen, zult u hierover nader worden bericht Werkwijze totstandkoming vergelijkende begrotingscijfers. Teneinde de begroting vergelijkbaar te maken met de rekeningcijfers, is de begroting ook omgerekend naar een heel jaar regio Nijmegen en een half jaar regio Rivierenland, tezamen het begrotingsbedrag voor de GGD Gelderland Zuid. Op pagina 35 en 36 van de jaarrekening is dit in een overzicht begrotingswijzigingen overzicht baten en lasten in de begroting 2013 opgenomen. De vergelijkende begrotingscijfers 2013 in de jaarrekening 2013 zijn ontleend aan de kolom samengestelde begroting 2013 uit dit overzicht. 5

6 3.4. Inbrengbalans en afrekening eerste half jaar In verband met het uitgangspunt dat beide GGD-én per 1 juli eenzelfde startpositie zouden hebben, zijn er enkele kader stellende afspraken gemaakt. Deze hebben geleid tot beide inbrengbalansen. Deze inbrengbalansen zijn overigens gecontroleerd en voorzien van een verklaring door een accountant. De inbrengbalans bestaat in feite uit de ingebrachte vermogensposities van beide organisaties. Zoals in het advies over de halfjaarcijfers is opgemerkt en ook bij de begroting 2013, is de verrekening van fusie en frictiekosten een bijzonder onderwerp in deze verrekening. Op dit onderwerp wordt dan ook afzonderlijk ingegaan. Totstandkoming vermogenspositie algemene reserve 1 juli 2013 Het verloop van de algemene reserve is als volgt: x Saldo per 31 december 2012 regio Nijmegen Winstbestemming 2012 onttrekking nadelig saldo -260 Reservering Uitkering aandeel AR aan Mook -38 Algemene reserve 1 januari Incidentele baten eerste halfjaar 2013 agv fusie vrijval uren 385 Incidentele lasten fusie eerste halfjaar 2013: -fusiekosten frictiekosten 60% van vakantiegeld -325 Resultaat eerste halfjaar -426 Saldo algemene reserve 30 juni Uitkering boven norm aan regio Nijmegen -346 Algemene reserve 2,50 per inwoner regio Nijmegen 801 Algemene reserve 2,50 per inwoner regio rivierenland 546 Algemene reserve GGD Gelderland zuid per 1 juli Naast de algemene reserves zijn er uiteraard bestemmingsreserves en voorzieningen ingebracht, maar die posten leiden niet tot verrekeningen over het eerste halfjaar. Wel is het zo dat op grond van constateringen over de cijfers van Rivierenland nog enkele posten zijn aangepast. Deze aanpassingen zijn op basis van het besluit van het DB-besluit d.d. 13 februari 2014 in aanvulling op de inbrengbalans van Regio Rivierenland aangebracht in de jaarrekening: 1. Er is een vordering opgenomen van op de Regio Rivierenland betreffende de toegerekende overheadkosten aan de ( inmiddels opgeheven) afdeling logopedie van GGD Rivierenland. 2. Er is een vordering opgenomen van op Regio Rivierenland zijnde de egalisatiereserve EGB, welke niet in de inbrengbalans is opgenomen van Regio Rivierenland. De egalisatiereserve EGB is bedoeld om de fluctuatie in kosten voor epidemiologische onderzoeken op te vangen. 6

7 Afrekening gemeenten regio Nijmegen Surplus algemene reserve. Uitgangspunt bij deze inbrengbalans is geweest dat voor de vormen algemene reserve een uitgangspositie is gekozen van 2,50 per inwoner. De algemene reserve bedraagt bij de inbrengbalans voor de regio Nijmegen en voor de gemeenten Regio Rivierenland In totaal bedraagt de Algemene reserve per juli Voor de gemeenten in de Regio Nijmegen betekent dit dat het surplus van ,- zal worden teruggestort naar deze gemeenten. Dit gebeurt nadat de jaarrekening 2013 is vastgesteld. Vrijval bestemde reserve Digitaal Dossier Bij de jaarrekening 2013 wordt eveneens een deel van de bestemde reserve Digitaal Dossier JGZ aan de gemeenten terugbetaald. Deze reserve is bestemd om incidentele aanloopkosten voor de overgang naar het Digitale Dossier in de regio Nijmegen mogelijk te maken. De geplande onttrekking 2013 uit deze bestemde reserve ad blijkt niet nodig en wordt terugbetaald aan de gemeenten in Regio Nijmegen. Afrekening lagere frictiekosten Daarnaast zal er na vaststelling van de jaarrekening 2013 nog een bedrag van worden terugbetaald aan de gemeenten regio Nijmegen. De reden hiervoor is dat de hoogte van de frictiekosten in vergelijking met de halfjaarcijfers lager zijn uitgevallen. In totaal wordt voorgesteld aan de deelnemende gemeenten regio Nijmegen een bedrag van (zie balans) terug te betalen. Voor het onderdeel fusiekosten/frictiekosten zie hieronder Fusie- en frictiekosten. Als gevolg van de wijziging in de wet Publieke Gezondheid moest de GGD zich conformeren aan de vereiste territoriale congruentie. Dit had verschillende gevolgen. Enerzijds moest de gemeente Mook en Middelaar uittreden omdat zij bij de regio Noord Limburg hoort en anderzijds moest samengegaan worden met de gemeenten in de regio Rivierenland. 1. Uittreden Gemeente Mook en Middelaar c.a. Het uittreden van de gemeente Mook brengt voor de GGD Gelderland zuid frictiekosten met zich mee. Deze kosten zijn gedeclareerd bij de gemeente Mook en staan voor als vordering op de gemeente Mook op de balans. Tegelijkertijd is de gemeente Mook van mening dat het ministerie die hen wettelijk verplicht heeft om uit te treden, ook degene is die de kosten moet dragen. De GGD zal een declaratie opstellen op basis waarvan de gemeente Mook en Middelaar een subsidieaanvraag kan indienen bij het Ministerie van VWS. 2. Uittreden gemeenten Rivierenland uit de Regio Rivierenland Voor het verplichte uittreden van de GGD uit de regio Rivierenland geldt eenzelfde redenering. Op grond van de wettelijke verplichting heeft de regio Rivierenland frictiekosten. De gemeenten uit die regio zouden dan naar mening van de adviesfunctie een subsidieaanvraag in moeten dienen bij het ministerie van VWS. Geadviseerd wordt om de gemeente Tiel als centrumgemeente de aanvraag op te laten stellen en in te laten dienen namens de regiogemeenten, bij het ministerie van VWS. Tot nu toe zijn de frictiekosten in de rekening van de GGD Gelderland Zuid opgenomen als vergoeding aan de regio Rivierenland. Dat behoort dan teruggedraaid te worden. 7

8 3. Fusiekosten Vervolgens kan de vraag gesteld worden of de fusiekosten niet eveneens bij het ministerie gedeclareerd zouden kunnen worden. De logica zegt van wel, aangezien deze kosten niet gemaakt zouden zijn wanneer er geen fusie had plaatsgevonden. Geadviseerd wordt de GGD Gelderland Zuid deze declaratie op te stellen en in te dienen bij het Ministerie Exploitatierekening overzicht van baten en lasten 2013 Het resultaat van de jaarrekening 2013 van de GGD Gelderland-Zuid is als volgt samengesteld: In Realisatie Begroting A. Resultaat gewone bedrijfsvoering B. Incidentele baten en lasten Baten Vrijval reservering vakantiegeld+ stelselwijziging waardering openstaande verlof/ en spaaruren Lasten Afkoop van frictiekosten regio rivierenland Afkoop reductie frictiekosten Dotatie voorziening niet actief personeel Aandeel fusiekosten regio Nijmegen Totaal incidentele lasten en baten C. Mutaties reserves Totale mutatie reserves Nog te bestemmen resultaat Hieronder volgt een toelichting op de bovenstaande cijfermatige opstelling: Ad A. Het resultaat uit gewone bedrijfsvoering is ,-voordeliger dan was begroot. Dit voordeel is een veelheid van diverse zowel positieve al s negatieve verschillen. Het voordeel is echter hoofdzakelijk ontstaan doordat ontvangen rijkssubsidie ruim Zo zijn extra subsidies ontvangen voor de uitvoering van SOA/Sense ( ) en de extra subsidie voor de opleiding van Arts Maatschappij en Gezondheid ( ) en voor de Gezonde school ( ). Bovendien zijn er meer subsidies ontvangen van de gemeenten wat heeft geleid tot een positief resultaat van De opbrengsten voor alcoholmatiging ( positief effect ) en de gezondheidsmakelaar/buurtsportcoaches (positief effect ) vallen hoger uit. Diverse overige afwijkingen aan de lasten en batenkant veroorzaken een positief resultaat van per saldo In de jaarrekening zijn de verschillen per post uitgebreid toegelicht. Ad B. Als incidentele baten is een bedrag van ,- verantwoord in de jaarrekening. Bij de halfjaarcijfers 2013 van Regio Nijmegen bedroegen de incidentele baten zijnde het niet meer waarderen van openstaande uren van personeel op de balans. Deze vrijval heeft in de jaarrekening 2013 ook plaatsgevonden. 8

9 Er is besloten om een verplichting op te nemen van voor openstaande uren voor zover de medewerkers meer dan 36 uur aan uren hebben openstaan. Deze openstaande uren zijn ontstaan door het niet kunnen opnemen van verlof als gevolg van aanloopproblemen bij de ingebruikname van een nieuwe ICT infrastructuur. Per saldo leidt dit dus in de jaarrekening tot een incidentele vrijval van Daarnaast is er in de jaarrekening een vrijval van verantwoord als gevolg van de vrijval van vakantiegelden over de maand juni. Totaal aan incidentele baten wordt er dus een bedrag van verantwoord. Als incidentele lasten is een bedrag van verantwoord in de jaarrekening Afkoop van frictiekosten Regio Rivierenland (100%) Dotatie aan de voorziening voor het niet-actief personeel t.b.v. uitstroom 4,5 fte logopedie 3. Fusiekosten GGD regio Nijmegen Totaal fusiekosten jaarrekening GGD Gelderland Zuid Bij de halfjaarcijfers waren de incidentele lasten berekend met het doel om een afrekening eerste halfjaar te maken en daarmee de reservepositie als inbreng te bepalen. De incidentele lasten eerste halfjaar komen slechts voor een deel terug in de incidentele lasten bij de jaarrekening. 1. frictiekosten 60% van Extra kosten fusie voor personeel, werving Directeur etc.etc Ad.C Mutatie reserves. Volgens de exploitatierekening 2013 wordt er een bedrag van onttrokken uit de reserves. Hiervan is een onttrekking uit het eerste halfjaar, correctie onttrekking eerste halfjaar in verband met frictiekosten en vervolgens een onttrekking uit de reserve bezuinigingen van en de vrijval uit de reserve uittreding Mook en Middelaar als dekking voor frictiekosten van Voorgestelde resultaatbestemming saldo 2013 Het negatieve saldo bedraagt ,- Voorgesteld wordt het resterende jaarrekeningresultaat 2013 te onttrekken aan de algemene reserve. Nadat deze mutatie heeft plaatsgevonden constateren we dat de algemene reserve lager uitvalt dan de per 1 juli 2013 voorgestelde norm van 2,50 per inwoner Reserves Algemene Reserve Saldo per 31 december 2013 Voorgestelde winstbestemming 2013 Algemene reserve na winstbestemming Deze reserve is een algemene reserve en daarmee vrij besteedbaar na besluitvorming daarover door de in de GR deelnemende gemeenten. Nadat deze winstbestemming 2013 heeft plaatsgevonden constateren we dat de algemene reserve lager uitvalt dan de voorgestelde norm van 2,50 per 9

10 inwoner. De algemene reserve op basis van deze norm zou moeten zijn. In de paragraaf weerstandsvermogen gaan we nader in op de toereikendheid van de reserve. Bestemmingsreserves Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt: X Reserve 1 januari 2013 Mutaties 2013 Winst bestemming december 2013 Digitaal Dossier JGZ Bestemmingsreserve Bezuinigingen Uittreding Mook en Middelaar Zorgmonitor EGB Samenwerking Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om het hoofd te bieden aan mogelijke nadelen die kunnen voortvloeien uit risico s. Aan de vooravond van de fusie is voor vorming van de algemene reserve afgesproken om per fusiedatum 1 juli 2013 te starten met een algemene reserve van 2,50 per inwoner. Het aandeel van Regio Nijmegen in de startwaarde voor GGD Gelderland Zuid bedraagt en die van Rivierenland Per 1 juli 2013 bedraagt het eigen vermogen derhalve ,-. Na de winstbestemming 2013 bedraagt de algemene reserve per 31 december ,- In het PFO (portefeuillehouders financiën) wordt nagedacht over de kaderstelling inzake het gewenst weerstandsvermogen. Kortom, een harde normering is nog niet voorhanden en is het een politieke keus om in te stemmen met het winstbestemmingsvoorstel. De adviesfunctie is van mening dat zonder hard kader elk voorstel kan en dit voorstel wordt als acceptabel beschouwd Risico inventarisatie In 2014 zal gewerkt gaan worden met een andere manier voor de presentatie van de geïnventariseerde risico s. In de jaarrekening 2013 wordt nog voortgeborduurd op de wijze zoals de risico-inventarisatie bij de GGD regio Nijmegen dit de afgelopen jaren gewend was. Voor de inventarisatie van de risico s verwijzen we naar de pagina s 66 en 67 van de jaarrekening Als alle geïdentificeerd risico s zich zouden voordoen, zou daar ongeveer 4,5 miljoen euro mee gemoeid zijn. Eind 2013 kan de algemene reserve 26% van de risico s afdekken. 10